De workflow Feedback verzamelen gebruiken

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

De workflow Feedback verzamelen stuurt een document of item dat wordt opgeslagen in een lijst of bibliotheek naar een groep personen om hun feedback te verzamelen. De workflow Feedback verzamelen is standaard gekoppeld aan het inhoudstype Document en is automatisch beschikbaar in documentbibliotheken.

In dit artikel

Hoe werkt de werkstroom Feedback verzamelen?

Een werkstroom Feedback verzamelen voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype toevoegen of wijzigen

Een werkstroom voor het verzamelen van Feedback starten op een document of item

Een werkstroomtaak voor het verzamelen van Feedback voltooien

Hoe werkt de workflow Feedback verzamelen?

De workflow Feedback verzamelen ondersteunt zakelijke processen waarbij een document of item naar een groep personen moet worden verzonden om hun feedback te verzamelen. De workflow Feedback verzamelen maakt het zakelijke revisieproces efficiënter door alle menselijke taken binnen dit proces te beheren en te traceren. Nadat de workflow Feedback verzamelen is voltooid, wordt alle feedback van de revisoren samengevoegd voor de eigenaar van de workflow en wordt het revisieproces vastgelegd.

Als er workflows beschikbaar zijn, kunt u rechtstreeks vanuit een document of item in een lijst of bibliotheek een workflow Feedback verzamelen starten. U start een workflow door eerst de gewenste workflow te selecteren. Vervolgens vult u het startformulier van de workflow in door de workflowdeelnemers (revisoren), een vervaldatum en eventuele relevante taakinstructies op te geven. Na het starten van een workflow worden door de server aan alle deelnemers taken toegewezen. Als de optie E-mailwaarschuwing is ingeschakeld voor de server, zendt de server aan alle deelnemers tevens een e-mailbericht over hun specifieke taken. Deelnemers kunnen klikken op een koppeling in deze e-mailwaarschuwing om het document of item dat moet worden gereviseerd, te openen. Deelnemers kunnen rechtstreeks in het document wijzigingen aanbrengen of opmerkingen invoegen. In het taakformulier kunnen ze feedback-opmerkingen typen. Ze kunnen hun revisietaken ook aan iemand anders toewijzen of vragen om een wijziging in het document of item dat moet worden gereviseerd. Deelnemers kunnen hun workflowtaken voltooien vanaf de Microsoft Office SharePoint Server 2007-website of rechtstreeks vanuit bepaalde programma's die deel uitmaken van het 2007 Microsoft Office-systeem. Tijdens de uitvoering van de workflow kunnen de workfloweigenaar of de workflowdeelnemers op de pagina Workflowstatus controleren welke deelnemers hun workflowtaken hebben voltooid. Wanneer de workflowdeelnemers hun taken hebben voltooid, eindigt de workflow en krijgt de workfloweigenaar automatisch bericht dat de workflow is voltooid.

De workflow Feedback verzamelen is standaard gekoppeld aan het inhoudstype Document en daarom automatisch beschikbaar in documentbibliotheken. De standaardworkflow Feedback verzamelen voor documentbibliotheken is een parallelle workflow waarin taken worden toegewezen aan alle deelnemers tegelijk. U kunt deze vooraf gekoppelde versie van de workflow Feedback verzamelen aanpassen aan de specifieke behoeften van uw organisatie of u kunt een volledig nieuwe versie van de workflow Feedback verzamelen toewijzen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype.

Naar boven

De workflow Feedback verzamelen toevoegen of wijzigen voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype

Voordat een workflow kan worden gebruikt, moet deze worden toegevoegd aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype, zodat de workflow beschikbaar is voor documenten of items op een specifieke locatie. Als u een workflow wilt toevoegen aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype, moet u beschikken over de machtiging Lijsten beheren. In de meeste gevallen zal deze taak worden uitgevoerd door sitebeheerders of personen die specifieke lijsten of bibliotheken beheren.

De beschikbaarheid van een werkstroom binnen een site varieert, afhankelijk van de locatie waar de werkstroom is toegevoegd:

  • Als u een werkstroom rechtstreeks aan een lijst of bibliotheek toevoegt, is de werkstroom alleen beschikbaar voor de items in de betreffende lijst of bibliotheek.

  • Als u een workflow aan een lijst-inhoudstype (een exemplaar met een site-inhoudstype dat aan een specifieke lijst of bibliotheek is toegevoegd) toevoegt, is deze alleen beschikbaar voor items van dat type inhoud in de specifieke lijst of bibliotheek waaraan dat inhoudstype is gekoppeld.

  • Als u een workflow toevoegt aan een site-inhoudstype, is die workflow beschikbaar voor alle items met dat inhoudstype in elke lijst en bibliotheek waaraan een exemplaar met dat site-inhoudstype is toegevoegd. Als u wilt dat een workflow beschikbaar is in meerdere lijsten en bibliotheken in een siteverzameling voor items met een specifiek inhoudstype, kunt u dit het beste doen door die workflow rechtstreeks aan de inhoud van een site toe te voegen.

De workflow Feedback verzamelen toevoegen of wijzigen voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype

Als u aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype een workflow Feedback verzamelen wilt toevoegen, of als u wijzigingen wilt aanbrengen in een workflow Feedback verzamelen die al aan een lijst, bibliotheek of inhoudstype is gekoppeld, voert u dezelfde stappen uit.

  1. U kunt de pagina Workflow toevoegen of Workflow wijzigen op een van de volgende manieren openen voor de lijst, de bibliotheek of het inhoudstype waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen:

    • Voor een lijst of bibliotheek:

      1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen.

      2. Klik op het menu Instellingen menuafbeelding , op Lijstinstellingenof klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

        In een documentbibliotheek klikt u bijvoorbeeld op Instellingen van documentbibliotheek.

      3. Klik onder Machtigingen en beheer op Werkstroominstellingen.

    • Voor een lijstinhoudstype:

      1. Open de lijst of bibliotheek die het exemplaar van het lijst-inhoudstype bevat waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen.

      2. Klik op het menu Instellingen menuafbeelding , op Lijstinstellingenof klik op de instellingen voor het type bibliotheek dat u wilt openen.

        Klik bijvoorbeeld in een documentbibliotheek op Instellingen van documentbibliotheek.

      3. Klik onder Inhoudstypen op de naam van het inhoudstype.

        Opmerking : Als de lijst of bibliotheek het gebruik van meerdere inhoudstypen niet toestaat, wordt de sectie Inhoudstypen niet weergegeven op de pagina Aanpassen voor de lijst of bibliotheek.

      4. Klik onder Instellingen op Workflowinstellingen.

    • Voor een site-inhoudstype:

      1. Klik op de introductiepagina van de siteverzameling op het menu Siteacties Knopafbeelding , wijst u Site-instellingenen klik vervolgens op Alle Site-instellingen wijzigen.

      2. Klik onder Galerieën op Site-inhoudstypen.

      3. Klik op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u een workflow wilt toevoegen of wijzigen, en klik vervolgens op Workflowinstellingen.

        Als er al werkstromen aan deze lijst, deze bibliotheek of dit inhoudstype zijn toegevoegd, gaat u in deze stap direct naar de pagina Werkstroominstellingen wijzigen en moet u op Werkstroom toevoegen klikken om naar de pagina Werkstroom toevoegen te gaan. Als er geen werkstromen zijn toegevoegd aan deze lijst, deze bibliotheek of dit inhoudstype, gaat u in deze stap direct naar de pagina Werkstroom toevoegen.

  1. Klik op de pagina Workflowinstellingen wijzigen op Workflow toevoegen of klik op de naam van de workflow waarvoor u de instellingen wilt wijzigen.

  2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Als u een workflow toevoegt, gaat u naar de pagina Workflow toevoegen en klikt u in de sectie Workflow op de workflowsjabloon Feedback verzamelen.

    • Als u de instellingen voor een workflow wijzigt, wijzigt u op de pagina Workflow wijzigen de gewenste instellingen door de volgende stappen uit te voeren.

  3. Typ in de sectie Naam een unieke naam voor de workflow.

    1. Geef in de sectie Takenlijst de takenlijst op die u in combinatie met deze workflow wilt gebruiken.

      • U kunt de standaardlijst, Taken, gebruiken of een nieuwe lijst maken. Als u de standaardlijst Taken gebruikt, kunnen deelnemers van de workflow hun workflowtaken moeiteloos terugvinden en weergeven via de weergave Mijn taken van de lijst Taken.

      • Als geheime of vertrouwelijke gegevens deel uitmaken van de taken voor deze workflow en u deze niet in de algemene lijst Taken wilt opslaan, maakt u een nieuwe takenlijst.

      • Als in uw organisatie een groot aantal workflows wordt uitgevoerd of als de workflows uit een groot aantal taken bestaan, doet u er goed aan een nieuwe takenlijst te maken. In dit geval kan het verstandig zijn voor elke workflow een takenlijst te maken.

  4. Selecteer in de sectie Geschiedenisoverzicht het geschiedenisoverzicht dat bij deze workflow moet worden gebruikt. Het geschiedenisoverzicht geeft alle gebeurtenissen weer die zich voordoen tijdens elk exemplaar van de workflow.

    U kunt het standaard Geschiedenisoverzicht gebruiken of een nieuw geschiedenisoverzicht maken. Als uw organisatie meerdere workflows heeft, kunt u voor elke workflow een afzonderlijk geschiedenisoverzicht maken.

  5. Geef in de sectie Startopties op hoe, wanneer en door wie een workflow kan worden gestart.

    Notities : 

    • Misschien zijn bepaalde opties niet beschikbaar als deze niet worden ondersteund door de geselecteerde workflowsjabloon.

    • De optie Start deze workflow om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie is alleen beschikbaar als ondersteuning voor primaire als secundaire versies is ingeschakeld voor de bibliotheek en als de geselecteerde workflowsjabloon geschikt is voor het goedkeuren van inhoud.

  6. Als u deze workflow aan een site-inhoudstype toevoegt, geeft u in de sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken op of u deze workflow wilt toevoegen aan alle inhoudstypen die informatie van dit inhoudstype overnemen.

    Opmerking : De sectie Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken wordt op de pagina Workflow toevoegen alleen weergegeven voor site-inhoudstypen.

  7. Klik op Volgende.

  8. Geef op de pagina Workflow aanpassen de opties op die u wilt gebruiken voor de standaardwaarden waarmee de workflow wordt gestart, de manier waarop taken worden gecirculeerd en de workflow wordt voltooid, en de acties die plaatsvinden nadat de workflow is voltooid.

    Selecteer de gewenste opties in een of meer van de volgende secties. U bent niet verplicht in elke sectie opties op te geven:

    Werkstroomtaken

    Handeling

    Actie

    Taken aan alle deelnemers tegelijkertijd toewijzen (parallelle workflow)

    Selecteer de optie Alle deelnemers tegelijk (parallel).

    Taken aan telkens één deelnemer tegelijk toewijzen (seriële workflow)

    Als u van de workflow een seriële workflow maakt, moet een deelnemer een taak voltooien voordat de volgende deelnemer een taak ontvangt.

    Selecteer de optie Een deelnemer tegelijk (serieel).

    Workflowdeelnemers toestaan hun taken aan anderen opnieuw toe te wijzen

    Schakel het selectievakje De taak opnieuw toewijzen, aan een andere persoon in

    Workflowdeelnemers toestaan voorafgaand aan de voltooiing van een taak een wijziging aan te vragen voor het goed te keuren document of item

    Schakel het selectievakje Een wijziging aanvragen voordat de taak is voltooid in.

    Standaardwaarden werkstroom starten

    Handeling

    Actie

    Een standaardlijst met deelnemers opgeven voor alle instanties van deze workflow

    Typ de namen van de personen die moeten deelnemen wanneer deze workflow wordt gestart of klik op Revisoren om personen en groepen te selecteren via de adreslijstservice.

    Opmerking : Als u deze workflow als seriële workflow hebt ingesteld, voegt u de naam van de workflowdeelnemers toe in de volgorde waarin u de taken wilt toewijzen.

    Eén taak toewijzen aan groepen

    Schakel het selectievakje Een enkele taak aan elke opgegeven groep toewijzen. (Groepen niet uitbreiden.) in.

    Selecteer deze optie als u workflowdeelnemers in de vorm van groepen wilt opgeven en u slechts één taak aan de groep wilt toewijzen in plaats van afzonderlijke taken aan elk groepslid.

    Gebruikers die de workflow starten, toestaan deelnemers te wijzigen of toe te voegen

    Schakel het selectievakje Wijzigingen in de lijst met deelnemers toestaan nadat deze workflow is gestart in.

    Deze optie is standaard ingeschakeld. Als u niet wilt dat gebruikers die de workflow starten in staat zijn deelnemers te wijzigen of toe te voegen, schakelt u dit selectievakje uit.

    Een standaardbericht opgeven dat voor elke taak wordt weergegeven

    Typ een bericht of instructies in het tekstvak.

    Een einddatum voor parallelle workflows opgeven

    Typ of selecteer een datum onder Einddatum voor taken (parallel).

    De tijd opgeven waarbinnen deelnemers van seriële workflows workflowtaken moeten hebben voltooid

    Typ onder Elke persoon krijgt de volgende hoeveelheid tijd om de taak te voltooien (serieel) een getal en selecteer vervolgens Dag/dagen of Week/weken als oplopende waarde.

    Een lijst met gebruikers opgeven die waarschuwingen (geen taaktoewijzingen) moeten ontvangen nadat de workflow is gestart

    Typ onder Anderen waarschuwen de naam van gebruikers die u wilt waarschuwen of klik op CC om personen en groepen in de adreslijstservice te selecteren.

    De werkstroom

    Handeling

    Actie

    Opgeven dat een parallelle workflow is voltooid zodra een bepaald aantal deelnemers de bijbehorende taken heeft voltooid

    Schakel het selectievakje De volgende taken zijn voltooid in en typ het gewenste getal.

    Opmerking : Deze optie is niet beschikbaar voor seriële workflows.

    Opgeven dat een workflow is voltooid zodra het document of item wordt afgekeurd

    Schakel het selectievakje Document wordt afgekeurd in.

    Opgeven dat een workflow is voltooid zodra het document of item wordt gewijzigd

    Schakel het selectievakje Document wordt gewijzigd in.

    Werkstroomactiviteiten na voltooiing

    Handeling

    Actie

    De goedkeuringsstatus voor een document of item bijwerken nadat de workflow is voltooid

    Schakel het selectievakje De goedkeuringsstatus bijwerken (gebruik deze workflow om goedkeuring van inhoud te beheren) in.

    Selecteer deze optie als u wilt dat deze workflow goedkeuring van inhoud beheert en u tevens het selectievakje Start deze workflow om een primaire versie van een item goed te keuren voor publicatie op de pagina Workflow toevoegen hebt ingeschakeld.

  9. Klik op OK.

Naar boven

De workflow Feedback verzamelen starten voor een document of item

U kunt de workflow Feedback verzamelen voor een document of item handmatig rechtstreeks starten vanuit de lijst of bibliotheek waarin dit document of item is opgeslagen. Welke opties beschikbaar zijn wanneer u de workflow start, hangt af van de manier waarop de workflow is aangepast toen deze aan de lijst, de bibliotheek of het inhoudstype voor het item werd toegevoegd. U moet ten minste over de machtiging Items bewerken beschikken om een workflow te kunnen starten. Sommige workflows vereisen dat u ook over de machtiging Lijsten beheren beschikt om de workflow te kunnen starten voor een document of item.

Opmerking : Als u er zeker van wilt zijn dat de deelnemers aan de werkstroom nadat u een werkstroom hebt gestart, e-mailwaarschuwingen en herinneringen ontvangen omtrent hun werkstroomtaken, vraagt u uw serverbeheerder te controleren of e-mail voor uw site is ingeschakeld.

  1. Als de lijst of bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de betreffende naam op de balk Snelstarten.

    Als de naam van uw lijst of bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw lijst of bibliotheek.

  2. Wijs de naam aan van het document of item waarvoor u een workflow wilt starten, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Workflows.

  3. Klik onder Nieuwe workflow starten op de naam van de workflow Feedback verzamelen die u wilt starten.

  4. Typ de namen van de personen die het document of item moeten reviseren op de regel Revisoren of klik op Revisoren om personen en groepen te selecteren via de adreslijstservice.

    Opmerking : Als u met een seriële workflow werkt, typt of selecteert u de naam van de workflowdeelnemers in de volgorde waarin u de taken wilt toewijzen.

  5. Als u workflowdeelnemers wilt opnemen in de vorm van groepen, schakelt u het selectievakje Een enkele taak aan elke opgegeven groep toewijzen. (Groepen niet uitbreiden.) in als u slechts één taakmelding aan de groep wilt toewijzen in plaats van afzonderlijke meldingen aan elk groepslid.

  6. Als u een bericht of specifieke taakinstructies wilt opnemen, typt u deze informatie in het tekstvak onder Typ een bericht dat u bij uw vraag wilt opnemen.

  7. Als u het moment wilt opgeven waarop een taak moet zijn voltooid, gaat u onder Einddatum op een van de volgende manieren te werk:

    • Voor een seriële workflow typt u een nummer en selecteert u Dag/dagen of Week/weken als tijdsperiode.

    • Typ of selecteer voor een parallelle workflow een datum onder Einddatum voor taken.

    • Als u wilt dat andere gebruikers meldingen (geen taaktoewijzingen) ontvangen nadat de workflow is gestart, typt u hun naam op de regel CC of klikt u op CC om personen en groepen in de adreslijstservice te selecteren.

  8. Klik op Start.

Naar boven

Een taak in de workflow Feedback verzamelen voltooien

Deelnemers aan de workflow Feedback verzamelen kunnen hun workflowtaken voltooien vanuit de lijst of bibliotheek waarin het item of document zich bevindt of rechtstreeks vanuit bepaalde programma's die deel uitmaken van Office 2007-versie. Raadpleeg de Help van het desbetreffende clientprogramma voor informatie over hoe u een workflowtaak voltooit in een clientprogramma.

Een taak in de workflow Feedback verzamelen voltooien op de server

  1. Ga naar de takenlijst voor de site en selecteer Mijn taken in het menu Weergave om uw workflowtaak te zoeken.

    Opmerking : Als de workflow geen gebruik maakt van de standaardtakenlijst, is het mogelijk dat de workflowtaak niet in de takenlijst is opgenomen. Als u uw workflowtaak wilt zoeken, gaat u naar de lijst of de bibliotheek waarin het workflowitem is opgeslagen. Wijs het gewenste item aan, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Workflows. Klik onder Actieve workflows op de naam van de workflow waarvan u een deelnemer bent. Zoek de workflowtaak onder Taken op de pagina Workflowstatus.

  2. Wijs de naam aan van de taak die u wilt voltooien, klik op de pijl die wordt weergegeven en klik vervolgens op Item bewerken.

  3. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Als u de inhoud van het document of item wilt lezen of bekijken, klikt u op de koppeling naar het item die bovenaan op het taakformulier wordt weergegeven.

      Als u opmerkingen toevoegt of rechtstreeks wijzigingen aanbrengt in het document, zorg er dan voor dat u uw wijzigingen opslaat op de server.

    • Als u feedbackopmerkingen wilt sturen naar de eigenaar van de workflow, typt u uw feedback in het daarvoor bestemde tekstvak en klikt u op Feedback verzenden.

    • Als u de revisietaak aan een ander wilt toewijzen, klikt u op Taak opnieuw toewijzen, geeft u op aan wie u de taak wilt toewijzen en klikt u vervolgens op Verzenden.

    • Als u een wijziging van het item wilt aanvragen, klikt u op Wijziging aanvragen, geeft u op aan wie u de wijzigingsaanvraag wilt toewijzen, geeft u informatie over de gevraagde wijziging en klikt u vervolgens op Verzenden.

      Opmerking : Afhankelijk van de manier waarop de werkstroom is aangepast toen deze werd toegevoegd aan de lijst, de bibliotheek of het type inhoud, zijn de opties voor het opnieuw toewijzen van de taak of het aanvragen van een wijziging wellicht niet beschikbaar.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×