De basisbeginselen van de SharePoint-site plannen

De basisbeginselen van de SharePoint-site plannen

Deze handleiding is bedoeld om site-eigenaren in te schakelen voor het maken van een nieuwe SharePoint-site die voldoet aan de bedrijfsdoelstellingen, de behoeften van de gebruiker en deze kunnen worden onderhouden met het minimale toezicht. Er zijn bekende factoren die bijdragen aan het algehele succes van uw intranet, site of pagina. Als u er zeker van bent dat bepaalde basisprincipes in uw ontwerp worden geïntegreerd, kunnen uw bedrijfsdoelstellingen en de behoeften van de gebruikers toenemen. 

Leer de basisprincipes van SharePoint-ontwerpen integreren in uw ontwerp en tactieken waarmee u het succes van uw SharePoint-project kunt versnellen of vertragen. 

Deze handleiding bestaat uit drie afzonderlijke onderdelen:

In dit artikel:

  • Inleiding tot SharePoint-ontwerp beginselen

  • Bekende succeskosten tactiek

  • Bronnen voor het maken van sites

Basisprincipes van SharePoint-ontwerpen

1. veilig en toegankelijk

Beheermodel

Governance is de reeks beleidslijnen, rollen, verantwoordelijkheden en processen die bepalen hoe de bedrijfs afdelingen van een organisatie en de IT-teams samenwerken in SharePoint om de doelen te bereiken. Elk bedrijf heeft unieke behoeften en doelen die van invloed zijn op de aanpak van de governance. Voor grotere organisaties is waarschijnlijk meer informatie nodig, en meer gedetailleerder dan voor kleinere organisaties.

Governance wordt meestal bepaald door meerdere personen binnen een organisatie. Het beleid voor beheer wordt geïmplementeerd door de SharePoint-beheerder. Als site-eigenaar beschikt u niet over volledig beheer van het beheer abonnement van uw organisatie, maar moet u zich op de hoogte stellen van bepaalde beleidsregels zoals:

  • Machtigingen en ontwerpen

  • Inhouds behoud

  • Delen: extern en intern

Waarom een prioriteit instellen voor beheer?

Een goed beheer abonnement kan:

  • Stroomlijn de implementatie van producten en technologieën, zoals SharePoint.

  • U kunt het systeem van uw organisatie veilig en compatibel houden.

  • U kunt ervoor zorgen dat uw investering het beste rendement in technologie biedt.

Toegankelijkheid

Sites die u maakt in SharePoint Online, zijn toegankelijkheidsfuncties waarmee gebruikers met een beperking ze makkelijker kunnen gebruiken. De term 'personen met een beperking' is van toepassing op miljoenen mensen met een breed scala aan behoeften. Elke groep gebruikers heeft echter zijn eigen specifieke wensen. Een aantal van de meest voorkomende beperkingen is: blinden, slecht zien, kleur blindheid, beperkte mobiliteit en Dexterity, doof en cognitieve handicap, zoals dyslexie of een aandacht voor de tekort. 

Meer informatie over bronnen voor het maken van toegankelijke sites in SharePoint Online.

Waarom een prioriteit instellen voor toegankelijkheid?

Bij het ontwerpen van sites met toegankelijkheid in gedachten maakt u uw sites:

  • Toegankelijk, ongeacht het apparaat of de invoermethode (bijvoorbeeld een bureaubladbrowser, spraakbrowser, browser voor de mobiele telefoon, computer in de auto, enzovoort).

  • Toegankelijk, ongeacht de beperkingen waar iemand tijdens het werk mee te maken heeft (luidruchtige omgeving, kamers met verschillende belichtingsgraden, handsfree rijomgeving, enzovoort).

  • Voorspelbaar. Voor een site is innovatie belangrijk, maar voorspelbaarheid is essentieel. Als de navigatie op uw site eenvoudig te begrijpen en voorspelbaar is, dan is de toegankelijkheid groter.

Baarheid

Bruikbaarheid biedt u het gebruiksgemak van uw site-in principe hoe eenvoudig het is om gebruikers hun doel te laten doen met uw site? Let op: gebruikers moeten deze site gebruiken om toegang te krijgen tot bronnen en de werkbelasting te stroomlijnen. Zorg ervoor dat uw site is gemaakt met een abonnement rond de belangrijkste taken en de gebruikersbehoeften die uw site moet ondersteunen. 

Eenvoudige richtlijnen voor bruikbaarheid:

  • Meer informatie: hoe eenvoudig is het voor gebruikers om basistaken uit te voeren wanneer ze de site voor het eerst gebruiken?

  • Efficiëntie: wanneer gebruikers het ontwerp hebben geleerd, hoe snel kunnen ze taken uitvoeren?

  • Memorability: wanneer gebruikers na een periode van een niet-gebruikte periode teruggaan naar de site, hoe gemakkelijk kunnen ze de vaardigheid herstellen?

  • Fouten: hoe kunnen gebruikers door gebruikers maken en hoe gemakkelijk ze herstellen van de fouten?

  • Tevredenheid: hoe plezierig is het om het ontwerp te gebruiken?

Bron: Nielson Norman bruikbaarheids 101

Waarom moet u een prioriteit instellen voor bruikbaarheid?

Uw SharePoint-site is waardevol voor gebruikers wanneer u de tijd die nodig is om taken te voltooien verkortt en gebruikers verbindt met vaak toegankelijke bronnen. Uw site wordt waardevol voor uw bedrijf wanneer deze de klant ondersteunings tickets beperkt en taken, zoals het verwerken van contracten, automatiseert. Om aan deze doelsoorten te voldoen, moet u eerst de site bruikbaar maken van alle doelgroepen, zoals gebruikers van mobiele apparaten , externe teamleden, meertalige behoeften en toegankelijkheids vereisten.

Werken op elk apparaat

Wanneer gebruikers bestanden op hun lokale apparaat of op een netwerkshare bewaren, zijn ze niet aanwezig wanneer ze het apparaat niet hebben of geen verbinding met uw netwerk hebben. Als er iets gebeurt met het apparaat van een gebruiker, kunnen de gegevens niet meer worden hersteld. Als u een upgrade uitvoert van een apparaat van een gebruiker, moeten lokale gegevens worden gemigreerd.

Als u bestanden opslaat in OneDrive, kunnen gebruikers ze openen op al hun apparaten, zoals hun telefoon en hun thuiscomputer (afhankelijk van wat u toestaat). Ze kunnen zelfs toegang krijgen tot bestanden in een browser vanaf andere apparaten die ze vertrouwen. De mobiele SharePoint-app te vinden.

2. informeren en opzeggen

Modernere lijsten en bibliotheken toepassen

U kunt inhoud verzamelen en beheren via SharePoint-lijsten , net zoals in Excel. Bibliotheken voor het verzamelen, bijhouden en delen van informatie binnen SharePoint-bibliotheken.

Moderne webonderdelen voor inhoudsbeheer:

  • Eenvoudige weergaven van bibliotheken toevoegen, opnieuw ordenen, sorteren, filteren en maken met behulp van het webonderdeel document bibliotheek

  • De weergave van lijsten met de opmaak van kolommen en lijsten verbeteren met behulp van het webonderdeel lijst

  • Inhoud van een documentbibliotheek, site, siteverzameling of alle sites dynamisch weergeven met behulp van het webonderdeel gemarkeerde inhoud

  • Bestanden toevoegen als koppelingen in plaats van ze te kopiëren tussen sites met behulp van het webonderdeel koppeling

Persoonlijke nieuws en inhoud

Maak en curator nieuws dat relevant is voor uw publiek met behulp van het webonderdeel Nieuws. Snel ogende berichten maken, zoals aankondigingen, nieuws, statusupdates en meer, wat afbeeldingen en rijke opmaak biedt. In het webonderdeel Nieuws kunt u de bron opgeven voor automatische nieuwsberichten en de volgorde waarin u ze wilt weergeven op de pagina.

Pas de manier aan waarop gebruikers inhoud en nieuws weergeven met behulp van doel groepen. Met bedoelings doelgroepen kunt u bepaalde inhoud op de startpagina van SharePoint Server, nieuws op de mobiele app en in het webonderdeel Nieuws verzenden wanneer de optie publiek is ingeschakeld.

Samenwerken aan hetzelfde bestand

Met cocreatie kunnen twee of meer auteurs tegelijk aan verschillende delen van een document werken. Hoewel een auteur werkt in de sectie van het document, kunt u een andere auteur maken van haar, zonder dat het werk van andere personen wordt onderbroken. Met cocreatie verwijdert u belemmeringen voor het samenwerken aan servers en helpt organisaties bij het verkleinen van de overhead van het traditionele delen van documenten via bijlagen. 

Uw team site verbinden met een Office 365-groep

Als u hebt vastgesteld dat u een team site moet maken, kunt u deze koppelen aan een Office 365 groep.

Wanneer u een groep maakt of verbinding maakt met een groep, worden gedeelde bronnen beschikbaar voor het team, zoals een gedeeld postvak in, een teamagenda, een OneNote-notitieblok, een standaardlocatie voor bestanden (de documentbibliotheek van de team site), planner voor Taakbeheer, pagina's, lijsten, Bibliotheken en team nieuws, zodat u de groep gemakkelijker kunt samenwerken, communiceren en verplaatsen.

Een met een groep verbonden SharePoint-Team site in een paar seconden maken. 

3. bouw de community en cultuur 

Verbind werknemers

U kunt met Yammer contact leggen met werkgroepen en contact leggen via uw organisatie. Met Yammer kunt u ideeën bespreken, updates delen en een netwerk delen met anderen. Meer informatie over de webonderdelen Yammer-hooglichten en Yammer-gesprekken.

Met Yammer-gesprekken kunnen gebruikers deelnemen aan online gesprekken zonder uw SharePoint-pagina te verlaten. Yammer-markeringen bieden een beknopt overzicht van actieve gesprekken en een gerichte Portal naar specifieke groepen of gesprekken in Yammer.

Wat kunt u doen met Yammer-webonderdelen:

  • Zoeken naar experts, gesprekken en bestanden

  • Deelnemen aan groepen om op de hoogte te blijven, verbinding te maken met uw community en ideeën te verzamelen

  • iemand @ vermelden om ze te laten herhalen

  • Waardering iemand in uw netwerk om een succes te vieren, of slechts te zeggen.

  • Polls gebruiken om feedback te vragen en snel antwoorden te krijgen

Uw organisatie samen verenigen

U kunt uw partners, team en collega's in de loop van de lus houden en ze ook een belangrijk of interessant verhaal laten houden met de Nieuws functie op uw team site. U kunt snel opvallende berichten maken zoals aankondigingen, nieuws over personen en statusupdates, eventueel met afbeeldingen en veelzijdige opmaak. Gebruik het webonderdeel Nieuws op uw team site.

Soms moet inhoud worden geleverd via video, wanneer aankondigingen voor de hele organisatie worden gemaakt of als de Senior leiders een live gebeurtenis hosten. Microsoft stream is de eigen videosite van uw bedrijf. Gebruik het webonderdeel streamop de site om video-inhoud weer te geven.

Help uw organisatie meer inzicht te geven in toekomstige gebeurtenissen door het webonderdeel gebeurtenissentoe te voegen.

4. kennis maken en verlengen

De meest succesvolle sites doen gebruikers op de juiste tijd over de juiste inhoud en bronnen. U kunt inhoud definiëren als documenten, afbeeldingen, video, Bedrijfsnieuws, sectiekoppen en document etiketten, elk medium met informatie die gebruikers nodig hebben om op de hoogte te worden gesteld.

De inhoud van de site wordt uiteindelijk afgebroken in pagina's, documentbibliotheken, lijsten, navigatiekoppelingen naar sites en andere onderdelen. Gebruik een ontwerpmethode voor de content-First om te bepalen welke inhoud bij de pagina hoort voordat u de site bouwt. Als u wilt dat uw inhoud de juiste doelgroep bereikt, vindt u meer informatie over sitenavigatie, aanbevolen procedures voor het zoeken en beheren van inhoud. 

Navigatie

Met behulp van de SharePoint-sites kunnen gebruikers snel vinden wat ze nodig hebben, zodat ze de gevonden informatie kunnen gebruiken om beslissingen te kunnen nemen, wat er gebeurt, welke functies ze nodig hebben, welke functies ze nodig hebben, of ze kunnen helpen met collega's om een probleem op te lossen. Het plannen van een efficiënte navigatie ervaring is dus een essentieel onderdeel van het ontwerpen van SharePoint-sites. Met een goede navigatie ervaring presenteren bezoekers met een volledige foto van wat er op de site beschikbaar is en, in combinatie met de startpagina, een uitgebreide ' verhaal ' voor de site weergeven. 

Meer informatie over het plannen van sitenavigatie. U moet de beheerder van de siteverzameling samenwerken om navigatie wijzigingen door te voeren die van invloed zijn op de hub-sites en thuis sites.

Zoeken

Microsoft zoeken in SharePoint biedt een fantastische gebruikersinterface waarmee de Zoekresultaten kunnen worden aangepast zonder dat een beheerder iets hoeft te configureren. U kunt de gegevens ook promoten en beantwoorden die gebruikers nodig hebben om taken uit te voeren, zoals beleidsregels, voordelen, resources, extra en meer. Doelgroepen, zoals nieuwe medewerkers of medewerkers, met specifieke inhoud met behulp van doelgroepen

Content management

Inhoudsbeheer verwijst naar het beheer van alle inhoud van uw SharePoint-site (s), zoals tekst, afbeeldingen, logo's, etiketten, koppelingen en metagegevens. Wanneer u inhoud in deze context beheert, betekent dit dat gebruikers uw inhoud kunnen vinden-en wanneer ze deze vinden, de inhoud actueel en relevant is voor wat de gebruiker nodig heeft.

Inhoudsbeheer moet deel uitmaken van uw Organisatiebeheer strategie om bepaalde taken te automatiseren, zoals inhouds behoud en publicatie machtigingen. Als site-eigenaar moet u werken met de siteverzameling of met de tenantbeheerder om te begrijpen welke beleidsregels voor uw organisatie zijn ingesteld. 

Inhouds planning best practices: 

  • Identificeer uw gebruikers, hun behoeften en zorg ervoor dat uw site aan de behoeften voldoet

  • Het site menu gebruiken om gebruikers te tonen wat ze kunnen doen op uw site

  • Specifieke sites voor het onderwerp zijn ideaal om uw site te laten groeien als uw bedrijf groter wordt

  • De huidige inhoud controleren voor kwaliteitsbewaking voordat u deze toevoegt aan de site

  • Zorg voor voldoende openstaande ruimte in uw ontwerp – minder IT

Inhouds richt best practices opstellen: 

  • Een gespreks Toon en bekende woordenlijst voor uw publiek gebruiken

  • Beantwoord de volgende beantwoordende gebruikers direct: waar ben ik? Wat kan ik doen? Wat kan ik nu doen?

  • Zorg ervoor dat de titels van U1 en H2 trefwoorden gebruiken voor de trefwoorden die worden gebruikt wanneer u op zoek bent naar deze inhoud

  • Gebruikers worden niet gelezen, ze worden gebruikgemaakt van grote koppen en trefwoorden

  • Acroniemen en afkortingen in eerste instantie uitspelden

  • Overweeg een cultuur, dubbele punt en lokalisatie

  • Zorg dat inhoud toegankelijk is, bijvoorbeeld: afbeeldingen en kleur alleen voor het overbrengen van informatie en Video's met ondertiteling

Aanbevolen procedures voor inhoudsbeheer:

  • De bestandsnamen en de titels van documenten moeten voor gebruikers duidelijk zijn omdat deze informatie belangrijk wordt wanneer gebruikers uw site zoeken naar inhoud

  • Vermijd het gebruik van datums en versienummers in bestandsnamen

  • Gebruikersvriendelijke namen kiezen voor hyperlinks in SharePoint

  • Zo vaak als nodig inhoud controleren om ervoor te zorgen dat de inhoud relevant blijft

Bekende succesfactoren

Leiders zoeken

Leiders zijn de personen in uw organisatie die een speciaal tijdstip reserveren om nieuwe ideeën en manieren van werken te vergrendelen. Leiders kan u helpen om de betrokkenheid en acceptatie van gebruikers van SharePoint-sites te versnellen. Leiders zijn een waardevol activum bij het maken en starten van nieuwe sites, hub-sites en portals. 

Met leiders kunt u het volgende doen:

  • Invoering van de schaal van de organisatie

  • Draagvlak creëren SharePoint en de waarde tussen teams

  • Welcoming nieuwe gebruikers en beantwoordende vragen

Meer informatie over het zoeken en gebruiken van de leiders in uw Office met behulp van SharePoint-acceptatie bronnen.

Vragen om feedback

Vraagt om feedback van gebruikers tijdens het ontwerpproces, om te valideren dat het ontwerp aan hun behoeften voldoet. Als u uw site wilt testen voordat de eerste start ervan kan worden gecontroleerd, is dit met name niet te zien in de detectie van informatieve architectuur of problemen met site structuren.

Feedback kan waardevol zijn in de vorm van een enquête, bruikbaarheids test of door gebruikers te laten werken met de nieuwe site. Wanneer u uw site gebruikt, moet uw publiek direct begrijpen: waar kan ik dit doen, wat kan ik doen en wat kan ik nu doen?

Site succesvol waarderen

Gevestigde site doelstellingen die regelmatig worden gecontroleerd en medegedeeld. Site gebruiksanalyses weergeven voor meer informatie over de manier waarop gebruikers met uw site werken.

Enkele voorbeelden van site doelstellingen die kunnen worden gemeten:

  • Minder tijd voor taken (zoals formulieren)

  • Beperkte ondersteuningsgesprekken

  • Verloving en tevredenheid van werknemers vergroten

  • Werknemers verbinden met andere werknemers en zakelijke hulpmiddelen

  • Information Gateway (dat wil zeggen dat er nieuwe teamleden in de groep worden weergeven)

Behoud de inhoud up-to-date en compatibel

Voor de meeste organisaties en sites wordt het volume en de complexiteit van de inhoud gedurende de dag verhoogd, namelijk e-mail, documenten, chatberichten en meer. Doeltreffend beheren: deze informatie is belangrijk wanneer u moet naleven met industriële voorschriften, vermindering van het risico op het geval van een schending van de beveiliging en u kunt uw organisatie effectiever delen door ervoor zorgen dat uw gebruikers alleen werken met inhoud die actueel en relevant is voor de gebruikers.

Werk samen met de beheerder van de siteverzameling voor het maken van bewaarbeleid waarmee inhoud kan worden beheerd met behulp van: inhoud behouden, zodat deze niet permanent kan worden verwijderd vóór het einde van de bewaarperiode en de inhoud permanent wordt verwijderd aan het einde van de bewaarperiode.

Eén aspect van de inhoud van de inhoud is zo vaak als nodig gepland. Bepaal hoe vaak uw team Sitebeheer het volgende moet doen: inhoud vernieuwen, ervoor zorgen dat koppelingen niet worden verbroken, werknemersinformatie bijwerken en de instellingen voor machtigingen voordelen controleren.  

Informatiebronnen voor het maken van sites:

Uw site plannen:

Uw SharePoint-site plannen

Laat zien hoe u in de SharePoint-lijst ziet

Interactieve procedure: een communicatiesite voor uw organisatie maken

Interactieve procedure: een team site maken

Uw site samenstellen:

Moderne pagina's maken en gebruiken op een SharePoint-site

Uw SharePoint-site aanpassen

De navigatie op uw SharePoint-site aanpassen

Webonderdelen gebruiken op SharePoint-pagina's

Uw site beheren:

Beheer en levenscyclus van een moderne SharePoint-pagina

Uw SharePoint-site-instellingen beheren

Gebruiksgegevens weergeven voor uw SharePoint-site

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×