Contactpersonen zijn de personen met wie u communiceert. U kunt contactpersonen toevoegen aan uw persoonlijke lijst in de startbalk. U kunt ook uw eigen contactpersoon beheren.
Wat wilt u doen?
Nieuwe contactpersonen toevoegen
Ga als volgt te werk om nieuwe contactpersonen te zoeken en toe te voegen aan uw lijst met contactpersonen in de startbalk:
-
Klik op het tabblad Start.
-
Klik op contact persoon toevoegen.
-
Voer in het dialoogvenster gebruiker zoeken de naam of tekst in waarnaar u wilt zoeken in het veld zoeken naar .
Details
U kunt zoeken met ' volledige naam ', ' Voornaam ', ' Achternaam ', ' zakelijk e-mail ' of ' persoonlijke E-mail '. Met de zoekfunctie worden alle contactpersonen weergegeven met een overeenkomst in een van de geldige velden. Met de zoekreeks "Jan" worden bijvoorbeeld contactpersonen met de naam "Albert Johnson" geretourneerd, omdat "Jan" de eerste vier tekens van het veld "Achternaam" is. Als vuistregel, hoe duidelijker u de zoekreeks maakt (door meer tekens te typen), zijn er meer specifiek en exact het zoekresultaat.
U kunt de volgorde van de kolommen wijzigen in het dialoogvenster gebruiker zoeken door ze te slepen. U kunt kolommen ook verwijderen door met de rechtermuisknop op een kolomkop te klikken en de naam van de kolom die moet worden verwijderd uit te verwijderen. U kunt een verwijderde kolom herstellen door met de rechtermuisknop op een kolomkop te klikken en de naam van de kolom te controleren die u wilt herstellen. Wijzigingen die u in het dialoogvenster gebruiker zoeken aanbrengt, zijn alleen van toepassing op de huidige Zoek sessie. Alle standaardinstellingen worden hersteld de volgende keer dat u het dialoogvenster gebruiker zoeken opent.
-
Optioneel: Selecteer openbare Workspace-adreslijst toevoegen als u deze adreslijst wilt opnemen in de zoekfunctie.
Standaard wordt door SharePoint Workspace gezocht naar uw bedrijfsnetwerk (als u deel uitmaakt), evenals uw bekende contactpersonen.
-
Klik op Zoeken.
-
Als een overeenkomst wordt gevonden, selecteert u deze in de lijst.
Er verschijnt een aanwezigheidspictogram naast elke naam van een contactpersoon in de lijst zodat u de online status kunt zien. Contactpersonen die u hebt gevonden via de openbare werkruimte in de adreslijst van de openbare werkruimte, worden echter altijd weergegeven met een ' onbekende ' statuspictogram totdat u ze selecteert en deze toevoegt aan uw lijst met contactpersonen.
-
Als u meer informatie wilt bekijken over een geselecteerde contactpersoon, klikt u op Eigenschappen.
U kunt bijvoorbeeld stappen ondernemen om de identiteit van de contactpersoon te controleren.
-
Klik op toevoegen om de contactpersoon aan de lijst toe te voegen.
Een lid van een werkruimte toevoegen aan uw lijst met contactpersonen
Wanneer nieuwe mensen lid worden van uw werkruimten, kunt u de contactpersonen toevoegen aan uw persoonlijke lijst. Klik met de rechtermuisknop op het lid dat u wilt toevoegen en selecteer toevoegen aan mijn contactpersonen.
U kunt ook een lid van een werkruimte toevoegen aan uw lijst met contactpersonen door te slepen.
Een contactpersoon opslaan als een bestand
U kunt een contactpersoon opslaan als een bestand en het bestand met de contactgegevens vervolgens als een bijlage in een e-mailbericht verzenden.
-
Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon en selecteer contactgegevens opslaan als bestand....
-
Selecteer in het dialoogvenster contact gegevens opslaan als... de locatie waar u het bestand met de contactgegevens wilt opslaan en klik op Opslaan.
Een contactpersoon naar andere personen verzenden
U kunt een contactpersoon naar andere personen verzenden als een bestandsbijlage bij een e-mailbericht of in een Groove-bericht.
-
Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon.
-
Selecteer via e-mail naar geselecteerde contactpersonen verzenden....
-
Voer een of meer e-mailadressen in het veld aan: in.
-
U kunt desgewenst het onderwerp en de tekst van het bericht bewerken.
De standaardtekst van het bericht bevat instructies voor het downloaden van SharePoint Workspace, voor het geval een geadresseerde nog niet over een account beschikt.
-
Klik op OK.
Identiteit van contactpersonen controleren
U wordt ten zeerste aangeraden contact identiteiten te controleren om het risico voor het delen van gevoelige informatie met onbedoelde personen te beperken. Afhankelijk van uw installatie van uw account, is het mogelijk dat de naam van een contactpersoon al dan niet is geverifieerd door een beheerder in uw organisatie. In SharePoint Workspace worden de verificatiestatus van personen in uw lijst met contactpersonen en leden met de volgende kleuren aangegeven:
-
Zwart: niet gecontroleerd.
-
Groen: door u gecontroleerd.
-
Groen blauw: gecontroleerd door uw organisatie.
-
Blauw: gecontroleerd door uw organisatie, maar buiten uw domein of kruislings gecertificeerd.
-
Rood: naamconflict. Twee contactpersonen met soortgelijke namen worden in het rood weergegeven, ongeacht hun verificatiestatus. Zie naamconflicten oplossen voor meer informatie.
Met de communicatie beleidsregels die op uw identiteit worden toegepast, kunt u bepalen of u met andere gebruikers kunt communiceren, afhankelijk van de status van de verificatie. Dit beleid kan een van de volgende handelingen uitvoeren:
-
U kunt niet communiceren met gebruikers die niet zijn geverifieerd door een beheerder in uw organisatie.
-
Het dialoogvenster voor verificatie van contact persoon (zie hieronder) wordt geopend om u te waarschuwen voordat u kunt communiceren met gebruikers van wie de identiteit niet is geverifieerd.
-
U kunt communiceren met een contactpersoon zonder enige waarschuwing of beperking.
De verificatie van uw organisatie van andere gebruikers biedt u mogelijk voldoende informatie over de identiteiten van uw organisatie. In sommige gevallen, met name als u met zeer gevoelige informatie werkt, wilt u wellicht ook handmatig de identiteit van een gebruiker verifiëren.
Reageren op het dialoogvenster contact verificatie waarschuwing
Het dialoogvenster waarschuwing voor contact persoon wordt weergegeven als u probeert te communiceren met een gebruiker waarvan de identiteit niet is geverifieerd, en het communicatiebeleid voor uw accountidentiteit is ingesteld om u te waarschuwen voor deze gebruikers. U kunt het volgende doen:
-
Selecteer de gebruiker en klik op identiteit verifiëren. Volg de instructies in de volgende sectie voor het handmatig controleren van de identiteit van een contactpersoon.
-
Klik op Eigenschappen om de contact eigenschappen voor een geselecteerde gebruiker weer te geven.
-
Klik op Doorgaan om de waarschuwing te negeren en door te gaan met de activiteit.
-
Klik op Annuleren om de activiteit te annuleren die u deed bij een waarschuwing voor verificatie van gebruikers.
Een contactpersoon handmatig controleren
In SharePoint Workspace wordt een unieke digitale vingerafdruk toegewezen aan elke contact identiteit. Een digitale vingerafdruk wordt weergegeven als een lange reeks letters en cijfers (met leestekens voor leesbaarheid). Deze digitale vingerafdrukken worden gebruikt voor het handmatig controleren van de reële wereld van contactpersonen die u ziet in uw werkruimten en lijsten met contactpersonen. U kunt ook de digitale vingerafdruk weergeven die is toegewezen aan uw identiteit.
Ga als volgt te werk om handmatig de identiteit van een contactpersoon te controleren:
-
Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon (of lid van de werkruimte) die u wilt controleren en klik vervolgens op identiteit verifiëren....
In het dialoogvenster identiteit verifiëren wordt informatie weergegeven over de huidige relaties met de geselecteerde contactpersoon, zoals de werkruimten die u deelt, het aantal berichten dat u hebt uitgewisseld en de relatie tussen uw organisatie. Als u geen relaties hebt met de geselecteerde contactpersoon, wordt in plaats hiervan het dialoogvenster identiteit verifiëren weergegeven om de identiteit van de contactpersoon te controleren door de digitale vingerafdruk van de contactpersoon te controleren.
Opmerking: Als u in SharePoint Workspace ontdekt dat twee of meer contactpersonen dezelfde naam hebben, wordt in het dialoogvenster identiteit verifiëren een waarschuwingsbericht weergegeven dat u adviseert om een alias toe te wijzen wanneer u deze contactpersoon controleert.
-
Voer een van de volgende handelingen uit:
-
Als u de identiteit van de contactpersoon wilt garanderen via de informatie die u ziet, klikt u op verifiëren.
Voer in het dialoogvenster identiteit verifiëren als een andere naam voor de contactpersoon in die u nodig hebt en klik op OK.
-
Als u nog niet voldoende bent om de identiteit van de contactpersoon te controleren en meer stappen wilt uitvoeren om hun identiteit te controleren, klikt u op nog niet zeker? Controleer de vingerafdruk.
Volg de stappen in het dialoogvenster identiteit verifiëren om de digitale vingerafdruk van de contactpersoon te controleren en klik op verifiëren.
Voer in het dialoogvenster identiteit verifiëren als een andere naam voor de contactpersoon in die u nodig hebt en klik op OK.
-
De verificatie van een contactpersoon ongedaan maken
Het kan zijn dat u de verificatiestatus wilt wijzigen van contactpersonen die u handmatig hebt gecontroleerd, zodat ze worden weergegeven als niet geverifieerd.
-
Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon (of lid van de werkruimte) waarvan u de verificatie ongedaan wilt maken en klik vervolgens op identiteit verifiëren....
-
Klik op verificatieongedaante.
Naamconflicten oplossen
Wanneer twee of meer contactpersonen identieke weergavenamen hebben, worden de namen van de contactpersonen in de lijst met contactpersonen, de lijst met werkruimten en op de kaart met contactgegevens weergegeven. Als u de naam van de weergave bekijkt, worden de namen identiek weergegeven als ze precies overeenkomen, en meerdere ingesloten spaties, en meerdere ingesloten spaties, en converteren naar tekst met kleine letters.
Met "Anne Beebe" en "Anne Beebe" worden bijvoorbeeld een naamconflict veroorzaakt. De naam ' Anne Beebe ' en ' AnnBeebe ' hebben echter geen naamconflict.
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen namen van contactpersonen, zodat u niet per ongeluk activiteiten begint met de verkeerde contactpersoon. U kunt een aliasnaam maken voor een van de namen van conflicterende contactpersonen.
In sommige zeldzame gevallen kan een naamconflict resulteren uit verouderde contactpersonen die zijn opgeslagen in uw account. Als een contactpersoon een nieuwe account heeft geactiveerd, heeft bijvoorbeeld alle activiteiten in het vorige account verlaten, maar voor beide activiteiten dezelfde weergavenaam gebruikt. In dit geval kunt u de verouderde contactpersoon verbergen, zoals hieronder is beschreven, zodat deze niet meer in uw lijst met contactpersonen wordt weergegeven.
Ga als volgt te werk om een naamconflict op te lossen:
-
Klik met de rechtermuisknop op een naam met een conflict en klik vervolgens op naamconflict oplossen.
-
Ga op een van de volgende manieren te werk:
-
Klik op vCard weergeven... om details van de geselecteerde contactpersoon weer te geven. Dit kan u helpen bij het onderscheiden van contactpersonen met dezelfde naam.
-
Klik op alias contactpersoon... om het dialoogvenster alias te openen waarin u een unieke weergavenaam voor de contact persoon kunt invoeren.
-
Klik op identiteit verifiëren... door de stappen te volgen voor het verifiëren van de identiteit van een contactpersoon.
-
-
Klik op Gereed.
Een alias maken voor een contactpersoon
U kunt elke contactpersoon (een andere persoon) weergeven onder een alias. Dit is handig als u problemen hebt met het maken van een contactpersoon met dezelfde naam.
-
Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon en klik vervolgens op alias contactpersoon.
-
Typ een aliasnaam en klik op OK.
De aliasnaam wordt weergegeven in plaats van de oorspronkelijke naam. Als u de oorspronkelijke naam van de contactpersoon wilt zien, kunt u de contactgegevensvan deze persoon openen of de naam van de alias aanwijzen om een pop-upvenster met de oorspronkelijke naam weer te geven.
Een contactpersoon verwijderen
Een contactpersoon verwijderen uit de lijst met contactpersonen in de startbalk:
-
Selecteer de contactpersoon die u wilt verwijderen.
-
Druk op de toets DELETE en klik op Ja om het verwijderen te bevestigen.
Contactpersonen die u verwijdert uit de lijst met contactpersonen in de startbalk, worden mogelijk nog steeds weergegeven in andere lijsten met contactpersonen, zoals de vervolgkeuzelijsten aan: in de dialoogvensters bericht verzenden of uitnodiging verzenden. Dit komt doordat contactgegevens worden opgeslagen in SharePoint Workspace voor alle gebruikers waarmee u in een lijst met contactpersonen wordt gecommuniceerd met de naam ' bekende contactpersonen '. Dit omvat contactpersonen die u hebt toegevoegd aan de lijst met contactpersonen in de startbalk, plus leden van uw werkruimten. Houd er rekening mee dat u de leden van de werkruimte vaak kunt gebruiken die niet ook in uw lijst met contactpersonen staan.
U kunt de contactpersonen die worden weergegeven in uw lijst met bekende contactpersonen, niet verwijderen. U kunt deze contactpersonenechter wel minstens verbergen.
Een contactpersoon verbergen
Contactpersonen kunnen soms ook verouderd raken voor tal van redenen. Als u contactpersonen veroudert, kunt u deze verbergen, zodat ze niet meer worden weergegeven in vervolgkeuzelijsten waarin contactpersonen worden weergegeven.
-
Open het Contactpersonenbeheer.
-
Selecteer de contactpersonen die u wilt verbergen.
-
Klik op verbergen om de geselecteerde contactpersonen op te nemen in de lijst verborgen contactpersonen .
-
Klik op OK.
Opmerking: Als u een contactpersoon verbergt, wordt het bijbehorende naamconflict niet automatisch opgelost. Zie naamconflicten oplossen voor informatie als een contactpersoon die u wilt verbergen als naamconflict wordt weergegeven.
Diagnostische informatie over een contactpersoon weergeven
U kunt de diagnostische informatie voor geselecteerde contactpersonen weergeven. U dient deze informatie mogelijk te zien voor technische ondersteuningsdoeleinden. Als u diagnostische informatie naar een ondersteuningstechnicus wilt verzenden, kunt u de gegevens in het dialoogvenster diagnostische gegevens kopiëren en plakken in een e-mailbericht.
-
Open het Contactpersonenbeheer.
-
Selecteer de gewenste contactpersoon.
-
Klik op diagnose.
Als u gegevens wilt kopiëren uit het deelvenster contactpersonen , klikt u met de rechtermuisknop en klikt u op Alles selecteren, klikt u met de rechtermuisknop en klikt u op kopiëren.
Als u gegevens wilt kopiëren uit de deelvensters bewustmaking of Netwerkdiagnose , klikt u op naar Klembord kopiëren.
-
Klik op OK.
Eigenschappen van contactpersonen weergeven
Als u de eigenschappen voor een contactpersoon wilt bekijken, klikt u met de rechtermuisknop op de contactpersoon en klikt u vervolgens op Eigenschappen. Met de eigenschappen van contactpersonen kunt u het volgende doen:
-
Alle informatie bekijken die de geselecteerde contactpersoon heeft verstrekt voor hun contactpersoon (bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, het telefoonnummer en het e-mailadres).
-
Een bericht naar de contactpersoon verzenden.
-
De contactpersoon uitnodigen voor een werkruimte waarvan u al lid bent.
-
Een alias maken voor de contactpersoon om deze onder een andere naam weer te geven.
-
Werkruimten weergeven die u met de contactpersoon deelt als leden.
-
Berichten weergeven die u hebt verzonden naar of ontvangen van de contactpersoon.
