Belangrijkste procedures voor het toepassen van afwijkende gegevens op toekomstige projecten

Door Jane Suchan, PMP

Vorig jaar herfst heb ik mijn keuken verbouwd. Ik heb hiervoor veel tijd besteed om samen met een aannemer de kosten te schatten van kastjes, de vloer, apparatuur, verlichting en aansluitingen.    Hij keek wat rond op zolder en onderzocht mijn verouderde zekeringenkast. Daarna gaf hij een schatting voor het werk en materiaal, en een gedetailleerd werkplan. De bedragen waren precies binnen mijn budget. Hij kon binnen een maand aan de slag en het zou voor de feestdagen klaar zijn. Ik heb het contract ondertekend. We deden zaken.

Vervolgens ben ik gaan praten met vrienden die in huis een verbouwing hadden gehad. "Ga ervan uit dat je veel meer besteedt dan je budget, ten minste 50 procent meer." "Pas maar op wanneer ze de wanden en vloeren gaan verwijderen, je weet maar nooit wat ze allemaal vinden." "Je zit maandenlang in de troep."

Mijn aannemer was aanbevolen door een van mijn goede vrienden, en ik koos hem uit alle aannemers die ik heb gesproken. Misschien was het controleren van zijn referenties en bekijken van zijn ervaring niet voldoende. Misschien dat ik niet de juiste vragen heb gesteld.

Een projectmanager zou beter moeten weten.

Wat ik had moeten vragen is hoeveel tijd en geld voor andere projecten was geschat en hoeveel tijd en geld hij uiteindelijk echt had besteed. In termen van projectbeheer, ik had moeten vragen naar de afwijking tussen de basislijnplanning en -kosten en de werkelijke planning en kosten voor zijn eerdere projecten. Een afwijking is het verschil tussen wat u verwacht en wat u daadwerkelijk hebt ontvangen.

Zoals elke goede projectmanager zou beamen, blijkt dat degenen die de geschiedenis negeren, de geschiedenis zeker zullen herhalen. Er is enorm veel geschreven over het onderwerp van het projectretrospectieven en het belang van het documenteren van wat men heeft geleerd, en niet zonder reden. Wanneer je eenmaal met een nieuw project begint, is het moeilijk te onthouden wat je hebt geleerd in het vorige project zodat je in nieuwe projecten hiermee rekening kunt houden.

Door u te richten op het verzamelen en analyseren van afwijkingsgegevens in het huidige project, kunt u betere tijd- en kostenramingen opstellen voor toekomstige projecten. Op deze manier kunt u de tijdrovende en dure wijzigingsaanvragen voorkomen.

De beste afwijkingsgegevens bepalen

Houd rekening met deze toonaangevende procedures voor het verzamelen van afwijkingsgegevens:

  • Investeer in de toekomst door afwijkingsgegevens te verzamelen.    Bepaal vroeg in het planningsproces welke afwijkingsgegevens u wilt verzamelen. Dit kan voor de hand liggend lijken, maar al te vaak worden de meetwaarden van projecten gedefinieerd voor de korte termijn, en het verzamelen van gegevens voor langetermijnvoordelen (zoals betere schattingen) wordt vaak als onnodig gezien. Neem de gegevens die u wilt verzamelen op in uw succescriteria voor een project: kwantitatieve metingen om de voortgang te beoordelen, te berekenen of te bepalen in monetaire eenheden, behaalde mijlpalen of kwaliteitsresultaten. Afwijkingsgegevens vormen een subset van de meetwaarden van een project.

  • Werk met belanghebbenden om te bepalen welke afwijkingen moeten worden bijgehouden.    Betrek uw projectsponsor en teamleden bij het vaststellen van de afwijkingen die moeten worden bijgehouden en op welk detailniveau. Hoe meer weet u over uw afwijkingsgegevens, des te meer informatie u in uw projectplanning- en budget kunt inbouwen. De stabiliteit van uw rapportage- en controlemechanismen heeft directe invloed op hoe goed aan deze details wordt voldaan. Investeer bovendien voldoende tijd in het krijgen van de steun van uw team voor uw projectvereisten. Mogelijk moet u uw sponsor vragen om voor dit doel op te komen.

  • Focus op geplande kosten en schema versus werkelijke kosten en schema.    Gepland versus werkelijk zijn de afwijkingsgegevens waar de meeste projectmanagers op focussen.

    • Afwijking van planning is het verschil tussen de werkelijke voortgang en het projectschema. Deze afwijking kan worden bijgehouden op project-, fase-, mijlpaal- of taakniveau.

    • De kostenafwijking is het verschil tussen de werkelijke kosten van het voltooide werk en het projectbudget. Ook deze kan worden gemeten op project-, fase-, mijlpaal- of taakniveau, afhankelijk van de kostenbasislijn.

      Deze afwijkingen zijn het verschil tussen de gegevens volgens de basislijn en de gegevens die worden verzameld tijdens de uitvoering van het project. Door de planning te vergelijken met het feitelijke resultaat, kunt u zien hoe dingen veranderen naarmate het project vordert. Deze afwijkingsgegevens moeten worden opgenomen in de normale statusrapporten voor de sponsor en belanghebbenden van uw project.

  • Controleer geschatte kosten en planning versus werkelijke kosten en planning.     Deze gegevens zijn het verschil tussen de schattingen voor kosten en planning die zijn goedgekeurd voor het project, en de kosten en planning wanneer het project wordt afgerond of gestart. Als u na het ontwikkelen van uw basislijnplanning en -kosten het idee krijgt dat u extra tijd of geld nodig hebt, is het het beste als u dit zo vroeg mogelijk opmerkt. Degenen die naar deze afwijkingen kijken, zelfs op hoog niveau, zullen de noodzaak zien van het investeren in projectplanning vooraf. Wat u hiermee voorkomt is schattingen op basis van gissingen, die zijn gemaakt zonder gedetailleerde planning of input van de mensen die het werk uitvoeren.

Naar boven

Toepassen wat u hebt geleerd van de afwijkingsgegevens

Een van de handigste dingen die u kunt doen is naar de afwijkingsgegevens kijken en uzelf afvragen waarom de verschillen optreden. Veranderingen kunnen worden veroorzaakt door het projectteam, de klant, leveranciers of een verandering in de omgeving, zoals nieuwe regelgeving. Wat de oorzaak ook is, u wilt de wijzigingen analyseren om problemen te identificeren en risicobeperkingsstrategieën te ontwikkelen voor toekomstige projecten. Hoe meer u weet over de redenen voor de afwijkingen, hoe gemakkelijker het is de valkuilen de volgende keer te ontwijken.

  • Brainstorm over ideeën om toekomstige afwijkingen te voorkomen.    Vraag input van het projectteam over afwijkingen. Blijf bij de gegevens en feiten en ga geen schuldigen aanwijzen.

  • Vraag uw team de effecten van de afwijkingen te kwantificeren.    U hebt mogelijk geen zichtbaarheid van elk gebied, maar u kunt uw bewustzijn verbreden door betere informatie te verzamelen.

  • Neem alle informatie over afwijkingen in uw projectretrospectief op.    Stel uw inzichten beschikbaar aan uw collega's, zodat zij ook hiervan kunnen profiteren.

  • Gebruik de afwijkingsgegevens als een basislijn voor het schatten van het volgende project.    Deze basislijngegevens komen vooral van pas komen als de projecten vergelijkbaar zijn of u weer met dezelfde projectteamleden gaat werken. De nieuwe projectschattingen zullen veel nauwkeuriger zijn.

  • Gebruik afwijkingsgegevens om uw schattingen voor toekomstige projecten te kwalificeren.    Wanneer u een voorlopige planning of kostenschatting maakt, krijgt u ongetwijfeld te maken met een belanghebbende of opdrachtgever die wil dat het project sneller en goedkoper wordt uitgevoerd. Wanneer u gegevens hebt die uw schattingen onderbouwen, hebt u wat u nodig hebt om het project met succes uit te voeren, zonder u enorm te hoeven inspannen.

Naar boven

Gebruik strategie, niet geluk, om succes in de toekomst te waarborgen

Hoe is het met de verbouwing van mijn keuken gegaan? Die was op tijd af en het budget is maar een beetje overschreden. Ik denk dat ik geluk had. Maar u moet niet rekenen op geluk voor uw projecten. Om voor nu en de toekomst succes te waarborgen, moet u vroeg een proces hebben voor het bijhouden van afwijkingen. Verzamel de gegevens tijdens de levenscyclus van het project, analyseer deze als onderdeel van uw retrospectief en pas wat u hebt geleerd toe in uw volgende project.

Door deze toonaangevende procedures voor het verzamelen en toepassen van afwijkende gegevens in uw projectmanagementmethodiek op te nemen en toe te passen, krijgt u betere schattingen, kunt u de omstandigheden identificeren die leiden tot afwijkingen en krijgt u met minder projectwijzigingen te maken.

Naar boven

Over de auteur     Janet Suchan is programmamanager met ervaring in het beheer van zakelijke initiatieven en de ontwikkeling van methodologieën voor projectmanagement. Jane woont in Seattle, Washington, VS.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×