De werkstromen van SharePoint

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Werkstromen van SharePoint zijn vooraf geprogrammeerde minitoepassingen waarmee allerlei bedrijfsprocessen kunnen worden gestroomlijnd en geautomatiseerd , variërend van het verzamelen van handtekeningen, feedback of goedkeuringen voor een plan of document tot het volgen van de actuele status van een routineprocedure. Werkstromen van SharePoint zijn bedoeld om tijd en moeite te besparen, en om consistentie en efficiency te bieden voor taken die u regelmatig uitvoert.

Vergelijking van een handmatig proces met een geautomatiseerde werkstroom

Dit artikel gaat over de vooraf geprogrammeerde werkstromen die deel uitmaken van SharePoint 2010, waarvoor u opties selecteert in een koppelingsformulier wanneer u hiervan versies toevoegt voor gebruik in lijsten, bibliotheken en hele siteverzamelingen.

Het is ook mogelijk om uitgebreidere aanpassingen van dergelijke opgenomen werkstromen te maken, en zelfs uw eigen, geheel nieuwe aangepaste werkstromen te maken, met behulp van SharePoint Designer en andere toepassingen. Voor meer informatie over die processen, raadpleegt u het artikel Inleiding tot het ontwerpen en aanpassen van werkstromen.

Ondertussen vindt u in dit artikel meer informatie over de complete set inbegrepen werkstromen.

Als u liever direct doorgaat naar gedetailleerde instructies voor een specifieke werkstroom, vindt u koppelingen hiervoor in de sectie Volgende stappen, waar u via een link in de volgende inhoudsopgave kunt komen.

Wat wilt u weten?

Wat is een SharePoint-werkstroom?

Welke processen kan ik automatiseren met een SharePoint-werkstroom?

Goedkeuring (een document of item rondsturen voor goedkeuring of afkeuring)

Feedback verzamelen (een document of item rondsturen voor feedback)

Handtekeningen verzamelen (een document, werkmap of formulier rondsturen voor een digitale handtekening)

Goedkeuren voor bestemming (vervaldatum voor documenten en het bewaarbeleid beheren)

Drie statuswaarden (een probleem, project of taak volgen door drie statuswaarden of fasen)

Wie kan een SharePoint-werkstroom toevoegen en starten?

Hoe kan ik een SharePoint-werkstroom toevoegen en uitvoeren?

Kan ik zelf aangepaste SharePoint-werkstromen maken?

Volgende stappen

Wat is een SharePoint-werkstroom?

U weet waarschijnlijk wel wat een stroomdiagram is. Dat is een grafische voorstelling van een proces, met instructies over wat er bij elke stap gebeurt.

Werkstroomproces

Een SharePoint-werkstroom is te vergelijken met een geautomatiseerd stroomdiagram en zorgt ervoor dat standaardwerkprocessen veel sneller, efficiënter en beter kunnen worden uitgevoerd.

Kijk bijvoorbeeld eens naar het goedkeuringsproces voor documenten in de afbeelding. Als u dit proces handmatig moet uitvoeren, betekent dit dat u heel veel zaken moet controleren en bijhouden, documenten moet doorsturen en herinneringen moet verzenden. Daar komt bij dat al deze taken door u of door een of meer van uw collega's moeten worden uitgevoerd. Dat is dus heel veel extra werk en (wat misschien nog vervelender is) u moet steeds uw andere werkzaamheden onderbreken.

Wanneer u echter de werkstroom voor documentgoedkeuring van SharePoint gebruikt om dit proces tot een goed einde te brengen, worden al die taken automatisch uitgevoerd door de werkstroom. Als iemand te laat is met het afronden van een taak, of als er sprake is van een ander probleem, genereren de meeste standaardwerkstromen een melding om u te waarschuwen. Niemand in de groep hoeft een proces proactief te bewaken. Ook dit aspect van processen is namelijk volledig geïntegreerd in de SharePoint-werkstromen.

Daarbij komt dat het uitvoeren van een SharePoint-werkstroom makkelijk in te stellen is. U kiest het gewenste type werkstroom, stelt de opties in die het beste werken in uw situatie en de rest gaat vanzelf. Uiteraard kunt u een geactiveerde werkstroom op ieder moment annuleren of beëindigen.

Naar boven

Welke processen kan ik automatiseren met een SharePoint-werkstroom?

De standaardwerkstromen van SharePoint zijn in feite sjablonen. U voegt met behulp van een startformulier een versie van de werkstroom toe voor een lijst of bibliotheek, of voor een complete siteverzameling. In het formulier kunt u de opties en selecties kiezen voor deze specifieke versie. Zo kunt u aangeven welke personen taken krijgen toegewezen, wat de deadlines zijn voor taken, hoe de werkstroom kan worden gestart en door wie, en welke instructies moeten worden opgenomen in de taakmeldingen.

SharePoint 2010 biedt vijf vooraf geprogrammeerde typen werkstromen

Opmerking :  Bij SharePoint Server 2010 en bij SharePoint Online voor Office 365 voor ondernemingen zijn alle vijf de volgende werkstroomtypen inbegrepen. Bij SharePoint Online voor Office 365 voor professionals en kleine bedrijven is echter alleen het type werkstroom met drie statuswaarden inbegrepen.

Goedkeuring (een document of item rondsturen voor goedkeuring of afkeuring)

vinkje Een goedkeuringswerkstroom stuurt een document of ander item door naar aangewezen personen om te laten goedkeuren of afkeuren.

U kunt een goedkeuringswerkstroom ook gebruiken om de goedkeuring van inhoud in een lijst of bibliotheek te beheren.

Zie Alles over goedkeuringswerkstromen voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies.

(Er is ook een ander, vergelijkbaar type werkstroom voor gebruik in de webpublicatiesites: de werkstroom voor publicatiegoedkeuring.)

Feedback verzamelen (een document of item rondsturen voor feedback)

de werkstroom feedback verzamelen Een werkstroom voor feedbackverzameling stuurt een document of ander item door naar aangewezen personen voor feedback.

Met de werkstroom Feedback verzamelen wordt alle feedback van de deelnemers voor de eigenaar van de werkstroom geconsolideerd en het revisieproces vastgelegd.

Raadpleeg het artikel Alles over werkstromen voor het verzamelen van feedback voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies.

Handtekeningen verzamelen (een document, werkmap of formulier rondsturen voor een digitale handtekening)

De werkstroom Handtekeningen verzamelen De werkstroom Handtekeningen verzamelen kunt u een Microsoft Office-document rondsturen naar een specifieke groep mensen voor hun digitale handtekeningen.

Houd er rekening mee dat de werkstroom Handtekeningen verzamelen alleen werkt met Word-documenten, Excel-werkmappen en InfoPath-formulieren.

Raadpleeg het artikel Alles over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies.

Goedkeuren voor bestemming (vervaldatum voor documenten en het bewaarbeleid beheren)

De werkstroom Goedkeuren voor bestemming De werkstroom Goedkeuren voor bestemming dient ter ondersteuning van het recordbeheer binnen een organisatie. Het behoud- en verloopproces van documenten wordt door deze werkstroom beheerd door deelnemers de mogelijkheid te bieden verlopen documenten of items te behouden of te verwijderen.

Als de werkstroom Goedkeuren voor bestemming wordt gestart, worden er bijbehorende werkstroomtaken gemaakt voor specifieke documenten en items in de takenlijst voor de werkstroom. Omdat er door de werkstroom Goedkeuren voor bestemming meestal een groot aantal taken wordt gegenereerd (vooral als de werkstroom automatisch wordt gestart zodra items verlopen), is het mogelijk taken in bulk te voltooien. Op die manier kunnen recordbeheerders of andere gemachtigde gebruikers de verwijdering van een groot aantal items in één stap verwerken.

U kunt uw werkstroom Goedkeuren voor bestemming configureren om te functioneren in samenwerking met de beleidsfunctie Verlooptijd van een beleid voor informatiebeheer, zodat de werkstroom automatisch wordt gestart wanneer een document of item op een site verloopt.

Zie De werkstroom Goedkeuren voor bestemming gebruiken voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies.

Drie statuswaarden (een probleem, project of taak volgen door drie statuswaarden of fasen)

De werkstroom Drie statuswaarden De werkstroom met drie statuswaarden is ontworpen om de status van een lijstitem bij te houden in drie etappes. Deze functie kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beheren waarvoor grote hoeveelheden onderwerpen of items moeten worden bijgehouden, zoals problemen bij klantenondersteuning, sales leads of projecttaken.

Bij elke overgang tussen de status wijst de werkstroom een taak toe aan een persoon en krijgt deze persoon een e-mailwaarschuwing over de taak. Wanneer deze taak is voltooid, werkt de werkstroom de status van het item bij en gaat door naar de volgende status. De werkstroom met drie statuswaarden is ontworpen voor gebruik met de lijstsjabloon Plan van aanpak, maar deze kan worden gebruikt met elke lijst die een keuzekolom met drie of meer waarden bevat.

Zie het artikel Een werkstroom met drie statuswaarden gebruiken voor meer informatie en voor stapsgewijze instructies.

Naar boven

Wie kan een SharePoint-werkstroom toevoegen en starten?

U kunt een werkstroom toevoegen of starten als u beschikt over de juiste machtiging voor de lijst, bibliotheek of siteverzameling waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd:

  • Een werkstroom toevoegen   U moet standaard beschikken over de machtiging Lijsten beheren om een werkstroom te kunnen toevoegen. (De groep Eigenaren beschikt standaard over de machtiging Lijsten beheren. De groep Leden en de groep Bezoekers beschikken niet over deze machtiging.)

  • Een werkstroom starten    De standaardinstelling is eveneens dat u moet beschikken over de machtiging Items bewerken om een werkstroom te starten die al is toegevoegd. (De groep Leden en de groep Eigenaren beschikken standaard over de machtiging Items bewerken, de groep Bezoekers niet.)
    De eigenaar van een werkstroom kan deze ook zo configureren dat de werkstroom alleen kan worden gestart door leden van de groep Eigenaren.

Naar boven

Hoe kan ik een SharePoint-werkstroom toevoegen en uitvoeren?

In het volgende schema ziet u een overzicht van de basistrajecten voor het plannen, toevoegen, uitvoeren en aanpassen van een SharePoint-werkstroom. De afzonderlijke stappen worden apart beschreven.

Werkstroomproces

Plannen Het is belangrijk dat u weet welke opties u wilt gebruiken en welke gegevens u nodig hebt wanneer u het startformulier gaat invullen om uw versie van de werkstroom toe te voegen.

  • Meer informatie    Hier leest u welke van de inbegrepen werkstroomtypen de door u gewenste taak uitvoeren.

  • Toevoegen    Vul het startformulier in om uw versie van de werkstroom toe te voegen voor een lijst, bibliotheek of siteverzameling.

  • Starten    Start de nieuwe werkstroom, handmatig of automatisch, voor een document of ander item in een lijst of bibliotheek. (Als u de werkstroom handmatig start, kunt u bepaalde instellingen van de werkstroom die u eerder hebt opgegeven nog wijzigen op een beknopte variant van het startformulier.) Als de werkstroom daadwerkelijk is gestart, worden er taken gemaakt, meldingen verstuurd, en worden acties en gebeurtenissen bijgehouden.

  • Bewaken    Als de werkstroom actief is, kunt u de pagina Werkstroomstatus raadplegen om te zien welke taken voltooid zijn en welke andere acties zijn uitgevoerd. U kunt de pagina ook gebruiken om actuele en toekomstige taken eventueel aan te passen of om deze uitvoering van de werkstroom te annuleren of te beëindigen.

  • Controleren    Als de uitvoering is voltooid, kunt u de geschiedenis bekijken op de pagina Werkstroomstatus. Via deze statuspagina kunt u ook statistische rapporten genereren over de algemene prestaties van deze werkstroom.

  • Wijzigen    Als de werkstroom niet op de gewenste manier verloopt, kunt u het oorspronkelijke koppelingsformulier openen waarmee u de werkstroom hebt toegevoegd en daar wijzigingen doorvoeren.

Naar boven

Kan ik zelf aangepaste SharePoint-werkstromen maken?

Als u meer flexibiliteit wilt met een ingebouwde werkstroom, kunt u deze verder aanpassen met een programma zoals SharePoint Designer. U kunt ook helemaal zelf een nieuwe werkstroom samenstellen.

Met de Workflow Designer kunt u regels maken waarmee voorwaarden en acties worden gekoppeld aan items in Microsoft SharePoint-lijsten en -bibliotheken. Wijzigingen in items in lijsten of bibliotheken hebben acties in de werkstroom tot gevolg.

U kunt bijvoorbeeld een werkstroom ontwerpen waarmee een goedkeuringswerkstroom wordt gestart als de kosten van een item hoger zijn dan een bepaald bedrag.

U kunt ook een werkstroom definiëren voor een groep gerelateerde documenten. Als uw werkstroom bijvoorbeeld is gekoppeld aan een documentbibliotheek of wordt gefilterd op het inhoudstype Document, verschijnt de groep contextuele acties Documentenset. Een documentenset is een nieuwe functie in SharePoint Server 2010, die het mogelijk maakt om een groep documenten als één eenheid te verwerken. Dit betekent dat een werkstroomactie voor een documentenset wordt uitgevoerd voor alle items in die documentenset.

Zie Inleiding tot het ontwerpen en aanpassen van werkstromen voor meer informatie.

Naar boven

Volgende stappen

In de volgende artikelen kunt u meer gedetailleerde instructies vinden over het werken met de inbegrepen werkstroomtypen:

En als u geïnteresseerd bent in het aanbrengen van extra aanpassingen aan een van de inbegrepen typen basiswerkstromen (meer dan wat u kunt doen met behulp van het koppelingsformulier), of als u uw eigen geheel nieuwe werkstroom wilt maken, raadpleegt u het artikel Inleiding tot het ontwerpen en aanpassen van werkstromen.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×