De invoering van Project Online ondersteunen met een PMO (Project Management Office)

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

< Meer Project-help

Wat is een PMO?

U wilt Project Online gaan inzetten in uw bedrijf. Hoe wilt u Project Online gaan gebruiken? Beter gezegd, wat is het probleem dat u op deze manier wilt oplossen? Enkele voorbeelden:

  • Mijn managers willen beter inzicht in de status van projecten.

  • Ik zoek een betere manier om mijn resources te beheren en toe te wijzen aan projecten.

  • Ik wil eenvoudig kunnen bijhouden hoeveel tijd mensen besteden aan hun taken.

  • Ik wil meer functionaliteit voor het bijhouden van projectgegevens dan mogelijk is via Excel-spreadsheets.

Organisaties die zeer succesvol zijn geweest bij het oplossen van dergelijke problemen door het inzetten van Project Online, hebben dit gemeen: ze hebben een reeks standaarden, processen en aanbevolen procedures opgesteld die moeten worden gevolgd bij het beheren van projecten in hun organisatie. De persoon of groep die deze regels voor projectmanagement opstelt en beheert wordt soms wel Project Management Office (PMO) genoemd.

Wat doet een PMO?

In grotere ondernemingen kan een PMO bestaan uit een afdeling die binnen de gehele organisatie verantwoordelijk is voor zaken op het gebied van projectmanagement. Denk hierbij aan naleving, implementatie, training, onderzoek naar behoeften voor projectmanagement of de beste manier om zinvolle rapporten te maken. In kleine of middelgrote bedrijven kan een PMO bestaan uit één persoon of een kleine groep personen. Er is dan altijd nog de mogelijkheid om de PMO uit te breiden als dit nodig is om in te spelen op veranderende behoeften. Dit zijn echter de doelen die voor elke PMO hetzelfde zijn:

  • Sturen op de implementatie van een systeem voor projectmanagement en draagvlak creëren.

  • Projectmanagement vereenvoudigen voor gebruikers van de organisatie door processen te automatiseren in het hulpprogramma.

  • Beleidsregels, processen en aanbevolen procedures opstellen voor projectmanagementfuncties.

  • Deskundigheid op het gebied van projectmanagement beschikbaar stellen door op te treden als een ‘Center of Excellence’ voor alles wat te maken heeft met projectmanagement, en trainingen verzorgen over aanbevolen procedures en hulpprogramma’s voor projectmanagement.

  • Steun van een executive sponsor om via zijn of haar aanbevelingen veranderingen te realiseren en af te dwingen.

Nog niet helemaal duidelijk? Laten we dan een voorbeeld uit het dagelijkse leven nemen: de taken die ouders uitvoeren om ervoor te zorgen dat hun gezin optimaal kan functioneren.

Behoefte

PMO

Gezin

PMO: Informatie

De PMO helpt bij het ontwikkelen van een efficiënte manier om informatie te verstrekken aan belanghebbenden via projectstatus en statusrapporten. Hiervoor kan het nodig zijn om te onderzoeken wat voor rapporten er nodig zijn, om gegevens te verplaatsen naar het systeem en om werkstromen in te richten die ervoor te zorgen dat de gegevens die nodig zijn voor terugkerende rapporten op tijd in het systeem beschikbaar zijn.

De ouders hebben informatie nodig over de huidige gang van zaken:

  • Rapporten of overzichten van de school- of studieprestaties van hun kinderen.

  • Maandelijkse bankafschriften om de financiële toestand te bepalen.

  • Halfjaarlijkse controles bij de tandarts voor een goed gebit.

PMO: informatie over wie wat doet

De PMO stelt processen op om de juiste gegevens over te brengen naar het systeem voor projectmanagement om op projectniveau statusinformatie te verstrekken aan projectmanagers. Daarnaast worden richtlijnen en aanbevolen procedures ontworpen voor resourcebeheer.

Leden van het gezin moeten weten wie wat doet. Enkele voorbeelden:

  • Wie haalt de kinderen vandaag van school, wie laat de hond vanavond uit, wie kookt er, enzovoort.

  • Als iemand zijn of haar gebruikelijke taak niet kan doen, moet u weten wie er beschikbaar is om de taak over te nemen.

  • Het is een goed idee om de werktijden, lesroosters, trainingen, enzovoort, van iedereen op te nemen in een gezinsagenda. Op deze manier kan snel worden bepaald of iemand iets kan doen en wanneer een nieuwe afspraak kan worden ingepland.

PMO: forums voor samenwerking

De PMO helpt bij het maken van projectsites voor samenwerking en hoe deze kunnen worden afgestemd op de behoeften van de gebruikers van de site.

Gezinsleden moeten een methode ontwikkelen om te kunnen samenwerken, zoals:

  • Het aankondigen van belangrijke activiteiten op een kalender die een prominent plekje in de keuken heeft.

  • Minimaal één keer per dag samen aan tafel eten om dingen te bespreken.

PMO: risico’s beoordelen en beperken

De PMO is verantwoordelijk voor het instellen van een systeem voor het uitvoeren van risicobeheer.

De ouders moeten eventueel stappen ondernemen om risico's te beperken:

  • Zorgen voor een passende ziektekostenverzekering.

  • Lid worden van een sportschool.

  • Voldoende sparen voor een goede oude dag.

PMO: regels en processen vastleggen

De PMO analyseert de huidige processen en werkstromen, en bepaalt een methode om deze te automatiseren via het systeem voor projectmanagement dat wordt geïmplementeerd. Een van deze processen is mogelijk het bepalen van drivers voor selecteren van de projecten die worden geïmplementeerd met een gegeven budget (portfolioanalyse).

De ouders stellen regels en processen voor het gezin op, zoals:

  • Hoe laat de kinderen thuis moeten zijn en naar bed gaan

  • Bekijk bepaalde factoren om te bepalen welke aankopen u doet (bijvoorbeeld 'kopen we een auto, repareren we het dak of gaan we dit jaar op vakantie?').

  • Het opstellen van een schema voor het in- en uitruimen van de vaatwasser en andere huishoudelijke taken.

  • Het kiezen van een dag in de week voor het doen van boodschappen.

Een PMO realiseert een efficiënter projectmanagement door zaken aan te pakken zoals:

  • Het verzamelen van gegevens om te bepalen wat de behoeften voor projectmanagement zijn voor de organisatie. Denk hierbij aan het analyseren van de zakelijke behoeften van uw organisatie, het ontwerpen van processen om aan deze behoeften tegemoet te komen en het omzetten van deze processen in instellingen of werkstromen in Project Online.

  • Bepalen welke gegevens belangrijk genoeg zijn om op regelmatige basis te worden gecontroleerd en samenwerken met de beheerder van Project om die gegevens vervolgens te delen met belanghebbenden. Zo kan het nodig zijn om te bepalen welke gegevens nodig zijn om een wekelijks rapport te genereren om de status te rapporteren aan belanghebbenden van alle lopende projecten. Uiteraard moet dan het onderliggende proces ook worden vastgesteld.

  • Regels opstellen voor processen en werkstromen. Denk hierbij aan het ontwerpen van een werkstroom om ideeën voor een project via een goedkeuringsproces te converteren naar feitelijke projecten in Project Online.

  • Bestaande gegevens migreren van het huidige projectmanagementsysteem naar een nieuw systeem. Hier is het bijvoorbeeld belangrijk om de eenvoudigste manier te bepalen om resource- en projectgegevens vanuit Microsoft Excel-spreadsheets te migreren naar Project Online, of vanuit Project Professional op de computer van teamleden naar een centrale Project Online-omgeving.

  • Het geven van ondersteuning voor het beheer van projectportfolio’s om te helpen met de prioriteitsbepaling en prognose van projecten. Net als bij de meeste bedrijven, zijn er veel projecten die u wilt doen, maar moeten er keuzen worden gemaakt vanwege onvoldoende budget of te weinig resources. U hebt een manier nodig om vast te stellen welke projecten prioriteit hebben. PMO's kunnen het proces van de selectie van projecten en programma’s aansturen om ervoor te zorgen dat toekomstige investeringen in lijn zijn met de strategische doelen en groeivisie van de organisatie.

  • Omgaan met de emoties die gebruikers kunnen hebben op het moment dat ze gedwongen moeten afstappen van het projectmanagementsysteem waarmee ze zo lang hebben gewerkt. Zo kunt u projectmanagers op een tactvolle manier laten zien wat de voordelen zijn van het publiceren van projectbestanden in Project Online, in plaats van ze op te slaan op een lokale vaste schijf waar er verder niemand bij kan. De PMO kan dit doen door eerst de projectmanagers met meer bevoegdheden te overtuigen, zodat zij hun invloed kunnen aanwenden om ook de andere projectmanagers enthousiast te maken.

  • De technische uitdagingen van veranderingsprocessen beheren door goede trainingsmogelijkheden aan te bieden.

Waarom heb ik een PMO nodig?

In het voorbeeld met het gezin kan het niet tegemoet komen aan bepaalde behoeften ernstige gevolgen hebben. Als u bijvoorbeeld niet naar het rapport van uw kind kijkt omdat u uit gesprekken aan de eettafel hebt begrepen dat alles in orde is, kan dat vervelende gevolgen hebben als blijkt dat uw kind veel beter zijn best moet doen of bijles nodig heeft. Als u Project Online gaat implementeren zonder dat u terug kunt vallen op iemand die hulp kan bieden bij het opstellen van standaardprocedures en het creëren van draagvlak, kan dit eveneens ernstige gevolgen hebben. Het opzetten van een PMO vergroot de kans op succes voor uw implementatie van Project Online. Afhankelijk van uw doelen, kan dit resulteren in een betere efficiëntie van projectmanagement (bijvoorbeeld meer projecten die op tijd worden voltooid), wat zich meestal uit in lagere kosten voor het beheren van projecten (bijvoorbeeld meer projecten op of onder het budget voltooid).

Wat zijn de eerste stappen bij het opzetten van een PMO?

De eerste stappen bij het inrichten van een PMO zijn waarschijnlijk al achter de rug aangezien u de moeite hebt genomen om dit artikel te vinden. Als u geïnteresseerd bent in een overstap naar Project Online, hebt u waarschijnlijk al een idee hoe dit goed kan zijn voor de efficiency of hoe het een probleem in uw bedrijf kan oplossen. Houd rekening met de volgende punten bij het opstellen van het traject om te komen tot een formele PMO:

Omschrijven wat de taak is van de PMO

Dient de nieuwsbrief van uw PMO te zijn voor een specifieke zakelijke probleem? U wilt bijvoorbeeld een roostersysteem betere controle over kosten analyse implementeren. Of hebt u uw project gegevens verdeeld over twee of zelfs drie verschillende toepassingen en wilt de gegevens samenvoegen in één systeem, waardoor te leveren meer inzicht in de uitvoering van projecten. Of het mogelijk om te bieden richtlijnen voor het beheren van lopend project en project manager training behoeften. Zodra u waarom uw PMO nodig is weet, wordt het eenvoudiger om te bepalen wat zijn de vereisten in instellen en beheren van deze zijn.

Steun van een executive sponsor

Zorg ervoor dat iemand uit het hogere management uw plannen steunt. Het is belangrijk dat uw PMO de steun heeft van een executive sponsor, aangezien het ontbreken van deze steun een van de belangrijkste redenen is waarom PMO’s mislukken. Als u al een executive hebt die uw initiatief steunt, is dat natuurlijk perfect. Zo niet, dan is een demonstratie van de voordelen van een overstap naar een projectmanagementsysteem zoals Project Online de beste manier om ze te overtuigen van uw plannen. U kunt dit doen door ze het probleem te laten zien dat met de PMO zal worden opgelost. U hebt dit misschien al op beperkte schaal gedaan tijdens de eerste evaluatie van Project Online, maar om echt bondgenoten te vinden in de raad van bestuur is het belangrijk dat u in een pilot laat zien dat het ook werkt met bestaande gegevens. Een overtuigende demonstratie van de voordelen is essentieel om de steun van een executive sponsor te krijgen.

De steun van een vooraanstaande sponsor is onmisbaar bij het wegnemen van weerstand die gebruikers vaak voelen bij de overstap van iets vertrouwds naar iets nieuws, zoals een nieuw systeem voor projectmanagement als Project Online. Het onder de aandacht brengen en promoten van de voordelen bij andere invloedrijke stakeholders, zoals senior project managers, kan ook van pas komen bij het verbreken van de emotionele verbondenheid die andere gebruikers mogelijk hebben met het systeem dat u wilt achterlaten.

Uw team samenstellen

Ongeacht of u een PMO gaat opzetten in een groot of klein bedrijf, zijn dit de verantwoordelijkheden die moeten worden toegewezen aan de rollen in uw PMO:

Rol

Beschrijving

De implementatie van Project Online aansturen

Als u bij het implementeren van Project Online, moet het algemene plan iemand om deze te sturen. Net als een project moet het abonnement adoptie een eigenaar om ervoor te zorgen dat de vereiste taken resources wilt voorzien en voltooid.

Onderzoek doen naar de behoeften voor projectmanagement

De persoon met deze rol heeft als taak de behoeften van uw organisatie voor projectmanagement te beoordelen. Deze persoon moet praten met gebruikers in het hele bedrijf en binnen verschillende afdelingen om vast te stellen hoe ze op dit moment projecten beheren, wat hun eisen zijn en hoe deze kunnen worden verbeterd door de implementatie van Project Online. Deze vereisten moeten worden gepresenteerd aan de beheerder van Project, zodat ze goed kunnen worden geïmplementeerd in Project Online. Deze persoon moet niet alleen een goede projectmanager zijn, maar ook goed kunnen communiceren. Het is heel goed mogelijk dat medewerkers van het bedrijf emotioneel gehecht zijn aan het proces dat u van ze wilt afnemen. Om die reden is het belangrijk dat u aan die mensen kunt laten zien dat het nieuwe systeem eigenlijk alleen maar voordelen heeft.

Training, documentatie en ondersteuning

De persoon met deze rol moet in staat zijn om het vaardigheidsniveau van de gebruikers te beoordelen en is daarnaast verantwoordelijk voor het trainingsmateriaal of de training die nodig is om het product te kunnen gebruiken. Hierbij kan het nodig zijn om trainingen te ontwikkelen die speciaal zijn afgestemd op de rollen van Project-beheerders, projectmanagers, teamleiders en teamleden. Hoewel de meeste tijd zal gaan zitten in het samenstellen van trainingsmateriaal voor projectmanagers of beheerders, geldt voor teamleiders en teamleden dat voor hen snelzoekkaarten, cheat sheets, checklists of beknopte zelfstudies waarschijnlijk het meest effectief zijn. U moet ook een oplossing vinden voor het in-house aanbieden van ondersteuning voor uw gebruikers, evenals een methode om lastigere problemen via de juiste trajecten te escaleren.

Samenwerking met de IT-afdeling

Samenwerking en overleg met de IT-afdeling is essentieel om maximale ondersteuning te krijgen bij het installeren en configureren van Project Online. Als u Project Online nog aan het evalueren bent, kan dit meestal zonder al te veel voorbereiding worden gedaan door iemand van de IT-afdeling nadat die de documentatie van Aan de slag met Project Online heeft doorgenomen.

De PMO moet samenwerken met de IT-afdeling om tot een oplossing te komen voor deze twee aandachtspunten:

  • Beheer van Office 365: de PMO moet samenwerken met de beheerder van Office 365 om gebruikers en licenties toe te wijzen.

  • Beheer van Project Online: de PMO moet ook samenwerken met een beheerder van Project Online als het gaat om zaken zoals aangepaste velden, resources en de configuratie van het rooster. Mogelijk is er ook overleg nodig om via werkstromen processen te implementeren in Project Online.

Sommige PMO's in grotere bedrijven hebben ook projectmanagers die kunnen worden ingezet om voor specifieke projecten advies te geven wanneer dat nodig is. Dit kan variëren van advies aan de eigenaar van het project tot het overnemen van het project, wanneer dit nodig zou zijn gezien de omvang van het project.

Een missieverklaring opstellen voor uw PMO

Elke PMO moet een missieverklaring hebben. Als de behoeften voor een PMO al zijn geëvalueerd, is het veel eenvoudiger om een missie op te stellen. Bestudeer de bestaande missie van uw bedrijf en probeer een missie voor de PMO te bedenken die hier goed bij aansluit. De missie hoeft niet heel erg ingewikkeld te zijn, maar voldoende om aan iedereen duidelijk te maken waarom er een PMO bestaat en wat de rol hiervan is binnen uw bedrijf.

Een plan opstellen voor de realisatie van de PMO

Nadat u de taken hebt beschreven die nodig zijn voor het opzetten van uw PMO, kan het zinvol zijn om een algemeen projectplan te maken. Benader het opzetten van de PMO hierbij als één groot project, met bijbehorende taken, taakduren en opdrachten. Het projectplan wordt steeds specifieker naarmate u enkele van de eerste taken hebt afgerond, zoals een evaluatie van de huidige omgeving. Het projectplan zorgt ervoor dat de PMO een planning heeft, zodat u kunt bijhouden wat er is gedaan, waarmee u bezig bent en wat er nog moet gebeuren. Hier ziet u enkele voorbeelden van verschillende taken voor het bouwen van een PMO in een projectplan van Project Online:

PMO-projectplan in Project Online

Meer informatie over PMO’s

Als uw bedrijf nog geen PMO heeft, is het niet onbegrijpelijk dat u misschien wat sceptisch bent om er zelf aan te beginnen. Hoewel de wensen en behoeften van uw bedrijf bepalend zijn voor uw PMO, moet u leren hoe u het raamwerk maakt om de PMO vorm te geven en uit te ontwikkelen. Afhankelijk van uw doelen, kunt u de methodologieën voor PMO’s voor verschillende processen en bedrijfstakken onderzoeken om te bepalen welk PMO-model het best bij uw bedrijf past. Er zijn heel veel boeken, cursussen en online-informatiebronnen over het opzetten en beheren van PMO's die u hierbij kunnen helpen.

Als u een PMO gaat opzetten en hulp nodig hebt, kunt u contact opnemen met een Microsoft Certified Partner of met Microsoft Consulting Services. We hebben ook consultants in dienst die zeer veel ervaring hebben met het inrichten van PMO's voor kleine, middelgrote en grote ondernemingen.

Wat nu?

Bent u er klaar voor om uw eigen PMO te gaan opzetten? Hopelijk bent u er na het lezen van dit artikel van overtuigd dat het meer dan de moeite waard is om zelf een PMO op te zetten. Het vereist inderdaad veel samenwerking met mensen in uw organisatie en de steun van een executive "champion" is essentieel. Ook moet u tijd investeren om het vele informatiemateriaal door te lezen dat beschikbaar is voor bedrijven die een PMO willen opzetten. Maar als u hulp nodig hebt, kunt u altijd contact opnemen met een Microsoft Certified Partner of met Microsoft Consulting Services.

Als uw organisatie niet zo groot is, kan de omvang van de operatie nogal overweldigend lijken. Mogelijk beschikt u niet over de middelen om voor elke beschreven PMO-rol personeel aan te nemen en dat hoeft ook niet. Het is wel belangrijk om te weten dat het hier om verantwoordelijkheden gaat die waarschijnlijk op een bepaald moment moeten worden ingevuld, op een manier die aansluit bij uw behoeften. Houd er ook rekening mee dat de benodigde inspanning afhangt van de grootte en wensen van uw bedrijf. Een PMO in een kleiner bedrijf hoeft misschien maar met een paar senior projectmanagers in het bedrijf te overleggen om de aanwezige behoeften te evalueren, terwijl in een grotere onderneming verschillende afdelingen met uiteenlopende vereisten moeten worden geanalyseerd.

De keuze voor een PMO kan bijdragen aan het succes van Project Online en de keuze voor Project Online kan bijdragen aan het succes van uw PMO. Veel succes met de implementatie.

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×