Casestudy over een klant: Overstappen van Excel naar Access

Soms wordt een bedrijfsoplossing gemaakt met Excel terwijl dat beter kan met Access. Het kan ook zijn dat Excel aanvankelijk prima voldeed, maar dat het aantal gegevens nu te groot is voor een Excel-oplossing en dat het hoog tijd wordt voor een databaseprogramma. Gelukkig kunt u gegevens vanuit Excel exporteren naar Access.

Cancer Lifeline, een non-profitorganisatie in Seattle, gebruikte oorspronkelijk Excel voor het bijhouden van (bestedingen van) subsidiebedragen. Na problemen met gegevensredundantie besloten ze dat het tijd werd om over te stappen op Access.

Dr. Kerry Fowler biedt als vrijwilliger IT-ondersteuning voor Cancer Lifeline. In een interview met hem spraken we over de IT-behoeften van Cancer Lifeline, zijn rol en technische achtergrond, hun gebruik van Excel, en wat ze hebben gedaan met Access.

Het interview, deel 1

ST: Hallo, mijn naam is Steven Thomas. Ik ben auteur voor Office Online en ik ben hier vandaag met Dr. Kerry Fowler van Cancer Lifeline. Cancer Lifeline is een non-profitorganisatie die hulp biedt aan mensen die in hun leven te maken hebben met kanker.

ST: Dr. Fowler, kunt u beschrijven wat voor hulp Cancer Lifeline allemaal aan mensen biedt?

KF: Zeker, Steven. Cancer Lifeline biedt niet-medische hulp aan mensen die in hun leven te maken hebben met kanker. Dat kunnen kankerpatiënten zijn, maar ook hun familieleden, vrienden en collega's. Het is een behoorlijk breed spectrum.

ST: Wat bedoelt u met 'niet-medische hulp'?

KF: Mensen komen niet naar Cancer Lifeline voor medisch advies, maar voor lessen. Er zijn gymlessen, yogalessen, lessen in schrijven en bloemschikken. Verder organiseren we dingen zoals het opbouwen van een community voor kankerpatiënten en interactie met andere mensen met kanker.

ST: Nou, dat lijkt me een zeer breed pakket aan belangrijke diensten. Goed om te weten. U hebt een universitaire graad in bio-informatica, toch?

KF: Nee, in organische chemie.

ST: Organische chemie. Oké, excuses.

KF: Geeft niets, hoor.

ST: In hoeverre helpt u dat hier bij Cancer Lifeline?

KF: Ik heb een behoorlijk aantal jaren gewerkt in de farmaceutische industrie en aan het ontwikkelen van nieuwe medicijnen. Door een fusie verdween mijn baan en werkte ik enige tijd als vrijwilliger hier bij Cancer Lifeline, waar mijn vrouw algemeen directeur is. Ik had in de afgelopen tien jaar wel wat ervaring opgedaan met chemische informatica, dus ik was goed met het verwerken van gegevens, voornamelijk grote platte bestanden. Ik moest wel bepaalde UNIX-opdrachten leren en zo, maar ik had geen ervaring met relationele databases.

ST: Kunt u ook iets meer vertellen over de informatiebeheertaken die u hier doet als onderdeel van uw vrijwilligerswerk?

KF: Zeker. In het begin verrichte ik slechts alledaagse IT-taken, zoals het onderhouden van de printer of het repareren van een muis. Maar uiteindelijk zag ik dat er enkele functies waren, zoals het ondersteuningsfonds voor patiënten, waar mensen Excel gebruikten om informatie van meerdere jaren op te slaan over cheques die naar mensen waren verzonden om hen te helpen bij het betalen van een hypotheek, medische kosten of reiskosten.

ST: Dat waren dus veel verschillende bestanden?

KF: Laat ik zeggen dat het spreadsheet heel wat posten bevatte.

ST: Was het één groot spreadsheet?

KF: Ja, één groot spreadsheet met heel veel tabbladen. Maar ze konden moeilijk zien hoeveel geld die of die persoon dit jaar had gekregen, of in de afgelopen vier jaar, of hoeveel mensen ze hielpen met hun hypotheek.

ST: Dat klinkt als een typisch probleem wat je krijgt als je zo veel gegevens in een groot Excel-spreadsheet zet en die vervolgens probeert in detail te analyseren.

KF: Je kon er gewoon op wachten dat er een ramp zou gebeuren. Eén verkeerde sorteeractie en alle gegevens zouden verloren gaan, dus ik besloot me te verdiepen in Microsoft Access om dit probleem aan te pakken. Het was ook een probleem dat bepaalde gegevens meermaals werden ingevoerd.

ST: Wat voor gegevens?

KF: Gewoon namen, namen van personen, postcodes, namen van sociaal werkers, en meer van dat soort dingen.

ST: Het was dus mogelijk dat er verschillende records voorkwamen van een en dezelfde persoon?

KF: Precies, Seattle werd bijvoorbeeld op allerlei verschillende manieren geschreven.

ST: Waarom koos u toen voor Access? Was het al beschikbaar hier in het bedrijf of hebt u Access speciaal voor dit doel gekocht?

KF: Access was al beschikbaar omdat Cancer Lifeline gebruikmaakt van Microsoft Office en Small Business Server 2003, dus Access stond al op elke computer in het bedrijf. Ik had een jaar geleden op eigen houtje al wat met Access geëxperimenteerd, maar ik was echt geen ontwikkelaar. Het leek me een uitgelezen kans om iets erbij te leren en mogelijk ook om Cancer Lifeline te helpen bij het verwezenlijken van hun doelstellingen.

ST: Ik denk dat u een goede beslissing hebt genomen. Ik heb wel een beetje ervaring met Access, niet zo veel als met Excel, maar ik weet waarvoor Access bedoeld is en het is absoluut beter geschikt voor de beheertaken die u eerder noemde.

ST: Laten we even een pauze nemen voor we verdergaan met de tweede helft van dit interview.

Het interview, deel 2

ST: Hier is Steven Thomas weer. We gaan verder met het tweede gedeelte van mijn interview met Dr. Kerry Fowler van Cancer Lifeline.

ST: Ik wil het graag hebben over de overstap van Excel naar Access. Kunt u aangeven hoeveel werk dat voor u betekende? Is de klus nu volledig geklaard?

KF: Ik weet niet of je ooit klaar kunt zijn met deze klus, vooral omdat het gaat om oude gegevens uit een spreadsheet met mogelijk allerlei ongewenste leestekens. Het lastigste vond ik eigenlijk om alle gegevens met elkaar te matchen. Dat zal ik even nader toelichten. Ik zie het als een belangrijke taak om de verschillende gegevenstypen kloppend te krijgen, of klinkt dat dom?

ST: Integendeel. Het is belangrijk en lang niet altijd eenvoudig om dat goed voor elkaar te krijgen, omdat gegevens in Excel makkelijker worden geaccepteerd dan in Access.

KF: Precies, ik vond het nog het lastigste om de oude gegevens op te schonen, dubbele gegevens te verwijderen, spelfouten en vreemde leestekens eruit te halen, en alles netjes voor te bereiden zodat er geen fouten zouden optreden bij het importeren in Access. Er gaat dus eigenlijk veel werk zitten in de voorbereiding van het Excel-spreadsheet of het tekstbestand dat moet worden geïmporteerd. Als dat eenmaal is gebeurd, is het importeren vrij eenvoudig.

ST: Werden de bedrijfsactiviteiten hierdoor niet onderbroken?

KF: Nee hoor, men kon gewoon doorwerken. Een van de dingen die ik heb gedaan, naast mijn werk aan een patiëntenhulpdatabase, is het onderhanden nemen van een oudere Access-database die ze al hadden. Dat was in feite niets meer dan een adressenlijst in een groot plat bestand. Ik ben nu bezig met het opschonen daarvan, zodat het makkelijker wordt om naar duplicaten te zoeken.

ST: Maar ze gebruiken die database voor financiële hulp aan patiënten nu ook al?

KF: Jazeker.

ST: Maar er zijn nog steeds gegevens in Excel die u nog niet in Access hebt geïmporteerd, oude gegevens die u nog gaat importeren.

KF: Dat klopt. De gegevens van 2008 heb ik geïmporteerd, maar die van 2004 tot en met 2007 moet ik nog opschonen en importeren.

ST: Oké, dus men hoefde helemaal niet te wachten?

KF: Nee, de database voldoet prima zo.

ST: Waar liep u nog meer tegenaan, of loopt u tegenaan bij het opzetten van het nieuwe systeem, inclusief het andere probleem waar u het zojuist over had?

KF: Enkele dingen zijn specifiek voor Access. Ik had wat moeite met sommige dingen van Visual Basic en om Dlookup() goed te laten werken. In bepaalde gevallen moeten de aanhalingstekens en vierkante haakjes allemaal op de juiste plaats staan, anders gaat het fout. Maar over het algemeen was het veel eenvoudiger dan ik had gedacht en geeft het me veel voldoening iets te kunnen maken dat werkt.

ST: Doet u bepaalde dingen die niet praktisch waren in Excel nu wel in Access? Iets anders dan wat voor de hand ligt, bedoel ik, zoals het plaatsen van gegevens in verschillende tabellen of iets dergelijks?

KF: Een van de dingen waar ik achter ben gekomen, maar wat ongetwijfeld gesneden koek is voor een ervaren gebruiker, is bijvoorbeeld dat de postcode redundante informatie is met betrekking tot de plaatsnaam, staat en county. Ik heb de invoer van gegevens voor adressenlijsten dan ook zo gestroomlijnd dat alleen de postcode hoeft te worden geïmporteerd en dan heb ik een tabel met alle Amerikaanse postcodes met de bijbehorende staat, plaatsnaam en county. Dat maakt de zaken een stuk eenvoudiger en voorkomt spelfouten.

ST: Geweldig. En hoe zit het met rapportages? Is het nu makkelijker om rapporten te maken sinds jullie Access zijn gaan gebruiken?

KF: Ja, ik zei eerder al dat het in Excel moeilijk was te bepalen hoeveel geld iemand in een bepaalde periode had ontvangen. Maar nu met het Access-systeem kan ik rapporten genereren die automatisch cheque-aanvragen genereren en die coderen voor het type kanker dat iemand heeft. Ook kan ik nu een overzicht voor de afdeling Financiën genereren van alle cheques die in een week zijn uitgeschreven en de subtotalen voor alle rekeningen.

ST: Tjonge, dat lijkt me een geweldige vooruitgang. Ten slotte, wat vinden uw collega's ervan? Hebt u feedback gekregen op het hele proces of het product dat u voor hen hebt gemaakt?

KF: Ze zijn er dolblij mee. Het proces voor het bieden van financiële hulp aan patiënten is nu veel beter gestroomlijnd. Hoe minder fouten, hoe sneller cheques kunnen worden uitgeschreven. Dit was eerst echt een probleem. Informatie moest vaak door de afdeling Financiën worden teruggestuurd ter correctie. Dat gebeurt nu minder vaak en dat komt de klant rechtstreeks ten goede, wat natuurlijk heel mooi is.

ST: Dat is fantastisch. Heel mooi, inderdaad. Hartelijk dank voor het interview en we spreken elkaar vast en zeker gauw weer over uw vorderingen met het ondersteuningsfonds voor patiënten, maar ook dat andere project waar u mee bezig was. Wat was dat ook alweer?

KF: De grote adressenlijst.

ST: De database met de adressenlijst. Oké, ik kom graag over een tijdje terug om te horen hoe het daarmee gaat. Nogmaals bedankt.

KF: Graag gedaan.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×