De Access-databasesjabloon Projecten gebruiken

Door Michael Groh, Access MVP

Gebruik de Access 2007-Projectbeheerdatabase voor het beheren van projecten en de bijbehorende taken en werknemers. U kunt ook zoeken naar projectdetails of hierop filteren, algemene taken invoeren en gegevens verzenden of ontvangen via e-mailberichten.

De databasesjabloon Projecten

De database gebruiken

In dit artikel worden de basisstappen behandeld voor het gebruik van de databasesjabloon Projecten.

De database voorbereiden voor gebruik

Als u wilt controleren of de gehele database-inhoud is ingeschakeld, gebruikt u de volgende procedure:

  1. Klik in de Berichtenbalk op Opties.

  2. Klik in het dialoogvenster Microsoft Office-beveiligingsopties op Deze inhoud inschakelen en klik vervolgens op OK.

Zie het artikel Bepalen of u een database kunt vertrouwen voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.

Werknemers toevoegen

Als eerste stap voor het werken met de databasesjabloon Projecten, moet u werknemers toevoegen, zodat u personen hebt aan wie u projecten en taken kunt toewijzen. Gebruik onderstaande procedure om werknemers handmatig toe te voegen of raadpleeg de volgende sectie om werknemers toe te voegen vanuit uw Outlook 2007-contactpersonen.

  1. Klik op het formulier Projectlijst op Werknemerslijst.

  2. Vul in het formulier Werknemerslijst de gegevens in voor elke werknemer.

  3. Als u meer gedetailleerde informatie over een werknemer wilt invoeren, dubbelklikt u op de naam van de werknemer in het formulier Werknemerslijst en voert u de gegevens in op het formulier Werknemersgegevens .

  4. Klik op Sluiten om terug te keren naar het formulier Projectlijst.

Contactpersonen toevoegen van Microsoft Office Outlook 2007

Als u Office Outlook 2007 gebruikt, kunt u werknemers vanuit dat programma toevoegen zonder de informatie opnieuw te typen.

  1. Klik op het formulier Projectlijst op Werknemerslijst.

  2. Klik op het formulier Werknemerslijst op Toevoegen uit Outlook.

  3. Dubbelklik in het dialoogvenster Namen selecteren om toe te voegen op de namen die u aan de database wilt toevoegen.

  4. Klik op Toevoegen en klik vervolgens op OK.

Een nieuw project toevoegen

  1. Klik op het formulier Projectlijst op Nieuw project.

  2. Vul op het formulier Projectgegevens de gegevens van het project in en klik vervolgens op Sluiten.

Een bestaand project bewerken

  1. Dubbelklik in het formulier Projectlijst op het project dat u wilt bewerken.

  2. Voeg op het formulier Projectgegevens de gegevens van het project toe.

    Een taak toevoegen

    • Klik op het formulier Projectgegevens op Nieuwe taak.

    • Vul op het formulier Taakdetails de gegevens van de taak in en klik vervolgens op Sluiten.

      Het nieuwe project wordt in de lijst Projecttaken weergegeven op het formulier Projectgegevens.

      Een taak bewerken

    • Klik op het formulier Projectgegevens op het tabblad Projecttaken.

    • Dubbelklik op de taak die u wilt bewerken.

    • Bewerk de gegevens van de taak op het formulier Taakdetails en klik vervolgens op Sluiten.

      Een algemene taak toevoegen

      Algemene taken zijn taken die vaak worden gebruikt voor allerlei projecten, zoals budgettering of training. Nadat u een algemene taak invoert, kan deze worden toegevoegd aan elk gewenst project in de Project-database zonder dat u de taakdetails opnieuw hoeft in te voeren.

    • Klik op het formulier Projectgegevens op Algemene taken.

    • Schakel het selectievakje in naast elke algemene taak die u wilt toevoegen aan het project. Nieuwe algemene taken toevoegen aan het einde van de lijst.

    • Klik op Sluiten om terug te keren naar het formulier Projectgegevens.

Gegevens verzamelen via e-mailberichten

U kunt gegevens van e-mailgebruikers verzamelen over projecten of werknemers door ze een formulier voor gegevensinvoer te sturen in een e-mailbericht. Wanneer gebruikers het ingevulde formulier terugsturen, kunnen de gegevens worden verwerkt en opgeslagen in uw takenlijst.

  1. Klik op het formulier Projectlijst of Werknemerslijst op Gegevens verzamelen.

  2. Volg de instructies in de wizard Gegevens verzamelen via e-mailberichten om gegevens te verzamelen van de opgegeven geadresseerden.

De projectlijst filteren

Op het formulier Projectlijst kunt u de lijst met projecten filteren en uw favoriete filters opslaan voor toekomstig gebruik.

  1. Pas de filters toe door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken en de gewenste filters te selecteren.

  2. Klik op Filter opslaan.

  3. Voer een naam en beschrijving in voor het filter op het formulier Filtergegevens en klik vervolgens op Sluiten.

  4. Gebruik het vak Favoriete filters om een opgeslagen filter toe te passen, of klik op (Filter wissen) om het filter te verwijderen.

Project- of werknemersgegevens weergeven

In de formulieren Projectgegevens en Werknemersgegevens kunt u meer informatie over een project of werknemer bekijken en invoeren. Het formulier Projectgegevens of Werknemersgegevens geeft u als volgt weer:

  • Dubbelklik in het formulier Projectlijst of Werknemerslijst op het item dat u wilt zien.

Bijlagen toevoegen

Op de formulieren Projectgegevens, Taakgegevens en Werknemersgegevens kunt u afbeeldingen en andere bijlagen toevoegen.

  • Op elk gewenst formulier Details kunt u dubbelklikken op het veld Bijlagen. (Op het formulier Werknemersgegevens dubbelklikt u op het afbeeldingspictogram.)

  • Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.

  • In het dialoogvenster Bestand kiezen gaat u naar de map die het bestand bevat.

  • Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik vervolgens op Openen.

  • Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.

Opmerking: U kunt meerdere bestanden bijvoegen voor elk item, waaronder verschillende bestandstypen zoals documenten of spreadsheets.

Rapporten weergeven

De database Projecten bevat verschillende rapporten, zoals Geopende projecten, Taakgegevens, Adresboek werknemer en meer. U geeft als volgt een rapport weer:

  • Ga naar het formulier Projectlijst en selecteer het rapport dat u wilt weergeven in de lijst Rapporten.

Een rapport afdrukken:

  • Klik op de Microsoft Office-knop afbeelding office-knop en klik vervolgens op Afdrukken.

U kunt uw eigen, aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Een eenvoudig rapport maken voor meer informatie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×