Beginnen met een plan

Gegevens die over verschillende tabellen zijn verdeeld

Maak een plan om tijd en moeite te besparen.

Voor deze cursus, en voor de andere cursussen in deze reeks, doet u alsof u de activagegevens (van computers, bureaus en andere apparatuur) van uw bedrijf beheert. U hebt tot nu toe een werkblad gebruikt om die gegevens in te voeren en te beheren, maar het bestand wordt zo groot dat het moeilijk wordt om gegevens te vinden en te wijzigen, en sommige records zijn onnauwkeurig.

U kunt uw taak vergemakkelijken door die gegevens in een Access-database te plaatsen, maar waar begint u? Leer eerst databases te ontwerpen. De termen die gebruikt worden voor het ontwerp van databases, kunnen redelijk technisch van aard zijn. Zo zult u termen tegenkomen zoals normale formulieren, maar hier zijn de basisbeginselen:

Bekijk de gegevens die u moet registreren. Hoeveel van die gegevens herhalen zich? Hoe vaak staan er bijvoorbeeld leveranciers in uw werkblad? U zoekt de gegevens die zich herhalen en u verplaatst deze naar een aparte tabel. U herhaalt dit proces totdat u de verschillende soorten herhaalde gegevens hebt geïdentificeerd en elk type naar een aparte tabel hebt verplaatst.

U moet er hierbij voor zorgen dat elke tabel unieke gegevens bevat. Een tabel met activagegevens moet dus geen verkoopgegevens bevatten en een tabel met salarisgegevens mag geen medische records bevatten. Het proces om uw gegevens in kleinere tabellen op te delen, wordt normalisatie genoemd.

Nadat u uw gegevens hebt genormaliseerd, koppelt u uw tabellen met relaties aan elkaar. Vervolgens kunt u snel uw rapport maken, zoals u in de afbeelding kunt zien. In het oorspronkelijke werkblad staan de gegevens in één lange lijst, terwijl de database de gegevens verdeelt over tabellen. De tabellen zijn daarentegen zo gekoppeld dat u gegevens kunt vinden en een betekenis aan uw gegevens kunt ontlenen.

Deze reeks tabellen en relaties vormen de ruggengraat van relationele databases. Zonder deze tabellen en relaties hebt u geen database. Blijf doorgaan. Hierna tonen wij u stap voor stap het ontwerpproces.

Onderwerp 1 van 11

Volgende

(Terug naar de startpagina)

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×