Office
Aanmelden

De Access-databasesjabloon Contactpersonenbeheer gebruiken

Gebruik de Access 2007-databasesjabloon Contactpersonenbeheer om namen, adressen, telefoonnummers en andere informatie bij te houden. Met deze nieuwe versie van een populaire Access-sjabloon kunt u ook elke contactpersoon categoriseren, e-mailberichten verzenden en kaarten van adressen maken.

Database voor contactpersonenbeheer

De database gebruiken

In dit artikel worden de basisstappen behandeld voor het gebruik van de databasesjabloon Contactpersonenbeheer.

De database voorbereiden voor gebruik

  • Wanneer u de database voor het eerst opent, wordt de pagina Aan de slag weergegeven. Als u wilt voorkomen dat deze pagina wordt weergegeven wanneer u de volgende keer de database opent, schakelt u het selectievakje Aan de slag weergeven wanneer deze database wordt geopend uit.

    Sluit de pagina Aan de slag om te beginnen met de database.

  • Als u wilt controleren of de gehele database-inhoud is ingeschakeld, gebruikt u de volgende procedure:

    1. Klik in de Berichtenbalk op Opties.

    2. Klik in het dialoogvenster Microsoft Office-beveiligingsopties op Deze inhoud inschakelen en klik vervolgens op OK.

      Zie het artikel Bepalen of u een database kunt vertrouwen voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.

Contactpersonen toevoegen van Microsoft Office Outlook 2007

Als u Office Outlook 2007 gebruikt, kunt u contactpersonen vanuit dat programma toevoegen zonder de informatie opnieuw te typen.

  1. Klik op het formulier Lijst met contactpersonen op Toevoegen uit Outlook.

  2. Dubbelklik in het dialoogvenster Namen selecteren om toe te voegen op de namen die u aan de database wilt toevoegen.

  3. Klik op Toevoegen en klik vervolgens op OK.

Zoeken naar een contactpersoon

Met het vak Snelzoeken kunt u snel een contactpersoon zoeken op het formulier Lijst met contactpersonen.

  • Typ op het formulier Lijst met contactpersonen in het vak Snelzoeken de tekst die u wilt zoeken en druk op Enter of klik op Start.

    De lijst wordt gefilterd en geeft alleen de records weer die de tekst bevatten die u zoekt. Als u de hele lijst weer wilt zien, klikt u op Alle records weergeven.

Kolommen weergeven of verbergen

Op het formulier Lijst met contactpersonen zijn sommige velden (kolommen) standaard verborgen. U wijzigt als volgt welke velden worden weergegeven:

  1. Klik op Velden weergeven/verbergen.

  2. Schakel in het dialoogvensterKolommen zichtbaar maken het selectievakje in bij de kolom die u wilt weergeven. Schakel het selectievakje uit om de kolom te verbergen.

Rapporten weergeven

De database met contactpersonen bevat twee rapporten: Adreslijst en Telefoonlijst. U geeft als volgt een rapport weer:

  • Dubbelklik in het navigatiedeelvenster onder Rapporten op het rapport dat u wilt weergeven.

U kunt uw eigen, aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Een eenvoudig rapport maken voor meer informatie.

Contactgegevens weergeven

In het formulier Contactgegevens kunt u meer informatie over elke contactpersoon bekijken en invoeren. U geeft als volgt het formulier Contactgegevens weer:

  • Klik op het formulier Lijst met contactpersonen op Openen naast de contactpersoon die u wilt zien.

Een afbeelding toevoegen

Op het formulier Contactgegevens kunt u een afbeelding voor de contactpersoon toevoegen.

  1. Klik onder het afbeeldingskader op + / – afbeeldingen.

  2. Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.

  3. In het dialoogvenster Bestand kiezen gaat u naar de map die het bestand bevat.

  4. Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik vervolgens op Openen.

  5. Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.

Opmerking: U kunt meerdere bestanden bijvoegen voor elke contactpersoon, waaronder verschillende bestandstypen zoals documenten of spreadsheets.

Een plattegrond van het adres van een contactpersoon

Als u op het formulier Contactgegevens een adres voor de contactpersoon hebt ingevoerd, kunt u een plattegrond van die locatie weergeven:

  • Klik op Klikken voor kaart.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×