Beleidsregels voor informatiebeheer maken en toepassen

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Met beleidsregels voor informatiebeheer kan uw organisatie bepalen hoelang inhoud wordt bewaard, controleren wat personen doen met inhoud, en streepjescodes of labels toevoegen aan documenten. Een beleid kan helpen bij de naleving van wettelijke en overheidsvoorschriften of van interne bedrijfsprocessen. Als beheerder kunt u een beleid opstellen waarmee wordt bepaald hoe documenten worden bijgehouden en hoelang documenten worden bewaard.

U kunt een informatiebeheerbeleid maken op drie verschillende locaties in de sitehiërarchie, van zo breed mogelijk tot zo smal mogelijk:

  • Een beleid maken voor meerdere inhoudstypen in een siteverzameling.

  • Een beleid maken voor een inhoudstype van een site.

  • Een beleid maken voor een lijst of bibliotheek.

Zie Inleiding tot informatiebeheerbeleid voor meer informatie.

Een beleid maken voor meerdere inhoudstypen in een siteverzameling

Als u ervoor wilt zorgen dat een informatiebeleid wordt toegepast op alle documenten van een bepaald type in een siteverzameling, kunt u het beleid maken op het niveau van de siteverzameling en het beleid later toepassen op inhoudstypen. Dit wordt ook wel een siteverzamelingsbeleid genoemd.

  1. Klik op de startpagina van de siteverzameling > Instellingen Knop Instellingen in SharePoint 2016 op titelbalk. > Site-instellingen.

    Op een site SharePoint verbonden met een groep, klikt u op Instellingen, klik op Site-inhouden klik vervolgens op Site-instellingen.

  2. Klik op de pagina Site-instellingen onder Beheer van de siteverzameling op Beleidssjablonen voor type inhoud.
    Koppeling naar sjabloon voor Beleid voor inhoudstypen op pagina Site-instellingen

  3. Klik op de pagina Beleid op Maken.

  4. Voer een naam en beschrijving voor het beleid in en schrijf een korte beleidsverklaring waarin de gebruikers kunnen lezen waarvoor het beleid is bedoeld.

  5. Zie de volgende sectie over het maken van beleid voor meer informatie over het instellen van functies die u wilt koppelen aan het beleid.

  6. Kies OK.

Een beleid maken voor een inhoudstype van een site

Wanneer u een informatiebeheerbeleid toevoegt aan een inhoudstype, kunt u beleidsfuncties eenvoudig koppelen aan meerdere lijsten of bibliotheken. U kunt een bestaand informatiebeheerbeleid toevoegen of een uniek beleid maken dat specifiek is voor een afzonderlijk inhoudstype.

U kunt ook een informatiebeheerbeleid toevoegen aan een inhoudstype dat specifiek is voor lijsten. Hierdoor wordt het beleid alleen toegepast op items in de desbetreffende lijst waarvoor het inhoudstype wordt gebruikt.

  1. Klik op de startpagina van de siteverzameling > Instellingen Knop Instellingen in SharePoint 2016 op titelbalk. > Site-instellingen.

    Op een site SharePoint verbonden met een groep, klikt u op Instellingen, klik op Site-inhouden klik vervolgens op Site-instellingen.

  2. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer-galerieën op Site-inhoudstypen.
    Koppeling naar site-inhoudstypen op pagina Site-instellingen

  3. Selecteer op de pagina Instellingen voor site-inhoudstype het inhoudstype waaraan u een beleid wilt toevoegen.

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstype onder Instellingen op Beleidsinstellingen voor informatiebeheer.

  5. Voer op de pagina Beleid bewerken een naam en beschrijving voor het beleid in en schrijf een korte beschrijving waarin de gebruikers kunnen lezen waarvoor het beleid is bedoeld.

  6. Selecteer in de volgende secties de afzonderlijke beleidsfuncties die u aan uw informatiebeheerbeleid wilt toevoegen.
    Typen inhoudsbeleid

  7. Als u een bewaarbeleid wilt instellen voor documenten en items waarvoor dit beleid geldt, kiest u Bewaren inschakelen en geeft u de bewaarperiode op samen met de acties die moeten worden uitgevoerd wanneer de items verlopen.

    Een bewaarperiode opgeven

1.

Kies Een bewaarfase voor records toevoegen....

2.

Selecteer een optie voor de verloopperiode om aan te geven wanneer documenten of items verlopen. Ga op een van de volgende manieren te werk:

  • Als u de verloopdatum wilt instellen op basis van een datumeigenschap, kiest u onder Gebeurtenis de optie Deze fase is gebaseerd op een datumeigenschap van het item en selecteert u de document- of itemactie (bijvoorbeeld Gemaakt of Gewijzigd) en de periode (bijvoorbeeld het aantal dagen, maanden of jaren) waarna het item moet verlopen.

  • Als u het verloop wilt vaststellen met een aangepaste verloopformule, kiest u Ingesteld door een aangepaste verloopformule die op deze server is geïnstalleerd.

Opmerking :  Deze optie is alleen beschikbaar als er een aangepaste formule is ingesteld door uw beheerder.

3.

De optie Een werkstroom starten is alleen beschikbaar als u een beleid definieert voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype waaraan al een werkstroom is gekoppeld. U kunt vervolgens de gewenste werkstroom kiezen.

4.

Selecteer De actie van deze fase herhalen… in de sectie Terugkeerpatroon en voer in hoe vaak de actie opnieuw moet worden uitgevoerd.

Opmerking :  Deze optie is alleen beschikbaar als de geselecteerde actie kan worden herhaald. U kunt bijvoorbeeld geen terugkeerpatroon instellen voor de actie Definitief verwijderen.

5.

Kies OK.

  1. Als u de controlefunctie wilt inschakelen voor documenten en items die onder dit beleid vallen, kiest u Controle inschakelen en geeft u de gebeurtenissen op die u wilt laten controleren.

    De controlefunctie inschakelen

1.

Schakel op de pagina Beleid bewerken onder Controle het selectievakje Controle inschakelen in, en schakel vervolgens het selectievakje in naast de gebeurtenissen waarvoor u een controletraject wilt bijhouden.

2.

Als u wilt dat gebruikers wordt gevraagd streepjescodes in de documenten in te voegen, kiest u Gebruikers vragen om voor het opslaan of afdrukken een streepjescode op te geven .

3.

Kies OK om de controlefunctie op het beleid toe te passen.

Met de beleidsfunctie voor controle kunnen organisaties audittrails voor documenten definiëren en analyseren en items weergeven, zoals takenlijsten, lijsten met actie-items, discussiegroepen en agenda's. Deze beleidsfunctie biedt een auditlogboek waarin gebeurtenissen worden vastgelegd, zoals wanneer inhoud wordt bekeken, bewerkt of verwijderd.

Als de controlefunctie is ingeschakeld als onderdeel van een informatiebeheerbeleid, kunnen beheerders de gecontroleerde gegevens bekijken in rapporten over het gebruik van het beleid. Deze rapporten zijn op Microsoft Office Excel gebaseerd en bevatten een beknopt overzicht van het huidige gebruik. Met deze rapporten kunnen beheerders de manier bepalen waarop informatie binnen het bedrijf wordt gebruikt. Organisaties kunnen met de rapporten controleren of informatie binnen het bedrijf conform de regels wordt gebruikt, de controleresultaten vastleggen en onderzoek doen naar mogelijke problemen.

In het auditlogboek worden de volgende gegevens vastgelegd: naam, datum en tijd van de gebeurtenis en de systeemnaam van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.

  1. Als streepjescodes als onderdeel van een beleid worden ingeschakeld, worden deze toegevoegd aan de documenteigenschappen en weergegeven in het kopgebied van het document waarop de streepjescode is toegepast. Streepjescodes kunnen net als labels handmatig uit een document worden verwijderd. U kunt opgeven of gebruikers moet worden gevraagd of zij een streepjescode willen invoegen bij het afdrukken of opslaan van een item, of dat de streepjescode handmatig wordt ingevoegd via het tabblad Invoegen in de Office 2010-releaseprogramma's.

    Streepjescodes inschakelen

1.

Kies op de pagina Beleid bewerken onder Streepjescodes de optie Streepjescodes inschakelen.

2.

Als u wilt dat gebruikers wordt gevraagd streepjescodes in de documenten in te voegen, kiest u Gebruikers vragen om voor het opslaan of afdrukken een streepjescode op te geven.

3.

Kies OK om de functie voor streepjescodes op het beleid toe te passen.

Met het beleid voor streepjescodes worden streepjescodes met de standaard Code 39 gegenereerd. Elke afbeelding van een streepjescode bevat onder het bijbehorende symbool tekst die de waarde van de streepjescode aangeeft. Hierdoor kunnen de gegevens ook worden gelezen als er geen scanapparatuur beschikbaar is. Gebruikers kunnen het streepjescodenummer van de handmatig typen in het zoekvak om het item op een site te zoeken.

  1. Als u wilt dat documenten die zijn onderworpen aan dit beleid verplicht een label hebben, kiest u Labels inschakelen en geeft u de instellingen voor de labels op.

    Labels inschakelen

1.

Als u gebruikers verplicht een label aan een document wilt laten toevoegen, kiest u Gebruikers vragen om het label op te geven voordat zij het document opslaan of afdrukken.

Opmerking :  Als u het gebruik van labels aan de gebruikers wilt overlaten, schakelt u dit selectievakje niet in.

2.

Als u een label wilt vergrendelen zodat het niet kan worden gewijzigd nadat het is ingevoegd, kiest u Geen wijzigingen in labels toestaan na toevoeging.

Met deze instelling wordt voorkomen dat de labeltekst wordt bijgewerkt wanneer het label is ingevoegd in een item in een clienttoepassing, zoals Word, Excel of PowerPoint. Als u wilt dat het label wordt bijgewerkt wanneer de eigenschappen voor dit document of item worden bijgewerkt, schakelt u dit selectievakje niet in.

3.

Voer in het vak Labelindeling de gewenste labeltekst in. Labels kunnen maximaal tien kolomverwijzingen met elk maximaal 255 tekens bevatten. Ga als volgt te werk als u een indeling wilt maken voor uw label:

Typ de kolomnamen in de volgorde waarin u deze op het label wilt weergeven. Plaats de kolomnamen tussen accolades ({}), zoals is te zien in het voorbeeld op de pagina Beleid bewerken.

Typ woorden die de kolommen identificeren buiten de accolades, zoals wordt weergegeven in het voorbeeld op de pagina Beleid bewerken.

4.

Als u een regeleinde wilt toevoegen, voert u \n in op de positie waar u een regeleinde wilt weergeven.

5.

Selecteer de gewenste tekengrootte en -stijl en geef aan of u het label links, gecentreerd of rechts in het document wilt plaatsen.

Selecteer een lettertype en tekenstijl die beschikbaar zijn op de computers van de gebruikers. De tekengrootte is van invloed op de hoeveelheid tekst die op het label kan worden weergegeven.

6.

Voer de hoogte en breedte van het label in. Zowel de labelhoogte als de labelbreedte kan variëren van 6,5 mm tot 51 cm. Labeltekst wordt altijd verticaal binnen de labelafbeelding gecentreerd.

7.

Kies Vernieuwen om een voorbeeld van de labelinhoud te bekijken.

  1. Kies OK.

Een beleid maken voor een lijst, bibliotheek of map (bewaarbeleid op basis van locatie)

U kunt een bewaarbeleid definiëren dat alleen van toepassing is op een specifieke lijst, bibliotheek of map. Als u echter op deze manier een bewaarbeleid maakt, kunt u dit beleid niet opnieuw gebruiken voor andere lijsten, bibliotheken of sites. Ook kunt u een siteverzamelingsbeleid niet toepassen op een beleid op basis van een locatie.

Als u één bewaarbeleid wilt toepassen op alle typen inhoud op één locatie, wilt u waarschijnlijk inhoud bewaren op basis van een locatie. Meestal wilt u controleren of een bewaarbeleid is opgegeven voor alle inhoudstypen.

Elke submap neemt het bewaarbeleid van de bovenliggende map over, tenzij u ervoor kiest een nieuw bewaarbeleid te definiëren op het onderliggende niveau.

Als u een ander informatiebeheerbeleid wilt definiëren dan bewaren in een lijst of bibliotheek, moet u een informatiebeheerbeleid definiëren voor elk afzonderlijke lijstinhoudstype dat aan de desbetreffende lijst of bibliotheek is gekoppeld.

Als u op een bepaald moment besluit dat u wilt overschakelen van beleid op basis van inhoudstype naar beleid op basis van locatie voor een lijst of bibliotheek, wordt alleen het bewaarbeleid gebruikt als beleid op basis van locatie. Alle andere beheerbeleidsregels (controles en streepjescodes) worden overgenomen van de gekoppelde inhoudstypen.

U kunt een beleid op basis van locatie uitschakelen voor een siteverzameling door de functie Bewaren op basis van bibliotheken en mappen uit te schakelen. Hierdoor kunnen beheerders van siteverzamelingen ervoor zorgen dat het inhoudstypebeleid niet wordt overschreven door het beleid op basis van locatie van een lijstbeheerder.

U hebt ten minste de machtiging Lijsten beheren nodig om de instellingen voor informatiebeheerbeleid voor een lijst of bibliotheek te kunnen wijzigen.

  1. Navigeer naar de lijst of bibliotheek waarvoor u een informatiebeheerbeleid wilt opgeven.

  2. Kies op het lint het tabblad Bibliotheek of Lijst en kies Bibliotheekinstellingen of Lijstinstellingen.

    In SharePoint Online, klikt u op Instellingen en klik vervolgens op Lijstinstellingen of Bibliotheekinstellingen.

  3. Kies onder Machtigingen en beheer de optie Beleidsinstellingen voor informatiebeheer.
    Koppeling Gegevensbeheerbeleid op de instellingenpagina voor de documentbibliotheek

  4. Zorg dat de bron van het bewaarbeleid voor de lijst of bibliotheek is ingesteld op bibliotheek en mappen op de pagina beleidsinstellingen voor informatiebeheer.

    Als Type inhoud wordt weergegeven als de bron, klik op Bron wijzigenen klik op bibliotheek en mappen. U wordt gewaarschuwd dat inhoudstype bewaarbeleid worden genegeerd. Klik op OK.

  5. Voer op de pagina Beleid bewerken onder Bewaarschema op basis van bibliotheek een korte beschrijving in van het beleid dat u maakt.

  6. Kies Een bewaarfase toevoegen....

    Onder Records kunt u ervoor kiezen een afzonderlijk bewaarbeleid te definiëren voor records door de optie Verschillende bewaarfasen definiëren voor records te selecteren.

  7. Selecteer in het dialoogvenster Eigenschappen van fase een bewaarperiodeoptie om op te geven wanneer documenten of items moeten verlopen. Ga op een van de volgende manieren te werk:

    • Als u de verloopdatum wilt instellen op basis van een datumeigenschap, kiest u onder Gebeurtenis de optie Deze fase is gebaseerd op een datumeigenschap van het item en selecteert u de document- of itemactie (bijvoorbeeld Gemaakt of Gewijzigd) en de periode (bijvoorbeeld het aantal dagen, maanden of jaren) waarna het item moet verlopen.

    • Als u het verloop wilt vaststellen met een aangepaste verloopformule, kiest u Ingesteld door een aangepaste verloopformule die op deze server is geïnstalleerd.

      Opmerking :  Deze optie is alleen beschikbaar als er een aangepaste formule is ingesteld door uw beheerder.

    • Geef onder Actie de actie op die moet worden uitgevoerd wanneer het document of item verloopt. Als u een specifieke actie wilt inschakelen voor het document of item (zoals verwijderen), selecteert u een actie in de lijst.

  8. De optie Een werkstroom starten is alleen beschikbaar als u een beleid definieert voor een lijst, bibliotheek of inhoudstype waaraan al een werkstroom is gekoppeld. U kunt vervolgens de gewenste werkstroom kiezen.

  9. Kies De actie van deze fase herhalen… onder Terugkeerpatroon en voer in hoe vaak de actie opnieuw moet worden uitgevoerd.

    Opmerking :  Deze optie is alleen beschikbaar als de geselecteerde actie kan worden herhaald. U kunt bijvoorbeeld geen terugkeerpatroon instellen voor de actie Definitief verwijderen.

  10. Kies OK.

Een siteverzamelingsbeleid toepassen op een inhoudstype

Als er voor uw site al een informatiebeheerbeleid is gemaakt als siteverzamelingsbeleid, kunt u een van deze beleidsvormen toepassen op een inhoudstype. Hierdoor kunt u hetzelfde beleid toepassen op meerdere inhoudstypen in een siteverzameling, die niet hetzelfde bovenliggende inhoudstype hebben.

Als u het beleid wilt toepassen op meerdere inhoudstypen in een siteverzameling en u een service voor beheerde metagegevens hebt geconfigureerd, kunt u met Publiceren van inhoudstype het informatiebeheerbeleid publiceren in meerdere siteverzamelingen. Zie Een beleid toepassen op meerdere siteverzamelingen voor meer informatie.

  1. Navigeer naar de lijst of bibliotheek met het inhoudstype waarop u een beleid wilt toepassen.

  2. Kies op het lint het tabblad Bibliotheek of Lijst en kies Bibliotheekinstellingen of Lijstinstellingen.

    In SharePoint Online, klikt u op Instellingen en klik vervolgens op Lijstinstellingen of Bibliotheekinstellingen.

  3. Kies onder Machtigingen en beheer de optie Beleidsinstellingen voor informatiebeheer.
    Koppeling Gegevensbeheerbeleid op de instellingenpagina voor de documentbibliotheek

  4. Controleer of de beleidsbron is ingesteld op Inhoudstypen en selecteer onder Beleid voor inhoudstypen het inhoudstype waarop u het beleid wilt toepassen.

  5. Kies onder Beleid opgeven de optie Siteverzamelingsbeleid gebruiken en selecteer het beleid dat u wilt toepassen in de lijst.

    Opmerking :  Als de optie Siteverzamelingsbeleid gebruiken niet beschikbaar is, is er geen siteverzamelingsbeleid gedefinieerd voor de siteverzameling.

  6. Kies OK.

    Als de lijst of bibliotheek waarmee u werkt het beheer van meerdere inhoudstypen ondersteunt, kunt u onder Inhoudstypen het inhoudstype kiezen waarvoor u een informatiebeheerbeleid wilt opgeven. Hierdoor gaat u direct naar stap 5 hierboven.

Een beleid toepassen op meerdere siteverzamelingen

U kunt inhoudstypen delen in meerdere siteverzamelingen door via een service voor beheerde metagegevens het publiceren van inhoudstypen in te stellen. Via de publicatie van inhoudstypen kunt u inhoud en metagegevens consistent beheren op de sites, omdat inhoudstypen centraal kunnen worden gemaakt en bijgewerkt. Daarnaast kunnen updates worden gepubliceerd naar meerdere geabonneerde siteverzamelingen of webtoepassingen.

Een sjabloon maken van een bestaand beleid voor gebruik in meerdere siteverzamelingen

U kunt een informatiebeheerbeleid definiëren en vervolgens op basis hiervan een sjabloon maken die u, wanneer nodig, kunt gebruiken voor meerdere siteverzamelingen. U kunt deze methode gebruiken als u een back-up van uw informatiebeleid wilt hebben of als alternatieve methode voor het gebruik van publicatie van inhoudstypen voor het toepassen van één beleid op meerdere siteverzamelingen. U maakt een sjabloon of back-up van het beleid door het beleid van een siteverzameling te exporteren en dit vervolgens te importeren op een opgeslagen locatie of een andere siteverzameling.

Belangrijk :  Als u de functie voor exporteren/importeren gebruikt om een set beleidssjablonen te maken, moet u er rekening mee houden dat het XML-bestand van het beleid een unieke id bevat. Hierdoor kunt u dit beleid niet meerdere keren in een site importeren zonder deze unieke id te wijzigen.

Een beleid exporteren

  1. Ga op de startpagina van de siteverzameling naar Instellingen Klein tandwiel voor Instellingen vervangt Site-instellingen. > Site-instellingen.

    Op een site SharePoint verbonden met een groep, klikt u op Instellingen, klik op Site-inhouden klik vervolgens op Site-instellingen.

  2. Klik op de pagina Site-instellingen onder Beheer van de siteverzameling op Beleidssjablonen voor type inhoud.
    Koppeling naar sjabloon voor Beleid voor inhoudstypen op pagina Site-instellingen

  3. Kies het beleid dat u wilt exporteren, schuif omlaag en kies Exporteren.

  4. Als u wordt gevraagd of het bestand moet worden opgeslagen of geopend, kiest u Opslaan en selecteert u vervolgens de locatie waarop het bestand moet worden opgeslagen. Selecteer een locatie die beschikbaar is voor de siteverzamelingen waarin het beleid wordt geïmporteerd.

  5. Kies Sluiten zodra het dialoogvenster Downloaden voltooid wordt weergegeven.

Een beleid importeren in een andere siteverzameling

Als u een informatiebeheerbeleid importeert, kunt u dit toepassen op meerdere inhoudstypen op de site of het lijstniveau binnen elke siteverzameling. Dit heeft twee voordelen: u hoeft het beleid niet opnieuw te definiëren en op elk inhoudstype toe te passen en u kunt beleidswijzigingen eenvoudiger beheren door op slechts één locatie wijzigingen aan te brengen in het beleid.

  1. Kies Instellingen Klein tandwiel voor Instellingen vervangt Site-instellingen. > Site-instellingen op de startpagina van de siteverzameling waarop u het beleid wilt toepassen.

    Op een site SharePoint verbonden met een groep, klikt u op Instellingen, klik op Site-inhouden klik vervolgens op Site-instellingen.

  2. Kies op de pagina Site-instellingen onder Beheer van de siteverzameling de optie Beleidssjablonen voor type inhoud.

  3. Kies Importeren > Bladeren op de pagina Beleid om het XML-bestand voor het beleid te vinden.

  4. Selecteer het XML-bestand waarin het beleid is opgeslagen en kies Openen.

  5. Als u het betreffende beleid wilt toevoegen aan de siteverzameling, kiest u op de pagina Een siteverzamelingsbeleid importeren de optie Importeren.

Het geïmporteerde beleid kan nu worden toegepast op één of een groot aantal inhoudstypen op de site of het lijstniveau.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×