Brieven maken en afdrukken met Afdruk samenvoegen in Word 2016 voor Mac

Wanneer u bulkmail wilt verzenden naar personen in uw adressenlijst, kunt u de functie Afdruk samenvoegen gebruiken om een reeks persoonlijke brieven te maken. Van elke geproduceerde brief zijn de indeling, opmaak, tekst en graphics identiek. Alleen bepaalde delen van de brief variëren en worden aangepast.

U gebruikt drie documenten bij het maken en afdrukken van brieven met de functie Afdruk samenvoegen:

  • Het hoofddocument
    Dit document bevat tekst en graphics (bijvoorbeeld een logo of afbeelding) die identiek zijn voor elke versie van het samengevoegde document. De hoofdtekst van de brief is een voorbeeld van identieke inhoud.

  • De adressenlijst
    Dit document bevat de gegevens die worden gebruikt voor het invullen van informatie in de brief. De adressenlijst bevat bijvoorbeeld namen en uw hoofddocument is de brief die moet worden verzonden naar de namen in de lijst.

  • Het samengevoegde document
    Dit document is een combinatie van het hoofddocument en de adressenlijst. Met Afdruk samenvoegen wordt de informatie uit de adressenlijst gehaald en in het hoofddocument geplaatst, wat resulteert in een persoonlijk document voor elke persoon.

Volg de onderstaande stappen om persoonlijke brieven te maken en af te drukken met Afdruk samenvoegen.

Voordat u de samenvoegbewerking uitvoert, bereidt u de brief voor. Als u bijvoorbeeld personen over een aanstaande gebeurtenis wilt informeren, neemt u de naam, datum, tijd en locatie van de gebeurtenis op. Dit zijn de details die belangrijk zijn voor alle geadresseerden van uw brief.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Afdruk samenvoegen starten> Brieven.

    standaardbrieven

  2. Typ in Word de tekst van de brief die u naar iedereen wilt verzenden.

De adressenlijst is uw gegevensbron. Dit kan een Excel-werkblad, een lijst met Outlook-contactpersonen, een Access-database of een Office-adreslijst zijn. De adressenlijst bevat de records die door Word worden opgehaald om uw e-mailberichten te maken.

Tips

  • Als u geen adressenlijst hebt, kunt u er een maken tijdens de samenvoegbewerking. Voordat u de samenvoegbewerking start, verzamelt u alle gegevensrecords en voegt u deze toe aan de gegevensbron.

  • Als u een Excel-werkblad gebruikt, moet u ervoor zorgen dat de kolom voor postcodes is opgemaakt als tekst, zodat u geen tekst verliest.

  • Als u uw Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, moet Outlook uw standaard-e-mailprogramma zijn. U doet dit door Apple Mail te openen en in het menu E-mail de optie Voorkeuren te kiezen. Selecteer op het tabblad Algemeen naast Standaard-e-maillezer de optie Microsoft Outlook.

  • U kunt ook uw Apple-contactpersonen gebruiken. Zorg er in dat geval voor dat Apple Mail uw standaard-e-mailprogramma is.

  • Gebruik een FileMake Pro-database als uw gegevensbron voor de samenvoegbewerking.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten de optie Adressen selecteren en kies vervolgens een optie.

    Op het tabblad Verzendlijsten is Geadresseerden selecteren gemarkeerd met een lijst met opties

    Optie

    Bewerking

    Een nieuwe lijst maken

    Een nieuwe adreslijst maken terwijl u de samenvoegbewerking instelt

    Een bestaande lijst gebruiken

    Een Excel-werkblad of een ander type gegevensbestand als uw adreslijst gebruiken

    Kiezen uit Outlook-contactpersonen

    Namen uw de adreslijst rechtstreeks uit uw Outlook-contactpersonen selecteren

    Apple-contactpersonen

    Namen rechtstreeks uit uw Apple-adresboek selecteren voor de adreslijst

    FileMaker Pro

    Gegevens importeren uit een FileMaker Pro-database

  2. Ga als volgt te werk als u Een nieuwe lijst maken hebt geselecteerd:

    1. In het dialoogvenster Lijstvelden bewerken worden door Word automatisch velden gemaakt voor enkele basisgegevens, zoals voornaam, achternaam en adres. Als u een nieuw veld wilt toevoegen, bijvoorbeeld een berichtveld, kunt u dit het beste nu doen, zodat u het kunt invullen met de andere velden. Typ onder Nieuwe veldnaam de naam van het veld dat u wilt toevoegen en kies vervolgens het plusteken (+).

      Tip:  Als u de volgorde van de velden wilt wijzigen, selecteert u het veld dat u wilt verplaatsen en gebruikt u de pijl-omhoog of -omlaag om het veld naar de gewenste plaats in de lijst te verplaatsen.

    2. Wanneer u alle velden op de gewenste manier hebt ingesteld, kiest u Maken om de lijst te maken.

  3. Ga als volgt te werk als u Een bestaande lijst gebruiken hebt geselecteerd:

    1. Blader naar het bestand dat u wilt gebruiken en kies Openen.

    2. Als u ervoor hebt gekozen om een Excel-werkblad te openen, selecteert u in het dialoogvenster Werkmap openen het blad dat u wilt gebruiken en laat u Celbereik leeg als u het hele werkblad wilt gebruiken. U kunt ook een celbereik invoeren voor de gegevens die u wilt gebruiken. Kies vervolgens OK.

  4. Ga als volgt te werk als u Kiezen uit Outlook-contactpersonen of Apple-contactpersonen hebt geselecteerd:

    1. Kies Geadresseerden filteren om de gewenste geadresseerden te selecteren.

    2. Voor Outlook-contactpersonen selecteert u in het dialoogvenster Queryopties naast Geadresseerden voor samenvoegen weergeven de optie Volledige record. In de lijst met contactpersonen selecteert u de contactpersonen die u wilt opnemen in de samenvoegbewerking en vervolgens kiest u OK.

    3. Voor Apple-contactpersonen kiest u in het dialoogvenster Queryopties onder Apple-groepscontactpersonen de groep waarnaar u bulkmail wilt verzenden en vervolgens kiest u OK.

    4. Voor een FileMaker Pro-database kiest u het databasebestand in het dialoogvenster Kies de FileMaker Pro-database die moet worden gebruikt als gegevensbron en vervolgens kiest u Openen.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten de optie Samenvoegveld invoegen en selecteer het veld dat u wilt toevoegen.

    Op het tabblad Verzendlijsten is Samenvoegveld invoegen gemarkeerd

    Ga verder met het toevoegen van velden totdat u alle gewenste informatie hebt toegevoegd aan de brief.

  2. Maak de velden van de brief op zoals de overige brieven eruit moeten zien. Voeg bijvoorbeeld een spatie in tussen de velden voor voor- en achternaam, en druk op Return om een nieuwe regel te beginnen voor het veld Adres.

    Tip: Als u uw lijst met geadresseerden wilt sorteren of als u geadresseerden wilt verwijderen, kiest u op het tabblad Verzendlijsten de optie Geadresseerden filteren en vervolgens Records sorteren of Records filteren. Klik op OK als u klaar bent.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten de optie Voorbeeld van het resultaat om te bekijken hoe de brief eruit komt te zien. Gebruik de pijl-links en -rechts op het tabblad Verzendlijsten om door de brieven te bladeren.

    Op het tabblad Verzendlijsten is Voorbeeld van het resultaat gemarkeerd

  2. Als u extra opmaakwijzigingen wilt aanbrengen, kiest u Voorbeeld van het resultaat opnieuw en kunt u samenvoegvelden toevoegen of verwijderen.

  3. Wanneer de brieven aan uw wensen voldoen, klikt u op het tabblad Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen > Documenten afdrukken om de samenvoegbewerking te voltooien.

    Op het tabblad Verzendlijsten zijn de opties Voltooien en samenvoegen en Documenten afdrukken gemarkeerd

    Tip: Als u elke brief afzonderlijk wilt bekijken en bijwerken voordat u deze afdrukt, klikt u op het tabblad Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen > Afzonderlijke documenten bewerken. Als u klaar bent, klikt u in elk document op Bestand > Afdrukken om de brieven af te drukken.

Wanneer u het samenvoegdocument opslaat, blijft het verbonden met uw adressenlijst zodat u het opnieuw kunt gebruiken voor uw volgende grootschalige mailing.

Een samenvoegdocument opnieuw gebruiken

  • Open het samenvoegdocument en kies Ja wanneer u in Word wordt gevraagd of u de verbinding wilt behouden.

Adressen in samenvoegdocumenten wijzigen

  • Open het samenvoegdocument en kies Adressenlijst bewerken om bepaalde adressen te sorteren, filteren en selecteren.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×