Office
Aanmelden

De invoering van Project Online ondersteunen met een PMO (Project Management Office)

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

< Meer Project-help

Wat is een PMO?

U wilt Project Online gaan inzetten in uw bedrijf. Hoe wilt u Project Online gaan gebruiken? Beter gezegd, wat is het probleem dat u op deze manier wilt oplossen? Enkele voorbeelden:

  • Mijn managers willen beter inzicht in de status van projecten.

  • Ik zoek een betere manier om mijn resources te beheren en toe te wijzen aan projecten.

  • Ik wil eenvoudig kunnen bijhouden hoeveel tijd mensen besteden aan hun taken.

  • Ik wil meer functionaliteit voor het bijhouden van projectgegevens dan mogelijk is via Excel-spreadsheets.

Organisaties die de meeste succes met het gebruik van Project Online bij het oplossen van problemen, zoals hierna ziet u de bouwstenen die maken van een reeks standaarden, processen en aanbevolen procedures voor de manier waarop dat projecten worden beheerd in hun organisatie hebben gehad. De persoon of groep die u maakt en beheert van deze regels van projectmanagement is ook genoemd als de Office PMO (Project Management).

Wat doet een PMO?

In grotere ondernemingen kan een PMO bestaan uit een afdeling die binnen de gehele organisatie verantwoordelijk is voor zaken op het gebied van projectmanagement. Denk hierbij aan naleving, implementatie, training, onderzoek naar behoeften voor projectmanagement of de beste manier om zinvolle rapporten te maken. In kleine of middelgrote bedrijven kan een PMO bestaan uit één persoon of een kleine groep personen. Er is dan altijd nog de mogelijkheid om de PMO uit te breiden als dit nodig is om in te spelen op veranderende behoeften. Dit zijn echter de doelen die voor elke PMO hetzelfde zijn:

  • Sturen op de implementatie van een systeem voor projectmanagement en draagvlak creëren.

  • Projectmanagement vereenvoudigen voor gebruikers van de organisatie door processen te automatiseren in het hulpprogramma.

  • Beleidsregels, processen en aanbevolen procedures opstellen voor projectmanagementfuncties.

  • Deskundigheid op het gebied van projectmanagement beschikbaar stellen door op te treden als een ‘Center of Excellence’ voor alles wat te maken heeft met projectmanagement, en trainingen verzorgen over aanbevolen procedures en hulpprogramma’s voor projectmanagement.

  • Steun van een executive sponsor om via zijn of haar aanbevelingen veranderingen te realiseren en af te dwingen.

Nog niet helemaal duidelijk? Laten we dan een voorbeeld uit het dagelijkse leven nemen: de taken die ouders uitvoeren om ervoor te zorgen dat hun gezin optimaal kan functioneren.

Behoefte

PMO

Gezin

PMO: Informatie

De PMO helpt bij het ontwikkelen van een efficiënte manier om informatie te verstrekken aan belanghebbenden via projectstatus en statusrapporten. Hiervoor kan het nodig zijn om te onderzoeken wat voor rapporten er nodig zijn, om gegevens te verplaatsen naar het systeem en om werkstromen in te richten die ervoor te zorgen dat de gegevens die nodig zijn voor terugkerende rapporten op tijd in het systeem beschikbaar zijn.

De ouders hebben informatie nodig over de huidige gang van zaken:

  • Rapporten of overzichten van de school- of studieprestaties van hun kinderen.

  • Maandelijkse bankafschriften om de financiële toestand te bepalen.

  • Halfjaarlijkse controles bij de tandarts voor een goed gebit.

PMO: informatie over wie wat doet

De PMO Hiermee maakt u processen als u de juiste gegevens aan het projectmanagement system status op projectniveau projectmanagers geven. Ook biedt deze richtlijnen en aanbevolen procedures voor resourcebeheer.

Leden van het gezin moeten weten wie wat doet. Enkele voorbeelden:

  • Wie haalt de kinderen vandaag van school, wie laat de hond vanavond uit, wie kookt er, enzovoort.

  • Als iemand zijn of haar gebruikelijke taak niet kan doen, moet u weten wie er beschikbaar is om de taak over te nemen.

  • Het is een goed idee om de werktijden, lesroosters, trainingen, enzovoort, van iedereen op te nemen in een gezinsagenda. Op deze manier kan snel worden bepaald of iemand iets kan doen en wanneer een nieuwe afspraak kan worden ingepland.

PMO: forums voor samenwerking

De PMO helpt bij het maken van projectsites voor samenwerking en hoe deze kunnen worden afgestemd op de behoeften van de gebruikers van de site.

Gezinsleden moeten een methode ontwikkelen om te kunnen samenwerken, zoals:

  • Het aankondigen van belangrijke activiteiten op een kalender die een prominent plekje in de keuken heeft.

  • Minimaal één keer per dag samen aan tafel eten om dingen te bespreken.

PMO: risico’s beoordelen en beperken

De PMO is verantwoordelijk voor het instellen van een systeem voor het uitvoeren van risicobeheer.

De ouders moeten eventueel stappen ondernemen om risico's te beperken:

  • Zorgen voor een passende ziektekostenverzekering.

  • Lid worden van een sportschool.

  • Voldoende sparen voor een goede oude dag.

PMO: regels en processen vastleggen

De PMO analyseert de huidige processen en werkstromen, en bepaalt een methode om deze te automatiseren via het hulpmiddel voor het beheer van project dat wordt geïmplementeerd. Een van de volgende mogelijk gebruikmaakt van vaststellen stuurprogramma's voor het selecteren van welke projecten om vooruit te gaan op de opgegeven een budget instellen (Portfolioanalyse).

De ouders stellen regels en processen voor het gezin op, zoals:

  • Hoe laat de kinderen thuis moeten zijn en naar bed gaan

  • Bekijk bepaalde factoren om te bepalen welke aankopen u doet (bijvoorbeeld 'kopen we een auto, repareren we het dak of gaan we dit jaar op vakantie?').

  • Het opstellen van een schema voor het in- en uitruimen van de vaatwasser en andere huishoudelijke taken.

  • Het kiezen van een dag in de week voor het doen van boodschappen.

Een PMO realiseert een efficiënter projectmanagement door zaken aan te pakken zoals:

  • Het verzamelen van gegevens om te bepalen wat de behoeften voor projectmanagement zijn voor de organisatie. Denk hierbij aan het analyseren van de zakelijke behoeften van uw organisatie, het ontwerpen van processen om aan deze behoeften tegemoet te komen en het omzetten van deze processen in instellingen of werkstromen in Project Online.

  • Bepalen welke gegevens belangrijk genoeg zijn om op regelmatige basis te worden gecontroleerd en samenwerken met de beheerder van Project om die gegevens vervolgens te delen met belanghebbenden. Zo kan het nodig zijn om te bepalen welke gegevens nodig zijn om een wekelijks rapport te genereren om de status te rapporteren aan belanghebbenden van alle lopende projecten. Uiteraard moet dan het onderliggende proces ook worden vastgesteld.

  • Regels opstellen voor processen en werkstromen. Denk hierbij aan het ontwerpen van een werkstroom om ideeën voor een project via een goedkeuringsproces te converteren naar feitelijke projecten in Project Online.

  • Bestaande gegevens migreren van het huidige projectmanagementsysteem naar een nieuw systeem. Hier is het bijvoorbeeld belangrijk om de eenvoudigste manier te bepalen om resource- en projectgegevens vanuit Microsoft Excel-spreadsheets te migreren naar Project Online, of vanuit Project Professional op de computer van teamleden naar een centrale Project Online-omgeving.

  • Project portfolio managementondersteuning om u te helpen met de prioriteit van project en de prognoses leveren. Als de meeste bedrijven, zijn er veel projecten die u wilt doen, maar hebt beperkt budget en informatiebronnen die u moet hiervoor altijd deze. U moet een manier om te bepalen welke projecten die u moet verplaatsen in. PMO's kunnen het project en hetzelfde programma selectieproces om ervoor te zorgen dat toekomstige investeringen in uitlijning van de organisatie strategische doelen en groei vision station.

  • Beheer van de gebruikers emotionele wijzigingen mogelijk betrokken bij het verplaatsen van hun huidige projectmanagementsysteem waaraan ze zijn gekoppeld. Bijvoorbeeld, met tactfully invloed projectmanagers van hun oude proces van hun projectbestanden opslaan op hun vaste schijven en ze af te delen door ze weer te de voordelen van het publiceren naar Project Onlinete gaan. De PMO kunt dit doen door meer tijd aan de hogere projectmanagers eerst bewegen, en hun invloed op de andere projectmanagers helpt te sturen van de wijziging hopen daarom.

  • De technische uitdagingen van veranderingsprocessen beheren door goede trainingsmogelijkheden aan te bieden.

Waarom heb ik een PMO nodig?

In het voorbeeld familie mag de gevolgen van het niet adressering van enkele van de behoeften was. Bijvoorbeeld niet reviseren van een kind rapport kaart wanneer deze eerst binnenkomt kan leiden tot aangenomen dat alles fijn is, wanneer dat is wel meer tijd of een les bestuderen mogelijk nodig. Op dezelfde manier, kan implementeert Project Online zonder te maken van een entiteit om u te helpen met standaardisatie- en aanpassingsstrategie ook bevatten was omstandigheden. Tot stand brengen van een PMO helpt waardoor de kans op een gunstige uitkomst voor uw Project Online -implementatie. Afhankelijk van uw doelstellingen, kan dit vertalen naar hogere efficiëntie van projectmanagement (bijvoorbeeld meer projecten op tijd voltooid), die meestal veroorzaakt door lagere kosten wordt voor het beheren van projecten (bijvoorbeeld meer project voltooid op of onder het budget).

Wat zijn de eerste stappen bij het opzetten van een PMO?

De eerste stappen bij het inrichten van een PMO zijn waarschijnlijk al achter de rug aangezien u de moeite hebt genomen om dit artikel te vinden. Als u geïnteresseerd bent in een overstap naar Project Online, hebt u waarschijnlijk al een idee hoe dit goed kan zijn voor de efficiency of hoe het een probleem in uw bedrijf kan oplossen. Houd rekening met de volgende punten bij het opstellen van het traject om te komen tot een formele PMO:

Omschrijven wat de taak is van de PMO

Dient de nieuwsbrief van uw PMO te zijn voor een specifieke zakelijke probleem? U wilt bijvoorbeeld een roostersysteem betere controle over kosten analyse implementeren. Of hebt u uw project gegevens verdeeld over twee of zelfs drie verschillende toepassingen en wilt de gegevens samenvoegen in één systeem, waardoor te leveren meer inzicht in de uitvoering van projecten. Of het mogelijk om te bieden richtlijnen voor het beheren van lopend project en project manager training behoeften. Zodra u waarom uw PMO nodig is weet, wordt het eenvoudiger om te bepalen wat zijn de vereisten in instellen en beheren van deze zijn.

Steun van een executive sponsor

Zorg ervoor dat iemand uit het hogere management uw plannen steunt. Het is belangrijk dat uw PMO de steun heeft van een executive sponsor, aangezien het ontbreken van deze steun een van de belangrijkste redenen is waarom PMO’s mislukken. Als u al een executive hebt die uw initiatief steunt, is dat natuurlijk perfect. Zo niet, dan is een demonstratie van de voordelen van een overstap naar een projectmanagementsysteem zoals Project Online de beste manier om ze te overtuigen van uw plannen. U kunt dit doen door ze het probleem te laten zien dat met de PMO zal worden opgelost. U hebt dit misschien al op beperkte schaal gedaan tijdens de eerste evaluatie van Project Online, maar om echt bondgenoten te vinden in de raad van bestuur is het belangrijk dat u in een pilot laat zien dat het ook werkt met bestaande gegevens. Een overtuigende demonstratie van de voordelen is essentieel om de steun van een executive sponsor te krijgen.

Sterke executive sponsor is handig in de adressering van weerstand gebruikers hebben mogelijk in het verplaatsen van wat ze bekend met, naar een nieuw projectmanagementsysteem, zoals Project Online bent. Draagvlak en promoveren van de voordelen voor andere bepalende belanghebbenden, zoals hoge projectmanagers, kunnen ook helpen in emotionele bijlagen die andere gebruikers tot het systeem dat u wilt verplaatsen hebben mogelijk uit verbreken.

Uw team samenstellen

Ongeacht of u een PMO gaat opzetten in een groot of klein bedrijf, zijn dit de verantwoordelijkheden die moeten worden toegewezen aan de rollen in uw PMO:

Rol

Beschrijving

De implementatie van Project Online aansturen

Als u bij het implementeren van Project Online, moet het algemene plan iemand om deze te sturen. Net als een project moet het abonnement adoptie een eigenaar om ervoor te zorgen dat de vereiste taken resources wilt voorzien en voltooid.

Onderzoek doen naar de behoeften voor projectmanagement

De persoon met deze rol heeft als taak de behoeften van uw organisatie voor projectmanagement te beoordelen. Deze persoon moet praten met gebruikers in het hele bedrijf en binnen verschillende afdelingen om vast te stellen hoe ze op dit moment projecten beheren, wat hun eisen zijn en hoe deze kunnen worden verbeterd door de implementatie van Project Online. Deze vereisten moeten worden gepresenteerd aan de beheerder van Project, zodat ze goed kunnen worden geïmplementeerd in Project Online. Deze persoon moet niet alleen een goede projectmanager zijn, maar ook goed kunnen communiceren. Het is heel goed mogelijk dat medewerkers van het bedrijf emotioneel gehecht zijn aan het proces dat u van ze wilt afnemen. Om die reden is het belangrijk dat u aan die mensen kunt laten zien dat het nieuwe systeem eigenlijk alleen maar voordelen heeft.

Training, documentatie en ondersteuning

De persoon met deze rol moet in staat zijn om het vaardigheidsniveau van de gebruikers te beoordelen en is daarnaast verantwoordelijk voor het trainingsmateriaal of de training die nodig is om het product te kunnen gebruiken. Hierbij kan het nodig zijn om trainingen te ontwikkelen die speciaal zijn afgestemd op de rollen van Project-beheerders, projectmanagers, teamleiders en teamleden. Hoewel de meeste tijd zal gaan zitten in het samenstellen van trainingsmateriaal voor projectmanagers of beheerders, geldt voor teamleiders en teamleden dat voor hen snelzoekkaarten, cheat sheets, checklists of beknopte zelfstudies waarschijnlijk het meest effectief zijn. U moet ook een oplossing vinden voor het in-house aanbieden van ondersteuning voor uw gebruikers, evenals een methode om lastigere problemen via de juiste trajecten te escaleren.

Samenwerking met de IT-afdeling

Samenwerking met uw IT-afdeling is essentiële in aantrekkelijke te helpen bij het teken omhoog, installatie en configuratie van Project Online. Als u alleen het evalueren van Project Online, is dit meestal mogelijk door iemand uit uw IT-afdeling zonder te veel problemen door te kijken in de documentatie aan de slag met Project Online .

De PMO moet samenwerken met de IT-afdeling om tot een oplossing te komen voor deze twee aandachtspunten:

  • Beheer van Office 365: de PMO moet samenwerken met de Office 365-beheerder voor gebruikers en licenties toe te wijzen.

  • Beheer van Project Online: de PMO moet ook samenwerken met een beheerder van Project Online als het gaat om zaken zoals aangepaste velden, resources en de configuratie van het rooster. Mogelijk is er ook overleg nodig om via werkstromen processen te implementeren in Project Online.

Sommige PMO's in grotere bedrijven hebben ook projectmanagers die kunnen worden ingezet om voor specifieke projecten advies te geven wanneer dat nodig is. Dit kan variëren van advies aan de eigenaar van het project tot het overnemen van het project, wanneer dit nodig zou zijn gezien de omvang van het project.

Een missieverklaring opstellen voor uw PMO

Elke PMO moet een missieverklaring hebben. Als de behoeften voor een PMO al zijn geëvalueerd, is het veel eenvoudiger om een missie op te stellen. Bestudeer de bestaande missie van uw bedrijf en probeer een missie voor de PMO te bedenken die hier goed bij aansluit. De missie hoeft niet heel erg ingewikkeld te zijn, maar voldoende om aan iedereen duidelijk te maken waarom er een PMO bestaat en wat de rol hiervan is binnen uw bedrijf.

Een plan opstellen voor de realisatie van de PMO

Na een bereik instellen van de taken die u moet de realisatie van uw PMO, wilt u mogelijk een hoog niveau projectplan voor deze maken. Houd rekening met het bouwen van uw PMO als een groot project met gekoppelde taken, duur en toewijzingen. Uw projectplanning converteert wordt meer worden gedefinieerd als u enkele van de eerste taken, zoals beoordeling van uw omgeving stapsgewijs. Het projectplan helpt bij het geven van de PMO een planning maken om wat u hebt uitgevoerd, wat u bezig bent en wat u hebt nog moet doen bij het maken van uw PMO bij te houden. Hier zijn bijvoorbeeld hoe verschillende PMO opbouwen-taken in een projectplan Project Online uitzien:

PMO-projectplan in Project Online

Meer informatie over PMO’s

Als u nog een PMO, is het mogelijk dat u iets op de aandacht van het starten van een geïntimideerd. Hoewel de behoeften van uw bedrijf en de vereisten wordt uw PMO station, moet u informatie over het maken van het kader instellen en uw PMO ontwikkelen. Afhankelijk van uw doelstellingen wilt u mogelijk de verschillende PMO-proces en industry methoden onderzoeken of Zie welke PMO-model dat u nauw met uitlijnen mogelijk. Er zijn veel boeken, training en online-informatiebronnen beschikbaar over het maken en beheren van de PMO's waarmee u in uw inspanningen kunt.

Als u probeert een PMO instellen en hulp nodig hebt, wilt u mogelijk contact opnemen met een Microsoft-Partner gecertificeerd of Microsoft Consulting Services. We hebben ook interne consultants bij Microsoft bronnen met uitstekende ervaring bij het instellen van de PMO's voor kleine, middelgrote en grote ondernemingen.

Wat nu?

Zo is, weet u kunt beginnen met uw PMO? Hopelijk, hebt u gerealiseerde na het lezen van dit artikel die vanaf een PMO is van een investering die ook meer zegt dan de tijd en hoeveelheid. Vereist een groot aantal samenwerking met personen in uw bedrijf en essentiële met een Manager ": kampioen" is. Een investering aan het zoeken naar meer over het instellen van een PMO via de vele informatiebronnen die beschikbaar zijn ook vereist. En als u hulp nodig hebt, kunt u naar Microsoft Certified Partners, evenals Microsoft Consulting Services.

Als u zich in een kleinere bedrijf, is het bereik van dit alles lijkt verwarrend. Hebt u geen de bronnen voor het inhuren van personen voor elke PMO rol in de tabel 'Opbouwen uw team' genoteerd en u niet hoeft te. Alleen bestaan uit Houd er rekening mee dat dit de verantwoordelijkheden die waarschijnlijk moet worden gericht op een gegeven moment in tijd zijn en een aantal graden die aan uw eisen voldoet. Houd er ook rekening mee dat de hoeveelheid nodig kunnen worden aangepast aan uw bedrijf grootte en doelstellingen. Een PMO in een kleinere bedrijf moet mogelijk alleen vergaderen via een paar hoge projectmanagers in hun bedrijf om te beoordelen zij nodig hebben, versus meerdere afdelingen gevarieerde eisen in een grotere bedrijf.

De keuze voor een PMO kan bijdragen aan het succes van Project Online en de keuze voor Project Online kan bijdragen aan het succes van uw PMO. Veel succes met de implementatie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×