Document-id's in een siteverzameling activeren en configureren

Document-id's in een siteverzameling activeren en configureren

Document-id's helpen u met het beheer van uw documenten. Ze vormen een gemakkelijke manier om items ongeacht hun locatie te traceren. Als een juridisch contract bijvoorbeeld wordt verplaatst van een documentbibliotheek naar een archiefbibliotheek op een andere site, wordt de document-id niet gewijzigd. U kunt het gearchiveerde contract gemakkelijk vinden op basis van de document-id. Document-id's worden automatisch toegewezen aan geüploade documenten en deze id's volgen de items gedurende de volledige levenscyclus van de documenten. U kunt document-id's ook toewijzen aan documentensets.

Document-id's activeren, inschakelen en configureren

Als u document-id's wilt gebruiken om documenten of records te traceren, moet u de functie eerst activeren in de siteverzameling.

De functie Document-id voor de siteverzameling activeren

Opmerking:  U moet de beheerder van een siteverzameling zijn om de functie Document-id te kunnen inschakelen.

  1. Navigeer naar de site of siteverzameling op het hoogste niveau.

  2. Klik op Instellingen Knop Instellingen in SharePoint 2016 op titelbalk. en vervolgens op Site-instellingen.

    Klik in een site die met SharePoint-groep is verbonden op Instellingen Knop Instellingen in SharePoint 2016 op titelbalk. en klik daarna op Site-inhoud en Site-instellingen.

  3. Klik onder Beheer van siteverzameling op Onderdelen van de siteverzameling.

  4. Klik naast Document-id-service op Activeren. Naast het item wordt het pictogram Actief weergegeven en wordt de functie voor de huidige siteverzameling geactiveerd.

Document-id's in een siteverzameling inschakelen en configureren

Wanneer u de functie Document-id inschakelt voor een siteverzameling, wordt aan alle documenten in de siteverzameling automatisch een document-id toegewezen. Hoe lang dit duurt, is afhankelijk van het aantal documenten in uw siteverzameling.

Opmerking:  U moet de beheerder van een siteverzameling zijn om de functie Document-id te kunnen inschakelen en configureren.

  1. Navigeer naar de site of siteverzameling op het hoogste niveau.

  2. Klik op Instellingen Knop Instellingen in SharePoint 2016 op titelbalk. en vervolgens op Site-instellingen.

    Klik in een site die met SharePoint-groep is verbonden op Instellingen Knop Instellingen in SharePoint 2016 op titelbalk. en klik daarna op Site-inhoud en Site-instellingen.

  3. Klik onder Beheer van siteverzameling op Document-id-instellingen.

  4. Controleer op de pagina Document-id-instellingen in de sectie Document-id's toewijzen of het selectievakje Document-id's toewijzen is ingeschakeld.

    Wijs document-id’s toe in het deelvenster met instellingen voor document-id’s

    Opmerking:  Als u document-id's in een siteverzameling inschakelt, wordt het volgende bericht weergegeven: De configuratie van de functie Document-id wordt volgens de planning voltooid door een geautomatiseerd proces. Hoe lang dit duurt, is afhankelijk van het aantal documenten in uw siteverzameling.

    1. Als u een aangepaste tekenreeks of getallen wilt instellen die automatisch worden toegevoegd aan het begin van een document-id, geeft u de tekenreeks op onder Id's beginnen met …

    2. Schakel het selectievakje Alle document-id's in deze siteverzameling opnieuw instellen... in als u het prefix automatisch wilt toevoegen aan alle bestaande document-id's in uw siteverzameling.

    3. Selecteer in de secties Opzoekbereik voor document-id's de sites die u wilt gebruiken als zoekbereik voor het opzoeken van id's.

  5. Klik op OK.

Als u document-id's voor een siteverzameling inschakelt, wordt er op siteverzamelingsniveau een kolom toegevoegd aan de inhoudstypen Document en Documentensite. In de kolom Document-id worden de id's weergegeven die aan items zijn toegewezen. Zoek de Document-id in het deelvenster Details in de documentbibliotheek.

We zijn erg geïnteresseerd

Bijgewerkt op 25 april 2018

Was dit artikel nuttig? Zo ja, laat het ons dan weten onderaan deze pagina. Als het artikel niet nuttig was, horen we graag van u wat er niet duidelijk was of wat er ontbrak. Geef op welke versie van SharePoint, welk besturingssysteem en welke browser u gebruikt. Wij gebruiken uw feedback om de feiten te controleren, informatie toe te voegen en dit artikel bij te werken.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×