Contactpersonen beheren in SharePoint Workspace 2010

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Contactpersonen zijn de personen die u ermee. U kunt contacten toevoegen aan uw persoonlijke lijst in de startbalk. U kunt ook uw eigen contactpersoon beheren.

Wat wilt u doen?

Nieuwe contactpersonen toevoegen

Een contactpersoon opslaan als bestand

Een contactpersoon sturen naar andere mensen

Identiteit van contactpersonen

Naamconflicten

Een alias maken voor een contactpersoon

Een contactpersoon verwijderen

Een contactpersoon verbergen

Diagnostische informatie over een contactpersoon weergeven

Eigenschappen van een contactpersoon bekijken

Nieuwe contactpersonen toevoegen

Ga als volgt te werk om naar nieuwe contactpersonen te zoeken en deze toe te voegen aan uw lijst met contactpersonen in de startbalk:

  1. Klik op het tabblad Start.

  2. Klik op Contactpersoon toevoegen.

  3. Typ in het dialoogvenster Gebruiker zoeken de naam of tekst waarnaar u wilt zoeken in het veld Zoeken naar.

    Details

    U kunt zoeken met 'Volledige naam', 'Voornaam', 'Achternaam', 'Zakelijke e-mail' of 'Persoonlijke e-mail'. De zoekopdracht retourneert alle contactpersonen met een overeenkomst in een van de geldige velden. Als u bijvoorbeeld de tekenreeks 'stra' opgeeft, worden contactpersonen met de naam 'Gerrit Jan Straatsma' als resultaat gegeven, omdat 'stra' de eerste drie letters zijn in het veld 'Achternaam'. In de regel is het zo dat hoe specifieker u de tekenreeks maakt (door meer tekens te typen), hoe specifieker het zoekresultaat is en hoe meer tijd de zoekopdracht kost.

    U kunt in het dialoogvenster Gebruiker zoeken de volgorde van de kolommen wijzigen door deze te slepen. U kunt ook kolommen verwijderen (behalve de kolom 'Volledige naam') door met de rechtermuisknop op een kolomkop te klikken en het selectievakje uit te schakelen bij de naam van de kolom die u wilt verwijderen. Als u een verwijderde kolom weer wilt herstellen, klikt u met de rechtermuisknop op een kolomkop en schakelt u het selectievakje in bij de naam van de kolom die u wilt herstellen. Wijzigingen die u aanbrengt in het dialoogvenster Gebruiker zoeken, zijn alleen van toepassing op de huidige sessie. Wanneer u het dialoogvenster Gebruiker zoeken de volgende keer opent, zijn alle standaardinstellingen hersteld.

  4. Optioneel: schakel de optie Openbare SharePoint Workspace-adreslijst invoegen in als u deze adreslijst wilt opnemen in de zoekopdracht.

    Standaard ook SharePoint Workspace uw bedrijfsnetwerk doorzoekt (als u een behoort) evenals uw Bekende contactpersonen.

  5. Klik op Zoeken.

  6. Als er een overeenkomst wordt gevonden, selecteert u deze in de lijst.

    Contactpersonen worden in de lijst weergegeven met een aanwezigheidpictogram naast hun naam, waaraan u de online status kunt zien. Contactpersonen die zijn gevonden in de openbare SharePoint Workspace-adreslijst worden echter in eerste instantie weergegeven met een statuspictogram 'Onbekend', tot u ze selecteert en toevoegt aan uw lijst met contactpersonen.

  7. Als u meer informatie over een geselecteerde contactpersoon wilt zien, klikt u op Eigenschappen.

    U wilt bijvoorbeeld stappen uitvoeren om te controleren of de identiteit van de contactpersoon.

  8. Klik op Toevoegen om de contactpersoon toe te voegen aan de lijst.

Een lid van een werkruimte toevoegen aan uw lijst met contactpersonen

Nieuwe mensen die lid worden van uw werkruimten, kunt u als contactpersonen toevoegen aan uw persoonlijke lijst. Klik met de rechtermuisknop op het lid dat u wilt toevoegen en selecteer Toevoegen aan Mijn contactpersonen.

U kunt een lid van een werkruimte ook toevoegen aan uw lijst met contactpersonen door het lid daarheen te slepen.

Naar boven

Een contactpersoon opslaan als een bestand

U kunt een contactpersoon opslaan als een bestand en het contactgegevensbestand vervolgens verzenden als bijlage van een e-mailbericht.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon en selecteer Contactgegevens opslaan als bestand....

  2. Selecteer in het dialoogvenster Contactgegevens opslaan als.... de locatie waar u het contactgegevensbestand wilt opslaan en klik op Opslaan.

Naar boven

Een contactpersoon naar andere personen verzenden

U kunt een contactpersoon naar anderen verzenden als een bestandsbijlage in een e-mailbericht of in een Groove-bericht.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon.

  2. Selecteer Via e-mail naar geselecteerde contactpersonen verzenden....

  3. Typ een of meer e-mailadressen in het veld Aan.

  4. Bewerk desgewenst het onderwerp en de berichttekst.

    De standaardberichttekst bevat instructies voor het downloaden van SharePoint Workspace, voor het geval een geadresseerde nog geen account heeft.

  5. Klik op OK.

Naar boven

De identiteit van contactpersonen verifiëren

We raden u sterk aan de identiteit van contactpersonen te verifiëren, om zo het risico te verlagen dat u gevoelige informatie deelt met personen voor wie die informatie niet bedoeld is. Afhankelijk van de installatie van uw account zijn veel identiteiten van contactpersonen mogelijk al geverifieerd door een beheerder in uw organisatie. In SharePoint Workspace wordt de verificatiestatus van personen in uw contactpersonen- en ledenlijst aangegeven met de volgende kleuren:

  • Zwart: niet geverifieerd.

  • Groen: geverifieerd door u.

  • Groenblauw: geverifieerd door uw organisatie.

  • Blauw: geverifieerd door uw organisatie maar buiten uw domein of kruislings gecertificeerd.

  • Rood: naamconflict. Twee contactpersonen die dezelfde naam hebben weergeven in rood, ongeacht de verificatiestatus van. Zie het oplossen van naamconflicten voor meer informatie.

Het communicatiebeleid dat van toepassing is op uw identiteit, bepaalt uw mogelijkheid te communiceren met andere gebruikers, afhankelijk van hun verificatiestatus. Dit beleid kan de volgende punten bepalen:

  • U verbieden te communiceren met gebruikers die niet zijn geverifieerd door een beheerder in uw organisatie.

  • Het dialoogvenster Waarschuwing voor verificatie van contactpersoon (verderop beschreven) openen om u te waarschuwen voordat u wordt toegestaan te communiceren met gebruikers van wie de identiteit niet is geverifieerd.

  • U toestaan te communiceren met elke contactpersoon zonder waarschuwingen of beperkingen.

De verificatie van uw organisatie van andere gebruikers mogelijk bieden u voldoende assurance over hun identiteit. In sommige gevallen, met name als u met zeer gevoelige informatie werkt, kunt u ook handmatigcontroleren of een gebruikers id.

Reageren op het dialoogvenster Waarschuwing voor verificatie van contactpersonen

Het dialoogvenster Waarschuwing voor verificatie van contactpersoon wordt weergegeven wanneer u probeert te communiceren met een gebruiker van wie de identiteit niet is geverifieerd en het communicatiebeleid voor uw accountidentiteit is ingesteld om u te waarschuwen voor dergelijke gebruikers. U kunt een van de volgende handelingen uitvoeren:

  • Selecteer de gebruiker en klik op Identiteit verifiëren. Volg de instructies in de volgende sectie over het handmatig verifiëren van de identiteit van een contactpersoon.

  • Klik op Eigenschappen om de contactpersooneigenschappen van een geselecteerde gebruiker weer te geven.

  • Klik op Doorgaan om de waarschuwing over de verificatie van de gebruiker te negeren en door te gaan met de activiteit.

  • Klik op Annuleren om de activiteit die tot de waarschuwing voor verificatie van de contactpersoon leidde te annuleren.

Een contactpersoon handmatig verifiëren

SharePoint-werkruimte een unieke "digitale vingerafdruk" aan elke contactpersoon identiteit wordt toegewezen. Een digitale vingerafdruk wordt weergegeven als een lange tekenreeks van letters en cijfers (met leestekens voor leesbaarheid). Deze digitale vingerafdrukken worden gebruikt voor het handmatig de identiteit van de echte van contactpersonen die u ziet in uw werkruimten en lijsten met contactpersonen. U kunt ook weergave de digitale vingerafdruk die zijn toegewezen aan uw identiteit.

Ga als volgt te werk om de identiteit van een contactpersoon handmatig te verifiëren:

  1. Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon (of het lid van de werkruimte) van wie u de identiteit wilt verifiëren en klik vervolgens op Identiteit verifiëren....

    In het dialoogvenster Identiteit verifiëren wordt informatie weergegeven over uw huidige relaties met de geselecteerde contactpersoon, zoals de werkruimten die u deelt, het aantal berichten dat u hebt uitgewisseld en uw relatie binnen de organisatie. Als u geen enkele relatie hebt met de geselecteerde contactpersoon, worden in het dialoogvenster Identiteit verifiëren in plaats daarvan instructies gegeven over hoe u de identiteit van de contactpersoon kunt verifiëren door de digitale vingerafdruk te controleren.

    Opmerking: Als SharePoint Workspace detecteert dat twee of meer contactpersonen dezelfde naam hebben, wordt in het dialoogvenster Identiteit verifiëren een waarschuwingsbericht weergegeven met het advies een alias toe te wijzen wanneer u deze contactpersoon verifieert.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u aan de hand van de weergegeven informatie voldoende overtuigd bent van de identiteit van de contactpersoon, klikt u op Verifiëren.

      Voer in het dialoogvenster Identiteit verifiëren als desgewenst een alternatieve naam in voor de contactpersoon in en klik op OK.

    • Als u nog niet overtuigd bent van de identiteit van de contactpersoon en meer stappen wilt nemen om de identiteit te verifiëren, klikt u op Weet u het nog niet zeker? Controleer de vingerafdruk.

      Volg de stappen in het dialoogvenster Identiteit verifiëren voor het controleren van de digitale vingerafdruk van de contactpersoon en klik opVerifiëren.

      Voer in het dialoogvenster Identiteit verifiëren als desgewenst een alternatieve naam in voor de contactpersoon in en klik op OK.

Verificatie van de identiteit van een contactpersoon ongedaan maken

Het kan voorkomen dat u de verificatiestatus van contactpersonen die u handmatig hebt geverifieerd wilt wijzigen, zodat deze worden weergegeven als niet-geverifieerd.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon (of het lid van de werkruimte) van wie u de verificatie van de identiteit ongedaan wilt maken en selecteer Identiteit verifiëren....

  2. Klik op Verificatie ongedaan maken.

Naar boven

Naamconflicten van contactpersonen oplossen

Wanneer twee of meer contactpersonen identieke weergavenamen hebben, worden deze namen rood weergegeven in lijsten met contactpersonen, lijsten met leden van een werkruimte en op hun kaarten met contactgegevens. Weergavenamen worden als identiek beschouwd als ze exact overeenkomen nadat voorloop- en volgspaties en tussenliggende dubbele spaties zijn verwijderd en de naam is geconverteerd naar kleine letters.

De namen 'Esther  Valle' en 'Esther Valle' leveren een naamconflict op. De namen 'Esther Valle' en 'EstherValle' leveren echter geen naamconflict op.

Het is belangrijk onderscheid te maken tussen namen van contactpersonen zodat u niet per ongeluk activiteiten start met de verkeerde contactpersoon. U kunt voor elke conflicterende naam van een contactpersoon een aliasnaam maken.

Daarnaast kan het in zeldzame gevallen voorkomen dat een naamconflict het gevolg is van verouderde contactpersonen die zijn opgeslagen in uw account. Een contactpersoon kan bijvoorbeeld een nieuw account hebben geactiveerd en alle activiteiten in het eerdere account hebben verlaten, maar nog steeds voor beide accounts dezelfde weergavenaam gebruiken. In dat geval kunt u de verouderde contactpersoon verbergen op de manier die hieronder wordt beschreven, zodat deze niet langer wordt weergegeven in uw lijsten met contactpersonen.

Ga als volg te werk om een naamconflict op te lossen:

  1. Klik met de rechtermuisknop op de naam met een conflict en klik vervolgens op Naamconflict oplossen.

  2. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Klik op vCard weergeven... om de gegevens van de geselecteerde contactpersoon te bekijken. Zo kunt u onderscheid maken tussen twee contactpersonen met dezelfde naam.

    • Klik op Alias van contactpersoon... om het dialoogvenster Alias te openen. Hier kunt u een unieke weergavenaam voor de contactpersoon opgeven.

    • Klik op Identiteit verifiëren... om de stappen voor verificatie van de identiteit van de contactpersoon uit te voeren.

  3. Klik op Gereed.

Naar boven

Een alias maken voor een contactpersoon

U kunt elke contactpersoon (behalve uzelf) weergeven onder een alias. Dit is handig wanneer u moeilijk onderscheid kunt maken tussen contactpersonen met dezelfde naam.

  1. Klik met de rechtermuisknop op de contactpersoon en klik vervolgens op Alias van contactpersoon.

  2. Typ een aliasnaam en klik op OK.

    Naam van de alias wordt weergegeven in plaats van de oorspronkelijke naam. Om te zien van de oorspronkelijke naam van de contactpersoon u kunt hun contactgegevens openenof punt bij de alias Geef een naam om een pop-upvenster waarin de oorspronkelijke naam weer te geven.

Naar boven

Een contactpersoon verwijderen

Ga als volg te werk om een contactpersoon te verwijderen uit uw lijst met contactpersonen in de startbalk:

  1. Selecteer de contactpersoon die u wilt verwijderen.

  2. Druk op de toets Delete en klik op Ja om het verwijderen te bevestigen.

Contactpersonen die u verwijdert uit de lijst met contactpersonen in de startbalk, kunnen nog steeds worden weergegeven in andere lijsten met contactpersonen, zoals de vervolgkeuzelijsten Aan: in de dialoogvensters Bericht verzenden of Uitnodiging verzenden. Dit gebeurt omdat in SharePoint Workspace contactgegevens van alle gebruikers met wie u contact hebt worden opgeslagen in een lijst genaamd 'Bekende contactpersonen'. Hieronder vallen ook contactpersonen die u hebt toegevoegd in uw lijst met contactpersonen in de startbalk en leden van uw werkruimten. U kunt ook leden van uw werkruimten hebben die niet eveneens in uw lijst met contactpersonen voorkomen.

U verwijderen niet de contactpersonen die worden weergegeven in de lijst met bekende contactpersonen. U kunt echter ten minste deze contactpersonen verbergen.

Naar boven

Een contactpersoon verbergen

Contactpersonen kunnen om verschillende redenen soms verouderd raken. Als u verouderde contactpersonen hebt, kunt u deze verbergen zodat ze niet langer worden weergegeven in vervolgkeuzemenu's met contactpersonen.

  1. Open het Contact Manager.

  2. Selecteer de contactpersonen die u wilt verbergen.

  3. Klik op Verbergen om de geselecteerde contactpersonen in de lijst met Verborgen contactpersonen te plaatsen.

  4. Klik op OK.

Opmerking: Een gekoppeld naamconflict worden niet automatisch opgelost wanneer u een contactpersoon verbergen. Als een contactpersoon die u wilt verbergen, wordt weergegeven als een naamconflict, leest u het oplossen van naamconflicten voor informatie.

Naar boven

Diagnostische gegevens over een contactpersoon weergeven

U kunt de diagnostische gegevens weergeven voor geselecteerde contactpersonen, bijvoorbeeld wanneer u die nodig hebt voor technische ondersteuningsdoeleinden. Als u diagnostische gegevens naar een ondersteuningstechnicus moet verzenden, kunt u de gegevens in het dialoogvenster Diagnose kopiëren en in een e-mailbericht plakken.

  1. Open het Contact Manager.

  2. Selecteer de gewenste contactpersonen.

  3. Klik op Diagnose.

    Als u gegevens wilt kopiëren vanuit het deelvenster Contactpersonen, klikt u met de rechtermuisknop en klikt u vervolgens op Alles selecteren. Klik vervolgens met de rechtermuisknop en klik op Kopiëren.

    Als u gegevens wilt kopiëren vanuit de deelvensters Status of Netwerkdiagnose, klikt u op Kopiëren naar het Klembord.

  4. Klik op OK.

Naar boven

Eigenschappen van contactpersonen weergeven

Als u de eigenschappen van een contactpersoon wilt weergeven, klikt u met de rechtermuisknop op de contactpersoon en klikt u vervolgens op Eigenschappen. In de eigenschappen van een contactpersoon kunt u het volgende doen:

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×