Contactpersonen in Outlook gebruiken als gegevensbron voor Afdruk samenvoegen

Contactpersonen in Outlook gebruiken als gegevensbron voor Afdruk samenvoegen

Als u bulkmail wilt verzenden naar personen in uw contactenlijst in Outlook, kunt u een samenvoegbewerking gebruiken in Word. Een contactenlijst in Outlook kan worden gebruikt als een gegevensbron voor een samenvoegbewerking. De contactenlijst is een adresboek die wordt gebruikt om informatie over personen vast te leggen en te ordenen.

Samenvoegbewerking uitvoeren met een contactenlijst in Outlook

De belangrijkste stap in het samenvoegbewerkingsproces is het instellen en voorbereiden van uw gegevens voor een samenvoegbewerking. Een Outlook-visitekaartje kan basisgegevens bevatten, bijvoorbeeld een naam, een e-mailadres, alsmede aanvullende gegevens als een thuisadres, telefoonnummer en foto. Zie Een contactpersoon toevoegen als u meer contactpersonen aan uw Outlook-adresboek wilt toevoegen.

Zodra uw Outlook-contactenlijst klaar is, volgt u de onderstaande stappen om een samenvoegbewerking met Word uit te voeren.

  1. In de map Outlook-contactpersonen kiest u op het lint, op het tabblad Start, de optie Afdruk samenvoegen.

    De knop Afdruk samenvoegen bevindt zich op het tabblad Start in de groep Acties

  2. In het dialoogvenster Contactpersonen gebruiken voor Afdruk samenvoegen selecteert u de gewenste opties. Vervolgens kiest u het documenttype dat u wilt maken. Klik op OK.

    Klik op Afdruk samenvoegen op het tabblad Start van de map Contactpersonen om afdrukken samen te voegen

    Notities: 

    • Als u alleen een samenvoegbewerking wilt uitvoeren voor geselecteerde contactpersonen, schakelt u het keuzerondje Alleen geselecteerde contactpersonen in. U had deze contactpersonen moeten selecteren voordat u op dit punt was aangenomen, dus als u geen Annuleren had gekozen, gaat u terug naar de map Contactpersonen, selecteert u deze en begint u opnieuw met stap 1.

    • Als u al een Word-samenvoegingsdocument hebt gemaakt en opgeslagen, schakelt u het keuzerondje Bestaand document in en geeft u het document op. Laat anders het keuzerondje Nieuw document ingeschakeld. U wordt gevraagd een nieuw document te maken als u bij stap 3 komt.

    • Als u deze lijst later opnieuw wilt gebruiken, schakelt u het vakje Permanent bestand in en geeft u het bestand met contactpersonen een naam en slaat u deze op. Dit is met name handig als u een specifieke set met contactpersonen voor samenvoegen hebt geselecteerd en u deze set opnieuw wilt gebruiken zonder dat u ze elke keer weer handmatig hoeft te selecteren.

  3. Microsoft Word wordt geopend. Afhankelijk van de opties die u in stap 2 hebt gekozen, beschikt u over een vooraf gemaakt samenvoegingsdocument of een nieuw, leeg document. Typ de tekst die u op elk van de samengevoegde documenten wilt hebben.

    Opmerking: Als u meer hulp wilt bij het samenvoegingsproces, gaat u naar het tabblad Verzendlijsten en kiest u in de groep Afdruk samenvoegen starten achtereenvolgens de opties Afdruk samenvoegen starten > Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen. Raadpleeg de informatie in dit artikel als u bij stap 3, Adressen selecteren, in de wizard Afdruk samenvoegen bent aangekomen.

  4. Voeg samenvoegvelden in waarmee gegevens uit de contactenlijst in Outlook worden gehaald om aan uw document toe te voegen.

    Notities: Voorbeelden van samenvoegvelden zijn:

    • Adresblok. Dit wordt gebruikt om de volledige naam en het adres van de ontvanger uit de contactenlijst in Outlook toe te voegen aan een brief of e-mail.

      Kies op het tabblad Verzendlijsten, in de groep Schrijven en invoegen, de optie Adresblok.

    • Begroetingsregel. Deze wordt gebruikt als een aanhef (zoals Geachte mevrouw Regter) in een brief of e-mail.

      Kies op het tabblad Verzendlijsten, in de groep Schrijven en invoegen, de optie Begroetingsregel.

    Via de velden Schrijven en invoegen kunt u velden in een samengevoegd document invoegen.

    Zie Samenvoegvelden invoegen voor meer informatie over het toevoegen van samenvoegvelden vanuit uw Outlook-contactpersonen.

  5. Als uw document klaar is, kiest u Voorbeeld van resultaten en vervolgens de recordknop Volgende De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om elk specifiek exemplaar van het document te zien.

  6. Als u het samenvoegingsproces wilt voltooien, kiest u in de groep Voltooien de optie Voltooien en samenvoegen en kiest u vervolgens Documenten afdrukken of E-mailberichten verzenden.

Uw samenvoegdocument opslaan

Wanneer u het samenvoegdocument opslaat, blijft het verbonden met de gegevensbron.

Een samenvoegdocument opnieuw gebruiken

  • Open het document voor Afdruk samenvoegen en kies Ja wanneer u door Word wordt gevraagd of u de verbinding wilt behouden.

De adressenlijst bewerken

  • Open het samenvoegdocument en kies Adressenlijst bewerken om bepaalde adressen te sorteren, filteren en selecteren.

Hebt u een vraag over het samenvoegen met Word-documenten die hier nog niet is beantwoord?

Stel een vraag op het forum van de Word-community

Help ons Outlook nog beter te maken

Hebt u suggesties voor het verbeteren van de samenvoegbewerking (of een andere functie) in Outlook? Ga dan naar Outlook User Voice en laat het ons weten.

Verwante onderwerpen

Afdruk samenvoegen: een gratis zelfstudie van tien minuten op video
Afdruk samenvoegen met enveloppen

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×