Office
Aanmelden

De lijst met belanghebbenden bij het project vaststellen en beheren

Door Jane Suchan, PMP

Wat is precies een belanghebbende aan een project?     Er zijn veel definities en ze verschillen van bron tot bron en van bedrijf tot bedrijf. In alle definities zijn belanghebbenden personen of groepen met gevestigde belangen in het resultaat van een project. Beheer van belanghebbenden is hetzelfde als relatiebeheer: het doel is ondersteuning van uw project te krijgen en te behouden.

In dit geval zijn belanghebbenden personen of groepen in de organisatie die een belang hebben in, of worden beïnvloed door het resultaat van het project. Voordat u uw lijst met belanghebbenden gaat aanleggen en beheren, gaat u na of uw definitie van een belanghebbende overeenkomt met die van uw organisatie.

Waarom is het beheren van belanghebbenden belangrijk?

Hoe graag we ook willen denken dat het niet zo is, we moeten ons realiseren dat niet iedereen even enthousiast over het project zal zijn. Belanghebbenden moeten wellicht nieuwe hulpmiddelen of processen leren, controle opgeven, of raken in extreme gevallen zelfs hun baan kwijt. Het is de taak van de projectmanager en opdrachtgevers om tegemoet te komen aan de bezwaren van belanghebbenden, en het is zeer onwaarschijnlijk dat u altijd iedereen te vriend kunt houden. Sommige bezwaren moeten dusdanig worden afgehandeld dat ze uw activiteiten niet kunnen dwarsbomen.

Inzicht in motivaties kan u helpen bezwaren uit de weg te ruimen en negatieve gedragingen en tactieken te vermijden, zoals:

  • Het vertragen van noodzakelijke inbreng of goedkeuringen.

  • Het starten van een concurrerend project.

  • Het opnieuw toewijzen van resources aan andere projecten.

  • Het organiseren van bijeenkomsten met als doel het project te ondermijnen.

De voordelen van een doeltreffend beheer van belanghebbenden zijn:

  • Het verkorten van de doorlooptijd van een project doordat het niet wordt tegengewerkt door politieke spelletjes.

  • Het stroomlijnen van het goedkeuringsproces.

  • Bevorderen dat projectresources beschikbaar zijn en gefocust blijven.

  • De informatiestroom waarborgen.

Naar boven

Een lijst van de belanghebbenden opstellen

Stel in een vroeg stadium van het project samen met de opdrachtgever van het project een lijst op van alle mogelijke belanghebbenden. De lengte van deze lijst is afhankelijk van hoe u deze rol definieert en van de impact die het project op de organisatie heeft.

De lijst van belanghebbenden is een hulpmiddel voor de projectmanager en belangrijke input voor het projectcommunicatieplan. Op basis van de evaluatie van de lijst kunt u een sterke communicatiestrategie bepalen. Bovendien hoeft u de lijstgegevens alleen te delen met de opdrachtgever van het project.

Bij de meeste projecten komen politieke overwegingen kijken; bij de beoordeling van de belanghebbenden zult u dan ook waarschijnlijk op tegenstand stuiten.

Naar boven

De lijst met belanghebbenden beoordelen

Bepaal de politieke invloed van elke belanghebbende, en categoriseer deze op de mate van invloed. Sommigen hebben de macht om een project tegen te houden. Hiertoe behoren mogelijk de opdrachtgever van het project of senior managers. Vanwege hun positie en besluitvormingsfunctie wilt u deze belanghebbenden goed volgen. Anderen zijn bijvoorbeeld mensen die de start van een project niet kunnen weerhouden, maar die misschien wel achter de schermen een project kunnen ondermijnen en misschien zelfs beëindigen.

Een ander niveau van belanghebbenden wordt gevormd door personen die met het project te maken krijgen, soms dagelijks. Deze groep levert input in de vorm van bedrijfsvereisten waaraan moet worden voldaan. Ze hebben het meest te winnen als het project slaagt, omdat dit directe invloed op hen heeft. Hoewel ze een project vaak niet direct of indirect kunnen beëindigen, zijn ze onontbeerlijk voor het slagen ervan. Als ze geen gehoor vinden voor hun behoeften of problemen, veranderen ze al snel van uw grootste medestanders in uw grootste probleem.

Een andere manier om belanghebbenden te categoriseren, is op het niveau van betrokkenheid en verantwoordelijkheid. De ene groep kan actief betrokken zijn bij het project en het werk doen, een andere kan in een bepaald opzicht betrokken zijn, en weer een andere kan bestaan uit belanghebbenden die niet actief betrokken zijn, maar informatie over het project moeten ontvangen.

Naar boven

RACI gebruiken om belanghebbenden te categoriseren

RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) is een hulpprogramma dat in een organisatorieontwerp wordt gebruikt voor het toewijzen en aanwijzen van belanghebbenden op het niveau van projectbetrokkenheid en -verantwoordelijkheid. Het is een handige manier om belanghebbenden te categoriseren zodat u een optimale communicatiestrategie kunt bepalen voor elke persoon of groep. Deze belanghebbenden worden als volgt gedefinieerd:

  • Responsible - Verantwoordelijk    Deze persoon is verantwoordelijk voor de voltooiing van een taak.

  • Accountable - Aansprakelijk    Deze persoon wordt ter verantwoording geroepen als de taak niet is voltooid en staat boven de persoon die verantwoordelijk is voor het voltooien van de taak. Projectmanagers hebben vaak deze rol.

  • Consulted - Geraadpleegd    Deze persoon is weliswaar niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de voltooiing van de taak, maar wordt wel geraadpleegd over aspecten ervan.

  • Informed - Op de hoogte    De persoon met deze passieve rol wordt op de hoogte gehouden, maar is niet aansprakelijk of verantwoordelijk voor taken.

Naar boven

Beter voorkomen dan genezen...

Projectmanagement heeft alles te maken met het beheren van verwachtingen. Neem in een vroeg stadium van een project de tijd om samen met de opdrachtgever alle belanghebbenden te bepalen en te beoordelen. Zorg ervoor dat u de lijst in de loop van het project bijwerkt. U moet de belanghebbenden en hun belangen kennen om ze doeltreffend te kunnen beheren. Het bespaart u op de lange termijn veel problemen en het helpt bij een succesvolle voltooiing van het project.

Naar boven

Over de auteur     Janet Suchan is programmamanager met ervaring in het beheer van zakelijke initiatieven en de ontwikkeling van methodologieën voor projectmanagement. Jane woont in Seattle, Washington, VS.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×