Bestandsopslag en -deling voor Office 365 instellen

Inzenders: Tom Werner Diane Faigel

Een van de beste manieren waarop uw bedrijf het opslaan en delen van bestanden kan inrichten is door OneDrive voor Bedrijven en een Office 365-teamsite samen te gebruiken. Dit is ideaal voor een klein bedrijf met een klein aantal medewerkers.

Office 365 bevat een eenvoudige teamsite waarmee u snel aan de slag kunt. U kunt direct starten met het opslaan van bestanden in OneDrive voor Bedrijven, en met anderen samenwerken aan bestanden op uw teamsite.

Waar u documenten kunt opslaan in Office 365

  • OneDrive voor Bedrijven is ontworpen voor individueel gebruik en het af en toe delen van bestanden. OneDrive voor Bedrijven is ideaal voor het opslaan van bestanden waarvan u de eigenaar bent.

  • Een Office 365-teamsite is speciaal ontworpen voor situaties waarin op regelmatige basis bestanden moeten worden gedeeld en waar mensen aan bestanden moeten kunnen samenwerken. Een teamsite is ideaal voor het opslaan van bestanden waarvan een aantal personen in een team of een heel team eigenaar is en waarbij meerdere mensen samen aan de bestanden kunnen werken.

U en uw medewerkers hebben vanaf elke locatie toegang via zowel OneDrive voor Bedrijven als de teamsites.

Een diagram van hoe u twee typen opslag kunt gebruiken: OneDrive of teamsites

Hier vindt u aanbevelingen voor wat u op elk van de locaties dient op te slaan wanneer u OneDrive voor Bedrijven en Office 365-teamsites samen gebruikt:

Opslaglocatie

Doel

Wat ik hier moet opslaan

OneDrive voor Bedrijven

Opslaan van inhoud op OneDrive voor Bedrijven is vergelijkbaar met het opslaan van bestanden op uw computer; niemand anders kan er zomaar bij.

Dit is ideaal voor het opslaan van bestanden voor uw werk waaraan u als enige werkt.

Bestanden voor uw werk waaraan andere teamleden niet regelmatig hoeven te werken of toegang toe hoeven te hebben.

Office 365-teamsite

Een Office 365-teamsite lijkt op een website maar is standaard niet openbaar en is alleen toegankelijk voor personen die u daarvoor machtigt.

Dit is ideaal voor het delen van bestanden en er samen aan te werken.

Gedeelde documenten waar al uw medewerkers toegang toe hebben en waaraan ze kunnen samenwerken. Bijvoorbeeld om samen te werken aan een PowerPoint-presentatie, om teamplannen op te slaan die iedereen bijwerkt of om agenda's voor vergaderingen te publiceren.

Office 365-teamsubsite

Een Office 365-teamsubsite lijkt op een afzonderlijke sectie van uw teamsite met een uniek uiterlijk of met unieke toegangsmachtigingen.

Dit is ideaal voor het delen van bestanden en het samenwerken aan bestanden met een klant of partner buiten uw organisatie.

Het is ook ideaal voor het opslaan van bestanden die u privé wilt houden zodat de rest van de personen in uw bedrijf, die toegang tot de teamsite hebben, geen toegang hebben tot die bestanden. U kunt een subsite opzetten waartoe alleen u (en zo nodig een of twee anderen) toegang hebt.

Leer hoe u een teamsubsite maakt.

Bestanden die u wilt delen met personen buiten uw bedrijf.

Privébestanden waartoe anderen in uw bedrijf geen toegang hebben. Bijvoorbeeld bestanden met personeelsgegevens of financiële gegevens.

Office 365-siteverzamelingen

Bestanden opslaan en delen, maar de siteverzameling is een volledig afzonderlijk onderdeel van uw bestaande teamsite.

Een nieuwe Office 365-siteverzameling heeft een eigen adres en eigen machtigingen. De verzameling kan worden gebruikt om er met mensen binnen of buiten het bedrijf in samen te werken.

Grotere bedrijven gebruiken siteverzamelingen op dezelfde manier zoals kleine bedrijven subsites gebruiken. Een klein bedrijf met geavanceerde beveiligingsvereisten dat goed technische onderlegd is, kan ook baat hebben bij een siteverzameling.

Bewaar dezelfde gedeelde informatie op een siteverzameling, net zoals u dat zou doen bij een teamsite en een teamsubsite.

Video: Uw bestanden verplaatsen naar de cloud

Bekijk deze video om te zien hoe u documenten kunt opslaan in de cloud. Verder naar stappen.

Uw browser biedt geen ondersteuning voor video. Installeer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player of Internet Explorer 9.

Stappen: OneDrive voor Bedrijven en uw teamsite gebruiken om bestanden op te slaan en online samen te werken

Geschatte tijdsduur: 5 - 10 minuten

Iedereen in uw bedrijf met Office 365 krijgt de beschikking over OneDrive voor Bedrijven-cloudopslag. Laat hun weten dat ze alle bestanden voor hun werk hier moeten opslaan als ze de bestanden als enige gebruiken. Ze kunnen hier bijvoorbeeld een conceptversie van een offerte, hun vergadernotities of een script opslaan voor een demo die ze gaan geven.

Het is ook belangrijk om medewerkers hun OneDrive voor Bedrijven-map met u en met collega's te laten delen. Als medewerkers ziek worden of weggaan, is het moeilijk om toegang te krijgen tot hun bestanden op OneDrive voor Bedrijven. Maar als de OneDrive voor Bedrijven-mappen gedeeld zijn, hebt u indien nodig altijd toegang tot de bestanden.

Hier ziet u hoe alle teamleden toegang krijgen tot hun OneDrive voor Bedrijven en hun map kunnen delen.

  1. Ga naar https://portal.office.com om u aan te melden.

  2. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in en selecteer Aanmelden.

  3. Kies OneDrive op de startpagina van Office 365.

    .

  4. Als u in OneDrive voor Bedrijven een map Gedeeld met iedereen hebt, opent u deze. Dit is de plek waar teamleden hun persoonlijke werkdocumenten moeten opslaan in OneDrive voor Bedrijven. Kies Delen en ga verder met de volgende stap.

    Of, als u een dergelijke map nog niet hebt, kiest u Nieuw om een nieuwe map te maken. Noem deze Gedeeld met iedereen en kies Personen uitnodigen. Als u Personen uitnodigen niet ziet, klikt u op Maken en vervolgens klikt u met de rechtermuisknop op de nieuwe map en op Delen.

    Kies de map Gedeeld met iedereen in OneDrive voor Bedrijven.

  5. In het vak Personen uitnodigen typt u de namen of e-mailadressen van teamleden die u toegang wilt geven tot de map. U kunt ook uw eigen e-mailadres toevoegen als u een kopie van het e-mailbericht wilt ontvangen dat wordt verzonden naar de personen die u toegang wilt geven.

    Het dialoogvenster met de e-mailadressen van de personen met wie u uw map OneDrive voor Bedrijven wilt delen.

  6. Selecteer een machtigingsinstelling voor de map, zoals Kan bewerken of Kan bekijken.

  7. Desgewenst typt u een bericht om te worden opgenomen in een e-mail die wordt verzonden aan alle personen die u uitnodigt. In dit bericht vermeldt u dat de e-mail een koppeling naar de gedeelde werkbestanden bevat. Kies Maken. De e-mail wordt onmiddellijk verzonden naar de personen die u uitnodigt.

    Hier ziet u hoe het e-mailbericht eruitziet als het wordt verzonden. Onder in dit bericht bevindt zich een koppeling waarmee zij toegang kunnen verkrijgen tot uw map Gedeeld met iedereen .

    Open het e-mailbericht en klik op De website openen.

Geschatte tijdsduur: 5 - 10 minuten

Office 365 bevat een eenvoudige teamsite met een aantal functies waarmee u meteen aan de slag kunt. Alleen de personen in uw bedrijf hebben toegang tot deze interne website.

Hier ziet u hoe u toegang krijgt tot uw teamsite:

  1. Kies, terwijl u nog steeds ingelogd bent bij Office 365, het startprogramma voor apps Pictogram voor startprogramma voor de Office 365-app in de linkerbovenhoek van de pagina en kies vervolgens Sites.

    Kies in de rechterbovenhoek van de pagina het startprogramma voor apps en kies vervolgens Sites.

  2. Kies op de pagina Sites Teamsite.

    Voor toegang tot uw teamsites klikt u op Sites en vervolgens op Teamsites.

U ziet nu de startpagina voor de interne website van uw team met de standaardtitel <naam van uw bedrijf> Teamsite. Deze startpagina bevat de volgende onderdelen:

  • Tegels die toegang bieden tot functies die u op weg helpen bij het aanpassen van uw teamsite.

  • Koppelingen links op het scherm om naar andere gebieden op uw teamsite te navigeren.

  • Een documentbibliotheek, zodat u kunt beginnen met het opslaan van bestanden en deze kunt delen met uw team.

De eerste pagina met de teamsites bevat tegels die toegang bieden tot veelgebruikte functies voor het aanpassen van uw site.

Geschatte tijdsduur: 20 - 30 minuten voor de eerste paar bestanden

Uw teamsite voorziet in een locatie voor het opslaan van bestanden, zodat u snel aan de slag kunt met het opslaan en delen van bestanden. Deze locatie heet de documentbibliotheek omdat het een 'bibliotheek met documenten' is.

Dit doet u als volgt:

  1. Kies op de startpagina van uw teamsite Documenten in het navigatiemenu aan de linkerkant. Dit brengt u naar uw documentbibliotheek.

    Kies de documentenbibliotheek in het linkermenu

  2. Terwijl u nog steeds bent aangemeld bij Office 365 opent u Verkenner vanaf de startbalk of een andere locatie.

    Open Verkenner vanaf de startbalk of een andere locatie.

  3. Ga naar de bestanden die u wilt uploaden naar uw teamsite.

    Kies Bladeren om naar het bestand op uw computer te gaan dat u wilt uploaden naar uw teamsite.

  4. Selecteer de bestanden die u wilt uploaden naar uw teamsite en sleep deze naar de documentbibliotheek.

    Voorbeeld van een bestand dat is geüpload naar de documentbibliotheek op de website van uw team.

    Wanneer u klaar bent, worden de bestanden opgeslagen op zowel uw teamsite als uw computer.

    Een afbeelding van hoe de documentenbibliotheek eruitziet nadat u er bestanden naar hebt geüpload.

    U kunt de bestanden van uw computer verwijderen. In de volgende stap, Stap 4: Online-bestanden synchroniseren met uw computer gaat u een nieuwe locatie voor deze bestanden op uw computer maken.

    Lees deze tips voor het uploaden van grote bestanden of veel bestanden naar een bibliotheek als u een groot aantal bestanden of grote bestanden hebt die u wilt uploaden naar uw teamsite.

    Als u meer opslagruimte nodig hebt, raadpleegt u Opslagruimte voor uw abonnement wijzigen.

Geschatte tijdsduur: 20 - 30 minuten voor de eerste paar bestanden

Nu dat u bestanden op uw teamsite hebt, kunt u instellen dat deze met uw pc of Mac worden gesynchroniseerd. Op die manier kunt u werken aan bestanden vanaf uw computer in plaats van in Internet Explorer, Chrome of een andere browser. Het is ook handig om een versie van uw bestanden op uw pc of Mac te synchroniseren, voor het geval dat u een bestand nodig hebt en geen verbinding met internet hebt.

Nadat u de bestanden hebt ingesteld om te worden gesynchroniseerd met uw computer als u verbinding met internet hebt, worden deze automatisch elke 10 minuten gesynchroniseerd.

Hier volgt de werkwijze waarop u bestanden op uw teamsite kunt synchroniseren met uw computer:

  1. Kies op de startpagina van uw teamsite Documenten in het navigatiemenu aan de linkerkant. Vanaf de startpagina kunt u synchronisatie niet instellen, u moet de bibliotheek openen vanuit het navigatiemenu.

    Tip: Als u bestanden op uw teamsite synchroniseert, wordt elke documentbibliotheek op de site gesynchroniseerd en niet de hele site.

    Kies de documentenbibliotheek in het linkermenu

  2. Kies in de documentbibliotheek Synchroniseren. Of selecteer de afzonderlijke bestanden die u wilt synchroniseren.

    Selecteer het bestand en kies vervolgens Synchroniseren.
  3. Bij het OneDrive voor Bedrijven-vak kiest u Nu synchroniseren. (OneDrive voor Bedrijven is het proces dat de synchronisatie uitvoert.)

    Kies de knop Nu synchroniseren om te beginnen met het synchroniseren van de bestanden op uw teamsite naar uw bureaublad.
  4. Als u vervolgens een beveiligingsprompt ziet, kiest u Toestaan. Als er een prompt wordt weergegeven waarin u wordt gevraagd uw referenties voor Office 365 te typen, voert u uw gebruikers-id en vervolgens uw wachtwoord voor Office 365 in. Wanneer het synchronisatieproces begint, ziet u dit dialoogvenster:

    Een afbeelding van het dialoogvenster dat wordt weergegeven als de synchronisatie start.
  5. Kies Mijn bestanden weergeven om uw documenten in Windows Verkenner weer te geven. U kunt de bestanden op uw computer in uw SharePoint-map zien. Het kleine groene vinkje naast het bestand geeft aan dat dit een bijgewerkte versie is die is gesynchroniseerd met de versie op de teamsite.

    Gebruik Verkenner om naar het gesynchroniseerde bestand op uw bureaublad te gaan. Het bevindt zich in de SharePoint-map.

    Notities: 

    • Wanneer u bestanden synchroniseert op OneDrive voor Bedrijven, bevinden deze zich op uw bureaublad in uw OneDrive voor Bedrijven-map.

    • Schermafbeelding van hoe het eruitziet in Verkenner nadat u een OneDrive voor Bedrijven-bestand en uw bureaublad hebt gesynchroniseerd

  6. Ga naar uw SharePoint-map en open het bestand. Breng een wijziging aan en kies vervolgens Opslaan. Als u verbinding met internet hebt, wordt onder in het scherm Uploaden naar SharePoint weergegeven, wat aangeeft dat het bestand wordt opgeslagen op uw teamsite. Het wordt tegelijkertijd opgeslagen op uw bureaublad in de SharePoint-map. Als u het bericht 'Uploaden is mislukt' ziet, probeert u het opnieuw. Soms kan een inconsistente internetverbinding een opslagbewerking verstoren.

    Een afbeelding van het statusbericht dat u krijgt als een bestand wordt opgeslagen op uw teamsite.

    Gefeliciteerd! U bent klaar met het instellen van de opslag van bestanden en met het instellen van de mogelijkheid om er online aan samen te werken met anderen.

Aanbevolen procedures voor het opslaan en delen van bestanden

  • Kleine non-profitorganisatie: Maak een Office 365-teamsite als u gedeelde documenten wilt opslaan zodat informatie zich op een centrale plek bevindt en daar wordt gearchiveerd. Op die manier gaat informatie niet verloren als er personeelswisselingen plaatsvinden, bijvoorbeeld als er een nieuwe directeur komt. Maak een privé-Office 365-teamsubsite als u bestanden wilt opslaan die u van andere teamleden wilt afschermen, zoals personeelsdossiers en financiële documenten.

  • Eenmanszaken: Gebruik OneDrive voor Bedrijven om er uw eigen bestanden op te slaan en ze per geval met klanten te delen.

  • Mede-eigenaarschap: Als u mede-eigenaar bent van het bedrijf kunt u nog steeds uw OneDrive voor Bedrijven gebruiken, maar u wilt uw bestanden direct delen met de andere eigenaar en vice versa.

  • Bedrijven met externe klanten of partners die bij de bestanden moeten kunnen: Gebruik Office 365-teamsites om bestanden op te slaan en te delen die voor een specifieke klant zijn bestemd. Omdat de toegang tot de subsite specifiek voor bepaalde klanten is en beperkt blijft tot de subsite, hoeft u zich geen zorgen te maken dat één klant per ongeluk toegang krijgt tot gegevens die zijn bedoeld voor een andere klant.

Wanneer u een bestand opslaat in OneDrive voor Bedrijven, is het alleen toegankelijk voor uzelf, tenzij u het met anderen deelt. Wanneer u bestanden wilt delen, kunt u dit met iedereen of met afzonderlijke gebruikers doen. U kunt ook afzonderlijke mappen in OneDrive maken voor verschillende doeleinden, zoals openbare, persoonlijke of afzonderlijke projecten. Elke map kan met een andere persoon of groep worden gedeeld, of met helemaal niemand.

Zie Bestanden en mappen delen in OneDrive voor Bedrijven voor meer informatie.

Zie Opslag in OneDrive voor Bedrijven beheren om te controleren hoeveel opslagruimte u nog hebt in OneDrive voor Bedrijven.

Hoewel u bijna elk bestand kunt uploaden, zijn sommige bestanden mogelijk niet toegestaan om twee redenen: beveiliging en ongeldige tekens in de bestandsnamen. Door het beveiligingsbeleid van OneDrive voor Bedrijven worden bepaalde bestandstypen en een kleine groep tekens geblokkeerd. Zie Ongeldige tekens in bestands- of mapnamen of ongeldige bestandstypen in OneDrive voor Bedrijven voor meer informatie over welke bestandsindelingen en ongeldige tekens niet zijn toegestaan.

Volgende stappen

We zijn er om u te helpen.

Als u een Office 365-beheerder bent, kunt u altijd gratis de klantondersteuning bellen.

Dit artikel is voor het laatst bijgewerkt op 22 maart 2017 op basis van uw feedback.

Hebt u een vraag of suggestie, laat het ons dan via het opmerkingenvak hieronder weten, zodat we hier in toekomstige updates van dit artikel op terug kunnen komen.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×