Belangrijke vragen over uitchecken, inchecken en versies

Uitchecken, inchecken of wijzigingen in bestanden negeren in een bibliotheek.

Nee, als u een bestand niet meer uitcheckt, wordt alleen de voorwaarde van het bestand gewijzigd zodat u het bestand alleen kunt bewerken.

Als u een bestand uitcheckt en niet weer opslaat, worden uw wijzigingen niet opgeslagen. Als u wijzigingen wilt bijhouden, slaat u het bestand altijd op.

Hoe u het bestand opslaat, is afhankelijk van de editor of het hulpmiddel dat u gebruikt. Als u een tekstbestand online bewerkt, moet u expliciet op Opslaanklikken. Als u echter bewerkt in een Office 365-app, zoals in Word of Excel, kunt u het document sluiten en wordt het automatisch opgeslagen.

Als u een bestand uitcheckt, slaat u het op en negeert u het uitchecken, dan worden uw wijzigingen niet meer opgeslagen in de bibliotheek.

Standaard kan iedereen met de machtiging bewerken in een documentbibliotheek een bestand wijzigen. U kunt echter instellen dat iemand eerst het bestand moet controleren voordat het wordt gewijzigd.

U moet de eigenaar van de documentbibliotheek of sitebeheerder zijn of vergelijkbare machtigingen hebben om deze instelling uit te voeren.

  1. Open de bibliotheek die u wilt uitchecken.

  2. Klik in SharePoint Online op instellingen Tandwielvormige knop voor instellingen en klik vervolgens op Bibliotheekinstellingen.

    Menu Instellingen met Bibliotheekinstellingen geselecteerd

    Klik in SharePoint 2013 en SharePoint 2016 op paginaen klik vervolgens op Bibliotheekinstellingen.

    Knoppen op het lint voor SharePoint-bibliotheekinstellingen
  3. Klik op de pagina instellingen op instellingen voor versies.

    Dialoogvenster Bibliotheekinstellingen met Versiebeheer geselecteerd.
  4. Schuif op de pagina instellingen voor versies omlaag en klik op Ja als u wilt dat documenten worden uitgecheckt voordat deze kunnen worden bewerkt.

    Instellingenvenster waarin Ja is gemarkeerd bij documenten die moeten worden uitgecheckt om te worden bewerkt

Standaard kan een documentbibliotheek leden met bewerkings machtiging bewerken maken en bewerken van bestanden zonder ze te controleren. Als u dit wilt voorkomen, schakelt u het selectievakje uitchecken vereist in voor de bibliotheek. U moet de eigenaar van de documentbibliotheek of sitebeheerder zijn of vergelijkbare machtigingen hebben om deze instelling uit te voeren.

  1. Open de bibliotheek die u wilt uitchecken.

  2. Klik in SharePoint Online op instellingen Tandwielvormige knop voor instellingen en klik vervolgens op Bibliotheekinstellingen.

    Menu Instellingen met Bibliotheekinstellingen geselecteerd

    Klik in SharePoint 2013 en SharePoint 2016 op paginaen klik vervolgens op Bibliotheekinstellingen.

    Knoppen op het lint voor SharePoint-bibliotheekinstellingen
  3. Klik op de pagina instellingen op instellingen voor versies.

    Dialoogvenster Bibliotheekinstellingen met Versiebeheer geselecteerd.
  4. Schuif op de pagina instellingen voor versies omlaag en klik op Ja als u wilt dat documenten worden uitgecheckt voordat deze kunnen worden bewerkt.

    Instellingenvenster waarin Ja is gemarkeerd bij documenten die moeten worden uitgecheckt om te worden bewerkt

Als u wilt zien wie een kolom heeft uitgecheckt, houdt u de muisaanwijzer boven het pictogram Uitchecken icon image zodat u kunt zien wie het bestand heeft uitgecheckt.

U kunt de kolom Uitgecheckt door ook toevoegen aan de standaardweergave van de bibliotheek. Op deze manier kan iedereen eenvoudig zien wie een document heeft uitgecheckt. Zie een kolom maken in een lijst of bibliotheekvoor informatie over het toevoegen van een uitgecheckte kolom in SharePoint.

Meer informatie

Met versiebeheer kunt u de geschiedenis bijhouden van wijzigingen in een document waarvoor een gecontroleerde publicatiecyclus van primaire versies of primaire en secundaire versies is vereist.

Versiegeschiedenis met secundaire versie verwijderd

Versiebeheer inschakelen

Versiebeheer voor een lijst of bibliotheek inschakelen en configureren

Klik op Toevoegen om bestanden naar de bibliotheek te slepen slepen en neerzetten gebruiken   

De meest gebruikte methode voor het uploaden van bestanden is door deze vanuit een computer- of netwerkmap naar de documentbibliotheek te slepen. Open eerst de bibliotheek op uw site. Zoek vervolgens op de computer naar de documenten die u wilt uploaden, selecteer deze en sleep deze naar de ruimte in de bibliotheek met de tekst sleep bestanden hiernaartoe.

Als u de optie voor het slepen en neerzetten van bestanden niet ziet, installeert u de nieuwste versie van uw browsersoftware of Microsoft Office. Voor deze functie is minimaal Office 2013 of de nieuwste versie van Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox of Chrome vereist.

Een geopend Verkenner-venster met de opdracht openen in Verkenner   

Met deze opdracht wordt Windows Verkenner op uw computer geopend, maar wordt de mappenstructuur op de servercomputer van de site weergegeven. U moet mogelijk af en toe een groot aantal documenten in een bibliotheek naar een andere bibliotheek kopiëren of verplaatsen.

Opmerking: Openen met Explorer in SharePoint 2013 en SharePoint 2016, of weergeven in Verkenner met SharePoint Online alleen werken in Internet Explorer 10 of 11. Deze functie wordt niet ondersteund in Microsoft Edge, Google Chrome of Mozilla FireFox.

U wilt bijvoorbeeld alle documenten die meer dan een jaar geleden zijn gemaakt, naar een andere bibliotheek verplaatsen om de informatie te archiveren. Of u wilt documenten in een bibliotheek waarvan u de eigenaar bent, van een site kopiëren naar een andere bibliotheek op een subsite, omdat u naar een andere werkgroep gaat.

U kunt de bestanden in de map ook bewerken (kopiëren, naam wijzigen, verwijderen enzovoort).

Bestanden naar een bibliotheek slepen met de opdracht Nieuw document   

Klik in het bijschrift Een nieuw bestand maken op BESTAAND BESTAND UPLOADEN. Klik in het dialoogvenster dat verschijnt, op Bladeren om afzonderlijke bestanden te uploaden.

Het voordeel van deze methode is dat deze altijd werkt, ongeacht de browser of browserversie die u momenteel gebruikt.

Verwante tips voor uitchecken, inchecken en versies   

Ongeacht de manier waarop u bestanden uploadt, moet u rekening houden met de volgende punten over uitchecken, inchecken en versies wanneer deze zijn ingeschakeld:

  • Als u een bestand uploadt naar een bibliotheek waarin het uitchecken van bestanden is vereist, wordt het bestand eerst aan u uitgecheckt. U moet het bestand inchecken voordat anderen het kunnen bekijken en bewerken.

  • Als de bibliotheek is geconfigureerd om bestandsversies bij te houden, kunt u het geüploade bestand meestal toevoegen als een nieuwe versie die vervolgens onderdeel wordt van de versiegeschiedenis van het bestand.

  • Als u voor de bibliotheek waarden moet toevoegen aan een of meer bibliotheekkolommen, zoals een afdelingsnaam of projectnummer, moet u de waarden nog steeds bewerken en het document inchecken voordat de uploadbewerking is voltooid.

Meer informatie

U kunt een nieuw document toevoegen aan een nieuwe versie door het af te sluiten en alle inhoud te vervangen door de nieuwe versie. Wanneer de uitgecheckte versie is gewijzigd, kunt u de versie weer inschakelen. SharePoint maakt een nieuwe kopie, waarbij eerdere versies worden bijgehouden (mits u deze hebt geconfigureerd). Zie Hoe werkt versiebeheer in een lijst of bibliotheek? voor meer informatie over versiebeheer.

Nee, helaas van de SharePoint-omgeving is er geen manier om een herinnering in te stellen of de datum waarop een document is uitgecheckt, op te zoeken. Er zijn Api's (Application Programming Interface) waarmee dit wordt toegestaan, maar u hebt wel een aangepast programma nodig. Neem contact op met uw beheerder of siteontwerper.

Kijk op een visuele afbeelding van het pictogram uitchecken icon image of Voeg een uitgecheckt kolom toe aan de bibliotheek. Zie een kolom maken in een lijst of bibliotheekvoor informatie over het toevoegen van een uitgecheckte kolom in SharePoint.

Als u bestanden uploadt naar een bibliotheek waarin het uitchecken van bestanden is vereist, worden de bestanden eerst aan u uitgecheckt. U kunt de bestanden zien, maar anderen niet. Voordat anderen de bestanden kunnen bekijken of bewerken, moet u de vereiste eigenschappen invullen en vervolgens de bestanden inchecken.

Meer informatie

Als iemand u een koppeling naar een SharePoint-bestand stuurt en u hierop klikt, moet u altijd de titelbalk lezen om te kijken of hier alleen-lezen staat voordat u het bestand gaat bewerken. Als dit het geval is en uitchecken is ingeschakeld voor de bibliotheek, moet u het bestand uitchecken. U kunt altijd naar de bibliotheek gaan door de URL te bekijken voor de locatie van de bibliotheek.

Als het bestand echter een Office-document is, zoals Word, Excel of PowerPoint, is het veel eenvoudiger. Stel eerst de bewerkingsmodus van het document in, klik op het tabblad Bestand en zoek naar de knop Versies beheren, waarmee u het bestand kunt uitchecken.

Het is echter ook mogelijk dat iemand het bestand al heeft uitgecheckt. In dat geval is de opdracht Uitchecken niet beschikbaar.

Hoe vaak hebt u dit gezien?

Berichtvak met de mogelijkheid om het uitgecheckte bestand in een lokale conceptmap op te slaan

Van de functie voor lokale concepten bestaan al enkele versies. Als u het selectievakje Mijn lokale conceptmap gebruiken inschakelt, kunt u het bestand offline halen en kunt u het bestand gemakkelijker op uw computer vinden als u het later moet openen terwijl u geen verbinding met een netwerk hebt. De map heet standaard SharePoint-concepten en bevindt zich in de map Documenten of Mijn documenten. Dit dialoogvenster wordt trouwens niet weergegeven als u twee of meer bestanden selecteert om uit te checken.

Maar de tijden zijn gewijzigd. Als u met off line bestanden wilt werken, moet u de beste treffer gebruiken om OneDrive voor Bedrijven te gebruiken waarmee een documentbibliotheek offline wordt ingedrukt en de wijzigingen automatisch worden gesynchroniseerd. OneDrive voor Bedrijven bevat Office 2013 en er is ook een zelfstandige versie.

Meer informatie

Een bibliotheek die is onderverdeeld in mappen, heeft vaak een standaardweergave waarin alle mappen worden weergegeven. Als u een groot aantal bestanden in verschillende mappen wilt inchecken, maakt u een nieuwe weergave waarmee de bibliotheek 'platter' wordt gemaakt, zodat u alle bestanden in één weergave ziet zonder mappen. Selecteer hiervoor Alle items zonder mappen weergeven onder Mappen op de pagina Weergave bewerken. Als u nu meteen de bestandslimiet verhoogt door Aantal weer te geven items te verhogen onder Itemlimiet, ziet u alle bestanden tegelijk. Hierdoor kunt u veel makkelijker in één keer alle bestanden selecteren die u wilt inchecken.

Meer informatie

Als u een bibliotheek met OneDrive voor Bedrijven hebt gesynchroniseerd, kunt u nog steeds bestanden uitchecken in de browser. U ziet de uitgecheckte afbeelding icon image in de browser om aan te geven dat het bestand is uitgecheckt. Het pictogram uitchecken op het bestand in de lokale map van uw apparaat is echter niet beschikbaar omdat de lokale map geen kennis heeft van de status van het bestand uitchecken en inchecken in SharePoint.

U kunt echter het volgende doen in de lokale map:

  1. Klik met de rechtermuisknop op de bestandsnaam.

  2. Selecteer Online weergeven of selct OneDrive voor Bedrijvenen klik vervolgens op Ga naar browser.

U kunt nu snel de SharePoint-bibliotheek en de uitcheck-/incheckstatus van bestanden in de bibliotheek zien.

U hoeft niet te wachten tot deze persoon terugkomt.

Een beheerder van een site of bibliotheek kan de machtiging uitchecken opheffen gebruiken waarmee een document kan worden ingecheckt of het uitchecken van een document door een andere gebruiker verwijderen. Maar let op de consequenties hiervan. Uw collega kan de lokale kopie van zijn of haar wijzigingen toevoegen aan het document in de bibliotheek en de twee versies moeten worden gereconcilieerd, handmatig of met behulp van vergelijkings hulpmiddelen, zoals de items die worden weergegeven in Word en Excel.

Meer informatie

Eenvoudig gezegd, is het uit- en inchecken van bestanden een manier om een bestand te vergrendelen, zodat u dit exclusief kunt bewerken, en het bestand vervolgens te ontgrendelen voor anderen. Houd rekening met uw manier van samenwerken wanneer u bibliotheken maakt, uw bestanden ordent en de beste samenwerkingsmethode bepaalt. U kunt op verschillende manieren met anderen samenwerken aan documenten. Aan de hand van de volgende tabel kunt u bepalen wat het beste bij u past.

Manier van samenwerken

Veelvoorkomend gebruik

Aanbevolen procedures

Informeel

Dagelijkse teamdocumenten, licht of onregelmatig bewerken, en incidentele bewerkingsconflicten

Verplicht uitchecken uitschakelen (dit is de standaardinstelling voor de bibliotheek), maar u kunt nog steeds afzonderlijke bestanden uitchecken als dat nodig is.

Cocreatie

Eenvoudige, realtime samenwerking aan documenten met Office-producten op clientcomputers en met Office voor het web

Verplicht uitchecken uitschakelen en voorkomen dat een bestand wordt uitgecheckt omdat dit niet compatibel is met cocreatie

Formeel

Stappen voor het becommentariëren, reviseren en goedkeuren van documenten

Vereist uitchecken inschakelen

Hierna volgen enkele tips voor als u uitchecken in een bibliotheek inschakelt:

  • Zorg ervoor dat bestanden niet te lang zijn uitgecheckt. 

  • Voeg de kolom Uitgecheckt door toe aan de standaardweergave van de bibliotheek. Zo kunnen anderen eenvoudig zien wie een document heeft uitgecheckt. Als deze kolom niet in een weergave wordt weergegeven, kunt u de muisaanwijzer boven het pictogram Uitchecken icon image om een tip te zien waarin wordt aangegeven wie het bestand heeft uitgecheckt.

  • Vraag voordat Overridding iemand anders uitcheckt.

  • Bewerk geen bestanden die al zijn uitgecheckt.

  • Rember dat wijzigingen niet zichtbaar zijn voor anderen totdat ze zijn ingecheckt.

Meer informatie

Als er nog steeds problemen optreden of er onverwacht gedrag is, kunt u een serviceaanvraag indienen.

Neem contact op met de ondersteuning voor bedrijfsproducten-Help voor beheerders .

Opmerking:  Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor je is. Wil je ons laten weten of deze informatie nuttig is? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders