Delen met externe gebruikers beheren in Office 365 voor Professionals en Kleine Bedrijven

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Als u werk uitvoert waarbij documenten moeten worden gedeeld of rechtstreeks moet worden samengewerkt met aannemers, leveranciers of klanten, wilt u mogelijk inhoud delen op uw teamsite of OneDrive voor Bedrijven met personen buiten uw organisatie die geen licenties hebben voor uw abonnement op Office 365 voor Professionals en Kleine Bedrijven.

U kunt dit op drie manieren doen:

  • U kunt een hele site delen door externe gebruikers zich aanmelden bij uw site via een Microsoft-account of een werk- of schoolaccount.

  • U kunt afzonderlijke documenten delen door externe gebruikers zich aanmelden bij uw site via een Microsoft-account of een werk- of schoolaccount.

  • U kunt gebruikers een gastkoppeling sturen waarmee ze afzonderlijke documenten op uw site anoniem kunnen weergeven.

Als u meer informatie over het delen van een document of site zoekt en die wordt beschouwd als een externe gebruiker, raadpleegt u delen SharePoint-bestanden of mappen in Office 365.

Opmerking: Deze stappen gelden voor Office 365 voor Professionals en Kleine Bedrijven, dat niet meer te koop is. Zie Extern delen beheren voor uw SharePoint Online-omgeving als u een ander Office 365-abonnement gebruikt.

In dit artikel

Delen zonder te veel te delen

Extern delen in- of uitschakelen

Afzonderlijke externe gebruikers verwijderen

Een anonieme gastkoppeling uitschakelen

Uitnodigingen intrekken

Delen zonder te veel te delen

Aanbevolen procedures voor het delen van sites

Als u een volledige site hebt gedeeld met gebruikers, kunnen ze zich aanmelden bij de site en als volledig lid van de site fungeren. Ze kunnen ook bladeren door inhoud en inhoud zoeken, weergeven en bewerken (afhankelijk van welke machtigingsgroep u aan hen toewijst). Ze kunnen bijvoorbeeld de namen van andere sitegebruikers bekijken in Personen selecteren of metagegevens van documenten weergeven. Externe gebruikers worden ook als sitegebruiker weergegeven in Personen selecteren. Dit houdt in dat een andere gebruiker die uw site gebruikt, andere machtigingen aan deze gebruikers kan toewijzen dan u oorspronkelijk hebt toegewezen toen u de site met hen deelde. Nodig externe gebruikers pas uit voor uw site nadat u hun identiteit hebt vastgesteld.

Als u externe gebruikers uitnodigt voor uw teamsite, kunnen ze inhoud weergeven op de teamsite en alle subsites. Als u niet wilt dat externe gebruikers toegang hebben tot belangrijke of vertrouwelijke inhoud op de teamsite, kunt u een subsite maken met unieke machtigingen en alleen die subsite delen met externe gebruikers. Zie De overname van machtigingen voor meer informatie over de overname van machtigingen.

Ook als u een subsite wilt delen die u op uw OneDrive voor Bedrijven-site hebt gemaakt, wilt u ervoor zorgen dat deze unieke machtigingen heeft zodat u niet per ongeluk machtigingen aan gebruikers verleent voor extra sites of inhoud op uw OneDrive voor Bedrijven-site.

Naar boven

Aanbevolen procedures voor het delen van documenten

Als u documenten deelt met anonieme gastkoppelingen, is het mogelijk dat de geadresseerden van de uitnodiging die gastkoppelingen delen met anderen, die dan de inhoud kunnen bekijken. Gebruik geen gastkoppeling om documenten met vertrouwelijke informatie delen. Als u het risico dat iemand een anonieme koppeling deelt, wilt beperken, deelt u een document door aanmelding te vereisen.

Bepalen hoe u gaat delen

Wanneer u bepaalt of en hoe u inhoud extern wilt delen, dient u na te denken over het volgende:

  • Wie wilt u toegang verlenen tot de inhoud op de teamsite en eventuele subsites, en wat mogen zij doen?

  • Welke personen in uw organisatie wilt u toestemming verlenen om inhoud extern te delen?

  • Is er inhoud waarvan u zeker wilt zijn dat deze nooit kan worden weergegeven door personen buiten uw organisatie?

De antwoorden op deze vragen helpen u uw strategie voor het delen van inhoud te bepalen.

Probeer dit:

Als u het volgende wilt doen:

Een site delen.

Als u een site wilt delen, maar ook wilt voorkomen dat externe gebruikers toegang krijgen tot bepaalde inhoud van uw organisatie, kunt u overwegen om een subsite te maken met unieke machtigingen die u uitsluitend gebruikt om inhoud met externe gebruikers te delen.

Iemand buiten uw organisatie doorlopend toegang bieden tot informatie en inhoud op een site. De persoon moet op dezelfde manier kunnen werken als een volwaardige gebruiker van de site en inhoud kunnen maken, bewerken en weergeven.

Deel een document en vereis aanmelding.

Een of meer personen buiten uw organisatie beveiligde toegang bieden tot een bepaald document, zodat ze dit kunnen controleren of eraan kunnen samenwerken. Deze personen hebben echter niet voortdurend toegang nodig tot andere inhoud op de interne site.

Deel een document, maar vereis geen aanmelding.

Een koppeling naar een niet-gevoelig of niet-vertrouwelijk document delen met personen buiten uw organisatie, zodat ze het document kunnen weergeven of feedback kunnen geven. Deze personen hebben niet doorlopend toegang nodig tot inhoud op de interne site.

Naar boven

Extern delen in- of uitschakelen

De mogelijkheid externe gebruikers uit te nodigen voor de teamsite is standaard ingeschakeld. Dit betekent dat site-eigenaren en beheerders van siteverzamelingen de teamsite of een van de subsites op elk moment kunnen delen met externe gebruikers. Als u echter beheerder van Office 365 bent, kunt u deze functie uitschakelen voor alle sites, zodat geen uitnodigingen meer kunnen worden verstuurd. Als deze functie wordt uitgeschakeld, hebben uitgenodigde externe gebruikers geen toegang meer tot de sites.

Het inschakelen van extern delen is niet hetzelfde als het inschakelen van anonieme toegang. Wanneer extern delen is ingeschakeld, moeten gebruikers moeten worden geverifieerd (door zich aan te melden) voordat ze toegang krijgen tot interne bronnen.

  1. Ga naar Beheerder > Service-instellingen > Sites en documenten delen.

  2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Extern delen inschakelen

    • Extern delen uitschakelen

Afbeelding met het aan/uit-besturingselement waarmee externe gebruikers toegang kan worden verleend tot uw teamsite en documenten.

Opmerking over de beveiliging: 

  • Wanneer u extern delen uitschakelt, hebben externe gebruikers die toegang hadden tot de site op het moment dat de functie werd uitgeschakeld, geen toegang meer tot de site en kunnen er geen uitnodigingen meer worden verzonden. Als de functie opnieuw wordt ingeschakeld terwijl de SharePoint-machtigingsgroepen namen van externe gebruikers bevatten, krijgen deze gebruikers automatisch opnieuw toegang tot de site. Als u voorgoed wilt voorkomen dat een gebruiker toegang heeft tot de SharePoint-site, kunt u de gebruiker verwijderen uit de lijst met externe gebruikers.

  • Als extern delen globaal wordt uitgeschakeld, werken gedeelde gastkoppelingen ook niet meer. Als de functie later opnieuw wordt ingeschakeld, werken de koppelingen weer. Het is ook mogelijk om afzonderlijke gedeelde koppelingen uit te schakelen als u de toegang tot een bepaald document permanent wilt herroepen.

Naar boven

Afzonderlijke externe gebruikers verwijderen

Als u externe gebruikers wilt verwijderen, zodat ze geen toegang meer hebben tot sites die met hen zijn gedeeld, kunt u dit doen door ze te verwijderen uit de lijst met externe gebruikers in de service-instellingen van Office 365.

  1. Ga naar Beheerder > Service-instellingen > Sites en documenten delen.

  2. Klik op Afzonderlijke externe gebruikers verwijderen.

  3. Selecteer de externe gebruikers die u wilt verwijderen en klik op Verwijderen (het prullenbakpictogram).

Naar boven

Een anonieme gastkoppeling uitschakelen

Wanneer een document is gedeeld via een gastkoppeling, kunt u deze informatie in het eigenschappenmenu voor het document kunt bekijken. Zie voor meer informatie hoe documenten kunnen worden gedeeld door gastkoppelingen, delen SharePoint-bestanden of mappen in Office 365.

Dialoogvenster Eigenschappen waarin wordt getoond dat een document met een gastkoppeling is gedeeld.

U kunt de toegang tot een document dat via een gastkoppeling is gedeeld, intrekken door de koppeling uit te schakelen.

  1. Ga naar de bibliotheek met het document waarvoor u een gastkoppeling wilt verwijderen.

  2. Wijs het document aan en klik op Menu openen.

  3. Klik op een gastkoppeling in de zin Openen voor iedereen met een gastkoppeling.

  4. Klik naast de URL voor de gastkoppeling op de knop Verwijderen.

  5. Wanneer u wordt gevraagd of u de koppeling wilt uitschakelen, klikt u op Koppeling uitschakelen.
    Dialoogvenster waarin u wordt gevraagd of u een gastkoppeling voor een gedeeld document wilt uitschakelen zodat de koppeling niet meer werkt.

Wanneer personen buiten uw organisatie de inhoud proberen te openen via de gastkoppeling, wordt in een bericht aangegeven dat ze de inhoud niet kunnen openen.

Naar boven

Uitnodigingen intrekken

Als u een uitnodiging die u aan een externe gebruiker hebt gestuurd, wilt intrekken, kunt u de uitnodiging intrekken voordat deze is geaccepteerd.

Naar de site gaan waar u een uitnodiging wilt intrekken

  1. Ga naar Instellingen Knop Office 365-instellingen > Site-instellingen.

  2. Klik onder Gebruikers en machtigingen op Verzoeken en uitnodigingen openen.

  3. Zoek onder Externe gebruikers uitnodigen de persoon voor wie u de uitnodiging wilt intrekken en klik op Menu openen.

  4. Klik in het eigenschappenvenster op Intrekken.

Als de externe gebruiker de uitnodiging al heeft geaccepteerd en u de toegang wilt intrekken, kunt u dit doen door de gebruiker te verwijderen uit de SharePoint-machtigingengroep waaraan u de gebruiker hebt toegewezen.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×