Basisbewerkingen met de agenda

De Planningsassistent gebruiken

Uw browser biedt geen ondersteuning voor video. Installeer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player of Internet Explorer 9.

In deze video ziet u hoe u de Planningsassistent kunt gebruiken om complexe vergaderingen met een groot aantal deelnemers in goede banen te leiden.

Wilt u meer zien?

Feestdagen aan de agenda toevoegen

Een agenda met afspraken en vergaderingen afdrukken

Een Outlook-agenda met anderen delen

De vergadering wordt steeds uitgebreider. Om u te helpen bij

alle complexiteiten ervan, gebruikt u de Planningsassistent.

Hier worden deelnemers en resources weergegeven.

En ernaast wordt hun planning weergegeven als gekleurde balken op een tijdlijn.

Dit gebied is de tijd van de vergadering.

Aan de balken kunt u zien dat de deelnemers in de lijst al zijn uitgenodigd

en dat de vergadering in hun agenda staat.

Aan de hand van deze legenda ziet u wat de kleuren in de balken betekenen.

Deze deelnemer heeft geaccepteerd, zodat haar balk aangeeft dat ze op die tijd bezet is.

Deze deelnemers hebben voorlopig geaccepteerd.

Standaard ziet u alleen de beschikbaarheidsinformatie in de balken,

geen details, tenzij een deelnemer zijn of haar agenda met u deelt.

Dit biedt echter voldoende informatie om te proberen een tijd voor de vergadering te vinden

die geen conflicten veroorzaakt in de planning van alle deelnemers.

Klik op Deelnemers toevoegen om nog meer mensen toe te voegen.

U voegt ook een grotere vergaderruimte toe en verwijdert de eerste kamer.

Het ziet ernaar uit dat een persoon die u al hebt uitgenodigd, een mogelijk planningsconflict heeft.

Daarom gaat u proberen de vergadering een half uur later te plannen.

U kunt dat hier doen, maar het is gemakkelijker om deze lijnen te verslepen om de begintijd… en de eindtijd te wijzigen.

Nadat u een tijd hebt gevonden die voor iedereen geschikt lijkt te zijn, kunt u een update sturen.

Elke deelnemer ontvangt dan een bijgewerkt vergaderverzoek.

Geadresseerden kunnen de uitnodiging bekijken en opnieuw op Accepteren, Voorlopig accepteren of Weigeren klikken.

Geadresseerden die Outlook gebruiken, kunnen desgewenst een nieuwe tijd voorstellen.

Als ze klikken op Voorlopig accepteren en Een nieuw tijdstip

voorstellen, verschijnt er een dialoogvenster die lijkt op de Planningsassistent.

Ze kunnen de begin- of eindtijd wijzigen en klikken op Tijdstip

voorstellen. Daarna kunnen ze een bericht toevoegen en klikken op Verzenden.

U kunt het voorstel openen en bepalen of u het wilt accepteren, verwijderen of beantwoorden.

Het kan soms moeilijk zijn een vergadertijd te vinden die voor iedereen geschikt is,

maar de Planningsassistent kan die taak een stuk eenvoudiger maken.

In de volgende video ziet u wat er gebeurt wanneer u de agenda deelt met anderen.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×