De gegevens in een database bijwerken

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u bestaande gegevens kunt bijwerken. Microsoft Office Access 2007 biedt een aantal gereedschappen voor het bijwerken van bestaande records, waaronder gegevensbladen, formulieren, query's, zoeken en vervangen en de nieuwe functie Gegevens verzamelen.

Houd er rekening mee dat bijwerken van gegevens niet dezelfde manier is als nieuwe gegevens invoeren. Zie het artikel een of meer records aan een database toevoegenvoor informatie over nieuwe gegevens invoeren in een database.

In dit artikel

Invloed van databaseontwerp op bijwerken

Invloed van gegevenstypen op bijwerken

Invloed van tabelveldeigenschappen op bijwerken

Een formulier gebruiken om gegevens te werken

Een gegevensblad gebruiken om gegevens te werken

Een bijwerkquery gebruiken om bestaande gegevens te wijzigen

Toevoegquery's records toevoegen aan tabellen gebruiken

Gebruik van gegevens verzamelen records bijwerken

Trapsgewijs bijwerken gebruiken om te wijzigen van primaire en refererende sleutel waarden

Invloed van databaseontwerp op bijwerken

Lees dit gedeelte als u Access nog niet kent of als u niet vertrouwd bent met de principes achter relationele databases. Grote updates zijn veel eenvoudiger uit te voeren wanneer u de basisprincipes van databaseontwerp begrijpt.

Een Access-database is geen bestand in dezelfde betekenis als een Microsoft Office Word 2007-document of een Microsoft Office PowerPoint 2007-presentatie. In plaats daarvan is een Access-database een verzameling tabellen, plus een verzameling objecten die rond deze tabellen zijn gebouwd (tabellen, formulieren, rapporten, query's, enzovoort).

Bovendien moeten die objecten voldoen aan een aantal ontwerpeisen, anders werkt de database slecht of helemaal niet. Die ontwerpeisen beïnvloeden op hun beurt hoe u gegevens kunt invoeren. Denk bij het onderstaande aan deze feiten over database-objecten.

  • Op enkele uitzonderingen na (zoals een type lijst dat een waardenlijst wordt genoemd) worden alle gegevens in Access opgeslagen in een of meer tabellen. Het aantal tabellen hangt af van het ontwerp en de complexiteit van de database. Hoewel u de gegevens kunt bekijken of bijwerken in een formulier, een rapport of de resultaten van een query, worden de gegevens voor Access alleen in tabellen opgeslagen.

  • In elke tabel behoren gegevens met betrekking tot één actie-item, categorie of doelstelling te worden opgeslagen. Een tabel met bedrijfscontactgegevens mag bijvoorbeeld geen omzetgegevens bevatten. Is dat wel het geval, dan wordt het lastig of zelfs onmogelijk om de juiste informatie terug te vinden.

  • Elk veld in een tabel mag maar één type gegevens accepteren. U zou bijvoorbeeld geen aantekeningen mogen opslaan in een veld dat is bestemd voor getallen. Als u in een dergelijk veld tekst probeert te typen, wordt er in Access een foutbericht weergegeven.

  • Velden van een record behoren slechts één waarde te bevatten, met één uitzondering. In een correct ontworpen database zou het bijvoorbeeld onmogelijk moeten zijn om meer dan één adres in een adresveld in te voeren. Dit in tegenstelling tot Microsoft Office Excel 2007, waarin u in één cel standaard net zoveel namen, adressen of afbeeldingen kunt invoeren als u wilt, tenzij u de cel zo instelt dat die beperkte typen gegevens kan bevatten.

    Office Access 2007 biedt echter ook een nieuwe functie, namelijk velden met meerdere waarden. U kunt velden met meerdere waarden gebruiken om meerdere gegevenseenheden toe te kennen aan een enkele record en om lijsten te maken die meerdere waarden kunnen bevatten. U kunt bijvoorbeeld een tekstbestand, een Office PowerPoint 2007-presentatie en een onbeperkt aantal afbeeldingen koppelen aan een record in een database. U kunt ook een lijst met namen maken en zoveel namen als u nodig hebt selecteren. Het gebruik van velden met meerdere waarden lijkt in strijd te zijn met de regels voor het ontwerpen van databases omdat u meer dan één gegevenseenheid per tabelveld kunt opslaan, maar is dat in feite niet, omdat Access 'achter de schermen' de regels toepast, door de gegevens in speciale verborgen tabellen op te slaan.

De volgende koppelingen verwijzen naar artikelen met meer informatie over de onderwerpen en functies die in dit gedeelte aan de orde zijn geweest.

Naar boven

Invloed van gegevenstypen op bijwerken

Lees dit gedeelte als u Access nog niet kent of als u niet vertrouwd bent met de principes achter relationele databases. Grote updates zijn veel eenvoudiger uit te voeren wanneer u een aantal basisprincipes van databaseontwerp begrijpt.

Wanneer u een databasetabel ontwerpt, selecteert u een gegevenstype voor elk veld in die tabel, een werkwijze die voor een nauwkeurige invoer van gegevens zorgt. Stel dat u bijvoorbeeld het gegevenstype Getal opgeeft voor een veld omdat u verkoopcijfers wil berekenen. Als iemand probeert tekst in te voeren in dat veld, zal Access een foutmelding weergeven en die gebruiker het gewijzigde record niet laten opslaan, een stap die uw cijfers helpt beschermen.

Laat zien hoe gegevenstypen weergeven

In Access kunt u nu op twee manieren de gegevenstypen voor een tabelveld weergeven. U kunt de opdrachten gebruiken op het tabblad Gegevensblad of u kunt de tabel in de ontwerpweergave openen. In de volgende reeksen stappen worden beide technieken uitgelegd.

Gegevenstypen weergeven met opdrachten op het tabblad Gegevensblad

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel die u wilt gebruiken.

  2. Klik op het veld dat u wilt bekijken.

  3. Ga naar het tabblad Gegevensblad en klik in de groep Gegevenstype en -notatie op de pijl omlaag voor de lijst Gegevenstype om het gegevenstype weer te geven dat voor het veld is ingesteld.

Gegevenstypen weergeven in de ontwerpweergave

  • Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel en klik op Ontwerpweergave in het snelmenu.

    De tabel wordt in Access geopend in het ontwerpraster en in de bovenste sectie van het raster worden de naam en het gegevenstype van elk tabelveld weergegeven.

    Velden in ontwerpweergave

Het voor elk tabelveld ingestelde gegevenstype vormt het eerste besturingsniveau van wat u wel en niet in een veld kunt invullen. Soms maakt een gegevenstype het helemaal onmogelijk om gegevens in te voeren. In de volgende tabel vindt u de in Office Access 2007 beschikbare gegevenstypen en de manier waarop deze de invoer van gegevens beïnvloeden.

Gegevenstype

Gevolgen voor de gegevensinvoer

Tekst

In een tekstveld kunnen letter- en cijfertekens worden ingevoerd, onder andere door scheidingstekens gescheiden lijsten met items. In een tekstveld passen minder tekens dan in een memoveld (0 tot 255 tekens). In sommige gevallen kunt u conversiefuncties gebruiken om berekeningen uit te voeren op de gegevens in een tekstveld.

Memo

In een veld van dit type kunt u grote hoeveelheden tekst en getallen invoeren. Verder kunt u als de databaseontwerper het veld instelt op tekst met opmaak, alle opmaak toepassen die u gewoonlijk aantreft in tekstverwerkers zoals Office Word 2007. U kunt bijvoorbeeld verschillende lettertypen en tekengrootten toepassen op bepaalde tekens in uw tekst en de tekst vet maken of cursief, enzovoort. U kunt tevens HTML-codes (Hypertext Markup Language) aan de gegevens toevoegen.

Zie het artikel gegevens in rijen en kolommen opmakenvoor meer informatie over het gebruik van de tekst met opmaak in een memoveld.

Net als bij tekstvelden kunt u conversiefuncties gebruiken om berekeningen uit te voeren op de gegevens in een memoveld.

Getal

In een veld van dit type kunt u alleen getallen invoeren. U kunt berekeningen uitvoeren op de waarden in een numeriek veld.

Datum/tijd

In dit type veld kunt u alleen datums en tijden invoeren. Afhankelijk van de instellingen die de databaseontwerper aan het veld heeft gegeven, kunnen de volgende voorwaarden voorkomen:

  • Als de databaseontwerper een invoermasker heeft ingesteld voor het veld (een reeks letterlijke tekens en plaatsaanduidingstekens die verschijnen wanneer u het veld selecteert), moet u de gegevens invoeren in de ruimte en met de notatie die het masker voorschrijft. Als u bijvoorbeeld het masker DD_MMM_JJJJ ziet, moet u een datum invoeren in deze notatie en van die lengte, bijvoorbeeld 11 okt 2006. U kunt geen volledige naam van een maand invullen (behalve mei), en evenmin een jaartal van twee cijfers.

  • Als de ontwerper geen invoermasker heeft gemaakt om de invoer van datum of tijd te regelen, kunt u de waarde typen in elke geldige datum- of tijdnotatie. U kunt bijvoorbeeld 11 okt 2006, 11-10-06 of 11 oktober 2006, enzovoort typen.

  • De databaseontwerper zou ook een notatie op het veld kunnen toepassen. Als in dat geval geen invoermasker aanwezig is, kunt u de waarde in vrijwel elke notatie typen, maar worden de datums in Access weergegeven volgens de ingestelde weergaveopmaak. U kunt bijvoorbeeld 11-10-2006 invoeren, maar door de ingestelde notatie wordt deze waarde weergegeven als 11-okt-2006.

    Zie het artikel gegevens in rijen en kolommen opmakenvoor meer informatie over invoermaskers.

Valuta

In een veld van dit type kunt u alleen geldwaarden invoeren. Verder hoeft u niet handmatig een valutasymbool in te voeren. Standaard wordt het valutasymbool ( €, £, $, enzovoort) gebruikt dat is opgegeven in de Landinstellingen van Windows.

AutoNummering

U kunt in een veld van dit type nooit gegevens invullen of de waarde ervan wijzigen. De waarde in een AutoNummering-veld loopt telkens één stap op als u een nieuwe record toevoegt aan een tabel.

Ja/Nee

Wanneer u op een veld klikt dat is ingesteld op dit gegevenstype, wordt in Access een selectievakje of een vervolgkeuzelijst weergegeven. Als u het veld opmaakt zodat een lijst wordt weergegeven, kunt u in de lijst Ja of Nee selecteren, Waar of Onwaar, dan wel Aan of Uit, alweer afhankelijk van de toegepaste opmaak op het veld. U kunt geen waarden invoeren in de lijst of de waarden in de lijst rechtstreeks vanuit een formulier of tabel wijzigen.

OLE-object

U gebruikt dit type veld als u gegevens wilt weergeven vanuit een bestand dat is gemaakt met een ander programma. U kunt bijvoorbeeld een tekstbestand, een Excel-grafiek of een PowerPoint-presentatie weergeven in een OLE-objectveld. In dit type veld hoeft u niet handmatig gegevens in te voeren. In plaats daarvan gebruikt u het Windows-bestandssysteem om het object te vinden en in te sluiten.

Bijlagen bieden een snellere, gemakkelijkere en flexibelere manier om gegevens vanuit andere programma's te bekijken. Meer informatie kunt u vinden in het item Bijlage hieronder in deze tabel.

Hyperlink

U kunt alle gegevens invoeren in dit type veld en Access terugloopt deze in een webadres. Bijvoorbeeld als u een waarde typt in het veld, Access rondom de tekst met Uniform Resource Locator (URL) tekst, zoals in dit voorbeeld: http://www. your_text.com. Als u een geldig webadres invoert, de koppeling werkt, anders wordt de koppeling zijn ingevoegd om een foutbericht wordt weergegeven. Ook, bestaande hyperlinks te bewerken kan lastig te klikken op een hyperlinkveld bevat met de muis Hiermee start u de webbrowser en gaat u naar de site die is opgegeven in de koppeling. Als u wilt bewerken een hyperlinkveld bevat, selecteert u een aangrenzende veld, het tabblad of pijltoetsen gebruiken om de focus te verplaatsen naar het hyperlinkveld en druk op F2 om te bewerken inschakelen.

Bijlage

U kunt aan een veld van dit type gegevens uit andere programma's toevoegen als bijlage, maar u kunt niet door typen of op een andere manier tekst- of cijfergegevens invoeren.

Zie het artikel bestanden toevoegen en afbeeldingen aan records in uw databasevoor informatie over het gebruik van een bijlageveld.

Wizard Opzoeken

De wizard Opzoeken is geen gegevenstype. U gebruikt de wizard om twee typen vervolgkeuzelijsten te maken: waardenlijsten en opzoekvelden. In een waardenlijst wordt een lijst met items (die door lijstscheidingstekens van elkaar zijn gescheiden) gebruikt. U voert deze items handmatig in wanneer u de wizard Opzoeken gebruikt. Deze waarden kunnen onafhankelijk van alle andere waarden of elk ander object in uw database zijn.

Een opzoekveld gebruikt daarentegen een query om gegevens op te halen uit een of meer van de andere tabellen in een database, of van een andere locatie zoals een server waarop Windows SharePoint Services 3.0 wordt uitgevoerd. In het opzoekveld worden vervolgens de gegevens in een vervolgkeuzelijst weergegeven. Het tabelveld wordt standaard door de wizard Opzoeken ingesteld op het gegevenstype Numeriek.

U kunt werken met opzoekvelden rechtstreeks in tabellen en ook in formulieren en rapporten. De waarden in een opzoekveld worden standaard weergegeven in een type lijstbesturingselement een keuzelijst met invoervak genoemd, een lijst met een vervolgkeuzepijl: Een lege opzoeklijst . Afhankelijk van hoe de ontwerpfunctie voor het opzoekveld en de keuzelijst met invoervak heeft instellen, kunt u de items in de lijst bewerken en items toevoegen aan de lijst. Daarvoor ontwerper van de database moet een eigenschap instellen voor het opzoekveld (de eigenschap Alleen lijstwordt genoemd, en de ontwerper uit te schakelen).

Als u niet de waarden in een opzoeklijst rechtstreeks bewerken, die u moet toevoegen of wijzigen van de gegevens in de vooraf gedefinieerde lijst met waarden of in de tabel die fungeert als bron voor het opzoekveld. Zie de sectie 'De items in een opzoekveld bewerken' in het artikel een of meer records aan een database toevoegenvoor informatie over doet.

Verder hebt u bij het maken van een opzoekveld de keuze om ondersteuning van meerdere waarden in te stellen. Als u dit doet, wordt in de resulterende lijst naast elk item een selectievakje weergegeven en kunt u zoveel items als u wilt selecteren of de selectie ervan ongedaan maken. In de volgende afbeelding wordt een typische lijst met meerdere waarden weergegeven:

een lijst met selectievakjes.

Zie de artikelen handleiding velden met meerdere waardenen een lijst die worden opgeslagen met meerdere waarden gebruiken voor informatie over het maken van opzoekvelden en het gebruik van de resulterende lijsten.

Naar boven

Invloed van eigenschappen van tabelvelden op bijwerken

Lees dit gedeelte als u Access nog niet kent, of als u niet vertrouwd bent met de principes achter relationele databases. U kunt een database pas op grote schaal bijwerken als u begrijpt hoe de eigenschappen van tabelvelden het bijwerken beïnvloeden.

Wanneer u een database ontwerpt, begint u gewoonlijk met het ontwerpen van een of meer tabellen. U beslist wat voor soort gegevens elke tabel zal bevatten, u stelt voor elke tabel de primaire sleutel in (een veld dat elk record (elke rij) een unieke identificatie geeft) en u stelt de relaties tussen de tabellen vast.

Als onderdeel van dat proces stelt u eigenschappen in voor de velden van elke tabel. U kunt bijvoorbeeld een tekstveld zo instellen dat het niet meer dan 50 tekens kan bevatten, en een getalveld zo instellen dat het alleen valutawaarden kan bevatten.

U kunt de meeste veldeigenschappen instellen met behulp van de ontwerpweergave. U kunt echter ook enkele eigenschappen instellen met behulp van opdrachten in de groepen op het lint, onderdeel van de Microsoft Office Fluent-gebruikersinterface. U kunt bijvoorbeeld visuele indelingen voor tekst en Memo instellen met behulp van de opdrachten in de groep lettertype op het tabblad Start . Zie het artikel gegevens in rijen en kolommen opmakenvoor meer informatie over het gebruik van deze opdrachten.

Laat zien hoe instellen of wijzigen van de eigenschappen voor een tabelveld invoeren.

U kunt in Access nu op twee manieren de eigenschappen voor een tabelveld bekijken. U kunt de besturingselementen op het tabblad Gegevensblad gebruiken of u kunt de tabel in de ontwerpweergave openen. In de volgende procedures wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u beide technieken gebruikt.

Tabeleigenschappen weergeven met opdrachten op het tabblad Gegevensblad

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel die u wilt gebruiken.

  2. Klik op het tabblad Gegevensblad en gebruik de opdrachten in de groep Gegevenstype en -notatie om de eigenschappen van elk tabelveld weer te geven.

Tabeleigenschappen weergeven in de ontwerpweergave

  1. Klik in het navigatiedeelvenster met de rechtermuisknop op de tabel en klik op Ontwerpweergave.

    De tabel wordt geopend in het ontwerpraster

  2. Klik in de onderste sectie van het raster, onder Veldeigenschappen, op het tabblad Algemeen. als dit nog niet is geselecteerd.

    – of –

    Klik op het tabblad Opzoeken om de eigenschappen van een opzoekveld te bekijken.

    Een opzoekveld is een tabelveld dat ofwel een hard gecodeerde lijst van waarden gebruikt, ofwel een query die waarden ophaalt van een of meer tabellen in een database. Die waarden worden standaard voor u weergegeven in de vorm van een lijst. Afhankelijk van hoe een databaseontwerper het opzoekveld instelt, kunt u een of meer items uit die lijst selecteren.

    Nieuwe gebruikers van Access raken vaak in de war van opzoekvelden, doordat er een lijst van items verschijnt op de ene locatie (die lijst die in het opzoekveld wordt gemaakt), terwijl de gegevens zich op een andere locatie (de tabel met de brongegevens) kunnen bevinden. Denk eraan dat als u de gegevens in een opzoekveld wilt bijwerken, u de brontabel (de tweede locatie) moet bijwerken. U kunt een opzoekveld niet bijwerken vanuit de lijst.

In de volgende tabel worden de tabeleigenschappen opgesomd die de meeste invloed hebben op het invoeren van gegevens en wordt het effect ervan uitgelegd.

Eigenschap

Plaats in tabelontwerpraster

Mogelijke waarden

Wat er gebeurt als u probeert gegevens te typen

Veldlengte

Tabblad Algemeen

0-255

Het maximumaantal tekens geldt alleen voor velden die zijn ingesteld op het gegevenstype Tekst. Als u probeert meer dan het opgegeven aantal tekens te typen, vallen de overtollige tekens weg uit het veld.

Vereist

Tabblad Algemeen

Ja/Nee

Als deze eigenschap is ingeschakeld, bent u verplicht om een waarde in te voeren in het veld en kunt u nieuwe gegevens pas opslaan nadat u het veld hebt ingevuld. Als deze eigenschap is uitgeschakeld, kan het veld de waarde null bevatten, dat wil zeggen dat het leeg kan blijven.

Opmerking: De waarde null is niet hetzelfde als het getal nul. Nul is een cijfer dat in berekeningen van Access gebruikt kan worden. Null is een ontbrekende, ongedefinieerde of onbekende waarde.

Tekenreeksen met lengte nul toestaan

Tabblad Algemeen

Ja/Nee

Als deze eigenschap ingeschakeld is, kunt u tekenreeksen met de lengte nul invoeren: tekenreeksen die geen tekens bevatten. U kunt een tekenreeks met de lengte nul maken door een paar dubbele aanhalingtekens te typen zonder spatie ertussen ("") en op Enter te drukken.

Geïndexeerd

Tabblad Algemeen

Ja/Nee

Bij het indexeren van een tabelveld in Access wordt het toevoegen van dubbele waarden voorkomen.

Invoermasker

Tabblad Algemeen

Vooraf gedefinieerde of aangepaste sets letterlijke tekens of tekens voor tijdelijke aanduiding

Een invoermasker dwingt u om gegevens in te voeren in een vooraf gedefinieerde indeling. Het masker wordt weergegeven wanneer u een veld in een tabel selecteert of een besturingselement op een formulier. Als u bijvoorbeeld op een datumveld klikt en de tekenreeks DD-MM-JJJJ te zien krijgt, dan is dat een invoermasker. Het dwingt u om de maand in te voeren als een afkorting van drie letters, bijvoorbeeld okt, en het jaar als vier cijfers en niet twee. Dus als u dat masker te zien krijgt, vult u een datum als 15-okt-2006 in.

Opmerking: Denk eraan dat invoermaskers alleen bepalen hoe u gegevens invoert, niet hoe ze in Access worden weergegeven. Als u bijvoorbeeld een datum invoert als 15-okt-2006, slaat Access die misschien op als 15102006, dus zonder opmaaktekens. Als u de datum vervolgens bekijkt in een tabel, formulier of rapport, zou de datum weergegeven kunnen worden als 15-10-2006.

Zie het artikel gegevens in rijen en kolommen opmakenvoor meer informatie over het maken en gebruiken van invoermaskers.

Besturingselement

Tabblad Opzoeken

Waarden hangen af van het gegevenstype van het veld

Voor tekst- en getalvelden kunt u kiezen tussen een tekstvak, een keuzelijst of een keuzelijst met invoervak. Voor ja/nee-velden kunt u kiezen tussen een selectievakje, een tekstvak of een keuzelijst met invoervak.

Opmerking: Als u iets anders selecteert dan keuzelijst of keuzelijst met invoervak, worden de overige eigenschappen op het tabblad Opzoeken verborgen.

Type rijbron

Tabblad Opzoeken

Tabel/Query
Lijst met waarden
Lijst met velden

Als u het eigenschappenvak Weergave besturingselement instelt op Keuzelijst of Keuzelijst met invoervak, kunt u deze eigenschap instellen op Tabel/query, Lijst met waarden of Lijst met velden. Deze eigenschap bepaalt op zijn beurt het type waarde dat u in de eigenschap Rijbron kunt gebruiken (zie het volgende item).

Rijbron

Tabblad Opzoeken

Hangt af van de eigenschap Type rijbron.

Als u de eigenschap Type rijbron instelt op Tabel/Query, kan het veld van deze eigenschap de naam van een tabel of query bevatten. Als u de eigenschap instelt op Lijst met waarden, kan deze eigenschap een lijst van waarden gescheiden door puntkomma's (;) bevatten. Als u het Type rijbron instelt op Lijst met velden, kan deze eigenschap de naam van een tabel, query, of SQL-instructie (Structured Query Language) bevatten.

Alleen lijst

Tabblad Opzoeken

Ja/Nee

Als de waarde op Ja, Access wordt gevonden overeenkomende waarden terwijl gebruikers tekst in een keuzelijst met invoervak invoert. Een andere manier hebt opgeslagen, kunt de instelling Ja aanvullen tijdens typen. De instelling Ja voorkomt ook dat gebruikers de items in een lijst rechtstreeks vanuit de lijst of keuzelijst met invoervak bewerken. Gebruikers moet in plaats daarvan de items in het vak van de eigenschap Rijbron of in het geval van opzoekvelden bewerken, de items in de tabel met de brongegevens voor het opzoekveld bewerken. Zie de sectie 'De items in een opzoekveld bewerken' in het artikel een of meer records aan een database toevoegenvoor meer informatie over het gebruik van opzoekvelden.

Bewerken lijst met waarden toestaan

Tabblad Opzoeken

Ja/Nee

Schakelt de opdracht Lijstitems bewerken in of uit voor lijsten met waarden, maar niet voor opzoekvelden. Als u de opdracht wilt inschakelen voor opzoekvelden, typt u een geldige formuliernaam voor de eigenschap Bewerkingsformulier lijstitems. De opdracht Bewerken van lijst met waarden toestaan wordt weergegeven in een snelmenu dat u opent door met de rechtermuisknop te klikken op een keuzelijst of een keuzelijst met invoervak. Wanneer u de opdracht uitvoert, wordt het dialoogvenster Lijstitems bewerken weergegeven. Als u echter de naam van een formulier opgeeft in het vak van de eigenschap Bewerkingsformulier lijstitems, wordt dat formulier geopend in plaats van het dialoogvenster.

U kunt de opdracht Lijstitems bewerken uitvoeren vanuit de keuzelijst en de keuzelijst met invoervak, en van besturingselementen met een keuzelijst met invoervak die voorkomen op formulieren, en van besturingselementen met een keuzelijst met invoervak in tabellen en query-resultaatsets. Formulieren moeten worden geopend in ontwerpweergave of bladerweergave; tabellen en query-resultaatsets moeten worden geopend in de gegevensbladweergave.

Formulier voor het bewerken van lijstitems

Tabblad Opzoeken

Naam van een invoerformulier

Als u de naam van een gegevensinvoerformulier opgeeft in deze tabeleigenschap, wordt dat formulier geopend wanneer een gebruiker de opdracht Lijstitems bewerken uitvoert. In andere gevallen wordt het dialoogvenster Lijstitems bewerken weergegeven wanneer gebruikers de opdracht uitvoeren.

Meer informatie over het ontwerpen van databases kunt u vinden in de volgende artikelen.

  • Beginselen van databaseontwerp wordt uitgelegd basisconcepten zoals het plannen van een database, ontwerpen van de gegevens en normaliseren, het proces van het splitsen van uw gegevens in gerelateerde tabellen en verwijderen van overtollige gegevens.

  • Tabellen maken in een database wordt uitgelegd hoe u tabellen maken, voegt u primaire sleutels (velden die elke rij of record in de tabel een unieke aanduiding) en hoe u gegevenstypen en tabeleigenschappen instellen.

Naar boven

Gegevens bijwerken met een formulier

Een formulier gebruikt u om kleine hoeveelheden gegevens bij te werken. 'Een kleine hoeveelheid' betekent in dit verband zoveel records als u handmatig wilt bijwerken. Formulieren bieden een gemakkelijke, snelle en betrouwbare manier om kleine hoeveelheden gegevens te bewerken en bij te werken.

Hoe u een formulier gebruiken om gegevens te bewerken, is afhankelijk van het ontwerp van het formulier. Formulieren kunnen een willekeurig aantal besturingselementen zoals lijsten, tekstvakken, knoppen en gegevensbladen bevatten, rasters die lijken op Excel-werkbladen. Om elk van de besturingselementen op het formulier op gegevens ophaalt uit of schrijft gegevens naar een onderliggende tabelveld. Wat u doen met een bepaald besturingselement afhankelijk van het gegevenstype van het onderliggende tabelveld, een eigenschappen instellen voor dat veld, en mogelijk verschillende eigenschappen die de ontwerpfunctie voor databases die zijn ingesteld voor elk besturingselement. Zie de invloed van gegevenstypen op de manier waarop u gegevens invoeren en de invloed van tabelveldeigenschappen op de manier waarop u gegevens invoert, eerder in dit artikel voor meer informatie over de gegevenstypen en veldeigenschappen invloed gegevensinvoer.

In de volgende gedeelten wordt uitgelegd hoe u de besturingselementen kunt gebruiken die het vaakst voor gegevensinvoer gebruikt worden. Als u vragen hebt over uw specifieke database, neemt u contact op met uw systeembeheerder of databaseontwerper.

Tekst in een tekstvak toevoegen of bewerken

Er is in Access één tekstbesturingselement voor tekst- en memovelden. Meestal kunt u aan de omvang van het besturingselement zien of het onderliggende veld een tekstveld of een memoveld is, want de omvang weerspiegelt gewoonlijk de omvang van het onderliggende tabelveld. Als u het besturingselement bijvoorbeeld verbindt met een tekstveld dat niet meer dan 50 tekens kan bevatten, stemt u de omvang van het tekstvak daarop af. Als u het echter verbindt aan een memoveld, kunt u het tekstvak zo groot maken dat er een of twee alinea's in kunnen worden weergegeven zonder schuifbalk.

Verder kunt u een memoveld zo instellen dat het tekst met opmaak ondersteunt. U kunt dan verschillende lettertypen, tekengrootten, stijlen en kleuren aan de tekst geven.

Tekst in een tekstvak bewerken

  • Plaats de cursor in het tekstvak en wijzig de gegevens. Denk eraan dat u in een tekst- of memoveld geen berekeningen kunt uitvoeren met getallen.

Tekst met opmaak toepassen

Opmerking: U kunt deze stappen alleen wanneer een tekstvak is gebonden aan een memoveld. Zie de stappen in de weergave-eigenschappen voor een tabelveldeerder in dit artikel.

  1. Selecteer het memoveld terwijl de tabel is geopend in de gegevensbladweergave. Doorgaans volstaat het om te zoeken naar een veld met de naam "Commentaar", "Aantekeningen" of "Beschrijving".

  2. Gebruik de knoppen en menu's op het tabblad Start, in de groep Lettertype, om de tekst op te maken.

    U kunt verschillende lettertypen en tekengrootten toepassen, de tekst vet of cursief maken, de kleur wijzigen, enzovoort.

Naar boven

Gegevens bijwerken met een gegevensblad

U kunt gegevens wijzigen door direct in de gegevensbladweergave te werken (een raster van rijen en kolommen dat eruitziet als een Excel-werkblad). U kunt gegevens wijzigen in tabellen, queryresultaatsets en formulieren waarin gegevensbladen worden weergegeven.

Meestal zult u gegevensbladen gebruiken als u slechts een klein aantal records of gedeelten van een enkele record hoeft te wijzigen. Als u vertrouwd bent met Excel, zullen gegevensbladen vrij gemakkelijk te begrijpen zijn en kunt u wijzigingen aanbrengen zonder diepgaande kennis van Access-functies, zoals de mogelijkheid om query's te maken en uit te voeren.

Houd voortaan rekening met deze feiten.

  • U hoeft uw wijzigingen niet uitdrukkelijk op te slaan. Ze worden standaard doorgevoerd in de tabel zodra u de cursor verplaatst naar een nieuw veld in dezelfde rij, of naar een andere rij.

  • De velden in een Access-database zouden standaard moeten worden ingesteld voor de invoer van een bepaald type gegevens, zoals tekst of getallen. U moet gegevens invoeren van het type waarop het veld is ingesteld. Anders wordt in Access een foutbericht weergegeven.

  • Er kan een invoermasker aan een veld zijn toegekend. Een invoermasker is een reeks letterlijke en tijdelijke tekens die u dwingen om gegevens in een bepaalde indeling in te voeren. Een invoermasker zou bijvoorbeeld gegevens kunnen vereisen die passen in de indeling van een Franse postcode of een Duits telefoonnummer.

    Zie het artikel gegevens in rijen en kolommen opmakenvoor meer informatie over invoermaskers.

  • Met uitzondering van bijlagen en lijsten met meerdere waarden kunt u in de meeste velden slechts één waarde invullen. Als u niet weet of een veld bijlagen kan bevatten, neemt u contact op met uw databaseontwerper of systeembeheerder. Een lijst met meerdere waarden kunt u altijd herkennen doordat er naast elk lijstitem een selectievakje staat.

Gegevens wijzigen in een gegevensblad

  1. Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de tabel of query met de gegevens die u wilt wijzigen.

    De tabel of query wordt standaard geopend in gegevensbladweergave: een raster dat lijkt op een Excel-werkblad.

  2. Klik op het eerste veld dat u wilt wijzigen, of plaats de focus daar op een andere manier, en wijzig de gegevens.

  3. Druk op TAB om naar het volgende veld te gaan, gebruik een van de pijltoetsen of klik in het volgende veld.

    Wanneer u op TAB drukt, worden standaard de landinstellingen van Windows gebruikt om vast te stellen of de cursor naar de linkerkant of naar de rechterkant wordt verplaatst. Als de computer is ingesteld voor een taal die van links naar rechts wordt geschreven, wordt de cursor naar rechts verplaatst als u op TAB drukt. Als de computer is ingesteld voor een taal die van rechts naar links wordt geschreven, wordt de cursor naar links verplaatst.

Tekst met opmaak toepassen op de gegevens in een memoveld

  1. Selecteer het memoveld terwijl de tabel of het queryresultaat is geopend in de gegevensbladweergave.

    Normaal gesproken kunt u zoeken naar een veld met de naam 'Opmerkingen', "Notities" of "Beschrijving." Als u het veld Memo nog steeds niet kunt vinden, raadpleegt u de stappen in de weergave-eigenschappen voor een tabelveldeerder in dit artikel.

  2. Gebruik de knoppen en menu's op het tabblad Start, in de groep Lettertype, om de tekst op te maken.

    U kunt verschillende lettertypen en tekengrootten toepassen, de tekst vet of cursief maken, de kleur wijzigen, enzovoort.

Naar boven

Bestaande gegevens wijzigen met een bijwerkquery

Bijwerkquery's kunt u gebruiken om een of meer bestaande records toe te voegen, te wijzigen of gedeeltelijk (maar niet geheel) te verwijderen. Bijwerkquery's kunnen worden beschouwd als een uitgebreide versie van het dialoogvenster Zoeken en vervangen. U voert een selectiecriterium in (ruwweg vergelijkbaar met een gezochte tekenreeks) en een bijwerkcriterium (ruwweg vergelijkbaar met een vervangende tekenreeks). Het verschil met het dialoogvenster is dat bijwerkquery's meerdere criteria kunnen toepassen, zodat u een groot aantal records in één keer kunt bewerken, en records in meer dan één tabel kunt wijzigen.

Houd er rekening mee dat u bijwerkquery's niet kunt gebruiken om complete records toe te voegen. Daarvoor gebruikt u een toevoegquery.

Zie het artikel records toevoegen aan een tabel met behulp van een toevoegqueryvoor meer informatie.

Opmerking: De veiligste manier om een bijwerkquery te gebruiken is eerst een selectiequery te maken om de selectiecriteria te testen. Stel dat u bijvoorbeeld een reeks Ja/nee-velden voor een bepaalde klant wilt wijzigen van Nee in Ja. Daarvoor voegt u criteria toe aan de selectiequery totdat alle gewenste records met Nee van die klant als resultaat geeft. Als u er zeker van bent dat u de juiste records hebt, converteert u de selectiequery naar een bijwerkquery, voert u de bijwerkcriteria in en voert u de query uit om de geselecteerde waarden bij te werken.

Een selectiequery maken

  1. Open de database met de records die u wilt bijwerken.

  2. Klik op het tabblad Maken in de groep Overige op Queryontwerp .

    De ontwerpweergave voor query's wordt geopend, het tabblad Ontwerpen verschijnt en het dialoogvenster Tabel weergeven wordt weergegeven.

  3. Selecteer de tabel of de tabellen met de records die u wilt bijwerken, klik op Toevoegen en vervolgens op Sluiten

    De tabel of tabellen verschijnen als een of meer vensters in de bovenste sectie van het queryontwerpraster. Van elke tabel worden in een venster alle velden weergegeven. In de volgende afbeelding ziet u de ontwerpweergave voor query's met een doorsneetabel.

    Een tabel in de queryontwerper

  4. Dubbelklik op de velden die u wilt bijwerken. De geselecteerde velden worden weergegeven in de rij Veld in de onderste sectie van de ontwerpfunctie voor query's.

    U kunt in het onderste gedeelte één tabelveld per kolom kolom toevoegen. Als u snel alle velden in een tabel wilt toevoegen, dubbelklikt u op het sterretje (*) boven aan de lijst met tabelvelden. In de volgende afbeelding ziet u de ontwerpweergave voor query's waaraan alle tabelvelden zijn toegevoegd:

    query met alle velden toegevoegd

  5. Eventueel kunt u een of meer criteria invoeren in de rij Criteria van het ontwerpraster. In de volgende tabel worden enkele voorbeeldcriteria getoond en wordt het effect dat ze op een query hebben uitgelegd.

Criteria

Effect

> 234

Geeft alle getallen groter dan 234 als resultaat. Gebruik < 234 om alle getallen kleiner dan 234 te vinden.

>= "Callahan"

Geeft alle records van Barends tot het einde van het alfabet als resultaat

Between #2/2/2006# And #12/1/2006#

Geeft alle datums van 2 februari 2006 tot 1 december 2006 (ANSI-89) als resultaat. Als in uw database ANSI-92-jokertekens worden gebruikt, gebruikt u enkele aanhalingstekens (') in plaats van hekjes. Bijvoorbeeld: Between '2-2-2006' And '1-12-2006'.

Not "Duitsland"

Hiermee vindt u alle records waarvan de exacte inhoud van het veld niet exact gelijk is aan Duitsland. Het criterium retourneert records die naast Duitsland nog andere tekens bevatten, zoals Duitsland (euro) of Europa (Duitsland).

Not "T*"

Hiermee zoekt u alle records behalve de records die met een T beginnen. Als in uw database de ANSI-92-jokertekenset wordt gebruikt, gebruikt u het procentteken (%) in plaats van het sterretje.

Not "*t"

Hiermee vindt u alle records die niet op t eindigen. Als in de database de ANSI-92-jokertekenset wordt gebruikt, gebruikt u het procentteken (%) in plaats van het sterretje.

In(Canada,VK)

Hiermee zoekt u alle records in een lijst op die Canada of VK bevatten.

Like "[A-D]*"

Hiermee zoekt u in een tekstveld naar alle records die beginnen met een van de letters A tot en met D. Als in uw database de ANSI-92-jokertekenset wordt gebruikt, gebruikt u het procentteken (%) in plaats van het sterretje.

Like "*ar*"

Hiermee zoekt u alle records op die de letterreeks "ar" bevatten. Als in uw database de ANSI 92-jokertekenset wordt gebruikt, gebruikt u het procentteken (%) in plaats van het sterretje.

Like "Maison Dewe?"

Alle records opzoeken die beginnen met 'Maison' en een tweede tekenreeks van vijf letters bevatten waarvan de eerste vier letters 'Dewe' zijn en de laatste letter onbekend is. Als in uw database de ANSI-92-jokertekenset wordt gebruikt, gebruikt u het onderstrepingsteken (_) in plaats van het vraagteken.

#2/2/2006#

Hiermee zoekt u alle records met de datum 2 februari 2006 op. Als in uw database de ANSI-92-jokertekenset wordt gebruikt, zet u de datum tussen enkele aanhalingstekens in plaats van tussen hekjes ('2-2-2006').

< Date() - 30

Geeft alle datums van meer dan 30 dagen geleden als resultaat.

Date()

Geeft alle records die de datum van vandaag bevatten als resultaat.

Between Date( ) And DateAdd("M", 3, Date( ))

Geeft alle records vanaf vandaag tot over drie maanden als resultaat.

Is Null

Geeft alle records als resultaat die een null-waarde (leeg of ongedefinieerd) bevatten.

Is Not Null

Geeft alle records als resultaat die een waarde bevatten.

""

Geeft alle records als resultaat die een tekenreeks met lengte nul bevatten. U gebruikt tekenreeksen met lengte nul als u een waarde aan een vereist veld moet toevoegen, maar nog niet weet wat die waarde is. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat voor een bepaald veld een faxnummer vereist is, terwijl sommige van uw klanten geen faxapparaat hebben. In dat geval typt u een paar dubbele aanhalingstekens zonder spatie ertussen ("") in plaats van een getal.

  1. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren.

    Controleer of de query alleen de records als resultaat heeft geretourneerd die u wilt bijwerken. De ongewenste velden kunt u desgewenst selecteren, waarna u op Delete drukt om ze te verwijderen. U kunt extra velden naar het ontwerpraster slepen en u kunt de criteria wijzigen totdat u tevreden bent met de resultaten van de query.

  2. Ga door met de volgende stappen.

Records bijwerken

  1. Klik op het tabblad Ontwerpen, in de groep Type query, op Bijwerkquery.

    Hiermee verandert u de selectiequery in een bijwerkquery. De rij Bijwerken wordt toegevoegd aan de onderste sectie van de ontwerpweergave.

    Een bijwerkquery met één bijwerkcriterium

  2. Zoek het veld dat de gegevens bevat die u wilt wijzigen en voer uw expressie (die uw gegevens verandert) in op de rij Bijwerken van dat veld.

    In de onderstaande tabel worden enkele voorbeelden getoond en wordt uitgelegd hoe u daarmee gegevens kunt wijzigen.

Expressie

Resultaat

"Verkoper"

Hiermee wijzigt u in een tekstveld de tekstwaarde in Verkoper.

#8/10/06#

Hiermee wijzigt u in een datum/tijd-veld de datumwaarde in 10 augustus 2006.

Ja

Hiermee wijzigt u in een Ja/nee-veld de waarde Nee in Ja.

"PN" & [Productnummer]

Hiermee voegt u "PN" toe aan het begin van elk opgegeven productnummer.

[Prijs per eenheid] * [Hoeveelheid]

Hiermee vermeningvuldigt u de waarden in de velden met de namen Prijs per eenheid en Hoeveelheid.

[Vrachtkosten] * 1,5

Hiermee verhoogt u de waarden in het veld Vrachtkosten met 50 procent.

DSum("[Hoeveelheid] * [Prijs per eenheid]";
"Orderinformatie"; "[Product-id]=" &  [Product-id])

Wanneer de waarden voor Product-id in de huidige tabel overeenkomen met de waarden voor Product-id in de tabel Orderinformatie, werkt deze expressie de verkooptotalen bij door de waarden in het veld Hoeveelheid te vermenigvuldigen met de waarden in het veld Prijs per eenheid.

Right([Verzendpostcode]; 5)

Hiermee kapt u de tekens links af in een tekst- of getalveld, zodat alleen de vijf meest rechtse tekens overblijven.

IIf(IsNull([Prijs per eenheid]); 0; [Prijs per eenheid])

Hiermee verandert u een null-waarde (onbekend of ongedefinieerd) in een nul (0) in het veld Prijs er eenheid.

  1. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren.

    Er verschijnt een waarschuwing. Het bericht ziet u in de volgende afbeelding:

    Het waarschuwingsbericht van de bijwerkquery

  2. Klik op Ja om de query uit te voeren.

    Opmerking: U kunt de waarschuwingsberichten uitschakelen. Doen en klikt u op de Microsoft Office-knop afbeelding office-knop , klikt u op Opties voor Access, klikt u op Geavanceerd, onder bevestigen, schakel het selectievakje actiequery's .

  3. Als u de resultaten van uw bijwerkquery wilt bekijken, gaat u naar het tabblad Start of het tabblad Ontwerpen en klikt u in de groep Weergaven op Weergave. Klik vervolgens op Gegevensbladweergave. U kunt ook op de knop Gegevensbladweergave op de statusbalk van Access klikken.

    Opmerking: Wanneer u de query uitvoert, merkt u misschien op dat sommige velden ontbreken in de resultaatset. Als uw query velden bevat die u niet bijwerkt, worden die velden standaard verwijderd. U zou bijvoorbeeld id-velden van twee tabellen kunnen opnemen om ervoor te zorgen dat de query resultaten geeft en wordt toegepast op de juiste records.

Naar boven

Records toevoegen aan tabellen met een toevoegquery

Een toevoegquery wordt eigenlijk het meest gebruikt om een groep records uit een of meer tabellen in een brondatabase toe te voegen aan een of meer tabellen in een doeldatabase. Stel dat u bijvoorbeeld nieuwe klanten krijgt en een database met een tabel met informatie over die klanten. In plaats van de nieuwe gegevens handmatig in te voeren, kunt u ze aan de desbetreffende tabel of tabellen in uw database toevoegen. U kunt toevoegquery's ook gebruiken voor het volgende:

  • Records toevoegen op basis van criteria. Zo kunnen bijvoorbeeld alleen de namen en adressen worden toegevoegd van klanten met openstaande orders.

  • Records toevoegen wanneer bepaalde velden in de ene tabel niet aanwezig zijn in de andere tabel. Neem bijvoorbeeld een situatie waarin uw tabel Klanten 11 velden heeft, en de velden van de tabel Klanten in een andere database overeenkomen met 9 van de 11 velden in uw database. Met een toevoegquery kunt u dan alleen de gegevens uit de overeenkomstige velden toevoegen en de overige velden negeren.

Het maken van een toevoegquery om gegevens uit de ene database toe te voegen aan een andere database bestaat uit de volgende basisstappen:

  • Open de brondatabase (de database met de records die u wilt toevoegen) en maak een selectiequery die alleen de records retourneert die u wilt toevoegen.

  • Converteer de selectiequery naar een toevoegquery.

  • Voeg de doeltabellen en -velden aan de toevoegquery toe. Als u records aan een andere database toevoegt, opent u eerst de betreffende database en vervolgens selecteert u de tabellen.

  • Voer de query uit om de records toe te voegen.

Opmerking: Maak een back-up van uw gegevens voordat u begint. Als u een fout maakt, kunt u weliswaar de toegevoegde records uit de doeltabel verwijderen, maar het handmatig verwijderen van een groot aantal records kan veel tijd in beslag nemen. Als u een back-up achter de hand hebt, kunt u fouten vaak sneller herstellen.

Een selectiequery maken

  1. Open de brondatabase, de database die de records bevat die u wilt toevoegen.

  2. Klik op het tabblad Maken, in de groep Overige, op Queryontwerp.

    Het queryontwerpraster verschijnt en het dialoogvenster Tabel weergeven wordt geopend.

  3. Selecteer de tabel met de records die u wilt toevoegen, klik op Toevoegen en klik vervolgens op Sluiten.

    De tabel wordt weergegeven als een venster in het bovenste gedeelte van het queryontwerpraster. In het venster worden alle velden van de tabel weergegeven. In deze afbeelding ziet u een typische tabel in de queryontwerpweergave:

    Een tabel in de queryontwerper

  4. Sleep de velden die u wilt toevoegen van de tabel naar de rij Veld in het onderste gedeelte van het queryontwerpraster.

    U kunt één tabelveld toevoegen per kolom in het onderste gedeelte. Als u alle velden snel wilt toevoegen, klikt u op het sterretje (*) boven aan de lijst met tabelvelden. In de volgende afbeelding wordt de ontwerpweergave voor query's met diverse tabelvelden toegevoegd weergegeven:

    Een query met drie velden in het ontwerpraster

    In deze afbeelding ziet u de ontwerpweergave waarin alle velden zijn toegevoegd:

    een query met alle tabelvelden.

  5. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren.

    Controleer of met de query de records zijn geretourneerd die u wilt toevoegen. Schakel zo nodig het selectievakje Weergeven uit of druk op DELETE om ongewenste velden te verwijderen. U kunt ook aanvullende velden naar het ontwerpraster slepen totdat u tevreden bent met het resultaat van de query.

  6. Ga door naar de volgende stappen.

Converteer de query naar een toevoegquery

  1. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Toevoegen.

    Het dialoogvenster Toevoegen verschijnt.

  2. Op dit punt aangekomen kunt u records uit de ene tabel aan een andere tabel in dezelfde database toevoegen, of records aan een tabel in een andere database toevoegen.

    • Records aan een tabel in dezelfde database toevoegen

      1. Klik in het dialoogvenster Toevoegen op Huidige database (als die niet al is geselecteerd) en selecteer vervolgens de doeltabel in de lijst Tabelnaam.

      2. Klik op OK.

        In stap 4 van het vorige gedeelte hebt u een deel van de velden of alle velden in de brontabel toegevoegd aan het queryontwerpraster. Als u tijdens die stap de gehele tabel hebt toegevoegd, wordt de hele doeltabel nu toegevoegd aan de rij Toevoegen aan, zoals u hier kunt zien:

        Een toevoegquery waarin alle velden van twee tabellen zijn opgenomen

        – of –

        Als u in stap 4 van het vorige gedeelte afzonderlijke velden hebt toegevoegd en de veldnamen van de bron- en doeltabel komen met elkaar overeen, worden de doelveldnamen automatisch toegevoegd aan de rij Toevoegen aan, zoals u hier kunt zien:

        een toevoegquery met overeenkomende velden

        – of –

        Als u afzonderlijke velden hebt toegevoegd, en sommige of alle namen in de bron- en doeltabel niet overeenkomen, worden de niet-overeenkomende velden in de rij Toevoegen aan leeg gelaten. Klik op elk leeg veld en selecteer het gewenste bronveld uit de lijst die dan verschijnt, zoals u hier kunt zien:

        Doelvelden kiezen voor een toevoegquery

      3. Klik op Weergave om de wijzigingen te bekijken.

      4. Ga terug naar de ontwerpweergave en klik vervolgens op Uitvoeren om de records toe te voegen.

    • Records toevoegen aan een tabel in een andere database

      1. Klik in het dialoogvenster Toevoegen op Andere database.

      2. Typ in het veld Bestandsnaam de locatie en naam van de doeldatabase.

      3. Typ in het veld Tabelnaam de naam van de doeltabel en klik vervolgens op OK.

        – of –

        Klik op Bladeren en zoek in het tweede dialoogvenster Toevoegen de doeldatabase op. Klik op OK wanneer u de doeldatabase hebt gevonden en geselecteerd. Hierdoor wordt het tweede dialoogvenster gesloten. Typ in het eerste dialoogvenster in het veld Tabelnaam de naam van de doeltabel en klik vervolgens op OK.

        Typ de naam van de doeltabel en klik vervolgens op OK om het eerste dialoogvenster Toevoegen te sluiten.

        In stap 4 van het vorige gedeelte hebt u een aantal of alle velden in de brontabel toegevoegd aan de rij Veld van het queryontwerpraster. Als u tijdens die stap de gehele tabel hebt toegevoegd, wordt de hele doeltabel nu toegevoegd aan de rij Toevoegen aan, zoals u hier kunt zien:

        Een toevoegquery waarin alle velden van twee tabellen zijn opgenomen

        – of –

        Als u in stap 4 afzonderlijke velden hebt toegevoegd en de veldnamen van de bron- en doeltabel met elkaar overeenkomen, worden de doelveldnamen automatisch toegevoegd aan de rij Toevoegen aan, zoals hier:

        een toevoegquery met overeenkomende velden

        -of-

        Als u afzonderlijke velden hebt toegevoegd en sommige of alle veldnamen van de bron- en doeltabel niet met elkaar overeenkomen, worden de niet overeenkomende velden in de rij Toevoegen aan leeg gelaten. Klik een voor een op de lege velden en selecteer het gewenste doelveld uit de resulterende lijst, zoals hier:

        Doelvelden kiezen voor een toevoegquery

      4. Klik op Weergave om de wijzigingen te bekijken.

      5. Ga naar de ontwerpweergave en klik op Uitvoeren om de records toe te voegen.

Naar boven

Records bijwerken met Gegevens verzamelen

Office Access 2007 bevat een nieuwe functie, genaamd Gegevens verzamelen. U kunt een invoerformulier maken in Microsoft Office Outlook 2007, gegevens verzamelen en die gegevens opslaan in een Access-database. Een uitgebreide uitleg van de functie Gegevens verzamelen valt buiten het bestek van dit artikel.

Zie het artikel gegevens verzamelen via e-mailberichtenvoor informatie over het gebruik van gegevens verzamelen.

Naar boven

Gegevens wijzigen met het dialoogvenster Zoeken en vervangen

Het dialoogvenster Zoeken en vervangen biedt een andere methode om kleine hoeveelheden gegevens te wijzigen in minder tijd en met minder moeite. Het zou te ver voeren om hier het gebruik van het dialoogvenster uit te leggen.

Zie het artikel gebruikt het dialoogvenster Zoeken en vervangen om gegevens te wijzigenvoor informatie over het gebruik van het dialoogvenster.

Naar boven

Waarde van primaire en refererende sleutel wijzigen met trapsgewijs bijwerken

Soms zult u een primaire sleutelwaarde moeten bijwerken. Als u die primaire sleutel gebruikt als een refererende sleutel, kunt u automatisch alle wijzigingen doorvoeren in alle onderliggende exemplaren van de refererende sleutel.

Ter herinnering: een primaire sleutel is een waarde die elke rij (record) een unieke identificatie geeft. Een externe sleutel is een kolom die overeenkomt met de primaire sleutel. Meestal bevinden externe sleutels zich in andere tabellen. Ze maken het mogelijk om een relatie (een koppeling) aan te brengen tussen de gegevens in de tabellen.

Stel dat u bijvoorbeeld een productnummer gebruikt als primaire sleutel. Eén Id-nummer vormt een unieke identificatie voor één product. U kunt dat id-nummer ook gebruiken als een refererende sleutel in een tabel met bestelgegevens. Op die manier kunt u alle orders vinden die betrekking hebben op een product, want iedere keer dat iemand een bestelling plaatst voor dat product maakt het id-nummer deel uit van de bestelling.

Soms veranderen deze id-nummers (of andere typen primaire sleutels). In dat geval kunt u de waarde van de primaire sleutel veranderen en die wijziging automatisch trapsgewijs laten doorgeven door alle betrokken onderliggende records. U schakelt deze functionaliteit in door referentiële integriteit en trapsgewijs bijwerken tussen de twee tabellen in te schakelen.

Houdt u hierbij aan de volgende regels:

  • U kunt trapsgewijs bijwerken alleen inschakelen voor alleen primaire sleutelvelden met als gegevenstype Tekst of Getal. Velden met het gegevenstype AutoNummering kunt u niet trapsgewijs bijwerken.

  • U kunt trapsgewijs bijwerken alleen inschakelen tussen tabellen met een één-op-veel-relatie.

In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u een relatie maakt en trapsgewijze updates voor die relatie inschakelt.

De relatie maken

  1. Klik op het tabblad Databasehulpmiddelen, in de groep Weergeven/verbergen, op Relaties.

  2. Klik op het tabblad Ontwerpen in de groep Relaties op Tabel weergeven.

    Het dialoogvenster Tabel weergeven wordt geopend.

  3. Ga naar het tabblad Tabellen (als dit nog niet is geselecteerd), selecteer de tabellen die u wilt wijzigen, klik op Toevoegen en klik op Sluiten.

    Als u SHIFT ingedrukt houdt, kunt u meerdere tabellen selecteren, maar u kunt ook elke tabel afzonderlijk selecteren. Selecteer alleen tabellen aan de 'één'- en 'veel'-zijden van de relatie.

  4. Sleep in het venster Relaties de primaire sleutel van de tabel aan de 'één'-zijde van de relatie naar het externe-sleutelveld van de tabel aan de 'veel'-zijde van de relatie.

    Het dialoogvenster Relaties bewerken wordt geopend. In de volgende afbeelding wordt het dialoogvenster weergegeven:

    Het dialoogvenster Relaties bewerken

  5. Schakel het selectievakje Referentiële integriteit afdwingen in en klik op Maken.

  6. Ga door met de volgende reeks stappen.

Trapsgewijs bijwerken inschakelen bij primaire sleutels

  1. Als u de stappen in de vorige sectie niet hebt gevolgd, opent u de database die de relatie bevat die u wilt wijzigen.

  2. Klik op het tabblad Databasehulpmiddelen, in de groep Weergeven/verbergen, op Relaties.

    Het venster Relaties wordt weergegeven en toont de koppelingen tussen de tabellen in de database (afgebeeld als verbindingslijnen). In de volgende afbeelding wordt een doorsneerelatie weergegeven:

    Een relatie tussen twee tabellen

  3. Klik met de rechtermuisknop op de joinlijn tussen bovenliggende en onderliggende tabellen, en klik vervolgens opRelatie bijwerken.

    Het dialoogvenster Relaties bewerken wordt geopend. In de volgende afbeelding wordt het dialoogvenster weergegeven:

    Het dialoogvenster Relaties bewerken met een bestaande relatie

  4. Selecteer Gerelateerde velden trapsgewijs bijwerken, zorg ervoor dat het selectievakje Referentiële integriteit afdwingen is ingeschakeld en klik op OK.

Raadpleeg de volgende artikelen voor meer informatie over het maken van relaties:

Naar boven

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×