De Access-databasesjabloon Activa gebruiken

Gebruik de Access-databasesjabloon Activa om gegevens bij te houden over computers, kantoorapparatuur of andere zaken die in het bezit zijn van of onderhouden worden door personen. Met deze versie van een populaire Access-sjabloon kunt u ook naar gegevens van activa zoeken, kolommen weergeven of verbergen, e-mailberichten verzenden en een plattegrond weergeven met het adres van eigenaren van activa.

De databasesjabloon Activa gebruiken

Aan de slag

In dit artikel worden de basisstappen behandeld voor het gebruik van de databasesjabloon Activa.

De database voorbereiden voor gebruik

  • Wanneer u de database voor het eerst opent, wordt de pagina Aan de slag weergegeven. Als u wilt voorkomen dat deze pagina wordt weergegeven wanneer u de volgende keer de database opent, schakelt u het selectievakje Aan de slag weergeven wanneer deze database wordt geopend uit.

    Sluit de pagina Aan de slag om te beginnen met de database.

  • Als u wilt controleren of de gehele database-inhoud is ingeschakeld, gebruikt u de volgende procedure:

    1. Klik in de Berichtenbalk op Opties.

    2. Klik in het dialoogvenster Microsoft Office-beveiligingsopties op Deze inhoud inschakelen en klik vervolgens op OK.

      Zie het artikel Bepalen of u een database kunt vertrouwen voor meer informatie over het inschakelen van database-inhoud.

Gegevens verzamelen via e-mailberichten

U kunt informatie over activa verzamelen van e-mailgebruikers door ze een formulier voor gegevensinvoer te sturen in een e-mailbericht. Wanneer gebruikers het ingevulde formulier terugsturen, kunnen de gegevens worden verwerkt en opgeslagen in uw lijst met activa.

  1. Klik op het formulier Lijst met activa op Gegevens verzamelen.

  2. 2. Volg de instructies in de wizard Gegevens verzamelen via e-mailberichten om gegevens te verzamelen van de opgegeven geadresseerden.

Buiten gebruik gestelde activa weergeven of verbergen

Buiten gebruik gestelde activa zijn items met een datum buiten gebruik op of vóór de huidige datum. Activa kunnen buiten gebruik worden gesteld wanneer ze verouderd, defect of anderszins ongebruikt zijn. U kunt buiten gebruik gestelde activa weergeven of verbergen op het formulier Lijst met activa.

  • Schakel op het formulier Lijst met activa het selectievakje Buiten gebruik weergeven in of uit.

Zoeken naar een activum of een contactpersoon

Met het vak Snelzoeken kunt u snel een activum zoeken op het formulier Lijst met activa of een contactpersoon op het formulier Lijst met contactpersonen.

  • Typ in het vak Snelzoeken de tekst die u wilt zoeken en druk op Enter of klik op Start.

    De lijst wordt gefilterd en geeft alleen de records weer die de tekst bevatten die u zoekt. Als u de hele lijst weer wilt zien, klikt u op Alle records weergeven.

De lijst met activa filteren

Op het formulier Lijst met activa kunt u de lijst met activa filteren en uw favoriete filters opslaan voor toekomstig gebruik.

  1. Pas de filters toe door met de rechtermuisknop op het formulier te klikken en de gewenste filters te selecteren.

  2. Klik op Filter opslaan.

  3. Voer een naam en beschrijving in voor het filter op het formulier Filtergegevens en klik vervolgens op Sluiten.

  4. Gebruik het vak Favoriete filters om een opgeslagen filter toe te passen, of klik op (Filter wissen) om het filter te verwijderen.

Kolommen weergeven of verbergen

Op de formulieren Lijst met activa en Lijst met contactpersonen zijn sommige velden (kolommen) standaard verborgen. U wijzigt als volgt welke velden worden weergegeven:

  1. Klik op Velden weergeven/verbergen.

  2. Schakel in het dialoogvensterKolommen zichtbaar maken het selectievakje in bij de kolom die u wilt weergeven. Schakel het selectievakje uit om de kolom te verbergen.

Gegevens over activa of contactpersonen weergeven

In de formulieren Activagegevens en Contactgegevens kunt u meer informatie over een item bekijken en invoeren. Het formulier Activagegevens of Contactgegevens geeft u als volgt weer:

  • Klik op het formulier Lijst met activa of Lijst met contactgegevens op Openen naast het item dat u wilt zien.

Een afbeelding toevoegen

Op de formulieren Activagegevens en Contactgegevens kunt u afbeeldingen en andere bijlagen toevoegen.

  • Klik onder het afbeeldingskader op + / – afbeeldingen.

  • Klik in het dialoogvenster Bijlagen op Toevoegen.

  • In het dialoogvenster Bestand kiezen gaat u naar de map die het bestand bevat.

  • Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik vervolgens op Openen.

  • Klik in het dialoogvenster Bijlagen op OK.

Opmerking: U kunt meerdere bestanden bijvoegen voor elk item, waaronder verschillende bestandstypen zoals documenten of spreadsheets.

Contactpersonen toevoegen van Microsoft Office Outlook 2007

Als u Office Outlook 2007 gebruikt, kunt u contactpersonen of eigenaren van activa vanuit dat programma toevoegen zonder de informatie opnieuw te typen.

  1. Klik op het formulier Lijst met contactpersonen op Toevoegen uit Outlook.

  2. Dubbelklik in het dialoogvenster Namen selecteren om toe te voegen op de namen die u aan de database wilt toevoegen.

  3. Klik op Toevoegen en klik vervolgens op OK.

Een plattegrond van het adres van een contactpersoon

Als u op het formulier Contactgegevens een adres voor de contactpersoon hebt ingevoerd, kunt u een plattegrond van die locatie weergeven:

  • Klik op Klikken voor kaart.

Rapporten weergeven

De Activadatabase bevat verschillende rapporten, zoals Alle activa, Activagegevens, Buiten gebruik gestelde activa, Adresboek contactpersoon en meer. U geeft als volgt een rapport weer:

  • Dubbelklik in het navigatiedeelvenster onder Rapporten op het rapport dat u wilt weergeven.

U kunt uw eigen, aangepaste rapporten maken. Zie het artikel Een eenvoudig rapport maken voor meer informatie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×