Office
Aanmelden

Bewaarbeleid toewijzen aan e-mailberichten

Bewaarbeleid is een onderdeel van de MRM-technologie (Messaging Records Management) die beschikbaar is voor Microsoft Exchange Server 2010-accounts. Via MRM kunt u eenvoudiger berichten bewaren die u nodig hebt om te voldoen aan het organisatiebeleid, overheidsvoorschriften of wettelijke vereisten en inhoud verwijderen die geen wettelijke of zakelijke waarde meer heeft.

Opmerking:  Voor deze functie zijn Microsoft Outlook- en Exchange Server-licenties vereist. Zie voor meer informatie Licentievereisten voor persoonlijk archief en bewaarbeleid.

In dit artikel

Informatie over bewaarbeleid

Een bewaarbeleid toewijzen aan een e-mailmap

Een bewaarbeleid toewijzen aan e-mailberichten

Extra optioneel bewaarbeleid ophalen

Een bewaarbeleid verwijderen

Informatie over bewaarbeleid

Organisaties kunnen standaardbewaarbeleid maken voor alle e-mailitems in een Exchange Server-postvak, specifiek beleid maken voor standaardmappen, zoals Postvak IN, Concepten, Verzonden items, Verwijderde items en Ongewenste e-mail, of bewaarbeleid maken dat gebruikers kunnen toepassen op mappen of afzonderlijke items. Alle opties of een combinatie van deze opties kunnen worden geconfigureerd door de Exchange Server-beheerder.

Belangrijk:  Als u vragen hebt over het bewaarbeleid van de organisatie, moet u de richtlijnen van de organisatie bekijken of contact opnemen met de juridische afdeling.

Het is eenvoudiger om een bewaarbeleid per map toe te wijzen dan per afzonderlijk bericht. Zelfs wanneer een bewaarbeleid is toegewezen aan een map, kunt u een of meerdere berichten selecteren en vervolgens een ander beleid aan alleen deze berichten toewijzen. Een beleid dat aan een bericht is toegewezen, heeft prioriteit boven een beleid voor een overgenomen map.

Naar boven

Een bewaarbeleid toewijzen aan een e-mailmap

  1. Klik op een e-mailmap in het navigatiedeelvenster.

  2. Klik op het tabblad Map in de groep Eigenschappen op Beleid.

Opdracht Beleid op het lint

De opdracht Beleid ontbreekt op het lint.

Als de opdracht Beleid ontbreekt op het lint, heeft de beheerder van de Exchange Server geen bewaarbeleid ingeschakeld voor uw account of gebruikt u geen Outlook-licentie die vereist is voor de functie. Zie Licentievereisten voor persoonlijk archief en bewaarbeleid.

  1. Klik op het tabblad Beleid in de lijst Mapbeleid op een item op basis van de richtlijnen van de organisatie.

Naar boven

Een bewaarbeleid toewijzen aan e-mailberichten

  1. Klik op een bericht in de berichtenlijst.

Tip: Als u meerdere berichten wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op elk bericht klikt.

  1. Klik op het tabblad Start in de groep Labels op Beleid toewijzen.

Opdracht Beleid op het lint

De opdracht Beleid toewijzen ontbreekt op het lint.

Als de opdracht Beleid toewijzen ontbreekt op het lint, heeft de beheerder van de Exchange Server geen bewaar- en archiefbeleid ingeschakeld voor uw account of gebruikt u geen Outlook-licentie die vereist is voor de functie. Zie Licentievereisten voor persoonlijk archief en bewaarbeleid.

  1. Klik onder Bewaarbeleid op een item op basis van de richtlijnen van de organisatie.

Het bewaarbeleid voor een bericht wordt weergegeven in de koptekst in het leesvenster onder de namen van de geadresseerden en bevat de verloopdatum. Als er geen bewaarbeleid wordt toegepast, wordt er geen informatie weergegeven onder de namen van de geadresseerden van het bericht.

Naar boven

Extra optioneel bewaarbeleid ophalen

Outlook-gebruikers kunnen geen nieuw bewaarbeleid maken. Dit moet worden gemaakt door de beheerder van de Exchange Server. De organisatie heeft mogelijk extra optioneel bewaarbeleid dat niet standaard wordt weergegeven. Als er extra bewaarbeleid beschikbaar is, voegt u dit als volgt toe aan de beschikbare keuzen die u ziet wanneer u beleid toepast.

  1. Klik op een bericht in de berichtenlijst.

Tip: Als u meerdere berichten wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op elk bericht klikt.

  1. Klik op het tabblad Start in de groep Labels op Beleid toewijzen.

Opdracht Beleid op het lint

  1. Klik onder Bewaarbeleid op Meer bewaarbeleid.

  2. Klik in het dialoogvenster Bewaarbeleid op Bewaarbeleid toevoegen of verwijderen.

Microsoft Outlook Web App (OWA) wordt geopend in een webbrowservenster.

  1. Voer in OWA uw inloggegevens in.

OWA wordt geopend in de sectie Opties en Bewaarbeleid.

  1. Klik in de lijst op een beleid en klik op Toevoegen.

Het optionele beleid wordt toegevoegd aan de lijst met beleid dat u kunt selecteren wanneer u een bewaarbeleid opgeeft voor een map of item.

Naar boven

Een bewaarbeleid verwijderen

Wanneer u een bewaarbeleid uit een e-mailbericht verwijdert, is het mapbeleid van toepassing op het item, als dit is toegewezen.

  1. Klik op een bericht in de berichtenlijst.

Tip: Als u meerdere berichten wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op elk bericht klikt.

  1. Klik op het tabblad Start in de groep Labels op Beleid toewijzen.

Opdracht Beleid op het lint

  1. Klik onder Bewaarbeleid op Bewaarbeleid gebruiken.

Het bewaarbeleid voor een bericht wordt weergegeven in de koptekst in het leesvenster onder de namen van de geadresseerden en bevat de verloopdatum. Als er geen bewaarbeleid wordt toegepast, wordt er geen informatie weergegeven onder de namen van de geadresseerden van het bericht.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×