De regels voor Afdruk samenvoegen instellen

De regels voor Afdruk samenvoegen instellen

Meer informatie over regels voor afdruk samenvoegen en bekijken hoe de regels kunnen worden gebruikt door uw organisatie. Als u een brief of e-mail schrijft aan al uw klanten en, afhankelijk van verschillende waarden in bepaalde velden van uw gegevensbron, verschillende gegevens wilt opnemen, kunt u een regel instellen.

Stel bijvoorbeeld dat u een brief hebt opgesteld met informatie over een evenement dat wereldwijd op drie verschillende geografische locaties zal worden gehouden. U hebt de brief gemaakt met behulp van de optie Afdruk samenvoegen starten op het tabblad Verzendlijsten in Word, maar als u het document controleert, ontdekt u dat er niet alleen terugkerende inhoud is, maar ook dat bepaalde inhoud moet worden aangepast op basis van de locatie van de gebeurtenis. In een dergelijke situatie kunt u Regels in de groep Velden beschrijven en invoegen gebruiken voor verschillende omstandigheden.

Regels gebruiken

Door regels toe te voegen aan een samenvoegdocument kunt u het werkstroomproces efficiënter en flexibeler maken. Met regels is het niet nodig om meerdere documenten te genereren, maar kunt u inhoud instellen die snel kan worden gewijzigd.

U kunt regels toevoegen terwijl u de samenvoegbewerking instelt.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Regels.

    De groep Velden beschrijven en invoegen op het tabblad Verzendlijsten in Word

  2. Kies een beschikbare regel.

    De vervolgkeuzelijst Regels die wordt geopend op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen

U kunt pas regels toevoegen als u het samenvoegproces hebt gestart. Voor meer informatie over het instellen van een veld, kiest u het pictogram ? in het dialoogvenster voor de gekozen regel. U kunt ook zoeken naar de naam van het veld in de Word Help.

Tip: Als u wilt schakelen tussen het weergeven en verbergen van veldcodes, drukt u op ALT+F9.

Veld

Beschrijving

Voorbeeld en methode

Vraag

Gebruik deze regel om een vraag naar dezelfde gegevens op meer dan één locatie in een document te herhalen. Het antwoord op de vraag wordt weergegeven in het samengevoegde document.

In het dialoogvenster Word-veld invoegen: Vraag bevindt zich een selectievakje Eenmaal vragen. Schakel het selectievakje in als u wilt dat als u wilt dat de vraag alleen aan het begin van de uiteindelijke samenvoegbewerking verschijnt. Schakel het selectievakje uit (de standaardinstelling) als u wilt dat de vraag wordt weergeven voor elke record.

Zie Ask voor meer informatie.

Er is een afscheidsfeestje georganiseerd voor een pensioengerechtigde werknemer die vele jaren de producten van uw organisatie heeft verkocht. Via e-mail wordt een uitnodiging verzonden aan personen binnen en buiten de organisatie, met de vraag of ze naar het feest komen.

In het dialoogvenster Word-veld invoegen: Vraag in het vak Bladwijzer typt u Uitnodiging.

In het vak Aanwijzing typt u Komt u naar het afscheidsfeest?

In het vak Standaardtekst voor bladwijzer typt u Ja.

Klik op OK als u klaar bent.

Invullen

Gebruik het veld Invullen wanneer u een vraag stelt. Het veld Invullen bevindt zich net zoals het veld Vraag meerdere keren in een document.

In het dialoogvenster Word-veld invoegen: Invullen bevindt zich een selectievakje Eenmaal vragen. Schakel het selectievakje in als u wilt dat het antwoord geldt voor elke record die wordt samengevoegd. Schakel het selectievakje uit (de standaardinstelling) als u wilt worden geraadpleegd voor elke record.

Zie Fill-in voor meer informatie.

Uw organisatie is sponsor van een medische keuring. Aan elke werknemer wordt een vertrouwelijk aanmeldingsformulier verzonden. In dit formulier wordt gevraagd naar gegevens zoals leeftijd, lengte en gewicht.

In het dialoogvenster Word-veld invoegen: Invullen in het vak Aanwijzing typt u Hoe oud bent u?

Klik op OK als u klaar bent.

Als Dan Anders

Gebruik deze regel voor het definiëren van een voorwaarde waaraan moet worden voldaan. Als aan de gedefinieerde voorwaarde is voldaan, wordt specifieke informatie verstrekt. Als niet aan de gedefinieerde voorwaarde is voldaan, wordt andere informatie verstrekt.

Zie If voor meer informatie.

U houdt een grote lidmaatschapsdatabase bij voor een liefdadigheidsinstelling. Leden ontvangen verschillende aankondigingen over komende campagnes voor fondsenwerving op basis van hun geografische locatie.

In het dialoogvenster Word-veld invoegen: ALS in de vervolgkeuzelijst Veldnaam kiest u de kolomnaam voor de locatie in uw gegevensbron (doorgaans een Excel-spreadsheet).

Kies Is gelijk is aan in de vervolgkeuzelijst Vergelijking.

Typ in het vak Vergelijken met de tekst: Zuid-Amerika. Typ in het vak Deze tekst invoegen de inhoud die wordt ingevoegd als aan de vergelijking is voldaan. Als niet aan de vergelijking is voldaan, wordt de inhoud die is opgegeven in het vak Anders deze tekst invoegen toegevoegd.

Klik op OK als u klaar bent.

Recordnummer

Gebruik deze regel om het daadwerkelijke recordnummer vast te leggen in de gegevensbron en op te nemen in het samengevoegde document. Het nummer weerspiegelt de sortering of filtering die u voorafgaand aan de samenvoegbewerking hebt toegepast in de gegevensbron.

Zie MergeRec voor meer informatie.

Gebruik een MergeRec-veld naast een PrintDate-veld om unieke factuurnummers te maken.

Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Regels en selecteer vervolgens Recordnummer.

Samenvoegreeks

Gebruik deze optie wanneer u een telling wilt van de records in het samengevoegde document.

Zie MergeSeq voor meer informatie.

U hebt een reeks standaardbrieven samengevoegd en in de laatste record wordt het totaal aantal brieven weergegeven. U kunt dit totaal gebruiken om de verzendkosten te berekenen.

Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Regels en selecteer vervolgens Samenvoegreeks.

Volgende record

Gebruik deze optie om de volgende gegevensrecord in het huidige document in te voegen zonder een nieuw document te starten.

Zie Next voor meer informatie.

Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Regels en selecteer Volgende record.

Volgende record als

Gebruik deze regel om twee waarden te vergelijken. Een overeenkomst tussen de inhoud van het gegevensveld en de waarde bepaalt of de volgende record moet worden samengevoegd in het huidige document of in een nieuw document.

Zie NextIf voor meer informatie.

Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Regels en selecteer Volgende record als.

Kies in de lijst Veldnaam de naam van het samenvoegveld, bijvoorbeeld Plaats.

Kies de gewenste operator in de lijst Vergelijking. Als u bijvoorbeeld alleen ontvangers in een bepaalde plaats wilt weergeven, kiest u Gelijk aan.

Typ in het vak Vergelijken met de waarde die u wilt gebruiken. Als u bijvoorbeeld alleen ontvangers in Tokio wilt weergeven, typt u Tokio.

Bladwijzer instellen

Gebruik deze regel om de naam van een bladwijzer aan een specifieke waarde te koppelen. Een bladwijzer kan op verschillende locaties in een document worden geplaatst. Wanneer u een bladwijzer in een document invoegt, wordt de aan de bladwijzer gekoppelde waarde weergegeven.

Zie Set voor meer informatie.

Uw organisatie is bezig met het voorbereiden van een openbare versie van een overzicht van de milieuwerkzaamheden die in een bepaald gebied zullen worden uitgevoerd. Projectmanagers hebben een voorlopige projecttitel, maar waarschuwen dat deze nog kan worden gewijzigd. U kunt nu het beste een bladwijzer toevoegen. Als de titel verandert, hoeft u alleen de bladwijzer te wijzigen en niet elke verwijzing naar de titel.

In het dialoogvenster Word-veld invoegen: In het dialoogvenster Instellen in het vak Bladwijzer typt u Projectnaam.

In het blok Waarde typt u Groot onderhoud bungalowpark.

Klik op OK als u klaar bent.

Record overslaan als

Gebruik deze regel om de inhoud van een gegevensveld te vergelijken met een waarde en de huidige gegevensrecord niet op te nemen als de vergelijking waar is.

Zie SkipIf voor meer informatie.

U hebt een kledingzaak en stelt vast dat u een voorraadoverschot hebt van een bepaald T-shirt, echter niet in de meest gangbare maat. Wanneer u een reclamefolder voorbereidt om de deur uit te doen, wilt u klanten met een bepaalde maat uitsluiten.

In het dialoogvenster Word-veld invoegen: Record overslaan als in de vervolgkeuzelijst Veldnaam kiest u de kolomnaam Maat in uw gegevensbron (doorgaans een Excel-spreadsheet).

Kies Is gelijk is aan in de vervolgkeuzelijst Vergelijking.

Typ in het vak Vergelijken met de tekst XL. Klik op OK als u klaar bent. Klanten die een T-shirt in de maat XL dragen, ontvangen geen reclamefolder.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×