De workflowinstellingen voor een site-inhoudstype wijzigen

De standaardworkflows die deel uitmaken van Microsoft Office SharePoint Server 2007 bevatten instellingen die voor alle workflows hetzelfde zijn en instellingen die per workflow verschillen. In dit artikel wordt de manier beschreven waarop u de instellingen configureert die voor alle workflows hetzelfde zijn.

Wat wilt u doen?

De pagina Workflow wijzigen openen

De takenlijst vaststellen

De geschiedenislijst vaststellen

De workflowstartopties instellen

Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken

De pagina Workflow wijzigen openen

Voer de volgende stappen uit om de pagina te openen waarop u workflowinstellingen kunt wijzigen. Bij alle volgende procedures begint u op de pagina Workflow wijzigen.

  1. Ga op de introductiepagina voor de siteverzameling naar het menu Siteacties. Wijs Site-instellingen aan en klik vervolgens op Alle site-instellingen wijzigen.

  2. Klik op de pagina Site-instellingen in de sectie Grafiektypen op Site-inhoudstypen.

  3. Selecteer het inhoudstype waaraan de workflow is gekoppeld en klik op Workflowinstellingen.

  4. Selecteer de workflow die u wilt wijzigen en breng met behulp van de informatie in de volgende secties de gewenste wijzigingen aan.

Naar boven

De takenlijst vaststellen

Binnen elke workflow worden taken toegewezen aan afzonderlijke gebruikers en/of groepen gebruikers die ervoor zorgen dat de workflow kan worden voltooid. In de workflow voor goedkeuring bijvoorbeeld wijst u taken toe aan gebruikers of groepen die daarmee de opdracht krijgen items op een bepaalde datum te hebben goedgekeurd. Standaard worden alle taken in de takenlijst opgeslagen. In deze lijst kunt u de status en andere eigenschappen van de taken bekijken. Als u workflowtaken in de standaardtakenlijst opslaat, verloopt het beheer van grote aantallen taken eenvoudig en centraal. Bovendien kunt u taken op deze wijze eenvoudiger synchroniseren met Microsoft Office Outlook.

Er zijn echter ook situaties waarin u wellicht de voorkeur geeft aan een unieke takenlijst per workflow:

  • Uit overwegingen van beveiliging en privacy wilt u een specifieke takenlijst los van de hoofdtakenlijst bewaren. De takenlijst voor taken waarbij gevoelige of persoonlijke gegevens zijn betrokken, kunt u van een unieke naam voorzien.

  • Als u met een groot aantal workflows werkt of als uw workflows bijzonder veel taken omvatten, wilt u voor een optimale prestatie misschien afzonderlijke takenlijsten per workflow gebruiken. Als u het aantal items in takenlijsten en geschiedenislijsten beperkt tot maximaal 2.000, wordt de prestatie van de site niet nadelig door de lijsten beïnvloed.

  • Open de pagina Workflow wijzigen.

  • Ga naar de sectie Takenlijst en handhaaf de standaardtakenlijst die wordt weergegeven. U kunt ook de naam van een unieke takenlijst typen die u los van de hoofdtakenlijst bewaart.

    Als u al meerdere takenlijsten hebt gemaakt, ziet u deze in het vak Typ de naam van een takenoverzicht.

    Opmerking: Als er instanties van de workflow actief zijn en u een bijbehorende takenlijst probeert te wijzigen, wordt er een waarschuwing weergegeven.

Naar boven

De geschiedenislijst vaststellen

Als de velden voor opmerkingen en beschrijvingen gevoelige informatie bevatten, kunt u unieke geschiedenislijsten maken. Unieke geschiedenislijsten zijn eveneens praktisch als er door workflows duizenden items worden gegenereerd. In dergelijke situaties is het nuttig om de diverse workflowgeschiedenissen gescheiden te houden.

  1. Open de pagina Workflow wijzigen.

  2. Ga naar de sectie Geschiedenislijst en handhaaf de standaardgeschiedenislijst die wordt weergegeven. U kunt ook de naam van een unieke geschiedenislijst voor deze workflow typen.

Naar boven

De workflowstartopties instellen

Met de functies in de sectie Startopties kunt u bepalen hoe de workflow wordt geactiveerd. De standaardkeuze is Deze workflow mag handmatig worden gestart door een geverifieerde gebruiker met machtigingen voor het bewerken van items. Door deze optie te kiezen kan de gebruiker vervolgens de workflow starten door de optie Workflows te selecteren in het menu dat wordt weergegeven nadat de gebruiker op een exemplaar van het inhoudstype heeft geklikt. Als de gebruiker de optie Workflows selecteert, wordt de pagina Workflows geopend. Vervolgens kan de gebruiker de workflow selecteren in de sectie Nieuwe workflow starten van deze pagina.

Er zijn twee opties voor een automatische start beschikbaar. Deze opties zijn bedoeld voor workflows die moeten worden uitgevoerd om een bepaald beleid te forceren of om andere redenen als gevolg waarvan de workflow verplicht is:

  1. Open de pagina Workflow wijzigen.

  2. Selecteer het machtigingsniveau om het gebruik van de workflow tot bepaalde gemachtigde groepen te beperken:

    • Het standaardmachtigingsniveau is Items bewerken. Dit niveau kan niet worden gewijzigd voor de workflowsjablonen die in combinatie met Office SharePoint Server 2007 worden geleverd. Voor deze sjablonen is namelijk machtigingsniveau Items bewerken of hoger nodig. Het is niet mogelijk een lager machtigingsniveau voor deze sjablonen in te stellen.

    • Als u nog meer beperkingen wilt instellen voor degenen die een workflow kunnen starten, schakelt u het selectievakje Lijsten beheren in.

  3. Selecteer desgewenst een optie voor automatisch starten.

    • Als u wilt dat een bepaalde workflow automatisch wordt gestart zodra er een nieuw item in een lijst of bibliotheek wordt gemaakt en het niet van belang is of de workflow handmatig door een gebruiker wordt gestart, schakelt u het selectievakje Deze workflow starten als een item wordt gemaakt in. U wilt bijvoorbeeld dat een workflow wordt gestart zodra er een item van een bepaald inhoudstype in een bibliotheek of lijst wordt gemaakt.

    • Als u wilt dat een bepaalde workflow automatisch wordt uitgevoerd zodra er een item wordt gewijzigd, schakelt u het selectievakje Deze workflow starten als een item wordt gewijzigd in. Het kan in een workflow voor verloop- en bewaarbeleid bijvoorbeeld nodig zijn dat de verloopdatum wordt gewijzigd zodra het item wordt gewijzigd.

      Opmerking: Het is mogelijk de beide opties voor het automatisch starten van workflows te combineren met de standaardinstelling waarmee workflows handmatig door gebruikers kunnen worden gestart.

Naar boven

Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken

Op de pagina Workflow wijzigen kunt u in de sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken opgeven of in alle inhoudstypen die eigenschappen van dit inhoudstype overnemen, eveneens gebruik moet worden gemaakt van de workflow.

  1. Open de pagina Workflow wijzigen.

  2. Klik in de sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken op Ja als u wilt dat deze workflowinstellingen worden overgenomen door alle inhoudstypen die op basis van dit inhoudstype zijn gemaakt.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×