Business Contact Manager-gegevens delen met andere gebruikers

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Met Business Contact Manager voor Outlook 2010 kunnen u en uw collega's zakelijke gegevens delen die voor iedereen belangrijk zijn. De gegevens in de records voor Account, zakelijke contactpersoon, verkoopkans of bedrijfsproject worden opgeslagen in de Business Contact Manager-database. De maker van deze database is tevens de database-eigenaar, die de database kan delen.

Opmerking :  Al het gegevensverkeer tussen de gedeelde database en de lokale database is versleuteld voor een betere beveiliging.

In dit artikel wordt beschreven hoe u een database van Business Contact Manager voor Outlook kunt delen en hoe u het delen van de database kunt beëindigen.

Wat wilt u doen?

De toegang tot de Business Contact Manager-database beheren

De toegang tot de Business Contact Manager-database beheren

Als u de eigenaar van de database bent, kunt u de database delen en toegang verlenen aan geselecteerde gebruikers die al gebruikers van uw computer zijn of die deel uitmaken van uw domein. U kunt ook wijzigen welke gebruikers toegang hebben tot uw database.

Opmerking :  De computers van de gebruikers kunnen lid zijn van dezelfde werkgroep. Een domein is niet vereist om uw database te kunnen delen.

Gebruikers die toegang hebben tot uw database, kunnen records bijwerken, nieuwe records maken en records verplaatsen naar de map Verwijderde items. Ze kunnen records echter niet definitief verwijderen.

Tip : Als een gebruiker geen toegang tot uw netwerk heeft en bestanden wil openen die worden vermeld in de communicatiegeschiedenis van records in een gedeelde database, voegt u de bestanden toe in de sectie Opmerkingen in plaats van dat u de bestanden koppelt aan de communicatiegeschiedenis. Houd er rekening mee dat de database niet groter dan 4 GB mag zijn en dat bijgevoegde bestanden extra ruimte in beslag nemen.

Als eigenaar van de database kunt u:

  • Ervoor kiezen de database al of niet met anderen te delen.

  • Toegang tot uw database verlenen of weigeren voor afzonderlijke gebruikers.

  • De gebruikers wijzigen die toegang hebben tot uw database.

  • De database verwijderen.

  • Een back-up van de database maken.

  • Een eerder gemaakte back-up van een database terugzetten.

  • Een record definitief verwijderen door de map Verwijderde items leeg te maken.

    Opmerking :  Alle gebruikers kunnen een record terugzetten die zich nog in de map Verwijderde items bevindt.

  • Controleren op fouten en de database repareren.

Als u beheerder van de computer bent, kunt u:

  • Nieuwe gebruikers aan de computer toevoegen.

  • Toegang krijgen tot gedeelde databases op de computer, waaronder databases die door anderen zijn gemaakt.

Naar boven

De database delen

Als u uw database wilt delen, voert deze stappen in de wizard Delen beheren uit:

Belangrijk :  Er kan pas verbinding met de gedeelde database worden gemaakt als Business Contact Manager voor Outlook 2010 op alle computers wordt uitgevoerd.

Stap 1: deel uw gegevens

Opmerking :  Als op uw computer Microsoft Windows XP Home wordt uitgevoerd, kunt u uw database niet met andere gebruikers delen.

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager en klik op de knop Delen beheren.

  3. Klik in de wizard Delen beheren op de pagina Uw zakelijke gegevens delen of het delen beëindigen op Ik wil mijn gegevens delen.

  4. Als u uw database wilt delen met collega's die verschillende computers hebben, schakelt u het selectievakje met gebruikers die op andere computers in mijn netwerk werken in.

    De wizard Delen beheren op de pagina Deel uw zakelijke gegevens of stop het delen, met Ik wil mijn gegevens delen met gebruikers die werken op andere computers in mijn netwerk geselecteerd.

  5. Klik op Volgende.

Naar boven

Stap 2: bepaal of u de instellingen voor het koppelen en bijhouden van e-mail wilt wijzigen

Als u e-mailberichten in uw database koppelt en bijhoudt en de database vervolgens deelt, moet u rekening houden met privacy- en beveiligingskwesties. Als u de enige gebruiker bent en de database deelt zodat u vanaf een andere computer verbinding met de database kunt maken, levert dat minder problemen op. Als u uw gegevens met meerdere gebruikers deelt, deelt u alle gegevens in de database met iedereen die hiertoe toegang heeft.

Als u de enige gebruiker bent en de database vanaf meerdere computers gebruikt

Als u de enige gebruiker bent van de database, zijn er nauwelijks speciale aandachtspunten voor beveiliging, zoals het geheimhouden van het wachtwoord. U kunt elk willekeurig e-mailadres inschakelen voor het koppelen en bijhouden van e-mail, omdat andere personen de berichten niet kunnen zien.

Opmerking :  U moet uw Business Contact Manager-database delen als u een kopie van de database offline wilt gebruiken (bijvoorbeeld op een draagbare computer), maar in dat geval is er nog steeds sprake van slechts één gebruiker. Zie Offline werken in Business Contact Manager voor meer informatie over offline werken.

Als er meerdere gebruikers zijn van de database

Als u een Business Contact Manager-database deelt met andere gebruikers, zijn er verschillende opties voor het beheren van de instellingen voor het koppelen en bijhouden van e-mail:

  • De instellingen wijzigen voordat u de database deelt    Als u al records in de database koppelt aan e-mailberichten, kunt u de instellingen voor koppelen en bijhouden wijzigen om alleen de e-mailberichten op te nemen die anderen mogen zien. Bovendien kunt u uit elke afzonderlijke record e-mailberichten verwijderen die anderen niet mogen zien. Elke gebruiker van de database ziet alle e-mailberichten die aan de database zijn gekoppeld.

  • De instellingen ongewijzigd laten    Dit betekent dat wanneer berichten automatisch worden gekoppeld, alle gebruikers met toegang tot de database deze gekoppelde berichten kunnen zien.

  • Alle instellingen wissen    Dit betekent dat er geen nieuwe berichten worden gekoppeld. Alle berichten die gekoppeld waren voordat u de instellingen wiste, zijn nog wel beschikbaar voor alle gebruikers die toegang hebben tot uw database.

Opmerking :  Voor alle bovenstaande opties kunt u, voordat u de database deelt, alle bestaande e-mailberichten en communicatiegeschiedenisitems verwijderen die uw collega's niet mogen zien. Zie Uw communicatie met klanten bijhouden in Business Contact Manager voor meer informatie over het verwijderen van communicatiegeschiedenisitems.

De instellingen voor het koppelen en bijhouden van e-mail wijzigen
Als u de instellingen voor het koppelen en bijhouden van e-mail wilt wijzigen, klikt u op Annuleren om de wizard Delen beheren te sluiten en opent u vervolgens het dialoogvenster Koppelen en bijhouden beheren. Zie E-mailberichten koppelen en bijhouden in Business Contact Manager voor meer informatie over het koppelen en bijhouden van e-mailberichten en het wijzigen van de instellingen.

De instellingen voor het koppelen en bijhouden van e-mail behouden of wissen

De wizard Delen beheren op de pagina Instellingen voor e-mailkoppeling en volgen, met Ik wil mijn huidige instellingen voor e-mailkoppeling en volgen behouden geselecteerd.

  1. Voer op de pagina Instellingen voor het koppelen en bijhouden van e-mail in de wizard Delen beheren een van de volgende handelingen uit:

    • Schakel het selectievakje Ik wil de huidige instellingen voor het koppelen en bijhouden van e-mail behouden in als u geen wijzigingen wilt aanbrengen in de instellingen voordat u de database deelt.

    • Schakel het selectievakje Ik wil de huidige instellingen voor het koppelen en bijhouden van e-mail behouden uit als u de instellingen vanaf nu niet meer wilt behouden.

      Belangrijk : Als u een database deelt, deelt u alle gegevens in de database met iedereen die hiertoe toegang heeft. Als u het automatisch koppelen en bijhouden van uw e-mailberichten hebt ingesteld, zijn alle bestaande en toekomstige e-mailberichten en andere communicatiegeschiedenisitems die aan uw account en zakelijke contactpersoon zijn gekoppeld, beschikbaar voor alle gebruikers die toegang hebben tot de database. Als u geen bestaande e-mailberichten en communicatiegeschiedenisitems wilt delen, verwijdert u deze items voordat u de database deelt. Zie Uw communicatie met klanten bijhouden in Business Contact Manager voor meer informatie over het verwijderen van communicatiegeschiedenisitems.

  2. Klik op Volgende.

Naar boven

Stap 3: selecteer gebruikers voor uw database

Als u uw database wilt delen met anderen, moet u de gebruikers kiezen die toegang nodig hebben tot uw database. U kunt toegang verlenen aan gebruikers die al toegang hebben tot uw computer en u kunt toegang verlenen aan nieuwe gebruikers.

Belangrijk :  Er kan pas verbinding met de gedeelde database worden gemaakt als Business Contact Manager voor Outlook 2010 op alle computers wordt uitgevoerd.

Gebruikers toevoegen die al toegang hebben tot uw computer
  • Schakel in de wizard Delen beheren op de pagina Gebruikers selecteren het selectievakje in naast de namen van de gebruikers met wie u de database wilt delen en klik op Volgende.

Een gebruiker toevoegen die niet op de pagina Gebruikers selecteren staat

Opmerking :  Alleen de eigenaar van de database kan toegang tot de database verlenen.

  1. Klik op de pagina Gebruikers selecteren op de knop Nieuwe gebruiker toevoegen.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit in het dialoogvenster Gebruiker toevoegen:

    • Als de computer onderdeel is van een werkgroep    

      1. Typ in het vak Tijdelijk wachtwoord een wachtwoord waarvan u zeker weet dat het nog niet eerder door de gebruiker is gekozen.
        Dit tijdelijke wachtwoord kan slechts eenmaal worden gebruikt. Wanneer de nieuwe gebruiker de Business Contact Manager-database voor het eerst opent, wordt hem of haar gevraagd om dit tijdelijke wachtwoord en zijn of haar huidige netwerkwachtwoord of lokale wachtwoord op te geven. Vanaf dat moment heeft de gebruiker met dit netwerkwachtwoord toegang tot zowel het netwerk als de database.

        Opmerking : U moet voor elke gebruiker een tijdelijk wachtwoord opgeven. Het gebruikte wachtwoord - of het nu een tijdelijk wachtwoord of een permanent wachtwoord betreft - moet voldoen aan de beveiligingsstandaarden die voor het lokale netwerk zijn ingesteld. Het wachtwoord mag niet leeg zijn.

      2. Typ in het vak Wachtwoord bevestigen het tijdelijke wachtwoord opnieuw.

      3. Schakel het selectievakje Deze gebruiker toestaan zich bij deze computer aan te melden in als u aan de nieuwe gebruiker de machtiging wil toewijzen om zich aan en af te melden bij de computer en om andere bestanden op de computer te openen, inclusief de database.

    • Als de computer onderdeel is van een domein    

      1. Typ de naam van het domein waarvan de gebruiker lid is.

      2. Vul het veld Gebruikersnaam in voor de gebruiker aan wie u toegang tot de computer wilt verlenen. Deze naam moet dezelfde gebruikersnaam (of aanmeldings-id) zijn waarmee de gebruiker zich aanmeldt bij het netwerk.
        -Of-
        Klik op Bladeren om een gebruikersnaam en -domein op te zoeken.

  3. Klik op Volgende.

    Tip :  U kunt records toewijzen aan collega's die toegang hebben tot uw gedeelde database. Als u bijvoorbeeld een account wilt toewijzen aan een collega die toegang heeft tot uw database, kunt u de naam van deze collega selecteren in de lijst Toegewezen aan op de pagina Algemeen van de accountrecord.

Naar boven

Stap 4: controleer of uw computerinstellingen toestaan dat anderen toegang hebben tot uw database

Als u de lokale database met andere gebruikers wilt delen, moet u mogelijk instellingen op uw computer aanpassen om toegang te verlenen. Het wordt aangeraden deze instellingen te laten wijzigen door Business Contact Manager voor Outlook, maar u kunt ook het selectievakje uitschakelen naast de instellingen die u niet wilt wijzigen.

Notities : 

  • U ziet de pagina Computerinstellingen voor het delen van databases controleren alleen als u met gebruikers die op andere computers in mijn netwerk werken hebt ingeschakeld in de eerste stap van de wizard Delen beheren.

  • U moet een beheerder zijn en als beheerder zijn aangemeld om de aanbevolen wijzigingen te laten aanbrengen of zelf aan te brengen. Als u geen beheerder bent, moet u een beheerder op de computer vragen zich als beheerder aan te melden en de wijzigingen namens u aan te brengen.

  1. Schakel in de wizard Delen beheren op de pagina Computerinstellingen voor het delen van databases controleren het selectievakje Ik wil de instellingen bekijken die worden gewijzigd in om een lijst weer te geven met alle instellingen die door Business Contact Manager voor Outlook worden gewijzigd.

  2. Klik op Volgende.

  3. Bekijk onder Instellingen die moeten worden gewijzigd in het vak Instellingen de lijst met instellingen.

  4. Klik op de naam van een item om aanvullende details weer te geven naast het vak Instellingen. Als u de aanbevolen wijziging niet wilt doorvoeren, schakelt u het selectievakje naast die instelling uit.

  5. Klik op Volgende wanneer u klaar bent om door te gaan.

Naar boven

Stap 5: voltooi de laatste stap van de wizard en verleen toegang tot de database

  1. Op de pagina Databasetoegang verlenen in de wizard Delen beheren ziet u onder De volgende gebruikers hebben nu toegang tot uw gedeelde database een lijst met gebruikers die toegang hebben tot uw gedeelde database wanneer u deze wizard hebt voltooid.

  2. U kunt het volgende doen:

    • Als u terug wilt gaan en wijzigingen wilt aanbrengen, zoals het toevoegen of verwijderen van gebruikers, klikt u op Vorige.

    • Als u wilt toestaan dat alle gebruikers in de lijst toegang hebben tot uw database, klikt u op Voltooien.

    • Als u de database niet wilt delen, klikt u op Annuleren.

Naar boven

Stap 6: geef de computernaam en de databasenaam door aan elke gebruiker

Waar vind ik de computernaam en de databasenaam?    

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager.

  3. In de sectie Databases beheren worden naast Databasenaam de computernaam en de databasenaam weergegeven (computernaam\databasenaam).

  4. U moet de gebruikers ook informatie verstrekken over het verbinding maken met de gedeelde database.

Naar boven

Gebruikerstoegang voor de database toevoegen of verwijderen

Als de database al is gedeeld, kunt u andere gebruikers toegang tot de database verlenen of de toegang voor gebruikers beëindigen.

Tip :  U kunt records toewijzen aan collega's die toegang hebben tot uw gedeelde database. Als u bijvoorbeeld een account wilt toewijzen aan een collega die toegang heeft tot uw database, kunt u de naam van deze collega selecteren in de lijst Toegewezen aan op de pagina Algemeen van de accountrecord.

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager en klik op de knop Delen beheren.

  3. Klik in de wizard Delen beheren, op de pagina Uw Business Contact Manager-database delen, op Volgende.
    Het vak Gebruikers met toegang tot deze computer vermeldt alle gebruikers die toegang hebben tot uw gedeelde database.

    Opmerking :  Beheerders op deze computer worden standaard in de lijst weergegeven, maar beheerders in het domein worden alleen opgenomen als u deze specifiek toevoegt. Iedereen die beheerder is, ongeacht of zijn of haar gebruikersaccount wordt weergegeven in de lijst, heeft toegang tot alle gegevens. Zie Hoe kom ik erachter of ik een beheerder ben in Business Contact Manager? voor meer informatie over beheerders.

  4. Ga als volgt te werk:

    • Schakel het selectievakje in naast de namen van de gebruikers met wie u de database wilt delen.

    • Schakel het selectievakje uit naast de namen van de gebruikers voor wie u de toegang wilt verwijderen.

    • Als u een gebruiker wilt toevoegen die niet in de lijst op de pagina staat, klikt u op de knop Nieuwe gebruiker toevoegen en volgt u de instructies in Een gebruiker toevoegen die niet op de pagina Gebruikers selecteren staat eerder in dit artikel.

      Opmerking :  Alleen de eigenaar van de database kan een nieuwe gebruiker toevoegen aan deze lijst.

  5. Klik op Volgende en voltooi de wizard.

  6. Geef de computernaam en de databasenaam door aan elke gebruiker.

Naar boven

Het delen van de database beëindigen

Opmerking :  Als u het delen van de database beëindigt voor collega's aan wie records zijn toegewezen, is het veld Toegewezen aan van deze records leeg.

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Klik op het tabblad Business Contact Manager en klik op de knop Delen beheren.

  3. Klik in de wizard Delen beheren, op de pagina Uw Business Contact Manager-database delen, op Ik wil mijn gegevens niet delen.

    De wizard Delen beheren op de pagina Deel uw zakelijke gegevens of stop het delen, met Ik wil mijn gegevens niet delen geselecteerd.

  4. Klik op Volgende en voltooi de wizard.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×