De tien belangrijkste redenen om Access te gebruiken met Excel

Als u een Office-product gebruikt, kunt u Excel gebruiken of wilt u Access gebruiken voor het beheren van uw tabelgegevens? Een onderliggend artikel over het beheren van uw gegevens met Access of Excel, bespreken de voordelen van elk product en wat ze aan de tabel overbrengen. Maar waarom kiest u een of meer van de ene of een andere? Als u uw gegevens opslaat in Access en daarmee verbinding maakt vanuit Excel, krijgt u de voordelen van beide. Hier volgen de tien redenen waarom Excel en Access samen zeer duidelijk maken.

Hoewel Excel geen database is, wordt deze veel gebruikt om gegevens op te slaan en wordt vaak gebruikt om eenvoudige databaseproblemen op te lossen. Excel is echter wel een database met onbewerkte bestanden, geen relationele database. Wanneer eenvoudige tabellen moeten worden omgezet in meerdere tabellen met gerelateerde gegevens, is Access de eerste keuze voor IT-medewerkers die snel een databasetoepassing kunnen maken. Access heeft altijd een geweldig ' data aanvoer-blok ' voor het verzamelen en samenvoegen van ongelijksoortige gegevens in de hele onderneming, waarvan de deel uitmaakt in Excel-werkmappen. Wanneer uw gegevens in Access zijn opgenomen, kunt u meer tabellen toevoegen en eraan deelnemen, query's maken (of weergaven van uw gegevens), de gegevens structureren en gegevenstypen definiëren om gegevensintegriteit te helpen voor de integriteit, het delen en bijwerken van gegevens onder veel gebruikers en het maken van krachtige rapporten en formulieren.

In tegenstelling tot de eenvoudige spreadsheetindeling van Excel is Access verschillend ingedeeld met verschillende verwante objecten die u eerst kunnen zien. U hoeft geen expert te zijn om Access te gebruiken. Access is ontworpen voor alle soorten gebruikers en u kunt de app alleen gebruiken als u dat wilt.

U krijgt weer toegang tot een laag voor één keer.

Toegang tot lagen

1. Gebruik de toegang op drie manieren: als gebruiker van de gebruiker, een Power gebruiker of een ontwikkelaar.

2. tabellen, query's, formulieren en rapporten worden op elkaar gebouwd en vormen een toepassing van de kern van een databasetoepassing.

3. af en toe-gebruikers hebben wizards, eigenschaps Builders, de gebruikersinterface van Office Fluent, en Excel-like-functies waarmee u snel een taak kunt uitvoeren.

4. voor ervaren gebruikers beschikt u over macro's, het eigenschappenvenster, expressies en hulpmiddelen voor databases om meer te weten te komen en meer uit te voeren.

5. ontwikkelaars kunnen werken met modules en VBA-code ontwikkelen om aangepaste databaseoplossingen te maken en runtimetoepassingen te implementeren.

excel-gegevens kopiëren naar access

Een goede manier om aan de slag te gaan met het kopiëren van gegevens uit Excel naar Access. U kunt een Access-tabel maken en deze weergeven in de gegevensbladweergave, die sterk lijkt op een Excel-werkblad. U kunt veelgebruikte taken voor het maken van tabellen uitvoeren, zoals het definiëren van een gegevenstype, een veld naam of een nieuw veld, rechtstreeks in de gegevensbladweergave. Als u bijvoorbeeld in een leeg veld een datum opgeeft, wordt het gegevenstype Datum/tijd voor dat veld ingesteld. Als u tekst invoert, zoals een naam, wordt het gegevenstype tekst op het veld toegepast. Als u een veld wilt verplaatsen, klikt u erop en sleept u het naar de gewenste plaats.

Wanneer u gegevens uit Excel kopieert en in Access plakt, moet u zelfs eerst eerst een tabel maken of een tabel openen in de gegevensbladweergave. U wordt automatisch gevraagd of uw gegevens kopteksten bevatten, wat betekent dat het juiste gegevenstype wordt gebruikt, en er wordt een Access-tabel gemaakt. Het is niet eenvoudiger.

Zie een leeg gegevensblad openenvoor meer informatie.

excel-gegevens aan access koppelen

Een van de eenvoudigste manieren om te profiteren van de voordelen van Excel en Access is door een Excel-werkblad te koppelen aan een Access-tabel. Gebruik een koppeling van Access wanneer u van plan bent om de gegevens in Excel te behouden, maar ook regelmatige werking van enkele van de vele functies van Access, zoals rapporten en query's. U kunt gegevens uit Access koppelen en niet vanuit Excel.

Access ondersteunt twee fundamentele verschillende manieren voor het maken van databasetabellen. Gebruikers kunnen nieuwe systeemeigen tabellen maken voor het opslaan van gegevens in een Access-database of ze kunnen koppelingen maken met bestaande gegevens buiten de Access-database. Gegevens in gekoppelde tabellen worden op tal van manieren weergegeven, net als interne tabellen. Met de wizard Koppelingsbeheer kunt u het Excel-werkblad of een andere gegevensbron bijhouden, zoeken en bijwerken als het item wordt verplaatst en de koppeling wordt verbroken.

Wanneer u een Excel-werkblad of een benoemd bereik koppelt, wordt in Access een nieuwe tabel gemaakt die is gekoppeld aan de Excel-gegevens. Als u gegevens wilt toevoegen, bewerken of verwijderen, brengt u de wijzigingen aan in Excel en vernieuwt u de gegevens in de Access-tabel (of opnieuw). U kunt de inhoud van de tabel echter niet bewerken in Access. Wanneer uw gegevens aan Excel zijn gekoppeld, kunt u rapporten, query's en alleen-lezen formulieren maken in Access.

Zie gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een Excel-werkmapvoor meer informatie.

gegevens importeren van Excel in Access

Als u het gegevens snoer knipt, kunt u de gegevens naar Excel verplaatsen door de gegevens te importeren in Access. Houd er rekening mee dat het importeren van Word twee verschillende betekenissen heeft tussen Excel en Access. Wanneer u in Excel importeert (of verbinding maken), maakt u een permanente verbinding met gegevens die kunnen worden vernieuwd. Wanneer u in Access importeert, brengt u de gegevens in Access eenmaal aan, maar zonder een permanente dataverbinding. Wanneer u gegevens importeert, worden de gegevens in Access opgeslagen in een nieuwe of bestaande tabel zonder dat u de gegevens in Excel wijzigt. In Access kunt u alle werkbladen in een Excel-werkmap in één bewerking importeren.

De wizard importeren begeleidt u bij de importstappen en helpt u belangrijke beslissingen te nemen over het wijzigen van gegevenstypen en toevoegen van kopteksten. Als u problemen ondervindt bij het importeren van de gegevens, wordt u in Access gewaarschuwd en worden de fouten in een tabel opgeslagen, zodat u deze snel kunt vinden en corrigeren. Het kan zijn dat er een alfanumerieke postcode in de kolom die u dachte uitvalt in een kolom die u eerder hebt genummerd, of dat er een dubbele ID voor een primaire-sleutelveld is gevonden. U kunt de wijzigingen in de Excel-werkmap aanbrengen en de gegevens opnieuw importeren of de wijzigingen aanbrengen in de nieuwe Access-tabel. Wanneer u de bewerking hebt voltooid, kunt u de gebruikte stappen opslaan en zelfs een Outlook-taak maken om u eraan te herinneren wanneer u de importbewerking regelmatig wilt uitvoeren.

Nadat de gegevens zijn geïmporteerd, is dit nu de standaardnaam voor Access en kunt u gegevensbladen en formulieren gebruiken om de gegevens toe te voegen, te bewerken en te verwijderen. Nadat u de gegevens hebt geïmporteerd, kunt u bepalen of u de gegevens uit Excel wilt verwijderen. Meestal is het verstandig om maar één locatie voor het bijwerken van de gegevens te hebben.

Opmerking: Bij het importeren van gegevens uit Excel in Access worden geen formules geïmporteerd, maar alleen de resultaten van die formules.

Zie voor meer informatie:

verbinding maken om gegevens te openen vanuit Excel

U kunt ook Access-gegevens opnieuw verbinden met Excel. Als u dit wilt doen, maakt u een verbinding in Excel, vaak opgeslagen in een Office Data Connection-bestand (. ODC), naar de Access-database en haalt u alle gegevens op uit een tabel of query. Nadat u verbinding hebt gemaakt met de gegevens, kunt u uw Excel-werkmappen ook automatisch vernieuwen (of bijwerken) vanuit de oorspronkelijke Access-database wanneer de database wordt bijgewerkt met nieuwe informatie.

Zie voor meer informatie:

Werknemersrapport in tabelindeling

Wanneer uw gegevens in Access voorkomen, kunt u gebruikmaken van de Marvelous-matrix van rapporten maken en aanpassen. Wilt u een rapport maken met slechts een paar muisklikken? Gebruik de wizard rapport. Wilt u de rapportindeling in realtime ontwerpen en wijzigen met Live gegevens, blokken met gegevens verplaatsen en het formaat ervan wijzigen, velden toevoegen of verwijderen en direct de wijzigingen zien terwijl u deze maakt. De indelingsweergave gebruiken Wilt u met het rapport werken om Live gegevens te doorzoeken, filteren en sorteren? De rapportweergave gebruiken. Wilt u opdrachtknoppen, paginanummers, afbeeldingen, hyperlinks en professioneel uitziende stijlen toevoegen? Gebruik de vele wizards voor besturingselementen en galerieën in de groepen besturingselementen en indeling op het tabblad ontwerpen op het lint. Met Access kunt u eenvoudig eenvoudige rapporten, groepen en samenvattingsrapporten, adresetiketten, grafische rapporten en subrapporten maken.

Wanneer het rapport is gemaakt, gebruikt u Access om het rapport elektronisch te distribueren. U kunt bijvoorbeeld het rapport verzenden met behulp van een e-mailbericht of het rapport opslaan in verschillende indelingen, zoals een Access-momentopname of een PDF-bestand, om dit toe te voegen aan een webpagina of SharePoint-site.

Zie voor meer informatie:

voorbeeldformulier

Wanneer uw gegevens in Access zijn, kunt u profiteren van de vele functies voor het maken en aanpassen van formulieren. Wilt u een formulier maken met slechts een paar muisklikken? Gebruik de wizard formulier. Wilt u de formulierindeling in realtime ontwerpen en wijzigen met Live gegevens, blokken met gegevens verplaatsen en het formaat ervan wijzigen, velden toevoegen of verwijderen en direct de wijzigingen zien terwijl u deze maakt. De indelingsweergave gebruiken Wilt u opdrachtknoppen, keuzelijsten, keuzelijsten met invoervak, optie groepen, afbeeldingen, invoermaskers, grafieken, hyperlinks en professioneel uitziende stijlen toevoegen? Gebruik de vele wizards voor besturingselementen en galerieën in de groepen besturingselementen en indeling op het tabblad ontwerpen op het lint. Met Access kunt u eenvoudig eenvoudige formulieren maken, formulieren met tabbladen, permanente formulieren, pop-upformulieren, modale dialoogvensters en subformulieren.

In Access kunt u eenvoudig een gesplitst formulier maken, waarin een gesynchroniseerde gegevensblad en formulierweergave worden weergegeven, zodat u optimaal gebruik kunt maken van beide. Als u een fraaier formulier hebt gemaakt, kunt u eenvoudig de gegevens achter het formulier schuiven, filteren en zelfs doorzoeken met behulp van de standaardnavigatie knoppen en het zoekvak onder aan het formulier.

Gesplitst formulier

Zie voor meer informatie:

AutoFilter

Welk product u gebruikt, u filtert gegevens om te werken met een subset van gegevens, en u sorteert de gegevens om ze precies zoals u wilt. In Access kunnen Excel-gebruikersgegevens in een gegevensbladweergave filteren en sorteren zonder dat ze de nieuwe gebruikersinterface opnieuw hoeven te leren kennen. De pictogrammen, opdrachten, opdrachten, criteria en dialoogvensters zijn vergelijkbaar, ongeacht of u werkt met tekst, getallen, datums of lege waarden. U kunt zelfs de filters opslaan en sorteren samen met de gegevensbladweergave.

U kunt een query maken in Access en weet niet wat SQL-functies zijn. Met vier query wizards kunt u eenvoudige query's maken, dubbele waarden zoeken, niet-gerelateerde records zoeken en kruistabelquery's maken. U hoeft zelfs geen query te maken. u kunt gewoon de gegevens filteren en sorteren op de manier waarop u de gegevens wilt weergeven en deze met een gegevensblad opslaan.

Criteria voor Land/regio

Zie voor meer informatie:

Eerste pagina van wizard Adresetiketten

Nu uw gezin is geteeld, is uw lijst met feestdagen plotseling groter en hoeft u nog veel meer verjaardagen en speciale verjaardagen bij te houden. Geen probleem. U kunt een Access-tabel of-query gebruiken als gegevensbron voor Afdruk samenvoegen en een bewerking voor Afdruk samenvoegen uitvoeren met de wizard Afdruk samenvoegen van Word, voor brieven, kaarten, e-mailberichten en enveloppen. Als u alleen adresetiketten wilt maken, gebruikt u de wizard Adresetiketten in Access om de etiketten te maken en af te drukken vanuit een rapport dat u maakt. U kunt zelfs automatisch een streepjescode toevoegen die overeenkomt met elk klantadres.

Zie voor meer informatie:

Access en Excel bieden opdrachten om verbinding te maken met gegevens in SharePoint-lijsten. Excel biedt een alleen-lezen-verbinding (één richting) voor gekoppelde SharePoint-lijsten. in Access kunt u in de gekoppelde SharePoint-lijsten gegevens lezen en schrijven (twee richtings). Access en SharePoint-lijsten zijn zeer geschikt. Access-en SharePoint-gegevenstypen, zoals tekst met opmaak, alleen toevoegen (voor de ondersteuning van de revisiegeschiedenis in een memoveld), bijlagen, AutoNummering, zoekopdrachten en velden met meerdere waarden, maakt u voor soepele integratie en weinig, indien van toepassing, gegevens inconsistent.

Nadat u de gegevens van de SharePoint-lijst hebt gekoppeld aan een Access-database, kunt u de SharePoint-lijstgegevens in een lokale Access-database zelfs offline halen, met de gegevens lokaal werken en opnieuw verbinding maken met de SharePoint-site om de wijzigingen te uploaden. Eventuele tegenstrijdige gegevenswijzigingen door andere gebruikers worden afgehandeld door een wizard voor conflictoplossing. De formulieren en rapporten die u hebt gemaakt in Access, zijn gebaseerd op dezelfde gegevens, maar gekoppeld aan SharePoint-lijsten.

Excel biedt de volgende integratiepunten met SharePoint Server.

Op gegevens gerichte integratiepunten van Excel

1. Voer een eenmalige import van Excel-werkbladgegevens in een SharePoint-lijst uit of exporteer Excel-werkbladgegevens naar een SharePoint-lijst om een permanente gegevensverbinding in één richting tot stand te brengen.

2. Gebruik deze permanente gegevensverbinding in één richting om gegevens in een Excel-werkblad te vernieuwen vanuit de SharePoint-lijst.

3. een Excel-werkmap publiceren in Excel Services en gegevens weergeven en bewerken met behulp van het webonderdeel Excel Web Access op een pagina met webonderdelen.

4. gegevens importeren in een Excel-werkmap vanaf OLAP-servers, SQL Server-en Access-databases, en platte bestanden.

Access biedt de volgende integratiepunten met SharePoint Server.

1. Een eenmalige import of export van gegevens uitvoeren tussen Access-weergaven en een SharePoint-lijst.

2. Koppel gegevens tussen Access-tabellen en een SharePoint-lijst door een permanente eenrichtings verbinding te maken. (Bijgewerkte lijstgegevens kunnen worden weergegeven in een Access-tabel; bijgewerkte gegevens in Access-tabellen kunnen worden weergegeven in een lijst.)

3. Lijstgegevens offline plaatsen, bijwerken in Access, terug online plaatsen, updates synchroniseren en conflicten oplossen.

4. Lijstgegevens weergeven en bewerken in Access-gegevensblad, formulier en rapportweergave.

Zie voor meer informatie:

U kunt geavanceerde bureaubladdatabase toepassingen maken zonder dat u één regel met VBA-code hoeft te schrijven. Elk Access-object heeft een uitgebreide set met eigenschappen en gebeurtenissen die gemakkelijk toegankelijk zijn vanuit een eigenschappenvenster, zodat u de oplossing kunt aanpassen. Elk object bevat uitgebreide ontwerpers waarmee alle functies worden weergegeven die voor u beschikbaar zijn. Extra databasesjablonen zijn beschikbaar op Office Online. Met veld-en tabelsjablonen kunt u snel nieuwe tabellen maken en aanpassen. U kunt zelf een nieuwe database ontwerpen met ingebouwde ontwerpfuncties voor databases.

In Access-macro's wordt een declaratieve omgeving gebruikt waarvoor geen VBA-code is geschreven, zodat u geen ontwikkelaar hoeft te zijn. Elke macroactie voert een taak uit, zoals het openen van een formulier, het uitvoeren van een query, het zoeken van records of het weergeven van een bericht. U kunt macro's insluiten in elke gebeurtenis van een rapport, formulier of besturingselement. De meeste macro's bevatten argumenten, en u kunt hieraan voorwaardelijke logica toevoegen om ze te laten weten wat u wilt. U kunt zelfs variabelen definiëren en foutcontrole uitvoeren zonder VBA-code te schrijven.

Ontwerp een prototype en voer dit uit op de IT-afdeling. Maak een oplossing voor uw team wanneer deze spoed nodig heeft en voer de oplossing uit op een Shoestring met een BMR-medewerkers. Houd tickets voor een bedrijfs feestje bij, houd de houdbaarheid van producten van de productie of druk Tags voor het accepteren van onderdelen af. Taken, kwesties en producten bijhouden in teamprojecten. Maak een database met Verkooppijplijn om potentiële verkopen in een kleine groep verkoopmedewerkers te volgen.

Meer informatie

Naar boven

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×