Brieven personaliseren voor grote mailings door afdrukken samen te voegen

Brieven personaliseren voor grote mailings door afdrukken samen te voegen

Wanneer u bulkmail wilt verzenden naar personen in uw adressenlijst, kunt u de functie Afdruk samenvoegen gebruiken om een reeks persoonlijke brieven te maken. Van elke geproduceerde brief zijn de indeling, opmaak, tekst en graphics identiek. Alleen bepaalde delen van de brief variëren en worden aangepast.

U gebruikt drie documenten bij het maken en afdrukken van brieven met de functie Afdruk samenvoegen:

  • Het hoofddocument
    Dit document bevat tekst en graphics (bijvoorbeeld een logo of afbeelding) die identiek zijn voor elke versie van het samengevoegde document. De hoofdtekst van de brief is een voorbeeld van identieke inhoud.

  • De adressenlijst
    Dit is de gegevensbron die wordt gebruikt voor het invullen van informatie in de brief. De adressenlijst bevat bijvoorbeeld namen en uw hoofddocument is de brief die moet worden verzonden naar de namen in de lijst.

  • Het samengevoegde document
    Dit document is een combinatie van het hoofddocument en de adressenlijst. Met Afdruk samenvoegen wordt de informatie uit de adressenlijst gehaald en in het hoofddocument geplaatst, wat resulteert in een persoonlijke brief voor elke persoon.

Bekijk de volgende video, die deel uitmaakt van een trainingscursus, voor meer informatie over hoe het samenvoegen van afdrukken voor brieven werkt.

Uw browser biedt geen ondersteuning voor video. Installeer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player of Internet Explorer 9.

Stap 1: Het hoofddocument voorbereiden

Voordat u de samenvoegbewerking uitvoert, bereidt u de brief voor. Als u bijvoorbeeld personen over een aanstaande gebeurtenis wilt informeren, neemt u de naam, datum, tijd en locatie van de gebeurtenis op. Dit zijn de details die belangrijk zijn voor alle geadresseerden van uw brief.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Afdruk samenvoegen starten> Brieven.

    Kies in Word op het tabblad Verzendlijsten de optie Afdruk samenvoegen starten en kies een optie.

  2. Typ in Word de tekst van de brief (voorbeeld volgt) die u naar iedereen wilt verzenden.

    Voorbeeld van een brief die in Word wordt gebruikt voor een samenvoegbewerking.

Stap 2: De adressenlijst samenstellen

De adressenlijst is uw gegevensbron. Dit kan een Excel-werkblad, een lijst met Outlook-contactpersonen, een Access-database of een Office-adreslijst zijn. De adressenlijst bevat de records die door Word worden opgehaald om uw e-mailberichten te maken.

Tips

  • Als u geen adressenlijst hebt, kunt u er een maken tijdens de samenvoegbewerking. Voordat u de samenvoegbewerking start, verzamelt u alle gegevensrecords en voegt u deze toe aan de gegevensbron.

  • Als u een Excel-spreadsheet gebruikt, moet u ervoor zorgen dat de kolom voor postcodes is opgemaakt als tekst, zodat u geen tekst verliest.

  • Als u uw Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, moet Outlook uw standaard e-mailprogramma zijn.

Stap 3: De adressenlijst aan uw hoofddocument koppelen

U bent nu klaar om de gegevensbron voor de adressenlijst te openen en de gegevensbron aan uw brief te koppelen.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Adressen selecteren en kies vervolgens een optie.

    Als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word kiest u op het tabblad Verzendlijsten in de groep Samenvoegen starten de optie Geadresseerden selecteren, en kiest u Een nieuwe lijst typen.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u geen verzendlijst hebt, kiest u Een nieuwe lijst typen en maakt u er een.

      of

    • Als uw adreslijst zich in een Excel-werkblad, een Access-database of een ander type gegevensbestand bevindt, kiest u Bestaande lijst gebruiken. Blader naar uw lijst en kies Openen.

      of

    • Als u uw Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, kiest u Kiezen uit Outlook-contactpersonen.

  3. Kies Bestand > Opslaan als.

  4. Typ in het vak Bestandsnaam een bestandsnaam en kies Opslaan.


Lijst met geadresseerden bewerken

Ga naar 'Stap 4: Persoonlijke inhoud toevoegen aan de brief' wanneer u brieven voor iedereen op uw lijst maakt en afdrukt. Gebruik een filter, zoals een postcode, om de lijst te beperken wanneer u brieven wilt versturen naar personen op uw lijst die bijvoorbeeld binnen 20 kilometer wonen van een evenement dat u organiseert.

  1. Klik op Adressenlijst bewerken.

    Ga als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word naar het tabblad Mailings en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adressenlijst bewerken.

  2. Schakel in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen het selectievakje in naast de naam van elke persoon die uw e-mailbericht moet ontvangen.

    Rijen selecteren door het bijbehorende selectievakje in te schakelen

In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen staan opties om de adressenlijst te verfijnen. De twee meest gebruikte opties zijn sorteren en filteren om namen en adressen gemakkelijker te kunnen vinden in de lijst.

Klik in een Word-document voor Afdruk samenvoegen op Geadresseerden bewerken. Kies een optie in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen onder Adressenlijst nader specificeren.

Raadpleeg De gegevens voor samenvoegbewerkingen sorteren en filteren voor uitgebreide informatie.

Stap 4: Persoonlijke inhoud toevoegen aan de brief

Voeg aan uw brief inhoud toe die voor iedere geadresseerde anders is, zoals naam en adres. De beste manier om deze informatie toe te voegen is door samenvoegvelden in te voegen in het hoofddocument.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Adresblok.

    Kies als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Adresblok.

  2. Kies in het dialoogvenster Adresblok invoegen een notatie voor de naam van de geadresseerde zoals deze in de brief wordt weergegeven.

    Opties voor Adresblok

  3. Kies OK.

    Opmerking: Kies onder Voorbeeld de optie Voorbeeld van resultaten bekijken om te zien hoe een adres in een brief wordt weergegeven. Kies de knop Volgende record De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige record De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om door de records in de gegevensbron te bladeren.

  4. Kies in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Begroetingsregel.

    Kies als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Begroetingsregel.

  5. Kies in het dialoogvenster Begroetingsregel invoeren de notatie die u wilt gebruiken.

  6. Kies OK om het samenvoegveld in de brief in te voegen.

  7. Kies Bestand > Opslaan om de brief (voorbeeld volgt) die u maakt te bewaren voor de samenvoegbewerking.

    Voorbeeldbrief Afdruk samenvoegen in Word met de velden Adresblok en Begroetingsregel.

Raadpleeg Afzonderlijke samenvoegvelden een voor een toevoegen om aangepaste informatie in de brief voor uw adressenlijst in te voegen.


Namen van samenvoegvelden controleren

Controleer of Word de namen en adressen in uw adreslijst vindt.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Velden vergelijken.

    Tip: Velden vergelijken kan ook worden geopend vanuit het dialoogvenster Adresblok invoegen dat u hebt gebruikt om een adresblok aan het hoofddocument toe te voegen.

  2. Controleer in het dialoogvenster Velden vergelijken of de recordvelden die worden weergegeven in de lijst, overeenkomen met de namen van de kolomkoppen voor de records in de gegevensbron voor de adressenlijst.

    Dialoogvenster Velden vergelijken

    Opmerking: Er worden twee kolommen in het dialoogvenster weergegeven. De linkerkolom is bijvoorbeeld een lijst met veelgebruikte namen in een zakelijke record. De rechterkolom is de veldnaam voor de veelgebruikte naam die is toegewezen aan de kolomkop in uw gegevensbronbestand.

  3. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de weergegeven veldnamen overeenkomen met de kolomkoppen die hebt gebruikt voor records in de gegevensbron voor de adressenlijst, hoeft u niets te doen.

      of

    • Als (geen overeenkomst) wordt weergegeven in een veldnaam die volgens u overeen had moeten komen met een kolomkop in uw gegevensbron, klikt u op de pijl-omlaag en kiest u vervolgens de veldnaam in de gegevensbron voor de adressenlijst. Herhaal deze stappen indien nodig.

  4. Kies OK.


Samenvoegvelden opmaken

Als u het lettertype, de tekengrootte of de alinea-afstand van de samengevoegde inhoud wilt aanpassen, selecteert u de naam van het samenvoegveld en brengt u de gewenste wijzigingen aan.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Voorbeeld van het resultaat de optie Voorbeeld van het resultaat om van de samenvoegingsresultaten terug te gaan naar de samenvoegvelden in uw brief.

    In Word op het tabblad Verzendlijsten, de groep Voorbeeld van resultaten.

  2. Kies de naam van het samenvoegveld.

    geselecteerd adresblok-veld

  3. Kies op het tabblad Start het lettertype en de tekengrootte die u wilt gebruiken.

    Kies in Word op het tabblad Start in de groep Lettertype een lettertype en een tekengrootte.

  4. Kies op het tabblad Pagina-indeling (Word 2013) of Indeling (Word 2016) de gewenste alinea-afstand.

    Stel in Word op het tabblad Indeling in de groep Alinea de afstand in.

    Opmerking: Omdat Word elke regel in een adresblok als een alinea behandelt, wilt u wellicht de afstand tussen de regels verkleinen.

Stap 5. De brieven bekijken en afdrukken

  1. Kies Voorbeeld van het resultaat en kies vervolgens de recordknop Volgende De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om te controleren of de namen en adressen in de tekst van uw brief er naar wens uitzien.

    Tip:  Als u naar het begin van de lijst wilt gaan, kiest u de recordknop Eerste De knop Eerste record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen en als u naar het einde van de lijst wilt gaan, kiest de recordknop Laatste De knop Laatste record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen .

  2. Kies Voltooien en samenvoegen > Documenten afdrukken.

    Als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word kiest u op het tabblad Verzendlijsten in de groep Voltooien de optie Voltooien en samenvoegen, en kiest u een optie.

Stap 6: De persoonlijke brief opslaan

Wanneer u het samenvoegdocument opslaat, blijft het verbonden met uw adressenlijst zodat u het opnieuw kunt gebruiken voor uw volgende grootschalige mailing.


Een samenvoegdocument opnieuw gebruiken

  • Open het samenvoegdocument en kies Ja wanneer u in Word wordt gevraagd of u de verbinding wilt behouden.


Adressen in samenvoegdocumenten wijzigen

  • Open het samenvoegdocument en kies Adressenlijst bewerken om bepaalde adressen te sorteren, filteren en selecteren.

Meer informatie

Voordat u de samenvoegbewerking uitvoert, bereidt u de brief voor. Als u bijvoorbeeld personen over een aanstaande gebeurtenis wilt informeren, neemt u de naam, datum, tijd en locatie van de gebeurtenis op. Dit zijn de details die belangrijk zijn voor alle geadresseerden van uw brief.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Afdruk samenvoegen starten> Brieven.

    standaardbrieven

  2. Typ in Word de tekst van de brief die u naar iedereen wilt verzenden.

De adressenlijst is uw gegevensbron. Dit kan een Excel-werkblad, een lijst met Outlook-contactpersonen, een Access-database of een Office-adreslijst zijn. De adressenlijst bevat de records die door Word worden opgehaald om uw e-mailberichten te maken.

Tips

  • Als u geen adressenlijst hebt, kunt u er een maken tijdens de samenvoegbewerking. Voordat u de samenvoegbewerking start, verzamelt u alle gegevensrecords en voegt u deze toe aan de gegevensbron.

  • Als u een Excel-werkblad gebruikt, moet u ervoor zorgen dat de kolom voor postcodes is opgemaakt als tekst, zodat u geen tekst verliest.

  • Als u uw Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, moet Outlook uw standaard-e-mailprogramma zijn. U doet dit door Apple Mail te openen en in het menu E-mail de optie Voorkeuren te kiezen. Selecteer op het tabblad Algemeen naast Standaard-e-maillezer de optie Microsoft Outlook.

  • U kunt ook uw Apple-contactpersonen gebruiken. Zorg er in dat geval voor dat Apple Mail uw standaard-e-mailprogramma is.

  • Gebruik een FileMake Pro-database als uw gegevensbron voor de samenvoegbewerking.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten de optie Adressen selecteren en kies vervolgens een optie.

    Op het tabblad Verzendlijsten is Geadresseerden selecteren gemarkeerd met een lijst met opties

    Optie

    Bewerking

    Een nieuwe lijst maken

    Een nieuwe adreslijst maken terwijl u de samenvoegbewerking instelt

    Een bestaande lijst gebruiken

    Een Excel-werkblad of een ander type gegevensbestand als uw adreslijst gebruiken

    Kiezen uit Outlook-contactpersonen

    Namen uw de adreslijst rechtstreeks uit uw Outlook-contactpersonen selecteren

    Apple-contactpersonen

    Namen rechtstreeks uit uw Apple-adresboek selecteren voor de adreslijst

    FileMaker Pro

    Gegevens importeren uit een FileMaker Pro-database

  2. Ga als volgt te werk als u Een nieuwe lijst maken hebt geselecteerd:

    1. In het dialoogvenster Lijstvelden bewerken worden door Word automatisch velden gemaakt voor enkele basisgegevens, zoals voornaam, achternaam en adres. Als u een nieuw veld wilt toevoegen, bijvoorbeeld een berichtveld, kunt u dit het beste nu doen, zodat u het kunt invullen met de andere velden. Typ onder Nieuwe veldnaam de naam van het veld dat u wilt toevoegen en kies vervolgens het plusteken (+).

      Tip:  Als u de volgorde van de velden wilt wijzigen, selecteert u het veld dat u wilt verplaatsen en gebruikt u de pijl-omhoog of -omlaag om het veld naar de gewenste plaats in de lijst te verplaatsen.

    2. Wanneer u alle velden op de gewenste manier hebt ingesteld, kiest u Maken om de lijst te maken.

  3. Ga als volgt te werk als u Een bestaande lijst gebruiken hebt geselecteerd:

    1. Blader naar het bestand dat u wilt gebruiken en kies Openen.

    2. Als u ervoor hebt gekozen om een Excel-werkblad te openen, selecteert u in het dialoogvenster Werkmap openen het blad dat u wilt gebruiken en laat u Celbereik leeg als u het hele werkblad wilt gebruiken. U kunt ook een celbereik invoeren voor de gegevens die u wilt gebruiken. Kies vervolgens OK.

  4. Ga als volgt te werk als u Kiezen uit Outlook-contactpersonen of Apple-contactpersonen hebt geselecteerd:

    1. Kies Geadresseerden filteren om de gewenste geadresseerden te selecteren.

    2. Voor Outlook-contactpersonen selecteert u in het dialoogvenster Queryopties naast Geadresseerden voor samenvoegen weergeven de optie Volledige record. In de lijst met contactpersonen selecteert u de contactpersonen die u wilt opnemen in de samenvoegbewerking en vervolgens kiest u OK.

    3. Voor Apple-contactpersonen kiest u in het dialoogvenster Queryopties onder Apple-groepscontactpersonen de groep waarnaar u bulkmail wilt verzenden en vervolgens kiest u OK.

    4. Voor een FileMaker Pro-database kiest u het databasebestand in het dialoogvenster Kies de FileMaker Pro-database die moet worden gebruikt als gegevensbron en vervolgens kiest u Openen.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten de optie Samenvoegveld invoegen en selecteer het veld dat u wilt toevoegen.

    Op het tabblad Verzendlijsten is Samenvoegveld invoegen gemarkeerd

    Ga verder met het toevoegen van velden totdat u alle gewenste informatie hebt toegevoegd aan de brief.

  2. Maak de velden van de brief op zoals de overige brieven eruit moeten zien. Voeg bijvoorbeeld een spatie in tussen de velden voor voor- en achternaam, en druk op Return om een nieuwe regel te beginnen voor het veld Adres.

    Tip: Als u uw lijst met geadresseerden wilt sorteren of als u geadresseerden wilt verwijderen, kiest u op het tabblad Verzendlijsten de optie Geadresseerden filteren en vervolgens Records sorteren of Records filteren. Klik op OK als u klaar bent.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten de optie Voorbeeld van het resultaat om te bekijken hoe de brief eruit komt te zien. Gebruik de pijl-links en -rechts op het tabblad Verzendlijsten om door de brieven te bladeren.

    Op het tabblad Verzendlijsten is Voorbeeld van het resultaat gemarkeerd

  2. Als u extra opmaakwijzigingen wilt aanbrengen, kiest u Voorbeeld van het resultaat opnieuw en kunt u samenvoegvelden toevoegen of verwijderen.

  3. Wanneer de brieven aan uw wensen voldoen, klikt u op het tabblad Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen > Documenten afdrukken om de samenvoegbewerking te voltooien.

    Op het tabblad Verzendlijsten zijn de opties Voltooien en samenvoegen en Documenten afdrukken gemarkeerd

    Tip: Als u elke brief afzonderlijk wilt bekijken en bijwerken voordat u deze afdrukt, klikt u op het tabblad Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen > Afzonderlijke documenten bewerken. Als u klaar bent, klikt u in elk document op Bestand > Afdrukken om de brieven af te drukken.

Wanneer u het samenvoegdocument opslaat, blijft het verbonden met uw adressenlijst zodat u het opnieuw kunt gebruiken voor uw volgende grootschalige mailing.

Een samenvoegdocument opnieuw gebruiken

  • Open het samenvoegdocument en kies Ja wanneer u in Word wordt gevraagd of u de verbinding wilt behouden.

Adressen in samenvoegdocumenten wijzigen

  • Open het samenvoegdocument en kies Adressenlijst bewerken om bepaalde adressen te sorteren, filteren en selecteren.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×