De workflow Handtekeningen verzamelen gebruiken

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

De workflow Handtekeningen verzamelen stuurt een Microsoft Office-document dat is opgeslagen in een lijst of bibliotheek naar een groep personen om hun digitale handtekeningen te verzamelen. De workflow Handtekeningen verzamelen werkt alleen met Microsoft Office Word 2007- of Microsoft Office Excel 2007-documenten die een of meer Microsoft Office-handtekeningregels bevatten. De workflow Handtekeningen verzamelen is standaard gekoppeld aan het inhoudstype Document en is automatisch beschikbaar in documentbibliotheken voor documenten of werkmappen die Microsoft Office-handtekeningregels bevatten.

In dit artikel

Hoe werkt de werkstroom Handtekeningen verzamelen?

Een werkstroom Handtekeningen verzamelen voor een bibliotheek of inhoudstype toevoegen of wijzigen

Een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen starten in een document of de werkmap

Een werkstroomtaak voor het verzamelen van handtekeningen voltooien

Hoe werkt de workflow Handtekeningen verzamelen?

De workflow Handtekeningen verzamelen ondersteunt een zakelijk proces waarbij een document naar een groep personen wordt verzonden om hun handtekeningen te verzamelen. De workflow Handtekeningen verzamelen maakt het verzamelen van digitale handtekeningen efficiënter door alle menselijke taken binnen het ondertekeningsproces te beheren en te traceren en door het ondertekeningproces vast te leggen nadat dit is voltooid.

De workflow Handtekeningen verzamelen verschilt van andere vooraf gedefinieerde workflows in Microsoft Office SharePoint Server 2007 in die zin dat gebruikers deze workflow moeten starten vanuit het 2007 Microsoft Office-systeem-clientprogramma waarin de ondertekeningstaak wordt uitgevoerd. Deelnemers moeten ook hun ondertekeningstaken voor de workflow Handtekeningen verzamelen voltooien binnen het clientprogramma.

Als u wilt een werkstroom Handtekeningen verzamelen gebruiken, moet u eerst het document of werkblad opslaan naar een SharePoint-bibliotheek waar de specifieke werkstroom Handtekeningen verzamelen die u wilt gebruiken beschikbaar is. Open de Office Word 2007 -document of Office Excel 2007 -werkmap waarin u wilt een of meer handtekeningen verzamelen wilt starten een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen. Als het document of de werkmap niet de Microsoft Office-handtekeninglijnen die u nodig hebt bevat nog, moet u deze invoegen of de werkstroom Handtekeningen verzamelen is alleen beschikbaar voor gebruik. Als u de werkstroom vanuit het clientprogramma wilt, klikt u op de Microsoft Office-knop, klikt u op werkstromenen selecteer vervolgens de werkstroom Handtekeningen verzamelen die u wilt gebruiken. Vul in een werkstroomstartformulier waarin u de namen van de personen die moeten ondertekenen van het document opgeven. De namen van de voorgestelde ondertekenaars die zijn opgegeven in het document of de werkmap wordt automatisch weergegeven in het formulier. U kunt de taken van de handtekening in de volgorde waarin de handtekeningen of ondertekenaars tegelijk toewijzen.

Nadat een workflow is gestart, wijst de server ondertekeningstaken toe aan alle deelnemers. Als e-mailwaarschuwingen zijn ingeschakeld voor de server, stuurt de server ook een e-mailwaarschuwing over hun ondertekeningstaken naar alle deelnemers. Deelnemers kunnen klikken op de knop Deze taak bewerken in de e-mailwaarschuwing om het document dat of de werkmap die moet worden ondertekend te openen en hun ondertekeningstaak te voltooien.

Terwijl de workflow Handtekeningen verzamelen wordt uitgevoerd, kunnen de eigenaar van de workflow (in dit geval de maker van het document) of de deelnemers aan de workflow op de pagina Workflowstatus controleren welke deelnemers hun workflowtaken hebben voltooid. Wanneer de deelnemers aan de workflow hun workflowtaken hebben voltooid, eindigt de workflow en ontvangt de eigenaar van de workflow een e-mailbericht waarin wordt vermeld dat de workflow Handtekeningen verzamelen is voltooid. Dit e-mailbericht bevat de namen van alle personen die het document hebben ondertekend, samen met de namen van de personen die oorspronkelijk zijn aangewezen als voorgestelde ondertekenaars.

Naar boven

De workflow Handtekeningen verzamelen toevoegen of wijzigen voor een bibliotheek of inhoudstype

Voordat de workflow Handtekeningen verzamelen kan worden gebruikt, moet deze worden toegevoegd aan een bibliotheek of inhoudstype, zodat de workflow beschikbaar is voor documenten of items op een specifieke locatie. De workflow Handtekeningen verzamelen is voornamelijk bedoeld voor gebruik in bibliotheken en kan alleen worden gestart voor documenten die worden geopend in Office Word 2007 of Office Excel 2007. Als u een workflow wilt toevoegen aan een bibliotheek of inhoudstype, moet u beschikken over de machtiging Lijsten beheren. In de meeste gevallen zal deze taak worden uitgevoerd door sitebeheerders of personen die specifieke lijsten of bibliotheken beheren.

De beschikbaarheid van de workflow binnen een site varieert, afhankelijk van de locatie waar de workflow is toegevoegd:

  • Als u een workflow rechtstreeks toevoegt aan een bibliotheek, is deze alleen beschikbaar voor documenten in die bibliotheek.

  • Als u een workflow toevoegt aan een lijstinhoudstype (een instantie van een site-inhoudstype die is toegevoegd aan een specifieke bibliotheek), is deze alleen beschikbaar voor items van dat inhoudstype in de bibliotheek waaraan dat inhoudstype is gekoppeld.

  • Als u een workflow toevoegt aan een site-inhoudstype, is die workflow beschikbaar voor items van dat inhoudstype in elke lijst en bibliotheek waaraan een instantie van dat site-inhoudstype is toegevoegd. Als u wilt dat een workflow beschikbaar is voor alle bibliotheken in een siteverzameling voor items van een bepaald inhoudstype, is de meest efficiënte methode hiervoor om die workflow rechtstreeks toe te voegen aan een site-inhoudstype.

De workflow Handtekeningen verzamelen toevoegen of wijzigen voor een bibliotheek of inhoudstype

Als u de workflow Handtekeningen verzamelen wilt toevoegen aan een bibliotheek of inhoudstype, of als u de workflow Handtekeningen verzamelen die al aan een bibliotheek of inhoudstype is gekoppeld wilt wijzigen, voert u dezelfde stappen uit.

  1. Voer een van de volgende stappen uit om de pagina Workflow toevoegen of de pagina Workflow wijzigen te openen voor het inhoudstype waaraan u een workflow wilt toevoegen:

    • Voor een bibliotheek

      1. Open de bibliotheek waaraan u een workflow wilt toevoegen of waarvan u een workflow wilt wijzigen.

        1. Klik op het menu Instellingen menuafbeelding , op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

          In een documentbibliotheek klikt u bijvoorbeeld op Instellingen van documentbibliotheek.

      2. Klik onder Machtigingen en beheer op Werkstroominstellingen.

    • Voor een lijstinhoudstype:

      1. Open de bibliotheek met de instantie van het lijstinhoudstype waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen.

        1. Klik op het menu Instellingen menuafbeelding , op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

          Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

      2. Klik onder Inhoudstypen op de naam van het inhoudstype.

        Opmerking : Als op basis van de instellingen van de bibliotheek meerdere inhoudstypen niet zijn toegestaan, wordt de sectie Inhoudstypen niet weergegeven op de pagina Aanpassen voor de bibliotheek.

      3. Klik onder Instellingen op Workflowinstellingen.

    • Voor een site-inhoudstype:

      1. Klik op de introductiepagina van de siteverzameling op het menu Siteacties Knopafbeelding , wijst u Site-instellingenen klik vervolgens op Alle Site-instellingen wijzigen.

      2. Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

      3. Klik op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen en klik op Workflowinstellingen.

        Als er al workflows zijn toegevoegd aan deze bibliotheek of dit inhoudstype, leidt deze stap u rechtstreeks naar de pagina Workflowinstellingen wijzigen. Vervolgens moet u klikken op Workflow toevoegen om de pagina Workflow toevoegen te openen. Als er geen workflows zijn toegevoegd aan deze bibliotheek of dit inhoudstype, leidt deze stap u meteen naar de pagina Workflow toevoegen.

  2. Klik op de pagina Workflowinstellingen wijzigen op Workflow toevoegen of op de naam van de workflow waarvoor u de instellingen wilt wijzigen.

  3. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Als u een workflow toevoegt, gaat u naar de pagina Workflow toevoegen en klikt u in de sectie Workflow op de workflowsjabloon Handtekeningen verzamelen.

    • Als u de instellingen voor een workflow wijzigt, wijzigt u op de pagina Workflow wijzigen de gewenste instellingen door de volgende stappen uit te voeren.

  4. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor de workflow.

    1. Geef in de sectie Takenlijst de takenlijst op die u in combinatie met deze workflow wilt gebruiken.

      • U kunt de standaardlijst, Taken, gebruiken of een nieuwe lijst maken. Als u de standaardlijst Taken gebruikt, kunnen deelnemers van de workflow hun workflowtaken moeiteloos terugvinden en weergeven via de weergave Mijn taken van de lijst Taken.

      • Als geheime of vertrouwelijke gegevens deel uitmaken van de taken voor deze workflow en u deze niet in de algemene lijst Taken wilt opslaan, maakt u een nieuwe takenlijst.

      • Als in uw organisatie een groot aantal workflows wordt uitgevoerd of als de workflows uit een groot aantal taken bestaan, doet u er goed aan een nieuwe takenlijst te maken. In dit geval kan het verstandig zijn voor elke workflow een takenlijst te maken.

  5. Selecteer in de sectie Geschiedenisoverzicht het geschiedenisoverzicht dat bij deze workflow moet worden gebruikt. Het geschiedenisoverzicht geeft alle gebeurtenissen weer die zich voordoen tijdens elk exemplaar van de workflow.

    U kunt het standaard Geschiedenisoverzicht gebruiken of een nieuw geschiedenisoverzicht maken. Als uw organisatie meerdere workflows heeft, kunt u voor elke workflow een afzonderlijk geschiedenisoverzicht maken.

  6. Geef in de sectie Startopties op hoe, wanneer en door wie een workflow kan worden gestart.

    Notities : 

    • Misschien zijn bepaalde opties niet beschikbaar als deze niet worden ondersteund door de geselecteerde workflowsjabloon.

    • De optie Start deze workflow om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie is alleen beschikbaar als ondersteuning voor primaire als secundaire versies is ingeschakeld voor de bibliotheek en als de geselecteerde workflowsjabloon geschikt is voor het goedkeuren van inhoud.

  7. Als u deze workflow aan een site-inhoudstype toevoegt, geeft u in de sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken op of u deze workflow wilt toevoegen aan alle inhoudstypen die informatie van dit inhoudstype overnemen.

    Opmerking : De sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken wordt op de pagina Workflow toevoegen alleen voor site-inhoudstypen weergegeven.

  8. Klik op OK.

Naar boven

De workflow Handtekeningen verzamelen starten voor een document of item

Voordat u de workflow Handtekeningen verzamelen kunt starten, moet u het document of de werkmap waarvoor u handtekeningen wilt verzamelen opslaan in een SharePoint-bibliotheek waarvoor de workflow Handtekeningen verzamelen beschikbaar is. U moet ten minste over de machtiging Items bewerken beschikken om een workflow te kunnen starten. Sommige workflows vereisen dat u ook over de machtiging Lijsten beheren beschikt om de workflow te kunnen starten voor een document of item.

Opmerking : Als u er zeker van wilt zijn dat de deelnemers aan de werkstroom nadat u een werkstroom hebt gestart, e-mailmeldingen en herinneringen ontvangen omtrent hun werkstroomtaken, vraagt u uw serverbeheerder te controleren of e-mailmeldingen voor uw site zijn ingeschakeld.

  1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de werkbalk Snel starten op de naam van de documentbibliotheek.

    Als de naam van de bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u achtereenvolgens op Alle site-inhoud weergeven en op de naam van de bibliotheek.

  2. Wijs het document of de werkmap waarop u wilt een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen starten, klikt u op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op bewerken in de naam van het programma.

  3. Als het document of de werkmap nog geen handtekeningregels bevat waarop de digitale handtekeningen die u wilt verzamelen terecht moeten komen, kunt u deze nu invoegen.

    Hoe?

    1. Plaats de aanwijzer in het geopende Office Word 2007- of Office Excel 2007-document op de locatie waar u een handtekeningregel wilt toevoegen.

    2. Klik op het tabblad Invoegen in de groep Tekst op de pijl naast Handtekeningregel en klik op Microsoft Office-handtekeningregel.

    3. Typ in het dialoogvensterHandtekening instellen de informatie over degenen die zijn of haar handtekening moet zetten op deze handtekeningregel. Deze informatie wordt direct onder de handtekeningregel in het document weergegeven. Ga op een van de volgende manieren te werk:

      • Typ de naam van de ondertekenaar in het vak Gewenste ondertekenaar.

      • Typ de titel binnen de organisatie van de ondertekenaar (indien beschikbaar) in het vak Titel gewenste ondertekenaar.

      • Typ het e-mailadres van de ondertekenaar (indien beschikbaar) in het vak E-mailadres gewenste ondertekenaar.

    4. Als u de ondertekenaar instructies wilt geven, typt u die instructies in het vak Instructies voor de ondertekenaar. Deze instructies worden weergegeven in het dialoogvenster Ondertekenen dat de ondertekenaar gebruikt om het document te ondertekenen.

    5. Als u de ondertekenaar in staat wilt stellen niet alleen de de handtekening maar ook opmerkingen toe te voegen, schakelt u het selectievakje Ondertekenaar mag opmerkingen toevoegen in het dialoogvenster Ondertekenen in.

    6. Als u de datum wilt weergeven waarop de handtekening is toegevoegd op de handtekeningregel, schakelt u het selectievakje Datum ondertekening tonen op handtekeningregel in.

    7. Klik op OK.

    8. Herhaal stap 1 tot en met 7 als u extra handtekeningregels wilt toevoegen.

  4. Als u nieuwe handtekeningregels toevoegt, klikt u op de knop Microsoft Office-knop en klikt u vervolgens op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.

  5. Als het document is uitgecheckt, moet u ook het document inchecken voordat u de werkstroom start. Als u het document wilt inchecken, klikt u op de Microsoft Office-knop, wijst u Server aan en klikt u op Inchecken.

  6. U kunt de werkstroom starten door eerst op de Microsoft Office-knop en vervolgens op Werkstromen te klikken.

  7. Zoek in het dialoogvenster Workflows de workflow Handtekeningen verzamelen die u wilt gebruiken en klik op Starten.

  8. Typ de namen van de personen die u wilt ondertekenen van het document op de juiste ondertekenaarsregels in het dialoogvenster De naam van de werkstroom of klik op ondertekenaar om personen te selecteren uit Active Directory.

  9. Als u de handtekeningtaken wilt toewijzen in de volgorde waarin de handtekeningregels worden weergegeven, schakelt u het selectievakje Handtekeningen in bovenstaande volgorde vragen in plaats van allemaal tegelijk in.

    Opmerking : Deze optie is alleen beschikbaar als het document meer dan één Microsoft Office-handtekeningregel bevat.

  10. Als u wilt dat andere gebruikers meldingen (geen taaktoewijzingen) ontvangen nadat de workflow is gestart, typt u hun naam op de regel CC of klikt u op CC om personen en groepen in de adreslijstservice te selecteren.

  11. Klik op Start.

Naar boven

Een taak in de workflow Handtekeningen verzamelen voltooien

Als u de workflow Handtekeningen verzamelen wilt voltooien door een handtekening toe te voegen aan een document, moet u uw taak voltooien vanuit Office Word 2007 of Office Excel 2007. U kunt een taak in de workflow Handtekeningen verzamelen echter bewerken op de server en de taak delegeren aan een andere persoon of aangeven dat uw handtekening niet meer is vereist.

Een document ondertekenen om een taak in de workflow Handtekeningen verzamelen te voltooien

  1. Klik in het e-mailbericht voor de taak op de knop Deze taak bewerken en klik op Document openen.

  2. Klik in de berichtenbalk bovenaan in het actieve document op Ondertekenen.

    Notities : 

    • Als de bibliotheek waarin dit document is opgeslagen, vereist dat documenten worden uitgecheckt voordat ze worden bewerkt, moet u mogelijk klikken op Uitchecken in de berichtenbalk voordat u klikt op Ondertekenen.

    • Als uw handtekening is vereist op meer dan één locatie in het document, klikt u op Workflowtaken weergeven in de berichtenbalk. Selecteer een taak in het dialoogvenster Workflowtaken en klik op Openen om te ondertekenen op een specifieke locatie. Herhaal dit voor elke ondertekeningstaak die wordt vermeld.

  3. Voer een van de volgende stappen uit in het dialoogvenster Ondertekenen om uw handtekening toe te voegen aan het document:

    • Als u een versie van uw handtekening in blokletters wilt toevoegen, typt u uw naam in het vak naast het kruisje (X).

    • Als u een afbeelding van uw geschreven handtekening wilt selecteren, klikt u op Afbeelding selecteren. Zoek de locatie van het bestand met de handtekeningafbeelding in het dialoogvenster Handtekeningafbeelding selecteren, selecteer het gewenste bestand en klik op Selecteren.

    • Als u een handgeschreven handtekening wilt toevoegen (alleen voor gebruikers van een tablet-pc), zet u met behulp van de inktfunctie uw handtekening in het vak naast het kruisje (X).

  4. Klik op Ondertekenen in het dialoogvenster Ondertekenen.

Naar boven

Een taak in de workflow Handtekeningen verzamelen op de server bewerken

  1. Ga naar de takenlijst voor de site en selecteer Mijn taken in het menu Weergave om uw workflowtaak te zoeken.

    Opmerking : Als de workflow de standaardtakenlijst niet gebruikt, wordt uw workflowtaak mogelijk niet weergegeven in de takenlijst. Als u uw workflowtaak wilt opsporen, gaat u naar de bibliotheek waarin het workflowitem is opgeslagen. Wijs het gewenste item aan, klik op het weergegeven pijltje en klik vervolgens op Workflows. Klik onder Actieve workflows op de naam van de workflow waarvan u een deelnemer bent. Zoek op de pagina Workflowstatus onder Taken uw workflowtaak.

  2. Wijs de naam aan van de taak die u wilt voltooien, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Item bewerken.

  3. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Als u uw ondertekeningstaak aan een andere persoon wilt toewijzen, typt u de naam van die persoon op de regel Delegeren of klikt u op Delegeren om een persoon te selecteren via de adreslijstservice.

    • Om aan te geven dat de handtekeningregel al is ondertekend of uw handtekening is niet langer, onder taak Update verplicht, schakel het selectievakje deze handtekeningregel is al getekend, of een handtekening is niet meer nodig .

  4. Klik op OK.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×