Brieven personaliseren voor grote mailings door afdrukken samen te voegen

Brieven personaliseren voor grote mailings door afdrukken samen te voegen

Wanneer u bulkmail wilt verzenden naar personen in uw adressenlijst, kunt u de functie Afdruk samenvoegen gebruiken om een reeks persoonlijke brieven te maken. Van elke geproduceerde brief zijn de indeling, opmaak, tekst en afbeeldingen identiek. Alleen bepaalde delen van de brief variëren en worden aangepast.

U gebruikt drie documenten bij het maken en afdrukken van brieven met de functie Afdruk samenvoegen:

  • Het hoofddocument
    Dit document bevat tekst en afbeeldingen (bijvoorbeeld een logo of afbeelding) die identiek zijn voor elke versie van het samengevoegde document. De hoofdtekst van de brief is een voorbeeld van identieke inhoud.

  • De adressenlijst
    Dit is de gegevensbron die wordt gebruikt voor het invullen van informatie in de brief. De adressenlijst bevat bijvoorbeeld namen en uw hoofddocument is de brief die moet worden verzonden naar de namen in de lijst.

  • Het samengevoegde document
    Dit document is een combinatie van het hoofddocument en de adressenlijst. Met Afdruk samenvoegen wordt de informatie uit de adressenlijst gehaald en in het hoofddocument geplaatst, wat resulteert in een persoonlijke brief voor elke persoon.

Bekijk de volgende video, die deel uitmaakt van een trainingscursus, voor meer informatie over hoe het samenvoegen van afdrukken voor brieven werkt.

Uw browser biedt geen ondersteuning voor video. Installeer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player of Internet Explorer 9.

Stap 1: Het hoofddocument voorbereiden

Voordat u de samenvoegbewerking uitvoert, bereidt u de brief voor. Als u bijvoorbeeld personen over een aanstaande gebeurtenis wilt informeren, neemt u de naam, datum, tijd en locatie van de gebeurtenis op. Dit zijn de details die belangrijk zijn voor alle geadresseerden van uw brief.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Afdruk samenvoegen starten> Brieven.

    Kies in Word op het tabblad Verzendlijsten de optie Afdruk samenvoegen starten en kies een optie.

  2. Typ in Word de tekst van de brief (voorbeeld volgt) die u naar iedereen wilt verzenden.

    Voorbeeld van een brief die in Word wordt gebruikt voor een samenvoegbewerking.

Stap 2: De adressenlijst samenstellen

De adressenlijst is uw gegevensbron. Dit kan een Excel-werkblad, een lijst met Outlook-contactpersonen, een Access-database of een Office-adreslijst zijn. De adressenlijst bevat de records die door Word worden opgehaald om uw e-mailberichten te maken.

Tips

  • Als u geen adressenlijst hebt, kunt u er een maken tijdens de samenvoegbewerking. Voordat u de samenvoegbewerking start, verzamelt u alle gegevensrecords en voegt u deze toe aan de gegevensbron.

  • Als u een Excel-spreadsheet gebruikt, moet u ervoor zorgen dat de kolom voor postcodes is opgemaakt als tekst, zodat u geen tekst verliest.

  • Als u uw Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, moet Outlook uw standaard e-mailprogramma zijn.

Stap 3: De adressenlijst aan uw hoofddocument koppelen

U bent nu klaar om de gegevensbron voor de adressenlijst te openen en de gegevensbron aan uw brief te koppelen.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Adressen selecteren en kies vervolgens een optie.

    Als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word kiest u op het tabblad Verzendlijsten in de groep Samenvoegen starten de optie Geadresseerden selecteren, en kiest u Een nieuwe lijst typen.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u geen verzendlijst hebt, kiest u Een nieuwe lijst typen en maakt u er een.

      of

    • Als uw adreslijst zich in een Excel-werkblad, een Access-database of een ander type gegevensbestand bevindt, kiest u Bestaande lijst gebruiken. Blader naar uw lijst en kies Openen.

      of

    • Als u uw Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, kiest u Kiezen uit Outlook-contactpersonen.

  3. Kies Bestand > Opslaan als.

  4. Typ in het vak Bestandsnaam een bestandsnaam en kies Opslaan.


Lijst met geadresseerden bewerken

Ga naar 'Stap 4: Persoonlijke inhoud toevoegen aan de brief' wanneer u brieven voor iedereen op uw lijst maakt en afdrukt. Gebruik een filter, zoals een postcode, om de lijst te beperken wanneer u brieven wilt versturen naar personen op uw lijst die bijvoorbeeld binnen 20 kilometer wonen van een evenement dat u organiseert.

  1. Klik op Adressenlijst bewerken.

    Ga als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word naar het tabblad Mailings en klik in de groep Afdruk samenvoegen starten op Adressenlijst bewerken.

  2. Schakel in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen het selectievakje in naast de naam van elke persoon die uw e-mailbericht moet ontvangen.

    Rijen selecteren door het bijbehorende selectievakje in te schakelen

In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen staan opties om de adressenlijst te verfijnen. De twee meest gebruikte opties zijn sorteren en filteren om namen en adressen gemakkelijker te kunnen vinden in de lijst.

Klik in een Word-document voor Afdruk samenvoegen op Geadresseerden bewerken. Kies een optie in het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen onder Adressenlijst nader specificeren.

Raadpleeg De gegevens voor samenvoegbewerkingen sorteren en filteren voor uitgebreide informatie.

Stap 4: Persoonlijke inhoud toevoegen aan de brief

Voeg aan uw brief inhoud toe die voor iedere geadresseerde anders is, zoals naam en adres. De beste manier om deze informatie toe te voegen is door samenvoegvelden in te voegen in het hoofddocument.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Adresblok.

    Kies als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Adresblok.

  2. Kies in het dialoogvenster Adresblok invoegen een notatie voor de naam van de geadresseerde zoals deze in de brief wordt weergegeven.

    Opties voor Adresblok

  3. Kies OK.

    Opmerking: Kies onder Voorbeeld de optie Voorbeeld van resultaten bekijken om te zien hoe een adres in een brief wordt weergegeven. Kies de knop Volgende record De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige record De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om door de records in de gegevensbron te bladeren.

  4. Kies in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Begroetingsregel.

    Kies als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Begroetingsregel.

  5. Kies in het dialoogvenster Begroetingsregel invoeren de notatie die u wilt gebruiken.

  6. Kies OK om het samenvoegveld in de brief in te voegen.

  7. Kies Bestand > Opslaan om de brief (voorbeeld volgt) die u maakt te bewaren voor de samenvoegbewerking.

    Voorbeeldbrief Afdruk samenvoegen in Word met de velden Adresblok en Begroetingsregel.

Raadpleeg Afzonderlijke samenvoegvelden een voor een toevoegen om aangepaste informatie in de brief voor uw adressenlijst in te voegen.


Namen van samenvoegvelden controleren

Controleer of Word de namen en adressen in uw adreslijst vindt.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Velden vergelijken.

    Tip: Velden vergelijken kan ook worden geopend vanuit het dialoogvenster Adresblok invoegen dat u hebt gebruikt om een adresblok aan het hoofddocument toe te voegen.

  2. Controleer in het dialoogvenster Velden vergelijken of de recordvelden die worden weergegeven in de lijst, overeenkomen met de namen van de kolomkoppen voor de records in de gegevensbron voor de adressenlijst.

    Dialoogvenster Velden vergelijken

    Opmerking: Er worden twee kolommen in het dialoogvenster weergegeven. De linkerkolom is bijvoorbeeld een lijst met veelgebruikte namen in een zakelijke record. De rechterkolom is de veldnaam voor de veelgebruikte naam die is toegewezen aan de kolomkop in uw gegevensbronbestand.

  3. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de weergegeven veldnamen overeenkomen met de kolomkoppen die hebt gebruikt voor records in de gegevensbron voor de adressenlijst, hoeft u niets te doen.

      of

    • Als (geen overeenkomst) wordt weergegeven in een veldnaam die volgens u overeen had moeten komen met een kolomkop in uw gegevensbron, klikt u op de pijl-omlaag en kiest u vervolgens de veldnaam in de gegevensbron voor de adressenlijst. Herhaal deze stappen indien nodig.

  4. Kies OK.


Samenvoegvelden opmaken

Als u het lettertype, de tekengrootte of de alinea-afstand van de samengevoegde inhoud wilt aanpassen, selecteert u de naam van het samenvoegveld en brengt u de gewenste wijzigingen aan.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Voorbeeld van het resultaat de optie Voorbeeld van het resultaat om van de samenvoegingsresultaten terug te gaan naar de samenvoegvelden in uw brief.

    In Word op het tabblad Verzendlijsten, de groep Voorbeeld van resultaten.

  2. Kies de naam van het samenvoegveld.

    geselecteerd adresblok-veld

  3. Kies op het tabblad Start het lettertype en de tekengrootte die u wilt gebruiken.

    Kies in Word op het tabblad Start in de groep Lettertype een lettertype en een tekengrootte.

  4. Kies op het tabblad Pagina-indeling (Word 2013) of Indeling (Word 2016) de gewenste alinea-afstand.

    Stel in Word op het tabblad Indeling in de groep Alinea de afstand in.

    Opmerking: Omdat Word elke regel in een adresblok als een alinea behandelt, wilt u wellicht de afstand tussen de regels verkleinen.

Stap 5. De brieven bekijken en afdrukken

  1. Kies Voorbeeld van het resultaat en kies vervolgens de recordknop Volgende De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om te controleren of de namen en adressen in de tekst van uw brief er naar wens uitzien.

    Tip:  Als u naar het begin van de lijst wilt gaan, kiest u de recordknop Eerste De knop Eerste record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen en als u naar het einde van de lijst wilt gaan, kiest de recordknop Laatste De knop Laatste record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen .

  2. Kies Voltooien en samenvoegen > Documenten afdrukken.

    Als onderdeel van Afdruk samenvoegen in Word kiest u op het tabblad Verzendlijsten in de groep Voltooien de optie Voltooien en samenvoegen, en kiest u een optie.

Stap 6: De persoonlijke brief opslaan

Wanneer u het samenvoegdocument opslaat, blijft het verbonden met uw adressenlijst zodat u het opnieuw kunt gebruiken voor uw volgende grootschalige mailing.


Een samenvoegdocument opnieuw gebruiken

  • Open het samenvoegdocument en kies Ja wanneer u in Word wordt gevraagd of u de verbinding wilt behouden.


Adressen in samenvoegdocumenten wijzigen

  • Open het samenvoegdocument en kies Adressenlijst bewerken om bepaalde adressen te sorteren, filteren en selecteren.

Meer informatie

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×