De grootte van mijn postvak beheren

Krijgt u wekelijks of zelfs dagelijks meldingen waarin wordt gemeld dat uw postvak bijna vol is? Postvak opruimen is een handig hulpmiddel waarmee u gemakkelijk uw postvak kunt opschonen.

  1. Klik in Outlook op Bestand > Opschoonprogramma's > Postvak opruimen.

    Het hulpprogramma Postvak opruimen

  2. U kunt het volgende doen:

    • De totale grootte van uw postvak en van afzonderlijke mappen erin bekijken.

    • Items zoeken die ouder zijn dan een bepaalde datum of groter zijn dan een bepaalde grootte.

    • Items archiveren met AutoArchiveren.

    • De grootte van de map Verwijderde items bekijken en deze map leegmaken.

    • De grootte van de map Conflicten bekijken en deze map verwijderen.

Aanbevolen procedures om uw postvak opgeruimd te houden

Als uw e-mail is opgeslagen op een e-mailserver zoals Exchange, kan de beheerder de functionaliteit mogelijk beperken als uw postvak de limiet heeft bereikt. Zo krijgt u bijvoorbeeld bij 90 MB een waarschuwing, kunt u bij 100 MB geen e-mail meer verzenden en bij 110 MB geen e-mail meer ontvangen.

Hier volgen enkele manieren om de grootte van uw postvak in de hand te houden:

  • Oudere items archiveren: Verplaats oude items die u wilt bewaren naar een archief. U kunt een apart Outlook-gegevensbestand (.pst) maken dat u altijd vanuit Outlook kunt openen. Standaard worden items in Outlookregelmatig automatisch gearchiveerd. U kunt ook items handmatig archiveren wanneer u dat wilt. Zo kunt u zelf bepalen wanneer en welke items u wilt archiveren en waar u ze wilt opslaan.

    Opmerking: Als u de opdracht Archiveren niet ziet, heeft uw organisatie deze functie mogelijk uitgeschakeld.

  • De map Verwijderde items leegmaken: Maak de map Verwijderde items regelmatig leeg, zodat u zeker weet dat u geen berichten bewaart die u niet nodig hebt.

  • De map Ongewenste e-mail leegmaken: U kunt op gezette tijden de map Ongewenste e-mail leegmaken om ruimte vrij te maken voor berichten die u wel wilt bewaren.

  • Bijlagen buiten het postvak opslaan: Bijlagen hopen zich op en kunnen veel ruimte in beslag nemen. Bijlagen die u wilt bewaren, kunt u opslaan op een teamsite, in OneDrive of in mappen op de computer.

U kunt het hulpprogramma Postvak opruimen gebruiken waarmee u de grootte van uw postvak en de afzonderlijke mappen kunt weergeven. U kunt ook oudere items archiveren naar een archiefbestand met persoonlijke mappen (.pst) en uw map Verwijderde Items legen.

  1. Klik in het menu Extra op Postvak opruimen.

  2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Om de totale grootte van uw postvak en van afzonderlijke mappen erin te bekijken, klikt u op Postvakgrootte weergeven.

    • Om oudere items op te zoeken, selecteert u Items zoeken die ouder zijn dan n dagen, voert u een getal in tussen 1 en 999 en klikt u vervolgens op Zoeken.

    • Om grote items op te zoeken, selecteert u Items zoeken die groter zijn dan n kilobytes, voert u een getal in tussen 1 en 9999 en klikt u vervolgens op Zoeken.

    • Als u oudere items in uw postvak wilt verplaatsen naar een archiefbestand met persoonlijke mappen (.pst), klikt u op AutoArchiveren. De standaardmap voor archiefbestanden (.pst) isc:\Documents and Settings\user name\Local Settings\ Application Data\Microsoft\Outlook.

    • Om de grootte van uw map Verwijderde Items weer te geven, klikt u op Grootte verwijderde items weergeven.

    • Om uw map Verwijderde Items te legen, klikt u op Legen.

    • Om de grootte van uw map Conflicten weer te geven, klikt u op Grootte confilicten weergeven.

    • Als u van de inhoud van uw map Conflicten wilt verwijderen, klikt u op Verwijderen.

De grootte van een bestand met persoonlijke mappen (.pst) verkleinen

Als u items verwijdert uit een bestand met persoonlijke mappen (.pst), wordt het bestand op de achtergrond automatisch gecomprimeerd wanneer u uw computer niet gebruikt en Outlook wordt uitgevoerd. Als u de grootte van het bestand direct wilt verkleinen, kunt u comprimeren afdwingen. De procedure voor het comprimeren van het gegevensbestand kan enkele minuten duren.

  1. Klik in het menu Bestand op Gegevensbestandsbeheer.

  2. Klik op het bestand dat u wilt comprimeren en klik vervolgens op Instellingen.

  3. Klik op Nu comprimeren.

Opmerking:  U hoeft Outlook niet te sluiten nadat u een PST-bestand hebt gecomprimeerd.

Naar boven

De grootte van het bestand met offlinemappen (.ost) verkleinen

Het verkleinen van het bestand met offlinemappen (.ost) kan de prestaties verbeteren als u een grote hoeveelheid items hebt verwijderd. Deze procedure verwijdert geen items die zijn opgeslagen op de server.

  1. Verwijder alle items die u niet wilt bewaren en leeg vervolgens de map Verwijderde items.

  2. Klik in het menu Extra op Accountinstellingen.

    De opdracht Accountinstellingen ontbreekt.

    De opdracht Accountinstellingen bevindt zich in het menu Extra in Microsoft Office Outlook 2007. Als u een eerdere versie van Outlook gebruikt, zijn de volgende stappen niet van toepassing. Gebruik de Help die is opgenomen in dat product. Als de titelbalk van het programma dat u gebruikt Microsoft Outlook Express weergeeft, gebruikt u een ander programma dan Outlook. Zie de Help in Outlook Express voor hulp.

  3. Selecteer in de lijst Microsoft Exchange Server en klik vervolgens op Wijziging.

  4. Klik op Meer instellingen.

  5. Klik op het tabblad Geavanceerd en klik vervolgens op Instellingen van bestand met offlinemappen.

  6. Klik op Nu comprimeren.

Opmerking: 

  • Om een item te verwijderen uit de mappen online en offline, selecteert u het item en drukt u vervolgens op DELETE.

  • Als u een Exchange-account in de Exchange-modus met cache gebruikt, wordt alleen de geselecteerde map gewist uit het lokale OST-bestand. De items op de server worden opnieuw gedownload naar het OST-bestand tijdens de volgende synchronisatie als de map is geselecteerd onder Mapopties in Instellingen voor verzenden/ontvangen voor de Exchange Server-e-mailaccount.

  • Wanneer u een Exchange-modus met cache gebruikt, worden de Favorieten in openbare mappen niet standaard gesynchroniseerd. Als u ervoor kiest om openbare mappen te synchroniseren, is het mogelijk dat de grootte van uw bestand met offlinemappen (.ost) aanzienlijk toeneemt.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×