Bulk-e-mailberichten verzenden via Afdruk samenvoegen

Bulk-e-mailberichten verzenden via Afdruk samenvoegen

Als u via e-mail naar meerdere personen een bericht wilt verzenden die voor elke geadresseerde is aangepast, kunt u Afdruk samenvoegen gebruiken. U kunt een batch aangepaste e-mailberichten maken die identiek zijn opgemaakt en waarin dezelfde tekst en graphics worden gebruikt. Alleen specifieke secties van het e-mailbericht variëren en worden aangepast. Met Afdruk samenvoegen is iedere ontvanger van het bericht de enige ontvanger, in tegenstelling tot wanneer u een bericht verzendt naar een groep personen.

Drie bestanden bij het proces Afdruk samenvoegen, namelijk een hoofddocument en een adressenlijst waarmee sets van brieven of e-mailberichten, enveloppen of labels worden gemaakt.

Er zijn drie documenten betrokken bij het maken van e-mailberichten met behulp van de functie Afdruk samenvoegen:

  • Het hoofddocument
    Dit document is uw e-mailbericht en bevat tekst en graphics (een logo of afbeelding, bijvoorbeeld) die identiek zijn voor elke versie van het samengevoegde document.

  • De adressenlijst
    Dit document bevat de gegevens die worden gebruikt voor het invullen van informatie in de brief. De adressenlijst bevat bijvoorbeeld namen en uw hoofddocument is het e-mailbericht dat moet worden verzonden naar de namen in de lijst.

  • Het samengevoegde document
    Dit document is een combinatie van het hoofddocument en de adressenlijst. Met Afdruk samenvoegen wordt de informatie uit de adressenlijst gehaald en in het hoofddocument geplaatst, wat resulteert in een aangepast, samengevoegd document voor elke persoon in de adressenlijst.

Stap 1: Het hoofddocument voorbereiden

Typ voordat u begint in Word de hoofdtekst van het e-mailbericht dat u naar iedereen wilt verzenden. Als u bijvoorbeeld personen over een aanstaande gebeurtenis wilt informeren, neemt u de naam, datum, tijd en locatie van de gebeurtenis op. Deze gebeurtenisdetails zijn voor iedereen belangrijk om te weten.

  • Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Afdruk samenvoegen starten> E-mailberichten.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Afdruk samenvoegen starten en de lijst met beschikbare opties voor het type samenvoeging dat u wilt uitvoeren.

Stap 2: De adressenlijst samenstellen

Als u e-mailberichten wilt verzenden, moet een MAP-compatibel e-mailprogramma zijn geïnstalleerd, zoals Outlook of Gmail. Als u Outlook-MAPI gebruikt, moeten uw versies van Word en Outlook dezelfde zijn.

De adressenlijst is de gegevensbron. Dit kan een lijst met Outlook-contactpersonen, een Access-database of een Office-adreslijst zijn. De adressenlijst bevat de records die door Word worden opgehaald om uw e-mailberichten te maken.


Tips

Stap 3: De adressenlijst aan uw e-mailbericht koppelen

Nu is het tijd om de geadresseerden te kiezen uit een gegevensbron (een adreslijst). Controleer of de gegevensbron een kolom voor e-mailadressen bevat en of er een e-mailadres is van elke persoon naar wie u het e-mailbericht wilt verzenden.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Adressen selecteren en kies vervolgens een optie.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u geen verzendlijst hebt, kiest u Een nieuwe lijst typen en maakt u er een.

      of

    • Als uw adreslijst zich in een Excel-werkblad, een Access-database of een ander type gegevensbestand bevindt, kiest u Bestaande lijst gebruiken. Blader naar uw lijst en kies Openen.

      of

    • Als u uw Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, kiest u Kiezen uit Outlook-contactpersonen.

  3. Kies Bestand > Opslaan als.

  4. Typ in het vak Bestandsnaam een bestandsnaam en kies Opslaan.


De adressenlijst bewerken

Als u e-mailberichten naar iedereen in uw lijst wilt verzenden, gaat u naar Stap 4: Gepersonaliseerde inhoud toevoegen aan het e-mailbericht. Als u e-mailberichten alleen naar bepaalde personen in uw lijst wilt verzenden, kunt u de lijst beperken. Gebruik de stappen onder De adressenlijst bewerken.

  1. Klik op Adressenlijst bewerken.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Adressenlijst bewerken gemarkeerd.

  2. Plaats een vinkje bij de namen van de personen naar wie u uw e-mailbericht wilt verzenden.

    Rijen selecteren door het bijbehorende selectievakje in te schakelen

U kunt de lijst ook sorteren of filteren, zodat u eenvoudiger de gewenste namen en adressen kunt vinden.

Stap 4: Gepersonaliseerde inhoud toevoegen aan het e-mailbericht

Personaliseer elk e-mailbericht door de naam en het adres van een persoon toe te voegen. De beste manier om deze informatie toe te voegen, is door samenvoegvelden in te voegen in het hoofddocument.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Adresblok.

    Samenvoegveld Adresblok invoegen

  2. Kies in het dialoogvenster Adresblok invoegen een notatie voor de naam van de geadresseerde, zoals deze in het e-mailbericht wordt weergegeven.

    Opties voor Adresblok

  3. Kies OK om het samenvoegveld in te voegen.

  4. Kies in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Begroetingsregel.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Begroetingsregel bewerken gemarkeerd.

  5. Kies in het dialoogvenster Begroetingsregel invoeren de notatie die u wilt gebruiken.

  6. Kies OK om het samenvoegveld in te voegen.

  7. Kies Bestand > Opslaan om uw e-mail te behouden.

    Opmerking: U moet na het invoegen van velden uw e-mail handmatig opmaken.

U kunt ook andere velden uit uw gegevensbron toevoegen aan uw e-mailbericht. Zie Samenvoegvelden invoegen.

Namen van samenvoegvelden controleren

Controleer of Word de namen en adressen in uw adreslijst vindt.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Velden vergelijken.

    Tip: Velden vergelijken kan ook worden geopend vanuit het dialoogvenster Adresblok invoegen dat u hebt gebruikt om een adresblok aan het hoofddocument toe te voegen.

  2. Controleer in het dialoogvenster Velden vergelijken of de recordvelden die worden weergegeven in de lijst, overeenkomen met de namen van de kolomkoppen voor de records in de gegevensbron voor de adressenlijst.

    Dialoogvenster Velden vergelijken

    Opmerking: Er worden twee kolommen in het dialoogvenster weergegeven. De linkerkolom is bijvoorbeeld een lijst met veelgebruikte namen in een zakelijke record. De rechterkolom is de veldnaam voor de veelgebruikte naam die is toegewezen aan de kolomkop in uw gegevensbronbestand.

  3. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de weergegeven veldnamen overeenkomen met de kolomkoppen die hebt gebruikt voor records in de gegevensbron voor de adressenlijst, hoeft u niets te doen.

      of

    • Als (geen overeenkomst) wordt weergegeven in een veldnaam die volgens u overeen had moeten komen met een kolomkop in uw gegevensbron, klikt u op de pijl-omlaag en kiest u vervolgens de veldnaam in de gegevensbron voor de adressenlijst. Herhaal deze stappen indien nodig.

  4. Kies OK.


Samenvoegvelden opmaken

Als u het lettertype, de tekengrootte of de alinea-afstand van de samengevoegde inhoud wilt aanpassen, selecteert u de naam van het samenvoegveld en brengt u de gewenste wijzigingen aan.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Voorbeeld van het resultaat de optie Voorbeeld van het resultaat om van de samenvoegingsresultaten terug te gaan naar de samenvoegvelden in uw brief.

    In Word op het tabblad Verzendlijsten, de groep Voorbeeld van resultaten.

  2. Kies de naam van het samenvoegveld.

    geselecteerd adresblok-veld

  3. Kies op het tabblad Start het lettertype en de tekengrootte die u wilt gebruiken.

    Kies in Word op het tabblad Start in de groep Lettertype een lettertype en een tekengrootte.

  4. Kies op het tabblad Pagina-indeling (Word 2013) of Indeling (Word 2016) de gewenste alinea-afstand.

    Stel in Word op het tabblad Indeling in de groep Alinea de afstand in.

    Opmerking: Omdat Word elke regel in een adresblok als een alinea behandelt, wilt u wellicht de afstand tussen de regels verkleinen.

Stap 5: Voorbeeld bekijken en voltooien

Nadat u de samenvoegvelden aan het hoofddocument hebt toegevoegd, bent u klaar om de resultaten van de samenvoeging te bekijken. Als u tevreden bent over het resultaat, kunt u de samenvoeging voltooien.

  1. Kies Voorbeeld van het resultaat en kies vervolgens de recordknop Volgende De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om te controleren of de namen en adressen in de tekst van uw brief er naar wens uitzien.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de groep Voorbeeld van het resultaat.

    Tip:  Als u naar het begin van de lijst wilt gaan, kiest u de recordknop Eerste De knop Eerste record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen en als u naar het einde van de lijst wilt gaan, kiest de recordknop Laatste De knop Laatste record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen .

  2. Kies Voltooien en samenvoegen > E-mailberichten verzenden.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Voltooien en samenvoegen en de opties daarvan.

  3. Selecteer in het vak Aan de naam van de e-mailadreskolom in uw lijst.

    Opmerking: Word stuurt naar elk e-mailadres een afzonderlijk bericht. U kunt geen andere ontvangers toevoegen als CC of BCC. U kunt ook geen bijlagen aan het samengevoegde e-mailbericht toevoegen.

  4. Typ in het vak Onderwerpregel een onderwerpregel voor het bericht.

  5. Kies in het vak E-mailindeling op HTML (de standaardinstelling) of Tekst zonder opmaak om het document te verzenden als de berichttekst van het e-mailbericht.

    Belangrijk: Als u het e-mailbericht verzendt als een e-mailbericht met tekst zonder opmaak, zal het hoofddocument geen tekstopmaak of graphics bevatten.

  6. Voer onder Records verzenden een van de volgende handelingen uit:

    • Accepteer de standaardinstelling Alles om alle records samen te voegen en te verzenden.

      of

    • Kies Huidige record om alleen aan de zichtbare records op het scherm het bericht te verzenden.

      of

    • Kies de laatste optie en voer in het vak Van het recordnummer in waarmee de samenvoegbewerking moet worden gestart. Voer in het vak tot het recordnummer in waarmee de samenvoegbewerking moet worden afgesloten.

      Opmerking: Personen met een recordnummer dat buiten het bereik ligt dat u bij Van en tot hebt ingevoerd, ontvangen geen e-mail.

  7. Kies OK om de samenvoegbewerking uit te voeren.

Stap 6: Het gepersonaliseerde bericht opslaan

Sla het e-mailbericht op als u het later nog eens voor een andere samenvoegbewerking wilt gebruiken.

Wanneer u het hoofddocument opslaat, wordt ook de verbinding met de door u gekozen gegevensbron opgeslagen. De volgende keer dat u het hoofddocument opent, wordt u door Word gevraagd of u de verbinding met de gegevensbron wilt behouden.

  • Als u Ja kiest, wordt het document geopend met daarin informatie die is samengevoegd met de eerste record.

  • Als u Nee kiest, wordt de verbinding tussen het hoofddocument en de gegevensbron verbroken. Het hoofddocument van het e-mailbericht wordt een standaard Word-document.

Zie ook

Als u via e-mail naar meerdere personen een brief wilt verzenden die voor elke geadresseerde is aangepast, kunt u Afdruk samenvoegen gebruiken. U kunt een batch aangepaste e-mailberichten maken die identiek zijn opgemaakt en waarin dezelfde tekst wordt gebruikt. Alleen specifieke secties van het e-mailbericht variëren en worden aangepast. Met Afdruk samenvoegen is iedere ontvanger van het bericht de enige ontvanger, in tegenstelling tot wanneer u een bericht verzendt naar een groep personen.

Er zijn drie bestanden betrokken bij het maken van e-mailberichten met behulp van de functie Afdruk samenvoegen:

  • Het hoofddocument
    Dit document is uw e-mailbericht en bevat tekst die identiek is voor elke versie van het samengevoegde document.

  • De adressenlijst
    Dit is de gegevensbron, doorgaans een Excel-spreadsheet, die de gegevens bevat die worden gebruikt voor het invullen van informatie in het e-mailbericht. De adressenlijst bevat bijvoorbeeld namen en uw hoofddocument is het e-mailbericht dat moet worden verzonden naar de namen in de lijst.

  • Het samengevoegde document
    Dit document is een combinatie van het hoofddocument en de adressenlijst. Met Afdruk samenvoegen wordt de informatie uit de adressenlijst gehaald en in het hoofddocument geplaatst, wat resulteert in een aangepast, samengevoegd document voor elke persoon in de adressenlijst.

Een eerste stap in het proces voor een samenvoegbewerking is het maken van een hoofddocument.

  1. Kies Afdruk samenvoegen starten > E-mailberichten op het tabblad Verzendlijsten.

    e-mail samenvoegen

  2. Typ in Word het e-mailbericht dat u naar iedereen wilt verzenden.

De eerste rij in uw Excel-spreadsheet is de koptekstrecord. Elke kolom in de rij heeft een labelnaam die een gegevenscategorie aangeeft. De kolomlabels kunnen bijvoorbeeld e-mailadres, naam, adres, plaats, postcode en land zijn. Elke volgende rij bevat één record met gegevens voor elke geadresseerde. De lijst mag geen lege rijen of kolommen bevatten.

Tip: Als u een Excel-spreadsheet wilt maken van uw Outlook-adresboek, exporteert u de contactpersonen naar een door tabs gescheiden tekstbestand (TXT) en opent u het tekstbestand vervolgens in Excel. Zie Outlook-items exporteren of handmatig archiveren voor meer informatie.

  1. Typ de kolomlabels voor de geadresseerden in de eerste rij van het Excel-spreadsheet. Typ bijvoorbeeld E-mailadres in de eerste kolom, typ Voornaam in de tweede kolom en typ Achternaam in de derde kolom.

    Belangrijk: Het is raadzaam dat de eerste kolom het e-mailadres van elke geadresseerde bevat.

  2. In de tweede en volgende rijen typt u het e-mailadres, de voornaam en de achternaam van de geadresseerden.

  3. Kies Opslaan in het menu Bestand en voer een bestandsnaam in.

    Opmerking: Onthoud de locatie van het spreadsheet; dit moet u later koppelen aan uw samenvoegdocument.

  4. Sla het spreadsheet op en sluit het.

    Opmerking: Als u het Excel-spreadsheet met de lijst niet sluit of als u het opnieuw opent voordat u Afdruk samenvoegen volledig hebt uitgevoerd, kunt u de samenvoegbewerking niet voltooien.

Kies op het tabblad Verzendlijsten de optie Adressen selecteren en kies vervolgens een optie.

Op het tabblad Verzendlijsten is Geadresseerden selecteren gemarkeerd met een lijst met opties

Optie

Beschrijving

Een nieuwe lijst maken

Een nieuwe adreslijst maken terwijl u de samenvoegbewerking instelt

Een bestaande lijst gebruiken

Een Excel-spreadsheet of een ander type gegevensbestand als uw adreslijst gebruiken

Kiezen uit Outlook-contactpersonen

Namen rechtstreeks uit uw Outlook-contactpersonen selecteren voor de adreslijst

Apple-contactpersonen

Namen rechtstreeks uit uw Apple-adresboek selecteren voor de adreslijst

FileMaker Pro

Gegevens importeren uit een FileMaker Pro-database

Een nieuwe lijst maken

In het dialoogvenster Lijstvelden bewerken worden door Word automatisch velden gemaakt voor enkele basisgegevens, zoals voornaam, achternaam en adres. Als u een nieuw veld wilt toevoegen, bijvoorbeeld een berichtveld, kunt u dit het beste nu doen, zodat u het kunt invullen met de andere velden.

  1. Typ onder Nieuwe veldnaam de naam van het veld dat u wilt toevoegen en klik vervolgens op het plusteken (+).

    Tip: Als u de volgorde van de velden wilt wijzigen, selecteert u het veld dat u wilt verplaatsen en gebruikt u de pijl-omhoog of pijl-omlaag om het veld te verplaatsen.

  2. Wanneer u alle velden naar wens hebt ingesteld, kiest u Maken om een nieuwe lijst te maken.

Een bestaande lijst gebruiken

  1. Blader naar het bestand dat u wilt gebruiken en kies Openen.

  2. In het dialoogvenster Werkmap openen selecteert u het spreadsheet dat u wilt gebruiken en voert u een van de volgende handelingen uit:

    • Laat Celbereik leeg als u het gehele spreadsheet wilt gebruiken.

      of

    • Voer een celbereik in voor de gegevens die u wilt gebruiken.

  3. Kies OK.

Kiezen uit OutlookContactpersonen

  1. Kies Geadresseerden filteren om de gewenste geadresseerden te selecteren.

  2. Kies in het dialoogvenster Queryopties naast Geadresseerden voor samenvoegen weergeven de optie Volledige record.

  3. Selecteer in de lijst met contactpersonen de contactpersonen die u wilt opnemen in de samenvoegbewerking en klik op OK.

Apple-contactpersonen

  1. Kies Geadresseerden filteren om de gewenste geadresseerden te selecteren.

  2. Kies in het dialoogvenster Queryopties onder Apple-groepscontactpersonen de groep die u in de samenvoegbewerking wilt opnemen en kies OK.

FileMaker Pro

  1. Blader naar het bestand dat u wilt gebruiken en kies Openen.

  2. Kies in het dialoogvenster Scheidingstekens voor veldnamenrecord een veldscheidingsteken voor het scheiden van gegevensvelden en een recordscheidingsteken voor het scheiden van gegevensrecords en kies vervolgens OK.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten de optie Samenvoegveld invoegen en kies het veld dat u wilt toevoegen.

    Op het tabblad Verzendlijsten is Samenvoegveld invoegen gemarkeerd

  2. Klik in uw hoofddocument in het vak Sleep velden naar dit vak of typ tekst en klik vervolgens op de tekst om deze te verwijderen.

  3. Voeg de velden toe die u wilt opnemen in het e-mailbericht, pas opmaak toe en kies OK.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten de optie Voorbeeld van het resultaat om te kijken hoe de e-mailberichten eruit komen te zien.

    Op het tabblad Verzendlijsten is Voorbeeld van het resultaat gemarkeerd

    Opmerking: Gebruik de pijl-links en pijl-rechts op het tabblad Verzendlijsten om door de e-mailberichten te bladeren.

  2. Als u extra opmaakwijzigingen wilt aanbrengen, kiest u Voorbeeld van het resultaat opnieuw en kunt u samenvoegvelden toevoegen of verwijderen.

  3. Wanneer de berichten aan uw wensen voldoen, klikt u op het tabblad Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen > Samenvoegen naar e-mail om de samenvoegbewerking te voltooien.

    Tip: Samenvoegen naar e-mail is niet beschikbaar als u niet uw standaard e-mailprogramma hebt geselecteerd.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×