De workflow Goedkeuren voor bestemming gebruiken

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

De workflow Goedkeuren voor bestemming dient ter ondersteuning van het recordbeheer binnen een organisatie. Het behoud- en verloopproces van documenten wordt door deze workflow beheerd door deelnemers de mogelijkheid te bieden verlopen documenten of items te behouden of te verwijderen.

In dit artikel

Hoe werkt de werkstroom Goedkeuren voor bestemming?

Een werkstroom Goedkeuren voor bestemming voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype toevoegen of wijzigen

Een verloopbeleid voor het gebruik van de werkstroom Goedkeuren voor bestemming configureren

Een werkstroom Goedkeuren voor bestemming starten

Een taak van de werkstroom Goedkeuren voor bestemming voltooien

De workflow Goedkeuren voor bestemming in de praktijk

De workflow Goedkeuren voor bestemming ondersteunt processen voor het beheer van records en documenten. Met deze workflow kunnen organisaties de manier bepalen waarop processen worden beheerd en gevolgd waarmee verlopen of verouderde inhoud wordt geëvalueerd en verwijderd. Gebruikers kunnen de workflow Goedkeuren voor bestemming handmatig voor afzonderlijke documenten of items starten. Het beheer van verlopen inhoud verloopt zo consistent mogelijk als organisaties de workflow Goedkeuren voor bestemming zodanig configureren dat deze wordt uitgevoerd in combinatie met een verloopbeleidsfunctie uit een informatiebeheerbeleid. De workflow wordt dan automatisch gestart zodra documenten of items op een site verlopen. Hoewel de workflow Goedkeuren voor bestemming voor willekeurige lijsten, bibliotheken en inhoudstypen op een Microsoft Office SharePoint Server 2007-site kan worden gebruikt, is deze bij uitstek geschikt voor sites met een recordcentrum. De workflow ondersteunt in die context het recordbeheer en het verloopbeleid voor documenten binnen een organisatie.

Als de workflow Goedkeuren voor bestemming wordt gestart, worden er bijbehorende workflowtaken gemaakt voor specifieke documenten en items in de takenlijst voor de workflow. Deze taken worden niet aan afzonderlijke medewerkers toegewezen, maar in de takenlijst voor de workflow vastgelegd. Gebruikers die gemachtigd zijn deze takenlijsten te openen, zoals recordbeheerders, kunnen naar de gewenste takenlijst gaan en de taken voltooien door de verwijdering van items goed of af te keuren. Omdat er door de workflow Goedkeuren voor bestemming meestal een groot aantal bijbehorende taken wordt gegenereerd (vooral als de workflow automatisch wordt gestart zodra items verlopen), is het mogelijk taken in bulk te voltooien. Op die manier kunnen recordbeheerders of andere gemachtigde gebruikers de verwijdering van een groot aantal items in één stap verwerken.

Naar boven

De workflow Goedkeuren voor bestemming toevoegen of wijzigen voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype

Een workflow kan pas worden gebruikt nadat deze is toegevoegd aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype en zo beschikbaar is geworden voor documenten of items op een bepaalde locatie. Als u een workflow aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype wilt toevoegen, hebt u de machtiging Lijsten beheren nodig. Deze taak wordt meestal uitgevoerd door sitebeheerders of gebruikers die specifieke lijsten of bibliotheken beheren. De beschikbaarheid van een workflow op een site is afhankelijk van de locatie waaraan de workflow is toegevoegd:

  • Als u een workflow rechtstreeks aan een lijst of bibliotheek toevoegt, is de workflow uitsluitend beschikbaar voor items in die lijst of bibliotheek.

  • Als u een workflow aan een lijstinhoudstype toevoegt (een exemplaar van een site-inhoudstype dat aan een bepaalde lijst of bibliotheek is toegevoegd), is de workflow uitsluitend beschikbaar voor items van dat inhoudstype in de lijst of bibliotheek waaraan dat inhoudstype is gekoppeld.

  • Als u een workflow aan een site-inhoudstype toevoegt, is de workflow beschikbaar voor alle items van dat inhoudstype in elke lijst en bibliotheek waaraan een exemplaar van dat site-inhoudstype is toegevoegd. Als u wilt dat een workflow voor alle lijsten of bibliotheken in een siteverzameling voor items van een bepaald inhoudstype beschikbaar is, voegt u de workflow bij voorkeur rechtstreeks aan het gewenste site-inhoudstype toe.

De workflow Goedkeuren voor bestemming toevoegen of wijzigen

Als u de workflow Goedkeuren voor bestemming wilt toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype of als u een workflow Goedkeuren voor bestemming wilt wijzigen die al aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype is gekoppeld, voert u dezelfde stappen uit.

  1. Als u de pagina Workflow toevoegen wilt openen voor de lijst, de bibliotheek of het inhoudstype waaraan u een workflow wilt toevoegen, gaat u op een van de volgende manieren te werk.

Voor een lijst of bibliotheek

  1. Open de lijst of bibliotheek waaraan u een workflow wilt toevoegen.

    1. Klik op het menu Instellingen menuafbeelding , op Lijstinstellingenof klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

      In een documentbibliotheek klikt u bijvoorbeeld op Instellingen van documentbibliotheek.

  2. Klik onder Machtigingen en beheer op Workflowinstellingen.

Voor een lijstinhoudstype

  1. Open de lijst of bibliotheek met het exemplaar van het lijstinhoudstype waaraan u een workflow wilt toevoegen.

    1. Klik op het menu Instellingen menuafbeelding , op Lijstinstellingenof klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

      Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

  2. Klik onder Inhoudstypen op de naam van het inhoudstype waaraan u een workflow wilt toevoegen.

    Opmerking: Als er geen meerdere inhoudstypen zijn ingesteld voor de lijst of bibliotheek, wordt de sectie Inhoudstypen niet weergegeven op de pagina Aanpassen voor de lijst of bibliotheek.

  3. Klik onder Instellingen op Workflowinstellingen.

Voor een site-inhoudstype

  1. Op de sitepagina-verzameling start, klik op het menu Siteacties Knopafbeelding , wijst u Site-instellingenen klik vervolgens op Alle Site-instellingen wijzigen.

  2. Klik onder Grafiektypen op Site-inhoudstypen.

  3. Klik op de naam van het site-inhoudstype waaraan u een workflow wilt toevoegen en klik vervolgens op Workflowinstellingen.

Als er aan deze lijst, deze bibliotheek of dit inhoudstype al workflows zijn toegevoegd, wordt de pagina Workflowinstellingen wijzigen geopend. Klik op Workflow toevoegen om de pagina Workflow toevoegen te openen. Als er aan deze lijst, deze bibliotheek of dit inhoudstype nog geen workflows zijn toegevoegd, wordt de pagina Workflow toevoegen geopend.

  1. Ga op de pagina Workflow toevoegen naar de sectie Workflow en klik op de workflowsjabloon Goedkeuren voor bestemming.

  2. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor de workflow.

  3. Geef in de sectie Takenlijst de takenlijst op die u in combinatie met deze workflow wilt gebruiken.

    Notities: 

    1. U kunt de standaardtakenlijst gebruiken, maar ook zelf een nieuwe lijst maken. Als u de standaardtakenlijst gebruikt, kunnen deelnemers aan de workflow hun workflowtaken in de weergave Mijn taken in de takenlijst eenvoudig zoeken en bekijken.

    2. Maak een nieuwe takenlijst als bij de taken voor deze workflow gevoelige of vertrouwelijke gegevens betrokken zijn die u buiten de algemene takenlijst wilt houden.

    3. Als u een takenlijst voor de workflow Goedkeuren voor bestemming maakt, wordt u geadviseerd alleen gebruikers in de organisatie voor deze takenlijst te machtigen die de vernietiging van items mogen goedkeuren, zoals recordbeheerders.

    4. Maak een nieuwe takenlijst als binnen uw organisatie een groot aantal workflows wordt gebruikt of als de workflows een groot aantal taken omvatten. In dergelijke gevallen wilt u mogelijk voor elke workflow een afzonderlijke takenlijst maken.

  4. Selecteer in de sectie Geschiedenislijst de geschiedenislijst die u in combinatie met deze workflow wilt gebruiken. De geschiedenislijst bevat alle gebeurtenissen die tijdens een bepaalde workflowinstantie hebben plaatsgevonden.

    U kunt de standaardgeschiedenislijst gebruiken, maar ook zelf een nieuwe lijst maken. Als binnen uw organisatie een groot aantal workflows wordt gebruikt, wilt u mogelijk voor elke workflow een afzonderlijke geschiedenislijst maken.

  5. Geef in de sectie Startopties op hoe, wanneer en door wie een workflow kan worden gestart.

    Notities: 

    1. Misschien zijn bepaalde opties niet beschikbaar als deze niet worden ondersteund door de geselecteerde workflowsjabloon.

    2. De optie Start deze workflow om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie is alleen beschikbaar als ondersteuning voor primaire als secundaire versies is ingeschakeld voor de bibliotheek en als de geselecteerde workflowsjabloon geschikt is voor het goedkeuren van inhoud.

  6. Als u deze workflow aan een site-inhoudstype wilt toevoegen, geeft u in de sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken op of u deze workflow wilt toevoegen aan alle inhoudstypen die informatie van dit inhoudstype overnemen.

    Opmerking: De sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken wordt op de pagina Workflow toevoegen alleen weergegeven voor site-inhoudstypen.

  7. Klik op OK.

Naar boven

Het gebruik van de workflow Goedkeuren voor bestemming configureren in een verloopbeleid

Als u wilt dat de workflow Goedkeuren voor bestemming automatisch wordt gestart zodra documenten of items verlopen, moet u voor de gewenste lijsten, bibliotheken of inhoudstypen een verloopbeleid in het informatiebeheerbeleid configureren.

  1. Als u nog niet hebt gedaan, van een werkstroom Goedkeuren voor bestemming toevoegen aan de lijst, bibliotheek of inhoudstype waarvoor u een verloopbeleid configureert.

  2. Als u de pagina Beleidsinstellingen voor informatiebeheer wilt openen voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype, gaat u op een van de volgende manieren te werk:

Voor een lijst of bibliotheek

  1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u een verloopbeleid wilt configureren.

    1. Klik op het menu Instellingen menuafbeelding , op Lijstinstellingenof klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

      Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

  2. Klik onder Machtigingen en beheer op Beleidsinstellingen voor informatiebeheer.

Voor een lijstinhoudstype

  1. Open de lijst of bibliotheek met het exemplaar van het lijstinhoudstype waarvoor u een verloopbeleid wilt configureren.

    1. Klik op het menu Instellingen menuafbeelding , op Lijstinstellingenof klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

      Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

  2. Klik onder Inhoudstypen op de naam van het inhoudstype waaraan u een workflow wilt toevoegen.

    Als meerdere inhoudstypen voor de lijst of de bibliotheek niet zijn toegestaan, wordt de sectie Inhoudstypen niet op de pagina Aanpassen voor de lijst of de bibliotheek weergegeven.

  3. Klik onder Instellingen op Beleidsinstellingen voor informatiebeheer.

Voor een site-inhoudstype

  1. Op de sitepagina-verzameling start, klik op het menu Siteacties Knopafbeelding , wijst u Site-instellingenen klik vervolgens op Alle Site-instellingen wijzigen.

  2. Klik onder Grafiektypen op Site-inhoudstypen.

  3. Klik op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u een verloopbeleid wilt configureren en klik vervolgens op Beleidsinstellingen voor informatiebeheer.

Als u een verloopbeleid voor een lijst of bibliotheek wilt configureren en die lijst of bibliotheek het beheer van meerdere inhoudstypen ondersteunt, selecteert u het inhoudstype waarvoor u een informatiebeheerbeleid wilt opgeven en klikt u op OK.

  1. Klik in de sectie Beleid opgeven op Beleid definiëren.

  2. Klik op OK.

  3. Ga op de pagina Beleid bewerken naar de sectie Naam en administratieve beschrijving en typ een beknopte beschrijving van het beleid dat u maakt.

    Opmerking: U kunt uitsluitend namen opgeven voor beleidsregels voor informatiebeheer die in de lijst Siteverzamelingsbeleid zijn gedefinieerd.

  4. Typ in de sectie Beleidsverklaring een verklaring waarin u voor gebruikers het doel van het beleid toelicht. Deze verklaring wordt weergegeven zodra gebruikers documenten of items openen waarop het beleid van toepassing is. Uit de verklaring moeten de beleidsfuncties blijken die op de inhoud van toepassing zijn of de speciale verwerking die voor de inhoud vereist is. De maximumlengte van een beleidsverklaring is 512 tekens.

  5. Als u een verloopperiode wilt opgeven voor documenten en items die onder dit beleid vallen, klikt u op Verlooptijd inschakelen en geeft u de verloopperiode op met de acties die u bij het verlopen van items wilt laten uitvoeren.

  6. Selecteer een optie voor de verloopperiode om het moment op te geven waarop documenten of items verlopen. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    1. Als u de verloopdatum op basis van een datumeigenschap wilt instellen, klikt u op Een tijdsperiode op basis van de eigenschappen van het item. Selecteer vervolgens de actie voor het document of item, zoals Gemaakt of Gewijzigd, en de hoeveelheid tijd, zoals het aantal dagen, maanden of jaren, die na deze actie moet zijn verstreken voordat het item verloopt.

    2. Als u het verloop met behulp van een workflow of een aangepaste verloopformule wilt definiëren, klikt u op Geprogrammeerd.

  7. Geef onder Als het item verloopt op wat er moet gebeuren nadat het document of item is verlopen. Als u de workflow Goedkeuren voor bestemming voor het document of item wilt starten, klikt u op Start deze workflow en selecteert u de naam van de gewenste workflow.

  8. Klik op OK.

Naar boven

De workflow Goedkeuren voor bestemming starten

Vaak is de workflow Goedkeuren voor bestemming zodanig ingesteld dat deze automatisch wordt gestart zodra items verlopen. Als voor de workflow Goedkeuren voor bestemming is ingesteld dat gebruikers deze handmatig mogen starten, is het mogelijk de workflow rechtstreeks voor documenten of bibliotheken te starten vanuit de bibliotheek of lijst waarin deze is opgeslagen. U kunt een workflow alleen starten als u ten minste over de machtiging Items bewerken beschikt. Voor bepaalde workflows geldt dat u bovendien over de machtiging Lijsten beheren moet beschikken.

  1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de betreffende naam op de balk Snelstarten.

    Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

  2. Wijs de naam aan van het document of item waarvoor u een workflow wilt starten, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Workflows.

  3. Klik onder Nieuwe workflow starten op de naam van de workflow Goedkeuren voor bestemming die u wilt starten.

    De workflow Goedkeuren voor bestemming wordt onmiddellijk gestart, waarna een bijbehorende taak in de takenlijst voor de workflow wordt gemaakt.

Naar boven

De workflowtaak Goedkeuren voor bestemming voltooien

Met de workflow Goedkeuren voor bestemming maakt u bijbehorende taken voor documenten of items. Deze taken worden niet aan bepaalde gebruikers toegewezen, maar vastgelegd in de takenlijst voor de workflow. Gebruikers die gemachtigd zijn deze takenlijst te openen, zoals recordbeheerders, kunnen de taken in de lijst voltooien door de verwijdering van items goed of af te keuren.

Workflowtaken Goedkeuren voor bestemming kunnen zowel afzonderlijk als in bulk worden voltooid. Omdat er door de workflow Goedkeuren voor bestemming meestal een groot aantal bijbehorende taken tegelijkertijd wordt gegenereerd, vindt u het wellicht efficiënt deze in bulk te voltooien.

Eén workflowtaak Goedkeuren voor bestemming voltooien

  1. Open de takenlijst voor de site en zoek de taken Goedkeuren voor bestemming die u wilt voltooien.

    Opmerking: Als de workflow geen gebruik maakt van de standaardtakenlijst, is het mogelijk dat de workflowtaak niet in de takenlijst is opgenomen. Als u uw workflowtaken wilt zoeken, gaat u naar de lijst of de bibliotheek waarin het workflowitem is opgeslagen. Wijs het gewenste item aan, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Workflows. Klik op de pagina Workflowstatus onder Taken op de koppeling naar de takenlijst voor de workflow.

  2. Wijs de naam aan van de taak die u wilt voltooien, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Item bewerken.

  3. Klik op de koppeling naast Deze werkstroomtaak heeft betrekking ophet item dat is ingediend voor voor bestemming.

  4. Voer onder Vernietiging een van de volgende handelingen uit:

    • Als u het item wilt verwijderen, klikt u op Dit item verwijderen en geeft u op of u een kopie van de metagegevens van het item in het controlelogboek wilt bewaren.

    • Als u het item niet wilt verwijderen, klikt u op Dit item niet verwijderen.

  5. Typ onder Opmerkingen eventuele opmerkingen over de actie die u wilt uitvoeren.

  6. Klik op OK.

Naar boven

Meerdere workflowtaken Goedkeuren voor bestemming tegelijkertijd voltooien

  1. Open de takenlijst voor de workflow Goedkeuren voor bestemming waarvoor u meerdere taken tegelijkertijd wilt voltooien.

    Opmerking: Als de workflow geen gebruik maakt van de standaardtakenlijst, is het mogelijk dat de workflowtaak niet in de takenlijst is opgenomen. Als u uw workflowtaken wilt zoeken, gaat u naar de lijst of de bibliotheek waarin het workflowitem is opgeslagen. Wijs het gewenste item aan, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Workflows. Klik op de pagina Workflowstatus onder Taken op de koppeling naar de takenlijst voor de workflow.

  2. In de takenlijst voor de werkstroom, klik op het menu Acties Afbeelding van menu , klikt u op alle taken verwerken.

  3. Selecteer in de sectie Taakselectie in bulk het type taak dat u in bulk wilt bewerken.

  4. Als u met behulp van filters een subset van de taken Goedkeuren voor bestemming in de takenlijst hebt weergegeven, bevestigt u in de sectie Taakgegevens dat u voor de gewenste taken een filterbewerking hebt uitgevoerd.

  5. Klik op OK.

  6. Voer onder Vernietiging een van de volgende handelingen uit:

    • Als u de vernietiging van items wilt goedkeuren, klikt u op Deze items verwijderen. Als u kopieën wilt bewaren van de metagegevens voor deze items, schakelt u het selectievakje Kopieën van de metagegevens in het controlelogboek van de items behouden in.

    • Als u de vernietiging van deze items niet goedkeurt, klikt u op Deze items niet verwijderen.

  7. Typ eventuele opmerkingen over de vernietiging onder Opmerkingen.

  8. Klik op OK.

  9. De pagina bewerking is voltooid wordt gemeld dat de geselecteerde taken zijn gepland voor processsing en u een bevestiging per e-mail ontvangt wanneer de taken die zijn verwerkt. Standaard worden de taken verwerkt elke nacht, hoewel de serverbeheerder kan deze instelling wijzigen. Klik op OK.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×