De records met de jongste of oudste datums zoeken

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u een top-waardenquery kunt gebruiken om de meest recente of vroegste datum in een set met records te vinden. De gegevens die met dit type query als resultaat worden gegeven, kunt u gebruiken om antwoorden te vinden op allerlei vragen die spelen in uw bedrijf, zoals wanneer een klant voor het laatst een order heeft geplaatst.

Wat wilt u doen?

Top-waardenquery's gebruiken in combinatie met datums

De meest recente of vroegste datum vinden

De laatste of vroegste datum vinden voor records in categorieën of groepen

De meest recente datum en de vroegste datum vinden

Top-waardenquery's gebruiken in combinatie met datums

U gebruikt een top-waardenquery wanneer u records wilt zoeken met de laatste of vroegste datum in een tabel of groep met records. Vervolgens kunt u de gegevens gebruiken om een antwoord te krijgen op diverse vragen die in het bedrijf spelen, zoals:

  • Wanneer heeft een werknemer voor het laatst iets verkocht? Aan de hand van het antwoord kunt bepalen welke werknemer het meest of het minst productief is.

  • Wanneer heeft een klant voor het laatst een order geplaatst? Als een klant al een tijdje geen order meer heeft geplaatst, kunt u overwegen de klant naar de lijst met inactieve klanten te verplaatsen.

  • Welke werknemer is het eerst jarig, of wanneer zijn de volgende n verjaardagen?

Regels voor het maken en gebruiken van top-waardenquery's

U kunt een top-waardenquery maken door eerst een selectiequery te maken. Afhankelijk van de gewenste resultaten, kunt u een sorteervolgorde op de query toepassen of de query omzetten in een totalenquery. Als u de query omzet, gebruikt u vervolgens een statistische functie, zoals Max of Min om de hoogste of de laagste waarde als resultaat te geven, of Eerste of Laatste om de vroegste of laatste datum als resultaat te geven. U gebruikt totalenquery's en statistische functies alleen wanneer u gegevens wilt vinden die zich in een set met groepen of categorieën bevinden. Stel dat u de verkoopcijfers voor een bepaalde datum nodig hebt voor elke plaats waarin uw bedrijf actief is. De plaatsen worden in dit geval categorieën (u moet de gegevens per plaats zoeken), zodat u een totalenquery kunt gebruiken.

Vergeet niet dat uw query's (ongedacht het querytype) velden moeten gebruiken die beschrijvende gegevens bevatten, zoals klantnamen, en ook een veld met de datumwaarden die u wilt vinden. Daarnaast moeten de datumwaarden zijn opgenomen in veld waarvoor het gegevenstype Datum/tijd is ingesteld. De query's die in dit artikel worden beschreven, mislukken als u deze uitvoert voor datumwaarden in een tekstveld. Als u een totalenquery wilt gebruiken, moeten de gegevensvelden bovendien categoriegegevens bevatten, zoals een plaats of het veld Land/regio.

Kiezen tussen een top-waardenquery en een filter

Ga als volgt te werk om te bepalen of u een top-waardenquery moet maken of beter een filter kunt toepassen:

  • Als u de records met de meest recente of laatste datum in een veld wilt opvragen en u de exacte datumwaarden niet kent of deze niet van belang zijn, maakt u een top-waardenquery.

  • Als u alle records wilt opvragen geven waarvan de datum gelijk is aan, eerder is dan of later is dan een specifieke datum, gebruikt u een filter. Als u bijvoorbeeld de datums voor verkopen tussen april en juli wilt weergeven, past u een filter toe. In dit onderwerp vindt u geen uitgebreide beschrijving van het gebruik van filters.

    Zie voor meer informatie over het maken en gebruiken van filters Filter: het aantal records in een weergave beperken.

Naar boven

De meest recente of vroegste datum vinden

In deze sectie wordt uitgelegd hoe u een eenvoudige top-waardenquery kunt maken waarin gebruik wordt gemaakt van een sorteervolgorde, plus een geavanceerdere query waarin gebruik wordt gemaakt van expressies en andere criteria. In de eerste sectie ziet u de basisstappen voor het maken van een top-waardenquery en in de tweede sectie wordt uitgelegd hoe u de volgende verjaardagen van werknemers kunt vinden door criteria toe te voegen. Voor de stappen worden de gegevens in de volgende voorbeeldtabel gebruikt.

Achternaam

Voornaam

Adres

Plaats

Land/regio

Geboortedatum

Datum in dienst

Barendse

Jan

Hoofdstraat 1

Utrecht

NL

05-02-1968

10-06-1994

Helder

Wim

Dapperstraat 52

Rotterdam

NL

22-05-1957

22-11-1996

Pieter

Goffert

Langestraat 86

Zwolle

NL

11-11-1960

11-03-2000

Bagel

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

Londen

VK

22-03-1964

22-06-1998

Price

Julian

Calle Smith 2

Mexico-Stad

Mexico

05-06-1972

05-01-2002

Heimans

Christine

Breestraat 43

Zwolle

NL

23-01-1970

23-04-1999

Ridder, de

Steven

Rijksstraatweg 67

Tilburg

NL

14-04-1964

14-10-2004

Berkhout

Daphne

Draaiweg 80

Pijnacker

NL

29-10-1959

29-03-1997

Als u wilt, kunt u deze voorbeeldgegevens handmatig in een nieuwe tabel invoeren. U kunt deze voorbeeldtabel ook naar een spreadsheetprogramma (bijvoorbeeld Microsoft Office Excel 2007) kopiëren en in Access het resulterende werkblad in een tabel importeren.

Laat zien hoe dit werkt

De voorbeeldgegevens handmatig invoeren

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op Tabel.

    In Access wordt een nieuwe, lege tabel aan de database toegevoegd.

    Opmerking: U hoeft deze stap niet uit te voeren als u een nieuwe, lege database opent, maar wel wanneer u een tabel aan een database wilt toevoegen.

  2. Dubbelklik in de eerste cel van de veldnamenrij en voer de naam van het veld in de voorbeeldtabel in.

    Lege velden in de veldnamenrij worden in Access standaard aangegeven met de tekst Nieuw veld toevoegen, zoals in:

    Een nieuw veld in een gegevensblad

  3. Gebruik de pijltoetsen om naar de volgende lege cel in de veldnamenrij te gaan en typ daar de tweede veldnaam (u kunt ook op de tabtoets drukken of in de nieuwe cel dubbelklikken). Herhaal deze stap tot u alle veldnamen hebt ingevoerd.

  4. Voer de gegevens in de voorbeeldtabel in.

    Terwijl u de gegevens invoert, wordt aan elk veld een gegevenstype toegekend. Voor wie nooit eerder met relationele databases heeft gewerkt: u moet voor elk veld in een tabel een specifiek gegevenstype instellen, bijvoorbeeld Getal, Tekst of Datum/tijd. Het instellen van gegevenstypen dient om de nauwkeurigheid van de gegevensinvoer te waarborgen en fouten te voorkomen, zoals het invoeren van een telefoonnummer in een berekening. Voor deze voorbeeldtabellen kunt u het gegevenstype door Access laten toewijzen.

  5. Klik op Opslaan wanneer u alle gegevens hebt ingevoerd.

    Sneltoets Druk op Ctrl+S.

    Het dialoogvenster Opslaan als wordt weergeven.

  6. Voer in het vak Tabelnaam de naam van de voorbeeldtabel in en klik op OK.

    U gebruikt de naam van de voorbeeldtabellen omdat deze namen ook worden gebruikt in de query's in de volgende stappen.

  7. Herhaal deze stappen tot u alle voorbeeldtabellen hebt gemaakt die aan het begin van deze sectie worden beschreven.

De tabel naar het spreadsheetprogramma kopiëren

  1. Start het spreadsheetprogramma en maak een nieuw, leeg bestand. Als u Excel gebruikt, wordt standaard een nieuwe, lege werkmap gemaakt.

  2. Kopieer de voorbeeldtabel uit de vorige sectie en plak de tabel in het eerste werkblad. Begin bij de eerste cel.

  3. Klik met de rechtermuisknop op de bladtab, klik op Naam wijzigen en geef het werkblad de naam Werknemers.

  4. Sla het spreadsheetbestand op een handige locatie op en ga door met de volgende stappen.

De tabel in Access importeren

  1. In een nieuwe of bestaande database:

    Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren op Excel.

    -of-

    Klik op Meer en selecteer een spreadsheetprogramma in de lijst.

    Het dialoogvenster Externe gegevens ophalen - Programmanaam-werkblad wordt geopend.

  2. Klik op Bladeren, open het spreadsheetbestand dat u in de vorige stappen hebt gemaakt en klik vervolgens op OK.

    De wizard Werkblad importeren wordt gestart.

  3. In de wizard wordt standaard het eerste werkblad in de werkmap geselecteerd (als u de stappen in de vorige sectie hebt gevolgd, is dit het werkblad Werknemers) en de gegevens uit het werkblad worden weergegeven in het onderste gedeelte van het scherm. Klik op Volgende.

  4. Klik op Kolomkoppen in eerste rij en klik op Volgende.

  5. U kunt desgewenst de tekstvakken en lijsten onder Veldopties gebruiken om veldnamen en gegevenstypen te wijzigen, of om velden over te slaan tijdens het importeren. Klik anders op Volgende.

    Als u de bovenstaande voorbeeldtabel gebruikt, hoeft u op dit moment geen wijzigingen aan te brengen.

  6. Laat het selectievakje Primaire sleutel van Access gebruiken ingeschakeld en klik op Volgende.

  7. In Access wordt standaard de naam van het werkblad op de nieuwe tabel toegepast. Accepteer de naam of geef een andere naam op en klik op Voltooien.

Opmerking: Als u geen spreadsheetprogramma gebruikt, kunt u de voorbeeldgegevens kopiëren naar een teksteditor, zoals Kladblok. Zie het artikel Gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens in een tekstbestand voor meer informatie over het importeren van tekstgegevens.

Een eenvoudige top-waardenquery maken

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Overige op Queryontwerp .

    Het dialoogvenster Tabel weergeven wordt weergegeven.

  2. Klik in het dialoogvenster op de tabel die u in de query wilt gebruiken, klik op Toevoegen om de tabel in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie te plaatsen en klik vervolgens op Sluiten.

    -of-

    Dubbelklik op de tabel en klik vervolgens op Sluiten.

    Als u de voorbeeldgegevens gebruikt, voegt u de tabel Werknemers toe aan de query.

  3. Voeg de velden die u in de query wilt gebruiken aan het ontwerpraster toe. U kunt op elk veld dubbelklikken of elk veld slepen en in een lege cel in de rij Veld neerzetten.

    Als u de voorbeeldtabel gebruikt, voegt u de velden Voornaam, Achternaam en Geboortedatum toe.

  4. In het veld dat de hoogste of laagste waarden bevat (het veld Geboortedatum als u de voorbeeldtabel gebruikt) klikt u op de rij Sorteren en selecteert u Oplopend of Aflopend.

    Als u het veld in aflopende volgorde sorteert, wordt de meest recente datum als resultaat gegeven en als u op oplopende waarde sorteert, wordt de vroegste datum als resultaat gegeven.

    Belangrijk: Stel in de rij Sorteren alleen een waarde in voor de velden die de datums bevatten. Als u een sorteervolgorde voor een ander veld opgeeft, retourneert de query niet de gewenste resultaten.

  5. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep in Hulpmiddelen op de pijl-omlaag naast Alles (de lijst Top-waarden) en voer het aantal records in dat u wilt weergeven of selecteer een optie in de lijst.

  6. Klik op Uitvoeren Knopafbeelding om de query uit te voeren en de resultaten weer te geven in de gegevensbladweergave.

  7. Sla de query op en houd deze geopend voor gebruik in de volgende stappen.

U kunt zien dat met dit type top-waardenquery eenvoudige vragen kunnen worden beantwoord, zoals wie de oudste of jongste persoon in het bedrijf is. Aan de hand van de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u expressies en andere criteria kunt gebruiken om de query krachtiger en flexibeler te maken. Met de criteria in de volgende stap worden de komende drie verjaardagen van werknemers als resultaat gegeven.

Criteria toevoegen aan de query

Opmerking: Voor deze stappen wordt ervan uitgegaan dat u de query gebruikt die in de vorige sectie is beschreven.

  1. Open de query die u in de vorige stappen hebt gemaakt en schakel over naar de ontwerpweergave.

  2. Kopieer de volgende expressie en plak deze in het queryontwerpraster in de kolom rechts van de kolom Geboortedatum (u kunt de expressie ook typen): Expr1: DatePart("m",[Geboortedatum]). Klik vervolgens op Uitvoeren.

    Met de functie DatePart wordt het maandgedeelte van het veld Geboortedatum opgehaald.

  3. Schakel over naar de ontwerpmodus.

  4. Plak of typ deze expressie rechts van uw eerste expressie: Expr2: DatePart("d",[Geboortedatum]). Klik vervolgens op Uitvoeren.

    In dit geval wordt met de functie DatePart het datumgedeelte van het veld Geboortedatum opgehaald.

  5. Schakel over naar de ontwerpmodus.

  6. Schakel de selectievakjes in de rij Weergeven uit voor beide expressies die u zojuist hebt ingevoerd, klik op de rij Sorteren voor elke expressie en selecteer vervolgens Oplopend.

  7. Klik op Uitvoeren.

  8. Desgewenst kunt u een criterium opgeven om het bereik van de query te beperken. In dat geval worden alleen de records gesorteerd die voldoen aan het criterium en worden binnen de gesorteerde lijst de hoogste of laagste veldwaarden opgehaald.

    Als u wilt doorgaan met de voorbeeldgegevens, schakelt u over naar de ontwerpweergave. Typ de volgende expressie in de rij Criteria van de kolom Geboortedatum:

    Month([Geboortedatum]) > Month(Date()) Or Month([Geboortedatum])= Month(Date()) And Day([Geboortedatum])>Day(Date())

    Met deze expressie gebeurt het volgende: Deze expressie heeft het volgende resultaat: het gedeelte Month([Geboortedatum]) > Month(Date()) van de expressie controleert of de geboortemaand van de werknemers valt in een maand die nog moet komen en als dit het geval is, worden die records in de query opgenomen. Het gedeelte Month([Geboortedatum])= Month(Date()) And Day([Geboortedatum])>Day(Date()) van de expressie controleert of de geboortedatum in de huidige maand op of na de huidige dag vallen. Als dit het geval is, worden die records in het queryresultaat opgenomen. Kort samengevat: deze expressie zorgt er dus voor dat de records met een geboortedatum tussen 1 januari en de datum waarop u de query uitvoert, worden genegeerd.

    Zie Voorbeelden van querycriteria voor meer voorbeelden van querycriteriaexpressies.

  9. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep in Hulpmiddelen op de pijl-omlaag naast Alles (de lijst Top-waarden) en voer het aantal records in dat u wilt weergeven of selecteer een optie in de lijst.

    Als u de volgende drie verjaardagen wilt weergeven, klikt u op 3.

  10. Klik op Uitvoeren Knopafbeelding om de query uit te voeren en de resultaten weer te geven in de gegevensbladweergave.

Als uw query meer records oplevert dan verwacht

Als uw gegevens records bevatten die een datumwaarde gemeen hebben, is het mogelijk dat de top-waardenquery meer gegevens als resultaat geeft dan u zou verwachten. U kunt bijvoorbeeld een top-waardenquery ontwerpen die drie werknemersrecords als resultaat moet geven, maar u ziet er uiteindelijk vier, omdat 'Borsboom' en 'Wolthuis' op dezelfde dag jarig zijn, zoals u in de volgende tabel kunt zien.

Achternaam

Geboortedatum

Kregel

26-9-1968

Schoonen

2-10-1970

Wolthuis

15-10-1965

Borsboom

15-10-1969

Als uw query minder records oplevert dan verwacht

Stel dat u een query ontwerpt die de records met de vijf hoogste of laagste waarden in een veld als resultaat moet geven, maar u ziet slechts drie van de records. Meestal lost u een dergelijk probleem op door de query te openen in de ontwerpweergave en de rij Criteria in het ontwerpraster te controleren op criteria die te beperkend zijn.

Zie het artikel Voorbeelden van querycriteria voor meer informatie over criteria.

Het resultaat bevat dubbele records

Als een top-waardenquery dubbele waarden als resultaat geeft, bevatten de onderliggende tabellen dubbele records, of lijken de records duplicaten te zijn omdat de query geen velden bevat waarmee de records van elkaar kunnen worden onderscheiden. In de volgende tabel worden de resultaten weergegeven van een query die de vijf meest recent verzonden orders als resultaat geeft, samen met de naam van de verkoopmedewerker die de transactie heeft verwerkt.

Leverdatum

Verkoper

12-11-2004

Lopes

12-11-2004

Spel

12-10-2004

Jobse

12-10-2004

Jobse

12-10-2004

Lopes

De derde en vierde record lijken duplicaten te zijn, maar het is mogelijk dat de verkoopmedewerker Jobse twee verschillende orders heeft verwerkt die op dezelfde dag zijn geleverd.

Afhankelijk van uw wensen, kunt u op twee manieren voorkomen dat er dubbele records worden geretourneerd. U kunt velden aan de query toevoegen waarmee de records van elkaar worden onderscheiden, bijvoorbeeld de velden Order-id en Klantnummer. Of als u het voldoende vindt om slechts één van de dubbele records te zien, kunt u alleen de afwijkende records weergeven door de eigenschap Unieke waarden van de query in te stellen op Ja. U stelt deze eigenschap in door in de ontwerpweergave van de query met de rechtermuisknop op een willekeurige plaats in het lege gebied in het bovenste gedeelte van de ontwerpfunctie voor query's te klikken en vervolgens Eigenschappen in het snelmenu te kiezen. Zoek in het eigenschappenvenster voor de query de eigenschap Unieke waarden en stel deze in op Ja.

Zie Dubbele gegevens vinden, verbergen of verwijderen voor meer informatie over het omgaan met dubbele records.

Naar boven

De laatste of vroegste datum vinden voor records in categorieën of groepen

U kunt de vroegste of laatste datum voor records die zijn in te delen in groepen of categorieën vinden door een totalenquery te maken. Een totalenquery is een selectiequery waarin statistische functies zoals Min, Max, Som, Eerste en Laatste worden gebruikt om de waarden voor een bepaald veld te berekenen.

Voor de stappen in deze sectie wordt ervan uitgegaan dat u een evenementenbureau runt dat zich bezighoudt met de organisatie, belichting, catering en andere aspecten van grote feesten. Daarnaast vallen de evenementen die u beheert in verschillende categorieën, waaronder productlanceringen, braderieën en concerten. In de stappen in deze sectie wordt uitgelegd hoe u antwoord kunt krijgen op een veelgestelde vraag: Wanneer is het volgende evenement, op basis van categorie? Met andere woorden, wanneer is de volgende productlancering, het volgende concert, enzovoort.

Voordat u verdergaat, moet u rekening houden met het volgende: standaard kan het type totalenquery dat u hier maakt, alleen het veld bevatten waarin uw groeps- of categoriegegevens zijn opgenomen en het veld waarin uw datums zijn opgenomen. U kunt geen andere velden opnemen waarin de items in een categorie worden beschreven, zoals de klant- of leveranciersnamen. U kunt echter een tweede query maken waarmee de totalenquery wordt gecombineerd met de velden die beschrijvende gegevens bevatten. Verderop in deze sectie wordt uitgelegd hoe u deze taak kunt uitvoeren.

Bij de stappen in dit gedeelte wordt uitgegaan van de volgende drie tabellen:

De tabel Evenementtype    

Type-id

Evenementtype

1

Productlancering

2

Bedrijfsfeest

3

Privéfeest

4

Inzamelingsactie

5

Beurs

6

Lezing

7

Concert

8

Tentoonstelling

9

Braderie

De tabel Klanten    

Klant-id

Bedrijf

Contactpersoon

1

Contoso, Ltd. Graphic

Guus Van Lingen

2

De troetelbeer

Johanna Roossien

3

Fabrikam

Hilde Eppink

4

Wervelwind Speelgoed

Stefan Spel

5

A. Datum

Hessel Wanders

6

Adventure Works

Wander Wolthuis

7

Instituut voor grafisch ontwerp

Maria Beukema

8

Kunstacademie

Elsje Quint

De tabel Evenementen    

Evenement-id

Evenementtype

Klant

Evenementdatum

Prijs

1

Productlancering

Contoso, Ltd.

14-4-2003

€ 10.000

2

Bedrijfsfeest

De troetelbeer

21-4-2003

€ 8.000

3

Beurs

De troetelbeer

1-5-2003

€ 25.000

4

Tentoonstelling

Instituut voor grafisch ontwerp

13-5-2003

€ 4.500

5

Beurs

Contoso, Ltd.

14-5-2003

€ 55.000

6

Concert

Kunstacademie

23-5-2003

€ 12.000

7

Productlancering

A. Datum

1-6-2003

€ 15.000

8

Productlancering

Wervelwind Speelgoed

18-6-2003

€ 21.000

9

Inzamelingsactie

Adventure Works

22-6-2003

€ 1.300

10

Lezing

Instituut voor grafisch ontwerp

25-6-2003

€ 2.450

11

Lezing

Contoso, Ltd.

4-7-2003

€ 3.800

12

Braderie

Instituut voor grafisch ontwerp

4-7-2003

€ 5.500

Opmerking: De stappen gaan uit van een een-op-veel-relatie tussen de tabellen Klanten en Evenementtype en de tabel Evenementen. In dit geval deelt de tabel Evenementen de velden Klant-id en Type-id. De in de volgende secties beschreven totalenquery's werken niet zonder deze relaties.

Hoe voeg ik deze gegevens toe aan een database?

Als u deze voorbeeldtabellen aan een database wilt toevoegen, kunt de stappen in de eerdere sectie Records vinden met hoogste of laagste waarden gebruiken, met een aantal uitzonderingen:

  • Wanneer u de tabellen Evenementtypen en Klanten naar Excel kopieert, moet u de kolommen Type-id en Klant-id niet kopiëren. In Access worden automatisch primairesleutelvelden toegevoegd wanneer u de werkbladen importeert. Dit bespaart u tijd.

  • Nadat u de tabellen hebt geïmporteerd, moet u de tabel Evenementen in de ontwerpweergave openen en de kolommen Evenementtype en Klant omzetten in opzoekvelden. Hiervoor klikt u op de kolom Gegevenstype voor elk veld en klikt u vervolgens op Wizard Opzoeken.

    Als onderdeel van het maken van opzoekvelden, worden de tekstwaarden in de kolommen Evenementtype en Klant vervangen door numerieke waarden uit de brontabellen.

    Raadpleeg de artikelen Een lijst gebruiken waarin meerdere waarden worden opgeslagen en Velden met meerdere waarden gebruiken voor meer informatie over het maken en gebruiken van opzoekvelden. In beide artikelen wordt uitgelegd hoe u een type opzoekveld kunt maken waarmee u meerdere waarden voor een bepaald veld kunt selecteren en wordt daarnaast uitgelegd hoe u opzoeklijsten kunt maken.

De totalenquery maken

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Overige op Queryontwerp .

    Het dialoogvenster Tabel weergeven wordt weergegeven.

  2. Selecteer in het dialoogvenster de tabellen waarmee u wilt werken en klik op Toevoegen. Klik op Sluiten als u klaar bent met het toevoegen van de tabellen.

    -of-

    Dubbelklik op de tabellen die u wilt gebruiken en klik vervolgens op Sluiten. Elke tabel wordt in het bovenste gedeelte van de ontwerpweergave weergegeven.

    Als u de bovenstaande voorbeeldtabellen gebruikt, moet u de tabellen Evenementen en Evenementtypen toevoegen.

  3. Dubbelklik op de tabelvelden die u in de query wilt gebruiken. Zorg ervoor dat u nu alleen de groeps- of categorievelden en het waardeveld aan de query toevoegt.

    Als u de voorbeeldgegevens in de drie eerder besproken tabellen gebruikt, voegt u het veld Evenementtype uit de tabel Evenementtype of het veld Evenementdatum uit de tabel Evenementen toe.

  4. Desgewenst kunt u een criterium opgeven om het bereik van de query te beperken. Alleen records die voldoen aan het criterium worden dan gesorteerd, en hoogste en laagste veldwaarden worden binnen de gesorteerde lijst vastgesteld.

    Als u bijvoorbeeld evenementen in de categorie Privéfeest als resultaat wilt geven, typt u deze expressie in de rij Criteria van de kolom Evenementtype: <> "Privéfeest".

    Zie Voorbeelden van querycriteria voor meer voorbeelden van querycriteriaexpressies.

  5. Ga als volgt te werk om de query om te zetten in een totalenquery:

    Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Weergeven/verbergen op Totalen.

    De rij Totalen wordt in het ontwerpraster weergegeven.

  6. Zorg ervoor dat de rij Totalen van elk groeps- of categorieveld is ingesteld op Groeperen op en stel de rij Totalen van het waardeveld (het veld met de hoogste of laagste waarden) in op Max of Min.

    Max geeft de hoogste waarde in een numeriek veld en de meest recente datum of tijd in een datum-/tijdveld als resultaat. Min geeft de laagste waarde in een numeriek veld en de vroegste datum of tijd in een datum-/tijdveld als resultaat.

  7. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep in Hulpmiddelen op de pijl-omlaag naast Alles (de lijst Top-waarden) en voer het aantal records in dat u wilt weergeven of selecteer een optie in de lijst.

    In dit geval selecteert u Alles en klikt u op Uitvoeren om de resultaten in de gegevensbladweergave weer te geven.

    Opmerking: Afhankelijk van de functie die u bij stap 6 hebt geselecteerd, wordt de naam van het waardeveld in Access gewijzigd in MaxVanVeldnaam of MinVanVeldnaam. Als u de voorbeeldtabellen gebruikt, wordt de naam van het veld MaxVanEvenementdatum of MinVanEvenementdatum gewijzigd.

  8. Sla de query op en ga verder met de volgende stappen.

In de queryresultaten worden geen productnamen of andere gegevens over de producten weergegeven. Als u aanvullende gegevens wilt weergeven, moet u een tweede query maken waarin de zojuist gemaakte query is opgenomen. In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u dit doet.

Een tweede query maken om meer gegevens weer te geven

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Overige op Queryontwerp .

  2. Klik in het dialoogvenster Tabel weergeven op het tabblad Query's en dubbelklik vervolgens op de totalenquery die u hebt gemaakt in de vorige sectie.

  3. Klik op het tabblad Tabellen en voeg de tabellen toe die u in de totalenquery hebt gebruikt. Voeg daarnaast tabellen toe die andere gerelateerde gegevens bevatten. Als u de drie voorbeeldtabellen uit de vorige sectie hebt gebruikt, moet u de tabellen Evenementtype, Evenement en Klanten aan de nieuwe query toevoegen.

  4. Koppel de velden in de totalenquery aan de bijbehorende velden in de bovenliggende tabellen. Hiervoor sleept u elk veld in de totalenquery naar het bijbehorende veld in de tabel.

    Als u de voorbeeldgegevens uit de drie tabellen gebruikt, sleept u de kolom Evenementtype in de totalenquery naar het veld Evenementtype in de tabel Evenementtype. Vervolgens sleept u de MaxVanEvenementdatum in de totalenquery naar het veld Evenementdatum in de tabel Evenementen. Als u deze koppelingen maakt, kunnen de gegevens in de totalenquery en de gegevens in de andere tabellen worden samengevoegd met de nieuwe selectiequery.

  5. Voeg de extra beschrijvende velden uit de andere tabellen toe aan de query.

    Als u de voorbeeldgegevens uit de drie tabellen gebruikt, kunt u de velden Bedrijf en Contactpersoon uit de tabel Klanten toevoegen.

  6. Geef desgewenst een sorteervolgorde voor een of meer kolommen op. Als u de categorieën bijvoorbeeld in alfabetische volgorde wilt weergeven, stelt u de rij Sorteren van de kolom Evenementtype in op Oplopend.

  7. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren.

    De resultaten van de query worden weergegeven in de gegevensbladweergave.

Tip    Als u de kop van de kolom Prijs niet wilt weergeven als MaxVanPrijs of MinVanPrijs, opent u de query in de ontwerpweergave en typt u in de kolom Prijs in het raster Prijs: MaxVanPrijs of Prijs: MinVanPrijs. Prijs wordt weergegeven als de kop van de kolom in de gegevensbladweergave.

Naar boven

De meest recente en de vroegste datum vinden

Met de query's die u eerder in dit artikel hebt gemaakt, worden de hoogste of laagste waarden als resultaat gegeven, niet beide waarden. Als u beide sets met waarden in één weergave wilt bekijken, moet u twee query's maken (een query die de hoogste waarden ophaalt en een query die de laagste waarden ophaalt) en de resultaten vervolgens combineren en opslaan in één tabel.

Het zoeken naar de hoogste en laagste waarden en het weergeven van die gegevens in een tabel verloopt globaal als volgt:

  • Maak een top-waardenquery en een laagste-waardenquery of maak, als u uw gegevens wilt groeperen, totalenquery's die gebruikmaken van de functies Min en Max.

  • Zet uw top-waardenquery (of uw Max-totalenquery) om in een tabelmaakquery en voer deze query uit om een nieuwe tabel te maken.

  • Zet uw laagste-waardenquery (of uw Min-totalenquery) om in een toevoegquery en voer deze query uit om de records toe te voegen aan uw tabel met hoogste waarden.

    In de volgende secties wordt uitgelegd hoe u dit doet.

    De query's maken

    1. Maak de query's voor de hoogste en laagste waarden.

      Zie De meest recente of vroegste datum vinden eerder in dit artikel voor de stappen voor het maken van een top-waardenquery of een laagste-waardenquery. Zie De laatste of vroegste datum vinden voor records in categorieën of groepen eerder in dit artikel als u uw records wilt groeperen op categorie.

      Als u de voorbeeldtabellen uit de vorige sectie gebruikt, gebruikt u alleen de gegevens in de tabel Evenementen. Gebruik de velden Evenementtype, Klant en Evenementdatum in beide query's.

    2. Sla elke query op met een betekenisvolle naam, zoals Topwaarde en Laagste waarde en laat ze geopend voor gebruik in de volgende stappen.

De tabelmaakquery maken

  1. Open de top-waardenquery in de ontwerpweergave:

    Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Tabel maken.

    Het dialoogvenster Tabel maken wordt weergegeven.

  2. Typ in het vak Tabelnaam een naam voor de tabel waarin u de records met de hoogste en laagste waarden wilt opslaan. Typ bijvoorbeeld Records hoogste en laagste waarden en klik vervolgens op OK.

    Wanneer u de query uitvoert, worden de resultaten niet weergegeven in de gegevensbladweergave, maar wordt in plaats daarvan een tabel gemaakt en de hoogste waarde vervangen door de actuele gegevens.

  3. Sla de query op en sluit deze.

Een toevoegquery maken

  1. Open de laagste-waardenquery in de ontwerpweergave:

    Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Toevoegen.

  2. Het dialoogvenster Toevoegen wordt geopend.

  3. Typ dezelfde naam als die u hebt opgegeven in het dialoogvenster Tabel maken.

    Typ bijvoorbeeld Records hoogste en laagste waarden en klik vervolgens op OK. Wanneer u de query uitvoert, worden de resultaten niet weergegeven in de gegevensbladweergave, maar worden de records in plaats daarvan toegevoegd aan de tabel Records hoogste en laagste waarden.

  4. Sla de query op en sluit deze.

De query's uitvoeren

  • U kunt de twee query's nu uitvoeren. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de top-waardenquery en klik in de prompt van Access op Ja. Dubbelklik vervolgens op de waarde voor de laagste waarde en klikt in de prompt van Access op Ja.

  • Open de tabel Records hoogste en laagste waarden in de gegevensbladweergave.

Belangrijk: Als u een tabelmaak- of toevoegquery probeert uit te voeren en het lijkt alsof er niets gebeurt, kunt u kijken of het volgende bericht op de statusbalk van Access wordt weergegeven:

De actie of gebeurtenis is geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld.

Als dit bericht wordt weergegeven, gaat u als volgt te werk:

  • Geef de berichtenbalk weer als dit nog niet het geval is. Klik hiervoor op het tabblad Hulpmiddelen voor databases en klik vervolgens in de groep Weergeven/Verbergen op Berichtenbalk.

  • Klik op de berichtenbalk op Opties.

    Het dialoogvenster Microsoft Office-beveiligingsopties wordt weergegeven.

  • Selecteer Deze inhoud inschakelen en klik vervolgens op OK.

  • Voer de query nogmaals uit.

Zie het artikel Een Access 2007-database beveiligen voor meer informatie over de modus Uitgeschakeld en de beveiliging in Access.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×