Beheer van records ter plaatse configureren

In dit artikel

• Ter recordbeheer ter plaatse voor een siteverzameling configureren

• Beheer ter plaatse configureren records voor een lijst of bibliotheek

Beheer van records ter plaatse configureren voor een siteverzameling

Als uw beheeroplossing voor records ingesteld op het niveau van de lijst of bibliotheek is, raadpleegt u configureren in recordbeheer ter plaatse voor een lijst of bibliotheek. Als uw beheeroplossing voor records betrekking hebben op meerdere sites, kunt u instellingen voor recordbeheer configureren op de volgende manieren:

• Opgeven welke beperkingen voor een document gelden wanneer het als een record wordt gedeclareerd.

• Opgeven of voor alle lijsten of bibliotheken in een site handmatig records mogen worden gedeclareerd.

• Opgeven wie handmatig documenten als records kan declareren of de declaratie van records ongedaan kan maken.

Configureren in recordbeheer ter plaatse voor een siteverzameling

1. Navigeer naar de site op het hoogste niveau.

2. Klik op het menu Siteacties , klikt u op Site-instellingen

3. Klik onder Beheer van siteverzameling op Instellingen voor declaratie van records.

4. Selecteer op de pagina Instellingen voor declaratie van records in de sectie Beperkingen op records de optie die aangeeft welke beperkingen voor een item gelden wanneer het als een record wordt gedeclareerd. Deze instelling heeft geen invloed op items die al zijn gedeclareerd als records.

5. Geen extra beperkingen    Deze beperking is nuttig als records een ander bewaarbeleid moeten hebben dan niet-records, maar u het verwijderen of bewerken van de records niet wilt blokkeren.

6. Verwijderen blokkeren    Dit is de standaardbeperking voor het recordcentrum.

7. Bewerken en verwijderen blokkeren    Deze beperking is nuttig als u een document volledig wilt vergrendelen, zodat het niet kan worden bewerkt of verwijderd. Bij het document wordt een pictogram van een hangslot weergegeven, zodat u kunt zien dat het item is vergrendeld.
   

1. Selecteer de optie die aangeeft of items kunnen worden handmatig als record zijn gedeclareerd in lijsten en bibliotheken al dan niet standaard in de sectie Mogelijkheid om records declareren . Als het niet beschikbaar in alle locaties al dan niet standaardoptie is geselecteerd, kunnen items worden gedeclareerd als record alleen via beleid of een werkstroom.

   Met de opties in deze sectie kunt u voor de gehele siteverzameling definiëren of de knoppen Record declareren en Declaratie van record ongedaan maken wel of niet worden weergegeven op het lint. Als de knoppen op het lint worden weergegeven, kunnen gebruikers met de juiste machtigingen een document als een record declareren. Elke lijst of bibliotheek heeft een eigen pagina Instellingen voor declaratie van records waarop onafhankelijk van de instelling voor de siteverzameling, kan worden ingesteld of de knoppen voor de declaratie van records worden weergegeven op het lint. Als er geen instellingen voor declaratie van records zijn opgegeven op lijst- of bibliotheekniveau, wordt standaard de instelling van de siteverzameling gebruikt.
   

   

2. Geef in de sectie Declaratierollen op welke typen gebruikers items als records kunnen declareren of de declaratie ongedaan kunnen maken.

3. Alle inzenders en beheerders van lijsten    Elke gebruiker die voor een lijst de machtiging heeft om items te bewerken, kan items als records declareren en declaraties ongedaan maken.

4. Alleen lijstbeheerders    Alleen gebruikers die voor een lijst de machtiging hebben om de lijst te beheren, kunnen items als records declareren of declaraties ongedaan maken.

5. Alleen beleidsacties    Alleen beleidsacties of aangepaste code die wordt uitgevoerd met de systeemaccount, kunnen items als records declareren of declaraties ongedaan maken.
   

   

6. Klik op OK.

Naar boven

Beheer van records ter plaatse configureren voor een lijst of bibliotheek

U kunt instellingen voor recordbeheer configureren om toe te staan of te verhinderen dat records worden gemaakt in bepaalde lijsten of bibliotheken op een site. U kunt lijsten en bibliotheken ook zo configureren dat alle items die eraan worden toegevoegd automatisch als records worden gedeclareerd.

C onfigureren op hun plaats staan recordbeheer voor een lijst of bibliotheek

1. Ga naar de lijst of bibliotheek die u wilt configureren voor recordbeheer.

2. Klik voor bibliotheken onder Hulpprogramma's voor bibliotheken op het tabblad Bibliotheek. Klik voor lijsten onder Hulpprogramma's voor lijsten op het tabblad Lijst.

3. Klik op het lint van de bibliotheek op Bibliotheekinstellingen. Klik voor lijsten op Lijstinstellingen.

   Opmerking: Als de knop die in deze procedure wordt genoemd niet op het lint wordt weergegeven, moet u mogelijk de schermresolutie of de grootte van het browservenster aanpassen om alle beschikbare knoppen op het lint te kunnen weergeven. U kunt ook op de groepsknop klikken om de selectie met knoppen in de groep uit te vouwen.

4. Klik op de pagina Lijstinstellingen op Instellingen voor declaratie van records.

   
   

5. Voer een van de volgende handelingen uit in de sectie Mogelijkheid om records handmatig te declareren:
   

6. Selecteer of u de standaardinstelling van de siteverzameling wilt gebruiken.

7. Sta handmatige declaratie van records toe voor deze lijst of bibliotheek.

8. Sta nooit handmatige declaratie van records toe voor deze lijst of bibliotheek.
   

9. Selecteer in de sectie Automatische declaratie of u wilt dat items die aan deze lijst of bibliotheek worden toegevoegd, automatisch als records worden gedeclareerd.

10. Klik op OK.

Naar boven