Bestanden in een bibliotheek organiseren

De manier waarop bestanden in een bibliotheek worden georganiseerd, is afhankelijk van de behoeften van uw groep en de wijze van opslaan en opzoeken van informatie die de voorkeur heeft. Met behulp van een planning kunt u de structuur opzetten die voor uw organisatie het meest geschikt is.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 bevat een aantal kant-en-klare bibliotheken en bibliotheeksjablonen. Deze bibliotheken en sjablonen vormen een goed uitgangspunt voor het organiseren van uw bestanden.

In dit artikel

Bibliotheken en bibliotheekbestanden in Office SharePoint Server 2007

Manieren om bestanden te organiseren

Een kolom aan een bibliotheek toevoegen

Een weergave maken

Een map in een bibliotheek maken

Bibliotheken en bibliotheekbestanden in Office SharePoint Server 2007

Wanneer u Office SharePoint Server 2007 installeert, worden er diverse bibliotheken gemaakt die een belangrijke bijdrage leveren aan een goede organisatie van uw siteverzameling. Welke bibliotheken er worden gemaakt, hangt af van de manier waarop uw siteverzameling is geconfigureerd. Siteverzamelingen waarvoor publicatiefuncties zijn geconfigureerd, bevatten bijvoorbeeld de volgende bibliotheken:

  • Documenten     Deze bibliotheek wordt voor elke site gemaakt en is bedoeld voor het opslaan van documenten die op pagina's in die site worden gebruikt.

  • Afbeeldingen     Deze bibliotheek wordt voor elke site gemaakt en is bedoeld voor het opslaan van afbeeldingen die op pagina's in die site worden gebruikt.

  • Pagina's     Deze bibliotheek wordt voor elke site gemaakt en is bedoeld voor het opslaan van pagina's die zich in die site bevinden.

  • Documenten van siteverzameling     Deze bibliotheek wordt gemaakt voor het opslaan van documenten die in de gehele siteverzameling worden gebruikt.

  • Afbeeldingen van siteverzameling     Deze bibliotheek wordt gemaakt voor het opslaan van afbeeldingen die in de gehele siteverzameling worden gebruikt.

  • Stijlbibliotheek     Deze bibliotheek wordt gemaakt voor het opslaan van aangepaste XSL-stijlen en trapsgewijze opmaakmodellen.

In Office SharePoint Server 2007 kunt u uw bestanden ook met behulp van bibliotheeksjablonen organiseren. Als u bibliotheeksjablonen gebruikt, kunt u op eenvoudige wijze speciale bibliotheken maken voor bepaalde soorten bestanden en bovendien bepaalde bibliotheekfuncties inschakelen. Zie het artikel Beschikbare bibliotheeksjablonen in Microsoft Office SharePoint Server 2007 voor meer informatie over de bibliotheeksjablonen van Office SharePoint Server 2007.

Naar boven

Manieren om bestanden te organiseren

Bibliotheken hebben verschillende functies voor het werken met meerdere bestanden in één bibliotheek. Voor sommige organisaties (en misschien ook uw organisatie) kan het echter handiger zijn om met meerdere bibliotheken werken.

Veel documenten opslaan in één bibliotheek

Soms kunt u beter met één grote bibliotheek werken die voor diverse doeleinden wordt gebruikt, bijvoorbeeld als één groep aan verschillende projecten werkt, of als er meerdere groepen aan hetzelfde project werken.

Het gebruik van één bibliotheek is handig wanneer:

  • Uw groep met samenvattingsgegevens of verschillende weergaven van dezelfde groep bestanden wil werken. Een manager wil bijvoorbeeld alle bestanden bekijken, gegroepeerd op afdeling of op vervaldatum.

  • De gebruikers slechts één locatie op een site willen gebruiken om naar bestanden te zoeken.

  • U dezelfde instellingen wilt toepassen op bestanden, zoals het beheren van versiebeheer van bestanden of het vereisen van goedkeuring.

  • De groepen die met de bibliotheek werken dezelfde kenmerken hebben, bijvoorbeeld hetzelfde machtigingsniveau.

    Opmerking: Er kunnen unieke machtigingsniveaus worden toegepast op bepaalde bestanden, maar als de niveaus veel variatie vertonen, kunt u misschien beter meerdere bibliotheken gebruiken.

  • U informatie over de bestanden wilt analyseren in een werkblad, of gecombineerde updates voor de bestanden wilt ontvangen.

    Opmerking: Via de RSS-technologie kunt u waarschuwingen ontvangen over wijzigingen in een bibliotheek, bijvoorbeeld wanneer er wijzigingen worden aangebracht in bestanden die in de bibliotheek zijn opgeslagen. Met behulp van RSS-kanalen kunnen leden van uw werkgroep een samengevoegde lijst met gewijzigde bestanden bekijken.

Hier volgen enkele manieren waarop u bestanden in dezelfde bibliotheek kunt weergeven en beheren:

  • Kolommen toevoegen     U kunt kolom aan uw bibliotheek toevoegen, zodat uw groep de belangrijkste gegevens snel kan identificeren en de gegevens op verschillende manieren kan weergeven. Kolommen worden als kolomkop boven aan de bibliotheekpagina weergegeven, bijvoorbeeld 'Afdelingsnaam' of 'Vervaldatum'. U kunt deze kolomkoppen gebruiken om de bestanden in een bibliotheek te sorteren en te filteren.

  • Weergaven maken    U kunt weergave gebruiken als de mensen in uw groep de gegevens vaak op een bepaalde manieren willen bekijken. In weergaven worden kolommen gebruikt om de gegevens te sorteren, te groeperen, te filteren en weer te geven.

  • Mappen maken    Als een bibliotheek veel bestanden bevat die op logische wijze kunnen worden gegroepeerd, kunt u die groepen maken met behulp van mappen. Mappen geven mensen de mogelijkheid om bestanden op een vertrouwde manier te doorzoeken en te beheren. Office SharePoint Server 2007 bevat een structuurweergave waarmee mensen door sites en mappen kunnen navigeren, vergelijkbaar met de manier waarop ze met mappen op een vaste schijf werken.

  • Meerdere sjablonen instellen    Als er meerdere inhoudstypen zijn ingesteld in een bibliotheek, kunt u verschillende typen standaardsjablonen maken in dezelfde bibliotheek, bijvoorbeeld verkoopcontracten, marketingpresentaties en budgetwerkbladen. Inhoudstypen voegen flexibiliteit en consistentie toe aan meerdere bibliotheken.

Meerdere bibliotheken maken

Soms kunt u beter met meerdere bibliotheken werken, bijvoorbeeld als er duidelijke verschillen zijn tussen de groepen bestanden die u wilt opslaan en beheren, of tussen de groepen mensen die werken met de bestanden.

Het gebruik van meerdere bibliotheken is handig wanneer:

  • De typen bestanden die u wilt opslaan en beheren duidelijk van elkaar verschillen en u niet verwacht dat de gebruikers regelmatig samenvattingen van de bestanden willen bekijken of alle bestanden tegelijk willen doorzoeken.

  • De groepen mensen die de bestanden gebruiken duidelijk van elkaar verschillen en verschillende machtigingsniveaus hebben.

  • U verschillende instellingen wilt toepassen op verschillende groepen bestanden, zoals het beheren van versies of het vereisen van goedkeuring.

  • U de bestanden niet tegelijk hoeft te analyseren of geen gecombineerde updates voor de bestanden hoeft te ontvangen.

  • U verschillende groepen met opties wilt bieden voor het maken van nieuwe bestanden, of als u de opties in het menu Nieuw van een bibliotheek in een andere volgorde wilt weergeven.

Hier volgen enkele manieren waarop u efficiënt kunt werken met meerdere bibliotheken:

  • Sitesjablonen en -kolommen instellen     Als uw organisatie bepaalde consistente instellingen voor alle bibliotheken wil vastleggen, kunnen er sitesjablonen en sitekolommen worden ingesteld. U kunt de instellingen delen met meerdere bibliotheken, zodat u de instellingen niet telkens opnieuw hoeft te maken.

  • Bestanden naar een andere locatie verzenden     Als u een bestand beschikbaar wilt maken in meerdere bibliotheken, kunt u het bestand opslaan in één bibliotheek en vervolgens een kopie naar de andere bibliotheken verzenden. Eventueel kunt u eraan worden herinnerd om kopieën van het document bij te werken wanneer er wijzigingen in het oorspronkelijke document worden gemaakt.

  • Bibliotheeksjablonen maken     Als u enkele uniforme instellingen voor bibliotheken wilt vastleggen of kenmerken opnieuw wilt gebruiken voor andere bibliotheken, kunt u een bibliotheek als sjabloon opslaan. Bibliotheeksjablonen zijn als optie beschikbaar op uw site wanneer u klikt u op Maken in het menu Siteacties.

Opmerking: Als u nieuwe bestanden wilt toevoegen aan een bibliotheek die reeds bestanden bevat van een eerder project, is het soms moeilijk om te bepalen of u een nieuwe bibliotheek moet maken of de bestanden beter aan de bestaande bibliotheek kunt toevoegen. Elke situatie is natuurlijk weer anders, maar als u verwacht dat u alle bestanden op een bepaald moment gezamenlijk wilt analyseren of beheren, kunt u overwegen de bestanden aan de bestaande bibliotheek toe te voegen. U kunt kolommen, filters en weergaven gebruiken, zodat alleen de meest recente bestanden in de standaardweergave verschijnen.

Naar boven

Een kolom aan een bibliotheek toevoegen

Bibliotheken houden standaard de naam van een bestand bij alsmede informatie over de status van een bestand, bijvoorbeeld of een bestand is ingecheckt. U kunt aanvullende kolommen opgeven waarmee uw groep bestanden kan categoriseren en bijhouden, zoals een afdelingsnaam of een projectnummer. Door het toevoegen van kolommen profiteert u optimaal van de meerdere weergaven van uw bibliotheek.

U kunt kiezen uit verschillende opties voor het type kolom dat u maakt, bijvoorbeeld een enkele regel tekst, een vervolgkeuzelijst met opties, een getal dat wordt berekend op basis van andere kolommen, of zelfs de naam en afbeelding van een persoon op uw site.

Opmerking: De volgende procedure start op de bibliotheekpagina voor de bibliotheek waaraan u de kolom wilt toevoegen. Als de bibliotheek nog niet geopend is, klikt u op de naam van de bibliotheek in Snel starten. Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens op de naam van uw bibliotheek.

  1. Klik in het menu Instellingen Settings menu op Kolom maken.

  2. Typ in de sectie Naam en type de naam die u in het vak Kolomnaam wilt weergeven.

  3. Selecteer onder Het type informatie in deze kolom is het type informatie dat u in de kolom wilt weergeven.

  4. Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingen in het vak Beschrijving een beschrijving om mensen duidelijk te maken wat het doel is van de kolom en welke gegevens de kolom moet bevatten. Deze beschrijving is optioneel.

  5. Afhankelijk van het type kolom dat u hebt geselecteerd, worden er mogelijk meer opties in de sectie Aanvullende kolominstellingen weergegeven. Selecteer de gewenste extra instellingen.

  6. U kunt de kolom toevoegen aan de standaardweergave, die mensen op uw site automatisch te zien krijgen wanneer ze voor de eerste keer een lijst of bibliotheek openen, door op Toevoegen aan standaardweergave te klikken.

  7. Klik op OK.

Naar boven

Een weergave maken

U kunt weergaven gebruiken om de belangrijkste bestanden of de bestanden die het meest geschikt zijn voor een bepaald doel weer te geven. Zo kunt u bijvoorbeeld weergaven maken van de bestanden die het meest recent zijn gemaakt, de bestanden van een bepaalde afdeling, of de bestanden die zijn gemaakt door een bepaald persoon. Nadat u een weergave hebt gemaakt, is deze altijd beschikbaar wanneer u een bibliotheek raadpleegt.

Weergaven in het menu Beeld

Wanneer u bestanden in een bibliotheek raadpleegt, kunt u de bestanden tijdelijk sorteren of filteren door de naam van een kolom aan te wijzen en vervolgens te klikken op de pijl-omlaag naast de naam. Dit is handig als u de bestanden op een bepaalde manier wilt weergeven. De volgende keer dat u de bibliotheek raadpleegt, moet u deze stappen echter wel opnieuw uitvoeren.

Items in een lijst of bibliotheek sorteren

Als u verwacht dar u de bestanden regelmatig op een bepaalde manier wilt weergeven, kunt u een weergave maken. U kunt deze weergave dan gebruiken telkens wanneer u met de bibliotheek werkt. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze toegevoegd aan het menu Beeld Menu Beeld van de bibliotheek.

Bibliotheken kunnen persoonlijke weergaven en openbare weergaven bevatten. Iedereen kan een persoonlijke weergave maken om de bestanden op een bepaalde manier te bekijken of om alleen de gewenste bestanden uit de bibliotheek te filteren. Als u gemachtigd bent om een site te ontwerpen, kunt u een openbare weergave maken die iedereen mag gebruiken bij het raadplegen van de bibliotheek. U kunt een openbare weergave ook als standaardweergave instellen, zodat mensen automatisch de bibliotheek in die weergave te zien krijgen.

Daarnaast kunt u, wanneer u een site ontwerpt, koppelingen maken met verschillende weergaven of pagina's ontwerpen met webonderdeel die gebruikmaken van de verschillende weergaven.

Als leden van uw groep de bibliotheken raadplegen op een mobiel apparaat, kunt u mobiele weergaven maken die limieten bevatten (bijvoorbeeld het maximale aantal items in een weergave) die optimaal zijn afgestemd op de bandbreedte en beperkingen van de mobiele apparaten. Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het maken van weergaven.

Met de volgende procedure kunt u een standaardweergavetype maken. De opties waaruit u kunt kiezen, kunnen variëren voor andere typen weergaven. De basisstappen voor het maken van een weergave zijn echter gelijk.

  1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

    Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

  2. Klik in het menu Instellingen Settings menu op Weergave maken.

  3. Klik onder Kies een weergave-indeling op het type weergave dat u wilt maken. In de meeste gevallen kunt u op Standaardweergave klikken, maar u kunt voor bepaalde situaties ook een andere weergave kiezen, bijvoorbeeld voor het maken van een rapport.

  4. Typ in het vak Weergavenaam een naam voor de weergave, zoals Gesorteerd op achternaam.

  5. Als u van deze weergave de standaardweergave wilt maken voor de bibliotheek, schakelt u het selectievakje Instellen als standaardweergave in. U kunt deze weergave alleen als standaardweergave instellen als het een openbare weergave is.

  6. Geef in de sectie Doelgroep onder Doelgroep voor deze weergave op of u een persoonlijke weergave wilt maken die u alleen kunt bekijken, of een openbare weergave die anderen ook kunnen gebruiken.

  7. In de sectie Kolommen kunt u kolommen weergeven of verbergen door de desbetreffende selectievakjes in of uit te schakelen. Voer naast de kolomnaam het nummer in voor de gewenste plaats in de volgorde van kolommen in de weergave.

  8. Selecteer in de sectie Sorteren de gewenste opties om te bepalen of en hoe u de bestanden wilt sorteren. U kunt twee kolommen gebruiken voor het sorteren. Zo kunt u bijvoorbeeld eerst sorteren op auteur en vervolgens op bestandsnaam voor elke auteur.

  9. Selecteer in de sectie Filteren de gewenste opties om te bepalen of en hoe u de bestanden wilt filteren. Een gefilterde weergave geeft een kleinere selectie van de bestanden weer, bijvoorbeeld alleen de bestanden die zijn gemaakt door een bepaalde afdeling of alleen de bestanden met de status Goedgekeurd.

  10. In de sectie Groeperen op kunt u items met dezelfde waarde groeperen in een sectie, bijvoorbeeld een uit- en samenvouwbare sectie voor de documenten van elke auteur.

  11. In de sectie Totalen kunt u het aantal items in een kolom tellen, zoals het totaal aantal problemen. In sommige gevallen kunt u aanvullende informatie samenvatten of afleiden, zoals het gemiddelde.

  12. Selecteer in de sectie Stijl de gewenste stijl voor de weergave, zoals een lijst met arcering waarin de rijen om en om zijn gearceerd.

  13. Als uw bibliotheek mappen bevat, kunt u een weergave zonder mappen maken. Dit wordt ook wel een platte weergave genoemd. Als u al uw bestanden op hetzelfde niveau wilt weergeven, klikt u op Alle items zonder mappen weergeven in de sectie Mappen.

  14. U kunt beperkingen instellen op het aantal bestanden dat kan worden weergegeven in de bibliotheek of op het aantal bestanden dat kan worden weergegeven op dezelfde pagina. Deze instellingen zijn met name belangrijk als u een weergave voor een mobiel apparaat maakt. Selecteer in de sectie Itemlimiet de gewenste opties.

  15. Als u de bibliotheek op een mobiel apparaat wilt weergeven, selecteert u de gewenste opties in de sectie Mobiel.

  16. Klik op OK.

Naar boven

Een map in een bibliotheek maken

Als een bibliotheek verschillende typen documenten of verschillende typen inhoud heeft, kunt u mappen maken om de inhoud beter te organiseren.

  1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam van de bibliotheek op de balk Snelstarten.

    Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Alle site-inhoud weergeven en vervolgens klikt u op de naam van uw bibliotheek.

  2. Klik in het menu Nieuw Menu Nieuw op Nieuwe map.

    Opmerking: Soms heeft de persoon die de bibliotheek heeft gemaakt geen toestemming gegeven voor het maken van mappen. In dat geval is de opdracht Nieuwe map niet beschikbaar.

  3. Typ een naam voor de map en klik vervolgens op OK.

Tip: Stel dat u meerdere bibliotheken met mappen hebt en de mensen in uw groep door een bibliotheek willen bladeren op dezelfde wijze als ze door de bestanden op de vaste schijf bladeren. In dat geval wil uw groep waarschijnlijk de structuurweergave voor uw site inschakelen. In de structuurweergave kunt u mappen uitvouwen, samenvouwen en gemakkelijk door de mappen navigeren. Als u gemachtigd bent om sites te ontwerpen, kunt u de structuurweergave inschakelen in de Navigatieopties op de pagina Site-instellingen.

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×