De Access-databasesjabloon Studenten gebruiken

Gebruik de Access 2007-databasesjabloon Studenten om informatie over uw studenten bij te houden, waaronder contactpersonen voor noodgevallen, medische gegevens en informatie over hun ouders en/of verzorgers. U kunt ook zoeken naar studenten en op gegevens filteren, verzuim van studenten bijhouden, kolommen weergeven of verbergen en adressen van studenten op een plattegrond weergeven.

De databasesjabloon Studenten

De database gebruiken

In dit artikel worden de basisstappen behandeld voor het gebruik van de databasesjabloon Studenten.

De database voorbereiden voor gebruik

  • Wanneer u de database voor het eerst opent, wordt de pagina Aan de slag weergegeven. Als u wilt voorkomen dat deze pagina wordt weergegeven wanneer u de volgende keer de database opent, schakelt u het selectievakje Aan de slag weergeven wanneer deze database wordt geopend uit.

    Sluit de pagina Aan de slag om te beginnen met de database.

  • Als u wilt controleren of de gehele database-inhoud is ingeschakeld, gebruikt u de volgende procedure:

    1. Klik in de Berichtenbalk op Opties.

    2. Klik in het dialoogvenster Microsoft Office-beveiligingsopties op Deze inhoud inschakelen en klik vervolgens op OK.

      Zie het artikel Bepalen of u een database kunt vertrouwen voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.

Gegevens verzamelen via e-mailberichten

U kunt informatie over studenten verzamelen van e-mailgebruikers door ze een formulier voor gegevensinvoer te sturen in een e-mailbericht. Wanneer gebruikers het ingevulde formulier terugsturen, kunnen de gegevens worden verwerkt en opgeslagen in uw studentenlijst.

  1. Klik op het formulier Lijst met activa op Gegevens verzamelen.

  2. Volg de instructies in de wizard Gegevens verzamelen via e-mailberichten om gegevens te verzamelen van de opgegeven geadresseerden.

Een student zoeken

Met het vak Snelzoeken kunt u snel een student zoeken op het formulier Lijst met studenten.

  • Typ in het vak Snelzoeken de tekst die u wilt zoeken en druk op Enter of klik op Start.

    De lijst wordt gefilterd en geeft alleen de records weer die de tekst bevatten die u zoekt. Als u de hele lijst weer wilt zien, klikt u op Alle records weergeven.

De lijst met studenten filteren

Op het formulier Lijst met studenten kunt u de lijst met studenten filteren en uw favoriete filters opslaan voor toekomstig gebruik.

  1. Pas de filters toe door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken en de gewenste filters te selecteren.

  2. Klik op Filter opslaan.

  3. Voer een naam en beschrijving in voor het filter op het formulier Filtergegevens en klik vervolgens op Sluiten.

  4. Gebruik het vak Favoriete filters om een opgeslagen filter toe te passen, of klik op (Filter wissen) om het filter te verwijderen.

Kolommen weergeven of verbergen

Op het formulier Lijst met studenten zijn sommige velden (kolommen) standaard verborgen. U wijzigt als volgt welke velden worden weergegeven:

  1. Klik op Velden weergeven/verbergen.

  2. Schakel in het dialoogvensterKolommen zichtbaar maken het selectievakje in bij de kolom die u wilt weergeven. Schakel het selectievakje uit om de kolom te verbergen.

Studentgegevens weergeven

Op het formulier Studentgegevens kunt u meer informatie over een student bekijken en invoeren, waaronder foto’s, gegevens van ouders/verzorgers, contactgegevens bij noodgevallen en verzuim. U geeft als volgt het formulier Studentgegevens weer:

  • Klik op het formulier Lijst met studenten op Openen naast het item dat u wilt zien.

Een afbeelding toevoegen

Op het formulieren Studentgegevens kunt u afbeeldingen en andere bijlagen toevoegen.

  • Klik onder het afbeeldingskader op + / – afbeeldingen.

  • Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.

  • In het dialoogvenster Bestand kiezen gaat u naar de map die het bestand bevat.

  • Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik vervolgens op Openen.

  • Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.

Opmerking: U kunt meerdere bestanden bijvoegen voor elk item, waaronder verschillende bestandstypen zoals documenten of spreadsheets.

Studenten toevoegen vanuit Microsoft Office Outlook 2007

Als u Office Outlook 2007 gebruikt, kunt u studenten vanuit dat programma toevoegen zonder de informatie opnieuw te typen.

  1. Klik op het formulier Lijst met studenten op Toevoegen uit Outlook.

  2. Dubbelklik in het dialoogvenster Namen selecteren om toe te voegen op de namen die u aan de database wilt toevoegen.

  3. Klik op Toevoegen en klik vervolgens op OK.

Een plattegrond van het adres van een student

Als u op het formulier Studentgegevens een adres voor de student hebt ingevoerd, kunt u een plattegrond van die locatie weergeven:

  • Klik op Klikken voor kaart.

Rapporten weergeven

De Studentendatabase bevat verschillende rapporten, zoals Alle studenten, Allergieën en medicijnen, Contactgegevens bij noodgeval, Gegevens ouders/verzorgers en nog veel meer. U geeft als volgt een rapport weer:

  • Dubbelklik in het navigatiedeelvenster onder Rapporten op het rapport dat u wilt weergeven.

U kunt uw eigen, aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Een eenvoudig rapport maken voor meer informatie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×