Documenten en bestanden verplaatsen naar de SharePoint Online-site

Documenten en bestanden verplaatsen naar de SharePoint Online-site

Wanneer u SharePoint Online instelt voor Office 365, hebt u waarschijnlijk documenten en bestanden die u wilt toevoegen aan uw team site. Hier volgen enkele manieren waarop u verschillende soorten inhoud aan uw site kunt toevoegen.

Opmerking: Zie voor meer informatie over het instellen van OneDrive voor Bedrijven en team sites, zodat u ze gezamenlijk kunt gebruiken, het bestand opslaan en delen in Office 365.

In dit artikel

Voordat u begint

Mappen, Bibliotheken en subsites maken

Documenten, afbeeldingen en bestanden uploaden

Het maken van SharePoint-lijsten voor contactpersonen, agenda's en werkbladen overwegen

SharePoint-oplossingen overwegen voor normale bedrijfsbehoeften

Sitegebruikers helpen zoeken naar de inhoud

Voordat u begint

Voordat u bestanden gaat verplaatsen, controleert u hoeveel opslagruimte u hebt voor SharePoint Online in Office 365. Zie limieten voor SharePoint Onlinevoor informatie over opslaglimieten voor SharePoint Online.

Tip: Het is belangrijk om te onthouden dat in Office 365 opslaglimieten voor SharePoint Online (uw team site) verschillen van opslaglimieten voor Exchange Online (voor e-mailaccounts). Zie voor meer informatie over limieten voor Postvak opslag de geadresseerdenin de Office 365 Service beschrijvingen voor Exchange Online.

De volgende stap is het analyseren van de inhoud die u momenteel hebt. Dit omvat documenten, afbeeldingen, formulieren, enzovoort.

Tip: Doorzoek in de Verkenner de bestaande bestanden op grootte en op datum. Dit helpt u snel de bestanden te identificeren die onlangs zijn gebruikt of die erg groot zijn.

Denk na over de inhoud van de inhoud regelmatig wordt gebruikt en of u deze in Office 365 wilt opslaan. Wanneer u naar een kleiner huis gaat, is het doel om te bepalen wat er bij de nieuwe site past. Als in uw organisatie nu meer opslagruimte wordt gebruikt dan de Office 365 limiet voor SharePoint Online, moet u besluiten, zoals deze:

  • Welke bestanden wilt u verplaatsen?

  • Wilt u meer opslagruimte aanschaffen?

  • Als u wilt dat uw site groter wordt? Ook

Als uw organisatie groot of ingewikkeld is, kunt u een deskundige uitnodigen om u te helpen. U vindt betrouwbare hulp bij Microsoft Pinpoint. Pinpoint is een snelle, gemakkelijke manier voor bedrijven die overal ter wereld gecertificeerde Microsoft-experts en professionele services zoeken

Naar boven

Mappen, Bibliotheken en subsites maken

Nadat u de inhoud hebt geïdentificeerd die u wilt verplaatsen, moet u nadenken hoe u deze wilt organiseren. Mogelijk wilt u eerst bestanden uploaden naar de documentbibliotheek op uw team site. Het is een goed idee om de inhoud te organiseren, met name als u verwacht dat u uiteindelijk veel bestanden hebt. Naarmate het volume van de inhoud groeit, kunt u extra documentbibliotheken, formulierbibliotheken en afbeeldingen maken om die inhoud op te slaan. U kunt ook subsites maken voor verschillende soorten documenten of project.

Zie de inhoud voor uw team site plannenvoor meer informatie over het plannen van een structuur voor het ordenen van de inhoud op uw site.

Naar boven

Documenten, afbeeldingen en bestanden uploaden

Als u bestanden, zoals Word-documenten, PDF-bestanden of JPG-Foto's, wilt uploaden, uploadt u deze naar een bibliotheek of een map in een bibliotheek.

Opmerking: De maximale bestandsgrootte voor één bestand dat kan worden geüpload naar een SharePoint Online bibliotheek is momenteel 2 GB. Daarnaast kunt u maximaal 100 of minder bestanden tegelijk uploaden.

De beste manier om dit te doen is afhankelijk van het aantal bestanden. Blader eerst naar de doelbibliotheek en gebruik deze tabel om een methode te kiezen:

Aantal bestanden

Upload methode

Eén document

Selecteer Nieuw Document > bestaand bestand uploadenen blader naar het bestand op uw computer.

Veel documenten en mappen

Selecteer de knop openen met Explorer op het tabblad bibliotheek van het lint. Sleep de bestanden en zet ze neer met behulp van Verkenner.

Zie bestanden in een bibliotheek uploaden, maken of verwijderenvoor meer informatie.

Opmerking: Er zijn bepaalde bestandstypen die niet kunnen worden geüpload naar een bibliotheek. Zie het artikel typen bestanden die u niet kunt toevoegen aan een lijst of bibliotheekvoor een lijst met deze artikelen.

Naar boven

Het maken van SharePoint-lijsten voor contactpersonen, agenda's en werkbladen overwegen

Elk bedrijf heeft gegevens in veel formulieren, zoals agenda's, taken en spreadsheets. Voor dit type gegevens kunt u die inhoud verplaatsen of converteren naar een lijst op uw site. U kunt bijvoorbeeld uw lijst met zakelijke contactpersonen converteren naar een lijst met contactpersonen. Daarnaast kunt u agenda's ook converteren naar een SharePoint agenda, wat een speciaal type lijst is.

Als u nu Microsoft Excel-spreadsheets gebruikt om gegevens bij te houden, kunt u deze werkbladen rechtstreeks uploaden naar een documentbibliotheek in SharePoint Online. U kunt ook een werkblad importeren als SharePoint lijsten. Aangezien veel mensen tegelijkertijd een lijst kunnen bijwerken, helpen SharePoint overzichten samenwerking te stimuleren. U kunt verschillende weergaven van lijsten maken om precies de gewenste informatie te tonen.

Naar boven

SharePoint oplossingen overwegen voor normale bedrijfsbehoeften

Een andere manier om inhoud te verplaatsen, is door een SharePoint oplossing te gebruiken voor het beheren van een bestaande taak. De meeste organisaties willen bijvoorbeeld de dag-naar-dag-informatie vastleggen en delen van de mensen die daar werken. Een wiki op uw site is mogelijk ideaal voor exact hetzelfde type delen.

In deze tabel worden SharePoint functies beschreven die u kunnen helpen om bedrijfsprocessen te beheren.

Bedrijfsproces

Beschrijving

Een wiki gebruiken om team kennis te delen en samen te werken

Wiki's zijn speciale sites waar een community van gebruikers informatie maakt en onderhoudt. Wiki's kunnen met een geweldig hulpmiddel worden gebruikt voor het vastleggen en delen van proces gegevens of algemene referentiegegevens die belangrijk zijn voor uw werk.

Resource planning verplaatsen naar SharePoint groepsagenda's

Een groepsagenda kan een goede manier zijn om veelgebruikte bronnen te plannen, zoals vergaderruimten, audiovisuele apparatuur, enzovoort. Omdat een groepsagenda zich in een SharePoint Online-site bevindt, kan iedereen in uw team deze gemakkelijk bekijken op SharePoint of in Outlook.

Databaseprogramma's converteren naar een Access-app

Met Microsoft Access 2013 kunt u een database ontwerpen en publiceren en vervolgens een Access-app maken om de database op uw team site te gebruiken.

Bedrijfsprocessen automatiseren met werkstromen

Werkstromen automatiseren de belangrijkste taken in een bedrijfsproces en houdt deze bij. Ze zijn geweldig voor taken zoals goedkeuringsprocessen of feedback verzamelen.

Naar boven

Sitegebruikers helpen zoeken naar de inhoud

Nadat u uw documenten en bestanden naar de team site hebt verplaatst, kunt u de overige site gebruikers hierover informeren. U kunt verschillende manieren bieden waarop ze inhoud kunnen vinden op de site.

In deze tabel worden verschillende methoden beschreven die u kunt gebruiken.

Methode

Beschrijving

Zoeken naar inhoud met de zoekfunctie

U kunt de functie zoeken gebruiken om de inhoud van een SharePoint Online-site te vinden.

Weergaven in lijsten en bibliotheken zo configureren dat inhoud makkelijker kan worden gevonden

U kunt de elementen selecteren die worden weergegeven in een weergave. U kunt bijvoorbeeld in één weergave de titel en de auteur weergeven. In een andere weergave wilt u misschien alleen de items weergeven die zijn toegevoegd na een bepaalde datum.

Sitenavigatie aanpassen

U kunt de navigatie van uw team site aanpassen, zodat sitegebruikers eenvoudiger inhoud kunnen vinden.

Zoeken naar online-inhoud wanneer u offline bent

U kunt OneDriveForBusiness of Outlook gebruiken om te zoeken naar inhoud op de site van SharePoint Online wanneer u offline bent.

Update van Inhoudsupdates bijhouden

Zie het artikel de inhoud voor uw team sites plannen voor meer informatie over manieren waarop u gebruikers eenvoudiger inhoud kunnen vinden.

Naar boven

Hoe kan het beter?

Bijgewerkt op 31 oktober 2016

Was dit artikel nuttig? Als dat het geval is, laat het ons dan weten onder aan deze pagina. Als het artikel niet nuttig was, horen we graag van u wat er niet duidelijk was of wat er ontbrak. Wij gebruiken uw feedback om de feiten te controleren, informatie toe te voegen en dit artikel bij te werken.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×