Basistaken in SharePoint Server 2010

Belangrijk: Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Aan de slag met Office 2010 Hier vindt u een aantal basistaken en gegevens die u inzicht geven in het gebruik van Microsoft SharePoint Server 2010.

In dit artikel

Overzicht van SharePoint Foundation en SharePoint Server

Functionaliteit van SharePoint Server

Onderdelen van een SharePoint-site

Sitespecificaties die van invloed zijn op het gebruik van SharePoint

Inhoud toevoegen aan een site

Site-inhoud beheren en hiermee werken

Overzicht van SharePoint Foundation en SharePoint Server

SharePoint Foundation 2010 is de onderliggende technologie voor SharePoint-sites. Deze technologie, die in eerdere versies Windows SharePoint Services werd genoemd, is gratis beschikbaar. Dankzij de SharePoint Foundation-technologie is SharePoint Server 2010 in staat een consistente, herkenbare structuur te bieden voor lijsten en bibliotheken en voor het beheren en aanpassen van sites. Alle functies die beschikbaar zijn in SharePoint Foundation zijn ook beschikbaar in SharePoint Server 2010.

Omgekeerd zorgt SharePoint Server 2010 voor uitbreiding van SharePoint Foundation met extra functies en mogelijkheden. SharePoint Server en SharePoint Foundation bevatten allebei sitesjablonen voor samenwerking met collega's op teamsites, in blogs en vergaderwerkruimten. SharePoint Server bevat daarnaast echter ook nog uitgebreide functies voor sociale computerfuncties zoals tagging en nieuwsfeeds waarmee personen in uw organisatie informatie kunnen vinden, rangschikken, opzoeken en met collega's kunnen delen. Bovendien vult SharePoint Server de zoektechnologie van SharePoint Foundation aan met functies die nuttig zijn voor werknemers in grote organisaties, zoals de mogelijkheid te zoeken naar bedrijfsgegevens in SAP, Siebel en andere bedrijfstoepassingen.

SharePoint Foundation en SharePoint Server zijn beide ontworpen voor effectief gebruik met andere programma's, servers en technologieën, ook die in het Microsoft Office-systeem. U kunt bijvoorbeeld een site, lijst of bibliotheek offline plaatsen in SharePoint Workspace, werken met de site-inhoud terwijl u geen verbinding hebt met het netwerk en de wijzigingen automatisch synchroniseren wanneer u opnieuw verbinding maakt. U kunt een groot aantal SharePoint-taken uitvoeren vanuit vertrouwde Microsoft Office-programma's. U kunt bijvoorbeeld een werkstroom voor het goedkeuren van een onkostennota starten of hieraan deelnemen vanuit Microsoft Word.

Functionaliteit van SharePoint Server

De mogelijkheden van SharePoint Server 2010 omvatten zes gebieden. In dit artikel worden deze mogelijkheden in het kort beschreven en wordt u vervolgens voor meer informatie naar verwante artikelen doorverwezen.

Samenwerking en sociale berekeningen

Met SharePoint Server 2010 beschikt u over nog meer samenwerkingsfuncties dan met SharePoint Foundation, dankzij eenvoudige creatie via de browser of vanuit bekende toepassingen zoals Microsoft Word. Hierdoor kunnen gebruikers informatiebronnen verbinden met tagging en waarderingen en is het mogelijk sneller antwoorden te vinden via nieuwsfeeds en het zoeken van personen.

U kunt vooral profiteren van deze functionaliteit op Mijn site. Mijn site is uw eigen SharePoint-site waarop u documenten, koppelingen en informatie over uzelf kunt delen in een onlineprofiel. U kunt ook een blog maken over interessante onderwerpen of zoeken naar informatie die u nodig hebt voor uw werk.

wn-profiel

U beslist welke informatie u wilt delen en welke informatie u privé wilt houden op uw Mijn site. U kunt vervolgens koppelingen labelen naar informatie en informatie zoeken die anderen hebben gelabeld of gedeeld op hun nieuwsfeeds. Als u meer informatie zoekt over het beheren van informatie op uw Mijn site, raadpleegt u De informatie beheren die u deelt via uw Mijn site en profiel.

Met SharePoint Server 2010 kunt u ook overal samenwerken dankzij de uitgebreide mogelijkheden van SharePoint Workspace. Gebruikers kunnen zowel online als offline en onderweg blijven samenwerken.

Inhoudsbeheer voor ondernemingen

Enterprise Content Management (ECM) van Microsoft helpt organisaties omgaan met het probleem van grote hoeveelheden onbeheerde inhoud. SharePoint Server 2010 is een centraal onderdeel van de Microsoft ECM-oplossing, die voor elke werknemer in een organisatie inhoudsbeheer mogelijk maakt via integratie met bekende programma's zoals het Microsoft Office-systeem. Het bijzondere van de Microsoft ECM-oplossing is dat het mogelijkheden biedt voor het beheren van de gehele levenscyclus van inhoud, vanaf het ontstaan, het bewerken en samenwerken tot de verloopdatum — op één geïntegreerd platform.

SharePoint Server 2010 helpt organisaties de complete levenscyclus van inhoud te beheren met behulp van bepaalde sets met functies waarmee organisaties de volgende doelen kunnen bereiken:

  • Verschillende inhoudstypen beheren    Dankzij de mogelijkheden voor documentbeheer in SharePoint Server 2010 kunnen organisaties inhoud die afkomstig is van verschillende locaties samenbrengen in een centraal beheerde opslagplaats met een consistente indeling. Met de nieuwe functie voor documentsets kan een organisatie werkproducten maken en beheren die meerdere documenten omvatten. Geïntegreerde zoekmogelijkheden helpen gebruikers deze informatie te vinden, te delen en te gebruiken. Mogelijkheden voor metagegevensbeheer zoals de nieuwe functie Termenarchief kunnen organisaties helpen metagegevens die zich op verschillende sites bevinden, centraal te beheren. Metagegevens zijn gegevens over informatie aan de hand waarvan informatie kan worden herkend, gestructureerd, gevonden en beheerd. Nieuwe ondersteuning voor navigatie via metagegevens en de mogelijkheid om velden van metagegevens in documenten in te sluiten dragen bij tot het eenvoudig zoeken en vinden van informatie. Inhoud kan ook worden beveiligd tegen toegang door onbevoegden. Hulpprogramma's voor samenwerking, zoals workflow, zorgen ervoor dat mensen beter samenwerken om documenten op een gestructureerde manier te kunnen maken, reviseren en goedkeuren.

  • Naleving van compatibiliteit en wettelijke vereisten    Met de functies voor recordbeheer in SharePoint Server 2010 kunnen organisaties bedrijfsrecords opslaan en beveiligen, intern naast records in behandeling of in een vergrendelde centrale bibliotheek. Organisaties kunnen verloopbeleid toepassen op records om ervoor te zorgen dat deze behouden blijven gedurende de vereiste periode, zodat wordt voldaan aan de regelgeving of het bedrijfsbeleid, waardoor het juridische risico voor de organisatie wordt beperkt. Op basis van controletrajecten kunnen interne en externe auditors controleren dat records op de juiste manier worden bewaard. Specifieke records kunnen worden geblokkeerd onder juridische detectie, zodat deze niet worden vernietigd.

  • Efficiënt meerdere websites beheren    Met de mogelijkheden van Webinhoudsbeheer in SharePoint Server 2010 kan webinhoud worden gepubliceerd met behulp van een gebruiksvriendelijk bewerkingsprogramma voor inhoud en een ingebouwde goedkeuringsprocedure. Werknemers kunnen inhoud , zoals afbeeldingen, audio en video, snel naar websites uploaden zonder uitgebreide ondersteuning door IT-personeel. Nieuwe ondersteuning voor uitgebreide media omvat een nieuwe activabibliotheek met uitgebreide weergaven en kiezers, ondersteuning voor video's als een SharePoint-inhoudstype, een infrastructuur voor stromende video en een Silverlight-mediaspeler waaraan een weergave kan worden toegevoegd. Sjablonen in de vorm van hoofdpagina's en pagina-indelingen maken het organisaties mogelijk hun pagina's van een consistente huisstijl te voorzien. Ingebouwde functies voor Web Analytics bieden ondersteuning aan rapporten over gegevensverkeer, zoekacties en voorraden. Daarnaast biedt SharePoint Server 2010 een enkelvoudige installatie- en beheerinfrastructuur voor intranet, extranet en internetsites, evenals voor meertalige sites.

Enterprise-zoekfunctie

SharePoint Server 2010 beschikt over een krachtige zoekinfrastructuur die een aanvulling vormt op andere bedrijfsproductiviteitsoplossingen zoals Enterprise Content Management en samenwerking zodat vragen sneller en beter worden beantwoord en de kennis en expertise toenemen.

Bij het zoeken wordt rekening gehouden met uw persoonlijke context. Daarnaast wordt uw zoekopdracht verfijnd met interactieve navigatie, zodat u de informatie kunt vinden die u nodig hebt. Via SharePoint Server kunt u zoeken in meer inhoudsbronnen en -typen, zodat u alle informatie in het bedrijf binnen handbereik hebt, inclusief bedrijfstoepassingen, zoals SAP, Siebel of aangepaste databases.  Op deze manier is de informatie beschikbaar voor de personen die deze nodig hebben.

Bedrijfsinformatie

Bedrijfsinformatie is een serie methodologieën, technieken en procedures waarmee in organisatiesystemen opgeslagen informatie verwerkbaar wordt gemaakt door de gegevens aan de personen te geven die de informatie nodig hebben voor hun besluitvorming. SharePoint Server 2010 vormt een belangrijk onderdeel van het Microsoft-platform voor bedrijfsinformatie aangezien het kan bijdragen tot uitbreiding van de mogelijkheden van bedrijfsinformatie voor alle werknemers in een organisatie, waardoor de besluitvorming kan plaatsvinden op basis van correcte informatie.

In uw organisatie worden gegevens waarschijnlijk in verschillende indelingen opgeslagen, zoals databases, e-mailberichten en spreadsheetbestanden. SharePoint Server 2010 stelt u in staat gegevens op te halen uit verschillende bronnen en de gegevens zodanig te presenteren dat ze geschikt zijn voor analyse- en besluitvormingsdoeleinden.

Met Excel Services kunnen personen die beslissingen moeten nemen, Excel-werkmappen publiceren, delen en beheren op een SharePoint-site. Andere personen in de organisatie kunnen vervolgens celwaarden, formules en opmaak wijzigen vanuit de browser wanneer ze de gegevens analyseren.

PerformancePoint Services in SharePoint Server 2010 kunnen de zichtbaarheid van belangrijke organisatiedoelstellingen en meeteenheden vergroten, zodat u betere analyses kunt maken en een dieper inzicht in de materie verkrijgt. Uzelf en andere medewerkers kunnen interactieve dashboards maken en gebruiken die voorzien zijn van scorecards, rapporten en filters voor het vinden van trends. Ook kunt u uw SharePoint-sites voorzien van uitgebreide diagrammen en deze koppelen aan gegevens uit diverse bronnen, zoals SharePoint-lijsten, externe gegevenslijsten, Business Data Connectivity Services, Excel Services of andere webonderdelen.

Portals

Met SharePoint Server 2010 kunnen organisaties portalsites bouwen en onderhouden voor elk facet van hun bedrijf (portals voor bedrijfsintranet, websites voor bedrijfsinternet en portalsites voor afdelingen). Met bedrijfsintranet en afdelingsportals kunnen afzonderlijke sites in een organisatie met elkaar worden verbonden en kan de toegang tot bestaande bedrijfstoepassingen worden gecombineerd. Teams en personen in een organisatie kunnen via een portalsite de kennis, informatie en bedrijfstoepassingen vinden die ze voor het uitvoeren van hun taken nodig hebben.

Personen in een organisatie die een portalsite gebruiken, kunnen profiteren van hun Mijn site. Dit is een persoonlijke site waarmee u over een centrale locatie beschikt voor het beheren en opslaan van uw documenten, inhoud, koppelingen en contactpersonen. Mijn site fungeert als contactpunt voor andere gebruikers in de organisatie die informatie willen over u, uw vaardigheden en uw interesses. Mijn sites bevatten de functies voor sociale berekeningen die eerder in dit artikel zijn genoemd.

SharePoint Server 2010 bevat ook functies waarmee organisaties het bezoek aan hun portalsite op afzonderlijke gebruikers kunnen afstemmen, zoals het richten van inhoud op een specifiek type gebruiker. Uw organisatie kan de portalsite verder aanpassen met een voor SharePoint geschikt programma voor webontwerp zoals SharePoint Server 2010.

Bedrijfsprocessen en formulieren

SharePoint Server 2010 bevat vele functies waarmee u bedrijfsprocessen kunt integreren en stroomlijnen. Werkstromen kunnen de coördinatiekosten van veelvoorkomende bedrijfsprocessen, zoals goedkeuring van projecten of documentrevisie, stroomlijnen door de bij die processen behorende taken te beheren en bij te houden. SharePoint Server 2010 beschikt over diverse vooraf gedefinieerde werkstromen die u zo kunt gebruiken of aan uw behoeften kunt aanpassen. Tevens kunt u met SharePoint Designer aangepaste werkstromen maken voor uw specifieke bedrijfsprocessen.

U kunt ook formulieren maken op basis van browsers, en gegevens verzamelen van organisaties die Microsoft InfoPath 2010 niet gebruiken.

Onderdelen van een SharePoint-site

Een site is een groep verwante webpagina's waarmee uw organisatie aan projecten kan werken, vergaderingen kan houden en informatie kan delen. Een team kan bijvoorbeeld een site hebben waarin planningen, bestanden en proceduregegevens zijn opgeslagen. Uw team site kan deel uitmaken van een grote bedrijfsportalsite waar afdelingen als Personeelszaken informatie en bronnen schrijven en publiceren voor de rest van de organisatie.

Alle SharePoint-sites hebben gemeenschappelijke elementen waarvan u op de hoogte moet zijn om aan de slag te kunnen: lijsten, bibliotheken, webonderdelen en weergaven.

Team site

Lijsten    Een lijst is een onderdeel van een website waarin uw organisatie gegevens kan opslaan, delen en beheren. U kunt bijvoorbeeld een takenlijst maken om werkopdrachten bij te houden of om teamgebeurtenissen bij te houden in een agenda. U kunt ook een enquête uitvoeren of discussies hosten op een discussiebord.

Bibliotheken    Een bibliotheek is een speciaal type lijst waarin bestanden en gegevens over bestanden worden opgeslagen. U kunt bepalen hoe bestanden worden weergegeven, bijgehouden, beheerd en gemaakt in bibliotheken.

Weergaven    Met weergaven kunt u de items in een lijst of bibliotheek bekijken die voor u het belangrijkst zijn of die u het beste kunt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld een weergave maken met alle items in een lijst die van toepassing zijn op een specifieke afdeling of om bepaalde documenten in een bibliotheek te markeren. U kunt meerdere weergaven van een lijst of bibliotheek maken waaruit mensen kunnen kiezen. Daarnaast kunt u een webonderdeel gebruiken om een weergave van een lijst of bibliotheek weer te geven op een afzonderlijke pagina van de site.

Weergave Mijn taken

Webonderdelen    Een webonderdeel is een modulaire informatie-eenheid die de elementaire bouwsteen van een pagina met webonderdelen vormt. Als u gemachtigd bent om pagina's op uw site te bewerken, kunt u met webonderdelen de site zo aanpassen dat afbeeldingen en grafieken, delen van andere webpagina's, lijsten met documenten, aangepaste weergaven van bedrijfsgegevens en meer worden weergegeven.

Webonderdeel

Sitespecificaties die van invloed zijn op het gebruik van SharePoint

De manier waarop u SharePoint hebt geïnstalleerd en geconfigureerd, is van invloed op de weergave en de opties die beschikbaar zijn op uw site.

Machtigingen    Als aan u het standaardmachtigingsniveau Volledig beheer is toegewezen, kunt u alle opties gebruiken om de site te beheren. Als aan u het machtigingsniveau Bijdragen of Lezen is toegewezen, zijn de opties en uw toegang tot de inhoud van de site beperkter van omvang. Veel opties die in dit artikel worden besproken, zijn niet beschikbaar voor gebruikers met het machtigingsniveau Lezen. Met dit machtigingsniveau kunnen gebruikers inhoud wel lezen, maar deze niet wijzigen. Aangezien machtigingen flexibel kunnen worden aangepast, is het mogelijk dat binnen uw organisatie unieke instellingen worden gebruikt.

Aanpassing    Uw organisatie heeft mogelijk de machtigingen en huisstijl van uw site aangepast of heeft zelfs de sitenavigatie aangepast en besturingselementen, zoals het menu Siteacties, verplaatst naar een andere locatie op de pagina. Op dezelfde manier kan uw organisatie ervoor hebben gekozen om niet de functionaliteit van het lint, die is geïntroduceerd in SharePoint 2010, te gebruiken.

Versie van SharePoint    In dit artikel wordt beschreven hoe u aan de slag kunt met SharePoint Server 2010. Als uw organisatie SharePoint Foundation 2010 gebruikt, raadpleegt u Aan de slag met SharePoint Foundation 2010. Als u een eerdere versie van SharePoint gebruikt, raadpleegt u de Help van de desbetreffende versie.

Inhoud toevoegen aan een site

Met een webbrowser kunt u items toevoegen aan lijsten en bestanden aan bibliotheken. De knoppen voor de meest voorkomende acties bevinden zich op het lint, dat u op de meeste pagina's van een site boven aan de pagina kunt vinden.

WN-lint

De knoppen op het lint kunnen grijs worden weergegeven om een van de volgende redenen:

  • De actie is niet van toepassing of is afhankelijk van een andere actie. U moet bijvoorbeeld het selectievakje voor een document inschakelen voordat u dit kunt uitchecken.

  • U beschikt niet over de machtiging om de taak uit te voeren.

  • De functie is niet ingeschakeld voor de site. Werkstromen kunnen bijvoorbeeld niet zijn ingeschakeld op de site.

U kunt ook bestanden in een bibliotheek opslaan vanuit bepaalde clientprogramma's die compatibel zijn met SharePoint Server. U kunt bijvoorbeeld een Microsoft Word-document opslaan in een bibliotheek op een SharePoint-site terwijl u werkt in Word.

Als u een item wilt toevoegen aan een lijst of een bestand aan een bibliotheek, moet u machtigingen hebben voor het bijdragen aan de lijst of bibliotheek. Vraag de eigenaar van de site of de sitebeheerder naar meer informatie over het gebruik van machtigingen en machtigingsniveaus in uw organisatie.

Wanneer u het item of bestand toevoegt, kunnen andere personen die machtigingen hebben om de lijst te lezen, het item of bestand bekijken, tenzij hiervoor goedkeuring is vereist. Als voor het item of bestand goedkeuring is vereist, wordt dit opgeslagen met de status In behandeling in de lijst of bibliotheek totdat een persoon met de juiste machtigingen dit goedkeurt. Als u de lijst of bibliotheek al weergeeft wanneer een item of bestand wordt toegevoegd, moet u mogelijk de browser vernieuwen om het nieuwe item of bestand te kunnen zien.

Als inkomende en uitgaande e-mail is toegestaan op de site, kunt u ook e-mailfuncties gebruiken voor lijsten en bibliotheken. Sommige lijsten, zoals agenda's, aankondigingen, blogs en discussieborden, kunnen zodanig worden ingesteld dat mensen er inhoud aan kunnen toevoegen door een e-mailbericht te verzenden. Andere lijsten, zoals lijsten met taken en actie-items, kunnen zodanig worden ingesteld dat er een e-mailbericht naar mensen wordt verzonden wanneer er items aan hen worden toegewezen.

Naast het toevoegen van inhoud aan bestaande lijsten en bibliotheken, bent u mogelijk gemachtigd voor het maken van nieuwe lijsten en bibliotheken. U kunt hiervoor gebruikmaken van de lijst- en bibliotheeksjablonen. Afhankelijk van uw machtigingsniveau, kunt u ook nieuwe pagina's en sites maken en aanpassen.

Lijsten

Hoewel er verschillende typen lijsten zijn, is de procedure voor het toevoegen van items hieraan gelijk. U hoeft dus niet verschillende nieuwe technieken te leren om te werken met verschillende typen lijsten. Een lijstitem bevat tekst in een serie kolommen. In bepaalde lijsten kunnen echter bijlagen aan het item worden toegevoegd.

Een item aan een lijst toevoegen

  1. Klik in de lijst waaraan u het item wilt toevoegen op de tab Items op het lint. (Voor een agenda is dit de tab Evenementen.)

  2. Klik op Nieuw Item (Nieuwe gebeurtenis voor een agenda).

    Tip: Een andere snelle manier om een gebeurtenis aan een agenda toe te voegen is de datum op de agenda aan te wijzen en op Toevoegen te klikken.

  3. Vul de vereiste en gewenste velden in.

  4. Klik op Opslaan.

Een item in een lijst bewerken of verwijderen

  1. Wijs een item aan en schakel het selectievakje in dat naast het item wordt weergegeven.

    Tip: U kunt acties op meerdere items uitvoeren door meerdere selectievakjes in te schakelen.

  2. Klik op het lint op het tabblad Items op Item bewerken of Item verwijderen.

Op veel typen sites worden bepaalde lijsten voor u gemaakt, zoals een discussiebord en een agendalijst. Als u hiervoor gemachtigd bent, kunt u ook lijsten maken met verschillende typen lijstsjablonen. Deze bevatten al een structuur en instellingen, zodat u snel aan de slag kunt.

Een lijst maken

  1. U maakt een lijst door te klikken op het menu Siteacties Menu Siteacties en vervolgens op Meer opties voor maken.

    Opmerking: Als u het menu Siteacties niet ziet of als de optie voor maken niet wordt weergegeven, bent u mogelijk niet gemachtigd om een lijst te maken.

  2. Klik op het type lijst dat u wilt maken op de pagina Maken, bijvoorbeeld Koppelingen.

  3. Typ een Naam voor de lijst, vul desgewenst andere velden in en klik op Maken.

Bibliotheken

Een bibliotheek is een locatie op een site waar u samen met teamleden bestanden kunt maken, verzamelen, bijwerken en beheren. In elke bibliotheek wordt een bestandsoverzicht met de belangrijkste informatie over de bestanden weergegeven, zodat iedereen de bestanden in teamverband kan gebruiken.

U kunt een bestand aan een bibliotheek toevoegen door dit te uploaden vanaf uw webbrowser. Wanneer u het bestand aan de bibliotheek hebt toegevoegd, kunnen andere mensen met de relevante machtiging het bestand zien. Als u de bibliotheek al bekijkt wanneer een bestand wordt toegevoegd, moet u de browser mogelijk vernieuwen om het nieuwe bestand weer te geven.

Als u een programma gebruikt dat compatibel is met SharePoint Server, kunt u een nieuw bestand maken op basis van een sjabloon wanneer u in de bibliotheek werkt. U kunt ook een bestand in de bibliotheek opslaan vanuit een ander programma, zoals SharePoint Workspace of Microsoft Word.

Een bestand toevoegen aan een bibliotheek

  1. Klik in de bibliotheek waaraan u het bestand wilt toevoegen, op de tab Documenten op het lint.

  2. Klik op Document uploaden.

  3. Blader naar het document en klik op OK.

Tip: Als u een programma gebruikt dat compatibel is met SharePoint Server 2010, zoals Microsoft Word 2010, kunt u documenten vanuit Windows Explorer naar het dialoogvenster Document uploaden slepen.

Een bestand in een bibliotheek bewerken of verwijderen

  1. Wijs een bestand aan en schakel het selectievakje in dat naast het bestand wordt weergegeven.

  2. Klik op het lint op het tabblad Documenten op Document bewerken of Document verwijderen.

Een standaardbibliotheek met de naam Gedeelde documenten wordt automatisch voor u gemaakt als u een nieuwe site maakt. Gedeelde documenten is een documentbibliotheek die u kunt gebruiken om verschillende typen bestanden in op te slaan. U kunt meer bibliotheken maken als u gemachtigd bent om lijsten te beheren.

Een documentbibliotheek maken

  1. Als u een documentbibliotheek wilt maken, klikt u op het menu Siteacties Menu Siteacties en vervolgens op Nieuwe documentbibliotheek.

    Opmerking: Als u het menu Siteacties niet ziet of als de optie voor maken niet wordt weergegeven, hebt u mogelijk geen machtiging om een bibliotheek te maken.

  2. Typ een Naam voor de bibliotheek, vul desgewenst andere velden in en klik op Maken.

Als u wilt zien welke andere typen bibliotheken u kunt maken, klikt u op Siteacties en vervolgens op Meer opties voor maken. Wijs een bibliotheekoptie aan om er een beschrijving van te zien.

Een ander type bibliotheek maken

  1. U maakt een bibliotheek door te klikken op het menu Siteacties Menu Siteacties en vervolgens op Meer opties.

    Opmerking: Als u het menu Siteacties niet ziet of als de optie voor maken niet wordt weergegeven, hebt u mogelijk geen machtiging om een bibliotheek te maken.

  2. Wijs een bibliotheekoptie aan om er een beschrijving van te zien.

  3. Typ een Naam voor de bibliotheek, voltooi eventuele andere velden die u wilt voltooien en klik op Maken.

    Als u opties wilt instellen, bijvoorbeeld of de bibliotheek wordt weergegeven op Snel starten, klikt u op Meer opties voordat u op Maken klikt.

Sites en pagina's

U kunt een site voor een algemeen doel gebruiken, bijvoorbeeld voor het opslaan van planningen, richtlijnen, bestanden en andere gegevens die vaak door uw team worden geraadpleegd. U kunt een site ook voor een specifiek doel gebruiken, bijvoorbeeld om een vergadering bij te houden, of als host voor een blog waarin een werknemer van uw organisatie regelmatig berichten en ideeën kan posten.

Blogsite

Een organisatie kan pagina's, subsites en sites op het hoogste niveau gebruiken om de inhoud van een site in afzonderlijke, eenvoudig te beheren sites te verdelen. Zo kan iedere afdeling van een organisatie bijvoorbeeld zijn eigen teamsite hebben die deel uitmaakt van een grotere portalsite.

U voegt inhoud aan sites toe door lijsten en bibliotheken toe te voegen. Als u daartoe gemachtigd bent, kunt u ook pagina's aan de site toevoegen. U kunt ook pagina's met webonderdelen toevoegen, zodat u webonderdelen kunt gebruiken om snel dynamische inhoud toe te voegen.

Als u nieuwe sites wilt maken, kunt u kiezen uit verschillende typen sitesjablonen, waarmee u snel een nieuwe site kunt maken. Het is afhankelijk van de manier waarop uw organisatie de sites en de machtigingen om deze te maken, heeft ingesteld of u sites en subsites kunt maken. Neem contact op met de eigenaar of beheerder van de site voor meer informatie over de wijze waarop in uw organisatie machtigingen voor sites worden beheerd.

Een site maken

  1. U maakt een site door te klikken op het menu Siteacties Menu Siteacties en vervolgens op Nieuwe site.

    Opmerking: Als u het menu Siteacties niet ziet of als de optie voor maken niet wordt weergegeven, hebt u mogelijk geen machtiging om een site te maken.

  2. Typ een Titel en URL-naam voor de site.

  3. Selecteer een site sjabloon onder Sjabloonselectie.

  4. Kies andere opties die u wilt instellen en klik op Maken.

Een pagina maken

Opmerking: De stappen voor het maken van een pagina kunnen verschillen afhankelijk van het type site waarop u zich bevindt, of er functies voor publicatie zijn ingeschakeld en of er goedkeuring nodig is voor het publiceren van pagina's.

  1. U maakt een pagina door te klikken op het menu Siteacties Menu Siteacties en vervolgens op Nieuwe pagina.

    Opmerking: Als u het menu Siteacties niet ziet of als de optie voor maken niet wordt weergegeven, bent u mogelijk niet gemachtigd om een pagina te maken.

  2. Typ een naam voor de pagina en klik op Maken.

  3. Voer een van de volgende handelingen in het snelmenu uit op de pagina die u hebt gemaakt:

    • Als u tekst wilt toevoegen, typt of kopieert u tekst in het tekstvak.

    • Als u de tekst wilt opmaken, klikt u op de tab Tekst opmaken op het lint en selecteert u een knop.

    • Als u een webonderdeel of een bestaande lijst wilt invoegen, klikt u op de tab Invoegen, klikt u op de betreffende knop, selecteert u het gewenste webonderdeel en klikt u vervolgens op Toevoegen.

    • Als u een nieuwe lijst wilt invoegen, klikt u op de tab Invoegen typt u een titel voor de lijst, klikt u op een lijsttype om dit te selecteren en klikt u op OK.

  4. Als u gereed bent met het bewerken van de pagina, klikt u op Opslaan op het lint.

Een pagina bewerken

  1. Als u een pagina wilt bewerken, klikt u op de knop Bewerken op het lint.

    Opmerking: Als de knop Bewerken niet wordt weergegeven, beschikt u mogelijk niet over de machtiging voor het bewerken van een pagina.

  2. Voer een of meer van de volgende bewerkingen uit:

    • Als u tekst wilt toevoegen, typt of kopieert u tekst in het tekstvak.

    • Als u de tekst wilt opmaken, klikt u op de tab Tekst opmaken op het lint en selecteert u een knop.

    • Als u een webonderdeel of een bestaande lijst wilt invoegen, klikt u op de tab Invoegen, klikt u op de betreffende knop, selecteert u het gewenste webonderdeel en klikt u vervolgens op Toevoegen.

    • Als u een nieuwe lijst wilt invoegen, klikt u op de tab Invoegen typt u een titel voor de lijst, klikt u op een lijsttype om dit te selecteren en klikt u op OK.

  3. Als u gereed bent met het bewerken van de pagina, klikt u op Opslaan op het lint.

Site-inhoud beheren en hiermee werken

Om de productiviteit van een team te verhogen, kunt u de inhoud van lijsten, bibliotheken en sites op diverse manieren beheren en uitbreiden. Sommige functies helpen een team bij het zoeken naar en efficiënter werken met gegevens. Andere functies helpen u bij het beheren van de toegang tot de gegevens.

Navigeren naar inhoud

Navigatie-elementen helpen u bij het zoeken naar de gewenste inhoud. De twee navigatie-elementen die u kunt aanpassen zijn de bovenste koppelingsbalk en de balk Snel starten.

Op de pagina's met instellingen voor elke lijst of bibliotheek kunt u kiezen welke lijsten en bibliotheken u wilt weergeven in Snel starten. U kunt ook de volgorde van koppelingen wijzigen, koppelingen toevoegen of verwijderen, en secties toevoegen of verwijderen waarin de koppelingen zijn georganiseerd. Als er bijvoorbeeld te veel lijsten in de sectie Lijst staan, kunt u een nieuwe sectie voor Takenlijsten toevoegen waarin u koppelingen naar uw takenlijsten kunt opnemen. U kunt al deze wijzigingen in Snel starten aanbrengen vanuit een browser die compatibel is met SharePoint Server 2010. U kunt zelfs koppelingen toevoegen aan pagina's buiten de site.

Snel starten

Met de bovenste koppelingsbalk kunnen gebruikers van uw site boven aan elke pagina een rij met tabs weergeven en deze gebruiken om naar andere sites in de siteverzameling te gaan. Als u een nieuwe site maakt, kunt u opgeven of de site in de bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site moet worden opgenomen en of u de bovenste koppelingsbalk van de bovenliggende site wilt gebruiken.

Bovenste koppelingsbalk

Als uw site een unieke bovenste koppelingsbalk gebruikt, kunt u de koppelingen aanpassen die worden weergegeven op de bovenste koppelingsbalk voor de site. Alle sites die in de bovenliggende site worden gemaakt, kunnen ook worden weergegeven op de bovenste koppelingsbalk mits de configuratie van de sites is ingesteld op het overnemen van de koppelingsbalk uit de bovenliggende site. Het is ook mogelijk om koppelingen op te nemen naar sites buiten uw siteverzameling.

Toegang tot de inhoud beheren

De eigenaar of de beheerder van een site kan machtigingsniveaus instellen voor gebruikers en SharePoint-groepen (groepen gebruikers). De machtigingen kunnen gelden voor een site, voor de lijsten en bibliotheken in een site, of voor de items in de lijsten en bibliotheken.

U kunt verschillende machtigingsniveaus voor de verschillende objecten opgeven, zoals een specifieke site, lijst, bibliotheek, map in een lijst of bibliotheek, lijstitem of document.

Lijsten en bibliotheken organiseren

Hoe u lijsten en bibliotheken rangschikt, hangt af van de behoeften van de groep en uw voorkeur voor de manier waarop u de gegevens opslaat en opzoekt. Enige planning vooraf draagt vaak bij aan het opzetten van een structuur die geschikt is voor uw organisatie.

De informatie in lijsten en bibliotheken wordt opgeslagen in kolommen, zoals Titel, Achternaam of Bedrijf. U kunt kolommen gebruiken om items te sorteren en te filteren zoals u in een werkblad zou doen door in een lijst of bibliotheek op de kolomkoppen te klikken. U kunt weergaven gebruiken om in een lijst of bibliotheek de items te bekijken die voor u het belangrijkst zijn of die u wilt gebruiken voor een speciaal doel.

De weergave van een lijst of bibliotheek wijzigen

  1. Klik in de lijst of bibliotheek waarvan u de weergave wilt wijzigen op de tab Lijst of Bibliotheek op het lint.

  2. Klik in de groep Weergaven beheren onder Huidige weergave op de pijl naast de lijst met weergaven en selecteer een weergave.

Weergave Mijn taken

Als u aanvullende informatie moet opslaan over lijstitems of bestanden in een bibliotheek, kunt u kolommen toevoegen om u te helpen meerdere weergaven in uw lijst te sorteren, te groeperen en te maken. U kunt een lijst bijvoorbeeld sorteren op einddatum of de items groeperen op afdelingsnaam.

U hebt verschillende opties voor het kolomtype dat u maakt, bijvoorbeeld een enkele tekstregel, een vervolgkeuzelijst met opties, een getal dat wordt berekend op basis van andere kolommen, of zelfs de naam en foto van een persoon op de site.

Een kolom maken

  1. Klik in de lijst of bibliotheek waar u het bestand wilt toevoegen op de tab Lijst of Bibliotheek op het lint.

  2. Klik op Kolom maken.

  3. Typ een naam voor de kolom en selecteer een kolomtype.

  4. Selecteer eventuele aanvullende instellingen en klik op OK.

U kunt ook de kolommen in een lijst of bibliotheek gebruiken om weergaven te maken waarmee bepaalde afdelingen de informatie kunnen vinden waarin ze het meest zijn geïnteresseerd, zoals taken met de hoogste prioriteit of alle items die aan elke persoon zijn toegewezen. Zie Weergaven maken, wijzigingen of verwijderen voor informatie over het maken en wijzigen van weergaven.

Er zijn ook functies van lijsten waarmee een team items op een efficiënte manier in meerdere lijsten of bibliotheken tegelijk kan maken en beheren. U kunt bijvoorbeeld een kolom maken met informatie over lijstitems en deze vervolgens als gedeelde kolom in meerdere lijsten gebruiken. Als u een bestand bijvoorbeeld beschikbaar wilt maken in meerdere bibliotheken, kunt u dat bestand eenvoudig naar andere bibliotheken in uw site kopiëren. U kunt opgeven of u een bericht wilt ontvangen als er wijzigingen in het bestand zijn aangebracht.

Zie Lijsten en bibliotheken met veel items beheren voor informatie over het beheren van grote lijsten en bibliotheken.

Toegankelijkheidsfuncties gebruiken

Sites worden zo ontwikkeld dat lijsten, bibliotheken en andere functies volledig toegankelijk zijn voor gebruikers die alleen met het toetsenbord werken. In een meer toegankelijke modus kunnen deze gebruikers gemakkelijker interactief werken met menu's en verscheidene besturingselementen. Met koppelingen naar Verdergaan naar hoofdinhoud kunnen toetsenbordgebruikers terugkerende navigatiekoppelingen overslaan en direct naar de relevante inhoud op een pagina gaan.

De opmaakcodes van koppen zijn ontwikkeld om de structuur beter te definiëren en de navigatie te verbeteren voor gebruikers van schermleesprogramma's. Voor afbeeldingen die naar de site worden geüpload kan aangepaste alternatieve tekst worden gedefinieerd. Zo kunt u aangepaste alternatieve tekst toewijzen aan de afbeelding die wordt weergegeven in het webonderdeel Siteafbeelding of aan een afbeelding die u aan een afbeeldingsbibliotheek toevoegt. Voor slechtzienden bieden de mogelijkheden van Windows om hoog contrast toe te passen, uitkomst.

Versies bijhouden

U kunt uw lijst of bibliotheek zodanig instellen dat versies worden bijgehouden, zodat u kunt terugkeren naar een vorige versie als u een fout maakt, en een versiegeschiedenis met de wijzigingen kunt bekijken. Als versies worden bijgehouden, worden revisies in items of bestanden en de bijbehorende eigenschappen opgeslagen. Zo kunt u de inhoud beter beheren als deze wordt gereviseerd en terugkeren naar een vorige versie als u een fout maakt in de huidige versie. Versies bijhouden is vooral handig wanneer meerdere mensen aan een project samenwerken, of als de gegevens meerdere ontwikkelings- en controlefasen doorlopen.

Versiegeschiedenis

1. De huidige gepubliceerde primaire versie is gemarkeerd; het versienummer is een geheel getal.

2. Wanneer eigenschappen of metagegevens veranderen, wordt er een versie gemaakt.

3. De eerste versie van een bestand is altijd een secundaire versie met het nummer 0.1.

Versiebeheer is beschikbaar voor lijstitems in alle standaardlijsttypen  (met inbegrip van agenda's, lijsten met actie-items en aangepaste lijsten ) en voor alle bestandstypen die in bibliotheken kunnen worden opgeslagen, met inbegrip van pagina's met webonderdelen.

Samen aan documenten werken

U kunt met meerdere gebruikers tegelijk aan één Word-document of PowerPoint-presentatie werken. Dankzij deze nieuwe functie kunt u gedeelten van een bestand dat in SharePoint is opgeslagen, lezen en schrijven. U kunt bijvoorbeeld aan een bepaalde alinea van een Word-document werken terwijl een collega tegelijkertijd aan een andere alinea in hetzelfde document werkt.

Berichten ontvangen bij wijzigingen

Met RSS kunt u eenvoudig informatie verspreiden en ontvangen in een standaardindeling, inclusief updates voor lijsten en bibliotheken. Via de gestandaardiseerde XML-bestandsindeling kan de informatie worden weergegeven in een groot aantal verschillende programma's. U kunt zich ook abonneren op lijsten en bibliotheken door waarschuwingen in te stellen, zodat u weet wanneer inhoud is gewijzigd.

Een team kan feeds gebruiken om de inhoud te wijzigen voor teamleden die zich abonneren op de feeds en om koppelingen naar de websites beschikbaar te maken. RSS-feeds vormen een eenvoudige manier om de voortgang van het team en projectupdates bij te houden. In plaats van te moeten bladeren door meerdere websites van het team, ontvangt u automatisch het meest recente nieuws of updates van deze site.

Werkstromen beheren

Via werkstromen kunnen personen samenwerken aan documenten en projecttaken beheren door specifieke bedrijfsprocessen te implementeren voor documenten en items op een site. Organisaties kunnen gebruikmaken van consistente bedrijfsprocessen met werkstromen. Werkstromen kunnen ook de efficiëntie en productiviteit van een organisatie verhogen via het beheer van de taken en stappen waaruit specifieke bedrijfsprocessen bestaan. Hierdoor kunnen de personen die deze taken uitvoeren, zich concentreren op het uitvoeren van de werkzaamheden, in plaats van op het beheer van de werkstroom.

Werkstromen kunnen de benodigde kosten en tijd voor het coördineren van algemene bedrijfsprocessen, zoals het goedkeuren van een project of reviseren van documenten, stroomlijnen door de taken die moeten worden uitgevoerd, te beheren en bij te houden. Een organisatie kan bijvoorbeeld een voorgedefinieerde goedkeuringswerkstroom gebruiken of een aangepaste werkstroom maken en implementeren voor het beheer van een ander bedrijfsproces.

Werken met inhoudstypen

Uw lijst of bibliotheek ondersteunt mogelijk meerdere inhoudstypen. Organisaties kunnen met inhoudstypen effectief grote hoeveelheden inhoud ordenen, beheren en verwerken. Als uw lijst of bibliotheek is ingesteld op het gebruik van meerdere inhoudstypen, kunt u inhoudstypen toevoegen vanuit een lijst met beschikbare opties die uw organisatie regelmatig gebruikt, zoals Marketingpresentaties of Contracten.

Wanneer u een inhoudstype hebt toegevoegd aan een lijst of bibliotheek, kan de desbetreffende lijst of bibliotheek items van dit type bevatten. Gebruikers kunnen vervolgens met de knop Nieuw item in deze lijst of bibliotheek nieuwe items van het desbetreffende type maken.

Een van de belangrijkste voordelen van inhoudstypen voor lijsten en bibliotheken is dat één lijst of bibliotheek hierdoor meerdere item- of documenttypen kan bevatten, die elk weer unieke metagegevens, een uniek beleid of een uniek gedrag kunnen hebben. Zie Inleiding op inhoudstypen en het publiceren van inhoudstypen voor meer informatie over het werken met inhoudstypen.

Opmerking: Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×