Archiefbeleid toewijzen aan e-mailberichten

Wanneer u Microsoft Outlook 2010 gebruikt met een Microsoft Exchange Server 2010-account, kunt u het onlinearchief gebruiken als alternatieve opslaglocatie voor het opslaan van historische e-mailberichten. Items in het onlinearchief tellen niet mee in de opslaglimiet voor de Exchange Server-account en bieden een voordeligere opslagoplossing voor organisaties.

Opmerking :  Onlinearchiefbeleid is alleen beschikbaar wanneer u specifieke licenties van Microsoft Outlook 2010 of Outlook 2007 gebruikt, over een Microsoft Exchange Server 2010-account met Exchange Standard or Enterprise Client Access License (CAL) beschikt en de Exchange-beheerder het onlinearchief heeft ingeschakeld. Zie het gedeelte Vereisten voor licenties in dit artikel voor meer informatie.

In dit artikel

Informatie over het onlinearchief

Informatie over archiefbeleid

Een archiefbeleid toewijzen aan een e-mailmap

Een archiefbeleid toewijzen

Een archiefbeleid verwijderen

Een archiefbeleid toewijzen aan e-mailberichten

Een archiefbeleid toewijzen

Een archiefbeleid verwijderen

Het postvakarchiefbeleid weergeven

Vereisten voor licenties

Exchange Server

In de winkel aangeschafte licenties voor Outlook

Volumelicenties voor Outlook

Informatie over het onlinearchief

Het archiveren van items via het onlinearchief is veel handiger dan het archiveren van items in een Outlook-gegevensbestand (.PST) op de computer. Een Outlook-gegevensbestand is alleen toegankelijk in Outlook en alleen op de computer waarop het bestand is opgeslagen. Met het onlinearchief hebt u volledige toegang tot de gearchiveerde items van Microsoft Outlook 2010 of Outlook Web App (OWA) vanaf een computer.

U kunt berichten verplaatsen of kopiëren tussen uw primaire Exchange Server-postvak en het onlinearchief. U kunt items echter het beste verplaatsen via archiefbeleid. Met archiefbeleid wordt automatisch beheerd wanneer items worden verplaatst van het Exchange Server-postvak naar het onlinearchief.

Informatie over archiefbeleid

Archiefbeleid wordt gemaakt door de Exchange Server-beheerder. Standaard bevat een Exchange Server-account één postvakarchiefbeleid en vijf archiefbeleidsitems die kunnen worden toegepast op mappen of afzonderlijke berichten.

Beleid

Beschrijving

Postvak: na twee jaar verplaatsen naar archief

Berichten worden na twee jaar automatisch verplaatst naar het onlinearchief. Dit geldt voor items in het hele postvak waarop geen expliciet archiefbeleid van toepassing is en waarvoor geen archiefbeleid is overgenomen van de map.

Na zes maanden verplaatsen naar archief

Berichten worden na zes maanden automatisch verplaatst naar het onlinearchief.

Na een jaar verplaatsen naar archief

Berichten worden na een jaar automatisch verplaatst naar het onlinearchief.

Na twee jaar verplaatsen naar archief

Berichten worden na twee jaar automatisch verplaatst naar het onlinearchief.

Na vijf jaar verplaatsen naar archief

Berichten worden na vijf jaar automatisch verplaatst naar het onlinearchief.

Nooit verplaatsen naar archief

Berichten worden nooit verplaatst naar het onlinearchief.

De organisatie heeft mogelijk extra archiefbeleid dat u handmatig kunt toepassen op mappen of afzonderlijke berichten.

Belangrijk :  Als u vragen hebt over het archiefbeleid van de organisatie, moet u de richtlijnen van de organisatie bekijken.

U kunt een archiefbeleid eenvoudiger toewijzen op basis van een map dan afzonderlijk op elk bericht. Zelfs wanneer een archiefbeleid is toegewezen aan een map of de bijbehorende berichten, kunt u een of meerdere berichten selecteren en vervolgens een ander beleid aan alleen deze berichten toewijzen. Een beleid dat aan een bericht is toegewezen, heeft prioriteit boven een beleid voor een overgenomen map of postvak.

Een archiefbeleid toewijzen aan een e-mailmap

Een archiefbeleid toewijzen

  1. Klik op een e-mailmap in het navigatiedeelvenster.

  2. Klik op het tabblad Map in de groep Eigenschappen op Beleid.

Opdracht Beleid op het lint

De knop Beleid ontbreekt op het lint.

Als de opdracht Beleid ontbreekt op het lint, heeft de Exchange Server-beheerder geen bewaar- en archiefbeleid ingeschakeld voor uw account of gebruikt u geen Outlook-licentie die vereist is voor de functie. Zie het gedeelte Vereisten voor licenties in dit artikel voor meer informatie.

  1. Klik op het tabblad Beleid onder Onlinearchief in de lijst Items naar het archief verplaatsen als ze ouder zijn dan op een item op basis van de richtlijnen van de organisatie.

Een archiefbeleid verwijderen

Wanneer u een archiefbeleid verwijdert, is het mapbeleid van toepassing op het item, als dit is toegewezen.

  1. Klik op een e-mailmap in het navigatiedeelvenster.

  2. Klik op het tabblad Map in de groep Eigenschappen op Beleid.

Opdracht Beleid op het lint

  1. Klik onder Onlinearchief in de lijst Items naar het archief verplaatsen als ze ouder zijn dan op Bovenliggende map Groepsbeleid gebruiken.

Naar boven

Een archiefbeleid toewijzen aan e-mailberichten

Een archiefbeleid toewijzen

  1. Klik op een bericht in de berichtenlijst.

Tip : Als u meerdere berichten wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op elk bericht klikt.

  1. Klik op het tabblad Start in de groep Labels op Beleid toewijzen.

Opdracht Beleid op het lint

De opdracht Beleid toewijzen ontbreekt op het lint.

Als de opdracht Beleid toewijzen ontbreekt op het lint, heeft de Exchange Server-beheerder geen bewaar- en archiefbeleid ingeschakeld voor uw account of gebruikt u geen Outlook-licentie die vereist is voor de functie. Zie het gedeelte Vereisten voor licenties in dit artikel voor meer informatie.

  1. Klik onder Archiefbeleid op een item op basis van de richtlijnen van de organisatie.

Als een archiefbeleid van toepassing is op een bericht, wordt de archiefdatum bij het openen van het bericht onder in het berichtvenster weergegeven na de hoofdtekst.

Een archiefbeleid verwijderen

Wanneer u een archiefbeleid uit een e-mailbericht verwijdert, is het mapbeleid van toepassing op het item, als dit is toegewezen.

  1. Klik op een bericht in de berichtenlijst.

Tip : Als u meerdere berichten wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op elk bericht klikt.

  1. Klik op het tabblad Start in de groep Labels op Beleid toewijzen.

Opdracht Beleid op het lint

  1. Klik op Mapbeleid gebruiken.

Als een archiefbeleid van toepassing is op een bericht, wordt de archiefdatum bij het openen van het bericht onder in het berichtvenster weergegeven na de hoofdtekst.

Naar boven

Het postvakarchiefbeleid weergeven

De Exchange Server-beheerder kan een archiefbeleid toewijzen aan alle e-mailberichten in uw Exchange Server-postvak.

Het postvakbeleid wordt overgenomen voor berichten in het Exchange-postvak waaraan geen archiefbeleid is toegewezen.

Voer de volgende stappen uit als u het postvakbeleid wilt bekijken:

  1. Klik op het tabblad Bestand.

  2. Controleer onder Accountgegevens of uw Exchange Server- account is geselecteerd. Als u meerdere accounts hebt geconfigureerd in uw Outlook-profiel, klikt u op de pijl-omlaag en klikt u vervolgens op de Exchange-account.

  3. Onder Accountinstellingen wordt informatie weergegeven met het webadres voor het openen van uw Exchange-account met Outlook Web Access (OWA) en wanneer e-mailberichten automatisch worden verplaatst naar het onlinearchief.

Exchange-accountinstellingen in de weergave Backstage inclusief OWA- en onlinearchiefgegevens

Opmerking :  Als de Exchange-beheerder geen OWA of onlinearchief heeft ingesteld, worden deze items niet weergegeven.

Naar boven

Vereisten voor licenties

Voor het gebruik van het onlinearchief is een van de volgende Microsoft Exchange Server 2010-licenties vereist:

Exchange Server

  • Microsoft Exchange Server 2010 Standard Client Access License (CAL)

  • Microsoft Exchange Server 2010 Enterprise Client Access License (CAL)

Voor het gebruik van het onlinearchief is daarnaast een van de volgende Outlook-licenties vereist:

In de winkel aangeschafte licenties voor Outlook

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 als onderdeel van Office 2010 Professional

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 als onderdeel van Office 2007 Ultimate

Volumelicenties voor Outlook

Opmerking :  Deze licenties zijn alleen beschikbaar door middel van volumelicenties. Zie Volumelicentieprogramma's van Microsoft voor meer informatie.

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 als onderdeel van Office 2010 Professional Plus

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 als onderdeel van Office 2007 Professional Plus

  • Outlook 2007 als onderdeel van Office 2007 Enterprise

Naar boven

Uw vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×