De juiste drempelwaarde voor projectkosten en afwijkingen van de plannen bepalen

Door Bonnie Biafore

Als u vroeg genoeg vaststelt dat uw projectplanning achterloopt op schema, of de kosten het budget overschrijden, kunt u corrigerende maatregelen nemen om uw project weer op schema te krijgen.    Voor veel van uw doelstellingen is het belangrijk om te weten hoe lang het duurt en hoeveel het kost om ze te realiseren. Het is dus niet vreemd dat projectmanagers meestal kijken hoe de werkelijke projectkosten en planning zich verhouden tot het gekoppelde projectplan. De verschillen tussen werkelijke en geplande waarden worden afwijkingen genoemd. Het probleem is dat afwijkingen niet allesbepalend zijn. Een afwijking kan namelijk catastrofaal zijn voor het ene project, maar zal bij een gigantisch project nauwelijks gevolgen hebben.

Als u de status van een project wilt volgen door afwijkingen bij te houden, is het daarom handig om te weten wat belangrijk is. In plaats van u zorgen te maken over minimale overschrijdingen, kunt u beter tijdens de projectplanning wat tijd reserveren om te bepalen in welke mate afwijkingen zijn toegestaan voor uw project. Door drempelwaarden in te stellen voor afwijkingen in de kosten en planning, weet u wanneer u actie moet ondernemen. Hierbij is het de kunst om de juiste drempelwaarden te kiezen voor de afwijkingen van het project, zodat u zich niet onnodig zorgen hoeft te maken of te laat ingrijpt.

Projectprestaties bepalen op basis van afwijkingen

Op het moment dat alle betrokken partijen hun goedkeuring aan een projectplan hebben gegeven, hebt u een duidelijk beeld van de verwachte projectprestaties. De werkelijke prestaties van een project worden altijd vergeleken met de basislijnwaarden. Het maakt hierbij niet uit of het gaat om de geschatte werkzaamheden, duur en kosten voor afzonderlijke taken, of het budget en de voorgestelde planning voor het project als geheel. Zodra er echter een begin wordt gemaakt met de uitvoering van het projectplan, komen er werkelijke waarden beschikbaar en benadert de realiteit zelden meer de basislijn die iedereen voor ogen had. Aan de hand van afwijkingen in de kosten en de planning kunt u vaststellen of taken, of het hele project, het budget overschrijden of achter op schema liggen. U kunt deze gegevens gebruiken om te bepalen wat u moet doen om het project weer op schema te brengen.

In Microsoft Office Project 2007 worden afwijkingen berekend door basislijnwaarden in mindering te brengen op de huidige geschatte waarden in uw planning. Vanaf het moment dat er werkelijke waarden worden bijgehouden, worden de huidige geschatte waarden (geplande waarden) berekend door de werkelijke waarden, voor werk dat is voltooid, op te tellen bij de basislijnwaarden voor resterend werk. Stel dat de duur volgens de basislijn 20 dagen is en dat het team 15 dagen nodig heeft gehad om 50 procent van het werk te voltooien. De geplande duur bedraagt nu dan 25 dagen: 15 dagen voor de werkelijke duur van de 50 procent die is voltooid en de tien dagen van de basislijn voor de resterende 50 procent.

Als de waarde voor een afwijking positief is, betekent dit dat de geplande waarde groter is dan de basislijnwaarde en dat het project het budget overschrijdt of achter loopt op schema. Negatieve afwijkingen geven aan dat er nog ruimte is in het budget of dat het project voorloopt op schema. Samengevat betekent dit dat afwijkingen van nul of minder goed zijn en dat waarden groter dan nul reden voor bezorgdheid zijn.

Naar boven

Afwijkingen bijhouden met Project 2007

Office Project 2007 bevat vijf velden voor veelgebruikte afwijkingen:

  • Kosten    Deze afwijking geeft het verschil aan tussen de geplande en oorspronkelijke basislijnkosten. Hier kunt u zien of u boven of onder budget zit.

  • Duur    Dit is het verschil tussen de geplande duur van een taak of project en de duur volgens de basislijn. Deze afwijking geeft aan of taken langer hebben geduurd dan gepland, wat weer gevolgen heeft voor de planning van het project.

  • Werk    Het verschil tussen het geplande werk en het werk volgens de basislijn. Een positieve waarde geeft aan dat teamleden meer tijd nodig hebben om het werk te voltooien dan volgens uw schatting het geval zou moeten zijn. Als hier een positieve waarde staat, is de kans groot dat alle andere hier genoemde velden ook positief zijn.

  • Begindatum    Hier ziet u het tijdsverschil tussen de geplande (of werkelijke) begindatum en de begindatum volgens de basislijn. Als hier een positieve waarde wordt weergegeven, is de werkelijke begindatum vertraagd of wordt de geplande begindatum vertraagd door voorafgaande taken.

  • Einddatum    Hier ziet u het verschil tussen de geplande (of werkelijke) einddatum en de einddatum volgens de basislijn. Als hier een positieve waarde wordt vermeld, is de einddatum voor de taak vertraagd.

Naar boven

Drempelwaarden bepalen voor projectafwijkingen

Hoewel positieve afwijkingen in Office Project 2007 geen goed teken zijn, is het niet altijd noodzakelijk om actie te ondernemen. Soms is de afwijking te onbelangrijk om er kostbare tijd aan te besteden. Het wordt riskanter als u tijd besteedt aan het corrigeren van kleine afwijkingen, maar geen oog hebt voor mogelijk ernstige problemen. In plaats van te onthouden wat belangrijk is, of wanneer overschrijdingen echt een probleem zijn, kunt u drempelwaarden instellen voor afwijkingen van de projectkosten en planning om u te wijzen op eventuele problemen. Vervolgens kunt u snel controleren of de drempelwaarden inderdaad zijn overschreden en of het nodig is om actie te ondernemen.

Naar boven

De hoogte van de drempelwaarden bepalen

Als uw hond 3 kilo zwaarder is geworden, hoeft dat geen probleem te zijn, tenzij het een Chihuahua is. Zo is de omvang van projecten ook een belangrijke factor bij het instellen van de drempelwaarde voor afwijkingen. Aangezien projecten er in alle vormen en maten zijn, net als hondenrassen, bieden percentages voor het berekenen van drempelwaarden een betrouwbare indicatie, ongeacht de omvang van het project. Een afwijking van tien procent kan bijvoorbeeld een indicatie zijn dat uw planning vijf weken of 50 weken achterloopt op schema. Bij een project van € 10 miljoen is een overschrijding van € 30.000 te verwaarlozen, terwijl hetzelfde bedrag bij een project van € 20.000 een overschrijding is van maar liefst 150 procent.

Naar boven

Richtlijnen voor het bepalen van de drempelwaarde voor afwijkingen

De drempelwaarden voor afwijkingen verschillen per bedrijf en worden bepaald door risicostrategieën en de managementreserves die een organisatie hanteert, meestal 10 tot 15%. Drempelwaarden kunnen ook per project variëren, afhankelijk van het belang van de doelstellingen.

Hier volgen enkele veelgebruikte percentages voor drempelwaarden die u als richtlijn kunt gebruiken. Het kan zijn dat u deze waarden moet aanpassen aan de specifieke omstandigheden van uw project.

  • Minder dan vijf procent (lage risicotolerantie)    Afwijkingen in de kosten of planning kleiner dan vijf procent vormen een vroegtijdige waarschuwing voor mogelijke problemen.

  • Tussen vijf en tien procent (gemiddeld risico)    Dit bereik vereist actie van u.

  • Meer dan tien procent (hoog risico)    Afwijkingen van meer dan 10 procent vereisen directe en ingrijpende actie.

Deze richtlijnen zijn het meest geschikt voor planningsafwijkingen van het kritieke pad omdat ze rechtstreeks van invloed zijn op de einddatum. De richtlijnen zijn ook geschikt voor kostenafwijkingen omdat de kosten voor taken bijdragen aan de uiteindelijke uitgaven van een project. U kunt hogere drempelwaarden instellen (door bijvoorbeeld vijf procent op te tellen bij de bovenstaande waarden) voor planningsafwijkingen van taken uit het niet-kritieke pad. Als u kiest voor hogere drempelwaarden, hoeft u niet zo snel actie te ondernemen. Het is echter ook geen goed idee om te lang te wachten omdat de vertraagde uitvoering van deze taken dan gevolgen kan hebben voor taken uit het kritieke pad.

Opmerking: In Office Project 2007 zijn velden opgenomen voor afwijkingen, maar u moet wel wat zoekwerk verrichten om de velden voor drempelwaarden te vinden. U kunt aangepaste velden instellen voor het opslaan van waarden en vervolgens het verschil berekenen tussen de drempelwaarden en de afwijking. U kunt ook de functie Visuele rapporten in Microsoft Office Excel 2007 en Office Project 2007 gebruiken om afwijkingen en drempelwaarden te berekenen en te evalueren.

Naar boven

Bepalende factoren voor projectafwijkingen

De afwijkingen die kunnen wijzen op problemen verschillen niet alleen per project, maar ook per taak. Elk project is uniek en heeft andere doelstellingen. Bovendien zijn sommige doelstellingen belangrijker dan andere, wat kan betekenen dat de drempelwaarden voor bepaalde afwijkingen strikter zijn. Zakelijke doelstellingen, zoals time-to-market, een strikt budget of schaarse resources, kunnen leiden tot verschillende drempelwaarden voor afwijkingen van de kosten en de planning. Bepaal tijdens de planningsfase samen met de belanghebbenden de doelstellingen. Stel dan ook tegelijk de prioriteit voor projectdoelstellingen vast, zodat de drempelwaarden voor afwijkingen juist kunnen worden afgesteld.

Aan het einde van de vorige eeuw was het voor Y2K-projecten bijvoorbeeld onacceptabel dat de einddatum door vertragingen na 31 december 1999 zou komen te liggen. De drempelwaarde voor afwijking van de planning zal dan nul zijn geweest voor deze projecten, terwijl de drempelwaarde voor afwijking van de kosten misschien 20 procent van het projectbudget was. Stel dat u in een stacaravan woont terwijl uw nieuwe huis wordt gebouwd. De drempelwaarde voor afwijking van de planning is dan waarschijnlijk een minder groot probleem dan een afwijking van de kosten. U reserveert tien procent van het budget voor onvoorziene omstandigheden en daar houdt het mee op. Maar het is natuurlijk ook heel goed mogelijk dat het voor uw relatie misschien beter is als de planning ook niet wordt overschreden.

Naar boven

Groter dan nul

Hoewel in Office Project 2007 afwijkingen worden berekend voor verschillende maateenheden van een project, bieden deze cijfers onvoldoende houvast voor een efficiënte invulling van de beschikbare tijd. U kunt de projectprestaties op een effectievere manier meten door drempelwaarden op te stellen voor afwijkingen van de kosten en de planning. Het is een goed idee om afwijkingen groter dan nul scherp in de gaten te houden. Ingrijpen is onvermijdelijk op het moment dat een afwijking de bijbehorende drempelwaarde overschrijdt.

Naar boven

Over de auteur    Bonnie Biafore is een Project Management Professional (PMP) die is gecertificeerd door het Project Management Institute (PMI). Ze is een consultant, trainer, spreker en bekroond auteur van diverse boeken over investeren, persoonlijke financiën en projectbeheer, waaronder On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×