Bijhouden van afwijkingen integreren in het proces voor wijzigingsbeheer van uw project

Door Jane Suchan, PMP

Projectmanagement gaat over het stellen van doelen, het maken van een lijst met alles wat er moet gebeuren om die doelen te bereiken, over het bepalen van de tijd die het duurt en wat het gaat kosten.     Klinkt simpel, nietwaar? Het moeilijke eraan is om het allemaal bij te houden. Ligt het project op schema? Is het eerder af dan gepland? Vallen de kosten lager uit dan gebudgetteerd? Zijn de kosten nog steeds lager dan gebudgetteerd als alle werkzaamheden zijn uitgevoerd?

Een van de manieren om te bepalen of een project gezond is, is door het verschil bij te houden tussen het oorspronkelijke projectplan en wat er in de dagelijkse praktijk gebeurt. Dit verschil wordt ook wel de 'variantie' genoemd en is een vergelijking van de beoogde of gebudgetteerde uitgaven met de werkelijke uitgaven. Variantieanalyse is de methode waarbij werkelijke projectresultaten worden vergeleken met de planning of wat er wordt verwacht. Het is een manier om te kwantificeren hoe goed (of hoe slecht ) een project vordert.

Varianties plannen: Basislijnen vaststellen

Om varianties voor een project te berekenen, moet u een bepaald punt als uitgangspunt vaststellen: dit is uw basislijn. Doet u dat niet dan jaagt u op een bewegend doel dat u probeert onder controle te krijgen. Twee basislijnen die u moet vaststellen voordat u kunt beginnen met het bijhouden van varianties hebben betrekking op de kosten en de planning. Maar voordat u zover bent, moet u eerst de volledige omvang van het project vastleggen.

Een uitgesplitste projectstructuur gebruiken om de omvang van een project te bepalen

De basislijn voor de volledige omvang van het project omvat alle bestanddelen van het project; als zodanig bevat deze dus alle werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd. Een manier om de omvang vast te leggen, is door een projectstructuur te maken: dit is een hiërarchische weergave van alle onderdelen van een project. Een projectbestanddeel op een lager niveau in de hiërarchie bevat meer details dan een projectbestanddeel hoger in de hiërarchie. Een projectstructuur voor de bouw van een nieuw huis omvat bijvoorbeeld het fundament, de kozijnen, het dak, de elektra en het loodgieterswerk, maar ook tekeningen van het omliggende landschap, bouwtekeningen en vergunningen.

Basislijnen voor de planning en kosten opstellen

De basislijn voor de tijdsplanning en kosten wordt pas gemaakt nadat de projectomvang is vastgesteld. Zonder een duidelijk beeld van wat het uiteindelijke concrete doel van een project is, is het onmogelijk om te bepalen hoe lang het gaat duren of hoeveel het gaat kosten.

De basislijn van de tijdsplanning is de goedgekeurde projectplanning en dient als basis voor het meten en rapporteren van het projectverloop. De basislijn van de kosten is het goedgekeurde tijdgebonden budget en wordt gebruikt om te meten hoe het project qua kosten presteert. Deze wordt vastgesteld door de kosten van een bepaalde periode of fase van een project bij elkaar op te tellen. Hiervoor is het nodig om aan alle projecttaken kosten toe te wijzen. Het toewijzen van kosten aan projectonderdelen kan veel tijd in beslag nemen, maar het stelt u in staat om gedetailleerder en nauwkeuriger kosten te rapporteren, iets waarin alle belanghebbenden en investeerders zeer geïnteresseerd zullen zijn.

Basislijnen voor de planning en kosten opstellen:

  1. Ontwikkel de planning door de activiteiten en taken te identificeren die verantwoordelijk zijn voor de levering van elk projectbestanddeel in de projectstructuur.

  2. Bepaal welke resources voor elke taak nodig zijn. Houd rekening met beperkingen of de hoeveel tijd die elke persoon in werkelijkheid aan dit project kan besteden.

  3. Maak een schatting van hoe lang (in uren of dagen) het duurt om elke taak uit te voeren.

  4. Schat de kosten van elke taak. Gebruik daarvoor een gemiddeld uur- of dagtarief voor elke resource, plus de eventuele vaste kosten die met deze taak zijn gemoeid.

  5. Bepaal welke taken afhankelijk zijn van andere taken en stel vervolgens het kritieke pad samen.

  6. Maak de basislijn voor de kosten; dit is een tijdgebonden budget waarmee kan worden gemeten hoe het project qua kosten presteert. U doet dit door de geschatte kosten per taak of periode toe te voegen.

Naar boven

Reageren op varianties Het beheren van wijzigingen

Nadat u de projectomvang, de tijdsplanning en de basislijnen voor de kosten hebt bepaald, stelt u de stappen op die het team moet volgen om afwijkingen binnen deze planningen te managen. Deze informatie wordt uw plan voor het managen van projectwijzigingen. Dit plan bepaalt wanneer een projectwijzigingsaanvraag is vereist, hoe u varianties moet vastleggen en deze ter goedkeuring moet indienen, en wat er moet gebeuren nadat een projectwijzigingsaanvraag is goedgekeurd.

Variantieberekeningen worden gebruikt om vast te stellen of een projectwijzigingsaanvraag nodig is en of de basislijn voor de planning of kosten voor het project worden gewijzigd. Varianties kunnen positief of negatief zijn:

  • Een positieve variantie geeft aan dat het project voorligt op schema of dat de kosten ervan lager uitvallen dan gebudgetteerd. Een scenario met een positieve variantie biedt u mogelijk om geld en resources opnieuw toe te wijzen aan een onderdeel dat te kampen heeft met een negatieve variantie.

  • Een negatieve variantie is voor u een indicatie dat het project achterligt op schema of het budget overschrijdt en dat u actie moet ondernemen. Mogelijk moet u uw budget verhogen of een kleinere winstmarge accepteren.

Drempelwaarden voor varianties vormen een belangrijk onderdeel van een plan voor het beheren van projectwijzigingen. Ze staan voor de materiële wijzigingen binnen een project en moeten daarom in een projectwijzigingsaanvraag worden vastgelegd en ter goedkeuring worden overlegd. Niet alle projectwijzigingsaanvragen leiden tot het opnieuw vaststellen van de projectomvang, de planning of het budget. Dit is een omvangrijke taak die nogal wat tijd in beslag kan nemen en waarvoor u her en der in de projecthiërarchie om goedkeuring zult moeten vragen.

Door varianties in de kosten en de planning gedurende de hele levenscyclus van het project bij te houden, bent u in staat om zwakke plekken te identificeren (gebieden waar herhaaldelijk wijzigingen plaatsvinden) en er passend op te reageren. Als u bijvoorbeeld ziet dat het testteam voortdurend te kampen heeft met vertragingen, kan het nodig zijn om extra resources aan het team toe te wijzen om op schema te blijven.

Naar boven

We gaan een stapje verder: Analyse van huidige marge

Geen enkele discussie over projectvarianties is volledig zonder het te hebben over huidige marge. Dit is een projectmanagementtechniek voor het maken van schattingen met betrekking tot de kosten en de planning op een bepaald moment. Bij een analyse van huidige marge wordt voltooid werk vergeleken met de vastgestelde basislijnen. Het helpt u de huidige projectprestaties te evalueren en indien nodig koerscorrecties uit te voeren.

Als u een analyse van huidige marge wilt uitvoeren, hebt u een projectstructuur nodig, een gedetailleerde projectplanning en een budget (per fase of periode) voor het geplande werk.

Vragen voor het vaststellen van huidige marge

Een analyse van huidige marge meet de gezondheid van een project op elk gegeven moment door drie belangrijke vragen te stellen:

  • Geplande marge: Welk bedrag is er nodig voor het werk?

  • Huidige marge: Welk werk is daadwerkelijk voltooid?

  • Werkelijke kosten Wat heeft het gekost om het werk te voltooien?

Geplande marge (GM) zijn de gebudgetteerde kosten van geplande taken. Huidige marge is (HM) is de som van de gebudgetteerde kosten van voltooid werk. Werkelijke kosten (WK) zijn de kosten die zijn besteed aan het geproduceerde werk.

Meer informatie over analyse van huidige marge

De eenvoudigste manier om huidige marge te beschrijven is met behulp van een voorbeeld. Stel dat u een project van vier maanden met een budget van € 100.000 beheert. Er zijn al drie maanden voorbij en u realiseert zich dat het team nog maar de helft van het werk heeft voltooid. De HM is dus € 50.000. Gebaseerd op de projectplanning zou op dit moment 75 procent van het werk voltooid moeten zijn. Dus de GM is € 75.000. U weet ook dat het team € 90.000 tot nu toe heeft besteed. De WK zijn dus € 90.000.

Met deze cijfers kunt u de varianties in de kosten en de planning berekenen. De kostenvariantie (KV) is het verschil tussen de werkelijke kosten van voltooid werk en het projectbudget:

KV = HM – WK    

De afwijking van planning (AVP) geeft de werkelijke voortgang ten opzichte van de projectplanning weer:

AVP = HM - GM    

In het bovenstaande voorbeeld bedraagt de kostenvariantie voor dit project € 50.000 – € 90.000 = € 40.000. Afwijking van de planning is € 50.000 – € 75.000 = € 25.000.

Elke projectmanager kan zien dat het project 90 procent van het budget heeft opgebruikt en dat slechts 50 procent van het werk is voltooid. Het project ligt achter op schema en budget en heeft het budget overschreden op het moment dat het is voltooid. Wijzigingen zijn dus vereist. De projectmanager moet de omvang van het project verkleinen, de planning uitbreiden of meer financiële middelen verkrijgen om het werk te voltooien.

Naar boven

Aan de slag met het bijhouden van variantie

Het integreren van een methode voor het bijhouden van variantie in uw projectmanagement is redelijk eenvoudig, maar er is wel een systematische aanpak voor nodig. Nadat u het project toegewezen hebt gekregen, kunt u samen met uw opdrachtgever de projectomvang, het budget en de planning vaststellen. Werk vervolgens samen met uw team aan een degelijk projectwijzigingsplan, waarin drempelwaarden voor varianties worden gedefinieerd en waarin wordt beschreven hoe er met varianties moet worden omgegaan zodra die drempelwaarden worden overschreden. Nadat u de projectstructuur hebt opgesteld en een gedetailleerde projectplanning hebt gedefinieerd, kunt u de projectplanning opstellen en het budget vaststellen. Zodra alle onderdelen aan de projectstructuur zijn toegevoegd, kunt u beginnen met het bijhouden van varianties en uw wijzigingsplannen in de praktijk brengen.

Naar boven

Over de auteur     Janet Suchan is programmamanager met ervaring in het beheer van zakelijke initiatieven en de ontwikkeling van methodologieën voor projectmanagement. Jane woont in Seattle, Washington, VS.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×