Archiveren in Outlook voor Windows

Archiveren in Outlook voor Windows

Er zijn verschillende manieren om berichten in Outlook 2016 te archiveren. De methoden die u kunt gebruiken, zijn afhankelijk van of u Outlook 2016 gebruikt met een Office 365 voor bedrijven-account, een Exchange-account of andere soorten accounts, zoals Outlook.com-, Gmail-, POP- of IMAP-accounts.

Alle accounts in Outlook 2016 hebben toegang tot een map Archief. De map Archief is een van de standaardmappen in Outlook, net als Postvak IN, Verzonden items en de map Verwijderde items. U kunt de map Archief niet verwijderen. Als u Outlook gebruikt met een Exchange- of Exchange Online-account, zijn er beleidsregels voor mappen, zoals het bewaarbeleid, op de archiefmap van toepassing.

Wanneer u de knop Archiveren gebruikt om berichten naar de map Archief te verplaatsen, verkleint dat niet de grootte van uw postvak. Als u de grootte van uw postvak wilt verkleinen, kunt u Onlinearchief in Office 365 voor bedrijven gebruiken of items handmatig archiveren.

Berichten in Outlook 2016 archiveren met één actie

U kunt de knop Archiveren in de groep Verwijderen op het lint gebruiken om een of meer om berichten naar uw Archiefmap te verplaatsen zonder ze te verwijderen. Het gebruik van Archiveren heeft verschillende voordelen.

  • Gearchiveerde items blijven makkelijk te vinden via het zoekvak of door naar uw map Archief te navigeren. Als u een term in het zoekvak typt, zoekt Outlook 2016 standaard in alle mappen in uw postvak.

  • Items blijven beschikbaar op uw telefoon of andere apparaten via de map Archief

Items archiveren in Outlook 2016

  1. Selecteer minimaal één bericht in uw Postvak IN of andere map om dit te archiveren.

  2. Kies Archiveren in de groep Verwijderen. U kunt ook de toets Backspace gebruiken om direct een of meer geselecteerde berichten te archiveren. 

    Archiveren met één klik

    Opmerking: Uw Archiefmap bestaat al, zelfs als u de functie nog nooit hebt gebruikt. U vindt deze in uw mappenlijst in Outlook. Als u de map niet ziet of als u Outlook 2016 gebruikt, moet u naar Bestand > Office-account > Bijwerkopties > Nu bijwerken gaan.

  3. De berichten worden naar de door u opgegeven Archiefmap verplaatst. Als u per ongeluk een bericht hebt gearchiveerd, gaat u naar de Archiefmap en plaatst u het bericht terug in het Postvak IN.

Opmerking: De knop Archiveren is alleen zichtbaar in Outlook 2016. Oudere versies van Outlook hebben geen knop Archiveren op het lint.

Berichten archiveren met het toetsenbord

U kunt een of meer geselecteerde berichten archiveren door op de toets Backspace te klikken. Als u op de knop Verwijderen klikt, verdwijnen de berichten in de map Verwijderde items. U kunt het gedrag van de Backspace-toets niet wijzigen.

Opmerking: Als u een bericht hebt geopend in een apart venster in plaats van in het leesvenster, zal de Backspace-toets het bericht niet archiveren. U moet het bericht sluiten en deze weergeven in het leesvenster om met de Backspace-toets het bericht te archiveren. Als het bericht is geopend in een nieuw venster, is de enige manier waarop u het bericht kunt archiveren de knop archiveren op het lint.

Hoe vind ik de map Archief?

Uw archiefmap staat in de lijst met mappen. U kunt de mappenlijst weergeven door Weergave > Mappenvenster te selecteren en Normaal te kiezen.

In het menu Mappenvenster is Normaal geselecteerd.

Hoe zoek ik de map Archief?

Standaard zoekt Outlook in uw hele postvak als u naar items in Outlook zoekt via de functie Zoeken in huidig Postvak boven aan uw mappenlijst.

Zoeken in uw postvak

Als u alleen in uw archiefmap wilt zoeken, moet u eerst de map Archief in de mappenlijst selecteren. Uw zoekvak zoekt nu alleen in de map Archief.

Zoeken in de Archiefmap

Wat is het verschil met Onlinearchief?

Onlinearchief is een functie voor Office 365-enterprise-klanten met bijzonder grote postvakken. Deze klanten kunnen een Onlinearchief gebruiken om te voorkomen dat oude e-mail moet worden verwijderd. Een Onlinearchief van een gebruiker fungeert enigszins hetzelfde als een tweede account in Outlook, met een eigen mapstructuur. Hierdoor wordt deze niet opgenomen in zoekopdrachten die vanuit het Postvak IN worden uitgevoerd.

Als een Onlinearchief is ingeschakeld, kunnen beheerders en gebruikers via Archiefbeleidsregels een postvak zo instellen dat oude berichten automatisch naar het Onlinearchief worden verplaatst.

Wanneer moet ik Archief en Onlinearchief gebruiken?

Het is raadzaam om de functie Archiveren te gebruiken om te zorgen dat berichten die u al hebt beantwoord of waar u al iets mee hebt gedaan niet in uw Postvak IN staan. Zie de map Archief als een map met bestanden. U kunt items in de map Archief opslaan en ze toch gemakkelijk openen. U kunt ook berichten verwijderen of naar specifieke mappen verplaatsen, als dat uw voorkeur heeft.

Het is raadzaam dat beheerders voor gebruikers met grote postvakken in een Office 365 Enterprise-organisatie een Archiefbeleid instellen waarmee items na één jaar naar een Onlinearchief worden verplaatst, of eerder als gebruikers hun Postvakquotum sneller bereiken. Dit zorgt ervoor dat gebruikers geen oude e-mails hoeven te verwijderen om ruimte te maken voor nieuwe e-mailberichten. E-mail van voor de opgegeven periode kan worden verplaatst uit zowel Postvak IN als uit de lokale Archiefmap.

Veelgestelde vragen over archiveren

Nee. De map Archief is een van de standaardmappen in Outlook en kan niet worden hernoemd, verplaatst of verwijderd.

Archief is een vertrouwde functie die al beschikbaar is in Outlook Mobile, Outlook Web App, en Outlook.com, en zelfs bij andere e-mailproviders zoals Gmail. Omdat dit is een bekende naam is en omdat Onlinearchief een bestaande functie is, hebben we besloten ze allebei onveranderd te laten.

AutoArchiveren is een oudere Outlook-functie waarmee oude e-mails automatisch naar een PST-bestand worden verplaatst. Dit betekent dat de e-mailberichten van de server worden verwijderd en lastiger terug te vinden zijn via de zoekfunctie. Als de harde schijf met de AutoArchive.pst onbruikbaar wordt, kunt u deze e-mailberichten kwijtraken. Onlinearchief is een geavanceerde vervanging voor AutoArchiveren.

AutoArchiveren kan nog steeds worden gebruikt als u geen Onlinearchief hebt en als de functionaliteit niet is uitgeschakeld door uw IT-afdeling. Voor meer informatie over AutoArchiveren in Outlook 2016, zie Oudere items handmatig archiveren in Outlook voor Windows.

Archiveren is algemeen beschikbaar op Outlook voor Windows, Outlook Mobile, Outlook op het web, en Outlook.com. De functie Archiveren kan niet worden uitgeschakeld via Groepsbeleid.

Meer hulp nodig?

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×