Alles over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen

Alles over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen

Opmerking:  We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

De werkstromen in SharePoint-producten zijn functies die u kunt uw bedrijfsprocessen automatiseren zodat ze zowel consistenter en efficiënter. U kunt een werkstroom voor het SharePoint- Verzamelen van handtekeningen routering van documenten die zijn gemaakt in Excel, Wordof InfoPath naar een of meer personen om hun handtekeningen gebruiken.

Zie overzicht van werkstromen in SharePointvoor meer informatie.

Belangrijk: Standaard is de werkstroom Handtekeningen verzamelen is niet geactiveerd, en niet wordt vermeld in het vak van de lijst Selecteer een werkstroomsjabloon van het koppelingsformulier. Als u deze beschikbaar maken voor gebruik, moet de sitebeheerder van een ze activeren op siteverzamelingsniveau. Als u machtigingen voor Site het siteverzamelingsniveau hebt, raadpleegt u inschakelen SharePoint-werkstroomsjablonen.

Als u alle hoeft te doen is een werkstroomtaak voor het verzamelen van handtekeningen voltooien    Alleen gaat u naar het segment voltooid en uitvouwen. Moet u wellicht niet een van de andere segmenten voorlopig.

Vergelijking van een handmatig proces met een geautomatiseerde werkstroom

De belangrijkste voordelen van SharePoint-werkstromen zijn:

  • Efficiënt en consistent uitgevoerd    Een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen automatisch stuurt het document, wordt toegewezen taken van de handtekening en hun voortgang bijgehouden. De activiteit in de werkstroom kan worden gecontroleerd en aangepast van een centrale statuspagina en de geschiedenis van gebeurtenissen in het uitvoeren van de werkstroom wordt bijgehouden voor 60 dagen na voltooiing.

  • U hoeft minder werk te doen    Een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen bespaart u en uw collega's zowel tijd als moeite en tegelijkertijd wordt het verzamelproces gestroomlijnd en gestandaardiseerd.

Hier ziet u een schema van een zeer eenvoudige versie van de werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen.

Schema van werkstroomproces

Tips voor het gebruik van dit artikel

De informatie in dit artikel wordt gepresenteerd in uitvouwbare segmenten.

Als u alle hoeft te doen is een werkstroomtaak voor het verzamelen van handtekeningen voltooien    Alleen gaat u naar het segment voltooid en uitvouwen. Moet u wellicht niet een van de andere segmenten voorlopig.

Als u toevoegen wilt, starten, controleren, en voor het behoud van werkstromen    Als u niet al vertrouwd met de volgende taken kunnen uitvoeren, is het mogelijk handiger om te werken uw weg in dit artikel, segment door en met segment, de eerste keer dat u-ontwerp en een werkstroom toevoegen. Als u bekend met de gegevens en de indeling van het artikel bent, kunt u wel om rechtstreeks naar het segment dat u nodig bij elke afzender bezoeken hebt te gaan.

Een opmerking over de afbeeldingen    Schermafbeeldingen en conceptuele diagrammen in deze reeks artikelen over werkstromen zijn gewoonlijk gebaseerd op de werkstroom van het type Goedkeuring. Waar dat echter nodig is om de uitleg en instructies te verduidelijken, zijn de afbeeldingen en diagrammen aangepast voor werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen.

Een opmerking over het afdrukken van dit artikel    Dit is een een lang artikel. Als u slechts enkele geselecteerde segmenten wilt afdrukken, moet u ervoor zorgen dat alleen die segmenten zijn uitgevouwen terwijl u het artikel afdrukt. (Als u de volledige afbeeldingen in uw afgedrukte exemplaar wilt opnemen, moet u het artikel afdrukken in de afdrukstand Liggend en niet in de afdrukstand Staand.)

En een opmerking over het zoeken in dit artikel    Zorg ervoor dat alle segmenten waarin u wilt zoeken, zijn uitgevouwen.

Meer leren over werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen

Een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen is een SharePoint-producten-functie waarmee een document- of formulierbibliotheek in Word, Excelof InfoPath naar een of meer personen voor hun handtekening hebt gemaakt. De werkstroom automatiseert, gestroomlijnd en gestandaardiseerd het hele proces.

Afbeelding van werkstroom

De basiswerkstroom voor het verzamelen van handtekeningen die in SharePoint-producten is opgenomen, fungeert als een sjabloon. Met deze sjabloon kunt u een of meer werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen aan uw sites toevoegen. Elke werkstroom die u toevoegt, is een unieke versie van de basiswerkstroom voor het verzamelen van handtekeningen en werkt op een specifieke manier, afhankelijk van de instellingen die u opgeeft als u de werkstroom toevoegt.

  • Wanneer u voor het eerst een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen aan een lijst, bibliotheek of siteverzameling toevoegt, kunt u opgeven hoeveel deelnemers u wilt toevoegen en aangeven of hun taken na elkaar (serieel) of allemaal tegelijk (parallel) moeten worden toegewezen. U kunt zelfs bepalen of de taken van de deelnemers moeten worden onderverdeeld in twee of meer afzonderlijke fasen. Op het moment dat u de werkstroom handmatig start voor een document kunt u deze instellingen wijzigen.

  • In de werkstroom wordt een taak toegewezen aan iedere opgegeven deelnemer. Iedere deelnemer heeft verschillende mogelijkheden: het document ondertekenen (of niet), de taak aan iemand anders toewijzen of de taak verwijderen.

  • Terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd kunt u de voortgang controleren en (indien nodig) wijzigingen aanbrengen vanaf één centrale pagina met de naam Werkstroomstatus.

  • De lijst van alle werkstroomgebeurtenissen die hebben plaatsgevonden tijdens het uitvoeren van deze werkstroom (of een exemplaar daarvan), blijft tot 60 dagen nadat de werkstroom is voltooid, beschikbaar op de pagina Werkstroomstatus en kan daar (uitsluitend voor informele doeleinden) worden geraadpleegd.

De werkstroom Handtekeningen verzamelen is niet bedoeld voor het verzamelen van goedkeuringen en weigeringen voor een document of webpagina publiceren voor een website instellen. Als u toevoegen van een werkstroom waarin deelnemers goedkeuren of weigeren van het document dat ze controleren wilt, Zie het artikel, Alles over goedkeuringswerkstromen.

Ook, werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen niet zijn ontworpen voor het verzamelen van feedback. Als u gebruiken van een werkstroom wilt voor het verzamelen van feedback over een document, raadpleegt u het artikel, Alles over werkstromen voor het verzamelen van Feedback.

U kunt ook Microsoft SharePoint Designer 2013 gebruiken om alle werkstromen aan te passen die bij SharePoint-producten worden geleverd.

Een werkstroom toevoegen    Standaard moet de machtiging Lijsten beheren om toe te voegen een werkstroom. (De groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en de groep bezoekers niet.)

Een werkstroom starten    Ook al dan niet standaard moet de machtiging Items bewerken te starten een werkstroom die al toegevoegd. (De groep leden en de groep Eigenaren hebben beide de machtiging Items bewerken al dan niet standaard, betekent niet de groep bezoekers.)

Eigenaren kunnen er ook voor kiezen om specifieke werkstromen te configureren die alleen kunnen worden gestart door leden van de groep Eigenaren. (Schakel hiertoe het selectievakje Machtigingen voor het beheren van lijsten vereisen om de werkstroom te starten in op de eerste pagina van het koppelingsformulier.)

Het komst steeds vaker voor dat zakelijke transacties elektronisch worden afgehandeld. Dit betekent dat er steeds vaker digitale handtekeningen worden gebruikt om partijen juridisch aan een transactie te binden. Een digitale handtekening wordt gebruikt om de identiteit te verifiëren van de persoon die het document heeft ondertekend en is tevens een bevestiging dat de inhoud niet is aangepast nadat het document digitaal is ondertekend. Digitale handtekeningen bieden beveiliging die is gebaseerd op versleutelingstechnologieën en dragen bij aan de vermindering van de risico's die gepaard gaan met elektronische zakentransacties. Door de functie voor digitale handtekeningen te verbeteren in Office kan worden voldaan aan de informatiebeveiligingsbehoeften van ondernemingen en overheidsinstanties.

U kunt alleen een digitale handtekening zetten als u beschikt over een digitaal certificaat. Hiermee wordt uw identiteit aangetoond aan de andere partij of partijen. U kunt een dergelijk certificaat aanvragen bij een vertrouwde certificeringsinstantie (CA). Als u niet over een digitaal certificaat beschikt, kunt u via partners van Microsoft in het bezit komen van digitale certificaten evenals andere geavanceerde handtekeningen.

Dit zijn de basisfasen:

  • VOORDAT de werkstroom wordt uitgevoerd (plannen, toevoegen, starten)   
    voordat u een werkstroom toevoegt, u van plan bent waar u wilt toevoegen (voor één lijst of bibliotheek of voor de hele siteverzameling) en de details van hoe het werkt. Nadat u hebt toegevoegd en de werkstroom geconfigureerd, kan iedereen met de benodigde machtigingen op een specifiek document de werkstroom starten. De werkstroom kan ook worden ingesteld automatischwordt uitgevoerd. Automatische uitgevoerd kunnen worden geactiveerd op basis van een of beide van de twee die als trigger dient gebeurtenissen: wanneer een document is toegevoegd aandie is gemaakt in een lijst of bibliotheek of wanneer een document in een lijst of bibliotheek is gewijzigd.

  • TERWIJL de werkstroom wordt uitgevoerd (voltooien, controleren, aanpassen)   
    terwijl de werkstroom wordt uitgevoerd, afzonderlijke deelnemers aan hen toegewezen taken voltooien. De voortgang van de werkstroom kunt ondertussen worden gecontroleerd vanaf een centrale pagina Werkstroomstatus voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom. Aanpassingen aan de werkstroom terwijl deze wordt uitgevoerd kunnen worden uitgevoerd vanuit die dezelfde pagina; en, indien nodig de werkstroom kan worden geannuleerd of daarvandaan beëindigd.

  • Nadat de werkstroom wordt uitgevoerd (controleren, rapport, wijzigen)   
    wanneer de werkstroom voltooid is, de hele geschiedenis van die uitvoeren (of exemplaar) kan worden gecontroleerd voor maximaal 60 dagen op de pagina Werkstroomstatus. Als ooit items die u wilt wijzigen over de manier waarop de werkstroom-functies, kunt u openen en bewerken van het koppelingsformulier dat u uitgevoerd wanneer u de werkstroom voor het eerst hebt toegevoegd.

In het volgende stroomdiagram worden deze fasen weergegeven vanuit het perspectief van iemand die een nieuwe werkstroom toevoegt.

Werkstroomproces

Een nieuwe werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen plannen

In dit segment wordt beschreven welke beslissingen u moet nemen en welke gegevens u moet verzamelen voor u een versie van de werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen kunt toevoegen.

Als u al bekend met het toevoegen van dit type werkstroom en hoeft alleen een herinnering over de specifieke stappen bent, kunt u rechtstreeks naar het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel gaan.

De werkstromen die bij SharePoint-producten worden geleverd, fungeren als hoofdsjablonen waarop de specifieke, individuele werkstromen die u aan lijsten, bibliotheken of een siteverzameling toevoegt, worden gebaseerd.

Telkens wanneer u bijvoorbeeld een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen toevoegt, voegt u in feite een versie van de algemene sjabloon voor werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen toe. U geeft elke versie een eigen naam en eigen instellingen, die u opgeeft in het koppelingsformulier wanneer u die bepaalde versie toevoegt. Op deze manier kunt u meerdere werkstromen toevoegen. Dit zijn versies die allemaal zijn gebaseerd op de hoofdsjabloon voor werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen, maar die elk hun eigen naam hebben en die specifiek zijn afgestemd op de manier waarop u de werkstroom wilt gebruiken.

In deze afbeelding zijn drie werkstromen toegevoegd die zijn gebaseerd op de goedkeuringswerkstroomsjabloon: een werkstroom voor alle typen inhoud in één bibliotheek, een werkstroom voor één type inhoud in één bibliotheek en een werkstroom voor één type inhoud in een hele siteverzameling.

Drie werkstromen gebaseerd op de goedkeuringswerkstroomsjabloon

Telkens wanneer u een nieuwe werkstroomversie toevoegt op basis van een van de meegeleverde werkstroomsjablonen, vult u een koppelingsformulier in om op te geven hoe de nieuwe versie moet werken.

In de volgende sectie vindt u een lijst met vragen die u voorbereiden op het invullen van het koppelingsformulier. Neem echter eerst even de tijd om te kijken naar het formulier en de velden daarin.

Eerste pagina van het koppelingsformulier

Eerste pagina van het koppelingsformulier

Tweede pagina van het koppelingsformulier

Tweede pagina van het koppelingsformulier

De velden op deze tweede pagina worden ook weergegeven op het startformulier, dat telkens verschijnt wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart. Deze velden kunnen dan worden gewijzigd voor alleen die uitvoering van de werkstroom.

Negen vragen om te beantwoorden

Zodra u de antwoorden hebt op alle vragen in deze sectie, kunt u uw werkstroom toevoegen.

In dit artikel heeft betrekking op de werkstroomsjabloon die wordt weergegeven in het menu zoals Handtekeningen verzamelen-SharePoint 2010. Als u niet precies weet dat dit type werkstroom de beste keuze voor u is, raadpleegt u terug naar het segment algemene informatie van dit artikel. Zie het artikel over de werkstromen in SharePointvoor meer informatie over de andere werkstroomsjablonen die beschikbaar zijn.

Het is belangrijk te weten dat handtekeningregels van het type dat we hier bespreken ingevoegde alleen in documenten die zijn gemaakt in Word, Excelof InfoPathkunnen zijn.

Wat is een inhoudstype?

Elk document of ander item opgeslagen in een SharePoint-lijst of bibliotheek hoort bij een of een ander type inhoud. Een inhoudstype kunt werken als eenvoudige en algemene als het Document of Excel-Spreadsheet, of als uiterst gespecialiseerde als Juridische Contract of Product ontwerpspecificatie. Sommige inhoudstypen zijn beschikbaar in SharePoint-producten al dan niet standaard, maar u kunt zowel deze aanpassen en toevoegen van anderen die u zelf maakt.

U kunt uw nieuwe versie van de werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen beschikbaar maken in één lijst of bibliotheek of in de volledige siteverzameling.

  • Als u de werkstroom voor één lijst of bibliotheek toevoegt, kunt u deze zo configureren dat deze wordt uitgevoerd voor alle inhoudstypen of voor slechts één inhoudstype.

  • Als u de werkstroom voor de hele siteverzameling toevoegt,moet u deze zo configureren dat deze wordt uitgevoerd voor slechts één inhoudstype.

  • In alle gevallen moeten de documenten die waarvoor de werkstroom Handtekeningen verzamelen wordt uitgevoerd een bestand dat is gemaakt in Word, Excelof InfoPath.

Overzicht van een siteverzameling met uitleg over drie manieren van toevoegen

Geef uw werkstroomversie een naam die aan de volgende eisen voldoet:

  • De naam moet duidelijk aangeven waar de werkstroom voor wordt gebruikt.

  • De naam moet zich duidelijk onderscheiden van de namen van andere werkstromen.

Een voorbeeld

Stel dat u lid bent van een groep redacteuren. Uw groep wil twee verschillende werkstromen voor het verzamelen van feedback gebruiken:

  • U kunt de eerste werkstroom wordt uitgevoerd op elk document dat is verzonden door een lid van uw eigen groep. Deze werkstroom verzamelen van feedback alleen van de manager van uw groep.

  • U kunt de tweede werkstroom wordt uitgevoerd op elk document dat is verzonden door personen buiten uw eigen groep. Deze werkstroom verzamelt feedback vanelk lid van uw groep.

U mogelijk naam toewijzen aan de eerste werkstroom Feedback in documenten en de tweede Feedback externe documenten.

Tip: Zoals gewoonlijk is het verstandig om consistente naamgevingsconventies te hanteren en te zorgen dat iedereen die werkt met uw werkstromen, op de hoogte is van deze conventies.

U kunt uw werkstroom zo configureren dat deze gebruikmaakt van het standaardtakenoverzicht en het -geschiedenisoverzicht van de site of van andere bestaande overzichten. U kunt ook nieuwe overzichten aanvragen voor alleen deze werkstroom.

  • Als op uw site diverse werkstromen worden gebruikt of als tijdens bepaalde werkstromen vele taken worden uitgevoerd, kunt u overwegen om nieuwe overzichten aan te vragen voor elke werkstroom. (Het beheren van ellenlange overzichten is een van de zaken die ertoe kunnen leiden dat het systeem trager gaat werken. Een systeem kan sneller en gemakkelijker meerdere korten overzichten dan één lang overzicht onderhouden.)

  • Als u de taken en werkstroomgeschiedenis voor deze werkstroom gevoelige of vertrouwelijke opnemen wilt gegevens dat u houden gescheiden van de algemene lijsten, moet moet u groeiende geeft aan dat u nieuwe, afzonderlijke lijsten voor deze werkstroom. Nadat u de werkstroom toevoegt, moet u dat de juiste machtigingen voor de nieuwe lijsten zijn ingesteld.

U kunt op twee momenten handtekeningregels toevoegen aan het document:

  • Voordat de werkstroom voor het document is gestart.

  • Nadat de werkstroom is gestart, maar voordat de eerste deelnemer een handtekening heeft gezet op een handtekeningregel.

Het toevoegen van een digitale handtekening aan een document bestaat uit twee stappen:

  1. Eerste, iemand Hiermee voegt u eenhandin het kader lijn in de hoofdtekst van het document.
    Ingevoegde handtekeningregel zonder handtekening

  2. Klik op iemand handtekening heeft gezet op de regel.
    Ingevoegde handtekeningregel met handtekening

Houd hier rekening mee    Vanaf het moment dat de eerste deelnemer of haar handtekening toevoegt aan het document, is het document vergrendeld tegen bewerken. Aza verder wijzigen in het document na dat punt, met uitzondering van andere ondertekenaars toevoegen, hun handtekeningen, ongeldig of Hiermee verwijdert u alle handtekeningen die zijn toegevoegd. Omdat het invoegen van een handtekeningregel als een wijziging in het document telt, alle handtekening lijnen al aanwezig moeten zijn in het document vóór de eerste deelnemer zijn of haar werkelijke handtekening toevoegt naar een van deze regels.

Deze vraag kan dus op drie manieren eenvoudig worden beantwoord:

  • Bij handmatig of automatisch starten    Het document wordt gebaseerd op een sjabloon of formulier waaraan al handtekeningregels zijn toegevoegd, zodat deze niet meer hoeven te worden toegevoegd voor de uitvoering van een werkstroom.

  • Bij handmatig starten    De persoon die de werkstroom start, voegt alle benodigde handtekeningregels in voordat de werkstroom wordt gestart.

  • Bij automatisch starten    De eerste deelnemer die het document opent, voegt alle benodigde handtekeningregels in voordat hij of zij het document ondertekent.

Hier ziet u een beknopt schema om een en ander toe te lichten.

Document zonder eerste handtekening en kan dus nog worden gewijzigd

Document met eerste handtekening toegevoegd en dus vergrendeld tegen verdere wijzigingen

Een werkstroom kan zo worden geconfigureerd dat deze alleen handmatig, alleen automatisch of zowel handmatig als automatisch kan worden gestart:

  • Wanneer u een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen handmatig start voor een specifiek document, wordt er een ander formulier, het startformulier, weergegeven. Het startformulier bevat alleen de instellingen die voorkomen op de tweede pagina van het koppelingsformulier. Op deze manier kan de persoon die de werkstroom start, desgewenst nog wijzigingen in deze instellingen aanbrengen (deze gelden alleen voor het huidige exemplaar) voordat deze op Starten klikt.

  • Bij een automatische start is het uiteraard niet mogelijk om een startformulier weer te geven, dus worden in dat geval de standaardinstellingen die zijn opgegeven in het koppelingsformulier ongewijzigd gebruikt.

In de volgende afbeelding wordt het verschil tussen een handmatige start en een automatische start getoond.

Formulieren voor een handmatige en een automatische start worden vergeleken

Wijzigingen die u in het startformulier aanbrengt zijn toegepast alleen tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wilt wijzigen van de permanente, standaardinstellingen van de werkstroom , bewerken u het oorspronkelijke koppelingsformulier, zoals in het segment wijzigen van dit artikel wordt uitgelegd.

Handmatige start

Als u het handmatig starten toestaat, kan iedereen die de benodigde machtigingen heeft, op elk gewenst moment de werkstroom starten voor elk document dat daarvoor in aanmerking komt.

De voordelen van een handmatige start zijn dat u en uw collega's de werkstroom alleen kunnen uitvoeren wanneer dat gewenst is en dat u telkens wanneer u de werkstroom uitvoert, de kans hebt om instellingen te wijzigen via het startformulier.

Het nadeel van een handmatige start is dat iemand eraan moet denken om de werkstroom telkens uit te voeren wanneer dat nodig is.

Automatische start

U kunt de werkstroom zodanig configureren dat deze automatisch wordt gestart wanneer een of meer van de volgende gebeurtenissen plaatsvinden:

  • Er wordt een nieuw document gemaakt of geüpload naar de lijst of bibliotheek.

  • Een document dat al in de lijst of bibliotheek is opgeslagen, wordt gewijzigd.

Het voordeel van een automatische start is dat niemand eraan hoeft te denken om de werkstroom te starten. De werkstroom wordt telkens uitgevoerd wanneer een activeringsgebeurtenis plaatsvindt.

Aandachtspunten voor het automatisch starten van werkstromen voor het verzamelen van handtekeningen

In tegenstelling tot in enkele van de andere opgenomen werkstromen, deze is 't kunt u meer taken toevoegen nadat de werkstroom Handtekeningen verzamelen is gestart. Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, wordt er alleen deze handtekening taken al hebt opgegeven in de standaardinstellingen toegewezen. Elk van deze taken kunt daadwerkelijk steeds opnieuw toegewezen tijdens de werkstroom is uitgevoerd, maar geen andere taken kunnen worden gemaakt en toegewezen. Met andere woorden, de werkstroom Handtekeningen verzamelen alleen automatisch moet worden uitgevoerd wanneer de identiteit, of ten minste het nummer, van deelnemers vooraf bekend is.

Het is wel mogelijk om toegewezen taken te verwijderen of te annuleren nadat een werkstroom automatisch is gestart. Het annuleren van een taak betekent echter niet dat de bijbehorende handtekeningregel wordt verwijderd uit het document.

Hieronder volgen drie scenario's waarin werkstromen automatisch worden gestart. Voor elk scenario gelden deze uitgangspunten:

  • De werkstroom wordt uitgevoerd voor een bibliotheek waarnaar personen documenten uploaden die moeten worden ondertekend.

  • De groep personen die handtekeningen moeten zetten, blijft steeds ongewijzigd en het is dus niet nodig om dit te wijzigen bij het starten van de werkstroom.

Voor elk van de scenario's geldt dat er geen handtekening hoeft te worden toegevoegd als het item dat wordt geüpload een document of formulier is dat al een handtekening van de desbetreffende persoon bevat.

Scenario 1: één taak, één persoon die moet ondertekenen

Declaraties moeten voortaan worden ondertekend door Anna. Om die reden maakt Anna een bibliotheek met de naam Nieuwe declaraties. Alle werknemers van de organisatie kunnen declaraties maken of uploaden.

Anna maakt een werkstroom en hieraan dezelfde naam: Nieuwe onkosten Claims. De werkstroom automatisch wordt uitgevoerd voor ieder nieuw document, maar één handtekeningtaak toewijzen, naar Anna, van de cursus.

Stroomdiagram voor werkstroom

Scenario 2: meerdere taken, meerdere personen die moeten ondertekenen

In dit scenario moeten contracten worden ondertekend door Anna en Stefan en Frank , door alle drie dus.

Stefan Hiermee maakt u een bibliotheek met de naam contracten voor handtekeningen. Zij Hiermee maakt u een werkstroom Handtekeningen verzamelen van handtekeningen (annaANDseanANDfrank)met de naam. De werkstroom automatisch wordt uitgevoerd voor ieder nieuw document, het toewijzen van één handtekeningtaak aan elk van de drie personen.

De eerste persoon die het document opent, voegt de handtekeningregels voor alle drie de personen in en zet dan pas zijn of haar handtekening.

Stroomdiagram voor werkstroom

Scenario 3: meerdere taken, één persoon die moet ondertekenen

In dit scenario moeten contracten worden ondertekend door Anna of Stefan of Frank, dus door één van deze drie personen.

Stefan Hiermee maakt u een bibliotheek met de naam contracten voor de handtekening en een werkstroom met de naam handtekening (Annaofstefanoffrank). Ze maakt ook een adressenlijst of distributiegroep, ook wel genaamd Annaofstefanoffrank, waaronder alle drie dus.

Opnieuw de werkstroom automatisch wordt uitgevoerd voor ieder nieuw document in de bibliotheek, maar dit moment slechts één wordt handtekeningtaak toegewezen, aan de groep Annaofstefanoffrank .

Dit type taak wordt een groepstaak genoemd. Een dergelijke taak werkt zo: de werkstroom verstuurt per e-mail een melding naar de groepsleden, maar er wordt maar één taak gemaakt. Ieder van de groepsleden kan deze taak claimen en vervolgens uitvoeren namens de hele groep.

Stroomdiagram voor werkstroom

Zie het segment Voltooien van dit artikel voor instructies voor het claimen en voltooien van een groepstaak.

Wanneer u een werkstroom aan een inhoudstype toevoegt voor de volledige siteverzameling, krijgt u de mogelijkheid de werkstroom ook toe te voegen aan alle andere inhoudstypen in de siteverzameling die gegevens overnemen van het inhoudstype waaraan u de werkstroom toevoegt. (Als u een werkstroom toevoegt voor maar één lijst of bibliotheek, wordt deze optie niet weergegeven.)

Notities: 

  • De bewerking waarmee de werkstroom aan andere inhoudstypen wordt toegevoegd, kan veel tijd in beslag nemen.

  • Als de overname is gebroken voor sites of subsites waarop u deze werkstroom wilt toevoegen aan inhoudstypen die gegevens overnemen van dit inhoudstype, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren op elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uitvoert.

U moet de naam of het e-mailadres opgeven voor iedere persoon aan wie een handtekeningtaak wordt toegewezen.

Taken groeperen of afzonderlijk toewijzen?    Als u een taak aan een groep of distributielijst lijst toewijst, een groepstaak worden toegewezen: elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak, maar alleen één lid moet claimen en voltooien van de taak. Zie het segment Voltooien van dit artikel voor instructies voor het claimen en voltooien van een groepstaak.

Eén fase of meerdere fasen?    U kunt slechts één fase van handtekening taken, of meerdere fasen hebt. Als er meer dan één niveau, wordt de fasen uitgevoerd achter elkaar.

Parallelle beoordelingen of seriële ondertekening?    Voor de deelnemers in een Eén fase kunt u deze hun handtekeningtaken toegewezen allemaal tegelijk (parallel) of om hun taken die zijn toegewezen achter elkaar (in serieel) in de volgorde waarin u aangeeft. De optie serieel is handig als, bijvoorbeeld een van de ondertekenaars de reële beleidsvormer betreffende van het document is en niet dat u naar een of meer van de andere ondertekenaars hun handtekeningtaken uit te voeren als de beleidsvormer wordt bepaald welke niet aan te melden.

Een voorbeeld

Dit eenvoudige scenario laat een paar voordelen zien van het werken met meerdere fasen en seriële handtekeningtaken:

Stel dat Frank een nieuwe werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen toevoegt voor een bibliotheek met contracten. Aangezien Frank beslissingsbevoegdheid heeft over contracten, wil hij de eerste persoon zijn die aangeboden contracten ondertekent. Als hij besluit een contract niet te ondertekenen, wordt er geen handtekeningtaak toegewezen aan Anna en Stefan. Frank kan dit scenario op twee manieren implementeren:

  • Met behulp van een seriële controleren    Frank bepaalt één seriële fase waarin hij is de eerste deelnemer en Anna en Stefan de tweede en de derde zijn.
    Hier ziet u hoe Frank zijn seriële controleren van één niveau ingesteld.
    Vermeldingen op formulier

  • Door twee fasen te gebruiken    Als Frank wil Anna en Stefan om te worden toegewezen hun taken op hetzelfde moment, zodat Stefan geen moet wachten om door Anna haar handtekening toevoegt voordat zij een eigen, he kunt toevoegen twee fasen in de werkstroom kunt instellen. De eerste fase bevat alleen eigen handtekeningtaak en het tweede is een parallelle fase met Anna en Stefan van taken. Als de eerste fase niet is voltooid, start het tweede stadium niet.
    Hier ziet u hoe Frank zijn twee fasen parallelle controleren ingesteld.
    Instellingen op formulier

Hier ziet u de diagrammen van beide oplossingen. In beide versie is het zo dat er geen taken worden toegewezen aan Anna of Stefan als Frank zijn handtekeningtaak niet voltooit.

Stroomdiagrammen van beide versies

In het veld CC op de tweede pagina van het koppelingsformulier kunt u namen of adressen invoeren van iedereen die telkens wanneer deze werkstroom wordt gestart of beëindigd, een melding moet krijgen.

  • Als u hier een naam invoert, resulteert dat niet in een toewijzing van een werkstroomtaak aan die persoon.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

Een werkstroom Handtekeningen verzamelen (voor slechts één lijst of bibliotheek) toevoegen

Als u niet nog bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het mogelijk handiger om te controleren van de voorgaande algemene informatie en plannen segmenten in dit artikel voordat u met de stappen in dit segment verdergaat.

Twee zaken moeten in orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mail    Vanuit de werkstroom kunnen alleen meldingen per e-mail worden verstuurd als de e-mailfunctie is ingeschakeld voor uw SharePoint-site. Als u niet zeker weet of deze functie is ingeschakeld, vraagt u dat aan uw SharePoint-beheerder.

Machtigingen    De standaardinstellingen van de SharePoint-producten is vereist dat u de machtiging Lijsten beheren om toe te voegen werkstromen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen hebben. (De groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en de groep bezoekers niet. Zie voor meer informatie over machtigingen, het segment algemene informatie van dit artikel.)

Voer de volgende stappen uit:

  1. Open de lijst of bibliotheek waarvoor u de werkstroom wilt toevoegen.

  2. Klik op het tabblad Lijst of Bibliotheek op het lint.

    De naam van het tabblad kan variëren per type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft dit tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

  3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen door te geven voor de werkstroom uit te voeren op één inhoudstype of alle (voor alle inhoudstypen) en klik vervolgens op werkstroom toevoegen.

    Opmerking: Verzamelen van handtekeningen werkstromen kunnen alleen worden uitgevoerd voor documenten die zijn gemaakt in Word, Excelof InfoPathgemaakt.

    Een werkstroomopdracht toevoegen met het inhoudstype Document geselecteerd

    1. Vul de eerste pagina van het koppelingsformulier in.
      (Instructies volgen na de afbeelding.)

Eerste pagina van het koppelingsformulier voor één lijst of bibliotheek

Bijschrift bij sectienummer een

Inhoudstype

Behoud de instelling Alles voor de standaardselectie of selecteer een specifiek inhoudstype.

Bijschrift bij sectienummer twee

Werkstroom

Selecteer de sjabloon Handtekeningen verzamelen-SharePoint 2010 .

Opmerking: Als de sjabloon Handtekeningen verzamelen-SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder voor meer informatie over het activeren voor uw siteverzameling of werkruimte. Als u machtigingen voor siteverzameling hebt, raadpleegt u inschakelen SharePoint-werkstroomsjablonen.

Bijschrift bij sectienummer drie

Naam

Typ een naam voor deze werkstroom. De gebruikers van deze lijst of bibliotheek kunnen deze werkstroom aan deze naam herkennen.

Zie het segment plannen van dit artikel voor suggesties naamgeving van de werkstroom.

Bijschrift bij sectienummer vier

Takenlijst

Selecteer een takenoverzicht om te gebruiken voor deze werkstroom. U kunt een bestaand overzicht selecteren of op Taken (nieuw) klikken om een nieuw overzicht te maken.

Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuw takenoverzicht (dus tegenovergesteld aan een bestaande eigenschap te kiezen).

Bijschrift bij sectienummer vijf

Geschiedenisoverzicht

Selecteer een geschiedenisoverzicht om te gebruiken voor deze werkstroom. U kunt een bestaand overzicht selecteren of op Nieuw geschiedenisoverzicht klikken om een nieuw overzicht te maken.

Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuw geschiedenisoverzicht (dus tegenovergesteld aan een bestaande eigenschap te kiezen).

Bijschrift bij sectienummer zes

Startopties

Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart.

Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de verschillende startopties.

  1. Als u op dit formulier alle gewenste instellingen hebt geconfigureerd, klikt u op Volgende.

  2. Vul de tweede pagina van het koppelingsformulier in.
    (Instructies volgen na de afbeelding.)

    De opties op de tweede pagina van het koppelingsformulier worden in SharePoint-producten altijd aangeboden wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u de opties alleen voor die versie van de werkstroom kunt aanpassen.

Tweede pagina van het koppelingsformulier met genummerde opties

Bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Voer namen of adressen in van de personen aan wie u via de werkstroom taken wilt toewijzen.

  • Als de taken een worden toegewezen voor een (serieel)   
    voert u de namen of adressen in de volgorde waarin u wilt dat de taken worden toegewezen.

  • Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen (parallel)   
    Het maakt niet uit in welke volgorde u de namen invoert.

  • Als u een groep of distributielijst   
    een groepstaak worden toegewezen: elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak, maar alleen één lid moet claimen en voltooien van de taak. Zie het segment Voltooien van dit artikel voor instructies voor het claimen en voltooien van een groepstaak.

Bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Geef op of de taken een voor een moeten worden toegewezen (serieel) of allemaal tegelijk (parallel).

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

Voeg alle gewenste fasen toe na de eerste fase die u net hebt geconfigureerd.

  • Als u een volledige fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete.

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

Bijschrift bij sectienummer vier

CC

Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die telkens een melding moet ontvangen wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd.

  • Hier een naam invoert hoort niet 't resultaat in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  1. Als u op deze pagina alle gewenste instellingen hebt geconfigureerd, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Uw nieuwe werkstroomversie wordt in het SharePoint-product gemaakt.

Volgende stappen

Als u klaar bent om te starten en uw nieuwe werkstroom voor het testen, gaat u naar het segment starten van dit artikel.

Hier vindt u instructies voor het handtekeningregels invoegen in een document in het segment Invoegen van dit artikel.

Een werkstroom Handtekeningen verzamelen (voor een hele siteverzameling) toevoegen

Als u niet nog bekend bent met het toevoegen van werkstromen, is het mogelijk handiger om te controleren van de algemene informatie en plannen segmenten in dit artikel voordat u met de stappen in dit segment verdergaat.

Twee zaken moeten in orde zijn voordat u een werkstroom kunt toevoegen:

E-mailbericht    In de volgorde voor de werkstroom voor het verzenden van e-mailmeldingen, moet de e-mailbericht zijn ingeschakeld voor uw site. Als u niet precies weet dat dit al is uitgevoerd, neem dan contact op met uw SharePoint-beheerder.

Machtigingen    De standaardinstellingen van de SharePoint-producten is vereist dat u de machtiging Lijsten beheren om toe te voegen werkstromen voor lijsten, bibliotheken of siteverzamelingen hebben. (De groep Eigenaren beschikt over de machtiging Lijsten beheren al dan niet standaard, de groep leden en de groep bezoekers niet. Zie voor meer informatie over machtigingen, het segment algemene informatie van dit artikel.)

Voer de volgende stappen uit:

  1. Ga naar de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op Instellingen Stappen voor het wijzigen van tags en klik vervolgens op Site-instellingen.

    SharePoint Online, Instellingen, Knop Instellingen in SharePoint 2016 op titelbalk. , klik op Site-inhoud. Klik op Site-inhoud op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web ontwerp galerieënop Site-inhoudstypen.
    De koppeling Site-inhoudstypen onder Galerieën

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van het site-inhoudstype waarvoor u de werkstroom wilt toevoegen.

    Opmerking: Verzamelen van handtekeningen werkstromen kunnen alleen worden uitgevoerd voor documenten die zijn gemaakt in Word, Excelof InfoPathgemaakt.

    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

    1. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onder Instellingenop Werkstroominstellingen.
      Werkstroominstellingen in de sectie Instellingen

    2. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling werkstroom toevoegen .
      De koppeling Werkstroom toevoegen

    3. Vul de eerste pagina van het koppelingsformulier in.
      (Instructies volgen na de afbeelding.)

Eerste pagina van het koppelingsformulier met genummerde opties

Bijschrift bij sectienummer een

Werkstroom

Selecteer de sjabloon Handtekeningen verzamelen-SharePoint 2010 .

Opmerking: Als de sjabloon Handtekeningen verzamelen-SharePoint 2010 niet wordt weergegeven in de lijst, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder voor meer informatie over het activeren voor uw siteverzameling of werkruimte. Als u machtigingen voor siteverzameling hebt, raadpleegt u inschakelen SharePoint-werkstroomsjablonen.

Bijschrift bij sectienummer twee

Naam

Typ een naam voor deze werkstroom. De gebruikers van deze siteverzameling kunnen deze werkstroom aan deze naam herkennen.

Zie het segment plannen van dit artikel voor suggesties naamgeving van de werkstroom.

Bijschrift bij sectienummer drie

Takenlijst

Selecteer een takenoverzicht om te gebruiken voor deze werkstroom. U kunt een bestaand overzicht selecteren of op Taken (nieuw) klikken om een nieuw overzicht te maken.

Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuw takenoverzicht (dus tegenovergesteld aan een bestaande eigenschap te kiezen).

Bijschrift bij sectienummer vier

Geschiedenisoverzicht

Selecteer een geschiedenisoverzicht om te gebruiken voor deze werkstroom. U kunt een bestaand overzicht selecteren of op Nieuw geschiedenisoverzicht klikken om een nieuw overzicht te maken.

Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de redenen voor het maken van een nieuw geschiedenisoverzicht (dus tegenovergesteld aan een bestaande eigenschap te kiezen).

Bijschrift bij sectienummer vijf

Startopties

Geef de manier of manieren op waarop deze werkstroom kan worden gestart.

Zie het segment plannen van dit artikel voor informatie over de verschillende startopties.

Bijschrift bij sectienummer zes

Lijst- en site-inhoudstypen bijwerken?

Geef op of deze werkstroom moet worden toegevoegd (gekoppeld) aan alle andere site- of lijstinhoudstypen die gegevens van dit inhoudstype overnemen.

  • De bewerking waarmee de werkstroom aan andere inhoudstypen wordt toegevoegd, kan veel tijd in beslag nemen.

  • Als de overname is gebroken voor sites of subsites waarop u deze werkstroom wilt toevoegen aan inhoudstypen die gegevens overnemen van dit inhoudstype, moet u ervoor zorgen dat u lid bent van de groep Eigenaren op elk van deze sites of subsites voordat u deze bewerking uitvoert.

  1. Als u op deze pagina alle gewenste instellingen hebt geconfigureerd, klikt u op Volgende.

  2. Vul de tweede pagina van het koppelingsformulier in.
    (Instructies volgen na de afbeelding.)

    Alle opties op de tweede pagina van het koppelingsformulier worden in SharePoint-producten altijd aangeboden wanneer u de werkstroom handmatig start, zodat u deze opties alleen voor die versie van de werkstroom kunt aanpassen.

Tweede pagina van het koppelingsformulier met genummerde opties

Bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Voer namen of adressen in van de personen aan wie u via de werkstroom taken wilt toewijzen.

  • Als de taken een worden toegewezen voor een (serieel)   
    voert u de namen of adressen in de volgorde waarin u wilt dat de taken worden toegewezen.

  • Als alle taken tegelijkertijd worden toegewezen (parallel)   
    Het maakt niet uit in welke volgorde u de namen invoert.

  • Als u een groep of distributielijst   
    een groepstaak worden toegewezen: elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak, maar alleen één lid moet claimen en voltooien van de taak. Zie het segment Voltooien van dit artikel voor instructies voor het claimen en voltooien van een groepstaak.

Bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Geef op of de taken in deze fase een voor een moeten worden toegewezen (serieel) of allemaal tegelijk (parallel).

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

Voeg alle gewenste fasen toe na de eerste fase die u net hebt geconfigureerd.

  • Als u een volledige fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete.

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

Bijschrift bij sectienummer vier

CC

Voer de namen of e-mailadressen in van iedereen die telkens een melding moet ontvangen wanneer de werkstroom wordt gestart of beëindigd.

  • Hier een naam invoert hoort niet 't resultaat in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  1. Als u op deze pagina alle gewenste instellingen hebt geconfigureerd, klikt u op Opslaan om de werkstroom te maken.

Uw nieuwe werkstroomversie wordt in het SharePoint-product gemaakt.

Volgende stappen

Als u klaar bent om te starten en uw nieuwe werkstroom voor het testen, gaat u naar het segment starten van dit artikel.

Hier vindt u instructies voor het handtekeningregels invoegen in een document in het segment Invoegen van dit artikel.

Handtekeningregels invoegen

Voordat u een werkstroomdeelnemer kunt haar handtekening toevoegt, moet een handtekeningregel worden ingevoegd in het document. Het invoegen van de regel en het toevoegen van de handtekening zelf zijn in twee afzonderlijke acties.

Enkele belangrijke punten:

  • Vanaf het moment dat iemand een handtekening heeft toegevoegd aan een handtekeningregel, is het document vergrendeld tegen alle verdere wijzigingen, uitgezonderd het toevoegen van andere handtekeningen aan de aanwezige, lege handtekeningregels.

  • Als het document wordt gewijzigd nadat de eerste handtekening is toegevoegd, heeft dit tot gevolg dat alle toegevoegde handtekeningen ongeldig zijn of worden verwijderd uit het document.

  • Het invoegen en verwijderen van regels voor handtekeningen zijn bewerkingen die als wijzigingen van het document worden beschouwd.

  • Om die reden is het belangrijk dat het toevoegen en verwijderen van handtekeningregels voltooid is voordat de eerste deelnemer zijn of haar handtekening toevoegt.

Hier ziet u een beknopt schema om een en ander toe te lichten.

Document zonder eerste handtekening en kan dus nog worden gewijzigd

Document met eerste handtekening toegevoegd en dus vergrendeld tegen verdere wijzigingen

Invoegen een handtekeningregel in Word of Excel:

  1. Klik in het document of werkblad op de plaats waar u een handtekeningregel wilt invoegen.

  2. Klik op de Invoegen met de tab, in de groep tekst , klikt u op Handtekeningregel.

  3. In de dialoogvenster Handtekeninginstellingen vak, voert u enkele, alle of geen van deze vier velden:

    • Voorgestelde ondertekenaar   
      de volledige naam van de ondertekenaar.
      (Weergegeven in de voltooide handtekening.)

    • De voorgestelde ondertekenaar van   
      (weergegeven in de voltooide handtekening.)

    • Voorgestelde ondertekenaar e-mailadres   
      (niet weergegeven in de voltooide handtekening.)

    • Instructies voor de ondertekenaar   
      eventuele of noodzakelijke informatie voor de ondertekenaar.
      (Niet weergegeven in de voltooide handtekening.)
      Het dialoogvenster Handtekeninginstellingen

  4. Schakel in hetzelfde dialoogvenster de volgende selectievakjes in of uit:

    • De ondertekenaar mag opmerkingen toevoegen aan het ondertekenvenster   
      de ondertekenaar mag hun doel voor de ondertekening typt.
      (Wat de ondertekenaar typen wordt niet weergegeven in de voltooide handtekening.)

    • Datum van ondertekening weergeven op handtekeninglijn   
      de datum waarop de handtekening wordt toegevoegd.
      (Weergegeven in de voltooide handtekening.)

  5. Klik op OK.

Herhaal deze procedure om extra handtekeningregels toe te voegen.

Verwijder een handtekeningregel in Word of Excel:

  1. Klik op de handtekeningregel om deze te selecteren.

  2. Druk op DELETE.

Belangrijk: U kunt alleen handtekeningregels invoegen in formulieren van InfoPath Filler.

Invoegen een handtekeningregel in InfoPath:

  1. Klik in het formulier op de plaats waar u een handtekeningregel invoegen.

  2. Ga naar het tabblad Start van het lint en klik in de groep Besturingselementen op Handtekeningregel.

  3. Klik op de handtekeningregel om deze te selecteren, klik met de rechtermuisknop en klik in het snelmenu op Signature Line Properties.

  4. Vul op het tabblad Algemeen van het dialoogvenster Signature Line Properties enkele, alle of geen van deze vier velden in:

    • Bericht dat ondertekenaars voordat ze ondertekenen zien   
      eventuele of noodzakelijke informatie voor de ondertekenaar.
      (Niet weergegeven in de voltooide handtekening.)

    • De naam van de ondertekenaar   
      (weergegeven in de voltooide handtekening.)

    • De ondertekenaar   
      (weergegeven in de voltooide handtekening.)

    • E-mailadres ondertekenaar   
      (niet weergegeven in de voltooide handtekening.)
      Het dialoogvenster Signature Properties

  5. Breng desgewenst wijzigingen aan op het tabblad Grootte en Geavanceerd.

  6. Klik op OK.

Verwijder een handtekeningregel in InfoPath:

  • Klik op het besturingselement om dit te selecteren en druk op Delete.

Volgende stappen

Als u de nieuwe werkstroom wilt testen, gaat u naar het segment starten van dit artikel.

Als u een werkstroomtaak voltooit, gaat u (of terug) naar het segment Voltooien van dit artikel.

Een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen starten

Een herinnering over het proces handtekeningen: alle wijzigingen in het document moeten worden aangebracht, inclusief alle invoegingen en verwijderingen van handtekeningregels , voordat de eerste deelnemer zijn of haar handtekening aan een handtekeningregel toevoegt. (Zie het segment plannen in dit artikel voor meer informatie.)

Zorg ook dat de personen aan wie de werkstroom taken toewijzen wilt begrijpt hoe hun handtekeningen toevoegen en formulieren voor hun taken te voltooien. Ze nuttig het segment voltooid in dit artikel.

Twee manieren om een werkstroom te starten    Een werkstroom kan zo worden geconfigureerd dat deze alleen handmatig, alleen automatisch of zowel handmatig als automatisch kan worden gestart:

  • Handmatig op elk moment door iedereen die de benodigde machtigingen heeft.

  • Automatisch wanneer een opgegeven activeringsgebeurtenis plaatsvindt, dat wil zeggen, wanneer een document wordt toegevoegd aan de lijst of bibliotheek en/of wanneer een document al in de lijst op geen enkele manier wordt gewijzigd.
    (De die als trigger dient gebeurtenis of gebeurtenissen zijn opgegeven in de eerste pagina van het koppelingsformulier tijdens de oorspronkelijke toevoegen en configureren van de werkstroom. "Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie.)

Een werkstroom kunt 't starten voor elk document dat momenteel is uitgecheckt. (Een document kan worden uitgecheckt nadat die een werkstroom is gestart op is geïnstalleerd, maar nadat deze uitgecheckt, geen verdere werkstromen kunnen worden gestart op dat document totdat deze opnieuw ingecheckt nogmaals.)

Als de werkstroom is geconfigureerd om automatisch te starten, wordt telkens wanneer een activeringsgebeurtenis plaatsvindt, de werkstroom uitgevoerd voor het document dat de werkstroom heeft geactiveerd.

Wanneer de werkstroom wordt gestart, wordt de eerste taak, of worden de eerste taken, toegewezen en wordt er een melding voor de taak verstuurd naar iedereen aan wie een taak is toegewezen. Ondertussen worden er ook startmeldingen verstuurd (los van de taakmeldingen) naar de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd en naar iedereen die wordt vermeld in het veld CC van de tweede pagina va het koppelingsformulier.

Als de vereiste handtekeningregels nog niet in het document staan op het moment dat de werkstroom wordt geactiveerd, moeten deze worden toegevoegd voordat de eerste handtekening wordt gezet in het document.

Een opmerking over machtigingen    Gewoonlijk moet u de machtiging Items bewerken om een werkstroom te starten. (Standaard de groep leden en de groep Eigenaren beide over deze machtiging beschikken, maar niet voor de groep bezoekers. Een eigenaar kunt echter ook kiezen, op basis van werkstroom door werkstroom vereisen de machtiging Lijsten beheren voor personen die de werkstroom starten. U kunt u deze optie kiest, kunnen eigenaren in principe opgeven dat alleen deze en andere eigenaren werkstroom voor een bepaald starten kunnen. "Zie het segment algemene informatie van dit artikel voor meer informatie.)

Twee plaatsen van waaruit de werkstroom kan worden gestart

U kunt de werkstroom handmatig starten vanuit een van de twee volgende twee plaatsen:

  • Vanuit de lijst of bibliotheek waarin het document is opgeslagen.

  • Uit in het document zelf, geopend in de Microsoft Office-programma waarin deze is gemaakt. (Houd er rekening mee dat dit moet de volledige, geïnstalleerde programma en niet de versie van een webtoepassing.)

In de resterende twee secties van dit segment vindt u instructies voor beide methoden.

  1. Voeg alle vereiste handtekeningregels toe aan het document of spreek af met de deelnemers aan de werkstroom dat ze pas hun handtekening mogen toevoegen als alle handtekeningregels in het document staan.

  2. Ga naar de lijst of bibliotheek met het document waarvoor u de werkstroom wilt uitvoeren.

  3. Klik op het pictogram op de voorgrond van de naam van het item om het item te selecteren en klik vervolgens op de tabblad gegevensbestanden van het lint in de groep werkstromen , klikt u op werkstromen.

  4. Klik op de werkstromen: Document naam pagina, onder een nieuwe werkstroom starten, klikt u op de werkstroom die u wilt uitvoeren.
    Koppeling om de werkstroom te starten

  5. Breng op het startformulier de wijzigingen aan die u op dit specifieke exemplaar van de werkstroom wilt toepassen.

    Opmerking: Wijzigingen hebt aangebracht hier in het startformulier en zijn gebruikte alleen tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wilt wijzigen die van toepassing telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u wilt wijzigen van instellingen voor de werkstroom die in dit formulier worden niet weergegeven, raadpleegt u het segment wijzigen van dit artikel.

Tweede pagina van het koppelingsformulier met genummerde opties

Bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Breng wijzigingen aan in de lijst van personen aan wie u taken wilt toewijzen via de werkstroom.

  • Als de taken worden toegewezen één voor één   
    voert u de namen of adressen in de volgorde waarin de taken moeten worden toegewezen.

  • Als de taken allemaal tegelijk worden toegewezen   
    Het maakt niet uit in welke volgorde u de namen invoert.

  • Als u een groep of distributielijst   
    een groepstaak worden toegewezen: elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak, maar alleen één lid moet claimen en voltooien van de taak. Zie het segment Voltooien van dit artikel voor instructies voor het claimen en voltooien van een groepstaak.

Bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Controleer of u de gewenste optie hebt opgegeven voor de volgorde waarin de taken worden toegewezen: Eén voor één (serieel) of Allemaal tegelijk (parallel).

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

U kunt naast de fase of fasen die u nu configureert, een of meer fasen toevoegen.

  • Als u een volledige fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete.

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

Bijschrift bij sectienummer vier

CC

Hier kunt u naar wens personen toevoegen of verwijderen. Onthoud het volgende:

  • Hier een naam invoert hoort niet 't resultaat in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  1. Wanneer u alle instellingen in het startformulier naar wens hebt geconfigureerd, klikt u op Starten om de werkstroom te starten.

De eerste taak of taken van de werkstroom worden toegewezen en ondertussen wordt er naar u en naar iedereen die in het veld CC van het startformulier wordt vermeld, een melding van het starten van de werkstroom gestuurd.

  1. Voeg alle vereiste handtekeningregels toe aan het document of spreek af met de deelnemers aan de werkstroom dat ze pas hun handtekening mogen toevoegen als alle handtekeningregels in het document staan.

  2. Open het document in het Office-programma dat op uw computer is geïnstalleerd.

    Opmerking: Deze methode kan niet worden gebruikt wanneer het document geopend in een web application - versie van Microsoft Office-programma is. Deze moet worden geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van het programma dat op uw computer.

  3. Klik in het geopende document op het tabblad Bestand, klik op Opslaan en verzenden en klik vervolgens op de werkstroom die u voor het document wilt uitvoeren.

  4. Als het volgende bericht wordt weergegeven met de mededeling dat voor deze werkstroom het bestand moet zijn ingecheckt, klikt u op de knop Inchecken.
    (Als dit bericht niet wordt weergegeven, gaat u verder naar stap 5.)

  5. Klik op de grote knop Werkstroom starten.

  6. Ga naar de pagina Werkstroom wijzigen in het startformulier en breng de wijzigingen aan die u op dit specifieke exemplaar van de werkstroom wilt toepassen.

    Opmerking: Wijzigingen hebt aangebracht hier in het startformulier en zijn gebruikte alleen tijdens het huidige exemplaar van de werkstroom. Als u wilt wijzigen die van toepassing telkens wanneer de werkstroom wordt uitgevoerd, of als u wilt wijzigen van instellingen voor de werkstroom die in dit formulier worden niet weergegeven, raadpleegt u het segment wijzigen van dit artikel.

Tweede pagina van het koppelingsformulier met genummerde opties

Bijschrift bij sectienummer een

Toewijzen aan

Breng wijzigingen aan in de lijst van personen aan wie u taken wilt toewijzen via de werkstroom.

  • Als de taken worden toegewezen één voor één   
    voert u de namen of adressen in de volgorde waarin de taken moeten worden toegewezen.

  • Als de taken allemaal tegelijk worden toegewezen   
    Het maakt niet uit in welke volgorde u de namen invoert.

  • Als u een groep of distributielijst   
    een groepstaak worden toegewezen: elk lid van de groep ontvangt een melding voor de taak, maar alleen één lid moet claimen en voltooien van de taak. Zie het segment Voltooien van dit artikel voor instructies voor het claimen en voltooien van een groepstaak.

Bijschrift bij sectienummer twee

volgorde

Controleer of u de gewenste optie hebt opgegeven voor de volgorde waarin de taken worden toegewezen: Eén voor één (serieel) of Allemaal tegelijk (parallel).

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van seriële en parallelle fasen.

Bijschrift bij sectienummer drie

Een nieuwe fase toevoegen

U kunt naast de fase of fasen die u nu configureert, een of meer fasen toevoegen.

  • Als u een volledige fase wilt verwijderen, klikt u in het veld Toewijzen aan voor die fase en drukt u vervolgens op Ctrl+Delete.

Zie het segment plannen van dit artikel voor meer informatie over het gebruik van meerdere fasen.

Bijschrift bij sectienummer vier

CC

Hier kunt u naar wens personen toevoegen of verwijderen. Onthoud het volgende:

  • Hier een naam invoert hoort niet 't resultaat in de toewijzing van een werkstroomtaak.

  • Wanneer de werkstroom handmatig wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom start, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  • Wanneer de werkstroom automatisch wordt gestart, ontvangt de persoon die de werkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd, meldingen over de start en beëindiging van de werkstroom zonder dat de naam van die persoon in dit veld hoeft te worden opgegeven.

  1. Wanneer u de instellingen in het startformulier naar wens hebt geconfigureerd, klikt u op Starten om de werkstroom te starten.

De eerste taak of taken van de werkstroom worden toegewezen en ondertussen wordt er naar u en naar iedereen die in het veld CC van het startformulier wordt vermeld, een melding van het starten van de werkstroom gestuurd.

Volgende stappen

  • Als dit de eerste keer is dat deze werkstroom is uitgevoerd, wordt de andere deelnemers nodig informatie en hulp voordat u hen toegewezen taken voltooien? (Ze nuttig het segment Voltooien van dit artikel.)

  • Het is ook verstandig om te controleren of deelnemers hun meldingen per e-mail wel ontvangen en vooral te controleren of de meldingen niet naar de verkeer locatie worden doorgestuurd door hun filters die ongewenste e-email tegenhouden.

  • En uiteraard kunt u wellicht een of meer werkstroomtaken zelf in te vullen. Ga naar het segment Voltooien van dit artikel voor de meer informatie.

  • Ondertussen als u wilt weten hoe u kunt bijhouden van de voortgang van het huidige exemplaar van de werkstroom, gaat u naar het segment controleren van dit artikel.

Een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen voltooien

Als dit de eerste keer is dat aan u een taak in een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen is toegewezen, kan het nuttig zijn om dit segment van het artikel volledig door te nemen voordat u uw taak gaat uitvoeren. Dan weet u welke mogelijkheden u allemaal hebt.

Opmerking: Als u weet dat er een werkstroomtaak aan u is toegewezen, maar als het bericht met de melding voor de taak niet in uw postvak IN voor e-mail is binnengekomen, controleert u of de melding niet naar de verkeerde locatie is doorgestuurd door het filter dat ongewenste e-mail tegenhoudt. Als dat het geval is, kunt u de instellingen van het filter zodanig aanpassen dat de melding wel binnenkomt.

Controleer eerst of u de juiste taak hebt

Voor verschillende typen werkstromen zijn verschillende taakacties vereist.

Controleer dus voordat u begint of de taak die aan u is toegewezen, daadwerkelijk een taak van de werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen is, en geen taak van een ander type werkstroom.

Let op de tekst die in dit document vereist uw handtekening in een van de volgende locaties:

  • In de onderwerpregel van de taakmelding
    Identificerende tekst in taakmelding

  • Klik op de berichtenbalk van het document moet worden beoordeeld
    Identificerende tekst in document

  • In de taaknaam op de pagina Werkstroomstatus
    Identificerende tekst in taaknaam op de pagina Werkstroomstatus

Als u de tekst Dit document vereist uw handtekening in deze locaties niet ziet, neem contact op met de persoon die zijn gestart of de werkstroom om vast te stellen welke werkstroomsjabloon die gebaseerd op oorspronkelijk heeft toegevoegd, wel of deze een aangepaste werkstroom is.

Is uw taak daadwerkelijk een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen, lees dan verder!

Wanneer aan u een taak in werkstroom is toegewezen, komt u dat gewoonlijk te weten op een van de volgende drie manieren:

  • U ontvangt per e-mail een melding voor de taak.

  • U opent een Microsoft Office-document en u ziet op de berichtenbalk de melding dat aan u een verwante taak is toegewezen.

  • U bezoekt de SharePoint-site en u ontdekt dat er onlangs een of meer taken aan u zijn toegewezen.

Wanneer u vaststelt dat er een taak in de werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen aan u is toegewezen, doet u meestal twee dingen:

  • Het document doorlezen    U opent het document, neemt de inhoud door en ondertekent het document vervolgens (of niet).

  • De taak voltooien    U vult het taakformulier in en verstuurt dit.

Vaak zijn er daarom drie items betrokken bij het voltooien van de taak:

  • Het meldingsbericht (dat u per e-mail ontvangt)

  • Het document dat u na lezing eventueel gaat ondertekenen

  • Het taakformulier (dat u opent, invult en verzendt)

Hier ziet u hoe deze drie items eruitzien.

Opmerking:  De knop Deze taak openen op het lint in het meldingsbericht voor de taak wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het bericht in de webtoepassing Outlook Web Access wordt geopend.

Het meldingsbericht voor de taak, het item dat moet worden beoordeeld en het taakformulier

Opmerking: De knop Deze taak openen op het lint in het meldingsbericht voor de taak wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het bericht in de webtoepassing Outlook Web Access wordt geopend.

(Houd er rekening mee dat als de taak niet aan u is toegewezen persoonlijk, maar naar een hele groep of distributielijst lijst waarvan u lid bent, moet u claimen de taak voordat deze is voltooid. (Zie voor meer informatie de sectie claimen een groepstaak voordat u deze voltooit in dit segment.)

Voer de volgende stappen uit:

  1. Klik in het meldingsbericht voor de taak in de instructies onder U kunt deze taak als volgt voltooien op de koppeling naar het document.

  2. Klik in het geopende document op de knop Deze taak openen op de berichtenbalk.

Toegang krijgen tot het item en taakformulier vanuit het e-mailbericht met de melding voor de taak

Opmerking: De knop Deze taak openen op het lint in het meldingsbericht voor de taak (weergegeven in de afbeelding aan de bovenzijde van de zwarte pijl) wordt alleen weergegeven wanneer het bericht wordt geopend in de volledige, geïnstalleerde versie van Outlook en niet wanneer het bericht in de webtoepassing Outlook Web Access wordt geopend.

(Houd er rekening mee dat als de taak niet aan u is toegewezen persoonlijk, maar naar een hele groep of distributielijst lijst waarvan u lid bent, moet u claimen de taak voordat deze is voltooid. (Zie voor meer informatie de sectie claimen een groepstaak voordat u deze voltooit in dit segment.)

Voer de volgende stappen uit:

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek met het document dat moet worden beoordeeld en klik op de koppeling Wordt uitgevoerd die hoort bij het document en de werkstroom.

  2. Klik op de pagina Werkstroomstatus op de titel van uw taak.

  3. Klik in het taakformulier, in de berichtenbalk Deze werkstroomtaak heeft betrekking op op, op de koppeling naar het document.

Toegang krijgen tot het item en het taakformulier vanuit de lijst of bibliotheek

Houd er rekening mee dat als de taak niet aan u is toegewezen persoonlijk, maar naar een hele groep of distributielijst lijst waarvan u lid bent, moet u claimen de taak voordat deze is voltooid. Zie de sectie claimen een groepstaak voordat u deze voltooit in dit segment voor meer informatie.

Als een handtekeningregel is bedoeld voor een bepaalde gebruiker en u hier uw handtekening toevoegt terwijl u bent aangemeld als een andere gebruiker, kan dit een conflict geven op de handtekeningregel. In dit voorbeeld is de handtekeningregel ingesteld voor Frank Martinez, maar is de handtekening van iemand die zich heeft aangemeld met de naam Anna Lidman.

Handtekeningregel met andere ondertekenaar

Klik in het volgende voorbeeld wordt is het document gemaakt in Word.

Item dat moet worden gereviseerd met drie berichtenbalken

Let op de drie gele berichtbalken boven aan het document:

Gemarkeerd als definitief    Deze berichtenbalk vermeld dat die ten minste één persoon haar handtekening op een handtekeningregel al heeft toegevoegd.

Belangrijk:  Dit betekent dat het document vanaf dat moment is vergrendeld en dat eventuele wijzigingen tot gevolg hebben dat de aanwezige handtekeningen worden verwijderd of ongeldig worden verklaard. Dit geldt uiteraard niet voor het toevoegen van andere handtekeningen op bestaande handtekeningregels. (Het invoegen of verwijderen van handtekeningregels is echter niet meer toegestaan, alleen het toevoegen van de handtekeningen zelf.)

Handtekeningen    Klik op de knop Handtekeningen weergeven om het deelvenster Handtekeningen te openen. Klik vervolgens onder Aangevraagde handtekeningen op de pijl naast uw naam en klik vervolgens in de vervolgkeuzelijst op Ondertekenen.

Notities: 

  • Als uw naam meerdere keren voorkomt in de lijst Aangevraagde handtekeningen, moet u op verschillende handtekeningregels uw handtekening zetten. Gebruik deze procedure om overal uw handtekening toe te voegen.

  • Als uw naam niet wordt vermeld in de lijst Aangevraagde handtekeningen, neem dan contact op met de persoon die de werkstroom heeft gestart of , als deze automatisch is gestart, met de persoon die de werkstroom heeft geconfigureerd.

  • InfoPath-formulieren hebben geen deelvenster Handtekeningen of een lijst Aangevraagde handtekeningen. U moet dus zelf goed kijken of u overal uw handtekening hebt gezet voordat u het document opslaat en de taak voltooit.

Item met geopend deelvenster Handtekeningen

Als u een bericht ziet over andere providers van digitale handtekeningen, klikt u op OK om verder te gaan. (Schakel het selectievakje in om dit bericht niet meer weer te geven.)

Het dialoogvenster Ondertekenen wordt geopend.

Het dialoogvenster Ondertekenen

Typ uw naam in het vak naast de grote X, klik op Ondertekenen en klik op OK in het dialoogvenster Bevestiging van handtekening.

Let op: als uw naam meerdere keren voorkomt in de lijst Aangevraagde handtekeningen, moet u op verschillende handtekeningregels uw handtekening zetten. Gebruik deze procedure om overal uw handtekening toe te voegen.

Werkstroomtaak    Wanneer u klaar bent om te voltooien en dien het Taakformulier, klikt u op de knop deze taak openen in de berichtenbalk Werkstroomtaak .

Het taakformulier voor een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen ziet eruit zoals hier wordt getoond.

Taakformulier met genummerde opties

Opmerking waarmee wordt bepaald van de eerste twee (Item verwijderen en Deze werkstroomtaak heeft betrekking op naam van Document) worden niet weergegeven in het Taakformulier gaan wanneer dit wordt geopend van inhoud van het document moet worden ondertekend. Deze worden weergegeven alleen wanneer het Taakformulier rechtstreeks vanuit het meldingsbericht voor de taak of de takenlijst op de pagina Werkstroomstatus wordt geopend.

Bijschrift bij sectienummer een

Item verwijderen

Als u deze taak vanuit het huidige exemplaar van de werkstroom wilt verwijderen, klikt u hier op de koppeling.

  • Als u de taak verwijdert, houdt dat niet in dat u het document verwijdert dat moet worden ondertekend.

  • Een taak die is verwijderd, wordt niet langer weergegeven in het gedeelte Taken van de pagina Werkstroomstatus. (De verwijdering van de taak wordt echter wel vastgelegd in het gedeelte Geschiedenis van de pagina.)

Opmerking:  Als u niet degene bent die dit exemplaar van de werkstroom heeft gestart, is het misschien verstandig eerst te overleggen met de persoon die de werkstroom heeft gestart of heeft geconfigureerd (bij een werkstroom die automatisch wordt gestart) voordat u de taak verwijdert.

Bijschrift bij sectienummer twee

Deze werkstroomtaak heeft betrekking op naam van Document

Als u het document wilt openen om het te ondertekenen, klikt u hier op de koppeling.

Bijschrift bij sectienummer drie

Status, aangevraagd door, samengevoegde opmerkingen, vervaldatum datum

U kunt de gegevens in deze vier velden niet vervangen of wijzigen, maar de informatie in deze velden kan voor u van belang zijn.

Het vak Samengevoegde opmerkingen bevat alle opmerkingen die zijn toegevoegd aan het formulier door leden die hun taken in dit exemplaar van de werkstroom al hebben uitgevoerd.

Zo wordt, nadat u uw eigen formulier hebt ingevuld, ook uw tekst die u in het vak Opmerkingen (4) invoert, in het vak Samengevoegde opmerkingen weergegeven voor de deelnemers die na u komen.

Bijschrift bij sectienummer vier

Opmerkingen

Alle tekst die u hier invoert, wordt vastgelegd in de werkstroomgeschiedenis en wordt ook weergegeven in het veld Samengevoegde opmerkingen (3) voor de deelnemers die na u komen.

Bijschrift bij sectienummer vijf

Aanmelden

Wanneer u het document hebt ondertekend en in het veld Opmerkingen eventuele feedback hebt getypt, klikt u op deze knop om het formulier te verzenden en de taak te voltooien.

Bijschrift bij sectienummer zes

Annuleren

Als u het taakformulier wilt sluiten zonder wijzigingen of reacties op te slaan, klikt u op deze knop. De taak blijft onvoltooid en blijft ook aan u toegewezen

Bijschrift bij sectienummer zeven

Taak opnieuw toewijzen

Als u deze taak wilt toewijzen aan iemand anders, klikt u op deze knop.

Voor een afbeelding van de pagina waar u de details van de nieuwe toewijzing kunt invoeren en voor verdere instructies, gaat u naar sectie 7 in dit segment, uw taak toewijzen aan iemand anders.

Opmerking: Deze optie kan worden uitgeschakeld voor sommige werkstroomtaken.

Als er slechts één taak is toegewezen aan een hele groep waartoe u behoort, kan ieder lid van de groep die ene taak claimen en uitvoeren namens de hele groep.

Claim de taak voordat u het document gaat openen en ondertekenen. Zodra u de taak claimt, wordt deze aan u toegewezen en kan geen ander lid van de groep de taak voltooien. (Op deze manier doet slechts één persoon het benodigde werk.)

  1. Wijs op de pagina Werkstroomstatus de naam aan van de taak die aan uw groep is toegewezen totdat er een pijl verschijnt.

  2. Klik op de pijl, klik op Item bewerken en klik vervolgens in het taakformulier op de knop Taak claimen .
    Hoe u een groepstaak claimt

Wanneer de pagina Werkstroomstatus wordt vernieuwd, kunt u zien dat de taak niet langer is toegewezen aan de groep, maar nu specifiek aan u.

Als u later de taak weer wilt vrijgeven voor de groep zonder de taak te voltooien, kunt u dezelfde stappen gebruiken om terug te keren naar het taakformulier, maar nu klikt u op de knop Taak vrijgeven.

De knop Taak vrijgeven op het taakformulier

Als u wilt dat de taak die aan u is toegewezen, door iemand anders wordt uitgevoerd, klikt u op de knop Taak opnieuw toewijzen in het taakformulier van de werkstroom.

Dit formulier wordt weergegeven

Formulier voor het opnieuw toewijzen van een taak

Bijschrift bij sectienummer een

Taak opnieuw toewijzen aan

Voer de naam of het adres in van de persoon aan wie u deze taak wilt toewijzen.

Als u deze taak wilt toewijzen aan de persoon die dit exemplaar van de werkstroom heeft gestart , of als de werkstroom automatisch is gestart, naar de persoon die deze goedkeuringswerkstroom oorspronkelijk heeft toegevoegd , laat u dit veld leeg.

Bijschrift bij sectienummer twee

Nieuwe aanvraag

Geef hier alle informatie op die de persoon aan wie u de taak toewijst, nodig heeft om de taak te voltooien. (Alle tekst die u hier invoert, wordt aan het gedeelte Samengevoegde opmerkingen toegevoegd.)

Bijschrift bij sectienummer drie

Nieuwe duur

Voer een van de volgende drie handelingen uit:

  • u de bestaande einddatum    Laat dit veld leeg.

  • Aan de einddatum geheel verwijderen    Typ het getal 0.

  • Een nieuwe einddatum wilt opgeven datum    Typ een getal hier en geef vervolgens de duureenheden in het volgende veld. Samen Identificeer de twee vermeldingen de periode voordat de wijziging taak moet voltooid zijn.

Taken van de werkstroom Handtekeningen verzamelen krijgen standaard geen einddatum of taakduur toegewezen.

Bijschrift bij sectienummer vier

Eenheden voor nieuwe duur

Als u de duur van een nieuwe taak opgeeft bent, gebruik u dit veld in combinatie met het veld Nieuwe duur aan te geven van de periode voordat de taak moet voltooid zijn. (Bijvoorbeeld: 3 dagen of 1 maand of 2 weken.)

Wanneer het formulier voltooid is, klikt u op verzenden. Uw taak is gemarkeerd als voltooid, een nieuwe taak is toegewezen aan de persoon die nu die verantwoordelijk is voor de taak en een melding voor de taak wordt verzonden.

Alle nieuwe informatie die u hebt verstrekt, wordt in de tekst onder Gedelegeerd door in de nieuwe taakmelding (nummer 1 in de volgende afbeelding).

Taakmelding voor een opnieuw toegewezen taak

Ondertussen worden al deze wijzigingen bijgehouden en zichtbaar gemaakt in de secties Taken en Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus, zoals hier wordt getoond.

De secties Taken en Werkstroomgeschiedenis op de pagina Werkstroomstatus voor een opnieuw toegewezen taak

Een actieve werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen controleren, aanpassen of stoppen

De centrale locatie van waaruit u een werkstroom die wordt uitgevoerd, kunt controleren, aanpassen of beëindigen, is de pagina Werkstroomstatus voor dat exemplaar van de werkstroom.

Eerst krijgt u te zien hoe u deze pagina kunt openen, vervolgens wordt getoond hoe u de opties en informatie op deze pagina kunt gebruiken. Tot slot krijgt u twee andere pagina's te zien waar u extra controlegegevens vindt.

Ga naar de lijst of bibliotheek waar het item zich bevindt en klik op de koppeling In uitvoering voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.

In dit voorbeeld is het item een Keynote-conceptdocument en is dit goedkeuringswerkstroom 3.

Klikken op de koppeling naar de werkstroomstatus

De pagina Werkstroomstatus wordt geopend

  • Als de lijst of bibliotheek een groot aantal items bevat, kunt u deze items filteren en/of sorteren om het item dat u zoekt, sneller te vinden. Als na blijkt dat u items geregeld op dezelfde manier sorteert en/of filtert, kan het handig zijn om een aangepaste weergave te maken waarin uw manier van zoeken is geautomatiseerd.

  • Als u de pagina Werkstroomstatus wilt openen, kunt u ook klikken op de koppeling De status van deze werkstroom weergeven in een link in e-mailmelding dat de werkstroom is gestart of klikken op de koppeling Werkstroomgeschiedenis weergeven in een e-mailmelding dat de werkstroom is voltooid voor dat specifieke exemplaar van de werkstroom waar u in bent geïnteresseerd.

Onder de afbeelding van elke sectie van de pagina Werkstroomstatus vindt u de vragen voor het controleren van de werkstroom die in de sectie worden beantwoord.

De sectie Werkstroomgegevens

De sectie Werkstroomgegevens van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Wie heeft dit exemplaar van de werkstroom gestart?

  • Wanneer is dit exemplaar gestart?

  • Wanneer heeft de laatste actie in dit exemplaar plaatsgevonden?

  • Voor welk item wordt dit exemplaar uitgevoerd?

  • Wat is de huidige status van dit exemplaar?

De sectie Taken

De sectie Taken van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Welke taken zijn al gemaakt en toegewezen en wat is hun huidige status?

  • Welke taken zijn al voltooid en wat is de uitkomst van elk van deze taken?

  • Wat is de einddatum voor elke taak die al is gemaakt en toegewezen? (Taken van de werkstroom Handtekeningen verzamelen krijgen standaard geen einddatum of taakduur toegewezen.)

Taken die zijn verwijderd en taken die nog niet zijn toegewezen, worden niet in deze sectie weergegeven.

De sectie Werkstroomgeschiedenis

De sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus

Beantwoorde vragen:

  • Welke gebeurtenissen hebben al plaatsgevonden in dit exemplaar van de werkstroom?

  • Bedenk wel dat achterstallige taken en meldingen van achterstallige taken niet worden weergegeven in deze sectie.

Er zijn twee manieren waarop u een actief werkstroomexemplaar kunt stoppen voordat het normaal is voltooid:

  • De werkstroom annuleren    Alle taken worden geannuleerd, maar blijven behouden in het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus.

  • Deze werkstroom beëindigen    Alle taken worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied Taken van de pagina Werkstroomstatus. (Ze blijven echter wel aanwezig in het gebied Werkstroomgeschiedenis.)

Hier volgen de instructies voor beide methoden.

Annuleren (alle taken worden geannuleerd, maar blijven behouden in de lijst Taken en de lijst Werkstroomgeschiedenis)

Als het huidige exemplaar van een werkstroom niet langer meer nodig is, kan dit exemplaar worden geannuleerd.

Deze procedure kan standaard worden uitgevoerd door de persoon die dit exemplaar van de werkstroom heeft gestart of door iemand met de machtiging Lijsten beheren. (Nogmaals: de groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, maar de groepen Leden en Bezoekers hebben die machtiging niet.)

  • Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied vlak onder de sectie Werkstroomvisualisatie op de koppeling Alle taken van Handtekeningen verzamelen annuleren.

Alle huidige taken worden geannuleerd, en de werkstroom eindigt met status geannuleerd. De geannuleerde taken die nog steeds worden vermeld in het gebied taken zowel in het gebied Werkstroomgeschiedenis .

Beëindigen (alle taken worden verwijderd uit de lijst Taken, maar blijven behouden in de lijst Werkstroomgeschiedenis)

Als er een fout optreedt of als de werkstroom stopt of niet meer reageert, kan de werkstroom worden beëindigd.

Deze procedure kan standaard alleen worden uitgevoerd door iemand met de machtiging Lijsten beheren. (Nogmaals: de groep Eigenaren heeft standaard de machtiging Lijsten beheren, maar de groepen Leden en Bezoekers hebben die machtiging niet.)

  • Klik op de pagina Werkstroomstatus in het gebied vlak onder de sectie Werkstroomvisualisatie op de koppeling Deze werkstroom beëindigen.

Alle taken die zijn gemaakt door de werkstroom worden geannuleerd en worden verwijderd uit het gebied taken op de pagina Werkstroomstatus hoewel ze nog steeds bent doorgevoerd in het gebied Werkstroomgeschiedenis . De werkstroom eindigt met status geannuleerd.

Op de pagina Werkstromen voor elk item vindt u een lijst van de werkstromen die op dat moment actief zijn voor het item.

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen

  2. Wijs de naam van het item aan, klik op de pijl die verschijnt en klik vervolgens op Werkstromen in de vervolgkeuzelijst.

  3. Op de pagina Werkstromen: Itemnaam onder Actieve werkstromen vindt u een lijst van de werkstroomexemplaren die op dat moment actief zijn voor het item.

Opmerking:  Het is niet mogelijk om meerdere exemplaren van één werkstroomversie tegelijkertijd op hetzelfde item uit te voeren. Voorbeeld: stel dat er twee werkstromen zijn toegevoegd die zijn gebaseerd op de sjabloon Handtekeningen verzamelen. De ene heeft de naam Handtekeningen plannen en de andere heeft de naam Handtekeningen budget. Op één en hetzelfde item kan op een bepaald moment maar één exemplaar van elke werkstroom Handtekeningen plannen en Handtekeningen budget worden uitgevoerd, maar geentwee exemplaren van een van beide werkstromen.

Beheerders van siteverzamelingen kunnen in een oogopslag het volgende controleren:

  • Hoeveel werkstromen die zijn gebaseerd op elke werkstroomsjabloon, er momenteel aanwezig zijn in de siteverzameling.

  • Of elke werkstroomsjabloon zelf momenteel actief of inactief is in de siteverzameling.

  • Hoeveel exemplaren van werkstroomversies die zijn gebaseerd op elke werkstroomsjabloon, er worden uitgevoerd in de siteverzameling.

Hier leest u hoe:

  1. Open de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het pictogram voor Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.
    Klik op de pagina Site-instellingen onder Sitebeheerop werkstromen.
    De koppeling Werkstromen onder de kop Sitebeheer

De pagina Werkstromen wordt geopend.

Volgende stappen

Als dit de eerste keer is dat deze Werkstroomversie is uitgevoerd, wilt u mogelijk de instructies gebruiken in het segment controleren van dit artikel om te bekijken van de gebeurtenissen in het exemplaar en ontdekken of de functies van de werkstroom als u laten wilt.

De resultaten van de werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen evalueren en rapporten maken

Nadat uw werkstroomexemplaar is voltooid, kunt u de gebeurtenissen bekijken die zijn vastgelegd in de geschiedenis van het werkstroomexemplaar. (U kunt tot maximaal 60 dagen nadat een werkstroomexemplaar is voltooid, toegang krijgen tot de record voor dat exemplaar.)

Belangrijk: Houd er rekening mee dat de werkstroomgeschiedenis uitsluitend wordt verstrekt om deze informeel te raadplegen. De gegevens mogen niet worden gebruikt voor officiële onderzoeken of als bewijskrachtig materiaal voor enig ander juridisch doel.

U kunt ook rapporten laten maken waarin de algehele prestaties van alle werkstroomexemplaren worden weergegeven.

U hebt toegang tot de geschiedenis van het meest recente exemplaar van een werkstroom vanuit de lijst of bibliotheek zolang het item waarvoor het werkstroomexemplaar is uitgevoerd, in dezelfde lijst of bibliotheek aanwezig blijft en totdat dezelfde werkstroom opnieuw op datzelfde item wordt uitgevoerd.

De pagina Werkstroomstatus weergeven voor het meest recente exemplaar van een werkstroom dat op een item is uitgevoerd:

  • Klik in de lijst of bibliotheek waarin het item zich bevindt, op de statuskoppeling voor het gewenste item en de gewenste werkstroom.

In dit voorbeeld is het document met de naam Keynote-concept van het item en de werkstroom Goedkeuring nieuw documentis.

Klikken op de koppeling van de werkstroomstatus

De sectie Werkstroomgeschiedenis bevindt zich bijna onderaan op de pagina Werkstroomstatus.

De sectie Werkstroomgeschiedenis van de pagina Werkstroomstatus

Is het ook mogelijk om de geschiedenis van een werkstroomexemplaar te bekijken nadat u dezelfde werkstroom opnieuw voor hetzelfde item hebt uitgevoerd?

Ja, u kunt toegang krijgen tot die geschiedenis gedurende maximaal 60 dagen vanaf twee locaties: vanuit de lijst of bibliotheek met het item of vanuit de melding dat de werkstroom is voltooid. (De taakgeschiedenis voor werkstromen wordt in SharePoint zestig dagen lang bewaard.)

Vanuit de lijst of bibliotheek

  1. Ga naar de lijst of bibliotheek waarin het item is opgeslagen

  2. Klik op het pictogram vóór de itemnaam om het item te selecteren. Vervolgens klikt u op het tabblad Bestanden van het lint, in de groep Werkstromen op de optie Werkstromen.

  3. Klik op de werkstromen: Itemnaam pagina, onder Werkstromen voltooid, klikt u op de naam of de status van het exemplaar van een werkstroom die u wilt bekijken.
    De lijst Voltooide werkstromen op de pagina Werkstromen voor het item
    pagina van de werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Vanuit de melding dat de werkstroom is voltooid

  • Open de melding dat de werkstroom is voltooid voor het exemplaar dat u wilt bekijken en klik vervolgens op de koppeling Werkstroomgeschiedenis weergeven.

De melding dat de werkstroom is voltooid met een omcirkelde koppeling naar de werkstroomgeschiedenis
pagina van de werkstroomstatus voor dat exemplaar wordt geopend.

Behouden blijft al uw meldingen voltooid, wilt u mogelijk een Outlook-regel maken. De regel instellen voor kopie alle binnenkomende berichten met de tekst is voltooid op in de onderwerpregel naar hun eigen, andere map . (Zorg ervoor dat uw Outlook regel kopieën de binnenkomende berichten en niet verplaatsen ze of ze niet ook weergegeven in uw postvak in.)

Als u wilt weten hoe een van uw werkstroomversies over het algemeen werkt, waarbij wordt gekeken naar een langere periode en naar meerdere exemplaren , kunt u een van beide of beide beschikbare vooraf gedefinieerde rapporten maken:

  • Rapport over activiteitsduur    Gebruik dit rapport om na te gaan hoe lang het gemiddeld duurt om een activiteit binnen een werkstroom te voltooien en hoe lang het gemiddeld duurt om elk volledige run of exemplaar van deze werkstroom te voltooien.

  • Rapport over annulering en fouten    Gebruik dit rapport om na te gaan of een werkstroom geregeld wordt geannuleerd en of er fouten optreden voordat de werkstroom wordt voltooid.

De beschikbare rapporten maken voor een werkstroom

  1. Klik in de lijst of bibliotheek, in de kolom Status voor die werkstroom op een koppeling naar statusgegevens.
    Klikken op de werkstroomstatus

  2. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Werkstroomgeschiedenisop Werkstroomrapporten weergeven.
    Klikken op de koppeling Werkstroomrapporten weergeven in de sectie Werkstroomgeschiedenis

  3. Zoek de werkstroom waarvoor u wilt een rapport weergeven en klik vervolgens op de naam van het rapport dat u wilt weergeven.
    Klikken op de koppeling voor het rapport over activiteitsduur

  4. Klik op de pagina aanpassen laat of de locatie wijzigen waar het rapportbestand wordt gemaakt en klik vervolgens op OK.
    Klikken op OK voor de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen
    het rapport is gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie.

  5. Wanneer het rapport voltooid is, kunt u de koppeling weergegeven in de volgende afbeelding om het te bekijken. Klik op OK om te voltooien en sluit het dialoogvenster. (Later, wanneer u klaar bent om te bekijken van het rapport, vindt u deze op de locatie die u hebt opgegeven in de vorige stap.)
    Klikken op de koppeling om het rapport weer te geven

Volgende stappen

Als uw werkstroom werkt zoals u dat wilt, kunt u deze nu gaan gebruiken.

Als u alles wat die u wilt wijzigen hoe dit werkt, raadpleegt u het segment wijzigen van dit artikel.

Rapporten over de werkstroomprestaties maken

Als u wilt weten hoe een van uw werkstroomversies over het algemeen werkt, waarbij wordt gekeken naar een langere periode en naar meerdere exemplaren , kunt u een van beide of beide beschikbare vooraf gedefinieerde rapporten maken:

  • Rapport over activiteitsduur    Gebruik dit rapport om na te gaan hoe lang het gemiddeld duurt om een activiteit binnen een werkstroom te voltooien en hoe lang het gemiddeld duurt om elk volledige run of exemplaar van deze werkstroom te voltooien.

  • Rapport over annulering en fouten    Gebruik dit rapport om na te gaan of een werkstroom geregeld wordt geannuleerd en of er fouten optreden voordat de werkstroom wordt voltooid.

De beschikbare rapporten maken voor een werkstroom

  1. Klik in de lijst of bibliotheek, in de kolom Status voor die werkstroom op een koppeling naar statusgegevens.
    Klikken op de werkstroomstatus

  2. Klik op de pagina Werkstroomstatus onder Werkstroomgeschiedenisop Werkstroomrapporten weergeven.
    Klikken op de koppeling Werkstroomrapporten weergeven in de sectie Werkstroomgeschiedenis

  3. Zoek de werkstroom waarvoor u wilt een rapport weergeven en klik vervolgens op de naam van het rapport dat u wilt weergeven.
    Klikken op de koppeling voor het rapport over activiteitsduur

  4. Klik op de pagina aanpassen laat of de locatie wijzigen waar het rapportbestand wordt gemaakt en klik vervolgens op OK.
    Klikken op OK voor de locatie waar het bestand moet worden opgeslagen
    het rapport is gemaakt en opgeslagen op de opgegeven locatie.

  5. Wanneer het rapport voltooid is, kunt u de koppeling weergegeven in de volgende afbeelding om het te bekijken. Klik op OK om te voltooien en sluit het dialoogvenster. (Later, wanneer u klaar bent om te bekijken van het rapport, vindt u deze op de locatie die u hebt opgegeven in de vorige stap.)
    Klikken op de koppeling om het rapport weer te geven

Volgende stappen

Als uw werkstroom werkt zoals u dat wilt, kunt u deze nu gaan gebruiken.

Als u alles wat die u wilt wijzigen hoe dit werkt, raadpleegt u het segment wijzigen van dit artikel.

Een werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen wijzigen, uitschakelen of verwijderen

Nadat u het eerste exemplaar van uw nieuwe werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen hebt uitgevoerd en de resultaten hebt bekeken, wilt u mogelijk een of meer wijzigingen aanbrengen in de manier waarop de werkstroom is geconfigureerd.

Ook wilt u mogelijk op verschillende momenten in de toekomst verdere wijzigingen aanbrengen in de configuratie.

Tot slot wilt u mogelijk op een bepaald moment de werkstroom voor een kortere of langere periode uitschakelen zonder deze te verwijderen, of wilt u de werkstroom wel geheel verwijderen.

Als u permanente wijzigingen wilt aanbrengen in de instellingen van een bestaande werkstroom, moet u het koppelingsformulier dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, openen en bewerken.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in slechts één lijst of bibliotheek

  1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.

    Opmerking: De naam van het tabblad kan variëren per type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft dit tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

  3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klik hierop als u instellingen wilt wijzigen) op de naam van de werkstroom waarvoor u instellingen wilt wijzigen.

    Opmerking:  Als de gewenste werkstroom voor het verzamelen van handtekeningen niet in de lijst wordt weergegeven, is de werkstroom mogelijk gekoppeld aan slechts één inhoudstype. Welke werkstromen in deze lijst verschijnen, wordt bepaald via de vervolgkeuzelijst Werkstroomkoppelingen van dit type weergeven vlak boven de lijst met werkstroomnamen. (Zie de afbeelding.) Klik op de diverse opties voor inhoudstypen in de vervolgkeuzelijst om na te gaan met welke optie de gewenste werkstroom wordt weergegeven. Wanneer de gewenste werkstroom in de lijst wordt weergegeven, klikt u op de naam van de werkstroom.

  5. Breng de gewenste wijzigingen aan op hetzelfde koppelingsformulier met twee pagina's dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, en sla deze wijzigingen vervolgens op.

    Zie het segment plannen en het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelingsformulier aanwezig.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in alle lijsten en bibliotheken in de siteverzameling

  1. Open de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op het pictogram voor Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en klik vervolgens op Site-instellingen.

Klik op de pagina Site-instellingen onder galerieënop Site-inhoudstypen.
De koppeling Site-inhoudstypen onder Galerieën

  1. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van de site-inhoudstype waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd.
    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

  2. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onderKlik opInstellingen, Werkstroominstellingen.
    Werkstroominstellingen in de sectie Instellingen

  3. Klik op de pagina Werkstroominstellingen onder Werkstroomnaam (klik hierop als u instellingen wilt wijzigen) op de naam van de werkstroom waarvoor u instellingen wilt wijzigen.

  4. Breng de gewenste wijzigingen aan op hetzelfde koppelingsformulier met twee pagina's dat oorspronkelijk is gebruikt om de werkstroom toe te voegen, en sla deze wijzigingen vervolgens op.

    Zie het segment plannen en het juiste segment toevoegen (lijst/bibliotheek of siteverzameling) van dit artikel voor meer informatie over de velden en besturingselementen in het koppelingsformulier aanwezig.

Als de werkstroom wordt uitgevoerd in slechts één lijst of bibliotheek

  1. Open de lijst of bibliotheek waarin de werkstroom wordt uitgevoerd.

  2. Klik op het lint op het tabblad Lijst of Bibliotheek.

    De naam van het tabblad kan variëren per type lijst of bibliotheek. In een agendalijst heeft dit tabblad bijvoorbeeld de naam Agenda.

  3. Klik in de groep Instellingen op Werkstroominstellingen.

  4. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Werkstroom verwijderen.

  5. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen uitschakelen, opnieuw inschakelen of verwijderen van werkstromen.
    Formulier op de pagina Werkstromen verwijderen

Het formulier bevat vijf kolommen:

  • Werkstroom    Naam van de werkstroom.

  • Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel wordt uitgevoerd voor items.

  • Toestaan    Als u deze optie selecteert, stelt u de werkstroom in staat normaal te blijven functioneren.

  • Geen nieuwe exemplaren    Als u deze optie selecteert, kunnen exemplaren van de werkstroom die momenteel worden uitgevoerd, worden voltooid, maar wordt de werkstroom zelf uitgeschakeld, zodat er geen nieuwe exemplaren beschikbaar zijn om uit te voeren. (Deze actie kan wel ongedaan worden gemaakt. Als u de werkstroom later weer wilt inschakelen, keert u terug naar deze pagina en selecteert u Toestaan.)

  • Verwijderen    De optie waarmee u de werkstroom helemaal uit de lijst of bibliotheek verwijderen. Alle actieve exemplaren onmiddellijk afgesloten en de kolom voor die werkstroom niet langer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie is 't terugdraaien.)

  1. Open de introductiepagina voor de siteverzameling (niet de introductiepagina van een site of subsite binnen de verzameling).

  2. Klik op Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online en vervolgens op Site-instellingen.

    Klik op Instellingen Knop Instellingen openbare website van SharePoint Online in SharePoint Online, klik op Site-inhouden klik vervolgens op Site-instellingen.

  3. Klik op de pagina Site-instellingen onder Web Designer-galerieënop Site-inhoudstypen.
    De koppeling Site-inhoudstypen onder Galerieën

  4. Klik op de pagina Site-inhoudstypen op de naam van de site-inhoudstype waarvoor de werkstroom wordt uitgevoerd.
    Documentinhoudstypen met omcirkeld type

  5. Klik op de pagina voor het geselecteerde inhoudstype onderInstellingen, klik op Werkstroominstellingen.

  6. Klik op de pagina Werkstroominstellingen op de koppeling Werkstroom verwijderen.

  7. Gebruik het formulier op de pagina Werkstromen verwijderen uitschakelen, opnieuw inschakelen of verwijderen van werkstromen.
    Formulier op de pagina Werkstromen verwijderen

Volgende stappen

Als u wijzigingen hebt aangebracht, voert u een testexemplaar van de werkstroom uit om de effecten van de wijzigingen te controleren.

  • Werkstroom    Naam van de werkstroom.

  • Exemplaren    Het aantal exemplaren van de werkstroom dat momenteel wordt uitgevoerd voor items.

  • Toestaan    Als u deze optie selecteert, stelt u de werkstroom in staat normaal te blijven functioneren.

  • Geen nieuwe exemplaren    Als u deze optie selecteert, kunnen exemplaren van de werkstroom die momenteel worden uitgevoerd, worden voltooid, maar wordt de werkstroom zelf uitgeschakeld, zodat er geen nieuwe exemplaren beschikbaar zijn om uit te voeren. (Deze actie kan wel ongedaan worden gemaakt. Als u de werkstroom later weer wilt inschakelen, keert u terug naar deze pagina en selecteert u Toestaan.)

  • Verwijderen    De optie waarmee u de werkstroom helemaal uit de siteverzameling verwijderen. Alle actieve exemplaren onmiddellijk afgesloten en de kolom voor die werkstroom niet langer weergegeven op de pagina voor de lijst of bibliotheek. (Deze actie isn't terugdraaien.)

De werkstromen die bij SharePoint-producten worden geleverd, kunnen op allerlei manieren verder worden aangepast.

U kunt zelfs geheel nieuwe aangepaste werkstromen maken.

Hiervoor kunt u een van de volgende programma's, of een combinatie daarvan, gebruiken:

  • SharePoint Designer 2013    De formulieren, de acties en het gedrag van werkstromen aanpassen.

  • Microsoft Visual Studio    Uw eigen aangepaste werkstroomacties maken.

Raadpleeg de Help van MSDN (Microsoft Software Developer Network) voor meer informatie.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagents.

×