Hoe meer e-mail u verzendt en ontvangt, hoe groter uw Outlook-postvak kan worden. Het kan langer duren voordat grote postvakken worden geopend en gezocht, en veel e-mailproviders, waaronder Microsoft 365, beperken de maximale grootte van uw postvak. Als u een bericht ontvangt dat uw postvak de limiet heeft overschreden, kan het verwijderen van berichten en mappen helpen, maar als u uw gegevens opslaat in een Outlook-gegevensbestand (.pst) of offline Outlook-gegevensbestand (.ost), wordt dat gegevensbestand mogelijk niet automatisch kleiner.
Opmerking: als u een POP-account gebruikt, worden alle gegevens van uw e-mailaccount, inclusief uw mappen, e-mailberichten, contactpersonen, agenda en taakgegevens, opgeslagen in een Outlook-gegevensbestand (.pst). Als u een Microsoft 365- , Exchange-, IMAP- of Outlook.com-account gebruikt, wordt een kopie van uw postvak opgeslagen in een offline Outlook-gegevensbestand (.ost).
Als u de grootte van uw Outlook-gegevensbestand (.pst) of offline Outlook-gegevensbestand (.ost) wilt verkleinen, kunt u het gegevensbestand handmatig comprimeren. Selecteer hieronder uw versie van Outlook voor instructies voor het verkleinen van de grootte van een PST- of OST-bestand.
Er zijn verschillende manieren om de grootte van uw postvak te verkleinen.
U kunt het hulpprogramma Postvak opschonen gebruiken om de grootte van uw postvak en afzonderlijke mappen weer te geven. Met dit hulpprogramma kunt u ook zoeken naar oudere of zeer grote berichten die u mogelijk wilt verwijderen of verplaatsen naar een Outlook-gegevensbestand (.pst).
Vaak is de oorzaak van een groot postvak een grote map Verwijderde items. Het hulpprogramma biedt een knop om de grootte van de map Verwijderde items weer te geven en de map Verwijderde items leeg te maken.
Af en toe slaat Outlook conflicterende items op in een map met de naam Conflicten. Conflicten treden op wanneer een kopie van een item dat is opgeslagen op uw e-mailserver niet is gesynchroniseerd met een kopie van een item dat is opgeslagen op uw lokale computer. Met het hulpprogramma Postvakopruiming kunnen deze conflicten voor u worden verwijderd.
Het hulpprogramma Postvak opschonen uitvoeren
-
Klik op het tabblad Bestand.
-
Klik op Extra > Postvak opschonen.
-
Selecteer Postvakgrootte weergeven, Items zoeken die ouder zijn dan, Items zoeken die groter zijn dan, Grootte van verwijderde items weergeven, Map verwijderde items leegmaken , Grootte van conflicten weergeven of Lege conflicten om de gewenste taak uit te voeren.
Gesprek opschonen gebruiken om overbodige berichten te verwijderen
In een lange e-mailthread zijn er vaak talloze berichten die dezelfde informatie bevatten als eerdere berichten. Opschonen van gesprekken kan deze overbodige berichten automatisch verwijderen. Zie Gesprek opschonen gebruiken om overbodige berichten te verwijderen voor meer informatie.
Zoeken naar grote berichten
U kunt zoeken naar alle berichten die groter zijn dan een bepaalde grootte in het zoekvak van Outlook. Klik in het zoekvak en typ: berichtengrootte:>5 mb. Hiermee worden alle berichten gevonden die groter zijn dan 5 MB. U kunt sommige of al deze berichten verwijderen of verplaatsen naar een ander Outlook-gegevensbestand (.pst). Zie Een bericht verplaatsen of kopiëren tussen mappen voor meer informatie over het verplaatsen van items.
Als u items verwijdert uit een Outlook-gegevensbestand (.pst) of offline Outlook-gegevensbestand (.ost), wordt het bestand automatisch op de achtergrond gecomprimeerd wanneer u uw computer niet gebruikt, maar Outlook nog steeds actief is.
Opmerking: Outlook compacteert het bestand alleen als het bestand meer dan 20% van de 'witruimte' (ongebruikte ruimte) bevat.
U kunt ook de volgende stappen gebruiken om het compacte proces onmiddellijk handmatig te starten, wat enkele minuten kan duren.
-
Verwijder alle items die u niet wilt behouden en leeg de map Verwijderde items .
-
Klik op Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen.
-
Klik op het tabblad Gegevensbestanden op het gegevensbestand dat u wilt comprimeren en klik vervolgens op Instellingen.
Opmerking: Als u een Exchange- of Outlook.com-e-mailaccount gebruikt, moet u bovendien op het tabblad Geavanceerd klikken > Instellingen voor Outlook-gegevensbestanden. -
Klik in het dialoogvenster Outlook-gegevensbestand op Nu comprimeren en klik vervolgens op OK.
Opmerking: U hoeft Outlook niet af te sluiten nadat u een Outlook-gegevensbestand hebt gecomprimeerd.
