Bijwerkquery's maken en uitvoeren

In dit artikel

• Overzicht

• Een bijwerkquery gebruiken

• Gegevens in een tabel bijwerken met gegevens uit een andere tabel

• Voorkomen dat een query wordt geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld

• SQL-versie: UPDATE-instructie

Overzicht

Hieronder worden de overeenkomsten en verschillen tussen Zoeken en vervangen en een bijwerkquery beschreven:

Net als met het dialoogvenster Zoeken en vervangen kunt u met een bijwerkquery opgeven welke waarde wordt vervangen en wat de nieuwe waarde is.

Anders dan bij het dialoogvenster Zoeken en vervangen kunt u met een bijwerkquery:

• Criteria gebruiken die niet afhankelijk zijn van de waarde die u wilt vervangen

• Veel records in één keer bijwerken

• Records in meerdere tabellen tegelijk wijzigen

Een bijwerkquery gebruiken

Als u een bijwerkquery maakt, kunt u het beste eerst een selectiequery maken waarmee de records worden geïdentificeerd die u wilt bijwerken, en converteert u vervolgens die query naar een bijwerkquery die u kunt uitvoeren om de records bij te werken. Door eerst gegevens te selecteren kunt u controleren of u de gewenste records bijwerkt, voordat er gegevens daadwerkelijk worden gewijzigd.

Een back-up van uw database maken

1. Klik op het tabblad Bestand en klik vervolgens op Opslaan als. 

2. Klik rechts onder Geavanceerd op Back-up maken van de database.

3. Geef in het dialoogvenster Back-up opslaan als een naam en een locatie voor de back-up op en klik op Opslaan.

   Het oorspronkelijke bestand wordt gesloten, er wordt een back-up gemaakt en vervolgens wordt het oorspronkelijke bestand weer geopend.

   U kunt terugkeren naar een back-up door het oorspronkelijke bestand te sluiten en de naam daarvan te wijzigen, zodat u de back-up de naam van de oorspronkelijke versie kunt geven. Geef de back-up de naam van de oorspronkelijke versie en open vervolgens de back-up met de gewijzigde naam in Access.

In deze sectie

• Stap 1: Een selectiequery maken om de records te identificeren die u wilt bijwerken

• Stap 2: De records bijwerken

Stap 1: Een selectiequery maken om de records te identificeren die u wilt bijwerken

1. Open de database met de records die u wilt bijwerken.

2. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp. 

3. Klik op het tabblad Tabellen.

4. Selecteer de tabel of de tabellen met de records die u wilt bijwerken, klik op Toevoegen en vervolgens op Sluiten

   De tabel of tabellen worden in de ontwerpweergave voor query's als een of meer vensters weergegeven, samen met alle velden van elke tabel. In deze afbeelding wordt een tabel weergegeven in de ontwerpfunctie voor query's.

   

   1. Een tabel in de queryontwerpweergave

   2. Queryontwerpraster

5. Dubbelklik op de velden die u wilt bijwerken in de tabelvensters. De geselecteerde velden worden weergegeven in de rij Veld in het queryontwerpraster.

   U kunt in het queryontwerpraster één tabelveld per kolom toevoegen.

   Als u alle velden van een tabel snel wilt toevoegen, dubbelklikt u op het sterretje (*) boven aan de lijst met tabelvelden in het tabelvenster. In deze afbeelding ziet u het queryontwerpraster waarbij alle velden zijn toegevoegd.

   

6. Als u de queryresultaten wilt beperken op basis van veldwaarden, klikt u in het queryontwerpraster op de rij Criteria en voert u de criteria in die u wilt gebruiken om de resultaten te beperken.

   Tabel met voorbeeldcriteria

   In de volgende tabel worden enkele voorbeeldcriteria getoond en wordt uitgelegd wat dit voor gevolgen heeft voor de resultaten van een query.

   Opmerking: In veel van de voorbeelden in deze tabel worden jokertekens gebruikt om de query flexibeler of krachtiger te maken.

   Criteria	Effect
   >234	Geeft alle getallen groter dan 234 als resultaat. Gebruik < 234 om alle getallen kleiner dan 234 te vinden.
   >=" Splinter "	Geeft alle records van Splinter tot het einde van het alfabet als resultaat.
   Between #2/2/2020# And #12/1/2020#	Geeft alle datums van 2-2-2017 tot 1-12-2017 (ANSI-89) als resultaat. Als in uw database de ANSI-92-jokertekens worden gebruikt, gebruikt u enkele aanhalingstekens (') in plaats van hekjes (#). Voorbeeld: tussen '2-2-2020' en '12-1-2020' .
   Not "Duitsland"	Hiermee vindt u alle records waarvan de exacte inhoud van het veld niet exact gelijk is aan Duitsland. Het criterium geeft records weer die naast Duitsland nog andere tekens bevatten, zoals Duitsland (euro) of Europa (Duitsland).
   Niet "T*"	Hiermee vindt u alle records behalve de records die met een T beginnen. Als in de database de ANSI 92-jokertekenset wordt gebruikt, gebruikt u het procentteken (%) in plaats van het sterretje (*).
   Not "*t"	Hiermee vindt u alle records die niet op t eindigen. Als in de database de ANSI-92-jokertekenset wordt gebruikt, gebruikt u het procentteken (%) in plaats van het sterretje.
   In(Canada,GB)	Hiermee zoekt u alle records in een lijst op die Canada of GB bevatten.
   Like ''[A-D]*"	Hiermee zoekt u in een tekstveld naar alle records die beginnen met een van de letters A tot en met D. Als in uw database de ANSI-92-jokertekenset wordt gebruikt, gebruikt u het procentteken (%) in plaats van het sterretje.
   Like "*ar*"	Hiermee vindt u alle records die de letterreeks ar bevatten. Als voor de database de ANSI-92-jokertekens worden gebruikt, geeft u een procentteken (%) op in plaats van het sterretje (*).
   Like "Maison Dewe?"	Hiermee vindt u alle records die beginnen met Maison en een tweede tekenreeks van vijf letters bevatten waarvan de eerste vier letters Dewe zijn en de laatste letter onbekend is. Als uw database gebruikmaakt van de ANSI-92-jokertekenset, gebruikt u het onderstrepingsteken (_) in plaats van het vraagteken (?).
   #2/2/2020#	Hiermee vindt u alle records voor 2 februari 2020. Als uw database de ANSI-92 jokertekenset gebruikt, plaatst u de datum tussen enkele aanhalingstekens (') in plaats van hekjes (#); bijvoorbeeld ('2-2-2020').
   < Date() - 30	Hiermee gebruikt u de functie Date om alle datums van meer dan 30 dagen geleden te geven.
   Datum()	Hiermee gebruikt u de functie Date om alle records te geven die de datum van vandaag bevatten.
   Between Date( ) And DateAdd("M", 3, Date( ))	Hiermee gebruikt u de functies Date en DateAdd om alle records vanaf vandaag tot over drie maanden als resultaat te geven.
   Is Null	Geeft alle records als resultaat die een null-waarde (leeg of ongedefinieerd) bevatten.
   Is Not Null	Geeft alle records als resultaat die een waarde bevatten.
   ""	Geeft alle records als resultaat die een tekenreeks met lengte nul bevatten. U gebruikt tekenreeksen met lengte nul als u een waarde aan een vereist veld moet toevoegen, maar nog niet weet wat die waarde is. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat voor een bepaald veld een faxnummer vereist is, terwijl sommige van uw klanten geen faxapparaat hebben. In dat geval typt u een paar aanhalingstekens zonder spatie ertussen ( "" ) in plaats van een getal.

7. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Resultaten op Uitvoeren.

8. Controleer of de query de records die u wilt bijwerken als resultaat geeft.

9. Als u velden wilt verwijderen die niet in het queryontwerp moeten worden opgenomen, selecteert u de velden en drukt u vervolgens op DEL.

10. Als u velden wilt toevoegen die moeten worden opgenomen in het queryontwerp, sleept u de extra velden naar het queryontwerpraster.

Stap 2: De records bijwerken

1. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Querytype op Bijwerken.

   Deze procedure laat zien hoe u de selectiequery wijzigt in een bijwerkquery. Wanneer u dit doet, wordt de rij Wijzigen in toegevoegd aan het queryontwerpraster. In de volgende afbeelding wordt een bijwerkquery weergegeven die alle activa die na 5 januari 2005 gekocht zijn als resultaat geeft en de locatie wijzigt in "Magazijn 3" voor alle records die voldoen aan het criterium.

   

2. Zoek het veld dat de gegevens bevat die u wilt wijzigen, en geef uw expressie (uw vervangingscriteria) op in de rij Wijzigen in van dat veld.

   U kunt elke geldige expressie gebruiken in de rij Bijwerken.

   Tabel met voorbeeldexpressies

   In de onderstaande tabel worden enkele voorbeelden getoond en wordt uitgelegd hoe u daarmee gegevens kunt wijzigen.

   Expressie	Resultaat
   "Verkoper"	Wijzig in een veld Korte tekst een tekstwaarde in Verkoper.
   #8/10/20#	Wijzig in een datum/tijd-veld een datumwaarde in 10-20 augustus.
   Ja	Hiermee wijzigt u in een Ja/nee-veld de waarde Nee in Ja.
   "PN" & [Productnummer]	Hiermee voegt u "PN" toe aan het begin van elk opgegeven productnummer.
   [Prijs per eenheid] * [Hoeveelheid]	Hiermee vermenigvuldigt u de waarden in de velden met de namen Prijs per eenheid en Hoeveelheid.
   [Vrachtkosten] * 1,5	Hiermee verhoogt u de waarden in het veld Vrachtkosten met 50 procent.
   DSum("[Hoeveelheid] * [Prijs per eenheid]", "Orderdetails", "[ProductID]=" & [ProductID])	Wanneer de waarden voor Product-id in de huidige tabel overeenkomen met de waarden voor Product-id in de tabel Orderinformatie, werkt deze expressie de verkooptotalen bij door de waarden in het veld Hoeveelheid te vermenigvuldigen met de waarden in het veld Prijs per eenheid. De expressie gebruikt de functie DSum omdat deze functie op meer dan een tabel en tabelveld kan werken.
   Right([Verzendpostcode]; 5)	Hiermee kapt u (verwijdert u) de tekens vanaf de linkerkant in een tekst- of getalveld af, totdat alleen de vijf meest rechtse tekens overblijven.
   IIf(IsNull([Prijs per eenheid]); 0; [Prijs per eenheid])	Hiermee verandert u een null-waarde (onbekend of ongedefinieerd) in een waarde nul (0) in het veld Prijs er eenheid.

3. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Resultaten op Uitvoeren.

   Er verschijnt een waarschuwing.

4. Klik op Ja om de query uit te voeren en de gegevens bij te werken.

   Opmerking: Wanneer u de query uitvoert, valt het u misschien op dat sommige velden ontbreken in de resultaatset. Als uw query velden bevat die u niet bijwerkt, worden die velden standaard niet weergegeven in de resultaten. U zou bijvoorbeeld id-velden van twee tabellen kunnen opnemen om ervoor te zorgen dat de query de juiste records identificeert en bijwerkt. Als u deze id-velden niet bijwerkt, worden ze niet weergegeven in de resultaten.

Naar boven

Gegevens in een tabel bijwerken met gegevens uit een andere tabel

Wanneer u gegevens van de ene tabel moet bijwerken naar een andere, moet u het volgende in gedachten houden: de gegevenstypen voor de bron- en doelvelden moeten overeenkomen of compatibel zijn.

Verder geldt dat wanneer u gegevens in een tabel bijwerkt met gegevens uit een andere tabel en u compatibele gegevenstypen gebruikt in plaats van overeenkomende gegevenstypen, de gegevenstypen voor die velden in de doeltabel worden geconverteerd. Hierdoor kunnen sommige gegevens in de doelvelden worden afgekapt (verwijderd). In de sectie Beperkingen voor gegevenstypeconversies wordt beschreven hoe u gegevenstypen wel en niet kunt converteren. In de tabel in deze sectie wordt ook uitgelegd wanneer de conversie van een gegevenstype sommige of alle gegevens in een veld kan wijzigen of verwijderen en welke gegevens kunnen worden verwijderd.

Voer de volgende stappen uit om gegevens in een tabel bij te werken met gegevens uit een andere tabel:

1. Maak een bijwerkquery en voeg zowel de brontabel als de doeltabel toe aan de query.

2. Koppel deze tabellen aan de velden die de gerelateerde gegevens bevatten.

3. Voeg in het queryontwerpraster de namen van uw doelvelden toe aan de rij Veld.

4. Voeg in het queryontwerpraster de namen van uw bronvelden toe aan de rij Wijzigen inmet de volgende syntaxis: [brontabel].[bronveld].

Bij de stappen in deze sectie wordt uitgegaan van het gebruik van twee vergelijkbare tabellen. In dit voorbeeld bevindt de tabel Cliënten zich in een database die u pas hebt overgenomen en deze tabel bevat meer recente gegevens dan de tabel Klanten. U kunt zien dat de namen van sommige managers zijn veranderd en dat ook sommige adressen een wijziging hebben ondergaan. Daarom besluit u om de tabel Klanten bij te werken met gegevens uit de tabel Cliënten.

De bijwerkquery maken en uitvoeren

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp. 

2. Selecteer Tabellen toevoegen.

3. Dubbelklik op de bron- en doeltabellen om deze toe te voegen aan de query. Elke tabel wordt weergegeven in een venster in de ontwerpfunctie voor query's.

4. In de meeste gevallen worden verwante velden automatisch gekoppeld in een query. Als u velden met verwante gegevens handmatig wilt koppelen, sleept u het verwante veld van de ene tabel naar het equivalente veld in de andere tabel.

   Als u bijvoorbeeld de hiervoor weergegeven voorbeeldtabellen gebruikt, sleept u het veld Cliënt-id naar het veld Klant-id. Hierdoor wordt een relatie gelegd tussen deze velden in de twee tabellen en wordt die relatie gebruikt om verwante records te koppelen.

5. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Querytype op Bijwerken.

6. Dubbelklik in de doeltabel op de velden die u wilt bijwerken. Elk veld wordt in het queryontwerpraster weergegeven in de rij Veld.

   Als u de voorbeeldtabellen gebruikt, voegt u alle velden toe behalve het veld Klant-id. U ziet dat de naam van de doeltabel verschijnt in de rij Tabel van het ontwerpraster.

7. In elke kolom van de query die een doelveld bevat voegt u in de rij Wijzigen in de naam toe van de brontabel en het veld in de brontabel dat overeenkomt met het veld in de doeltabel. Gebruik hiervoor de volgende syntaxis: [Tabel].[Veld], waarbij u de tabel- en veldnamen tussen vierkante haken plaatst en de tabel- en veldnamen scheidt met een punt.

   In deze afbeelding ziet u een gedeelte van het ontwerpraster met daarin de voorbeeldtabellen. Let op de syntaxis voor de tabel- en veldnamen in de rij Wijzigen in.

   

   Wees erop bedacht dat u de tabel- en veldnamen in de rij Wijzigen in correct moet spellen en dat u alle interpunctie in de originele tabel- en veldnamen precies moet overnemen. Hoofdletters en kleine letters hoeven niet overeen te komen.

8. Klik op het tabblad Queryontwerp in de groep Resultaten op Uitvoeren.

9. Als u wordt gevraagd om het bijwerken te bevestigen, klikt u op Ja.

Beperkingen voor gegevenstypeconversies

In de volgende tabel staan de gegevenstypen die in Access beschikbaar zijn, wordt uitgelegd welke beperkingen er gelden bij het converteren van gegevenstypen en wordt kort beschreven wat voor gegevensverlies er eventueel kan optreden tijdens de conversie.

Naar boven

Voorkomen dat een query wordt geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld

Als u probeert een actiequery uit te voeren en het lijkt alsof er niets gebeurt, kunt u kijken of het volgende bericht op de statusbalk van Access staat:

De actie of gebeurtenis is geblokkeerd door de modus Uitgeschakeld.

In Access worden standaard alle actiequery's (bijwerk-, toevoeg-, verwijder- of tabelmaakquery's) geblokkeerd tenzij uw database op een vertrouwde locatie staat of tenzij de database is ondertekend en vertrouwd is. Als u geen van beide acties hebt uitgevoerd, kunt u de query toch voor alleen de huidige databasesessie uitvoeren door op Inhoud inschakelen te klikken op de berichtenbalk.

Naar boven

SQL-versie: UPDATE-instructie

Als u met SQL kunt werken, kunt u ook een UPDATE-instructie schrijven in de SQL-weergave. Als u de SQL-weergave wilt gebruiken, maakt u een nieuwe lege query en schakelt u vervolgens over naar de SQL-weergave.

In deze sectie wordt de syntaxis voor en een voorbeeld van een UPDATE-instructie gegeven.