Blauwdruk voor het gebruik van gegevens in SharePoint Server

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Door Office SharePoint Server 2007, het 2007 Microsoft Office-systeem en de gegevens in uw onderneming te combineren kunt u een bedrijfsoplossing maken die precies bij u past.

Een blauwdruk voor het gebruik van gegevens in SharePoint Server

In dit artikel

Het bouwen van een bedrijfsoplossing is als het bouwen van een huis

Gegevensfundamenten

Gebruikmaken van gegevens binnen Office SharePoint Server 2007

Gebruikmaken van gegevens uit Office-systeemprogramma’s met Office SharePoint Server 2007

Aan de slag met sjablonen en scenario's

Het bouwen van een bedrijfsoplossing is als het bouwen van een huis

Stel dat u een huis van topkwaliteit wilt bouwen. Als u over veel tijd en geld beschikt, kunt u kiezen voor optie A: Koop een braakliggend bouwterrein zonder aansluitingen voor gas, water en licht, huur een architect in om het huis te ontwerpen en neem een aannemer in dienst (die gebruikmaakt van onderaannemers) om het huis van de grond af aan op te bouwen. Als u niet over veel tijd en geld beschikt, kunt u kiezen voor optie B: Koop een casco-woning, kies een reeds ontworpen architectuurstijl en bouwplan en huur één aannemer in om het snel op te bouwen op een bouwrijp stuk land waar de nutsvoorzieningen al beschikbaar zijn.

Voor het bouwen van een bedrijfsoplossing van topkwaliteit bieden het Microsoft Office-systeem en Office SharePoint Server 2007 beide opties. Optie A vereist vaak financiering, codering en ontwikkeling en kan gewoonlijk het beste worden overgelaten aan IT-professionals. Optie B combineert het Microsoft Office-systeem (uw architect) met Office SharePoint Server 2007 (uw huismodules, bouwrijpe stuk land en aanwezige nutsvoorzieningen), een gemotiveerde informatiewerker (uw aannemer), en sjablonen en scenario's (uw architectuurstijlen en bouwplannen).

Als u hulp nodig hebt bij het bouwen van een kwalitatief hoogwaardige bedrijfsoplossing met behulp van optie B, bent u aan het juiste adres. Dit artikel biedt een algemeen overzicht van het gebruik van gegevens in Office SharePoint Server 2007, plus een groot aantal koppelingen naar aanvullende informatie die u helpt inzicht te verkrijgen in de details van de vele functies die de revue passeren en die u kunnen helpen bij het implementeren van een oplossing.

Naar boven

Gegevensfundamenten

Het fundament van elke geautomatiseerde bedrijfsoplossing die is gebaseerd op het Microsoft Office-systeem, of dat nu op ondernemings-, afdelings- of werkgroepniveau is, wordt gevormd door gegevens en de fundamentele manier waarop u kunt werken met gegevens.

Naar boven

De drie typen gegevens

Informatie is van cruciaal belang bij het efficiënt leiden van een onderneming en gegevens vormen het levensbloed dat dit proces ondersteunt. De meeste ondernemingen besteden veel middelen aan het verzamelen, opslaan, bijwerken, openen, analyseren, rapporteren en beheren van gegevens. Die gegevens zijn beschikbaar in drie vormen:

  • Gestructureerde gegevens    Dit type gegevens kan worden gerangschikt in tabellen en kan gemakkelijk worden bijgewerkt, gesorteerd, gefilterd en doorzocht en wordt meestal opgeslagen in platte bestanden en databases. Gestructureerde gegevens omvatten ook metagegevens, oftewel “gegevens over gegevens”. Metagegevens geven de gegevens betekenis en leggen hieraan beperkingen op. Voorbeelden van metagegevens zijn kolomkoppen, gegevenstypen en -indelingen, en validatieregels. Voorbeelden van gestructureerde gegevens zijn inkooporders, statistieken, voorraden, budgetten en omzetcijfers.

  • Ongestructureerde gegevens    Dit type gegevens omvat informatie die is opgeslagen in documenten en presentaties, en die niet automatisch kan worden geconverteerd naar gestructureerde gegevens. Voorbeelden van ongestructureerde gegevens zijn memo's, brieven, publicaties, beleidsregels, voorstellen, specificaties, dia's en CV's.

  • Gedeeltelijk gestructureerde gegevens    Dit type gegevens bevat gestructureerde gegevens gecombineerd met een beperkte hoeveelheid ongestructureerde gegevens, zoals commentaar- en memovelden, bijlagen bij documenten en afbeeldingen. Voorbeelden van ongestructureerde gegevens zijn statusrapporten, geformaliseerde documenten met verzoeken om aanbestedingen, prestatiebeoordelingen en productcatalogi.

Door gebruik te maken van het Microsoft Office-systeem en Office SharePoint Server 2007 kunt u werken met alle drie de typen gegevens, maar de nadruk in dit artikel ligt op gestructureerde en gedeeltelijk gestructureerde gegevens.

Naar boven

Verbindingen tot stand brengen met gegevens

Gestructureerde en gedeeltelijk gestructureerde gegevens zijn afkomstig van een externe gegevensbron, zoals een XML-bestand, werkmap of database. Deze externe gegevensbron is verbonden met het programma via een gegevensverbinding, een gegevensset die beschrijft hoe de externe gegevensbron kan worden gevonden en hoe moet worden aangemeld.

Verbindingsgegevens kunnen ook worden opgeslagen in een verbindingsbestand, zoals een ODC-bestand (Office Data Connection). In een ODC-bestand worden aangepaste HTML- en XML-codes gebruikt om de verbindingsgegevens op te slaan. De meeste Office-programma's maken gebruik van dit type bestanden. In Office InfoPath 2007 wordt gebruikgemaakt van een vergelijkbaar UDC-bestand (Universal Data Connection). Verbindingsbestanden zijn met name handig voor het consistent delen van verbindingen, waardoor verbindingen gemakkelijker kunnen worden gevonden, de beveiliging kan worden verbeterd en gegevensbronbeheer kan worden vereenvoudigd. U kunt verbindingsbestanden het beste delen door deze op te slaan op een veilige en vertrouwde locatie, zoals in een SharePoint-gegevensverbindingsbibliotheek, waar de juiste gebruikers en programma's het bestand kunnen lezen, maar alleen bepaalde gebruikers het bestand kunnen wijzigen.

Verbinding maken met externe gegevens

1. Er zijn allerlei verschillende gegevensbronnen waarmee u verbinding kunt maken: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 en tekstbestanden.

2. Aan elke gegevensbron is een ODBC-stuurprogramma of OLE DB-provider gekoppeld.

3. In een verbindingsbestand worden alle gegevens gedefinieerd die u nodig hebt om gegevens op te halen uit een gegevensbron.

4. De verbindingsgegevens worden vanuit een verbindingsbestand naar het programma gekopieerd.

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, dat wordt geïnstalleerd met Microsoft Windows, maakt het mogelijk een verbinding tot stand te brengen met een breed scala van relationele en niet-relationele gegevensbronnen door gebruik te maken van ODBC-stuurprogramma's (Open Database Connectivity) of OLE DB-providers (Object Linking and Embedding Database). Wanneer u het Microsoft Office-systeem installeert, worden er extra ODBC-stuurprogramma's en OLE DB-providers op de computer geïnstalleerd. U kunt ook ODBC-stuurprogramma's en OLE DB-providers van andere fabrikanten gebruiken om informatie op te halen uit andere bronnen dan Microsoft-gegevensbronnen. Voor informatie over het installeren van deze ODBC-stuurprogramma's of OLE DB-providers raadpleegt u de documentatie bij de database of neemt u contact op met de leverancier van de database.

Met het Microsoft Office-systeem kunt u verbindingen in allerlei Office-programma's tot stand brengen en de wizard Gegevensverbinding gebruiken om verbinding te maken met nieuwe gegevensbronnen. De inhoud van een ODC-bestand kan het beste worden bekeken of bewerkt met Office Excel 2007.

Meer informatie

Overzicht van functies voor het maken van verbindingen met gegevens (importeren)

Naar boven

Gegevensrasters gebruiken om te werken met gegevens

De eenvoudigste manier om met gegevens te werken, is vaak door gebruik te maken van een gegevensraster. Een gegevensraster is een tabelweergave van gegevens in kolommen en rijen waarmee u de gegevens op eenvoudige wijze kunt sorteren, filteren, doorzoeken en bewerken. Gegevensrasters bieden tevens een manier om de juiste set gegevens voor uw bedrijfsoplossing te verkrijgen vanuit verschillende gegevensbronnen. Voor sommige gebruikers is een gegevensraster voldoende om op effectieve wijze te kunnen werken met de gegevens. Voor andere gebruikers hebt u gebruikersvriendelijkere manieren nodig om de gegevens te beheren, zoals formulieren, rapporten en dashboards.

Tabel Werknemers in de gegevensbladweergave

Met het Microsoft Office-systeem en Office SharePoint Server 2007 kunt u gegevensrasters maken en hiermee werken door gebruik te maken van het Access Web Datasheet (Access-webgegevensblad), Access-gegevensbladen en Excel-tabellen.

Naar boven

Formulieren gebruiken om op efficiënte wijze gegevens te wijzigen

Meerdere geneste subformulieren Gestructureerde en gedeeltelijk gestructureerde gegevens moeten vaak worden bijgewerkt en gewijzigd, en daarbij spelen formulieren een belangrijke rol. Een formulier, in gedrukte vorm of online, is een document of programmaonderdeel dat is ontworpen met een standaardstructuur en -indeling die het gemakkelijker maakt om gegevens te verzamelen, vast te leggen, te ordenen en te bewerken. Formulieren zijn vensters waardoor gebruikers uw gegevens kunnen bekijken en gebruiken. Online formulieren bevatten instructies, opmaak, labels en lege ruimten voor het invoeren van gegevens, net als een gedrukt formulier. Online formulieren bevatten ook besturingselementen waarmee gegevens worden weergegeven of die het gebruikers gemakkelijker maken om gegevens in te voeren of te bewerken, een actie uit te voeren of een selectie uit te voeren, zoals lijstvakken, optieknoppen en opdrachtknoppen. Een visueel aantrekkelijk formulier zorgt ervoor dat gebruikers plezieriger en efficiënter kunnen werken met de gegevens, terwijl het bovendien helpt voorkomen dat onjuiste gegevens worden ingevoerd.

Met het Microsoft Office-systeem en Office SharePoint Server 2007 kunt u formulieren maken en hiermee werken door gebruik te maken van Access-formulieren, InfoPath-formulieren, SharePoint-lijstformulieren, gegevensweergaven die zijn ingevoegd als formulieren en formulierwebonderdelen.

Naar boven

Rapporten gebruiken om gegevens te presenteren en besluiten te nemen

Rapporten kunnen een overzicht van uw gegevens bieden Gestructureerde en gedeeltelijk gestructureerde gegevens worden meestal via bedrijfsrapporten aan gebruikers ter beschikking gesteld. Een rapport is de presentatie van gegevens omgezet in opgemaakte en geordende informatie op basis van specifieke zakelijke vereisten. Voorbeeld van rapporten zijn budgetprognoses, verkoopoverzichten, telefoonlijsten, adresetiketten en productcatalogi. Rapporten kunnen een eenvoudige samenvatting van één pagina vormen of een hiërarchische weergave van uitgebreide gegevens. Een rapport kan ook subrapporten bevatten, variëren op basis van parameters die eraan worden doorgegeven en in hoge mate interactief zijn zodat gebruikers de gegevens kunnen sorteren, filteren en analyseren.

Met behulp van rapporten kunnen informatiewerkers goede zakelijke beslissingen nemen doordat rapporten hen helpen bij het beantwoorden van vragen, het concentreren op doelstellingen, het zoeken van de beste alternatieven, het ontwerpen van de juiste strategieën en tactieken, het bepalen van gevolgen en voor- en nadelen, en het beoordelen van onbekende factoren en risico's.

Rapportgebruikers kunnen op de volgende manier worden geclassificeerd.

Type gebruiker

Voorbeeld

Rapportacties

Gevorderde gebruikers

Gegevens- en bedrijfsanalisten

Rapporten opstellen en aanpassen, werken met OLAP-draaitabelrapporten (Online Analytical Processing), hulpmiddelen voor het opstellen van rapporten gebruiken, statistische analyses uitvoeren en analyses uitvoeren met hulpmiddelen voor datamining.

Regelmatige gebruikers

Managers en andere informatiewerkers

Gedetailleerde rapporten lezen, rapporten aanpassen en hiermee werken door filteren, sorteren en instellen van parameters, en ad hoc-query's en -rapporten opstellen.

Incidentele gebruikers

Operationele medewerkers

Standaard-, eenvoudige rapporten lezen en rapporten openen via simpele weergaven, zoals stroomdiagrammen.

Met behulp van het Microsoft Office-systeem, Office SharePoint Server 2007 en SQL Server kunt u een breed scala van rapporten maken en gebruiken in combinatie met Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (via het samenvoegen van formulieren) en Office SharePoint Designer 2007 (via het gebruik van alleen-lezen gegevensweergaven).

Naar boven

Dashboards en KPI's gebruiken om acties uit te voeren op gegevens

Business Intelligence is een populaire, industriebrede activiteit die is ontworpen om gegevens te verzamelen, beheren en gebruiken, patronen en betekenissen te onderkennen, besluiten te nemen, te reageren en te handelen, en daarmee de prestaties van uw onderneming te verbeteren. Dashboards en KPI's (Key Performance Indicators) zijn van cruciaal belang bij deze inspanning.

Dashboards gebruiken

Dashboards (ook wel scorecards genoemd) vormen een uiterst belangrijke techniek voor business intelligence waarbij rapportage en analyse worden gecombineerd om cruciale informatie te visualiseren op het niveau van de onderneming, afdeling of groep.

Verkoopdashboard

Er zijn drie typen dashboards: operationele dashboards die worden gebruikt om het dagelijkse werk van medewerkers bij te houden, tactische dashboards voor de analyse van gegevens en het bijhouden van maandelijkse en driemaandelijkse activiteiten, en strategische dashboards voor ondernemingsmanagement op de lange termijn. Dashboardgegevens kunnen kwantitatief zijn, zoals orderbedragen, marktaandeel, winst, aantal ondersteuningstelefoontjes, productiedefecten of hits voor een webpagina. Dashboardgegevens kunnen echter ook kwalitatief zijn, zoals 10 belangrijkste klanten, belangrijkste problemen, huidige taken die wachten op voltooiing en belangrijke nieuwsupdates.

KPI’s (Key Performance Indicators) gebruiken

Een essentieel element van een dashboard is een KPI (Key Performance Indicator). Dit is een visuele aanduiding (zoals pijlen-omhoog en pijlen-omlaag, stoplichtsignalen of gekleurde cirkels) waarmee de mate van vooruitgang wordt aangegeven bij het realiseren van een belangrijk bedrijfsdoel. Een KPI is een meetbare waarde, zoals de maandelijkse brutowinst of de omzet per kwartaal per werknemer, die wordt gebruikt om de prestaties van een organisatie te bewaken. KPI's zijn van grote waarde voor teams, managers en bedrijven bij het snel evalueren van de vorderingen die worden geboekt ten opzichte van meetbare doelen en bij het nemen van goede beslissingen op basis van drie fundamentele vragen: "Waarop loop ik voor of achter?", "Hoe ver loop ik voor of achter?" en "Wat heb ik minimaal voor elkaar gekregen?"

Verkoopprestatie-indicators Elke KPI bevat een doel, status, en trend. Een veelgebruikte KPI is bijvoorbeeld maandomzet per afdeling. Na zorgvuldige planning is een driemaandelijks omzetdoel (of streefwaarde) gedefinieerd voor elke afdeling. Een dashboard of scorecard geeft de wekelijkse status van dit doel aan (is het op koers of loopt het voor of achter), wellicht met behulp van kleuren of door het bedrijf gedefinieerde standaardpictogrammen. De trends in de afgelopen jaren worden mogelijk eveneens in diagramvorm aangegeven en soms geprojecteerd voor het volgende jaar.

Naar boven

Gebruikmaken van gegevens binnen Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 vergemakkelijkt de samenwerking met andere medewerkers door het beheren en delen van documenten, sites en werkruimten te vereenvoudigen en door algemene bedrijfsactiviteiten te ondersteunen die gebruikmaken van al de drie typen gegevens die eerder zijn beschreven. Enkele voorbeelden:

  • Werkgroepen en afdelingen die moeten samenwerken bij projecten, de bedrijfsdoelstellingen moeten communiceren, het succes moeten meten, teams en taken moeten organiseren, schema's en mijlpalen moeten ontwikkelen en bijhouden, kosten moeten identificeren en resultaten moeten leveren.

  • Bedrijven die een groot aantal documenten moeten beheren, veel processen moeten controleren, beleidsrichtlijnen moeten communiceren en grote hoeveelheden records moet bewaren, labelen en zoeken.

Office SharePoint Server 2007 biedt ook een stabiele infrastructuur voor het ontwikkelen van aanvullende bedrijfsoplossingen waarin gebruik wordt gemaakt van alle drie de gegevenstypen. Voor de informatiewerker zijn de volgende onderdelen van Office SharePoint Server 2007 de belangrijkste elementen bij het bouwen van een geautomatiseerde bedrijfsoplossing op basis van gestructureerde en gedeeltelijk gestructureerde gegevens met weinig of geen code. Deze onderdelen, die alleen werken maar ook heel goed in combinatie kunnen worden gebruikt, vormen uw "huismodules, bouwrijpe stuk land en aanwezige nutsvoorzieningen" waarmee u snel een bedrijfsoplossing kunt opbouwen.

Gestructureerde gegevensonderdelen in SharePoint

1. Met het Microsoft Office-systeem en Office SharePoint Server 2007 kunt u een groot aantal typen externe gegevens verwerken, met inbegrip van bedrijfsgegevens, Office-gegevensbronnen en platte bestanden.

2. Office SharePoint Server 2007 bevat een groot aantal onderdelen die zijn ontworpen voor het op verschillende wijzen bewerken van externe gegevens.

3. U kunt toegang krijgen tot deze externe gegevens via een Office-desktopprogramma of een browser, zoals Windows Internet Explorer.

Naar boven

SharePoint-lijsten

Een SharePoint-site bevat meestal een groot aantal standaardlijsten, waaronder Koppelingen, Aankondigingen, Contactpersonen, Actie-items bijhouden, Enquêtes en Taken, die u kunt gebruiken als basis voor een bedrijfstoepassing. In veel gevallen kunnen deze standaardlijsten snelle, effectieve oplossingen leveren met weinig of geen aanpassingen. Zo kunt u bijvoorbeeld Enquêtes, dat voorwaardelijke takken en pagina-einden bevat, gebruiken voor beoordelingen van de tevredenheid van medewerkers en klanten en Actie-items bijhouden, dat versiebeheer en het opslaan van een versiegeschiedenis biedt, voor diepgravendere analyses van werkgroepprojecten en algemene werktaken.

Projecttakenlijst

Lijsten bevatten veel functionaliteit en zijn flexibel. Bovendien bevatten ze veel ingebouwde, robuuste voorzieningen die het opslaan, delen en werken met gestructureerde en gedeeltelijk gestructureerde gegevens mogelijk maken. U kunt:

  • Een groot aantal typen gegevens opnemen, zoals datums, afbeeldingen, formules en berekeningen op basis van andere kolommen, alleen-toevoegen velden (handig voor het registreren en bijhouden van toepassingen) en opzoekvelden waarin u een waarde kunt selecteren uit een ander lijstveld.

  • Lijstweergaven maken voor het organiseren, sorteren en filteren van gegevens op verschillende en specifieke manieren, het wijzigen van de metagegevens, zoals het toevoegen en verwijderen van kolommen, en het wijzigen van validatieregels, en het op consistente wijze gebruiken van lijsten op verschillende SharePoint-sites met inhoudstypen, sitekolommen en sjablonen.

  • Aangepaste lijsten maken; de gegevens in webonderdelen en pagina's met webonderdelen weergeven; en gegevens importeren en exporteren uit andere programma's, zoals Excel en Access, en een koppeling maken naar deze gegevens.

  • Versies en gedetailleerde geschiedenis bijhouden, goedkeuring vereisen voor het wijzigen van gegevens, beveiliging op item- en mapniveau gebruiken, inchecken en uitchecken, en automatisch op de hoogte blijven van wijzigingen door waarschuwingen en RSS-feeds te gebruiken.

  • Inhoud in één enkele lijst indelen in mappen voor extra gemak en betere prestaties, en algemene prestaties verbeteren door gebruik te maken van indexering.

Het Access Web Datasheet (Access-webgegevensblad), dat eerder bekend stond als de gegevensbladweergave, biedt een gegevensraster voor het bekijken en bewerken van gegevens voor een groot aantal typen lijsten. Het Access Web Datasheet kan een gemakkelijker en krachtiger hulpmiddel blijken dan de standaardlijstweergave. In het Access Web Datasheet wordt de inhoud van een lijst of een documentbibliotheek weergegeven in rijen en kolommen. U kunt rijen en kolommen toevoegen en bewerken, filters en sorteervolgorden toepassen, berekende waarden en totalen berekenen en op eenvoudige wijze gegevens in de rastercellen bewerken.

Voorbeeld van de gegevensbladweergave

Opmerking: Voor gebruik van het Access Web Datasheet moet Office Access 2007 zijn geïnstalleerd op de clientcomputer en moet een browser beschikbaar zijn die ActiveX-besturingselementen ondersteunt.

Het taakvenster van het Access Web Datasheet bevat ook verschillende extra opdrachten waarmee communicatie met Excel en Access wordt vergemakkelijkt.

Opdracht

Actie

Deze lijst bijhouden in Access

Hiermee wordt een gekoppelde tabel in Access gemaakt die ook wordt gekoppeld aan de gegevensbladweergave en die kan worden vernieuwd en bijgewerkt (uitsluitend beschikbaar in Office Access 2007).

Exporteren naar Access

Hiermee wordt de weergave geëxporteerd naar een tabel in een database.

Rapport maken met Access

Hiermee wordt een gekoppelde tabel gemaakt in Access en wordt een rapport gegenereerd.

Lijst opvragen met Excel

Hiermee worden gegevens geëxporteerd naar Excel die u vervolgens kunt vernieuwen in Excel. (Hetzelfde gedrag als de opdracht Naar Excel exporteren die beschikbaar is in het menu Acties in de standaardlijstweergave).

Afdrukken met Excel

Hiermee worden gegevens geëxporteerd naar Excel zodat u deze kunt afdrukken vanuit Excel.

Grafiek maken met Excel

Hiermee worden gegevens geëxporteerd naar Excel zodat u hiervan een grafiek kunt maken in Excel met de wizard Grafieken.

Excel-draaitabelrapport maken

Hiermee worden gegevens naar Excel geëxporteerd zodat u een draaitabelrapport kunt maken in Excel.

Naar boven

SharePoint-bibliotheken

Een SharePoint-bibliotheek is een locatie op een SharePoint-site waar u samen met teamleden documenten kunt maken, verzamelen, bijwerken en beheren. In elke bibliotheek wordt een lijst met documenten en belangrijke metagegevens over die documenten weergegeven. Dit helpt gebruikers bij het werken met de bestanden en bij het samenwerken. Bovendien bevat elke bibliotheek handige functies zoals het in- en uitchecken van documenten, het maken en bijhouden van hoofd- en subversies, en het gebruiken van uitgebreide beleids-, controle- en werkstroomvoorzieningen. U kunt documenten, afbeeldingen, presentaties, formulieren en andere typen bestanden maken en beheren in een bibliotheek. Ten slotte kunt u de standaardbibliotheek Gedeelde documenten gebruiken, deze bibliotheek aanpassen aan uw doelen of uw eigen aanvullende bibliotheken maken.

Documentbibliotheek

Er zijn drie typen bibliotheken: documentbibliotheken, formulierbibliotheken en gegevensverbindingsbibliotheken, die werken met alle typen gegevens.

Documentbibliotheken    U kunt documentbibliotheken gebruiken voor het opslaan, openen en beheren van een breed scala van bestanden, met inbegrip van Office-documenten, werkbladen, rapporten, formulieren, Office Access 2007-databases en tekstbestanden.

Formulierbibliotheken    U kunt Office InfoPath 2007-formulieren opslaan en hiermee werken in formulierbibliotheken. Formulierbibliotheken bieden een centrale locatie waar gebruikers formulieren kunnen invullen en opslaan op basis van dezelfde sjabloon. Zo kunt u bijvoorbeeld InfoPath gebruiken om een oplossing voor het bijhouden van activa te maken waarin de formuliersjabloon (.xsn) en de XML-bestanden voor het formulier (.xml) worden opgeslagen in een SharePoint-formulierbibliotheek.

Gegevensverbindingsbibliotheken    Een DCL (Data Connection Library) is een speciale bibliotheek die als vertrouwde locatiebibliotheek kan worden ingesteld en het opslaan, beveiligen, delen en beheren van ODC- en UDC-bestanden vereenvoudigt. Beheerders kunnen de toegang tot deze verbindingen besturen zodat alleen vertrouwde gebruikers met de juiste machtigingen gebruik kunnen maken van deze verbindingen. Excel Services kan zodanig worden ingesteld dat alleen vertrouwde verbindingen kunnen worden gebruikt. Het kan ook gebeuren dat een beheerder een database van een testserver naar een productieserver moet verplaatsen of een query moet aanpassen om de gegevens op te halen. Met behulp van één ODC-bestand dat in een DCL is opgeslagen, kunnen deze verbindingsgegevens veel eenvoudiger worden beheerd en kan de gebruiker gemakkelijker bij de gegevens. Voor alle werkmappen wordt namelijk hetzelfde verbindingsbestand gebruikt en door middel van een vernieuwingsbewerking, op de client- of op de servercomputer, worden actuele wijzigingen voor dat verbindingsbestand opgehaald. U kunt Office SharePoint Server 2007 en de clientcomputer van een gebruiker zelfs zodanig instellen dat automatisch wijzigingen in het verbindingsbestand worden gedetecteerd en de meest actuele versie van dat verbindingsbestand wordt gebruikt. Kortom, gegevensverbindingsbibliotheken maken het onderhoud en beheer van gegevensverbindingen een stuk eenvoudiger.

Naar boven

Webonderdelen en pagina's met webonderdelen

Een webonderdeel is een modulaire informatie-eenheid die de elementaire bouwsteen van een pagina met webonderdelen vormt. U kunt webonderdelen toevoegen aan webonderdeelzones op een pagina met webonderdelen en vervolgens de afzonderlijke webonderdelen aanpassen om een unieke pagina te maken voor de gebruikers van uw site. Een pagina met webonderdelen is een speciaal type webpagina waarop u webonderdelen kunt gebruiken om gegevens, zoals lijsten en grafieken, en webinhoud, zoals tekst en afbeeldingen, samen te voegen tot een dynamische informatieweergave die is gebaseerd op een algemene taak of op een speciaal interessegebied.

U kunt een pagina met webonderdelen gebruiken om allerlei gestructureerde of ongestructureerde gegevens te presenteren op een georganiseerde, nuttige en handige manier. De meeste pagina’s met webonderdelen bevatten diverse verbonden webonderdelen, zodat u gegevens en inhoud dynamisch kunt weergeven om de gewenste resultaten te bereiken.

U kunt bijvoorbeeld een pagina met webonderdelen maken met de naam Klantorders, die u gebruikt voor het weergeven van belangrijke informatie. U krijgt een telefoontje van een klant die een vraag heeft over een order. De klant weet het ordernummer niet meer, maar kan zich wel nog de datum herinneren waarop de order is geplaatst. U kunt nu een pagina met webonderdelen gebruiken om het volgende te doen.

De pagina Klantorders met meerdere webonderdelen

1. Een order opzoeken aan de hand van het ordernummer of, in dit geval, de orderdatum.

2. Alle orders weergeven op datum.

3. De juiste order selecteren op basis van de naam van de klant en de order- en klantdetails opzoeken.

4. Een regelitem in de order selecteren (in dit geval de lamp) en een afbeelding van het product weergeven ter bevestiging van de vraag van de klant.

5. Zoeken naar actueel bedrijfsnieuws dat relevant is voor de order van de klant.

U kunt pagina's met webonderdelen gebruiken voor de volgende bewerkingen:

  • Gegevens vanuit verschillende gegevensbronnen samenvoegen en een rapport maken.

  • Gegevens analyseren en verzamelen (totalen, tellingen, enzovoort).

  • Een samenvatting maken van belangrijke KPI-informatie die u aan het begin van elke dag wilt bekijken.

  • Project- of klantgegevens in een dashboard markeren en de prioriteit hiervan bepalen om tot effectieve beslissingen te kunnen komen.

  • Een actueel werkschema en informatie over vergaderingen weergeven zodat u snel een dagplanning kunt maken.

  • Snel toegang verkrijgen tot zakelijk nieuws, de plaatselijke weerberichten en uw favoriete websites zonder veel tijd te verliezen met surfen op het web.

Hieronder volgen belangrijke webonderdelen die kunnen worden verbonden en waarmee gestructureerde en gedeeltelijk gestructureerde gegevens kunnen worden weergegeven.

Webonderdeel

Beschrijving

Lijstweergave

Hiermee worden lijstgegevens en metagegevens in een bibliotheek weergegeven

Formulier

Hiermee worden gegevens weergegeven met behulp van HTML-formulierbesturingselementen

Afbeelding

Hiermee worden afbeeldingen weergegeven

Excel Web Access

Hiermee worden Excel-werkmappen weergegeven

Rapportweergave

Hiermee worden rapporten weergegeven die zijn gemaakt vanuit SQL Server Report Services

Gegevensweergave

Hiermee worden gegevens uit een reeks verschillende gegevensbronnen weergegeven en bewerkt

KPI

Hiermee worden KPI-gegevens (Key Performance Indicator) en symbolen uit een KPI-lijst weergegeven

KPI-details

Hiermee worden KPI-gegevens voor één item en symbolen uit een KPI-lijst weergegeven

Item met zakelijke gegevens

Hiermee worden details van één enkel zakelijk gegeven weergegeven

Lijst met zakelijke gegevens

Hiermee wordt een samenvatting van zakelijke gegevens weergegeven in een lijst

Acties voor zakelijke gegevens

Hiermee worden webonderdelen verbonden om acties in bedrijfstoepassingen te configureren

Aan zakelijke gegevens gerelateerde lijst

Hiermee worden webonderdelen verbonden om gerelateerde zakelijke items weer te geven

Opbouwfunctie voor item met zakelijke gegevens

Hiermee wordt een zakelijk gegevensitem gemaakt op basis van parameters in een querytekenreeks voor gebruik in profielpagina's voor zakelijke gegevens

Filteren

Hiermee worden gegevens van webonderdelen op een aantal verschillende manieren gefilterd

Meer informatie

Werken met filterwebonderdelen

Naar boven

De catalogus met zakelijke gegevens

De catalogus met zakelijke gegevens (Business Data Catalog, oftewel BDC) is een onderdeel dat ingebouwde ondersteuning biedt voor het weergeven van gegevens uit databases met zakelijke gegevens, zoals SAP, Siebel en SQL Server. Meestal worden in deze systemen met zakelijke gegevens belangrijke bedrijfsinformatie en processen beheerd, zoals klantgegevens, voorraden, factureringen en de levenscyclus van producten. Vaak vereisen deze systemen uitgebreide training, zijn ze moeilijk te gebruiken en zijn ze alleen beschikbaar voor een beperkte gebruikersgroep. De catalogus met zakelijke gegevens zorgt ervoor dat meer mensen die toegang nodig hebben tot deze gegevens en die ermee moeten werken er op andere, flexibelere manieren gebruik van kunnen maken. Zo kan bijvoorbeeld een InfoPath-inkooporderformulier worden gebruikt voor het weergeven van klantgegevens vanuit het ene systeem, productdetails vanuit een ander systeem en financiële details vanuit een derde systeem.

Hieronder volgt een overzicht van rollen en taken bij het werken met de catalogus met zakelijke gegevens.

Rol

Taak

Bedrijfsanalist

Functies definiëren en vooraf gedefinieerde oplossingen maken

Auteur metagegevens

Metagegevens definiëren en testen

Beheerder

De toepassingsdefinitie importeren en toegang tot gegevens configureren

Sitelid

Zakelijke gegevens implementeren in webonderdelen, pagina's en lijsten

Ontwikkelaar

Aangepaste oplossingen met pagina's met webonderdelen maken

Sitebezoeker

Zakelijke gegevens gebruiken

Zakelijke gegevens weergeven in een webonderdeel Lijst met zakelijke gegevens

Nadat u de zakelijke gegevens hebt geëxtraheerd uit de gegevensbron, kunt u gebruikmaken van vier functies in de catalogus met zakelijke gegevens:

  • Zakelijke gegevens in lijsten    U kunt zakelijke gegevens in een bestaande SharePoint-lijst of -documentbibliotheek opnemen door een kolom voor zakelijke gegevens toe te voegen als een veldtype. Veelvoorkomende scenario's zijn: het koppelen van documenten aan klantrecords, zoals voorstellen, contracten en presentaties; het aanvullen van gegevens met klantkolommen, zoals een aantekening; en het selecteren van gegevens uit een lijst, zoals postcodes.

  • Acties voor zakelijke gegevens    Acties voor zakelijke gegevens zijn koppelingen die naast zakelijke objecten worden weergegeven. Met deze koppelingen kunt u bijvoorbeeld een webpagina openen, de gebruikersinterface van een zakelijke toepassing weergeven of een InfoPath-formulier openen. Acties voor zakelijke gegevens worden ook als koppelingen opgenomen in SharePoint-lijsten en -zoekresultaten. Met deze koppelingen kunt u eenvoudig items bijwerken of gerelateerde gegevens weergeven.

  • Webonderdelen voor zakelijke gegevens   Office SharePoint Server 2007 bevat verschillende webonderdelen voor zakelijke gegevens waarmee alle entiteiten van de BDC kunnen worden weergegeven. Met de webonderdelen voor zakelijke gegevens kunt u de manier waarop zakelijke gegevens op uw site worden weergegeven, aanpassen. Verder kunt u deze webonderdelen verbinden, zodat een actie die u in één webonderdeel uitvoert, ook van invloed is op de inhoud van een ander webonderdeel.

  • Zakelijke gegevens in gebruikersprofielen    Ter verbetering van de gebruikersinformatie in Office SharePoint Server 2007 worden profielen voor zakelijke gegevens standaard gemaakt wanneer een toepassing in de catalogus met zakelijke gegevens wordt geregistreerd.

Meer informatie

Zakelijke gegevens weergeven op een SharePoint-site

Catalogus met zakelijke gegevens (Engelstalig)

Naar boven

KPI-lijsten

KPI voor kwartaalomzet Een standaardlijst maakt het veel gemakkelijker om KPI's op te nemen in uw bedrijfstoepassingen. Er zijn vier manieren om gebruik te maken van een KPI-lijst. Bij elk daarvan wordt een algemene bron van KPI-waarden en een manier voor het opnemen van deze waarden op een SharePoint-site gehanteerd:

  • Gegevens in SharePoint-lijsten    Als u werkt met SharePoint-lijsten die telbare items, items die onderdeel uitmaken van een werkstroom of items met datums bevatten, kunt u met een KPI bijhouden hoe lang problemen of taken openstaan, hoeveel problemen of taken openstaan, of welk percentage van een taak is voltooid. U kunt ook totalen bijhouden, zoals het totale aantal dagen gedurende welke een probleem openstaat of het totale aantal verkopen in een regio.

  • Gegevens in Excel-werkmappen    U kunt een KPI configureren in een Excel-werkmap in een documentbibliotheek en vervolgens vanuit Office SharePoint Server 2007 een koppeling naar de KPI maken. Als de gegevens in de werkmap worden gewijzigd, wordt de KPI automatisch bijgewerkt. U kunt opgeven dat de werkmap met behulp van het webonderdeel Office Excel Web Access op dezelfde webpagina wordt weergegeven.

  • Gegevens van Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services    In Office SharePoint Server 2007 kunt u werken met KPI's van Analysis Services, een onderdeel van Microsoft SQL Server 2005. Meestal configureert een systeembeheerder of databaseanalist deze KPI's en registreert hij of zij ook de gegevensverbinding met Office SharePoint Server 2007. Elke gebruiker met de juiste machtigingen kan vervolgens toegang krijgen tot de database en een koppeling maken met de KPI's van Analysis Services.

  • Handmatig ingevoerde gegevens    Als geen formeel systeem is geconfigureerd of als u een eenmalig project wilt bijhouden, kunt u de criteria handmatig invoeren. Deze KPI-lijst is nuttig voor het weergeven van informatie die per e-mail of met een ander systeem wordt overgebracht.

Werkstromen

Stroomdiagram van een goedkeuringswerkstroom Veel cruciale processen in een organisatie zijn grotendeels afhankelijk van mensen. Door automatisering van de interacties tussen mensen die deelnemen aan een proces kan de efficiëntie hiervan worden verbeterd. Deze processen worden soms ook wel menselijke werkstromen genoemd. Met Office SharePoint Server 2007 kunt u de vooraf gedefinieerde werkstromen gebruiken en met Office SharePoint Designer 2007 kunt u nieuwe werkstroomoplossingen maken op basis van lijst- en bibliotheekitems. In Office SharePoint Designer 2007 maakt een op regels gebaseerde werkstroomontwerper het gemakkelijk om werkstromen te bouwen met voorwaardelijke takken en meerdere stappen.

De werkstromen die worden meegeleverd met Office SharePoint Server 2007 bieden nauwe integratie met de programma's in de Office 2007-versie. U kunt Office Outlook 2007 gebruiken om taken en statusgegevens door te geven aan gebruikers. U kunt Office Access 2007 gebruiken om de werkstroom te wijzigen die is gekoppeld aan een gekoppelde lijst en om werkstroomrapporten te maken zodat u de status van het project beter kunt evalueren en een betere beoordeling kunt geven van uw bedrijfsprocessen. In werkstromen kan gebruik worden gemaakt van aangepaste formulieren die zijn gemaakt met Office InfoPath 2007 om te communiceren met gebruikers via andere Office-programma's, zoals Office Word 2007.

Meer informatie

Een formulier ontwerpen om te reageren op een werkstroomstatus

Demo: Bedrijfsprocessen stroomlijnen met formulieren en werkstromen (Engelstalig)

Naar boven

SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services is een complete, ondernemingsbrede service voor rapportagebeheer en distributie die voorziet in het ontwerpen, bouwen, leveren, beveiligen en weergeven van rapporten in een aantal verschillende indelingen. Met SQL Server 2005 Service Pack 2 kunt u rapportageservices in de integratiemodus van SharePoint gebruiken om het volgende te doen:

  • SharePoint-bibliotheken gebruiken om rapporten, gegevensbronnen en rapportmodellen op te slaan. Doordat rapporten in documentbibliotheken worden opgeslagen, is het mogelijk om ook standaardfuncties van Office SharePoint Server 2007, zoals werkstroom versiebeheer en beveiliging te gebruiken. Ook kunt u rapporten toevoegen aan het Rapportcentrum.

  • Rapporten en alle bijbehorende hulpbronnen die in Office SharePoint Server 2007 zijn opgeslagen synchroniseren met dezelfde rapporten die zijn opgeslagen op en worden uitgevoerd vanaf de rapportserver.

  • Een consistente gebruikersinterface gebruiken voor het beheren en bekijken van rapporten. Een handige werkbalk in het webonderdeel Rapportviewer stelt u in staat eigenschappen te bekijken en bewerken; machtigingen en abonnementen te beheren; bewerkingen uit te voeren in Report Builder; gegevensbronnen, parameters, momentopnamen en time-outs te configureren; rapport- en versiegeschiedenissen te bekijken en hoofdversies te publiceren.

Een voorbeeldrapport

U kunt het webonderdeel Rapportviewer gebruiken om rapporten op een rapportserver weer te geven, af te drukken, exporteren en hierin te navigeren. Het onderdeel Rapportviewer is gekoppeld aan rapportdefinitiebestanden (.rdl) die door een rapportserver worden verwerkt. U kunt eigenschappen instellen in het webonderdeel om het uiterlijk van de werkbalk en weergavegebieden te bepalen en om het webonderdeel te koppelen aan een specifiek rapport. Rapporten in een rapportbibliotheek worden weergegeven met een webonderdeel Rapportviewer. Elke pagina met webonderdelen kan tevens zodanig worden gewijzigd dat rapporten worden weergegeven met behulp van het webonderdeel Rapportviewer en u kunt ook verbinding maken met de filterwebonderdelen om de hoeveelheid gegevens die worden weergegeven in rapporten te beperken.

Integratie van Reporting Services met SharePoint Server is alleen mogelijk als de volgende onderdelen zijn geïnstalleerd: SQL Server 2005 Reporting Services, dat als host fungeert voor Reporting Services-rapporten en communiceert met SharePoint Server via een Web Services-interface; SQL Server 2005 Service Pack 2, dat integratie van SharePoint Server en Reporting Services op de rapportserver mogelijk maakt; en de invoegtoepassing Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services voor Microsoft SharePoint Technologies, die het webonderdeel Rapportviewer en de nieuwe gebruikersinterface voor rapportagebeheer bevat.

Naar boven

Het Rapportcentrum

Een Rapportcentrum is een sitesjabloon die een vooraf gedefinieerde verzameling rapportbibliotheken, gegevensverbindingsbibliotheken, SharePoint-lijsten, webonderdelen met filterwebonderdelen en KPI's bevat die u kunt aanpassen en verbeteren voor uw eigen doelstellingen. Het Rapportcentrum kan worden beschouwd als een centrale hub die een algemene, eenvoudige en veilige locatie en rapportageomgeving biedt voor gebruikers om actuele rapporten te zoeken, op te halen of hierin te navigeren, voor ad-hoc query's of voor geplande periodieke momentopnamen. Als u gebruikmaakt van het Rapportcentrum bent u minder afhankelijk van e-mailbijlagen bij de levering van rapporten en wordt uw netwerk minder zwaar belast. U kunt een reeks van verschillende rapporten opslaan in het Rapportcentrum, zoals werkbladen, Access-momentopnamen, SQL Report Services-rapporten en PDF-bestanden.

Verkooprapportcentrum

Meer informatie

Inleiding tot het Rapportcentrum

Werken met een rapportcentrumsite

Naar boven

Gebruikmaken van gegevens uit programma’s uit het Office-systeem met Office SharePoint Server 2007

Natuurlijk kunt u een bedrijfstoepassing maken waarin gebruik wordt gemaakt van alle typen gegevens door gewoon Office SharePoint Server 2007 te gebruiken. De Office 2007-versie biedt echter vele handige integratiepunten met Office SharePoint Server 2007 die het gemakkelijker maken om te werken met gestructureerde en gedeeltelijk gestructureerde gegevens en die uw bedrijfstoepassing veel effectiever en beter ontworpen kunnen maken. In de handen van een competente informatiewerker, uw "aannemer", fungeren de volgende Office 2007-versie-programma's als de "architecten" van een goed ontworpen en naar tevredenheid werkende bedrijfsoplossing.

Programma

Doel

Type gegevens

Excel (samen met de Excel Services-technologie)

Numerieke en andere gegevens in een werkbladindeling analyseren en visualiseren, professioneel uitziende grafieken maken en werken met hiërarchische gegevens door gebruik te maken van draaitabelrapporten.

Gestructureerd

InfoPath

Op XML gebaseerde gegevens verzamelen en verwerken.

Gestructureerd en gedeeltelijk gestructureerd

Access

Gegevens in een database consolideren, invoeren, opslaan, rapporteren en beheren.

Gestructureerd en gedeeltelijk gestructureerd

SharePoint Designer

Op gegevens gebaseerde webpagina's en SharePoint-sites aanpassen en gegevensweergaven maken.

Gestructureerd, gedeeltelijk gestructureerd en ongestructureerd

Word

Snel en efficiënt professionele documenten maken

Ongestructureerd

Visio

Complexe gegevens, systemen en processen visualiseren en communiceren.

Ongestructureerd

Outlook

Communiceren via e-mail en contactpersonen, schema's en taken beheren.

Ongestructureerd

Publisher

Professioneel ogende publicaties en marketingmaterialen maken.

Ongestructureerd

PowerPoint

Dynamische presentaties maken via animatie, afbeeldingen en media.

Ongestructureerd

Naar boven

Excel en Excel Services

Gebruik Excel en Excel Services als u het volgende wilt doen:

  • Berekeningen en statistische vergelijkingen uitvoeren op uw gegevens.

  • Draaitabelrapporten maken en gebruiken om hiërarchische gegevens weer te geven in een compacte en flexibele indeling.

  • Uw gegevens visueel benadrukken door gebruik te maken van professioneel uitziende grafieken, pictogrammen voor voorwaardelijke opmaak, gegevensbalken en kleurenschalen.

  • Geavanceerde "wat als"-analyses uitvoeren op uw gegevens, bijvoorbeeld via statistische, technische of regressieanalyse.

Excel biedt de volgende op gegevens gerichte integratiepunten met Office SharePoint Server 2007.

Op gegevens gerichte integratiepunten van Excel

1. Voer een eenmalige import van Excel-werkbladgegevens in een SharePoint-lijst uit of exporteer Excel-werkbladgegevens naar een SharePoint-lijst om een permanente gegevensverbinding in één richting tot stand te brengen.

2. Gebruik deze permanente gegevensverbinding in één richting om gegevens in een Excel-werkblad te vernieuwen vanuit de SharePoint-lijst.

3. Publiceer Excel-werkmappen naar Excel Services, en geef gegevens weer en werk hiermee met behulp van het webonderdeel Office Excel Web Access op een pagina met webonderdelen.

4. Importeer gegevens in een Excel-werkmap vanuit OLAP-servers, SQL Server- en Access-databases, en platte bestanden.

Excel-gegevens importeren in een SharePoint-lijst

Als u bestaande gegevens in een SharePoint-lijst wilt laden, kunt u de gegevens importeren vanuit een Excel-werkblad, een cellenbereik, een benoemd bereik of een Excel-tabel in een SharePoint-lijst met behulp van de opdracht Importeren in het menu Acties van een SharePoint-lijst.

Gegevens uit een SharePoint-lijst exporteren naar een Excel-tabel

U kunt gegevens uit een SharePoint-lijst exporteren naar een Excel-tabel, waardoor een gegevensverbinding in één richting ontstaat tussen Excel en de SharePoint-lijst. Als u uw gegevens bijwerkt vanuit de SharePoint-lijst en de gegevens vernieuwt in Excel, vervangt Excel de Excel-gegevens door de meest recente gegevens in de SharePoint-lijst, waarbij eventuele wijzigingen die u hebt aangebracht in die gegevens worden overschreven. Aangezien de gegevensverbinding slechts in één richting werkt, worden wijzigingen die u hebt aangebracht in Excel niet weergegeven in de lijst op de SharePoint-site.

Opmerking: U kunt geen gegevens synchroniseren tussen een Office Excel 2007-werkmap en een SharePoint-lijst. Deze functionaliteit was beschikbaar in Microsoft Excel 2003 en is nog steeds beschikbaar als u een Excel 2003-werkmap of Visual Basic for Applications (VBA) gebruikt. Office Access 2007 is nu echter de voorkeursmethode voor het synchroniseren van gegevens tussen een Office-programma en een SharePoint-lijst met een verbinding in twee richtingen.

Een Excel-tabel exporteren naar een SharePoint-lijst

Als u tabelgegevens exporteert vanuit Excel naar een SharePoint-lijst met behulp van de wizard Tabel exporteren naar SharePoint-lijst, gebruikt u een andere manier om een gegevensverbinding in één richting te maken tussen Excel en de SharePoint-lijst.

Als u niet wilt dat de tabelgegevens op het Excel-werkblad steeds worden bijgewerkt met wijzigingen die in de SharePoint-lijst worden aangebracht, kunt u de gegevens ook exporteren zonder verbinding naar de SharePoint-lijst.

Publiceren naar Excel Services

U kunt een werkmap naar Office SharePoint Server 2007 publiceren zodat andere gebruikers toegang kunnen krijgen tot alle gegevens of een deel hiervan door gebruik te maken van het webonderdeel Office Excel Web Access. Als u een werkmap publiceert naar Excel Services, wordt de volledige werkmap op de server gepubliceerd, maar kunt u de onderdelen van de werkmap (zoals afzonderlijke werkbladen, benoemde bereiken of grafieken) die u door Excel Services wilt laten weergeven definiëren in het webonderdeel Office Excel Web Access. Door alleen specifieke onderdelen van de werkmap weer te geven en gebruik te maken van Office SharePoint Server 2007-machtigingen om de werkmap te helpen beveiligen tegen ongeautoriseerde toegang, kunt u gegevens in de werkmap vertrouwelijk houden en geautoriseerde gebruikers in staat stellen de weergegeven informatie te vernieuwen, opnieuw te berekenen en ermee te werken. Als u parameters instelt voor benoemde cellen in de werkmap voordat u deze publiceert, kunnen de gebruikers deze cellen ook bewerken en waarden definiëren.

Andere gebruikers kunnen de weergegeven werkbladgegevens bekijken en analyseren. Ze kunnen interactief met de gegevens werken door bepaalde Excel-functies te gebruiken, zoals functies voor het sorteren en filteren van gegevens of draaitabelfuncties voor detailweergave. Als u parameters instelt voor benoemde cellen in de werkmap, kunnen de gebruikers deze cellen ook bewerken en waarden definiëren.

Excel-werkmappen delen met behulp van Excel Web Access 1. Het bovenste gedeelte bevat de titel en een werkbalk met verschillende menu's, opdrachten en een vervolgkeuzelijst.

2. In het hoofdvenster wordt het volgende weergegeven: een of meer werkbladen in werkbladweergave, een benoemd item, zoals een grafiek of een Excel-tabel in weergave voor benoemde items en, optioneel, een overzichtsgebied.

3. Het taakvenster Parameter bevat parameterlabels, tekstvakken voor gegevensinvoer en optionele knopinfo met meer informatie over elke parameter.

4. In het onderste gedeelte worden de berichten voor het vernieuwen van de gegevens weergegeven.

Opmerking: Niet alle Excel-functies worden ondersteund in Excel Services.

Meer informatie

Een lijst maken op basis van een werkblad

Een Excel-tabel exporteren naar een SharePoint-lijst

Externe gegevensverbindingen plannen voor Excel Services

Naar boven

InfoPath

Gebruik InfoPath als u het volgende wilt doen:

  • Regelmatig bedrijfsgegevens verzamelen, zoals onkostenoverzichten, urenbriefjes, personeelsvragenlijsten en verzekeringsformulieren.

  • Eenvoudige tot zeer geavanceerde elektronische formulieren ontwerpen met behulp van standaardbesturingselementen, zoals tekstvakken en keuzelijsten, en flexibele besturingselementen, zoals herhalende tabellen, keuzegroepen, optionele secties en meerdere weergaven.

  • Zorgen voor consistente, nauwkeurige gegevens.

  • Een rapport maken door formulieren samen te voegen tot één formulier.

InfoPath biedt de volgende op gegevens gerichte integratiepunten met Office SharePoint Server 2007.

Op gegevens gerichte integratiepunten van InfoPath

1. Formuliersjablonen publiceren naar formulierbibliotheken als sjablonen en als inhoudstypen.

2. XML-formulierbestanden lezen en schrijven die worden opgeslagen in formulierbibliotheken.

3. XML-formulierbestanden gebruiken, gegevens lezen uit lijsten en Excel-werkbladen, en gegevens lezen uit en schrijven naar SQL Server- en Access-databases.

4. Bewerken van gegevens in lijstweergave inschakelen op basis van formuliereigenschappen.

5. InfoPath-formulieren weergeven in een browser door gebruik te maken van browsercompatibele formuliersjablonen.

Gegevens bij een SharePoint-site indienen en SharePoint-gegevens invullen in formulierbesturingselementen

Als u gebruikers wilt toestaan formulieren op basis van uw formuliersjabloon bij een documentbibliotheek in te dienen, kunt u een secundaire gegevensverbinding aan de formuliersjabloon toevoegen waarmee de gegevens kunnen worden ingediend. Nadat u de gegevensverbinding voor indienen hebt toegevoegd, kunt u de formuliersjabloon zodanig configureren dat gebruikers hun formuliergegevens kunnen indienen bij de documentbibliotheek.

Een formuliersjabloon publiceren naar een formulierbibliotheek

U kunt een formuliersjabloon publiceren naar Office SharePoint Server 2007 en Office InfoPath 2007-formulieren opslaan in een formulierbibliotheek en hiermee werken. Een formulierbibliotheek biedt een centrale locatie waar gebruikers formulieren kunnen invullen en opslaan op basis van dezelfde sjabloon. Zo kunt u bijvoorbeeld InfoPath gebruiken om een oplossing voor het bijhouden van activa te maken waarin de formuliersjabloon (.xsn) en de XML-bestanden voor het formulier (.xml) worden opgeslagen in een formulierbibliotheek.

Formulieren maken en gebruiken die geschikt zijn voor gebruik in een browser

Als u een Office InfoPath 2007-formuliersjabloon ontwerpt, kunt u ervoor kiezen een formuliersjabloon te maken die kan worden geopend en ingevuld in een webbrowser. Dit type formuliersjabloon wordt een browsercompatibele formuliersjabloon genoemd. Nadat u het ontwerp van een browsercompatibele formuliersjabloon hebt voltooid, gebruikt u de wizard Publiceren om deze te publiceren naar een server waarop InfoPath Forms Services wordt uitgevoerd.

Een formuliersjabloon publiceren als een site-inhoudstype

Wanneer u een formuliersjabloon publiceert als een site-inhoudstype, stelt u gebruikers in staat meerdere formuliersjablonen toe te wijzen aan dezelfde bibliotheek of de formuliersjabloon toe te wijzen aan meerdere bibliotheken in dezelfde siteverzameling. Een siteverzameling is een verzameling websites op een virtuele server die dezelfde instellingen hebben voor eigenaar en sitebeheer. Elke siteverzameling bevat een website op het hoogste niveau en kan een of meer subsites bevatten. Er kunnen meerdere siteverzamelingen op dezelfde virtuele server zijn. Gebruik een site-inhoudstype als u informatie op grote schaal wilt hergebruiken of als u het verzamelen van gegevens uit vele formulieren op één plek mogelijk wilt maken.

Gebruikers in staat stellen velden te bewerken met behulp van een lijstweergave

U kunt gebruikers in staat stellen gegevens voor een veld toe te voegen of te bewerken door gebruik te maken van een lijstweergave of door de eigenschappen voor een formulier in de formulierbibliotheek te bewerken. Hierdoor kunnen gebruikers een SharePoint-lijst gebruiken om gegevens toe te voegen of bij te werken voor een of meer formulieren zonder de formulieren daadwerkelijk te openen.

Naar boven

Access

Gebruik Access als u de volgende acties wilt uitvoeren:

  • Gegevens delen in een relationele database.

  • Op efficiënte wijze updates afhandelen door functies voor recordvergrendeling en conflictoplossing te gebruiken.

  • Werken met een groot aantal tabellen.

  • Complexe query's maken voor het samenvoegen van de tabellen.

  • Formulieren en rapporten maken.

Access biedt de volgende op gegevens gerichte integratiepunten met Office SharePoint Server 2007.

Op gegevens gerichte integratiepunten van Access

1. Een eenmalige import of export van gegevens uitvoeren tussen Access-weergaven en een SharePoint-lijst.

2. Gegevens koppelen tussen Access-tabellen en een SharePoint-lijst door een permanente verbinding in twee richtingen te maken (bijgewerkte lijstgegevens kunnen worden bekeken in een Access-tabel; bijgewerkte gegevens in een Access-tabel kunnen worden bekeken in een lijst).

3. Lijstgegevens offline plaatsen, bijwerken in Access, terug online plaatsen, updates synchroniseren en conflicten oplossen.

4. Lijstgegevens weergeven en bewerken in Access-gegevensblad, formulier en rapportweergave.

5. Access-databases publiceren naar Office SharePoint Server 2007.

Nieuwe integratiefuncties voor SharePoint-lijsten in Office Access 2007

De volgende nieuwe functies in Office Access 2007 maken de integratie met Office SharePoint Server 2007 gemakkelijker en flexibeler:

  • Verbeterde toewijzing van SharePoint-gegevenstypen    De ondersteuning die Office Access 2007 biedt voor gegevenstypen op SharePoint-sites is nu uitgebreid met ondersteuning voor velden met meerdere waarden en bijlagen, waardoor het ontwikkelen en bouwen van gedeelde toepassingen veel eenvoudiger wordt.

  • De geschiedenis van memovelden bijhouden    Memovelden zijn handig voor het opslaan van grote hoeveelheden informatie. U kunt een eigenschap instellen waarmee in Office Access 2007 de geschiedenis van alle wijzigingen in een memoveld wordt bijgehouden. U kunt vervolgens de geschiedenis van die wijzigingen bekijken. Deze functie biedt tevens ondersteuning voor het weergeven van lijstversies op SharePoint-sites, zodat u Office Access 2007 ook kunt gebruiken om de wijzigingen te bekijken die in de SharePoint-lijst zijn gemaakt.

  • Opzoektabellen    Wanneer u een koppeling maakt met een SharePoint-lijst worden in Office Access 2007 automatisch gekoppelde tabellen gemaakt voor alle opzoeklijsten (tenzij de opzoeklijsten reeds aan de database zijn gekoppeld). Indien de opzoeklijsten kolommen bevatten waarvoor waarden moeten worden opgezocht in lijsten, worden die lijsten ook opgenomen in de koppelingsbewerking, zodat de opzoeklijst van elke gekoppelde tabel een corresponderende gekoppelde tabel in de database heeft. In Access worden ook relaties tussen deze gekoppelde tabellen gemaakt.

Gegevens importeren en exporteren naar een SharePoint-lijst

U kunt een SharePoint-lijst overbrengen naar Office Access 2007 door deze te importeren. Bij importeren in een SharePoint-lijst wordt een kopie van de lijst gemaakt in een Office Access 2007-database.

Wanneer u gegevens exporteert, wordt in Office Access 2007 een kopie van de geselecteerde tabel of query gemaakt die vervolgens als een lijst wordt opgeslagen. U wilt bijvoorbeeld voortdurend gegevens kunnen uitwisselen tussen Office Access 2007 en een SharePoint-site, maar de gegevens zijn momenteel opgeslagen in Access. U gebruikt query's in een Office Access 2007-database om dagelijkse of wekelijkse statusrapporten te genereren en u wilt de resultaten op gezette tijden op een van de sites publiceren.

Koppelen aan een SharePoint-lijst

Bij koppelen kunt u verbinding maken met gegevens in een lijst zonder deze informatie te importeren, zodat u een verbinding in twee richtingen maakt om de meest recente gegevens in zowel de lijst als uw Office Access 2007-database te bekijken en te bewerken. Wanneer u een koppeling naar een SharePoint-lijst maakt, wordt er in Office Access 2007 een gekoppelde tabel gemaakt, die de structuur en inhoud van de bronlijst weerspiegelt. Bij koppelen wordt er (in tegenstelling tot bij importeren) alleen een koppeling naar de lijst gemaakt, niet naar specifieke weergaven van de lijst. Als u echter structurele veranderingen wilt uitvoeren, zoals het verwijderen of wijzigen van een kolom, moet u de lijst op de SharePoint-site openen. Het is ook niet mogelijk velden toe te voegen aan een gekoppelde tabel of de velden in een gekoppelde tabel te wijzigen of te verwijderen terwijl u in Office Access 2007 werkt.

Gekoppelde SharePoint-lijsten offline plaatsen met Office Access 2007

Als u werk mee wilt nemen naar huis of voor onderweg, kunt u uw gekoppelde SharePoint-lijsten met één klik offline plaatsen met behulp van Office Access 2007. U kunt in Office Access 2007 aan uw gegevens werken en vervolgens uw wijzigingen synchroniseren of op een later tijdstip opnieuw verbinding maken met de SharePoint-site. Een van uw klanten vraagt bijvoorbeeld naar een onderdelencatalogus terwijl u onderweg bent. Als u uw SharePoint-lijsten aan Office Access 2007-tabellen hebt gekoppeld, kunt u uw gegevens offline plaatsen en vervolgens weer online brengen. Als er zich conflicten voordoen (bijvoorbeeld als iemand anders dezelfde record bijwerkt op de server of wanneer die persoon ook offline werkt) kunt u het conflict oplossen tijdens het synchroniseren.

Office Access 2007-formulieren en -rapporten openen vanaf een SharePoint-site

U kunt lijsten in opgemaakte Office Access 2007-weergaven openen vanaf een SharePoint-site. Formulieren, rapporten en gegevensbladen van Office Access 2007 kunnen naast andere weergaven op een SharePoint-site worden weergegeven. Als u een weergave kiest, wordt Office Access 2007 gestart en het opgevraagde formulier, rapport of gegevensblad geopend. Zo kunt u eenvoudig een opgemaakt Access-rapport uitvoeren op een SharePoint-site zonder dat u eerst Office Access 2007 hoeft te starten of naar het juiste object hoeft te navigeren.

Opmerking: Een gebruiker moet Office Access 2007 op zijn of haar computer hebben geïnstalleerd om een Office Access 2007-weergave te kunnen maken, gebruiken of aanpassen op een SharePoint-site.

Een Office Access 2007-database naar een SharePoint-site publiceren

U kunt uw Office Access 2007-database publiceren (ook wel verplaatsen genoemd) naar Office SharePoint Server 2007. Wanneer u een database van Office Access 2007 naar een SharePoint-site publiceert, maakt u lijsten op de SharePoint-site die als tabellen worden gekoppeld in uw database. Wanneer een database wordt verplaatst, wordt er in Office Access 2007 een nieuwe front-endtoepassing gemaakt met alle oude formulieren en rapporten en de nieuwe, gekoppelde tabellen die net zijn geëxporteerd. De wizard Migreren naar SharePoint-site helpt u met het tegelijk verplaatsen van de gegevens uit al uw tabellen. Optioneel kan de Office Access 2007-database vervolgens worden geladen in een SharePoint-documentbibliotheek.

Zo kunt u bijvoorbeeld de bijhoudsjabloon van Access gebruiken die communiceert met de sjabloon voor het bijhouden van actie-items op een SharePoint-site om de gegevens, problemen en werkstroom van uw organisatie bij te houden. Als mensen met dergelijke lijsten op een SharePoint-site werken, kunnen ze de query's en rapporten van Office Access 2007 openen via het menu Beeld voor de SharePoint-lijsten. Als u voor een maandelijkse vergadering een Access-rapport voor actie-items wilt bekijken en afdrukken, kunt u dit rechtstreeks doen vanuit de SharePoint-lijst.

Nadat de SharePoint-lijsten zijn gemaakt, kunnen mensen werken met de lijsten op de SharePoint-site of in de gekoppelde tabellen in Office Access 2007 en tegelijk de functies van een SharePoint-site gebruiken om de gegevens te beheren en op de hoogte te blijven van wijzigingen. Als beheerder regelt u de toegang tot de gegevens en verschillende gegevensversies. U kunt zien wie de gegevens heeft gewijzigd en u kunt de vorige gegevens terugzetten.

Naar boven

SharePoint Designer

Gebruik Office SharePoint Designer 2007 als u het volgende wilt doen:

  • Websites maken en aanpassen.

  • Werkstromen ontwerpen zonder traditionele procedurele codeertalen of -technieken te hoeven gebruiken.

  • Een aangepaste weergave maken van live gegevens door een gegevensweergave te ontwerpen.

  • Een formulier maken waarmee gegevens terug worden geschreven naar gegevensbronnen door een gegevensweergave in te voegen als een formulier.

Office SharePoint Designer 2007 biedt de volgende op gegevens gerichte integratiepunten met Office SharePoint Server 2007.

Op gegevens gerichte integratiepunten van SharePoint Designer

1. Gegevensweergaven maken met Office SharePoint Designer 2007.

2. Gegevens uit vele verschillende gegevensbronnen lezen, combineren en bijwerken in een gegevensweergave. Dit is een webonderdeel dat u alleen kunt maken in Office SharePoint Designer 2007.

3. Gegevens in gegevensweergave weergeven en bewerken op webpagina's.

Gegevensweergaven

Een voorbeeld van een gegevensweergave

Een gegevensweergave is een live, aanpasbare weergave van een gegevensbron in de vorm van XML (Extensible Markup Language) waarbij die gegevens worden weergegeven met XSLT's (Extensible Stylesheet Language Transformations). Met een gegevensweergave kunt u het volgende doen:

  • Gegevens weergeven en bewerken vanuit een breed scala van gegevensbronnen, zoals databasequery's, XML-documenten en SharePoint-lijsten en -bibliotheken, en gegevens uit meerdere gegevensbronnen samenvoegen tot flexibele, aangepaste weergaven en rapporten.

  • Live weergaven presenteren van gegevens die u kunt filteren, sorteren en groeperen.

  • Pagina's met webonderdelen bouwen en webonderdelen met elkaar verbinden om bedrijfsoplossingen te maken.

  • Functierijke, aangepaste formulieren maken.

Meer informatie

Inleiding tot het bouwen van SharePoint-toepassingen

Naar boven

Andere programma's uit het Office-systeem

Hoewel de andere programma's uit het Office-systeem niet gegevensgericht zijn, bestaan er aanvullende manieren om gestructureerde en gedeeltelijk gestructureerde gegevens op te nemen in een oplossing waarin deze andere programma's worden gebruikt.

Visio-gegevensdiagrammen

U kunt een Visio-diagram weergeven op een webpagina met behulp van Microsoft Visio Viewer of door het diagram op te slaan als een webpagina. Een diagram kan u helpen bij het visualiseren, organiseren, begrijpen en presenteren van gegevens die zijn opgeslagen in lijsten, werkmappen of databases, in Visio-shapes met behulp van een gegevenskoppeling. Zo kunt u bijvoorbeeld verkoopgegevens voor een andere regio weergeven, zodat u de verkoopresultaten eenvoudig per regio kunt vergelijken voor het huidige jaar en vorige jaren.

Status met vlaggen weergeven

Afdruk samenvoegen

Verschillende soorten publicaties die kunnen worden gemaakt met de functie voor het samenvoegen van catalogi U kunt Word, Publisher en Outlook gebruiken om een oplossing voor bulkverzending te maken, waarbij u met behulp van de samenvoegbewerking persoonlijke brieven, adresetiketten, enveloppen en e-mailberichten te maken voor klanten of zakenrelaties. Zo kunt u bijvoorbeeld een Word- of Publisher-document opslaan in een SharePoint-bibliotheek en de lijst met contactpersonen (of een van vele andere mogelijke gegevensbronnen) gebruiken als gegevensbron voor de samenvoegbewerking. U kunt zelfs een werkstroom gebruiken om een samenvoegbewerking te activeren als onderdeel van een marketingcampagne die is gericht op specifieke klanten.

Documentinformatiepanelen in Word, PowerPoint en Excel

Eenvoudige zoekopdrachten met trefwoorden zijn vaak niet nauwkeurig genoeg om bedrijfsdocumenten te vinden die verband houden met bepaalde projecten, zakelijke entiteiten of accounts. Het documentinformatiepaneel is beschikbaar in deze Office 2007-versie-programma's: Word, Excel en PowerPoint. Het documentinformatiepaneel is een mechanisme voor het vastleggen van metagegevens dat eenvoudig is te configureren zonder programmacode te hoeven schrijven. In het documentinformatiepaneel worden metagegevens verzameld en opgehaald om het document context te verlenen en de mogelijkheid om er overal op een SharePoint-site naar te zoeken te vergroten.

Documentinformatiepaneel Omdat het documentinformatiepaneel een XML-formulier is, kan het volledig worden aangepast met InfoPath. Met de voorzieningen voor gegevensverbinding van InfoPath kunt u zelfs een documentinformatiepaneel maken waarmee LOB-gegevens worden opgenomen in het formulier. Zo kunt u bijvoorbeeld klantgegevensvelden vullen met gegevens uit een systeem voor het beheren van klantenrecords. Voordat de gebruiker het document sluit, voegt deze vervolgens alle belangrijke documentinformatie toe zoals koppelingen naar gerelateerde documenten. Zo worden metagegevens op een veel handigere manier vastgelegd en kunnen zij op eenvoudige wijze worden gekoppeld aan een set klanten, producten gerelateerde documenten.

Meer informatie

Inleiding tot het ontwerpen van een documentinformatiepaneel met InfoPath

Een documentinformatiepaneel ontwerpen met InfoPath

De eigenschappen voor een Office-document bekijken of wijzigen

Outlook 2007-taken en -contactpersonen

Outlook bevat een groot aantal integratiepunten met Office SharePoint Server 2007. U kunt een e-mailbericht verzenden met behulp van een SharePoint-lijst met contactpersonen, SharePoint- en Outlook 2007-agenda's naast elkaar weergeven, SharePoint-waarschuwingen en RSS-kanalen beheren, een vergaderwerkruimte maken en een werkstroom gebruiken. Ook kunt u documentbibliotheken offline plaatsen, deze opnieuw online brengen en vervolgens synchroniseren met Outlook 2007. Twee extra gegevensgerichte integratiepunten hebben betrekking op het gebruik van gestructureerde gegevens.

U kunt werken met zowel standaardtakenlijsten als projecttakenlijsten door takenlijsten offline te plaatsen, deze opnieuw online te brengen en vervolgens te synchroniseren; taken te bekijken, bij te werken en toe te voegen aan de SharePoint-site zonder Outlook te verlaten; en taken te maken en toe te wijzen aan teamleden.

Lijst met contactpersonen U kunt ook SharePoint-contactpersonen efficiënter opslaan, delen en beheren in Outlook. Als u verbinding hebt gemaakt met Outlook 2007, kunt u uw SharePoint-contactpersonen op dezelfde manier gebruiken als uw persoonlijke contactpersonen in Outlook. U kunt uw contactpersonen bekijken, bewerken, afdrukken en bellen met Microsoft Office Communicator. U kunt hun e-mailberichten en vergaderverzoeken toesturen, kleurcategorieën gebruiken, meerdere telefoonnummers en e-mailadressen opslaan en foto's, elektronische visitekaartjes en gegevens over verjaardagen en feestdagen voor uw contactpersonen opnemen. U kunt zelfs een webonderdeel Contactpersonen gebruiken om Outlook-contactpersonen weer te geven op een pagina met webonderdelen.

Naar boven

Aan de slag met sjablonen en scenario's

Microsoft biedt een reeks standaardsjablonen voor het snel bouwen van algemene oplossingen waarmee een nauwe integratie met uw bedrijfsoplossing mogelijk wordt. In de volgende secties worden handige sjablonen en veelvoorkomende scenario's beschreven. Sjablonen zijn vooraf gedefinieerde documenten of sites met functionaliteit, stijlen en opmaak die voorzien in algemene behoeften, en scenario's zijn beschrijvingen van bedrijfsoplossingen die vergelijkbaar kunnen zijn met uw oplossingsbehoeften. Sjablonen en scenario's zijn uw "vooraf ontworpen architectuurstijlen en plattegronden" die u helpen bij het kiezen van het beste ontwerp voor uw bedrijfsoplossing.

Gebruik deze sjablonen en scenario's als beginpunt voor het aanpassen en maken van uw eigen bedrijfsoplossingen. Gebruik Office SharePoint Designer 2007 om weergaven van gegevens op de SharePoint-site toe te voegen of te wijzigen, de basispagina van uw SharePoint-site aan te passen aan de normen op uw site en externe gegevens uit uw gegevensbronnen te integreren. Breid uw bestaande bedrijfslogica uit of pas deze aan de processen en werkstromen van uw organisatie aan. Gebruik de BDC om uw LOB-gegevens te integreren in de bedrijfsoplossing. Maak gebruik van de vele gegevensgerichte integratiepunten die worden geboden door Access, InfoPath en Excel om deze sjablonen en scenario's verder uit te werken op basis van uw behoeften. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Naar boven

SharePoint-sitesjablonen

Microsoft levert sitesjablonen die kant-en-klare, aangepaste scenario's bieden die zijn toegesneden op de behoeften en eisen van specifieke bedrijfsprocessen of sets van taken binnen organisaties van elke omvang. Deze sitesjablonen zijn gebaseerd op Windows SharePoint Services 3.0 en zijn compatibel met Office SharePoint Designer 2007 om aanpassing gemakkelijker te maken.

Sjablonen voor management en financiën

Raad van bestuur    Biedt één enkele locatie voor notulen van vergaderingen van de raad van bestuur, taken en actie-items, en gebeurtenissen.

Rapportage van bedrijfsprestaties    Helpt de klanttevredenheid bij te houden door middel van enquêtes en online discussies.

Ondersteuningssite voor naleving van processen    Helpt zowel teams als managementsponsors bij het beheren van implementatieactiviteiten op nalevingsgebied door besturingstaken op te geven en documentbibliotheken te beheren.

Beheer van betwiste facturen    Helpt crediteurenafdelingen bij het bijhouden van informatie met betrekking tot facturen die moeten worden betaald aan leveranciers, inclusief de waarde van vroegtijdige betaling en redenen voor vertraagde betaling.

Onkostenvergoeding en -goedkeuring    Beheert elementen van het onkostengoedkeuringsproces en helpt goedkeurders om tijd te besparen.

Offerteaanvraag    Helpt het proces van het maken en vrijgeven van offerteaanvragen alsmede het verzamelen van ingediende offertes en het verzenden van acceptatiemeldingen te beheren.

Personeelszaken

Beheer van afwezigheidsaanvragen en vakantieschema    Helpt medewerkers bij het beheren van aanvragen voor vrije dagen, inclusief het aangeven van dagen waarop zij niet beschikbaar zijn en van personen die hun verantwoordelijkheden waarnemen tijdens hun afwezigheden.

Site voor medewerkeractiviteiten    Helpt medewerkers bij het maken van en aanmelden voor activiteiten en evenementen die worden gesponsord door het bedrijf.

Zelfbedieningssite voor secundaire arbeidsvoorwaarden    Stelt medewerkers in staat secundaire arbeidsvoorwaarden die worden geboden door hun werkgever op te zoeken en zich hiervoor aan te melden.

Trainingsplanning en -materialen voor medewerkers    Helpt bij het plannen van training en biedt medewerkers een locatie waar zij zich kunnen aanmelden voor cursussen en waar zij cursusmateriaal kunnen ophalen.

Functieaanvraag en sollicitatiebeheer    Stelt uw wervingsteam in staat het proces van het beheren van functieaanvragen en het vervullen van vacatures te stroomlijnen.

IT en bedrijfsactiviteiten

Bugdatabase    Helpt ontwikkelteams bij het verzamelen en bijhouden van informatie over bugs in hun code, inclusief reproductiestappen, categorie, opmerkingen, prioriteit en ernst van de bug.

Callcenter    Helpt personen bij het beheren van het proces van het afhandelen van serviceaanvragen van klanten, van probleemidentificatie tot oorzaakanalyse en oplossing.

Helpdesk    Helpt teams bij het beheren van het proces van het afhandelen van serviceaanvragen, met inbegrip van het beheren van de identificatie van de onderliggende oorzaak en het bijhouden van de status.

Voorraadbeheer    Helpt organisaties bij het bijhouden van elementen die betrekking hebben op de voorraad door handmatige invoer van bijgewerkte voorraadinformatie vast te leggen en gebruikers op de hoogte te stellen wanneer voor elk onderdeel de bestelhoeveelheid wordt bereikt.

Werkruimte voor IT-team    Helpt teams bij het beheren van de ontwikkeling, implementatie en ondersteuning van softwareprojecten door projecttaken, actie-items, mijlpalen en bugs bij te werken.

Uitleenbibliotheek    Helpt de fysieke bedrijfsmiddelen in de bibliotheek van een organisatie te beheren met functionaliteit voor in-/uitchecken en automatische melding bij te late inlevering.

Tracering en beheer van fysieke bedrijfsmiddelen    Helpt teams bij het beheren van aanvragen en het traceren van fysieke bedrijfsmiddelen zoals locatie, conditie, fabrikant, model, huidige eigenaar en geschatte waarde.

Ruimte- en apparatuurreserveringen    Stelt teams in staat het gebruik van gedeelde vergaderruimten en apparatuur te beheren.

Tracering en beheer

Budgettering en meerdere projecten bijhouden    Helpt bij het traceren en budgetteren van meerdere, onderling gerelateerde sets van activiteiten met hulpmiddelen voor het maken van projecten, taken, Gantt-diagrammen en algemene statusaanduidingen.

Beheer van wijzigingsaanvragen    Helpt gebruikers bij het bijhouden van de risico's die zijn verbonden aan een wijzigingsaanvraag, met inbegrip van het vermogen om de wijziging goed of af te keuren.

Discussiedatabase    Bevordert de samenwerking door teams te helpen bij het online of via de RSS-functionaliteit in Office Outlook 2007 bespreken van onderwerpen.

Documentbibliotheek en -revisie    Helpt teams bij het beheren van de cyclus voor documentrevisie via een documentbibliotheek met versiebeheer, inclusief een discussielijn voor het bieden van feedback.

Knowledge Base    Stelt medewerkers in staat kennis die binnen hun organisatie beschikbaar is met anderen te delen.

Werkruimte voor projecttracering    Helpt kleine teams bij het beheren van projectinformatie zoals projectkwesties, taken en projectstatus.

Teamwerksite    Stelt projectteams in staat om centraal achtergronddocumenten op te slaan, agendagebeurtenissen bij te houden en actie-items in te dienen die het resultaat zijn van teamvergaderingen.

Tijdkaartbeheer    Helpt het proces van het bijhouden van uren die zijn besteed aan meerdere projecten vereenvoudigen door medewerkers voorzieningen voor "in-/uitklokken" te bieden en rapportages te bieden van werk in uitvoering en aantal gewerkte projecturen tot dat moment.

Verkoop en marketing

Site voor concurrentieanalyse    Helpt bij het organiseren van de resultaten van de aanbiedingen van concurrenten door middel van nuttige sjablonen voor technieken voor concurrentieanalyse.

Contactpersonenbeheer    Helpt teams bij het beheren van contactpersooninformatie voor teamleden, met inbegrip van synchronisatie met Office Outlook 2007.

Geïntegreerde tracering van marketingcampagnes    Maakt het bijhouden van de prestaties van marketingcampagnes mogelijk.

Planning van product- en marketingvereisten    Helpt bij het organiseren van het proces van het ontwikkelen van nieuwe producten en marketinginhoud met behulp van handige planningssjablonen en samenwerkingshulpmiddelen.

Pijplijn voor verkoopleads    Helpt teams bij het beheren van de pijplijn voor verkoopleads door leads, verkoopmogelijkheden, contactpersonen en accounts bij te houden.

Gespecialiseerde sjablonen

Sportorganisatie    Beheert een honkbalcompetitie voor bedrijven, met inbegrip van spelers, aanvoerders, schema en statistieken.

Klaslokaalbeheer    Helpt docenten bij het opslaan en organiseren van cursusinhoud, agenda-items en aankondigingen.

Investeringsonderzoek    Biedt een gecentraliseerde locatie om het onderzoek dat is uitgevoerd bij het evalueren van financiële investeringen te helpen consolideren.

Casusbeheer voor overheidsinstanties    Helpt bij het beheren van taken, documenten en toewijzingen met betrekking tot overheidsdossiers.

Clinical Trial Initiation and Management    Helpt bij het beheren van de documenten, taken, actie-items en discussies die nodig zijn om een klinische proef uit te voeren.

Manufacturing Process Management    Helpt engineeringteams in productieomgevingen bij het traceren van het lineaire productieproces, alsmede van problemen die de voltooiing van een productietaak verhinderen.

Organiseren van evenementen    Helpt teams bij het organiseren van evenementen door middel van het gebruik van online registratie, schema's, communicatie en feedback.

New Store Opening    Helpt teams bij het beheren van het proces van het openen van een nieuwe winkel, met inbegrip van project- en taakbeheerhulpmiddelen.

Meer informatie

Inleiding tot het bouwen van SharePoint-toepassingen

Toepassingssjablonen voor Windows SharePoint Services 3.0

Naar boven

SharePoint-werkstromen

Office SharePoint Server 2007 bevat de volgende vooraf gedefinieerde werkstromen die u kunt gebruiken voor het automatiseren van een bedrijfsproces of voor gebruik in algemene werkgroepsituaties.

Werkstroom Goedkeuring    De werkstroom Goedkeuring stuurt een document of item dat wordt opgeslagen in een lijst of bibliotheek ter goedkeuring door naar een groep personen. De werkstroom Goedkeuring is standaard gekoppeld aan het inhoudstype Document en is automatisch beschikbaar in documentbibliotheken.

Werkstroom Feedback verzamelen    De werkstroom Feedback verzamelen stuurt een document of item dat wordt opgeslagen in een lijst of bibliotheek naar een groep personen om hun feedback te verzamelen. De werkstroom Feedback verzamelen is standaard gekoppeld aan het inhoudstype Document en is automatisch beschikbaar in documentbibliotheken.

Werkstroom Handtekeningen verzamelen    De werkstroom Handtekeningen verzamelen stuurt een werkstroom-document dat is opgeslagen in een lijst of bibliotheek naar een groep personen om hun digitale handtekeningen te verzamelen. De werkstroom Handtekeningen verzamelen werkt alleen met documenten van Office Word 2007 of Office Excel 2007 die een of meer handtekeningregels bevatten. De werkstroom Handtekeningen verzamelen is standaard gekoppeld aan het inhoudstype Document en is automatisch beschikbaar in documentbibliotheken voor documenten of werkmappen die handtekeningregels bevatten.

Werkstroom Goedkeuren voor bestemming    De werkstroom Goedkeuren voor bestemming dient ter ondersteuning van het recordbeheer binnen een organisatie. Het behoud- en verloopproces van documenten wordt door deze werkstroom beheerd door deelnemers de mogelijkheid te bieden verlopen documenten of items te behouden of te verwijderen.

Werkstroom Vertaalbeheer    De werkstroom Vertaalbeheer maakt kopieën van een brondocument in een vertaalbeheerbibliotheek en verzendt ze ter vertaling naar aangewezen vertalers. De werkstroom Vertaalbeheer is alleen beschikbaar voor vertaalbeheerbibliotheken.

Scenario voor goedkeuring van inkooporders    Een voorbeeld van een veelvoorkomend bedrijfsproces is een proces voor goedkeuring van inkooporders dat vier standaardwerkstromen kan bevatten:

  • Huidige budgetstatus evalueren (werkstroom Feedback verzamelen)

  • Voorraad controleren (werkstroom Goedkeuren voor bestemming)

  • Goedkeuring van manager verkrijgen als de goedkeuringslimiet wordt overschreden (werkstroom Handtekeningen verzamelen)

  • Inkooporder goedkeuren (werkstroom Goedkeuring)

Scenario Een waarschuwingsbericht verzenden    Uw team gebruikt de bibliotheek Gedeelde documenten om samen aan documenten te werken en de kolom Toegewezen aan om de personen bij te houden aan wie documenten zijn toegewezen. U wilt niet dat alle teamleden voortdurend op de teamsite moeten kijken of er weer documenten aan hen zijn toegewezen. Daarom wilt u een werkstroom maken waarmee automatisch een e-mailbericht wordt verzonden naar een teamlid aan wie een document is toegewezen. Hiertoe maakt u snel een eenstapswerkstroom.

Een taak maken van een discussie-item    Als uw teamleden acties en problemen verwerken, gebruiken ze de lijst Teamdiscussie. Het gebeurt geregeld dat tijdens een discussie een actie of werkitem wordt vastgesteld waarmee een teamlid zich gaat bezighouden. U wilt in staat zijn op basis van een teamdiscussie-item snel een taakitem te maken. Daarom besluit u een werkstroom te maken, zodat uw teamleden alleen maar op een knop in de lijst Teamdiscussie hoeven te klikken om een taak in de lijst Taken te maken. De taak die dan wordt gemaakt, bevat automatisch gegevens uit het bijbehorende discussie-item. Bovendien wordt de taak automatisch toegewezen aan degene die het oorspronkelijke discussie-item heeft opgesteld.

Een onkostendeclaratie ter controle routeren    Uw team vult maandelijks een onkostendeclaratie in. Deze declaraties zijn formulieren die met Office InfoPath 2007 zijn ontworpen. De teamleden vullen de formulieren in en bewaren deze in een formulierenbibliotheek op uw SharePoint-site. Zodra de onkosten in een declaratie een bepaald bedrag overschrijden, wilt u dat er automatisch een e-mailbericht naar een bepaalde persoon wordt verzonden die de declaratie moet controleren. Met behulp van een eenstapswerkstroom automatiseert u dit proces in een handomdraai.

Meer informatie

Een goedkeuringswerkstroom gebruiken

De werkstroom Feedback verzamelen gebruiken

De werkstroom Handtekeningen verzamelen gebruiken

De werkstroom Goedkeuren voor bestemming gebruiken

Een werkstroom Vertaalbeheer gebruiken

Werkstroomvoorbeeld: een waarschuwingsbericht verzenden

Werkstroomvoorbeeld: een taak maken van een discussie-item

Werkstroomvoorbeeld: een onkostendeclaratie ter controle routeren

Naar boven

Sjablonen en scenario's in het Office-systeem

Office Online-sjablonen vormt een prima beginpunt bij het zoeken naar Office-sjablonen. U vindt hier honderden sjablonen met een breed scala van toepassingen van Agenda's tot Zoo's.

Hoewel Excel 2007, Excel Services, Access 2007 en InfoPath 2007 op tal van manieren kunnen worden gebruikt om een groot aantal verschillende problemen op te lossen, komen in de volgende sjablonen en scenario's algemene bedrijfsoplossingen aan bod die kunnen worden aangepast voor gebruik met SharePoint Server.

Excel 2007-scenario's

Boekhouding    U kunt de krachtige berekeningsfuncties van Excel gebruiken in vele boekhoudoverzichten, bijvoorbeeld een geldstroomoverzicht, inkomensoverzicht, of winst- en verliesrekening.

Budgettering    Of uw behoeften nu persoonlijk of zakelijk van aard zijn, u kunt elk gewenst type budget maken in Excel, zoals een marketingbudgetplan, een evenementenbudget of een pensioenbudget.

Facturering en verkopen    Excel is tevens handig voor het beheren van facturerings- en verkoopgegevens, en u kunt op eenvoudige wijze de formulieren maken die u nodig hebt, bijvoorbeeld verkoopfacturen, pakbonnen of inkooporders.

Rapportage    U kunt verschillende typen rapporten maken in Excel die uw gegevensanalyse aangeven of een overzicht van uw gegevens bieden, zoals rapporten waarin projectprestaties, prognosegegevens of actuele variantiegegevens worden gemeten.

Planning    Excel is een prima hulpmiddel voor het maken van professionele planningen of nuttige planners, zoals een wekelijks klassenschema, een plan voor marketingonderzoek of een jaaraangifte voor de belasting, of planners die u helpen bij het plannen van wekelijkse maaltijden, partijen of vakanties.

Excel Services-scenario's

BI-dashboards    Een bestuurscommissie heeft toegang tot diverse bedrijfsdashboards die fungeren als een actueel financieel scorebord voor het bedrijf. Om de bedrijfsprestaties voortdurend te kunnen beoordelen, geeft het hoofddashboard een overzicht weer van de KPI's (Key Performance Indicators), zoals verkoopdoelstellingen, doelomzetten en winstmarges op maandbasis. In extra dashboards wordt marktnieuws bijgehouden als hulp bij het analyseren van financiële risico's voor de huidige en nieuwe projecten en om grafieken weer te geven van kritische financiële gegevens ter ondersteuning van het evalueren van verschillende investeringsportfolio's.

Informatiesysteem voor marktanalyse    Een marketingafdeling in een bedrijf dat sportkleding en -uitrusting verkoopt, houdt een informatieportal bij met een overzicht van de belangrijkste demografische gegevens, zoals geslacht, leeftijd, regio, inkomensniveau en favoriete vrijetijdsbesteding. De meeste medewerkers van de marketingafdeling kunnen Excel-werkmappen optioneel openen op hun computer en 'wat als'-analyses op alle gegevens uitvoeren of rapporten met volledige opmaak afdrukken. Gebruikers kunnen later ook gemakkelijk rapporteren toevoegen en delen met anderen.

Statistieken van professionele sporters    Een belangrijke sportorganisatie deelt eerdere en huidige statistieken van alle prestaties en salarissen van haar spelers. Deze gegevens worden gebruikt bij transfers en om te onderhandelen over salariscontracten. Nieuwe rapporten en analyses worden door de eigenaren gemaakt, gewijzigd en gedeeld, met name voordat het seizoen start.

Besluitvormingsmodule detailhandel    Een detailhandelsketen stelt een wekelijks overzicht samen met kritische gegevens van verkooppunten en deelt deze met leveranciers, financiële analisten en regiomanagers. De rapporten bevatten items die onder de inventarisgrens zijn komen te liggen, de 20 best verkopende items per verkoopcategorie, belangrijke seizoensgegevens en het aantal transacties per filiaal.

Rapporteringssysteem verkoopbeheer    Een verkoopgroep heeft toegang tot een reeks dagelijkse instructierapporten waarin belangrijke gegevens zijn vastgelegd, zoals beste verkopers, voortgang van maandelijkse verkoopdoelen, succesvolle verkoopprogramma's en de minst presterende distributiekanalen. In extra rapporten wordt de verkoop samengevat in belangrijke variabelen, zoals regio, productlijn en maand, verkoopbezoeken per week en het aantal succesvolle bezoeken. Wanneer afzonderlijke verkopers deze rapporten weergeven, zien zij automatisch hun eigen verkoopcijfers omdat ze worden herkend op gebruikersnaam.

Dagelijkse samenvatting productieproject    Een productiegroep ontwikkelt een webonderdeelpagina die de belangrijkste projectgegevens samenvat, zoals het aantal bugs, de specificatiestatus, voortgangsdiagrammen, trends en prioriteiten van functies, en koppelingen naar de belangrijkste bronnen en contactpersonen. De gegevens worden uit verschillende externe gegevensbronnen gehaald, zoals projectdatabases en specificatieoverzichten.

Bedrijfsspecifiek berekeningsmodel financiële analyse    Een grote financiële instelling heeft een prijsmodel onderzocht en ontwikkeld dat de status van eigen intellectueel eigendom heeft. De resultaten van de formule worden gedeeld met enkele investeringsbeheerders, maar de formule voor het berekenen van het prijsmodel moet zijn beveiligd en mag niet openbaar worden gemaakt. Dit prijsmodel is bijzonder ingewikkeld en de berekening ervan duurt lang. Het prijsmodel wordt iedere nacht op een snelle server berekend en gemaakt, opgeslagen op een vertrouwde locatie en weergegeven op een webonderdeelpagina, maar alleen voor diegenen die over de juiste machtiging beschikken.

Access 2007-sjablonen

Activa    Maak een activadatabase voor het bijhouden van activa, inclusief activadetails en eigenaars. U kunt activa indelen in categorieën en de staat, aankoopdatum, locatie, eigenaar en nog veel meer vastleggen.

Contactpersonen beheren    Hiermee kunt uw contactpersonen en post- en e-mailadressen beheren en vervolgens rapporten maken in Access of de gegevens samenvoegen met Word om brieven, enveloppen of adresetiketten af te drukken. U kunt een database met contactpersonen maken om gegevens te beheren over de mensen met wie uw team werkt, zoals klanten en partners. U kunt naam- en adresgegevens, telefoonnummers en e-mailadressen bijhouden en zelfs een foto bijvoegen.

Voorraden en activa bijhouden    U kunt een inventaris maken van items in uw huis of bedrijf en foto's of andere gerelateerde documenten opslaan bij deze gegevens.

Orders bijhouden    U kunt informatie over producten, klanten en orders invoeren en vervolgens rapporten maken die de omzet per medewerker, regio, tijdsperiode of enig ander criterium aangeven.

Taken, actie-items en projecten bijhouden    U kunt taken bijhouden voor een groep mensen en nieuwe taken invoeren terwijl andere hun bestaande taken bijwerken in dezelfde database. U kunt een groep werkitems bijhouden die u of uw team moet uitvoeren. U kunt een database met actie-items maken om actie-items of problemen te beheren. U kunt acties toewijzen, rangschikken en op de voet volgen. U kunt taken beheren en het budget voor één of meerdere projecten in de gaten houden.

Marketingprojecten en verkooppijplijn    U kunt een database voor de verkooppijplijn maken om de voortgang van mogelijke verkopen binnen een kleine groep verkoopspecialisten bij te houden. U kunt de details van een marketingproject bijhouden en de af te leveren producten in een project plannen en bewaken.

Organiseren van evenementen    U kunt informatie invoeren over datums, locaties en deelnemers van evenementen en vervolgens schema's of overzichten van de evenementen afdrukken. U kunt een evenementendatabase maken waarmee u toekomstige vergaderingen, deadlines en andere belangrijke gebeurtenissen kunt bijhouden. U kunt een titel, de locatie, de begin- en eindtijd en een omschrijving invoeren en een afbeelding bijvoegen.

Faculteit en studenten    U kunt een database maken om belangrijke informatie over docenten, zoals telefoonnummer en adresgegevens, contactpersonen in geval van nood en werknemersgegevens vast te leggen. U kunt een studentendatabase maken om informatie over studenten bij te houden, zoals contactpersonen in geval van nood, medische gegevens en informatie over hun voogden.

InfoPath 2007-sjablonen en -scenario's

Sjabloon Activaregistratie    De details en locatie van bedrijfsactiva zoals computerapparatuur bijhouden.

Sjabloon Vergaderagenda    Een vergadering organiseren en notuleren. Gebruik deze formuliersjabloon om agendapunten te vermelden en notulen, beslissingen en actiepunten vast te leggen.

Sjabloon Statusrapport    De voortgang en problemen met betrekking tot projecten en toewijzingen van een teamlid volgen. Afzonderlijke statusrapporten kunnen worden samengevoegd tot één uitgebreid statusrapport voor hun team.

Sjabloon Reisaanvraag    Het aanvragen van reisboekingen zoals vliegtickets en hotelboekingen voor een zakenreis.

Sjabloon Onkostendeclaratie    U kunt online of offline een onkostendeclaratieformulier invullen met uitgebreide ingebouwde bedrijfsregellogica voor gegevensvalidatie. Dit is met name handig voor medewerkers die veel reizen.

Scenario Verzekeringsclaims    Klanten, verzekeringsagenten en gerelateerde bedrijven in staat stellen om hun verzekeringsclaims te verwerken via online formulieren. Klanten kunnen niet alleen claims indienen door te bellen, maar ook door een webformulier in te vullen. De agent kan dankzij het gebruik van een geïntegreerde werkstroom voor goedkeuringen snel zien wat de status is van de andere partijen die bezig zijn met de claim en bekijken of de schade-expert het goedkeuringsproces al heeft voltooid.

Scenario Vergunningsaanvragen    U kunt vergunningsaanvragen invullen in een webbrowser, zodat het vergunningenproces gemakkelijker en soepeler verloopt en aannemers niet langer naar een overheidskantoor hoeven om een vergunning aan te vragen.

Scenario Voorraadbeheer    U kunt op eenvoudige en effectieve wijze een uitgebreid netwerk van leveranciers raadplegen over voorraden en de nauwkeurigheid van voorraadschattingen verbeteren.

Scenario Marktonderzoek    U krijgt hulp bij marktonderzoeksactiviteiten door gebruik te maken van een formuliersjabloon voor het verzamelen en vastleggen van feedback van klanten en voor het waarborgen van een consistente organisatie en formalisering van informatie.

Meer informatie

Waar vind ik Office-sjablonen?

Handleiding voor de sjablonen van Access 2007

Scenario's voor het gebruik van InfoPath en InfoPath-formulierservices

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×