Beleidsfuncties voor informatiebeheer configureren

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

De mate waarin sitebeheerders toegang hebben tot de volgende functies is afhankelijk van de functies voor informatiebeheer die in Centraal beheer zijn ingeschakeld. Het is ook mogelijk dat er aangepaste functies beschikbaar zijn die speciaal voor uw organisatie zijn gemaakt.

Wat wilt u doen?

Open de pagina Beleid bewerken

Meer informatie over de beleidsfuncties voor labels

Labels toevoegen aan een beleid

Controle van gebeurtenissen aan een beleid toevoegen

Streepjescodes toevoegen aan een beleid

Functies voor het bewaren en de vervaldatum van item toevoegen aan een beleid

De pagina Beleid bewerken openen

U kunt de pagina Beleid bewerken openen vanuit een beleid voor het verzamelen van een site of een beleid die is toegevoegd aan een site-inhoudstype.

De pagina Beleid bewerken openen voor een siteverzamelingsbeleid

  1. Klik op de introductiepagina van de siteverzameling op Siteacties. Wijs Site-instellingen aan en klik vervolgens op Alle site-instellingen wijzigen.

  2. Klik op de pagina Site-instellingen in de sectie Beheer van de siteverzameling op beleid voor het verzamelen van sites.

  3. Selecteer het beleid waarvoor u functies wilt configureren.

De pagina Beleid bewerken openen voor een inhoudstypebeleid

  1. Klik op de introductiepagina van de siteverzameling op Siteacties. Wijs Site-instellingen aan en klik vervolgens op Alle site-instellingen wijzigen.

  2. Klik op de pagina Site-instellingen in de sectie galerieën op Site-inhoudstypen.

  3. Selecteer het inhoudstype waaraan het beleid is gekoppeld en klik vervolgens op Beleidsinstellingen voor informatiebeheer.

  4. Klik op beleid definiëren om de pagina Beleid bewerken voor het inhoudstype te openen.

Naar boven

Meer te weten komen over de functie voor labelbeleid

Met de functie voor labelbeleid kunnen sitebeheerders uniforme labels voor 2007 Microsoft Office-systeem-documenten maken. Dankzij labels kunnen bij het afdrukken van documenten gegevens over documenteigenschappen aan de bewuste documenten worden gekoppeld. Itemeigenschappen die in kolommen zijn opgeslagen, zoals bestandsnaam, auteur, aanmaakdatum, status, projectnaam en planninggegevens, kunnen in een label worden opgenomen.

Labels worden standaard weergegeven in de header van het document. eindgebruikers kunt echter invoegen een label een willekeurige plaats in het document met behulp van het tabblad Invoegen in Office 2007-versie -programma's, zoals Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007en Microsoft Office PowerPoint 2007. Labels worden toegepast op alle documenten waaraan de desbetreffende beleid wordt toegepast.

Beleidbeheerders kunnen de volgende labelkenmerken bepalen:

  • Welke gegevens wilt opnemen in het etiket, zoals metagegevens gedefinieerd in het item kolommen, evenals de hard gecodeerde tekst en opmaak van tekens. Labels kunnen maximaal tien kolomverwijzingen, die elk kan maximaal 255 tekens lang zijn bevatten.

  • De labelindeling, met onder meer de totale hoogte en breedte, de tekststijl, het lettertype, de tekengrootte, regeleinden en tabs. De standaardhoogte van een label bedraagt 1 inch (25,4 mm), maar de hoogte kan variëren tussen 0,25 en 20 inch (6,35 en 508 mm). De labelbreedte varieert tussen 0,25 en 20 inch (6,35 en 508 mm). Labeltekst wordt altijd verticaal binnen de labelafbeelding gecentreerd.

  • De manier waarop eindgebruikers al dan niet verplicht labels toevoegen. Beheerders kunnen instellen dat eindgebruikers door Office 2007-versie wordt verzocht een label in te voegen voordat ze een document opslaan of afdrukken. Het is ook mogelijk eindgebruikers naar eigen inzicht een label handmatig te laten toevoegen. Bovendien kunnen gebruikers een label zo nodig uit een document verwijderen.

  • De manier waarop labelinhoud wordt verwerkt. Beheerders kunnen labelinhoud laten vergrendelen zodra deze voor het eerst aan een document wordt toegevoegd. Het is ook mogelijk de labelinhoud te laten bijwerken zodra de kolomgegevens worden gewijzigd. Labels worden uitsluitend vergrendeld als alle vereiste metagegevens in het label zijn opgenomen.

Naar boven

Labels aan een beleid toevoegen

  1. Open de pagina Beleid bewerken voor het beleid waarnaar u wilt toevoegen van de etiketten.

  2. Klik op de pagina Beleid bewerken in de sectie Labels op labels inschakelen.

  3. Als u ervoor wilt zorgen dat er altijd een label aan een document wordt toegevoegd, schakelt u het selectievakje Gebruikers vragen om het label op te geven voordat zij het document opslaan of afdrukken in.

    Opmerking: Alle instellingen zijn op het gehele label van toepassing. Mogelijk moet u de tekstopmaak of de labelgrootte wijzigen om de tekst naar behoren weer te geven.

    Schakel dit selectievakje uit als het labelbeleid optioneel is en eindgebruikers naar eigen inzicht handmatig een label in hun documenten mogen invoegen.

  4. Als u een label wilt vergrendelen zodat het zelfs niet kan worden gewijzigd nadat kolomgegevens zijn gewijzigd, schakelt u het selectievakje Geen wijzigingen in labels toestaan na toevoeging in.

    Als u wijzigingen in labels als gevolg van gewijzigde kolominstellingen wel wilt toestaan, schakelt u dit selectievakje uit.

  5. Typ in het vak Labelindeling de tekst van het label die u wilt weergeven.

    • Typ de naam van de gewenste kolommen in de volgorde waarin u ze op het label wilt weergeven. Plaats kolomnamen tussen accolades ({ }), zoals u in het voorbeeld op de pagina ziet.

    • Desgewenst typt u een kolom-id buiten de accolades, zoals u in het voorbeeld op de pagina ziet.

    • Als u een regeleinde aan een label wilt toevoegen, typt u in het labelvak \n op de positie waar u het regeleinde wilt plaatsen.

    • Als u een tab wilt toevoegen, typt u in het labelveld \t op de positie waar u de tekst wilt laten inspringen.

  6. Selecteer in het gedeelte Opmaak de gewenste tekstopmaak voor het label. Zorg ervoor dat u een lettertype en tekenstijl selecteert die op de computer van de eindgebruikers beschikbaar zijn. De hoeveelheid tekst die op het label kan worden weergegeven, is mede afhankelijk van de tekengrootte.

  7. Typ in het gedeelte Labelgrootte de hoogte en breedte van het label. Zowel de labelhoogte als de labelbreedte kan variëren van 0,25 tot 20 inch (6,35 tot 508 mm). Labeltekst wordt altijd verticaal binnen de labelafbeelding gecentreerd.

  8. Klik op Vernieuwen om een voorbeeld van de labelinhoud te bekijken.

    Zorg ervoor dat de tekst past in de ruimte die u met de labelhoogte en -breedte hebt gedefinieerd. Tekst die niet op het label past, wordt niet weergegeven.

    Opmerking: In het afdrukvoorbeeld worden werkelijke kolomwaarden niet weergegeven.

  9. Klik op OK om de labelfunctie op het beleid toe te passen.

Problemen met labels oplossen

Als u ervoor wilt zorgen dat labels naar behoren worden afgedrukt, controleert u het volgende:

  • Alle kolommen die in de labelindeling zijn opgegeven, maken deel uit van de documentbibliotheek.

  • De lengte van het label wordt niet door de labelinhoud overschreden.

  • De tekstopmaak, zoals de tekenstijl, is geldig. Als er ongeldige opmaakparameters zijn gebruikt of als er naar lettertypen wordt verwezen die niet op het clientsysteem zijn geïnstalleerd, wordt er weliswaar een label gemaakt, maar worden daarbij de standaardopmaakwaarden gebruikt.

Als er bepaalde metagegevens ontbreken die voor het label zijn vereist, wordt een dialoogvenster met een melding weergegeven waarin gebruikers op de ontbrekende metagegevens worden gewezen. Gebruikers kunnen deze ontbrekende metagegevens in het documentinformatiepaneel opgeven.

Naar boven

Controle van gebeurtenissen aan een beleid toevoegen

Met de controlefunctie van het siteverzamelingsbeleid kunnen bedrijven controletrajecten definiëren en analyseren voor documenten en lijstitems buiten documenten, zoals takenlijsten, lijsten met actie-items, discussiegroepen en kalenders. De functie biedt een controlelogboek waarin gebeurtenissen worden vastgelegd, waaronder het moment waarop inhoud is bekeken, bewerkt en gepubliceerd. Als de controlefunctie in een beleid is ingeschakeld, kunnen de beleidbeheerders de gecontroleerde gegevens bekijken in rapporten over het gebruik van het beleid. Deze rapporten zijn op Excel gebaseerd en bevatten een beknopt overzicht van het huidige gebruik. U kunt elk rapport bekijken om te zien hoe informatie binnen de organisatie wordt gebruikt. Met behulp van controleverslagrapporten kunnen organisaties controleren of informatie binnen het bedrijf conform de regels wordt gebruikt, de controleresultaten vastleggen en onderzoek doen naar mogelijke problemen.

Met de controlefunctie worden de volgende gegevens vastgelegd:

  • Naam van de gebeurtenis.

  • Datum en tijd van de gebeurtenis.

  • Systeemnaam van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.

  • Open de pagina Beleid bewerken voor het beleid waarnaar u wilt toevoegen controle.

  • Schakel het selectievakje inschakelen op de pagina Beleid bewerken in de sectie controleren en selecteer vervolgens de selectievakjes in naast de gebeurtenissen die u wilt een audittrail voor behouden.

  • Klik op OK om de controlefunctie op het beleid toe te passen.

Wanneer controle is ingeschakeld, wordt de gebeurtenissen die zijn gerelateerd aan de items die dit beleid vallen worden vermeld in het logboek. De controlelogboeken wilt weergeven op de pagina Site-instellingen op Controleverslagrapportenen selecteert u het rapport dat u hebt ingesteld.

Opmerking: Controleresultaten bieden informatie over het moment waarop een item is gewijzigd, maar niet over de inhoud die is gewijzigd. U kunt de controlefunctie dan ook niet vergelijken met een hulpmiddel waarmee u verschillende documentversies bijhoudt of waarmee u back-ups maakt.

Naar boven

Streepjescodes aan een beleid toevoegen

Streepjescodes zijn vooral nuttig voor het beheer van fysieke records. Niet-digitale items als afgedrukte documenten en fysieke items als producten, prototypen en hardware kunnen hiermee worden bijgehouden. Streepjescodes bevatten in tegenstelling tot labels geen informatie over het bijbehorende item en zijn dus geschikt om gevoelige informatie veilig online op te slaan en aan afgedrukte documenten of fysieke items te koppelen. De daadwerkelijke informatie blijft hierbij altijd verborgen.

Als streepjescodes als onderdeel van een beleid worden ingeschakeld, worden deze toegevoegd aan de documenteigenschappen en weergegeven in het kopgebied van het document waarop de streepjescode is toegepast. Streepjescodes kunnen net als labels handmatig uit een document worden verwijderd.

U kunt opgeven dat gebruikers wordt verzocht een streepjescode op te geven voordat ze een item kunnen afdrukken of opslaan. Het is ook mogelijk gebruikers zelf te laten beslissen of ze de streepjescode met het tabblad Invoegen in Office 2007-versie-programma's handmatig willen invoegen.

Met het beleid voor streepjescodes worden streepjescodes met de standaard Code 39 gegenereerd. Elke afbeelding van een streepjescode bevat onder het bijbehorende symbool tekst die de waarde van de streepjescode aangeeft. Hierdoor kunnen de gegevens ook worden gelezen als er geen scanapparatuur beschikbaar is. Gebruikers kunnen items online zoeken door het nummer van de streepjescode in het Microsoft Office SharePoint Server 2007-zoekvak te typen.

  1. Klik op de pagina Beleid bewerken in de sectie streepjescodes en schakel het selectievakje Streepjescodes inschakelen .

  2. Als u wilt dat gebruikers wordt gevraagd streepjescodes in de documenten in te voegen, schakelt u het selectievakje Gebruikers vragen om voor het opslaan of afdrukken een streepjescode op te geven in.

  3. Klik op OK om de functie voor streepjescodes op het beleid toe te passen.

Naar boven

Functies voor behoud en verloop van items aan een beleid toevoegen

Als het verloopbeleid is ingeschakeld, wordt de siteverzameling doorzocht op items waarvan de verloopperiode is verstreken. Wat er vervolgens met deze items gebeurt, is afhankelijk van de instellingen die in uw systeem voor verlopen items zijn gedefinieerd. Items worden bijvoorbeeld naar de prullenbak verplaatst, de workflow Verloop wordt gestart of er wordt een aangepast proces uitgevoerd.

U schakelt het verloopbeleid in door een verloopperiode en een bijbehorende actie op te geven.

  1. Open de pagina Beleid bewerken voor het beleid waarnaar u wilt instellen voor de items bewaren en de vervaldatum.

  2. Selecteer op de pagina Beleid bewerken het selectievakje Verlooptijd inschakelen tot stand brengen van hoe u buitengebruikstelling van inhoud die wordt beheerd door dit beleid.

  3. Selecteer een optie voor verloopperioden om het moment op te geven waarop documenten zijn verlopen. U kunt deze gegevens ook opnemen in een afzonderlijke workflow of een aangepaste verloopformule.

    • Als u wilt instellen op de vervaldatum op basis van de datumeigenschap van een, klikt u op een periode op basis van eigenschappen van het itemen selecteer vervolgens de actie en de periode (dagen, maanden of jaren). Typ een getal in het vak tussen de lijsten om de periode te definiëren.

      Notities: 

      • Als u een beleid als onderdeel van een inhoudstype maakt, kunt u elke datumeigenschap uit dat inhoudstype als vervalwaarde gebruiken.

      • Deze opties zijn uitsluitend beschikbaar als u een siteverzamelingsbeleid maakt.

    • Als u het verloop met behulp van een workflow of een aangepaste verloopformule wilt definiëren, klikt u op Geprogrammeerd.

  4. Definieer de acties die u wilt laten uitvoeren zodra het document is verlopen.

    • Als u een vooraf gedefinieerde actie wilt inschakelen, zoals Verwijderen, klikt u op Voer deze actie uit en selecteert u de gewenste actie in de lijst.

    • Als u de workflow Verloop wilt starten, klikt u op Start deze workflow en selecteert u de naam van de workflow.

      Opmerking: Deze functie is uitsluitend beschikbaar als u een beleid definieert voor een inhoudstype waaraan al een workflow is gekoppeld.

  5. Klik op OK om de verloopfunctie op het beleid toe te passen.

Naar boven

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×