Doel: een project starten

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

De planningsfase van een project kan lang duren en hierbij zijn vaak veel mensen betrokken. Daarom is het belangrijk de doelen, veronderstellingen en beperkingen van het project te definiëren. De planningsfase is ook het moment om een plan voor scopebeheer voor te bereiden voor de afhandeling van wijzigingen in de doelstellingen van het project.

Voor kleine projecten is het niet altijd nodig om hele documenten te schrijven die door anderen moeten worden gecontroleerd. De richtlijnen in dit artikel zijn echter handig wanneer u voor uw eigen administratie notities maakt over het project.

Tip: Dit artikel maakt deel uit van een reeks artikelen binnen het Project-overzicht waarin een breed scala van projectmanagementactiviteiten wordt beschreven. Wij noemen deze activiteiten "doelen", aangezien ze zijn ingedeeld op basis van de projectmanagementcyclus: een plan maken, een project volgen en beheren en een project sluiten.

  |  Volgende doel

Alle doelen in het Project-overzicht bekijken

Man met blauwdrukken van een project

nummer 1  Uw projectdoelstellingen definiëren     Duidelijke projectdoelstellingen zijn essentieel, omdat het succes van uw project wordt bepaald door de mate waarin u de doelstellingen haalt.

Meer...

Een duidelijke projectdoelstelling is zowel specifiek als meetbaar. Vermijd vage doelstellingen, zoals ‘Geavanceerde producten maken’. De doelstellingen van een project kunnen bestaan uit:

  • Een lijst van vereiste projectresultaten.

  • Specifieke vervaldagen, zowel voor de uiteindelijke voltooiing van het project als voor tussenliggende mijlpalen.

  • Specifieke kwaliteitscriteria waaraan de producten moeten voldoen.

  • De kostenlimieten die het project niet mag overschrijden.

Doelstellingen zijn pas effectief als alle project-belanghebbenden en sponsoren, die het project financieel mogelijk maken, officieel akkoord gaan met de doelstellingen. Vaak stelt de projectmanager een doelstellingendocument op dat een permanent onderdeel wordt van het project.

Als het document is gemaakt in een ander programma dan Microsoft Office Project 2007, zoals Microsoft Office Word 2007 of Microsoft Office OneNote 2007, kunt u het document aan uw projectbestand toevoegen zodat het snel toegankelijk is.

Als u Microsoft Office Project Web Access 2007 gebruikt, kunt u aan het begin van een project eenvoudig ondersteunende documenten uploaden. Dit is handig als uw team geen gedeelde map of website heeft met informatie die relevant is voor projecten of andere zakelijke inspanningen.

Als u Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 gebruikt, kunt u ook documenten uploaden. Bovendien kunt u projecten vanaf de start tot het goedkeuringsproces bijhouden voordat ze worden geïmplementeerd. Wanneer nieuwe projecten worden gestart, kunt u deze vergelijken met de doelstellingen van de organisatie.

Opmerking: Het is ook mogelijk om informatie op projectniveau te plaatsen in het vak Opmerkingen van het dialoogvenster Eigenschappen voor een project. Dit vergemakkelijkt het zoeken van documenten en projecten nadat een project is gestart.

Nummer 2  Projectveronderstellingen identificeren     Tijdens de planningsfase van een project hebt u waarschijnlijk veel belangrijke onbeantwoorde vragen. Bijvoorbeeld, wanneer gaan belangrijke resources aan de slag? En hoeveel tijd neemt een nieuw proces in beslag?

Meer...

Aan het begin van een planning maakt u weloverwogen inschattingen en daarna gebruikt u deze inschattingen om uw planning te maken.

Het is belangrijk om deze veronderstellingen bij te houden zodat:

  • belanghebbenden van het project en sponsoren hun kritiek op de veronderstellingen kunnen uiten en vervolgens formeel akkoord kunnen gaan met een reeks projectveronderstellingen.

  • u de planning kunt bijwerken wanneer u aanvullende informatie over deze factoren hebt.

Houd rekening met de volgende projectgebieden wanneer u onderliggende hypothesen identificeert:

  • Leveringen van andere projecten of afdelingen stimuleren. Als uw project afhankelijk is van het werk van anderen, zijn ze zich dan bewust van uw afhankelijkheid en gaan ze akkoord met de leverdatums?

  • Beschikbaarheid en gebruik van resources (inclusief personen, materialen en apparatuur). Wie is er verantwoordelijk voor het managen van de personen die aan uw project werken? En heeft deze persoon het gebruik van deze resources goedgekeurd?

  • Taakduur. Zijn uw taakschattingen gebaseerd op concrete informatie of veronderstellingen?

  • Projectkosten: Hoe belangrijk zijn de kosten voor uw project? Wie moet uw budget goedkeuren of indien nodig verhogen?

  • Beschikbare tijd. Kunt u als de deadline bekend is, alle taken voltooien met een aanvaardbaar kwaliteitsniveau?

  • Producten. Komt uw lijst met projectafhankelijkheden en producten overeen met de verwachtingen van de klanten en anderebelanghebbenden? Als u iets moet inleveren op een product, zijn uw belanghebbenden dan overeengekomen welke aspecten van het product het minst van belang zijn?

Dit zijn slechts enkele zaken die u moet overwegen voordat u een complex project start. Het uiteindelijke succes van het project is evenzeer afhankelijk van het identificeren van veronderstellingen en het maken van back-upplannen als van het uitvoeren van wat u hebt gepland.

2007 Microsoft Office-systeem biedt een aantal softwareoplossingen waarmee u inzicht krijgt in de complexe aspecten van een project voordat u met Project gaat werken. U kunt bijvoorbeeld een complex functiestroomdiagram of een blog maken om de ideeën van teamleden vast te leggen tijdens het brainstormen over projectplannen.

Nummer 3  Projectbeperkingen identificeren     Beperkingen voor een project zijn factoren die de opties van de projectmanager hoogstwaarschijnlijk beperken.

Meer...

De drie belangrijkste beperkingen zijn meestal:

  • Planning, zoals een vaste einddatum of een deadline voor een belangrijke mijlpaal.

  • Resources, zoals een vooraf gedefinieerd budget.

  • Reikwijdte, zoals een vereiste dat er drie modellen van het product worden ontwikkeld.

Een wijziging in een van deze beperkingen is meestal van invloed op de andere twee beperkingen en kan de algemene kwaliteit beïnvloeden.

Als bijvoorbeeld de duur van het project (planning) wordt verlaagd, hebt u mogelijk meer werknemers nodig (resources) en kunnen er mogelijk minder voorzieningen worden opgenomen in het product (reikwijdte).

De projectmanager bepaalt vervolgens of dit compromis acceptabel is. Dit concept wordt ook wel ‘de drie beperkingen van projectmanagement’ of ‘de projectdriehoek’ genoemd.

Tijdens het planningsproces maakt u een lijst met de beperkingen van uw project om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden van het project zich hiervan bewust zijn en de mogelijkheid hebben om te reageren op de lijst.

Het is ook van belang dat belanghebbenden het eens zijn over hoe er op onverwachte beperkingen moet worden gereageerd die zich tijdens het project kunnen voordoen.

Als arbeidskosten bijvoorbeeld hoger blijken te zijn dan verwacht, willen belanghebbenden het bereik van het project misschien beperken op specifieke, vooraf gedefinieerde manieren.

Opmerking: In Project betekent het woord 'beperking' een grens of restrictie die u instelt voor een taak. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat een taak moet starten op een bepaalde datum of niet later mag eindigen dan op een bepaalde datum.

Nummer 4  Een plan voor scopebeheer voorbereiden     Wanneer u de doelstellingen, hypothesen en beperkingen van uw project hebt geïdentificeerd, kunt u een conceptplan voor scopebeheer gaan maken.

Meer...

De reikwijdte van het project is de combinatie van alle doelstellingen en taken van het project en het werk dat nodig is om deze te realiseren.

Een plan voor het beheer van de reikwijdte is een document waarin wordt beschreven hoe de reikwijdte van het project wordt beheerd en hoe wijzigingen in de reikwijdte worden geïntegreerd in het project.

Dit plan is nuttig omdat projectteams vaak hun doelstellingen tijdens een project moeten aanpassen.

Een plan voor het beheer van de reikwijdte kan onder andere bestaan uit:

  • Een beoordeling van hoe waarschijnlijk het is dat de reikwijdte wordt gewijzigd, hoe vaak en in welke mate.

  • Een beschrijving van de manier waarop wijzigingen in de scope worden geïdentificeerd en geclassificeerd.

    In een bouwproject kunt u bijvoorbeeld besluiten dat de voorman het werk kan goedkeuren als de klant vraagt om een ontwerpwijziging die minder dan € 1000 kost. Als de wijziging echter meer kost, moeten de projectmanager en de klant de scope van het project opnieuw evalueren wat betreft de kosten, resources en andere factoren.

  • Een plan voor wat er moet gebeuren als er een wijziging in de scope wordt geïdentificeerd (bijvoorbeeld de opdrachtgever informeren en een opdracht geven voor een contractwijziging).

Een goed voorbereid plan voor scopemanagement kan dienen als basis voor het plan voor onvoorziene gebeurtenissen van het project.

Hoewel u met Project een plan voor scopebeheer kunt maken, gebruiken projectmanagers hiervoor meestal andere programma's, zoals Word 2007 of OneNote 2007.

  |  Volgende doel

Alle doelen in het Project-overzicht bekijken

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×