Contact opnemen met anderen

Iedere contactpersoon in uw lijst heeft een aanwezigheidsknop die zijn of haar bereikbaarheidsstatus aangeeft. Aan de hand van deze aanwezigheidsstatus kunt u beslissen via welke communicatiemethode u het beste contact kunt opnemen. Als iemand bijvoorbeeld de status Beschikbaar heeft, kunt u deze persoon bellen of hem of haar een chatbericht sturen. Als een contactpersoon de status Bezet heeft, kunt u misschien beter een e-mail sturen of op het visitekaartje nakijken wanneer deze persoon beschikbaar is voor een gesprek.

Wat wilt u doen?

De status van een contactpersoon bepalen

Het visitekaartje van een contactpersoon weergeven

Gespreksopties weergeven

Een contactpersoon markeren zodat u op de hoogte wordt gesteld wanneer deze beschikbaar is

De status van een contactpersoon bepalen

De aanwezigheidsgegevens die voor iedere contactpersoon worden weergegeven in de lijst met contactpersonen, geven aan of de contactpersoon beschikbaar is. De aanwezigheidsstatus wordt grafisch weergegeven door een aanwezigheidsknop links van de naam van de contactpersoon en door een tekstregel rechts van de naam. Sommige waarden voor de aanwezigheidsstatus, zoals Beschikbaar, kunnen worden ingesteld door de gebruiker of door Communicator. Andere statuswaarden, zoals Inactief, kunnen alleen door Communicator worden ingesteld.

Aanwezigheidsknop

Statustekst

Beschrijving

Available

Beschikbaar

De contactpersoon is online en kan deelnemen aan gesprekken. Deze status kan handmatig door de gebruiker worden ingesteld.

Busy

Bezet
In gesprek
In vergadering
In bijeenkomst

De contactpersoon is aanwezig maar bezig met een andere activiteit. Dat kan zijn:

  • In gesprek    De contactpersoon is bezig met een telefoon- of videogesprek.

  • In vergadering     De contactpersoon is met meerdere mensen in gesprek, persoonlijk of per telefoon, video of een gedeelde toepassing.

  • In bijeenkomst     In de agenda van Office Outlook staat dat de contactpersoon bezig is met een geplande vergadering.


Deze status kan handmatig door de gebruiker worden ingesteld.

Do not disturb

Niet storen

U ziet deze status als de contactpersoon een ander toegangsniveau dan Team aan u heeft toegewezen en een van de volgende situaties geldt:

  • De contactpersoon heeft zijn of haar aanwezigheidsstatus handmatig ingesteld op Niet storen.

  • De contactpersoon geeft een PowerPoint-presentatie weer of heeft een ander programma gestart in de modus Volledig scherm.

Busy

Alleen urgente onderbrekingen

U ziet deze status als de contactpersoon aan u het toegangsniveau Team heeft toegewezen en een van de volgende situaties geldt:

  • De contactpersoon heeft zijn of haar aanwezigheidsstatus handmatig ingesteld op Niet storen.

  • De contactpersoon geeft een PowerPoint-presentatie weer of heeft een ander programma gestart in de modus Volledig scherm.

Away

Afwezig

De contactpersoon is waarschijnlijk niet bereikbaar. Deze status wordt weergegeven om de volgende redenen:

  • De computer van de contactpersoon is langer dan het afwezigheidsinterval (standaard 15 minuten) niet gebruikt.

  • Volgens de agenda of afwezigheidsassistent van Office Outlook is de contactpersoon niet op kantoor.

  • De contactpersoon is tijdelijk niet beschikbaar. Zodra activiteit wordt gedetecteerd op de computer van de contactpersoon, wordt de aanwezigheidsstatus automatisch opnieuw ingesteld op de betreffende waarde.

  • De contactpersoon heeft zijn of haar aanwezigheidsstatus handmatig ingesteld op Niet aanwezig.

Inactive

Niet-actief

Deze contactpersoon is mogelijk bereikbaar, maar zijn of haar computer is langer dan het afwezigheidsinterval niet gebruikt (standaard 5 minuten). Bij deze status is de contactpersoon online en aan het overgaan van Beschikbaar naar Afwezig, zoals blijkt uit de halfgroene/halfgele knop Deze status wordt ingesteld door Communicator.

Busy Inactive

Bezet (niet-actief)

Deze contactpersoon heeft zijn of haar status handmatig ingesteld op Bezet, is bezig met een vergadering of gepland voor een vergadering (zoals is aangegeven in de Outlook-agenda), maar zijn of haar computer is inactief gedurende de ingestelde duur voor inactiviteit (standaard vijf minuten). Met deze status is de contactpersoon online, maar meestal bezig in een vergadering en zijn of haar computer is inactief. Deze status wordt ingesteld door Communicator.

Offline

Offline

Communicator kan de status van de contactpersoon niet vaststellen. Deze status wordt meestal weergegeven wanneer de aanwezigheidsstatus is opgeslagen op een ander computersysteem, zoals dat van een organisatie die geen federatieve partner is.

Presence unknown

Aanwezigheid onbekend

Communicator kan de status van de contactpersoon niet vaststellen. Deze status wordt meestal weergegeven wanneer de aanwezigheidsstatus is opgeslagen op een ander computersysteem, zoals dat van een organisatie die geen federatieve partner is.

Blocked

Geblokkeerd

Deze knop wordt in uw lijst met contactpersonen weergegeven bij de naam van een contactpersoon die u hebt geblokkeerd. Bij de door u geblokkeerde persoon wordt u vermeld als offline.

Naar boven

Het visitekaartje van een contactpersoon weergeven

Als de status van een contactpersoon niet beschikbaar is, kunt u het bestreffende visitekaartje openen voor aanvullende informatie waarmee u kunt bepalen wanneer de contactpersoon beschikbaar is.

De planningsgegevens van een contactpersoon weergeven

  • Klik in de lijst Contactpersonen op de gespreksknop van de contactpersoon. Als een contactpersoon aan u het toegangsniveau Bedrijf of hoger heeft toegewezen, kunt u op de aanwezigheidsknop van de contactpersoon klikken om in diens planning te bekijken wanneer hij of zij weer bereikbaar is.

Naar boven

Gespreksopties weergeven

Soms moet u iemand bellen op zijn mobiele of een ander nummer. In Communicator kunt u deze nummers vinden door te klikken op de pijl Meer opties weergeven voor het oproepen van deze contactpersoon.

Optionele telefoonnummers van een contactpersoon weergeven

  1. Klik in de lijst met contactpersonen op de pijl rechts van de knop Gesprek van de contactpersoon.

  2. Het toegangsniveau dat de contactpersoon aan u heeft toegewezen, bepaalt welke telefoonnummers u van een contactpersoon kunt zien. Als de contactpersoon bijvoorbeeld het toegangsniveau Team of Persoonlijk aan u heeft toegewezen, ziet u diens mobiele telefoonnummer. Als iemands mobiele nummer voor u niet beschikbaar is, kunt u contact opnemen met deze persoon om te vragen of uw toegangsniveau kan worden verhoogd naar Team of Persoonlijk. De contactpersoon moet dan wel eerst zijn of haar mobiele nummer publiceren om het beschikbaar te stellen.

Naar boven

Een contactpersoon markeren zodat u op de hoogte wordt gesteld wanneer deze beschikbaar is

Wanneer de aanwezigheidsstatus van een contactpersoon wordt gewijzigd in Beschikbaar of Offline, kunt u hiervan via een melding op de hoogte worden gesteld. De melding bevat de naam, de functie, het adres voor chatberichten en de nieuwe aanwezigheidsstatus van de contactpersoon. U kunt op de melding klikken om een chatberichtensessie met die persoon te starten. Markeren wil zeggen dat u Communicator zo configureert dat deze melding voor een bepaalde contactpersoon wordt weergegeven.

Een contactpersoon markeren

  • Klik in de lijst met contactpersonen met de rechtermuisknop op een contactpersoon en klik op Code voor waarschuwing bij statuswijzigingen.

Gemarkeerde contactpersonen weergeven in de lijst met contactpersonen

  • Klik in het venster van Communicator op de knop De manier wijzigen waarop u uw contactpersonen weergeeft en klik op Gemarkeerde contactpersonen. In deze weergave worden alle door u gemarkeerde contactpersonen weergegeven.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×