Bestanden in een bibliotheek ordenen

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Hoe u uw bestanden in een bibliotheek SharePoint organiseren, afhankelijk van de behoeften van uw groep en hoe u wilt opslaan en zoeken voor uw informatie. Een planning, kunt u de structuur die geschikt is voor uw organisatie instellen.

Manieren om bestanden te ordenen

Er zijn diverse functies die het u makkelijk maken om met meerdere bestanden in dezelfde bibliotheek te werken. Voor uw organisatie kan het mogelijk echter praktischer zijn om met meerdere bibliotheken te werken.

Mogelijk wilt u één grote bibliotheek hebben die voldoet aan meerdere behoeften, bijvoorbeeld als dezelfde groep meerdere projecten uitvoert of als meerdere groepen aan hetzelfde project deelnemen.

Eén bibliotheek is praktisch in de volgende gevallen:

  • Uw groep moet overzichtsinformatie kunnen zien van bestanden of dezelfde set bestanden op verschillende manieren kunnen weergeven. Een manager wil bijvoorbeeld alle bestanden kunnen groeperen per afdeling of vervaldatum.

  • Mensen willen op dezelfde locatie op een site zoeken naar de bestanden.

  • U wilt dezelfde instellingen toepassen op bestanden, bijvoorbeeld het bijhouden van versies van bestanden of het vereisen van goedkeuring.

  • De groepen die met de bibliotheek werken delen dezelfde kenmerken, bijvoorbeeld dezelfde machtigingsniveaus.

    Opmerking: Er kan een unieke machtiging worden toegepast op specifieke bestanden, maar als de machtigingsniveaus veel verschillen, is het vaak handiger om meerdere bibliotheken te gebruiken.

  • U wilt de informatie over bestanden kunnen analyseren in een werkblad of samengevoegde updates over de bestanden ontvangen.

    Opmerking: U kunt meldingen ontvangen wanneer bestanden worden gewijzigd of u alle wijzigingen in een bibliotheek weergeven kunt met behulp van RSS-technologie. RSS-feeds inschakelen leden van uw werkgroep om te zien van een samengevoegde lijst met bestanden die zijn gewijzigd. Zie maken of een abonnement op een RSS-Feed of een melding naar een melding ontvangen wanneer een bestand of map wijzigingen in SharePoint maken voor meer informatie.

U kunt onder andere de volgende methoden gebruiken om bestanden in dezelfde bibliotheek te bekijken en beheren:

  • Kolommen toevoegen    Uw groep toepast belangrijkste en weer te geven van de gegevens op verschillende manieren, zodat kunt u kolommen toevoegen aan uw bibliotheek. Kolommen worden weergegeven boven aan de bibliotheekpagina als kolomkoppen, zoals de afdelingsnaam van de of einddatum datum. U kunt de kolomkoppen gebruiken om te sorteren en filteren van de bestanden in een bibliotheek. Zie toevoegen, verwijderen of wijzigen van kolommen voor documentbibliotheken of sitekolommen voor meer informatie.

  • Weergaven maken    U kunt weergaven gebruiken als de mensen in uw groep regelmatig nodig hebt om de gegevens in een bepaalde manier weer te geven. Kolommen worden in weergaven gebruikt om te sorteren, groeperen, filteren en weergeven van de gegevens. Zie maken, wijzigen, of een weergave verwijderen voor meer informatie.

  • Mappen maken    Mappen voor groot aantal bestanden die kunnen worden gegroepeerd in een bepaalde manier worden gebruikt. Mappen kunt personen zoeken en beheren van bestanden op een vertrouwde manier. SharePoint biedt een structuurweergave waarmee personen gebruiken kunnen om te navigeren sites en mappen, vergelijkbaar met de manier waarop ze met mappen op een harde schijf werken. Zie een map in een documentbibliotheek maken voor meer informatie.

  • Meerdere sjablonen instellen    Als meerdere inhoudstypen zijn ingesteld in een bibliotheek, kunt u verschillende typen standaardsjablonen maken, zoals verkoop contracten, presentaties en budgetwerkbladen marketing, binnen dezelfde bibliotheek. Inhoudstypen worden flexibiliteit en consistentie in meerdere bibliotheken toevoegen. Zie een bestandssjabloon instellen voor een document of formulierbibliotheek voor meer informatie.

Meerdere bibliotheken zijn handig als de sets bestanden die u wilt opslaan en beheren, onderling nogal verschillen, of als verschillende groepen personen met de bestanden werken.

Meerdere bibliotheken zijn praktisch in de volgende gevallen:

  • U wilt uiteenlopende bestandstypen opslaan en beheren waarvoor niet vaak overzichten worden opgevraagd of die niet vaak samen worden doorzocht.

  • De groepen personen die de bestanden gebruiken, verschillen onderling en hebben sterk uiteenlopende machtigingsniveaus.

  • U wilt verschillende instellingen toepassen op meerdere sets bestanden, bijvoorbeeld voor de versies of het verlenen van goedkeuringen.

  • U hoeft de bestanden niet gezamenlijk te analyseren en u hebt geen samengevoegde updates over de bestanden nodig.

  • U wilt verschillende opties instellen voor het maken van nieuwe bestanden of de volgorde van de opties wijzigen in het menu Nieuw van een bibliotheek.

U kunt onder andere de volgende methoden gebruiken om efficiënt te werken met meerdere bibliotheken:

  • Sitesjablonen en -kolommen instellen     Als uw organisatie consistente instellingen wil hanteren in de verschillende bibliotheken, is het handig om sitesjablonen en -kolommen in te stellen. U kunt instellingen dan delen in meerdere bibliotheken, zodat u de instellingen niet telkens opnieuw hoeft te maken.

  • Bestanden verzenden naar een andere locatie    Als u wilt dat een bestand beschikbaar is in meerdere bibliotheken, kunt u het in één bibliotheek opslaan en vervolgens een exemplaar verzenden naar andere bibliotheken. Wanneer u het oorspronkelijke document bijwerkt, kunt u kiezen of u eraan wilt worden herinnerd of het document ook op de andere locaties moet worden bijgewerkt.

  • Bibliotheeksjablonen maken    Als u enkele uniforme instellingen wilt toepassen op bibliotheken of bepaalde kenmerken wilt hergebruiken voor verschillende bibliotheken, kunt u een bibliotheek opslaan als sjabloon. Bibliotheeksjablonen zijn als optie beschikbaar op een site door in het menu Siteacties te klikken op Maken.

Opmerking: Als u nieuwe bestanden toevoegt aan een bibliotheek waarin bestanden voorkomen uit een eerder project, is het soms lastig te beslissen of u een nieuwe bibliotheek wilt maken of de bestanden wilt toevoegen aan de bestaande bibliotheek. Elk geval is anders, maar als u verwacht deze bestanden later nog eens in samenhang te moeten analyseren of beheren, moet u overwegen de bestanden toe te voegen aan de bestaande bibliotheek. U kunt kolommen, filters en weergaven gebruiken als u wilt dat alleen de meest recente bestanden worden weergegeven in de standaardweergave.

In bibliotheken wordt standaard de naam van een bestand bijgehouden, plus informatie over de status van een bestand, bijvoorbeeld of het is ingecheckt. U kunt aanvullende kolommen opgeven die uw groep kan gebruiken om bestanden te ordenen en bij te houden, bijvoorbeeld de naam van de afdeling of het projectnummer. Door kolommen toe te voegen hebt u meer profijt van de meerdere weergaven die voor de bibliotheek mogelijk zijn.

U kunt verschillende typen kolommen maken, zoals kolommen voor gegevens in de vorm van één tekstregel, een vervolgkeuzelijst met opties, een getal dat wordt berekend op basis van waarden in andere kolommen of zelfs de naam en foto van een persoon op uw site.

Opmerking: De volgende procedure begint vanaf de bibliotheekpagina voor de bibliotheek die u wilt toevoegen van de kolom. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de naam op de werkbalk Snelstarten. Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Instellingen Tandwielvormige knop voor instellingen , en klik vervolgens op Site-inhoud of Alle Site-inhoud weergevenen klik vervolgens op de naam van uw bibliotheek.

  1. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.

  2. Klik in de groep Weergaven beheren op Kolom maken.

    Koppeling voor het maken van een kolom in een SharePoint Online-bibliotheek
  3. Typ in het gedeelte Naam en type de gewenste naam voor de kolom in het vak Kolomnaam.

  4. Selecteer onder Het type informatie in deze kolom is het type informatie dat u in de kolom wilt weergeven.

    Het dialoogvenster Kolom maken

  5. Typ in de sectie Aanvullende kolominstellingen in het vak Beschrijving een beschrijving om mensen duidelijk te maken wat het doel is van de kolom en welke gegevens de kolom moet bevatten. Deze beschrijving is optioneel.

  6. Klik op OK.

U kunt weergaven gebruiken om de bestanden te bekijken die voor u het belangrijkst zijn of die het meest geschikt zijn voor een bepaald doel. U kunt bijvoorbeeld weergaven maken voor de meest recente bestanden, voor bestanden die van toepassing zijn op een specifieke afdeling of voor de bestanden die door een bepaalde persoon zijn gemaakt. Nadat u een weergave hebt gemaakt, is deze altijd beschikbaar wanneer u een bibliotheek bekijkt.

Huidige lijst weergaven op het lint

Wanneer u de bestanden in een bibliotheek bekijkt, kunt u ze tijdelijk sorteren of filteren door de naam van een kolom aan te wijzen en vervolgens op de pijl-omlaag naast de naam te klikken. Dit is handig als u de bestanden op een bepaalde manier wilt bekijken, maar u moet deze stappen telkens opnieuw uitvoeren als u de bibliotheek nogmaals op die manier wilt bekijken.

De vervolgkeuzelijst onder de kolomkoppen.

Als u verwacht de bestanden op een bepaalde manier vaak bekijken dat, kunt u een weergave maken. U kunt deze weergave telkens wanneer u met de bibliotheek werkt. Wanneer u een weergave maakt, wordt deze toegevoegd aan het menu Beeld van de bibliotheek.

Weergaven keuze boven aan de documentbibliotheek

Er bestaan twee soorten weergaven in bibliotheken: persoonlijke en openbare. Iedereen kan een persoonlijke weergave maken en deze gebruiken om de bestanden op een bepaalde manier te bekijken of om alleen op bepaalde bestanden te filteren. Als u gemachtigd bent een site te ontwerpen, kunt u een openbare weergave maken die kan worden gebruikt door iedereen de bibliotheek bekijkt. U kunt een openbare weergave ook instellen als standaardweergave, zodat iedereen deze weergave van de bibliotheek automatisch te zien krijgt.

Wanneer u een site ontwerpt, kunt u kunt ook voor koppelen aan verschillende weergaven of pagina's ontwerpen met webonderdelen die gebruikmaken van de verschillende weergaven.

Als leden van uw groep de bibliotheken bekijken op een mobiel apparaat, kunt u mobiele weergaven maken met limieten (bijvoorbeeld van het aantal items per weergave) die optimaal geschikt zijn voor de bandbreedte en de beperkingen van de apparaten. Zie de sectie Zie ook voor koppelingen naar meer informatie over het maken van weergaven.

In de volgende procedure wordt beschreven hoe u een standaardweergavetype kunt maken. De opties kunnen per weergavetype verschillen, maar de basisstappen voor het maken van een weergave komen sterk overeen.

  1. Klik in de lijst of bibliotheek waar u een weergave wilt maken op het tabblad Lijst of Bibliotheek en klik vervolgens op Weergave maken.

    Opmerking: Als Weergave maken is uitgeschakeld, kunt u de machtigingen voor het maken van een weergave niet hebt. Neem contact op met uw sitebeheerder.

    De knop Weergave maken van de SharePoint-bibliotheek op het lint.

  2. Klik op de indeling, bijvoorbeeld Standaardweergave of een bestaande weergave waarop u uw weergave wilt baseren.

  3. Typ in het vak Weergavenaam de naam voor de weergave. Selecteer Dit als standaardweergave instellen als u deze weergave de standaardweergave wilt maken voor de lijst of bibliotheek. Alleen een openbare weergave kan de standaardweergave voor een lijst of bibliotheek zijn.

  4. Selecteer in de sectie Doelgroep onder Doelgroep voor deze weergave de optie Een persoonlijke weergave maken of Een openbare weergave maken.

    Opmerking: Als Een openbare weergave maken is uitgeschakeld, beschikt u niet over de machtigingen om een openbare weergave te maken voor deze lijst of bibliotheek.

    In het gedeelte kolommen de kolommen die u wilt selecteren in de weergave en schakelt u de kolommen die u niet wilt weergeven. Naast de kolomnummers, selecteert u de volgorde waarin u kolommen wilt weergeven in de weergave wilt. Zie maken, wijzigen of verwijderen van een kolom in een lijst of bibliotheekvoor meer in kolommen.

  5. Selecteer in de sectie Sorteren opties om aan te geven of u de bestanden wilt sorteren, en zo ja op welke manier. U kunt twee kolommen gebruiken voor het sorteren, bijvoorbeeld eerst per auteur en vervolgens per bestandsnaam voor elke auteur.

  6. Selecteer in de sectie Filteren opties om aan te geven of u de bestanden wilt filteren, en zo ja op welke manier. In een gefilterde weergave wordt een kleinere selectie van de bestanden weergegeven, bijvoorbeeld alleen de bestanden die door een specifieke afdeling zijn gemaakt of alleen de bestanden met de status goedgekeurd.

  7. In de sectie Groeperen op kunt u items met dezelfde waarde groeperen in een sectie die u kunt uitvouwen of samenvouwen, bijvoorbeeld een sectie voor documenten per auteur.

  8. In de sectie Totalen kunt u het aantal items in een kolom tellen, zoals het totaal aantal problemen. In sommige gevallen kunt u aanvullende informatie samenvatten of afleiden, zoals het gemiddelde.

  9. Selecteer in de sectie Stijl de gewenste stijl voor de weergave, zoals een lijst met arcering waarin de rijen om en om zijn gearceerd.

  10. Als de bibliotheek mappen bevat, kunt u een weergave maken waarin de mappen niet worden weergegeven (een zogenaamde platte weergave). Klik in de sectie Mappen op Alle items zonder mappen weergeven als u alle bestanden op hetzelfde niveau wilt weergeven.

  11. U kunt een beperking instellen voor het aantal bestanden dat kan worden weergegeven in de bibliotheek of voor het aantal bestanden dat kan worden weergegeven op dezelfde pagina. Deze instellingen zijn met name belangrijk als u een weergave maakt voor een mobiel apparaat. Selecteer de gewenste opties in de sectie Itemlimiet.

  12. Als u de bibliotheek wilt weergeven op een mobiel apparaat, selecteert u de gewenste opties in de sectie Mobiel.

  13. Klik op OK.

Als u verschillende documenttypen met uiteenlopende inhoud hebt binnen een bibliotheek, kunt u mappen maken om de inhoud te ordenen.

  1. Als de bibliotheek nog niet is geopend, klikt u op de werkbalk Snel starten op de naam van de documentbibliotheek.

    Als de naam van uw bibliotheek niet wordt weergegeven, klikt u op Instellingen menu Tandwielvormige knop voor instellingen , klikt u op Site-inhoud of Alle Site-inhoud weergevenen klik vervolgens op de naam van uw bibliotheek.

  2. Klik op het tabblad bestanden , klik op Nieuwe map.

    Het tabblad bestanden op het lint met de knop Nieuwe map is gemarkeerd

    Opmerking: Degene die uw bibliotheek heeft gemaakt, kan hebben opgegeven dat er geen mappen in de bibliotheek kunnen worden gemaakt. Als dat het geval is, is de opdracht Nieuwe map niet beschikbaar.

  3. Typ een naam voor de map en klik vervolgens op Opslaan of OK.

Tip: Als er meerdere bibliotheken met mappen en de mensen in uw groep bladeren van een bibliotheek wilt, zoals ze gewend hun harde schijf, kunt uw groep naar uw site om de structuurweergave inschakelen. U kunt de structuurweergave uitvouwen, samenvouwen en eenvoudig door mappen te navigeren.

Structuurweergave inschakelen
  1. Klik op Instellingen menu Tandwielvormige knop voor instellingen en klik vervolgens op Site-instellingen.

  2. Klik op structuurweergave onder de sectie uiterlijk.

  3. Klik op de pagina structuurweergave kunt u instellen of de Werkbalk Snelstarten of de structuurweergave zijn ingeschakeld. Aangezien de structuurweergave wordt weergegeven in de werkbalk Snelstarten, wilt u waarschijnlijk beide inschakelen.

  4. Klik op OK.

    Balk Snel starten met structuurweergave

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Zie ook

Inleiding tot bibliotheken

Maken, wijzigen, of een weergave van een lijst of bibliotheek verwijderen

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×