Office
Aanmelden
Bulk-e-mailberichten verzenden via Afdruk samenvoegen

Bulk-e-mailberichten verzenden via Afdruk samenvoegen

Als u via e-mail naar meerdere personen een bericht wilt verzenden die voor elke geadresseerde is aangepast, kunt u Afdruk samenvoegen gebruiken. U kunt een batch aangepaste e-mailberichten maken die identiek zijn opgemaakt en waarin dezelfde tekst en graphics worden gebruikt. Alleen specifieke secties van het e-mailbericht variëren en worden aangepast. Met Afdruk samenvoegen is iedere ontvanger van het bericht de enige ontvanger, in tegenstelling tot wanneer u een bericht verzendt naar een groep personen.

Drie bestanden bij het proces Afdruk samenvoegen, namelijk een hoofddocument en een adressenlijst waarmee sets van brieven of e-mailberichten, enveloppen of labels worden gemaakt.

Er zijn drie documenten betrokken bij het maken van e-mailberichten met behulp van de functie Afdruk samenvoegen:

  • Het hoofddocument
    Dit document is uw e-mailbericht en bevat tekst en graphics (een logo of afbeelding, bijvoorbeeld) die identiek zijn voor elke versie van het samengevoegde document.

  • De adressenlijst
    Dit document bevat de gegevens die worden gebruikt voor het invullen van informatie in de brief. De adressenlijst bevat bijvoorbeeld namen en uw hoofddocument is het e-mailbericht dat moet worden verzonden naar de namen in de lijst.

  • Het samengevoegde document
    Dit document is een combinatie van het hoofddocument en de adressenlijst. Met Afdruk samenvoegen wordt de informatie uit de adressenlijst gehaald en in het hoofddocument geplaatst, wat resulteert in een aangepast, samengevoegd document voor elke persoon in de adressenlijst.

Stap 1: Het hoofddocument voorbereiden

Typ voordat u begint in Word de hoofdtekst van het e-mailbericht dat u naar iedereen wilt verzenden. Als u bijvoorbeeld personen over een aanstaande gebeurtenis wilt informeren, neemt u de naam, datum, tijd en locatie van de gebeurtenis op. Deze gebeurtenisdetails zijn voor iedereen belangrijk om te weten.

  • Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Afdruk samenvoegen starten> E-mailberichten.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Afdruk samenvoegen starten en de lijst met beschikbare opties voor het type samenvoeging dat u wilt uitvoeren.

Stap 2: De adressenlijst samenstellen

Als u e-mailberichten wilt verzenden, moet een MAP-compatibel e-mailprogramma zijn geïnstalleerd, zoals Outlook of Gmail. Als u Outlook-MAPI gebruikt, moeten uw versies van Word en Outlook dezelfde zijn.

De adressenlijst is de gegevensbron. Dit kan een lijst met Outlook-contactpersonen, een Access-database of een Office-adreslijst zijn. De adressenlijst bevat de records die door Word worden opgehaald om uw e-mailberichten te maken.


Tips

Stap 3: De adressenlijst aan uw e-mailbericht koppelen

Nu is het tijd om de geadresseerden te kiezen uit een gegevensbron (een adreslijst). Controleer of de gegevensbron een kolom voor e-mailadressen bevat en of er een e-mailadres is van elke persoon naar wie u het e-mailbericht wilt verzenden.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Adressen selecteren en kies vervolgens een optie.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u geen verzendlijst hebt, kiest u Een nieuwe lijst typen en maakt u er een.

      of

    • Als uw adreslijst zich in een Excel-werkblad, een Access-database of een ander type gegevensbestand bevindt, kiest u Bestaande lijst gebruiken. Blader naar uw lijst en kies Openen.

      of

    • Als u uw Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, kiest u Kiezen uit Outlook-contactpersonen.

  3. Kies Bestand > Opslaan als.

  4. Typ in het vak Bestandsnaam een bestandsnaam en kies Opslaan.


De adressenlijst bewerken

Als u e-mailberichten naar iedereen in uw lijst wilt verzenden, gaat u naar Stap 4: Gepersonaliseerde inhoud toevoegen aan het e-mailbericht. Als u e-mailberichten alleen naar bepaalde personen in uw lijst wilt verzenden, kunt u de lijst beperken. Gebruik de stappen onder De adressenlijst bewerken.

  1. Klik op Adressenlijst bewerken.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Adressenlijst bewerken gemarkeerd.

  2. Plaats een vinkje bij de namen van de personen naar wie u uw e-mailbericht wilt verzenden.

    Rijen selecteren door het bijbehorende selectievakje in te schakelen

U kunt de lijst ook sorteren of filteren, zodat u eenvoudiger de gewenste namen en adressen kunt vinden.

Stap 4: Gepersonaliseerde inhoud toevoegen aan het e-mailbericht

Personaliseer elk e-mailbericht door de naam en het adres van een persoon toe te voegen. De beste manier om deze informatie toe te voegen, is door samenvoegvelden in te voegen in het hoofddocument.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Adresblok.

    Samenvoegveld Adresblok invoegen

  2. Kies in het dialoogvenster Adresblok invoegen een notatie voor de naam van de geadresseerde, zoals deze in het e-mailbericht wordt weergegeven.

    Opties voor Adresblok

  3. Kies OK om het samenvoegveld in te voegen.

  4. Kies in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Begroetingsregel.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Begroetingsregel bewerken gemarkeerd.

  5. Kies in het dialoogvenster Begroetingsregel invoeren de notatie die u wilt gebruiken.

  6. Kies OK om het samenvoegveld in te voegen.

  7. Kies Bestand > Opslaan om uw e-mail te behouden.

    Opmerking: U moet na het invoegen van velden uw e-mail handmatig opmaken.

U kunt ook andere velden uit uw gegevensbron toevoegen aan uw e-mailbericht. Zie Samenvoegvelden invoegen.

Namen van samenvoegvelden controleren

Controleer of Word de namen en adressen in uw adreslijst vindt.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Velden vergelijken.

    Tip: Velden vergelijken kan ook worden geopend vanuit het dialoogvenster Adresblok invoegen dat u hebt gebruikt om een adresblok aan het hoofddocument toe te voegen.

  2. Controleer in het dialoogvenster Velden vergelijken of de recordvelden die worden weergegeven in de lijst, overeenkomen met de namen van de kolomkoppen voor de records in de gegevensbron voor de adressenlijst.

    Dialoogvenster Velden vergelijken

    Opmerking: Er worden twee kolommen in het dialoogvenster weergegeven. De linkerkolom is bijvoorbeeld een lijst met veelgebruikte namen in een zakelijke record. De rechterkolom is de veldnaam voor de veelgebruikte naam die is toegewezen aan de kolomkop in uw gegevensbronbestand.

  3. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de weergegeven veldnamen overeenkomen met de kolomkoppen die hebt gebruikt voor records in de gegevensbron voor de adressenlijst, hoeft u niets te doen.

      of

    • Als (geen overeenkomst) wordt weergegeven in een veldnaam die volgens u overeen had moeten komen met een kolomkop in uw gegevensbron, klikt u op de pijl-omlaag en kiest u vervolgens de veldnaam in de gegevensbron voor de adressenlijst. Herhaal deze stappen indien nodig.

  4. Kies OK.


Samenvoegvelden opmaken

Als u het lettertype, de tekengrootte of de alinea-afstand van de samengevoegde inhoud wilt aanpassen, selecteert u de naam van het samenvoegveld en brengt u de gewenste wijzigingen aan.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Voorbeeld van het resultaat de optie Voorbeeld van het resultaat om van de samenvoegingsresultaten terug te gaan naar de samenvoegvelden in uw brief.

    In Word op het tabblad Verzendlijsten, de groep Voorbeeld van resultaten.

  2. Kies de naam van het samenvoegveld.

    geselecteerd adresblok-veld

  3. Kies op het tabblad Start het lettertype en de tekengrootte die u wilt gebruiken.

    Kies in Word op het tabblad Start in de groep Lettertype een lettertype en een tekengrootte.

  4. Kies op het tabblad Pagina-indeling (Word 2013) of Indeling (Word 2016) de gewenste alinea-afstand.

    Stel in Word op het tabblad Indeling in de groep Alinea de afstand in.

    Opmerking: Omdat Word elke regel in een adresblok als een alinea behandelt, wilt u wellicht de afstand tussen de regels verkleinen.

Stap 5: Voorbeeld bekijken en voltooien

Nadat u de samenvoegvelden aan het hoofddocument hebt toegevoegd, bent u klaar om de resultaten van de samenvoeging te bekijken. Als u tevreden bent over het resultaat, kunt u de samenvoeging voltooien.

  1. Kies Voorbeeld van het resultaat en kies vervolgens de recordknop Volgende De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om te controleren of de namen en adressen in de tekst van uw brief er naar wens uitzien.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de groep Voorbeeld van het resultaat.

    Tip:  Als u naar het begin van de lijst wilt gaan, kiest u de recordknop Eerste De knop Eerste record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen en als u naar het einde van de lijst wilt gaan, kiest de recordknop Laatste De knop Laatste record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen .

  2. Kies Voltooien en samenvoegen > E-mailberichten verzenden.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Voltooien en samenvoegen en de opties daarvan.

  3. Selecteer in het vak Aan de naam van de e-mailadreskolom in uw lijst.

    Opmerking: Word stuurt naar elk e-mailadres een afzonderlijk bericht. U kunt geen andere ontvangers toevoegen als CC of BCC. U kunt ook geen bijlagen aan het samengevoegde e-mailbericht toevoegen.

  4. Typ in het vak Onderwerpregel een onderwerpregel voor het bericht.

  5. Kies in het vak E-mailindeling op HTML (de standaardinstelling) of Tekst zonder opmaak om het document te verzenden als de berichttekst van het e-mailbericht.

    Belangrijk: Als u het e-mailbericht verzendt als een e-mailbericht met tekst zonder opmaak, zal het hoofddocument geen tekstopmaak of graphics bevatten.

  6. Voer onder Records verzenden een van de volgende handelingen uit:

    • Accepteer de standaardinstelling Alles om alle records samen te voegen en te verzenden.

      of

    • Kies Huidige record om alleen aan de zichtbare records op het scherm het bericht te verzenden.

      of

    • Kies de laatste optie en voer in het vak Van het recordnummer in waarmee de samenvoegbewerking moet worden gestart. Voer in het vak tot het recordnummer in waarmee de samenvoegbewerking moet worden afgesloten.

      Opmerking: Personen met een recordnummer dat buiten het bereik ligt dat u bij Van en tot hebt ingevoerd, ontvangen geen e-mail.

  7. Kies OK om de samenvoegbewerking uit te voeren.

Stap 6: Het gepersonaliseerde bericht opslaan

Sla het e-mailbericht op als u het later nog eens voor een andere samenvoegbewerking wilt gebruiken.

Wanneer u het hoofddocument opslaat, wordt ook de verbinding met de door u gekozen gegevensbron opgeslagen. De volgende keer dat u het hoofddocument opent, wordt u door Word gevraagd of u de verbinding met de gegevensbron wilt behouden.

  • Als u Ja kiest, wordt het document geopend met daarin informatie die is samengevoegd met de eerste record.

  • Als u Nee kiest, wordt de verbinding tussen het hoofddocument en de gegevensbron verbroken. Het hoofddocument van het e-mailbericht wordt een standaard Word-document.

Zie ook

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×